Методические рекомендации «организационная работа профсоюзов: делопроизводство» г. Хабаровск 2011 Оглавление
| Вид материала | Методические рекомендации |
- Методические рекомендации к 2010-2011 учебному году хабаровск, 2421.92kb.
- Методические рекомендации по участию профсоюзов в процессе разгосударствления и приватизации, 536.06kb.
- Методические рекомендации по выполнению курсовых работ по дисциплине: «Основы управления, 83.59kb.
- Методические рекомендации для студентов по написанию и оформлению рефератов и контрольных, 80.34kb.
- Методические рекомендации для кураторов студенческих групп Хабаровск, 625.07kb.
- Тихоокеанский Государственный Университет методические рекомендации, 490.87kb.
- Методические рекомендации Гродно 2011 удк 378. 147. 091. 313, 577kb.
- Методические рекомендации для врачей, педагогов и родителей Хабаровск, 370.68kb.
- А. А. Терехин курсовая работа по ботанике методические рекомендации, 355.57kb.
- Методические рекомендации для студентов Ставрополь, 2011 удк 616-618:(091), 280.22kb.
1.2 Порядок работы с входящей корреспонденцией
Поступающая в профсоюзный комитет корреспонденция рассматривается председателем или его заместителем (заместителями) после её регистрации в журнале.
Форма
журнала регистрации входящей корреспонденции
| Входящий номер и дата поступления | Откуда поступил документ | Номер поступившего документа | Краткое содержание | Количество листов | Кому направлен на исполнение и резолюция | Расписка и дата | Номер дела | Примечание (отметка об исполнении и т. п.) | |
| За получение | За возврат в дело | ||||||||
| | | | | | | | | | |
В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю предприятия, учреждения, организации и профсоюзному комитету, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая первой обозначена в адресате.
На всех поступивших в профсоюзный комитет документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции.
Нумерация документов (начиная с № 1) ведётся в пределах календарного года.
Документация статистического и информационного характера, получаемая от цехкомов (профбюро), профгрупп и комиссий профкома, может не регистрироваться.
Письменные и устные предложения, заявления и жалобы трудящихся регистрируются отдельно от писем организаций. К номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя, например: Вх. № 10-Д (Денисов).
1.3 Контроль за исполнением документов
За своевременное и правильное исполнение документов, поступивших в профсоюзный комитет, отвечают руководители (председатель и его заместитель, заместители).
Началом срока исполнения считается день регистрации документа.
Установлены следующие сроки исполнения документов:
По письмам организаций – не более 10 дней.
По предложениям, заявлениям и жалобам граждан (безотлагательно) – до 15 дней.
По документам, требующим изучения и проверки, подготовки справки и обоснований, рассмотрения на заседании выборного профсоюзного органа – до 30 дней.
Однако необходимо помнить, что по вопросу мотивированного мнения выборного профсоюзного органа Трудовым кодексом РФ установлены свои сроки (ст. 372 и 373).
Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа по вопросу рассмотрения проекта локального нормативного акта должно быть оформлено в течение 5 рабочих дней. По вопросу рассмотрения проекта приказа об увольнении членов профсоюза по инициативе администрации организации (предприятия) – в течение 7 рабочих дней.
Если первичная профсоюзная организация является юридическим лицом и имеет штат работников, то по вопросу работы с персоналом ведётся отдельное делопроизводство.
Все контрольные документы передаются на исполнение под расписку с указанием даты получения документа исполнителем и проставлением отметки «К» (контроль) на документах и в регистрационных формах.
Документ считается исполненным после направления ответа корреспонденту по существу. При решении вопросов, поставленных в документе, в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону, на совещании) необходимо сделать отметку на нём об исполнении и заверить подписью с проставлением даты.
Не реже чем два раза в месяц осуществляется выверка не исполненных в срок документов, а по итогам работы за год проводится анализ исполнения документов и делается информация на заседании профсоюзного комитета или его президиума.
1.4 Регистрация и отправка исходящих документов
Все документы, исходящие из профсоюзного комитета, после их подписания председателем или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.
