Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг открытого акционерного общества

Вид материала

Документы

Содержание 4. Общая организация ведения реестра 4.2. Требования по защите информации реестра 4.3. Ответственность за ведение и хранение реестра 4.4. Требования к осуществлению внутреннего контроля 4.5. Требования к системе документооборота

Подобный материал:

• Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг открытого акционерного общества, 342.34kb.
• Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг открытого акционерного общества, 913.08kb.
• Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг открытого акционерного общества, 978.18kb.
• Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг Открытого акционерного общества, 740.09kb.
• Коммерческого Банка «Приобье», 442.29kb.
• Правила ведения реестра акционеров закрытого акционерного общества «Такси-Сервис», 1322.57kb.
• Правила внутреннего документооборота и контроля в системе ведения реестра владельцев, 276.4kb.
• Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг зао «ВиД» закрытое акционерное, 1841.68kb.
• Правила ведения и хранения реестра владельцев именных ценных бумаг открытого акционерного, 1942.61kb.
• Отчет акционерного общества, самостоятельно осуществляющего ведение реестра владельцев, 75.89kb.

4. ОБЩАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА


4.1. ТРЕБОВАНИЯ К РАБОТНИКУ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕМУ

ФУНКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ РЕЕСТРА


4.1.1. Работник Общества, осуществляющий функции по ведению реестра, должен соответствовать следующим требованиям:

• наличие высшего профессионального образования по специальностям, относящимся к группе специальностей «Экономика и управление», либо по специальности «Юриспруденция», относящейся к группе специальностей «Гуманитарные и социальные науки», подтвержденного в установленном порядке;
  
• знание законодательства Российской Федерации о рынке ценных бумагах, о защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг, об акционерных обществах, в том числе федеральных законов, нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, а также настоящих Правил и иных внутренних документов Общества, регламентирующих порядок ведения реестра;
  
• отсутствие судимости.
  

4.1.2. Обязанности по ведению реестра возлагаются на работника Общества Приказом Генерального директора Общества.

4.1.3. Работник Общества, осуществляющий функции по ведению реестра, подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества.

4.1.4. Работник Общества, осуществляющий функции по ведению реестра, руководствуется в своей деятельности действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, настоящими Правилами и иными внутренними документами Общества.

4.1.5. Порядок ведения Обществом реестра, установленный настоящими Правилами, является инструкцией работнику Общества, осуществляющему функции по ведению реестра, по совершению действий по ведению реестра.

4.1.6. Работник Общества, осуществляющий функции по ведению реестра, наделяется всеми полномочиями, предусмотренными настоящими Правилами и необходимыми для выполнения вышеназванных функций, в том числе правом подписи документов, подтверждающих право собственности зарегистрированных лиц на ценные бумаги, документов о проведенных операциях, иных выдаваемых документов, отчетности, представляемой в федеральный орган исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

4.1.7. Работник Общества, осуществляющий функции по ведению реестра, обязан соблюдать условия конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну, которые стали ему известны в процессе исполнения своих обязанностей.

4.1.8. Обо всех попытках не уполномоченных на это лиц получить доступ к информации, содержащейся в реестре, а также о попытках любых лиц побудить работника Общества, осуществляющего функции по ведению реестра, к действиям, нарушающим настоящие Правила и действующее законодательство, работник обязан сообщить Генеральному директору Общества.

4.1.9. Работник Общества, осуществляющий функции по ведению реестра, несет ответственность за ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей.

4.1.10. Работник Общества, осуществляющий функции по ведению реестра, может быть привлечен к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном трудовым законодательством.


4.2. ТРЕБОВАНИЯ ПО ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ РЕЕСТРА


4.2.1. Защита информации реестра обеспечивается соблюдением следующих условий:

• ограничение доступа работников Общества к конфиденциальной информации;
  
• защита информации при ее обработке и архивировании;
  
• защита рабочих мест работников;
  
• ограничение доступа к документации;
  
• работа с персоналом;
  
• применение системы мер ответственности.
  

4.2.2. Ограничение доступа работников Общества к конфиденциальной информации обеспечивается следующими мерами:

• обеспечение возможности доступа к данным только в пределах полномочий, предоставленных непосредственным исполнителям;
  
• обеспечение возможности доступа к базам данных только с определенных автоматизированных рабочих мест;
  
• наличие персонального компьютера, доступ к которому возможен только через имя пользователя и личный пароль.
  

4.2.3. Защита информации при ее обработке и архивировании предполагает:

• обеспечение возможности создания резервных копий на внешних носителях информации, способствующих быстрому восстановлению данных;
  
• хранение резервных копий в сейфе;
  
• использование средств защиты информационно-технических систем и каналов связи.
  

