Geum.ru

Реализация комплексной программы автоматизации обслуживания пользователей в библиотеке дондуэт

Вид материалаДокументы

Содержание


Список литературы
Подобный материал:
УДК 025.6:004.78
Н.А. Орлова, зав. відділом

Бібліотека Донецького національного університета економіки і торгівлі

ім. М. І. Туган- Барановського

б.Шевченка, 30 м. Донецьк, Україна, 83017

library@donduet.edu.ua

РЕАЛИЗАЦИЯ КОМПЛЕКСНОЙ ПРОГРАММЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОБСЛУЖИВАНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В БИБЛИОТЕКЕ ДОНДУЭТ



Внедрение новых информационных технологий в процессы обслуживания пользователей библиотеки стало важным фактором динамичного развития всего библиотечного обслуживания вузовской библиотеки.

В докладе освещены основные аспекты оптимальной организации автоматизированного обслуживания пользователей библиотеки ДонГУЭТ в АБИС UNILIB как с теоретической, так и с практической точки зрения. Подробно рассмотрены вопросы осуществления автоматизации процесса обслуживания в библиотеке, описаны особенности поэтапного внедрения АРМ «Книговыдача» в различные структурные подразделения, а также анализируются перспективы развития АБИС UNILIB.

Цель исследования – разработка методики комплексной программы автоматизации процессов обслуживания в библиотеке с целью улучшения качества библиотечного сервиса.

Мы понимали, что полноценное встраивание новых информационных технологий в старые рамки сформированных технологических процессов коснется деятельности многих отделов: отделов обслуживания, научной обработки литературы, комплектования и учета литературы и поэтому не может произойти быстро. К сожалению, к тому времени аспекты методики внедрения и опыта автоматизации процессов обслуживания практически не имели своего развития и отражения в публикациях. Поэтому изучив в основном зарубежный опыт российских коллег и, обобщив практический опыт работы в этом направлении некоторых библиотек Украины был разработан стратегический план развития библиотеки, в котором автоматизация процессов обслуживания была предусмотрена в несколько этапов.

Понимая, что в процессе преобразовательной деятельности любой библиотеки ее исследования характеризуется собственной парадигмой т.е. принципами, методами, способами и приемами, мы основывались при разработки стратегических и технологических заданий при переходе к технологии автоматизированного обслуживания теми принципами, которые бы обеспечивали последовательное их развитие:
  • целостность
  • комплексность
  • интегрированность
  • системность
  • эффективность


Первый этап – создание электронной базы пользователей и освоение режима регистрации. С 2003г. в библиотеке стала формироваться ЭБ пользователей путем конвертации части атрибутов из баз АС «Абитуриент», и « Деканат». В 2004 году – АС «Кадровый учет», «ФПО», и в 2005г. – «Аспирантура» и «ИПО».

База данных содержит сведения обо всех пользователях библиотеки, и к концу 2006 года насчитывала более 15000 записей.

Впервые в 2005г. была формализована в автоматизированном режиме работа с переводными приказами. В результате экономия рабочего времени более, чем на 300 часов.

Система обслуживания требует предварительной регистрации читателей и с начала календарного года перерегистрации. Эти операции выполняются на учебном абонементе автоматически.


Второй этап – технологическое освоение модуля «Обслуживание читателей» и внедрение автоматизированной книговыдачи на учебном абонементе и в читальном зале научной и учебной литературы

В 2004г., использовав штрихкодовые технологии и осуществив ретроконверсию активной части книжного фонда, мы смогли приступить к автоматизированной книговыдаче в этих подразделениях. Была разработана методика ретроввода, которая осуществлялась достаточно профессионально и оперативно только сотрудниками отдела научной обработки литературы. Это позволило в короткие сроки подготовить фонд в количестве более 3000 названий. В результате все издания были отражены в электронном каталоге, а инвентарный номер связан со штрихкодом экземпляра.

