История и современность

Вид материала

Контрольные вопросы

Содержание 2. Составление и оформление документов в системе дипломатической службы Государственный герб Российской Федерации. Код формы документа. Наименование организации. Справочные данные об организации. Наименование вида документа. Регистрационный номер документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Место составления документа. Гриф ограничения доступа к документу. Гриф утверждения документа. Заголовок к тексту. Отметка о контроле. Отметка о наличии приложения. Гриф согласования документа. Отметка об исполнителе Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка о поступлении документа. Отметка о заверении копии. 3. Систематизация документов и контроль за их исполнением ... Полное содержание

Подобный материал:

• Землеустройство как комплекс мер по рациональной организации сельского хозяйства, 35.79kb.
• Международная научно-практическая конференция «кооперация: история и современность», 28.8kb.
• Социальная работа на урале: история и современность межвузовский сборник научных трудов, 2331.27kb.
• Русская Православная Церковь. История и современность. Для участия в работе конференции, 52.11kb.
• Тательная деятельность детского оздоровительного лагеря: история и современность сборник, 2465.08kb.
• Рекомендации Научно-практической конференции "Вепсы: история, культура, современность", 18.05kb.
• Доклад на научно-практической конференции «Народный костюм: история и современность», 84.34kb.
• Лев Николаевич Гумилёв, 3521.13kb.
• М. Ю. Зеленков мировые религии: история и современность учебное пособие, 2981.27kb.
• М. Ю. Зеленков мировые религии: история и современность Учебное пособие, 3369.49kb.

2. Составление и оформление документов в системе дипломатической службы

Требования к составлению и оформлению официальных доку­ментов в учреждениях дипломатической службы, как центральных, так и зарубежных, определяются государственными стандартами, общими для всей государственной системы Российской Федера­ции. При этом важно учитывать, что служебная переписка внеш­неполитического ведомства, а отчасти и загранучреждений более чем наполовину состоит из документов внутригосударственного характера. К этой категории в документообороте МИД в частности относятся документы, поступающие из Администрации Президен­та и Правительства Российской Федерации, Федерального Собра­ния Российской Федерации; ведомственная переписка с федераль­ными министерствами и ведомствами, властными структурами субъектов Российской Федерации, иными государственными и об­щественными организациями и учреждениями.

В настоящее время действует стандарт (ГОСТ Р 6. 30-97 в ре­дакции от 21.01.2000 г.), который устанавливает обязательные для всех видов и разновидностей официальных документов требования в части:

— состава реквизитов документов;

— оформления реквизитов документов;

— бланков и оформления документов;

— изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Эти требования распространяются как на традиционное дело­производство, основанное на бумажных носителях, так и на орга­низацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники. Их выполнение обеспечивает единство правил и практики документирования и создает инфор­мационную совместимость автоматизированных баз данных в рам­ках всей системы делопроизводства и документационного обеспе­чения дипломатической службы.

Дипломатический документ в его окончательном, исходящем варианте может отличаться по оформлению от документов обыч­ного Делопроизводства. Тем не менее многие реквизиты, принятые при составлении и внутреннем согласовании дипломатических до­кументов являются общими для всей системы делопроизводства и документационного обеспечения дипломатической службы.

В настоящее время полный формуляр-схема построения такого документа, т.е. его графическая модель включает в себя следую­щие основные реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации изо­бражение Государственного Герба помещается на бланках распо­рядительных документов министерств, ведомств, других органов власти (органов суда, прокуратуры, арбитража, внешних органов управления и др.) — постановлений, распоряжений, приказов, писем.

Изображение Государственного Герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа — в центре или в левом углу, например:


Герб

Министерство иностранных дел


Герб

Посольство

Российской Федерации


Код формы документа. Проставляется только на унифицирован­ных документах, форма которых предусмотрена общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации. В этом реквизите указывается офи­циальное наименование организации, от которой исходит доку­мент: Министерство иностранных дел Российской Федерации или сокращенно: МИД России.