Форма
журнала регистрации исходящей корреспонденции
| Исходящий номер | Дата | Куда и кому адресован документ | Краткое содержание документа | Номер исполненного документа | Номер дела, в которое подшит документ | Примечание (ответ получен, дата и т. п.) |
| | | | | | | |
На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу.
Ответы на предложения, заявления и жалобы трудящихся имеют тот же регистрационный номер, который был дан им при поступлении (№ 10-Д).
Протоколы и постановления отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.
Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в организации или трудящимся, а также финансово-хозяйственного порядка удостоверяются печатью профсоюзного комитета. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.
К документам, направляемым в комиссии профсоюзного комитета, цехкомы, профбюро в профгруппы, необходимо составлять разнарядку на рассылку с указанием количества экземпляров.
Копии документов, оставшиеся в делах, должны быть заверены лицом, ответственным за ведение делопроизводства или подписаны председателем профсоюзного комитета.
Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзного комитета.
2 ЗАСЕДАНИЯ ПРОФСОЮЗНОГО КОМИТЕТА
Исключительно большое значение в деятельности профсоюзов имеют профсоюзные собрания (конференции), проводимые на предприятиях, в цехах, отделах, в бригадах, учебных группах и т. п.
Профсоюзное собрание (конференция), будучи высшим органом первичной профсоюзной организации, - одна из эффективных форм организационной работы профсоюзов, так как это форма прямой демократии и одно из средств развития социальной активности членов профсоюзов.
Профсоюзные собрания выполняют ряд функций: социально-ориентирующую (информирование о результатах деятельности, определение целей, путей и средств их реализации), интегрирующую (сплочение и организация), воспитательную (формирование коллективизма, ответственности, дисциплинированности и др.). Результативность профсоюзных собраний определяется многими факторами: актуальностью повестки, содержанием доклада и его критичностью, деловитостью обсуждения, конкретностью принятого постановления, чёткой организацией работы по его выполнению и контролю.
Большую роль играют заседания пленумов, президиумов, секретариатов профсоюзных органов всех уровней, а также заседания профкомов предприятий и их президиумов, цехкомов, участковых комитетов.
К формам организационной работы относятся постоянные и временные комиссии, различные группы, вовлекающие членов профсоюза в решение повседневных вопросов на производстве, в быту. Сюда же следует отнести собрания профсоюзного актива (предприятия, региона), школы и семинары профактива, где у слушателей формируются навыки организаторской работы в массах.
Вовлекая трудящихся в работу различных общественных формирований, профсоюзы способствуют выработке у них активной позиции, навыков управления, сплочённости, солидарности.
Эффективная форма организационной работы – личное общение руководителей профсоюзных органов с членами профсоюзов. Это позволяет своевременно обнаружить «болевые точки» и принять оперативные меры.
Деловое совещание, проводимое в профорганах в тех случаях, когда решение по тому или иному вопросу профсоюзной жизни должно отражать мнение большинства членов организации, также можно рассматривать как форму организационной работы.
2.1 Оформление материалов заседаний профсоюзного комитета
Оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета и его президиума рекомендуется по следующей форме:
НАИМЕНОВАНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕГО ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА
НАИМЕНОВАНИЕ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРОТОКОЛ
- № 2
заседания профсоюзного комитета
(или президиума)
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ:
СЕКРЕТАРЬ:
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
Члены профсоюзного комитета
(президиума) (фамилии, инициалы в алфавитном порядке)
ПРИГЛАШЁННЫЕ: (фамилии, инициалы, должность), если более 10, указать: список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.(наименование вопроса, без указания докладчика)
2.
3.
4.
…
1.СЛУШАЛИ: Ф. И. О., должность и наименование вопроса. Текст доклада, информации, сообщения включаются в протокол или указывается, что на _____ листах прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
1.Ф. И. О., должность, краткое содержание выступлений, предложений
2.
…
Примечание: Если доклад, информация, сообщение не требуют дополнений и разъяснений или рассматриваются без обсуждения, раздел протокола «ВЫСТУПИЛИ» не оформляется.