Приступая к ретровводу активной части книжного фонда на научном абонементе в 2005г. была выработана методика усеченной записи . В итоге за очень короткий срок обработано свыше 10 тыс.названий документов ( около 27 тыс.экз) и к началу учебного года отдел приступил к автоматизированной книговыдаче.

Считаем, что теоретическое развитие и практическая апробация предлагаемых нами методик ретроввода книжного фонда в различных структурных подразделениях может быть использована другими библиотеками, которые подошли к этапу освоения модуля «Обслуживание читателей» для решения вопросов, связанных с подготовкой книжных фондов к автоматизированной книговыдаче.

Сегодня мы имеет достаточно простую и логическую структуру обслуживания: сеть абонементов и читальных залов, работающих на основе электронной выдачи.

На электронной выдаче учебного абонемента база данных обрабатывается и формируется путем электронного формуляра. Здесь же осуществляется выдача читательского билета с штрихкодом, а с читателями подписывается договор об обслуживании в автоматизированном режиме. Необходимо отметить, что АБИС UNILIB настолько экономична и многофункциональна, что позволяет без дополнительных затрат и технического оснащения производить распечатку читательских билетов, читательских формуляров (при необходимости), штрихкодов.

Залог прочных позиций библиотеки – комплексное использование информационных технологий, серьезное внимание к развитию материально-технической базы библиотеки. Сегодня полностью автоматизированы рабочие места сотрудников:
  • персональными компьютерами
  • сканерами для считывания штрихкодов
  • принтерами для распечатки штрихкодов

С 2006г. электронная выдача поддерживается режимом двух мониторов, это позволяет читателям контролировать операции выдачи/возврата, сверять инвентарные номера полученных книг с номерами, зарегистрированными Системой.

Переход на электронную выдачу дал нам возможность избавиться от многочисленных бумажных носителей (читательские билеты, читательские формуляры, книжные формуляры, регистрационные карточки), все это привело к упрощению операций «сдача-выдача» литературы, регистрации читателей и, как следствие, экономии рабочего времени. Сокращение объема рутинных и трудоемких операций, дублирование действий и отказ от бумажных технологий не только облегчили труд библиотекаря, но и позволили количественно и качественно повысить уровень обслуживания читателей. Например, выдача учебников студентам 1-х и 3-х ускоренных курсов на электронной выдаче учебного абонемента прошла в течении 10 дней (ранее продолжалась более месяца) с параллельным обслуживанием студентов старших курсов. Освободившееся время сотрудники отделов обслуживания могут использовать на расширение библиотечных услуг: консультаций, выполнение справок по поиску и получению изданий.

Автоматизированная книговыдача еще раз подтвердила верность принципа о невозможности трансформации старых технологий и механического переноса их на автоматизированные процессы. Поэтому единственно правильным решением было с 2005г. перейти на инвентарную форму учета книжного фонда и отказа от учетной карточки. Это дало возможность избежать ошибок при учете, контроле, выдаче и приеме документов.

Нужно отметить, что освоение данных технологий достаточно сложный процесс, как в техническом плане, так и в психологическом. Но поэтапное внедрение технологии автоматизированной книговыдачи

и постоянный контакт с разработчиками АБИС UNILIB позволили нам успешно осуществить данный процесс. Нам удалось построить эффективную организационную структуру, что обеспечивает функционирование и стабильное развитие других отделов библиотеки на основе единой ЭБ пользователей. Интерактивная электронная база позволяет библиотекарю с любого отдела обслуживания получить различные сведения о читателе: количество документов, выданных ему в данное время, либо в течение семестра, или за все время его обучения в ВУЗе, нарушения им библиотечных правил и др. Это дало нам возможность подписывать обходной лист в одном месте – на электронной выдаче учебного абонемента. В результате – это удобно, комфортно, оперативно для читателей, и существенная экономия рабочего времени для сотрудников других подразделений библиотеки.

