Методические рекомендации по организации перехода федеральных органов исполнительной власти к предоставлению государственных услуг (исполнению государственных функций) в электронном виде Общие положения
| Вид материала | Методические рекомендации |
СодержаниеЦели и задачи формирования графических карт Термины и определения Средство моделирования и нотация моделирования |
- Методическое обеспечение перехода на предоставление государственных услуг и исполнение, 250.28kb.
- Методическое обеспечение перехода на предоставление государственных услуг и исполнение, 235.49kb.
- Методические рекомендации по организации перехода органов исполнительной власти субъектов, 419.67kb.
- Методические рекомендации по календарному планированию и контролю перехода органов, 147.03kb.
- Методические рекомендации по обеспечению перехода органов исполнительной власти субъектов, 875.55kb.
- Методические рекомендации по обеспечению перехода органов исполнительной власти субъектов, 995.14kb.
- Методические рекомендации по обеспечению перехода органов исполнительной власти субъектов, 998.76kb.
- Положение о федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных, 369.44kb.
- Перечен ь документов (сведений), обмен которыми между органами и организациями при, 672.09kb.
- Рекомендации по разработке порядка разработки и утверждения административных регламентов, 383.06kb.
10.1. Цель пятого этапа – избавление от использования бумажных носителей информации в процессе предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции), в том числе обеспечение возможности получения заявителем в электронном виде результата предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции).
10.2. В рамках выполнения работ по реализации пятого этапа обмен информацией между субъектами информационного обмена также как и на четвертом этапе, рекомендуется организовывать только через компоненты обеспечения межведомственного взаимодействия электронного правительства.
На пятом этапе рекомендуется обеспечивать предоставление информации из баз данных федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления в автоматическом режиме.
10.3. В рамках осуществления работ по совершенствованию нормативных правовых актов в целях реализации пятого этапа перехода могут быть осуществлены следующие работы:
- разработка и внесение следующих изменений в нормативные правовые акты, закрепляющие порядок предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции):
- установление необходимости электронного взаимодействия с заявителем в процессе предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции);
- установление необходимости электронного межведомственного и межуровневого взаимодействия в процессе предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции);
- определение положений, в соответствии с которыми результат предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) должен выдаваться в электронном виде.
- доработка административного регламента предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) в части определения порядка:
- электронного взаимодействия с заявителем в процессе предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции);
- электронного межведомственного и межуровневого взаимодействия в процессе предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции);
- выдачи результата предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) в электронном виде.
- разработка и утверждение нормативных правовых актов, определяющих порядок создания и организации функционирования соответствующих информационных систем и ресурсов, обеспечивающих предоставление государственной услуги (исполнения государственной функции) в электронном виде;
- доработка действующих нормативных правовых актов, регулирующих порядок функционирования информационных систем и ресурсов в рамках проводимой модернизации указанных систем и ресурсов в целях обеспечения возможности перехода к предоставлению государственной услуги (исполнению государственной функции) полностью в электронном виде.
10.4. В планы федеральных органов исполнительной власти по переводу в электронный вид государственных услуг (функций), относящихся к их компетенции, формируемые в соответствии с пунктом 4.2 настоящих Методических рекомендаций, рекомендуется включать следующие мероприятия:
- формирование графических карт предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) на момент «до выполнения мероприятий пятого этапа»;
- проведение всестороннего анализа процедур предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) и выработка предложений по улучшению указанного процесса в рамках пятого этапа;
- формирование графических карт предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) на момент «после завершения выполнения пятого этапа»;
- изменение перечня «контрольных точек» процесса предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции), которые будут применяться для предоставления заявителю информации о ходе предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции). В перечень контрольных точек рекомендуется включить «исполнение государственной функции завершено», «предоставление государственной услуги завершено», «информация о результате предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) передана в заинтересованные органы власти: список»;
- актуализация информации и определение необходимых объемов внесения изменений законодательство Российской Федерации, совершенствования программного обеспечения, программы подготовки кадров: состав и количество документов, количество автоматизированных рабочих мест, подлежащих модернизации, перечень работников, подлежащих переобучению и т.д.;
- внесение изменений в административный регламент предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) (при необходимости);
- проведение обучения работников, участвующих в приеме и обработке документов заявителей (при внесении изменений в административный регламент);
- обновление информационных стендов, содержащих информацию о государственных услугах (функциях);
- комплекс мер, направленных на модернизацию программно-аппаратного обеспечения в связи с увеличением операционной нагрузки на государственные информационные системы, принадлежащие органу власти, связанным с обращениями заинтересованных организаций к базам данных с целью получения информации о результате предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции);