2-1.ПОСТАНОВИЛИ: Текст постановления включается в протокол или указывается, что на ______ листах прилагается.
Голосование. Принято единогласно. ( Либо: За - ______чел., против - _____чел, воздержались - ______чел.). В случае равенства голосов За и Против, голос председателя является решающим.
Примечание: Перед словом «ПОСТАНОВИЛИ» проставляется первая цифра номера протокола, через тире – номер пункта по повестке дня заседания профсоюзного комитета, его президиума.
2.СЛУШАЛИ:
2-2.ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Секретарь (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
С протоколом ознакомлены:
(наименование должностей (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
членов профсоюзного коми-
тета, его президиума) (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
В протоколах заседаний профсоюзного комитета или его президиума в последовательности, установленной повесткой дня, по каждому вопросу включаются или прилагаются к протоколу тексты докладов, справок и принятые постановления.
Документы – приложения к протоколам формируются в последовательности принятых постановлений, при этом они должны быть соответствующим образом оформлены.
При оформлении постановления, прилагаемого к протоколу, рекомендуется следующая его форма:
НАИМЕНОВАНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕГО ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА
НАИМЕНОВАНИЕ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРЕЗИДИУМ (если имеется)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Дата № (протокол – пункт)
Заголовок
Текст постановления
Председатель (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Секретарь (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Например.
Федерация Независимых Профсоюзов России
Хабаровское краевое объединение организаций профсоюзов
ПРОТОКОЛ
заседания Президиума крайпрофобъединения
________ 2011 год №
г. Хабаровск
Председательствующий –
Присутствовали: Фамилия И.О. (если присутствующих более 15 человек, то список прилагается).
Приглашённые: Фамилия И.О. (если приглашённых более 15 человек, то список прилагается).
Повестка дня:
1.
2.
3.
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – наименование должности
ПОСТАНОВИЛИ: (прилагается постановление на _____ листе).
Голосовали: "За" – ___ чел., "Против" – ___ чел. "Воздержались" – __ чел.
2. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – наименование должности
ПОСТАНОВИЛИ: (прилагается постановление на _____ листе).
Голосовали: "За" – ___ чел., "Против" – ___ чел. "Воздержались" – __ чел.
3. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – наименование должности
ПОСТАНОВИЛИ: (прилагается постановление на _____ листе).
Голосовали: "За" – ___ чел., "Против" – ___ чел. "Воздержались" – __ чел..
Председательствующий И.О. Фамилия
По вопросам оперативного характера в исключительных случаях могут приниматься постановления и решения в рабочем порядке без обсуждения их на заседаниях, визированием членами профсоюзного комитета (президиума) и соответствующими должностными лицами.
Примерный перечень вопросов, по которым могут быть приняты постановления в рабочем порядке, определяется профсоюзным комитетом по согласованию с вышестоящим профсоюзным органом.
Постановлениям, принятым между заседаниями профсоюзного комитета, присваивается очередной номер протокола. В этом случае протокол не оформляется, а в дело формируются подлинники постановлений, принимаемых в рабочем порядке, и материалы к ним.
После подписания и проставления даты они регистрируются в перечне, составляемом по следующей форме:
ПЕРЕЧЕНЬ
постановлений, принятых в рабочем порядке с _________________ по __________________ к протоколу № _________ профсоюзного комитета (президиума)_____________________________________________________________
(наименование первичной профсоюзной организации)
| Порядковый номер протокола постановления | Дата подписания постановления | Краткое содержание | Кем подписано | Количество листов | Страницы в деле |
| | | | | | |
Протоколу очередного заседания профсоюзного комитета, президиума присваивается следующий порядковый номер.
Нумерация протоколов заседаний профсоюзных комитетов и их президиумов ведётся в течение срока полномочий профсоюзного органа.
По отдельным вопросам составляются выписки из протокола, которые рекомендуется оформлять по следующему образцу:
НАИМЕНОВАНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕГО ПРОФСОЮЗНОГО ОРГАНА
НАИМЕНОВАНИЕ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
- № 2
заседания профсоюзного комитета
(или президиума)
СЛУШАЛИ: (наименование вопроса).