4.2.4. Защита рабочих мест работников включает в себя:

• защиту окон в рабочих помещениях от внешнего дистанционного наблюдения с помощью жалюзи;
  
• размещение рабочих мест таким образом, чтобы исключить возможность несанкционированного бесконтрольного просмотра документов и информации, отраженной на экране мониторов;
  
• соблюдение правил работы с персональным компьютером (блокирование входа в информационные системы, отключение монитора и т.д.);
  
• отключение от системы питания всего информационно-технического оборудования после окончания рабочего дня;
  
• использование сертифицированных средств защиты рабочих мест пользователей.
  

4.2.5. Ограничение доступа к документации предусматривает:

• хранение документов в запираемых шкафах или сейфах, запираемых на ключ;
  
• документы, не подлежащие хранению, своевременно уничтожаются.
  

4.2.6. Работа с персоналом подразумевает под собой:

• контроль за соответствием работников ЗАО «УК «ПРОФИ» требованиям, предъявляемым к ним;
  
• ознакомление работников с внутренними документами;
  
• наличие письменного обязательства работников Общества о неразглашении коммерческой тайны.
  

4.2.7. Процедура применения мер ответственности за несанкционированное предоставление работниками Общества информации реестра другим работникам и (или) посторонним лицам предусматривает применение дисциплинарной и материальной ответственности.


4.3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ РЕЕСТРА


4.3.1. При осуществлении деятельности по ведению и хранению реестра персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по ведению и хранению реестра (в том числе необеспечение конфиденциальности информации реестра и предоставление недостоверных или неполных данных) несет единоличный исполнительный орган Общества (Генеральный директор Общества) в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.3.2. Необоснованный отказ Общества от внесения записи в реестр может быть обжалован в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.3.3. Осуществляя ведение реестра, Общество не несет ответственности:

• за убытки, возникшие в связи с непредоставлением зарегистрированными лицами информации об изменении своих данных или предоставлением ими неполной или недостоверной информации об изменении указанных данных;
  
• за совершение операций по лицевому счету зарегистрированного лица - залогодателя в случае, если соответствующие операции противоречат договору о залоге, иному соглашению между залогодателем и залогодержателем, и не были указаны в залоговом распоряжении;
  
• за операции по счетам клиентов, исполняемые в соответствии с распоряжениями номинального держателя, доверительного управляющего;
  
• за убытки, связанные с ненадлежащим учетом прав клиентов номинальными держателями и доверительными управляющими;
  
• за возможную утрату документов, содержащих информацию из реестра, или разглашение содержащихся в них сведений при их доставке почтой по распоряжению зарегистрированного лица;
  
• за нарушение срока выдачи выписок, уведомлений и справок зарегистрированному лицу или его уполномоченному представителю в том случае, если способом получения указанных документов является личная явка к Обществу, а зарегистрированное лицо или его уполномоченный представитель не явились в срок.
  

4.4. ТРЕБОВАНИЯ К ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ


4.4.1. Общие положения

4.4.1.1. Порядок осуществления внутреннего контроля определен в Правилах внутреннего документооборота и контроля при ведении реестра владельцев именных ценных бумаг Общества.

4.4.2. Внутренний контроль Общества при размещении ценных бумаг

4.4.2.1. Общество обязано на основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска ценных бумаг осуществить сверку количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц.

4.4.2.2. Такая сверка также осуществляется при составлении списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам.

4.4.2.3. В случае выявления в результате сверки расхождений уполномоченный работник Общества обязан уведомить Генерального директора Общества, установить причины расхождения, а также принять меры по устранению такого расхождения. При этом данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.

4.4.3. Внутренний контроль документооборота

4.4.3.1. Каждый документ (запрос), связанный с реестром, который поступает в Общество, должен быть зарегистрирован в журнале входящих документов. После окончания обработки документ с отметкой об исполнении должен быть помещен в архив.


4.5. ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА


4.5.1. Общие положения

4.5.1.1. Порядок регистрации, обработки и хранения входящей документации установлен в Правилах внутреннего документооборота и контроля при ведении реестра владельцев именных ценных бумаг Общества.

4.5.1.2. Система документооборота предусматривает возможность восстановления всех данных о зарегистрированных лицах и проведенных операциях по их лицевым счетам, а также возможность продолжения деятельности по ведению реестра в случае отказа компьютерного оборудования.

4.5.1.3. После приема документов Общество выдает обратившемуся лицу акт приема-передачи (заменяющий его документ), подтверждающий факт приема документов и содержащий отметку о дате приема, фамилии, имени, отчестве уполномоченного работника Общества, его подпись и оттиск печати Общества.

4.5.1.4. Журналы в бумажном виде должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены оттиском печати Общества на прошивке и заверены подписью уполномоченного работника Общества.

4.5.1.5. Документы, относящиеся к системе ведения реестра, а также документы, связанные с учетом и переходом прав на ценные бумаги, хранятся не менее 5 (Пяти) лет с даты их поступления Обществу и (или) совершения операции с ценными бумагами, если такие документы являлись основанием для ее совершения.

4.5.1.6. В случае передачи реестра Общество обеспечивает в течение 5 (Пяти) лет доступ к имеющимся у него оригиналам документов уполномоченным представителям нового регистратора, а также в течение 5 (Пяти) лет с даты передачи реестра выдает по запросу лица, зарегистрированного в реестре до момента передачи реестра, отчет о проведенных по его счету операциях.

Доступ к оригиналам документов обеспечивается в течение 2 (Двух) рабочих дней с момента поступления от уполномоченного представителя нового держателя реестра соответствующего письменного запроса по произвольной форме.

4.5.1.7. В случае передачи реестра Общество при направлении новым регистратором в его адрес запроса с целью установления факта возможной ошибки эмитента осуществляет все необходимые действия для установления (опровержения) возможной ошибки и направляет регистратору ответ не позднее 5 (Пяти) рабочих дней после получения запроса.

4.5.2. Общие требования к оформлению документов, предоставляемых Обществу

4.5.2.1. Операции в реестре исполняются на основании подлинников бумажных документов или нотариально удостоверенных копий документов, за исключением случаев, оговоренных настоящими Правилами.

4.5.2.2. Распоряжения должны быть оформлены по типовым формам, установленным Обществом, или иным формам, не противоречащим нормативным правовым актам федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

4.5.2.3 Распоряжения должны быть подписаны зарегистрированным лицом либо лицом, действующим от его имени по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.5.2.4. Не допускается простановка на распоряжениях вместо личной подписи факсимильных оттисков.

4.5.2.5. Документы должны быть заполнены разборчиво и без помарок. Имеющиеся в документах исправления должны быть заверены должным образом.

4.5.2.6. Распоряжения и иные документы, предоставляемые Обществу и насчитывающие более 1 (Одного) листа (за исключением засвидетельствованных в нотариальном порядке), должны быть:

• в случае если документы исходят от юридического лица, прошиты, пронумерованы и скреплены печатью юридического лица на прошивке и заверены подписью уполномоченного лица, либо подписаны уполномоченным лицом и заверены печатью юридического лица на каждом листе;
  
• в случае если документы исходят от физического лица, подписаны на каждом листе.
  

4.5.3. Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации

4.5.3.1. Все поступающие документы реестра в обязательном порядке регистрируются: на каждом документе проставляется дата поступления, входящий номер и подпись уполномоченного работника Общества.

4.5.3.2. Документы и поручения считаются исполненными, если выполнены предусмотренные в них задания, дан ответ заявителю и сделана отметка о выполнении.

4.5.3.3. После поступления документов, являющихся основанием для проведения операций в реестре, Общество обеспечивает их надлежащее хранение в архиве.

4.5.3.4. Уполномоченный работник Общества несет ответственность за небрежное, халатное отношение к регистрации документов, ведению делопроизводства, сохранность документации, разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.

4.5.3.5. Входящие документы могут поступать в Общество:

• лично от подателя либо его уполномоченного представителя;
  
• по почте.
  

4.5.3.6. Поступившие документы подлежат регистрации в журнале учета входящих документов. Регистрация документов реестра в журнале учета входящих документов осуществляется уполномоченным работником Общества.

4.5.3.7. При приеме документов уполномоченный работник Общества должен установить личность лица, подающего документы, и убедиться, имеет ли лицо, представившее документы, право их подавать.

Идентификация зарегистрированных лиц и их уполномоченных представителей осуществляется на основании документа, удостоверяющего личность.

В случае предоставления распоряжения зарегистрированным лицом последнее должно предъявить Обществу документ, удостоверяющий личность.

В случае предоставления распоряжения уполномоченным представителем последний должен:

• предъявить Обществу документ, удостоверяющий личность;
  
• передать Обществу подлинник или нотариально удостоверенную копию документа, подтверждающего право уполномоченного представителя действовать от имени зарегистрированного лица.
  

В случае предоставления зарегистрированным лицом документов посредством почтовой связи требование о предъявлении Обществу документа, удостоверяющего личность обратившегося лица, не применяется.

4.5.3.8. К документам, удостоверяющим личность лица, обращающегося к Обществу для проведения операции в реестре, относятся:

• для граждан Российской Федерации – паспорт гражданина Российской Федерации или документ, его заменяющий;
  
• для граждан Российской Федерации - военнослужащих – удостоверение личности военнослужащего (для офицеров, прапорщиков и мичманов), военный билет военнослужащего;
  
• для граждан Российской Федерации, не достигших 14 (Четырнадцати) лет, – свидетельство органов ЗАГС, органа исполнительной власти или органа местного самоуправления о рождении гражданина;
  
• для иностранных граждан – паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
  
• для лиц без гражданства – документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, разрешение на временное проживание, вид на жительство, иные документы, предусмотренные федеральными законами или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства.
  

