Методические рекомендации «организационная работа профсоюзов: делопроизводство» г. Хабаровск 2011 Оглавление

Вид материала

Методические рекомендации

Содержание О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению Председатель комиссии Государственное учреждение Примерная номенклатура дел

Подобный материал:

• Методические рекомендации к 2010-2011 учебному году хабаровск, 2421.92kb.
• Методические рекомендации по участию профсоюзов в процессе разгосударствления и приватизации, 536.06kb.
• Методические рекомендации по выполнению курсовых работ по дисциплине: «Основы управления, 83.59kb.
• Методические рекомендации для студентов по написанию и оформлению рефератов и контрольных, 80.34kb.
• Методические рекомендации для кураторов студенческих групп Хабаровск, 625.07kb.
• Тихоокеанский Государственный Университет методические рекомендации, 490.87kb.
• Методические рекомендации Гродно 2011 удк 378. 147. 091. 313, 577kb.
• Методические рекомендации для врачей, педагогов и родителей Хабаровск, 370.68kb.
• А. А. Терехин курсовая работа по ботанике методические рекомендации, 355.57kb.
• Методические рекомендации для студентов Ставрополь, 2011 удк 616-618:(091), 280.22kb.

АКТ № 2

____________________ _____________

(место проведения) (дата)


О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению


ОСНОВАНИЕ: Постановление профсоюзного комитета от «__» _______200__г. № __


Составлен комиссией:


Председатель комиссии: __________________________________________________

(должность, Ф. И. О.)


Члены комиссии: _________________________________________________________

(должности, Ф. И. О.)

Комиссия в соответствии с постановлением профсоюзного комитета от «__» _______200__г. № __ отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела профсоюзного комитета:

№ п/п	Заголовок дела	Дата дела или крайние даты дел	Количество дел	Сроки хранения дел	Приме-чание

Всего дел_________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Председатель комиссии: ____________________________________________________

(подпись)

Члены комиссии: __________________________________________________________

(подписи)

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК организации

От ____________ № _____________

Приложение 3


Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ»


ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

КРАЕВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА РАБОТНИКОВ ОТРАСЛИ

СОГЛАСОВАНО Протокол НЭМС Государственного учреждения «Государственный архив Хабаровского края» от 11.02.2011 № 2

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от №

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

КРАЕВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА РАБОТНИКОВ ОТРАСЛИ


Примерная номенклатура дел краевой организации профсоюза работников отрасли (далее – краевая организация профсоюза) представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроиз­вод­стве краевых профсоюзных организаций всех отраслей.

Примерная номенклатура дел краевой организации профсоюза (далее – примерная номенклатура дел) носит рекомендательный характер и разрабо­тана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов до передачи их на постоянное хранение.

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении индивидуальной номенклатуры дел.

При разработке примерной номенклатуры дел были учтены требования следующих нормативных документов:

1. Федеральный закон от 12 января 1996 г. № 10-ФЗ "О про­фес­си­ональ­ных союзах, их правах и гарантиях деятельности" (с изменениями от 21 марта, 25 июля 2002 г., 30 июня, 8 декабря 2003 г., 29 июня 2004 г., 9 мая 2005 г., 23 июля, 30 декабря 2008 г., 1 июля, 28 декабря 2010 г.).
   
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образу­ю­щихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. 2010 г.
   
3. Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности профсоюзных органов и подведомственных им организаций (М. 1982).
   
4. Основные правила работы архивов организаций (М., 2002).
   

Краевая организация профсоюза может являться источником комплектования соответствующего архивного учреждения и должна иметь индивидуальную номенклатуру дел.

При разработке индивидуальной номенклатуры дел необходимо руководствоваться, помимо вышеуказанных нормативных документов, инструкцией по делопроизводству, уставом (положением) краевой организации профсоюза и данной примерной номенклатурой дел; учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данной краевой организации профсоюза, и требования архивных учреждений к номенклатуре дел.