ВЫСТУПИЛИ: (текст выступления (ий) даётся при соответствующей необходимости).
ПОСТАНОВИЛИ: (текст постановления)
Председатель (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Секретарь (подпись) Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Оформленные протоколы составляются в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр протокола и материалов к нему подшивается в дело, второй экземпляр при необходимости высылается в вышестоящий профсоюзный орган, если порядок их представления не оговаривается особо.
По окончании календарного года дело с протоколами закрывается. В новом году открывается другое дело с продолжением очередного порядкового номера протокола (сквозная нумерация протоколов на весь период выборного органа).
Приложения бухгалтерского и финансово-хозяйственного порядка (счета, акты значительного объёма, штатные расписания, отчёты и тому подобные документы), а также заявления на материальную помощь и другие аналогичные материалы к протоколу не формируются, а вместе с копией постановления или выпиской из протокола передаются по назначению и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел.
Большое значение в деятельности первичных профсоюзных организаций имеет учёт членов профсоюза. Без данного учёта – нет и организации. На всех членов профсоюза необходимо иметь учётные карточки, а на вновь принятых в профсоюз – ещё и заявления о вступлении и об уплате членских взносов.
3 ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ,
ПОДГОТОВКА ИХ К ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЮ.
Профсоюзный комитет ежегодно до 15 декабря составляет перечень дел по установленной архивными органами форме и передаёт его в службу делопроизводства предприятия, учреждения, организации для включения в сводную номенклатуру дел, которая вводится с 1 января.
При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.
Каждое дело, включённое в номенклатуру, должно иметь строго установленный индекс (номер), состоящий из цифрового обозначения, присвоенного профсоюзному комитету по структуре предприятия, учреждения, организации, и порядкового номера дела по номенклатуре, например, № 13-10.
В одном деле формируются документы одного срока хранения. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются раздельно.
По окончании года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве дел, образовавшихся в деятельности всего профсоюзного комитета.
В целях правильного отбора документов для дальнейшего хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов.
На все дела, отобранные при проведении экспертизы ценности документов на постоянное и долговременное (10 лет и выше) хранение, составляется акт о выделении документов и дел к сдаче в архив (как правило, это протоколы собраний, конференций, протоколы заседаний профсоюзного комитета, финансовые отчёты).
Дела временного срока хранения (до 10 лет) профсоюзного комитета, цехкомов (профбюро) учитываются по номенклатуре дел до включения их в акт на уничтожение.
При переизбрании председателя профсоюзного комитета составляется акт приёма-передачи дел одного руководителя другому в двух экземплярах, один из которых вместе с актом ревизионной комиссии направляется в вышестоящий профсоюзный орган.
Профсоюзный комитет может в случаях необходимости оставлять в комитете любые документы для оперативной работы. Например, профкомы оставляют планы работы, постановления и рекомендации координирующего профоргана и др.
Образцы документов приводятся в приложение
Приложение 1
УТВЕРЖДЁН
на заседании профсоюзного комитета
Протокол № __ от «__»______200__ г.
АКТ № 1
____________________ _____________
(место проведения) (дата)
О выделении документов и дел к сдаче в архив
ОСНОВАНИЕ: Постановление профсоюзного комитета от «__» _______200__г. № __
Составлен комиссией:
Председатель комиссии: __________________________________________________
(должность, Ф. И. О.)
Члены комиссии: _________________________________________________________
(должности, Ф. И. О.)
Комиссия в соответствии с постановлением профсоюзного комитета от «__» _______200__г. № __ отобрала к сдаче на хранение в архив следующие документы и дела профсоюзного комитета:
| № п/п | Годы, документ | Заголовки документов, индекс по номенклатуре | Пояснение (краткое содержание) | Количество документов и дел | Номер дела по перечню |
| | | | | | |
Всего дел_________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Председатель комиссии: ____________________________________________________
(подпись)
Члены комиссии: __________________________________________________________
(подписи)
Приложение 2
УТВЕРЖДЁН
на заседании профсоюзного комитета
Протокол № __ от «__»______200__ г.