- формирование «переходного» плана мероприятий, предусматривающего:
- подготовку временных инструкций по работе с документами заявителей, зарегистрированными и обрабатывающимися в соответствии с требованиями четвертого этапа;
- план обновления специального программного обеспечения;
- информирование заявителей об изменении порядка обработки документов (по документам, зарегистрированным и обрабатывающимся в соответствии с требованиями четвертого этапа)
- внесение изменений в соглашение об информационном обмене с Уполномоченным федеральным органом исполнительной власти;
- изменение и размещение на Едином портале электронных форм документов (при необходимости);
- разработка государственных информационных систем и ресурсов, обеспечивающих предоставление государственной услуги (исполнение государственной функции) в соответствии с требованиями пятого этапа (при необходимости);
- модернизация специального программного обеспечения органа власти:
- модернизация механизмов информационного обмена между автоматизированной системой приема и обработки документов заявителей, Единым порталом, информационной системой, предназначенной для обеспечения предоставления государственной услуги, исполнения государственной функции (при необходимости) и информационными системами заинтересованных органов власти и организаций, участвующих в процессе предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) (при их наличии);
- интеграция автоматизированной системы приема и обработки документов заявителей или информационной системы, предназначенной для обеспечения предоставления государственной услуги, исполнения государственной функции (в зависимости от используемой электронной процедуры) с информационными системами заинтересованных органов власти и организаций с целью предоставления информации о результате предоставления государственной услуги, исполнения государственно функции (при необходимости).
- внесение изменений в информацию о государственной услуге (функции), размещенной на Едином портале на первом и втором этапе (при необходимости);
- модернизация официального Интернет-сайта федерального органа исполнительной власти с целью обеспечения предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) в электронном виде с использованием инструментов, предоставляемых Единым порталом (при необходимости);
- подготовка отчета о завершении выполнения пятого этапа, демонстрация результатов выполнения пятого этапа на заседании профильной Рабочей группы при Совете главных конструкторов.
10.5. При наличии заинтересованных органов власти и организаций, участвующих в процессе предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции), в т.ч. получающих информацию о результате предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции), рекомендуется формирование и представление на утверждение в рамках профильной Рабочей группы при Совете главных конструкторов плана межведомственных мероприятий, включающих в себя следующие пункты:
- заключение соглашений или внесение изменений в соглашения об информационном обмене с Уполномоченным федеральным органом исполнительной власти с одной стороны и заинтересованными органами власти и организациями, участвующими в процессе предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) с другой;
- разработку или модернизацию программного обеспечения заинтересованных органов власти с целью обеспечения возможности электронного взаимодействия;
- внесение изменений в нормативные правовые акты заинтересованных органов власти с целью установления возможности использования инфраструктуры электронного правительства для межведомственного информационного обмена, в т.ч. в рамках предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции);
- обучение работников заинтересованных органов власти и организаций;
- модернизацию аппаратно-программного обеспечения заинтересованных органов власти и организаций.
| | Приложение к Методическим рекомендациям по организации перехода федеральных органов исполнительной власти к предоставлению государственных услуг (исполнению государственных функций) в электронном виде |
Требования к оформлению графических карт.
Требования к содержанию пояснительной записки к графической карте.
- Цели и задачи формирования графических карт
Требования к оформлению графических карт представляют собой набор правил и принципов документирования процессов предоставления государственных услуг (исполнения государственных функций) и формирования графических карт этих процессов в целях выполнения перехода федеральных органов исполнительной власти на предоставление государственных услуг (исполнение государственных функций) в электронном виде.
- Термины и определения
В настоящем документе используются следующие термины и определения:
Графическая карта (далее - модель) - набор объектов и связей между ними, отражает последовательность и логику исполнения процесса;
Объект модели - неделимая часть модели, выделенная по какому-либо признаку и имеющая набор изменяемых характеристик – свойств, описывающих их поведение;
Связь – элемент модели, отражающий направление передачи информации между объектами или определяющий характер взаимного отношения объектов;
Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих функций, преобразующих входы в выходы. Процесс включает в себя одну или более связанных между собой функций, которые совместно реализуют определенную задачу органа власти - предоставление государственной услуги или исполнение государственной функции;
Функция - некоторое действие или набор действий, выполняемых над исходным объектом (документом, фотографией, товаром и т.п.) с целью получения заданного результата (документа, и т.п.);
Организационная структура - иерархическая структура организационных единиц органа власти, может включать в себя подведомственные учреждения;
Организационная единица - отдельный элемент в системе управления, являющийся формой объединения людей для их совместной деятельности и выполнения определенных функций;
Событие - отражение изменения состояния внешней или внутренней среды, является результатом выполнения действия, и/или необходимостью выполнения одного или нескольких следующих действий.