Примерная номенклатура дел состоит из двух разделов: I. Краевая организация профсоюза. II. Первичная профсоюзная организация. Примерная номенклатура дел краевой организации профсоюза построена по функциональной схеме, включает разделы, соответствующие основным направлениям деятельности краевой профсоюзной организации:

I. Краевая организация профсоюза

1. Руководство и контроль
   
2. Организационно-правовые вопросы
   
3. Охрана труда, техническая инспекция
   
4. Кадровое обеспечение
   
5. Бухгалтерский учет и отчётность
   
6. Делопроизводство и архив
   

II. Первичная профсоюзная организация.

В пределах каждого раздела заголовки дел расположены по степени их значимости.

Структура индивидуальной номенклатуры дел краевой организации профсоюза может не соответствовать предложенной структуре данной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел в отличие от предлагаемой примерной номенклатуры дел может строиться по структурному принципу при наличии в краевой профсоюзной организации структуры, согласно штатному расписанию.

Порядок расположения заголовков дел в разделах примерной номенклатуры закреплен индексацией (графа 1). Каждый индекс состоит из цифрового обозначения арабскими цифрами индекса раздела и порядкового номера заголовка дела внутри него, например: 01-09, 04-12, 05-23 и др.

В индивидуальную номенклатуру дел могут войти не все из предло­жен­ных примерной номенклатурой заголовки дел. Ежегодно номенклатура дел может изменяться, дополняться.

Индивидуальная номенклатура дел должна отражать все виды документов, фактически образующихся в деятельности краевой организации профсоюза, в том числе и специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой дел.

Применение примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной номенклатуры дел не исключает того, что в индивидуальную номенклатуру дел будут включены заголовки, не вошедшие в примерную номенклатуру дел. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой дел, сроки хранения устанавливаются в соответствии с действующими перечнями.

Во второй графе примерной номенклатуры дел перечислены заголовки дел, заводимых в делопроизводстве краевой организации профсоюза. Заголовки дел отражают основной состав документов, образующихся в деятельности краевой организации профсоюза, часть из них приведена в обобщенном виде.

Заголовки в индивидуальной номенклатуре дел указываются с учетом конкретных наименований дел, заводимых в делопроизводстве на со­от­ветствующий календарный год. При этом не рекомендуется механически переносить из примерной номенклатуры дел заголовки, которые не ведутся в делопроизводстве.

Заголовки примерной номенклатуры дел переносятся в индиви­ду­аль­ную с необходимыми уточнениями, конкретизируются.

Вместо заголовка «Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации, акты, представления) краевой организации профсоюза о со­сто­я­нии и мерах по улучшению условий и охраны труда работников отрасли», предусмотренного примерной, в индивидуальную номенклатуру дел мо­жет быть включен уточнённый заголовок «Рекомендации краевой организа­ции профсоюза о  мерах по улучшению условий труда работников отрасли».

Заголовок «Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда» в индивидуальной номенклатуре дел будет более конкретным, например «Справки о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда».

На основе обобщенных заголовков типа «Соглашения краевой организации профсоюза с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления об общих условиях труда, трудовых гарантиях, льготах и т.д.» в индивидуальную номенклатуру дел краевой организации профсоюза может быть включён уточнённый заголовок, например: «Соглашение между Хабаровским краевым объединением организаций профсоюзов, региональным объединением работодателей «Союз работодателей Хабаровского края» и Правительством Хабаровского края на 2011 - 2013 годы»

На основе одного заголовка примерной номенклатуры в индивидуальную могут быть включены несколько заголовков, например на основании заголовка примерной номенклатуры дел «Переписка по вопросам организации воспитательной, культурно-массовой работы, спортивно-массовых и физкультурно-оздоровительных мероприятий» в индивидуальную номенклатуру дел могут быть включены – «Переписка по вопросам организации воспитательной и культурно-массовой работы» и «Переписка по вопросам организации спортивно-массовых и физкультурно-оздоровительных мероприятий».

Один и тот же заголовок может быть включен в разные разделы.

Заголовок примерной номенклатуры дел, например, «Годовые (по­лу­годовые) финансовые отчёты об исполнении смет первичных проф­со­юз­ных организаций» может быть внесён в индивидуальную номен­кла­туру дел, как краевой организации профсоюза так и в инди­ви­ду­аль­ную номен­клатуру дел первичной профсоюзной организации, но постоянно будет хра­ниться только один экземпляр документов. Например, в краевой организации проф­союза документы будут храниться по ст. 87 ТУ – 5 лет ЭПК, а в первичной профсоюзной организации – по ст. 356 б ТУ – постоянно.