Если автором документа является структурное подразделение министерства, то его наименование располагается ниже наимено­вания министерства:


Министерство иностранных дел

Российской Федерации (МИД России)

I Европейский департамент


Справочные данные об организации. Справочные данные об орга­низации, как правило, включают почтовый адрес, номера телефо­нов, телексов, адрес электронной почты. Этот реквизит присутст­вует только в письмах и располагается в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации». По своему значению он является юридическим адресом Министерства и в настоящее время имеет следующую форму: 121 200, г. Москва Г-200, Смолен­ская-Сенная площадь, дом 32/34.

Наименование вида документа. Этот реквизит указывает на на­значение документа, определяет состав его других реквизитов, со­держание и структуру текста. Наименование документов всегда пе­чатается прописными буквами, например: РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, АНАЛИТИЧЕСКАЯ СПРАВКА, ЗАПИСКА. Его распо­лагают в заголовочной части документа в центре или слева листа.

Дата документа — один из основных реквизитов документа, отсутствие которого лишает его юридической силы. Датой доку­мента является дата его подписания, утверждения или дата собы­тия, которое в нем зафиксировано.

Регистрационный номер документа. Регистрационный номер до­кумента проставляется, как правило, одновременно с его подписа­нием. Регистрационный номер исходящих документов включает несколько составляющих — индекс структурного подразделения и порядковый номер документа. Например: № 50/I ед., где 50 — по­рядковый номер, а I ед. — «I Европейский департамент» — индекс структурного подразделения. Регистрационный номер документа помещается рядом с реквизитом «Дата».

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот рек­визит проставляется только на ответах на ранее полученные доку­менты. Он включает регистрационный номер и дату документа, на которой дается ответ. Помещается при обычном делопроизводстве под реквизитом «Дата». В дипломатических документах ссылка на регистрационный номер и дату документа включается непосредст­венно в текст документа, как правило, в его протокольную часть. Например: «Министерство иностранных дел Российской Федера­ции свидетельствует свое уважение Посольству Соединенных Шта­тов Америки и, ссылаясь на его ноту №... от 15 ноября 2000 г., имеет честь сообщить следующее».

Место составления документа. Во многих случаях этот рекви­зит входит в почтовый адрес. В дипломатических документах ука­зание на место составления документа предшествует дате докумен­та и помещается в его заключительной части, к примеру: «Москва, 15 ноября 2000 г.» или «Париж, 15 ноября 2000 г.»

Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит пред­усмотрен Федеральным законодательством об информации, имею­щей секретный характер, или связанной с государственной тай­ной. Он проставляется в случаях, когда документ содержит секрет­ную или конфиденциальную информацию или сведения ограни­ченного распространения. Первая строка реквизита содержит от­метку: «Секретно», «Совершенно секретно», «ДСП» («Для служебного пользования») и номер экземпляра. Реквизит помещается в верхнем правом углу первого листа выше всех других реквизитов документа. Например: Секретно. Экз. № 1.

Адресат. Этот реквизит проставляется на всех исходящих до­кументах. Его наиболее полная форма состоит из следующих час­тей: наименование организации, учреждения, структурного под­разделения (в именительном падеже); указание должности адреса­та (в дательном падеже); почтовый адрес.

На документах, направляемых в правительственные учрежде­ния, как правило через фельдъегерскую связь, почтовый адрес не проставляется. Во внутригосударственной межведомственной пере­писке данный реквизит располагается в правой верхней части пер­вого листа документа.

Гриф утверждения документа. Этот реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами с кавычками), указания должности утверждающего документ лица, его подписи и даты ут­верждения. Реквизит располагается в левом верхнем углу первого листа документа следующим образом:


«УТВЕРЖДАЮ»

Министр иностранных дел

Российской Федерации

________________ И.С.Иванов

«_____» __________2001 г.


(подпись)

«____»__________2000 года.