Информационная система - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для автоматизации функций.
- Средство моделирования и нотация моделирования
В качестве средства моделирования рекомендуется использовать программный комплекс ARIS Toolset.
В качестве нотации моделирования рекомендуется использовать описание цепочки процесса, управляемого событиями (модель или диаграмма eEPC). Модель предназначена для детального описания процессов, выполняемых в рамках одного подразделения, несколькими подразделениями или конкретными работниками. Модель отражает последовательность функциональных шагов (действий) в рамках одного процесса, которые выполняются организационными единицами, а также ограничения по времени, налагаемые на отдельные функции.
Задачи:
- Отобразить структуру процесса;
- Отобразить информационные потоки в процессе;
- Отобразить исполнителей и порядок действий в процессе;
- Отобразить сроки выполнения процесса.
- Объекты моделирования и их свойства
- Основные типы объектов
- Основные типы объектов
При формировании графических карт необходимо использовать следующие типы объектов:
- Структурное подразделение;
- Функциональная единица;
- Технологические процессы и функции;
- Документы и другие данные, составляющие информационное окружение при выполнении функций;
- Информационные системы и/или их компоненты (модули), используемые при выполнении функций;
В последующих разделах приводится графическое изображение и состав описания (свойств) объектов, которые рекомендуется использовать при моделировании.
Для определения обязательности указания значения свойства объекта используется графа X, в которой применяются следующие обозначения: О – обязательно, Р – рекомендуется.
- Структурное подразделение
| Графическое изображение объекта в ARIS Toolset |  | ||
| Название объекта в ARIS Toolset | Organizational unit | ||
| Свойства | |||
| X | Название свойства в ARIS Toolset | Описание свойства | Пример значения свойства |
| О | Name | Название подразделения | Канцелярия |
| Р | Description/Definition | Основные задачи подразделения | Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления |
| О | Identifier | Идентификационный номер подразделения | 03 |
Данным видом объектов рекомендуется обозначать структурные подразделения организации: отделы, управления, департаменты и т.д.
Также данный вид объектов рекомендуется использовать для обозначения внешних организаций (самостоятельных юридических лиц) и коллегиальных органов (межведомственных комиссий и т.п.).
Одному структурному подразделению может быть присвоен только один уникальный номер в рамках одной модели.
- Функциональная единица
- Должность
- Должность
| Графическое изображение объекта в ARIS Toolset |  | ||
| Название объекта в ARIS Toolset | Position | ||
| Свойства | |||
| X | Название свойства в ARIS Toolset | Описание свойства | Пример значения свойства |
| О | Name | Название должности | Старший специалист отдела по работе с обращениями граждан |
| Р | Full Name | Полное название должности | Старший специалист отдела по работе с обращениями граждан Управления организационного обеспечения |
| О | Identifier | Идентификационный номер должности | 05 |
Данным видом объектов рекомендуется обозначать исполнителей со стороны организации, оказывающей государственную услугу (выполняющую государственную функцию), при этом в названии должности приводить также и название структурного подразделения, в рамках которой создана данная должность.
При именовании объектов следует использовать наименования должностей, приведенные в штатном расписании организации.
Одной должности может быть присвоен только один уникальный номер в рамках одной модели. Следует применять сквозную нумерацию для должностей и бизнес-ролей.
- Бизнес-роль
| Графическое изображение объекта в ARIS Toolset |  | ||
| Название объекта в ARIS Toolset | Person type | ||
| Свойства | |||
| X | Название свойства в ARIS Toolset | Описание свойства | Пример значения свойства |
| О | Name | Краткое название бизнес-роли | Заявитель |
| О | Identifier | Идентификационный номер бизнес-роли | 06 |
Данный вид объекта рекомендуется использовать для обозначения внешних физических лиц – участников процесса: заявитель, получатель услуги, и т.д.