Имея в реализации автоматический контроль сроков выдачи и идентификацию задолжников, мы смогли сегодня получить их списки, которые сформированы по факультетам, группам с количеством книг, которые они должны. Выдача литературы любым задолжникам автоматически блокируется. Таким образом, все отделы выдачи могут контролировать задолжников. Это позволяет нам оперативно работать с данной категорией читателей.

Следующее, что хотелось бы отметить – это роль автоматизированной системы при получении самых разнообразных сведений по всем аспектам деятельности библиотеки. Интерактивная статистика позволяет получить сведения о читателях, посещаемости, определить нагрузку на библиотекаря в течение любого периода рабочего дня и дает возможность рационально использовать численность сотрудников в момент «пиковой» нагрузки, установить оптимальное время работы отделов.

Анализ, полученный с помощью АБИС, не только сокращает трудоемкость работы по сбору данных, но и повышает их объективность, а главное – он эффективен, потому что дает возможность осуществлять оперативное управление.

Подводя итоги научно-практической работы по внедрению АБИС UNILIB в процессы обслуживания следует отметить, что нам удалось выдержать сроки внедрения и поэтапно автоматизировать следующие циклы технологических процессов:
  • создана ЭБ пользователей
  • автоматизирована запись и регистрация читателей
  • автоматизирована выдача/возврат литературы
  • реализован автоматический режим работы с задолжниками, формирование их списков
  • автоматизировано формирование различных форм отчетности и статистических показателей

Эффективность реализации комплексной программы автоматизации обслуживания пользователей в библиотеке ДонГУЭТ:
  • максимально автоматизированные стандартные операции существенно увеличили производительность
  • повысили уровень качества обслуживания пользователей

Безусловно, новая программа – это новая философия, иное видение и подход к привычным библиотечным процессам. Ломка привычных стереотипов работы влечет за собой необходимость преодоления психологического барьера не только у сотрудников перед нововведением, но и у пользователей. Из опыта работы, очевидно, что все возможности АБИС сами по себе в отрыве от пользователей мало что значат. Поэтому перед нами стоит достаточно сложная задача – донести до каждого пользователя возможности Системы, научить его ими пользоваться.

Перспективы:

Будущее мы видим:
  • в дальнейшем развитии АБИС UNILIB
  • интеграции с информационной системой управления ВУЗа (даст возможность полной автоматизации ведения ЭБ пользователей)
  • в дальнейшем развитии сервисных услуг для пользователей: организация единого абонемента электронной выдачи; создание специализированных и отраслевых читальных залов с открытым доступом
  • внедрение pin-кодовых технологий
  • электронный заказ и бронирование литературы
  • в автоматизации функций инвентаризации и списания



Список литературы

  1. Стеблинова Е.В. Опыт внедрения современных информационных технологий в обслуживание читателей вузовской библиотеки [Электрон.ресурс]: мат. 11-й Междунар.конф. «Крым 2005» /ГПНТБ России – М.,2005- 1 электрон. опт.диск (CD-ROM)
  2. Чуприкова Н.Т. Внедрение электронной книговыдачи в Научно- технической библиотеке Томского политехнического университета // Библиотеки и ассоциации в меняющемся в мире: новые технологии и новые формы сотрудничества – М.:ГПНТБ России, 2003. – Т.1. – С.171-174.
  3. Орлов П.И. Информационные системы и технологии в управлении,образовании, библиотечном деле – Донецк: Альфа-пресс,2004 –292с.
  4. Орлова Н.А.Управління процесом обслуговування в умовах трансформації бібліотечних послуг//Електронні ресурси для науки, освіти, виховання: мат. міжвуз. науково-практич. конф.- Донецьк,2006 – С.63-67
  5. Орлова Н.А.Опыт внедрения современных информационных технологий в обслуживание читателей библиотеки ДонГУЭТ//Електронні ресурси для науки і освіти: створення, збереження, доступ: мат.міжвуз.науково-практич.конф.-Донецк,2005-С.56-61