Резолюция. Место резолюции — левый верхний угол документа. Она пишется от руки соответствующим должностным лицом и включает фамилию (или фамилии) исполнителя, содержание воз­можного поручения, сроки исполнения, подпись и дату. Резолю­ция может оформляться и на отдельном листе меньшего формата, который прикрепляется к документу.

Заголовок к тексту. Заголовок к тексту должен отражать суть и содержания документа, его характер. В некоторых документах он может опускаться и оформляется иной раз в кратких сопроводи­тельных письмах. Заголовок помещается после реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Отметка о контроле. Реквизит, содержащий отметку о контро­ле, принято оформлять буквой «К», словом или специальным штампом «Контроль». Отметка о контроле, как правило, делается на левом поле документа в верхней его части.

Отметка о наличии приложения. Если документ имеет прило­жение, упомянутое в самом тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: упомянутое на 10 л., в 2-х экз. Если приложение в тексте не названо, то желательно указать его наименование, количество листов и количество экземпляров.

Если приложение направляется не во все адреса, указанные в документе, то это обязательно отмечается в отметке о наличии приложения. К примеру: Приложение: упомянутое на 10 л., только в первый адрес.

Подпись. Подпись — обязательный реквизит любого докумен­та, относящегося к внутригосударственному служебному делопро­изводству. Однако в дипломатической переписке, например при направлении вербальной ноты или памятной записки, подпись не ставится. Реквизит «Подпись» предусматривает указание должнос­ти и расшифровку подписи. Однако если документ составлен на официальном или именном бланке, то фамилия должностного лица, поставившего подпись, не расшифровывается. Реквизит «Подпись» ставится после текста документа и реквизита «Прило­жение».

Если документ подписывается, то подпись ставится как прави­ло на первом экземпляре. При подписании документа лицами равного должностного уровня их подписи ставятся в один ряд. Если документ подписывают должностные лица разных уровней, то их подписи размещаются одна под другой в соответствии зани­маемым должностям.

Гриф согласования документа. Согласование может быть внеш­ним и внутренним. В первом в тексте документа указывается со­гласование содержания документа с должностным лицом или кол­легиальным органом учреждения или его органа, не являющихся авторами документа. Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВА­НО», наименования организации и фамилии должностного лица (как правило, не ниже заместителя руководителя министерства или ведомства).

Внутреннее согласование предусматривает визирование доку­мента должностными лицами (или лицом) данного учреждения. Виза означает согласие (или несогласие) конкретного должност­ного лица с содержанием документа и включает подпись визиру­ющего, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. В ряде случаев указывается также должность визирующего.

Визы проставляются на последнем листе подлинника докумен­та, а на исходящих документах — на последнем листе того экзем­пляра, который остается в учреждении и подшивается в дело. Внутреннее визирование документов как правило осуществляется в следующей последовательности: составитель документа; руково­дитель структурного подразделения, в котором составлен доку­мент; должностные лица других заинтересованных структурных подразделений; заместитель руководителя учреждения, курирую­щий данное направление или структурное подразделение. При не­обходимости документ также согласовывается с руководством фи­нансовой или юридической служб.

Реквизит «Виза» используется и при ознакомлении с докумен­том, включая резолюцию с соответствующим указанием о его ис­полнении. В этом случае необходима личная подпись конкретного сотрудника и дата ознакомления с документом и резолюцией.

Печать. Наиболее важные исходящие документы, перечень ко­торых определяется специальной инструкцией, удостоверяются печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица, либо содержания самого документа в тех случаях, когда подпись не ставится (например, на вербальных нотах министерст­ва или посольств).

Различаются гербовые печати и печати конкретных организа­ций. На официальных документах министерства и на дипломати­ческих документах ставятся только гербовые печати.

Печать размещается в нижней части последнего листа доку­мента таким образом, чтобы захватить часть наименования долж­ности лица, подписавшего документ или название места составле­ния документа и его даты (в вербальных нотах).