Журналы («…регистрации поступающих документов», «…регистрации отправляемых документов», «…регистрации поступающих факсов, телеграмм и телефонограмм», «…регистрации отправляемых факсов, телеграмм и телефонограмм», «…регистрации документов, поступающих по электрон­ной почте», «…регистрации документов, отправляемых по электронной почте») могут вестись в электронном виде.

Заголовок «Свидетельства о государственной регистрации, о поста­нов­ке на учет в налоговые органы первичной профсоюзной организации» и бухгалтерские документы предназначены только для первичной профсоюзной организации, зарегистрированной как юридическое лицо.

Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел (графа 3), проставлены, исходя из их научной и практической ценности, в  соответствии с действующим Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (ТУ), Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности профсоюзных органов и подведомственных им организаций (М., 1982).

Все сроки хранения являются обязательными при составлении индивидуальной номенклатуры дел и могут быть изменены в необходимых случаях только в сторону увеличения по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе. Уменьшать указанные сроки хранения запрещено.

При включении в индивидуальную номенклатуру дел документов, не предусмотренных примерной номенклатурой дел, их сроки хранения определяются в соответствии с типовыми и ведомственным перечнями документов, либо путем оценки специалистами, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа.

Для ряда дел применен срок хранения «До минования надобности» (ДМН), который означает, что документы имеют практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

В примерной номенклатуре дел отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) сделана в случае, когда она предусмотрена типовыми и ведомственным перечнями документов. Отметка «ЭПК» предполагает, что отдельные документы из этой группы имеют научно-историческую ценность и после окончания срока хранения подлежат особо тщательному полистному просмотру. Самовольное снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» не допускается.

В примерной номенклатуре дел имеются документы, сроки хранения которых комментируют и уточняют использованные в примерной номенклатуре дел примечания (графа 4): «После замены новыми», «После истечения срока действия договора», «После вынесения решения» и другие. Например, дело «Книга учета основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств» в разделе «Бухгалтерский учет и отчётность» рекомендуется хранить 5 лет после ликвидации основных средств и при условии проведения проверки (ревизии), о чём сделана отметка в графе 4.

В конце каждого раздела индивидуальной номенклатуры дел рекомендуется оставлять резервные номера для дел, формирование которых в начале года не было предусмотрено номенклатурой дел.

Номенклатура дел составляется ответственным за делопроизводство в краевой организации профсоюза. Работа по составлению индивидуальной номенклатуры дел завершается не позднее декабря текущего года с тем, чтобы с 1 января следующего года ввести ее в действие.

Оформление индивидуальной номенклатуры дел проводится по  форме, установленной «Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002)». Номенклатура дел оформляется на общем бланке учреждения, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство и архив, и утверждается директором (Приложение 1).

Данные граф 1, 2, 4 индивидуальной номенклатуры дел проставляются на обложках дел.

В графе 1 индивидуальной номенклатуры дел проставляются арабскими цифрами индексы дел.

В графу 2 вносятся заголовки дел.

В графе 3 в конце года против каждого заголовка проставляется количество единиц хранения, заведённых в делопроизводстве в течение года.

В графе 4 указываются сроки хранения, установленные на основе типовых и ведомственных перечней, примерной номенклатуры дел.

В графу 5 переносятся уточнения к срокам хранения, приведенные в графе «Примечание» примерной номенклатуры, иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении индивидуальной номенклатуры дел; делаются пояснения к отдельным видам документов, приводятся дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись (Приложение 2), где отмечается фактическое количество заведённых дел (с учётом всех томов) постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения и дел, переходящих на другой год. Эти сведения доводятся до архивных учреждений путём ежегодного заполнения паспорта архива краевой организации профсоюза, являющейся источником комплектования архивного учреждения.

Утверждение индивидуальной номенклатуры дел производится только после согласования ее с государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого является краевой организации профсоюза. Индивидуальная номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже, чем один раз в 5 лет.

Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание