Инструментальная Система Управления Базами Данных руководство пользователя
| Вид материала | Руководство пользователя |
- Проектирование базы данных, 642.58kb.
- Любая программа для обработки данных должна выполнять три основных функции: ввод новых, 298.05kb.
- Программа дисциплины Системы управления базами данных Семестры, 22.73kb.
- Лекция 2 Базы данных, 241.25kb.
- Системы управления базами данных, 313.7kb.
- «Прикладная информатика (по областям)», 1362.72kb.
- Развитие объектно-ориентированных систем управления базами данных, 122.52kb.
- Тема Базы данных. Системы управления базами даннях (12 часов), 116.1kb.
- Системы управления базами данных (субд). Назначение и основные функции, 30.4kb.
- Система управления базами данных это комплекс программных и языковых средств, необходимых, 150.5kb.
1.3. Идентификация и идентифицирующие наборы.
Как было отмечено выше, одной из основных проблем, возникающих при использовании традиционных систем накопления информации, является дублирование данных. В некоторых случаях это необходимо, когда информация дублируется для отслеживания ошибок. Однако зачастую этот процесс имеет неконтролируемый характер. Например, на клиентов Вашей фирмы заведена картотека. На каждого нового клиента заводится новая карточка. Если клиентов много, человек, отвечающий за ведение картотеки, не может держать в памяти каждого клиента. Т.е. в каждом конкретном случае, для того чтобы решить – заводить на клиента новую карточку или нет, он должен просмотреть всю картотеку. В этом случае велика вероятность ошибки. Например, на Некрасова Петра Сергеевича будет случайно заведено две карточки. А на двух разных клиентов – Иванова Александра Николаевича и Иванова Алексея Николаевича, наоборот будет заведена одна карточка.
При использовании ИСУБД «CronosPlus», подобных ошибок можно избежать, используя механизм идентификации записей и идентифицирующие наборы.
Идентифицирующий набор – это совокупность полей, определенная пользователем, которая однозначно идентифицирует каждую запись базы данных. Каждая новая запись, вводимая пользователем, сравнивается с уже существующими в базе. По значениям полей, входящих в набор, система делает вывод об идентичности записей в базе данных. Этот процесс называется идентификацией.
Например, для базы данных, содержащей информацию о клиентах Вашей фирмы, идентифицирующий набор может включать в себя поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество». Тогда, даже для клиентов-однофамильцев, вопрос о дублировании будет решен. В случае если вводится запись о клиенте, информация о котором уже имеется в базе данных (т.е. идентифицирующие наборы старой и новой записей совпадают), новая запись просто «сольется» (будет объединена) с существующей в базе2. Таким образом, используя идентифицирующие наборы, можно не бояться дублирования данных, и даже при наличии каких-то сомнений, смело вводить новую запись по клиенту. Если такой клиент в базе данных не числится, появится новая запись, а если информация о нем уже есть – новая информация «сольется» со старой.
Полная информация об идентификации и идентифицирующих наборах содержится в главе 4 (см. раздел 4.4).
1.4. Словарная база. Словарный банк данных.
Одной из возможностей банков данных в ИСУБД «CronosPlus», существенно упрощающих работу с информацией, является создание и использование словарной базы данных. Поясним на примере, что такое словарная база данных и в чем заключаются преимущества ее использования.
При использовании традиционной системы накопления информации, возникает множество ошибок, связанных в первую очередь с нестандартизированностью используемых понятий, а зачастую и с ошибками человека (такими как описка, пропуск буквы и т.д.) Например, при описании гражданства можно использовать различные (из общепринятых!) названия стран: Россия и Российская Федерация, Англия и Великобритания и т.д. Вероятно, это может вызвать путаницу и создать некоторые проблемы при обработке информации. Можно назначить каждой стране некоторый уникальный код, но при его дублировании в новом документе, вновь возникает вероятность ошибки, например из-за невнимательности человека (длинный числовой код не так-то просто ввести без ошибок). К сожалению, подобными ошибками грешат не только те системы, в которых информация хранится и обрабатывается на бумажных носителях. Работая с банком данных, Вы также можете столкнуться с описанными проблемами.
Однако как указано выше, в ИСУБД «CronosPlus» реализована возможность создания словарных баз данных. Словарная база представляет собой список всех возможных значений некоторого поля, которое должно быть описано точно и однозначно. Например, такое поле как «Гражданство». При использовании словарной базы, ввод значения данного поля сводится к простому выбору значения из списка, который выводится на экран. Такой список, т.е. словарная база, предварительно заполнен только теми значениями, которые следует использовать. В ИСУБД «CronosPlus» словарную базу часто называют просто словарем.
Вам может потребоваться создать не одну словарную базу. Они могут храниться как в одном банке с остальными (не словарными базами), так и в отдельном банке данных. Такой банк называют словарным банком данных. Более подробно о создании и использовании словарного банка, Вы можете прочитать в главах 3 и 4 (см. раздел 4.5).
1.5. Отбор данных с помощью запросов. Оформление результатов запросов с помощью выходных форм.
ИСУБД «CronosPlus» позволяет не только накапливать информацию, но и обеспечивает быстрый и эффективный доступ к данным, посредством запросов. Запрос в ИСУБД «CronosPlus» это специальный инструмент для быстрого отбора данных, в соответствии с некоторыми условиями. С помощью запросов Вы можете отобрать из всего банка данных только необходимую Вам информацию.
Перед тем как выполнить запрос, необходимо задать условие поиска. Результатом выполнения запроса будут записи, соответствующие заданному условию. Например, Вы хотите получить информацию обо всех клиентах по фамилии Иванов. Если информация хранится в картотеке, это задача, на выполнение которой можно потратить не один день. Но и в банке данных, несмотря на более компактное представление, поиск этой информации «вручную», т.е. посредством сплошного просмотра займет массу времени и сил. При этом в обоих случаях, не исключается возможность ошибки.
Если же поиск информации осуществляется посредством запроса, с условием «Фамилия равна Иванов», Вы без усилий получите все записи по Иванову(ым). Более того, тут же сможете внести необходимые коррективы в любую из отобранных записей или произвести изменения сразу во всех отобранных записях, т.е. провести массовую коррекцию. О запросах и об обработке результатов запросов, посредством массовой коррекции, Вы можете прочитать в главах 8 и 9 соответственно.
Итак, информационные потребности пользователей в ИСУБД «CronosPlus» удовлетворяются с помощью запросов, которые извлекают только необходимую информацию. Результаты работы с данными оформляются в удобном виде, с помощью выходных форм. Выходные формы предназначены для компактного и наглядного представления результатов запросов или другой обобщающей информации по банку данных. О проектировании и использовании выходных форм рассказано в главе 12.