Отметка об исполнителе ставится только на документах, отно­сящихся к межведомственной или внутриминистерской перепис­ке. Она располагается на оборотной стороне последнего листа до­кумента в левом нижнем углу и включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка проставляется на исполненных документах, подлежа­щих списанию в дело. Отметка «В дело» иногда сопровождается краткими сведениями о ходе исполнения документа и номером досье или дела, в котором документ будет храниться, а также под­писью исполнителя или руководителя структурного подразделе­ния, в котором был исполнен документ и датой его списания в дело.

Отметка о поступлении документа. Этот реквизит включает наименование организации, его структурного подразделения, по­сольства, в которые поступил документ, дату поступления доку­мента (при необходимости также часы и минуты) и его входящий регистрационный номер. В ряде случаев на документе делается отметка для его автоматического поиска, которая включает имя файла, код оператора и другие поисковые данные, установленные в организации.

Отметка о заверении копии. В случае необходимости заверения соответствия копии документа подлиннику и для придания ей юридической силы делается надпись «Верно». Она включает лич­ную подпись лица, заверившего копию и ее расшифровку. При пересылке копии документа в другую организацию она удостове­ряется печатью.

Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, как правило, составляются на специ­альных бланках. В соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-97 установлены два основных формата бланков документов — А4 (210x297 мм) и А5 (147x210 мм). Допускается также использо­вание бланков иных форматов (A3 и А6).

Бланки, воспроизводящие постоянную информацию, изготов­ляются типографским способом или вводятся в память компьюте­ра и автоматически выводятся при распечатке документов.

В центральном аппарате МИД, в дипломатических и консуль­ских представительствах за рубежом в основном используются три вида бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа (например, бланк приказа). Набор реквизитов об­щего бланка министерства включает герб; официальное наимено­вание министерства; наименование структурного подразделения министерства (к примеру, I Европейский департамент); наимено­вание вида документа; дату; номер (индекс документа); место со­ставления документа.

3. Систематизация документов и контроль за их исполнением

Порядок прохождения дипломатических и служебных докумен­тов (иначе, документооборот) в системе Министерства иностран­ных дел предусматривает целый ряд этапов: а) прием, первичная обработка и разметка; б) регистрация и рассмотрение докумен­тов на уровне руководителя соответствующего структурного под­разделения; в) направление документа исполнителю; г) испол­нение документа и контроль за его исполнением; д) списание в дело исполненных документов для хранения с последующей передачей в архив. При регистрации документов на них ставится особый регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступающего документа, дату поступления, количество листов документа.

Нумерация писем, телеграмм, факсов, других входящих и исхо­дящих документов ведется, как правило, в пределах календарного года арабскими цифрами.

Предварительное рассмотрение входящих документов включает также распределение всех документов на два основных потока: для доклада руководству министерства и на рассмотрение непосредст­венно в заинтересованные структурные подразделения министер­ства без резолюции руководства.

Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, подлежат особой систематизации, обес­печивающей их сохранность и оперативный поиск. Документы как правило группируются в отдельные дела по следующим принципи­альным признакам:

— номинативный (по разновидности документов): вербальные и личные ноты, справки и т.п.;

— авторский (по авторам документов дела): документы Колле­гии министерства, министра, заместителей министра, начальников департаментов и т.д.;

— корреспондентский (по названию корреспондента): приме­ром может служить переписка с посольствами стран, входящими в ведение того или иного территориального департамента;

— предметно-вопросный (группируются документы по одному конкретному вопросу): к примеру, переписка с Министерством культуры Российской Федерации о создании Российского культур­ного центра в столице одного из иностранных государств;

— хронологический: годовые отчеты, квартальные политичес­кие письма, поступающие из посольств.

Важным элементом систематизации и учета документов являет­ся номенклатура дел. Она служит основой для составления отдель­ных описей дел постоянного и временного хранения. Форма но­менклатуры включает тематический индекс каждого отдельного дела, который присваивается всем однородным делам, формируе­мым в различных структурных подразделениях министерства и в его загранучреждениях.

Система контроля исполнения, принятая в МИД России, на­правлена на обеспечение своевременного и качественного испол­нения поручений и заданий, в том числе со стороны высшего по­литического руководства страны, а также на проверку исполнения служебных документов. В основу всей контрольной деятельности в министерстве положен принцип непрерывного текущего или опе­ративного контроля, который по общепринятому мнению является наиболее эффективным видом контроля¹. Такой контроль, в част­ности, предусматривает постоянное контролирование исполнения поручений в установленные сроки и хода подготовки служебных документов; информирование руководства о всех случаях задержек с исполнением поручений; обобщение работы по исполнению до­кументов, а также разработку конкретных мероприятий и предло­жений по усилению эффективности контроля за исполнением по­ручений.

Главным структурным подразделением министерства, в функ­ции которого входит организация и проведение контрольной дея­тельности на постоянной основе, является Генеральный секрета­риат. В его состав входит целый ряд специализированных отделов: отдел документационного обеспечения; отдел коллегии и контро­ля; отдел координации; отдел информационного обеспечения загранпредставительств; отдел по работе с письмами и личными об­ращениями; личная канцелярия министра; несекретная канцеля­рия; секретная канцелярия; центральное машбюро.

Каждый из указанных отделов укомплектован соответствую­щим составом специалистов. Многие прошли специальную подго­товку по вопросам машинописи и стенографии, компьютерной об­работки документов, информационным технологиям, архивному делу и особенностям ведения секретного делопроизводства.

Генеральный Секретариат министерства выполняет следующие функции в части дипломатического документирования и служеб­ного делопроизводства:

— разрабатывает общую номенклатуру дел министерства, обес­печивает хранение дел и оперативное использование документов;

— разрабатывает и внедряет унифицированные формы доку­ментов Министерства;

— осуществляет экспедиционную обработку и регистрацию до­кументов;

—обеспечивает своевременное поступление к руководству ми­нистерства документов, их разметку в подразделениях, контроль за правильностью их оформления;

—осуществляет контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки;

— осуществляет контроль за работой с документами в струк­турных подразделениях министерства и в его загранучреждениях, обеспечивает правильность формирования и оформления дел, под­лежащих сдаче в архив;

— ведет работу по письмам и заявлениям граждан.

Все документы, которые связаны с исполнением конкретных поручений, учитываются в особом журнале и в карточке контроля. В них фиксируются дата, регистрационный номер, вид и краткое содержание документа или поручения, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении.

Служебные документы снимаются с контроля после полного решения поставленных в них вопросов. Отметка об исполнении делается как на самом документе, так и в журнале и карточке кон­троля.

4. Дипломатическая документация и дипломатическая переписка

Дипломатическая документация или, иначе, документирова­ние — это запись политической и дипломатической информации на различных носителях по установленным правилам в целях ее после­дующего использования. Различаются две основные категории таких документов — носителей информации: а) официальные до­кументы, посредством которых осуществляются письменные, сно­шения между государствами и другими субъектами международ­ных отношений и б) внутренние документы, обеспечивающие дея­тельность органов государственной власти, различных ведомств, организаций и учреждений в сфере внешней политики.

Дипломатическая документация является неотъемлемой и важ­нейшей частью дипломатии как основного инструмента внешней политики государства. Любой дипломатический документ, таким образом, это прежде всего «государственная бумага». По офици­альному дипломатическому документу судят в первую очередь не только о внешней политике государства, но и о профессионализме дипломатической службы, слаженности и выучке государственного аппарата в целом.

Дипломатическая переписка ведется между суверенными государ­ствами, другими полноправными субъектами международного права и их полномочными представителями. Она требует строго учета право­вого равенства партнеров, взаимного уважения и корректности. Именно эти принципы определяют конструктивность международ­ных отношений, регулярное и содержательно насыщенное много­стороннее общение суверенных государств, высокую эффектив­ность дипломатии.

Официальную переписку на дипломатическом уровне от обыч­ного служебного делопроизводства отличает соблюдение целого ряда особых норм международно-правового характера, протоколь­ных требований, а также устоявшихся обычаев и традиций. От­ступление от общепринятых в дипломатической переписке норм, а тем более их игнорирование, могут быть восприняты не только как свидетельство низкой культуры делопроизводства, но и как проявление неуважения к стране-адресату. Вряд ли есть еще одна область служебного делопроизводства, в которой как в дипломатии столь четко прослеживалась бы внутренняя взаимосвязь между смысловым содержанием документа, его внешней формой и тех­ническим исполнением.

Дипломатические документы могут отличаться друг от друга своим содержанием, назначением и протокольными особенностя­ми. На их стиле сказываются традиции, языковые, исторические и культурные особенности отдельных стран. Однако с точки зрения формального построения, того, что называют архитектурой доку­мента, все они следуют традиционной схеме, включают целый ряд элементов (реквизитов), которые имеют постоянный, неизменный характер. Остановимся на некоторых из них.

Обращение. Оно указывает на должность или официальный титул адресата. Например: Уважаемый господин Президент, Ува­жаемый господин Министр, Уважаемый господин Посол или По­сланник. В обращении может также присутствовать почетный титул (титулование) адресата. К примеру: Ваше превосходительст­во господин Посол.

При обращении к духовным лицам употребляются следующие формы: к папе римскому и патриархам: Ваше Святейшество; к митрополитам: Ваше Высокопреосвященство; к кардиналам: Ваше Высокопреосвященство господин кардинал; к архиеписко­пам и епископам: Ваше Преосвященство (в англоязычных стра­нах к архиепископу: Ваша светлость и к епископу Ваша ми­лость); к духовным лицам и священникам без указания официаль­ного титула: монсиньор или (в англоязычных странах) Ваше пре­подобие.

При обращении к Великому магистру Мальтийского Ордена (полное название Ордена — Суверенный военный орден госпита­льеров Св. Иоанна Иерусалимского Родоса и Мальты); Россия поддерживает с Орденом официальные отношения) придерживаются следующего титулования: Его Высочество князь и Великий Магистр.

Комплименты. Это выражения вежливости, которыми начина­ется и/или завершается письмо, послание, нота или любой другой документ. Комплименты могут меняться в зависимости от характе­ра переписки. Они, к примеру, могут быть следующими: в начале послания, личной ноты или письма полуофициального характера, направленным главе государства, правительства, председателю парламента, министру иностранных дел, послам или другим долж­ностным лицам равного им положения или ранга: имею честь; в завершение: прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем самом высоком к Вам уважении. В отношении заместите­лей министра, директоров департаментов, если у них нет личного ранга посла, временных поверенных в делах, посланников, совет­ников посланников, генеральных консулов и других лиц равного им положения применяется комплимент в форме: в моем высоком уважении.

В случаях межправительственной переписки используется сле­дующий комплимент: «Правительство Российской Федерации сви­детельствует свое уважение». В личной переписке полуофициаль­ного характера могут использоваться и такие формы комплимен­тов как: «С глубоким уважением», «С уважением», «Искренне Ваш».

Основное предметное содержание документа. Оно состоит из смыслового ядра, включающего фактическое содержание и аргументационную часть. Предметное содержание документа при всей условности такого подразделения может быть квалифицировано, к примеру, по следующим категориям: информация о намечаемых или проводимых акциях, имеющих международное значение; из­ложение политической или международно-правовой позиции по той или иной проблеме; выдвижение конкретных предложений; заявление протеста или выражение озабоченности; оформление договоренности или достигнутой степени согласия.

Подпись. Личная подпись удостоверяет документ, следует сразу же после заключительного комплимента. Подпись должна быть разборчива. Если письмо составлено на официальном или имен­ном бланке, то фамилия лица, поставившего свою подпись обыч­но не печатается.