- Функции
- Функция
- Функция
| Графическое изображение объекта в ARIS Toolset |  | ||
| Название объекта в ARIS Toolset | Function | ||
| Свойства | |||
| X | Название свойства в ARIS Toolset | Описание свойства | Пример значения свойства |
| О | Name | Краткое наименование функции | Проверка комплекта документов |
| О | Description/Definition | Описание функции | Проверяет комплект документов, представленный заявителем на соответствие требованиям Административного регламента |
| О | Identifier | Идентификационный номер подразделения | 03 |
| О | Time | Срок выполнения функции | 10 минут |
Данный вид объекта рекомендуется использовать для обозначения функций, выполняемых без использования информационных систем.
Каждая функция (в т.ч. системная) должна иметь уникальный номер в рамках одной модели. Следует применять сквозную нумерацию для системных и обычных функций. Рекомендуется присваивать функциям номера в зависимости от их расположения на графической карте – присваивать номера сверху вниз в рамках одной цепочки функций, цепочки номеровать слева направо.
- Системная функция
| Графическое изображение объекта в ARIS Toolset |  | ||
| Название объекта в ARIS Toolset | System function | ||
| Свойства | |||
| X | Название свойства в ARIS Toolset | Описание свойства | Пример значения свойства |
| О | Name | Краткое наименование функции | Вносит данные в Реестр |
| О | Description/Definition | Описание функции | Вносит сведения о земельном участке в информационную систему «Учет объектов недвижимости»: кадастровый номер участка, описание расположения, дату регистрации |
| О | Identifier | Идентификационный номер подразделения | 03 |
| О | Time | Срок выполнения функции | 15 минут |
Данный вид объекта рекомендуется использовать для обозначения функций, для выполнения которых применяется ведомственная информационная система или информационный ресурс.
- Документы и другие материальные объекты
- Бумажные документы и другие материальные объекты
- Бумажные документы и другие материальные объекты
| Графическое изображение объекта в ARIS Toolset |  | ||
| Название объекта в ARIS Toolset | Information Carrier | ||
| Свойства | |||
| X | Название свойства в ARIS Toolset | Описание свойства | Пример значения свойства |
| О | Name | Краткое название документа | Письмо |
| Р | Description/Definition | Описание | Письмо контрагенту об условиях заключения договора |
| О | Identifier | Идентификационный номер подразделения | 54 |
Данный вид объекта рекомендуется использовать для обозначения документов на бумажном носителе, а также иные материальные объекты, используемые в процессе оказания государственной услуги (исполнения государственной функции).
Каждый документ (в т.ч. электронный документ) должен иметь уникальный номер в рамках одной модели. Следует применять сквозную нумерацию для бумажных и электронных документов.
Если документ претерпевает изменение в результате исполнения функции, ему должен быть присвоен новый номер. Например, проект документа, проект документа, согласованный руководителем, и утвержденный документ должны иметь разные номера, хотя при этом могут иметь одинаковые наименования.
- Электронные документы
| Графическое изображение объекта в ARIS Toolset |  | ||
| Название объекта в ARIS Toolset | Information Carrier | ||
| Свойства | |||
| X | Название свойства в ARIS Toolset | Описание свойства | Пример значения свойства |
| О | Name | Краткое название документа | Регистрационные данные документов |
| Р | Description/Definition | Описание | В состав регистрационных данных входит регистрационный номер, дата регистрации |
| О | Identifier | Идентификационный номер подразделения | 54 |
Данный вид объекта рекомендуется использовать для обозначения электронных документов, а также иной информации представленной в цифровой форме: состав вносимых в систему данных, сообщения электронной почты и т.д.
- Информационная система
| Графическое изображение объекта в ARIS Toolset |  | ||
| Название объекта в ARIS Toolset | Application system | ||
| Свойства | |||
| X | Название свойства в ARIS Toolset | Описание свойства | Пример значения свойства |
| О | Name | Краткое название информационной системы | Единый портал госуслуг |
| Р | Full Name | Полное наименование информационной системы | Единый портал государственных (муниципальных) услуг (функций) |
| О | Identifier | Идентификационный номер подразделения | 02 |
Данный вид объекта рекомендуется использовать для обозначения ведомственных информационных систем или информационных ресурсов.
Каждая система должна иметь уникальный номер в рамках одной модели.
- Дополнительные объекты
| Наименование объекта | Графическое изображение объекта в ARIS Toolset | Название объекта в ARIS Toolset | Назначение |
| Логические операторы (ИЛИ, исключающее ИЛИ, И) |  | Rule | Отражение элементарной логики следования в последовательности функций |
| Событие |  | Event | Фиксирует статус выполнения процесса или определяет дальнейшие шаги |
Обязательным атрибутом для объекта является только его наименование.