4.5.3.9. К документам, подтверждающим полномочия уполномоченного представителя зарегистрированного лица, относятся:

• учредительные документы, протокол (решение) о назначении должностного лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности;
  
• доверенность, оформленная в соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации;
  
• документы, удостоверяющие опеку, попечительство, патронаж.
  

В доверенности должен быть указан доверитель и поверенный, соответствующий круг полномочий, дата ее совершения.

Доверенность, выданная в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Срок действия доверенности не может превышать 3 (Трех) лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение 1 (Одного) года со дня ее совершения.

4.5.3.10. При обнаружении несоответствия сведений, указанных в анкете зарегистрированного лица, сведениям документа, удостоверяющего личность, следует требование о заполнении нового бланка анкеты зарегистрированного лица.

4.5.3.11. Отсутствие документов, удостоверяющих личность, или их недействительность является основанием для отказа в приеме документов.

4.5.3.12. При обнаружении несоответствия сведений, указанных в доверенности, сведениям документа, удостоверяющего личность, следует отказ в приеме документов.

4.5.3.13. Последовательность действий уполномоченного работника Общества при дальнейшей обработке поступивших документов в соответствии со сроками исполнения операций, характеризуется следующими этапами:

• оформление и выдача обратившемуся лицу акта приема-передачи документов (заменяющего его документа), подтверждающего факт приема документов и содержащего отметку о дате приема, фамилии, имени, отчестве уполномоченного работника Общества, его подпись и оттиск печати Общества, и регистрация предоставленных документов в журнале учета входящих документов с присвоением им входящих номеров (одновременно в соответствующем поле или в верхнем левом углу поступившего документа ставятся присвоенный документу входящий номер, дата поступления и подпись уполномоченного работника Общества);
  
• проверка достаточности и достоверности сведений, содержащихся в предоставленных документах;
  
• сверка подписи зарегистрированного лица (его уполномоченного представителя), уполномоченного представителя эмитента;
  
• или формирование уведомления (письма) об отказе в проведении операции в реестре;
  
• исполнение операции (регистрация операции в регистрационном журнале и внесение информации в лицевые счета или формирование информации из реестра с последующим проставлением отметки о внесении данных в реестр или исполнении операции на документе, являвшемся основанием для проведения операции в реестре) или формирование уведомления (письма) об отказе в проведении операции в реестре;
  
• внесение в журнал учета входящих документов результатов исполнения операции;
  
• проверка правильности проведения операции на основании представленных документов;
  
• передача исполненных документов на хранение в архив.
  

4.5.3.14. При проверке достаточности сведений, содержащихся в предоставленном документе, его содержание анализируется на соответствие требованиям действующего законодательства и внутренних документов Общества. Недостаточность сведений в предоставленных документах является основанием для отказа во внесении записи в реестр.

4.5.3.15. Проверка достоверности сведений осуществляется путем сопоставления данных, указанных в предоставленном документе, с данными документов, имеющихся в реестре. При выявлении несоответствия следует отказ от внесения записи в реестр.

4.5.3.16. Проверяется наличие (отсутствие) блокирование операций по лицевому счету зарегистрированного лица. Если операции по лицевому счету зарегистрированного лица, в отношении которого предоставлено распоряжение о списании ценных бумаг, блокированы, уполномоченный работник Общества руководствуется пунктом 5.10 настоящих Правил.

4.5.3.17. Сверка подписи зарегистрированного лица (его уполномоченного представителя), уполномоченного представителя эмитента осуществляется в соответствии с подпунктом 5.5.1.6 настоящих Правил.

4.5.3.18. При наличии оснований для отказа во внесении записи в реестр, уполномоченный работник Общества не позднее 5 (Пяти) дней с даты предоставления документов в Общество обязан подготовить и направить уведомление об отказе, содержащее причины отказа и действия, которые необходимо предпринять для устранения причин, препятствующих внесению записи в реестр.

Процесс создания и визирования письма ограничивается сроком не позднее 4 (Четвертого) дня с даты предоставления документов в Общество.

Подписанное уведомление об отказе может быть:

• вручено подателю документов под роспись;
  
• направлено по почте не позднее 5 (Пятого) дня с даты предоставления документов в Общество заказным письмом с уведомлением о вручении.
  

На документах, по которым выставлен отказ, делается отметка о дате отказа и его номере. После этого оригиналы документов, по которым выставлен отказ, передаются в архив на хранение.

4.5.3.19. Не позднее следующего рабочего дня после проведения операции осуществляется проверка правильности исполнения документов, являющихся основанием для проведения операции.

4.5.3.20. После проверки обработанные документы передаются на хранение в архив.

4.5.3.21. Документы в архиве помещаются на архивные полки и хранятся в нумерованных папках с описью содержимого.