Традиционные протокольные формулы: обращение к лицу, ко­торому адресован документ, выражение уважения адресату в нача­ле документа и заключительный комплимент в его конце исполь­зуются не только в официальной переписке дипломатического ха­рактера, но и в других официальных документах, связанных с перепиской международного характера. К такой переписке, в част­ности, относится официальная переписка министерств и ведомств Российской Федерации с министерствами и ведомствами других стран в пределах предоставленных им полномочий, а также меж­дународная переписка субъектов Российской Федерации и их офи­циальных органов по вопросам международных и внешнеэкономических связей в соответствии с федеральным законом «О коорди­нации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации».

Кардинальные сдвиги, произошедшие в современной диплома­тии, утверждение в ней открытости и гласности, демократизация ее методов, возрастание роли международных организаций лишь отчасти сказались на традиционных формах дипломатической переписки. Но вот протокольные формулы — правила, традиции и условности, принятые при составлении документов международного характера практически не изменились.

Как и прежде к числу важнейших документов дипломатичес­кой переписки относятся:

— ноты (вербальные и личные);

— памятные записки;

— меморандумы;

— заявления, послания и письма на уровне государственного руководства (глав государств и правительств, руководителей внеш­неполитических ведомств);

— полуофициальная переписка (личные письма полуофици­ального характера).

Нотная переписка по традиции остается наиболее распростра­ненной формой официальных сношений между дипломатически­ми представительствами и дипломатическими ведомствами в стра­не пребывания. Их тематика охватывает самый широкий круг проблем, относящихся к взаимоотношениям государств: внешняя политика, экономика, культура, парламентские связи, подготовка двусторонних соглашений, обмены визитами представителей обеих стран и т.д., а также конкретные вопросы, связанные с функционированием дипломатического представительства.

Вербальная нота. Специфика вербальной ноты состоит в том, что она исходит непосредственно от Министерства иностранных дел или загранпредставительства. Текст составляется в третьем лице и не подписывается, что, как считается, дополнительно подчеркивает ее официальный характер. В ряде стран вербаль­ную ноту принято парафировать. В этом случае соответствую­щая отметка делается в конце заключительного абзаца текста ноты.

Текст вербальной ноты печатается на специальном нотном бланке, изготовленным типографским способом. На вербальной ноте проставляется порядковый номер, дата, указывается отправи­тель и место отсылки. Вербальная нота во всех случаях скрепля­ется гербовой печатью соответствующего учреждения — минис­терства или посольства.

Обычная начальная формула вербальной ноты выглядит следу­ющим образом: «Министерство иностранных дел Российской Фе­дерации свидетельствует свое уважение Посольству (следует пол­ное название страны) и имеет честь сообщить ему (далее идет текст)». Завершается вербальная нота традиционным комплиментом: «Министерство (или Посольство) пользуется этим случаем, чтобы вновь засвидетельствовать свое уважение Посольству». За­ключительный комплимент ноты, если в ней содержится какая-либо просьба, носит следующую форму: «Министерство заранее благодарит Посольство за удовлетворение настоящей просьбы».

Адрес во всех случаях печатается в нижнем левом углу первой страницы вербальной ноты. Этот же адрес печатается и на кон­верте, в котором отправляется вербальная нота.

Личная нота. Этот документ адресуется конкретному лицу и пишется в первом лице от имени подписавшего ноту. Личные ноты направляются государственным деятелям, иным должност­ным лицам страны пребывания, коллегам по дипломатическому корпусу, в том числе по различным вопросам протокольного ха­рактера: поздравления по случаю национальных праздников, дру­гих важных событий в государственной жизни, а также в тех слу­чаях, когда желательно подчеркнуть особую заинтересованность в том или ином вопросе. По оформлению личное послание и лич­ная нота, кроме обращения в первом лице, сходны с вербальной нотой: они печатаются на нотном бланке на специальной бумаге с государственным гербом Российской Федерации, вытесненным на первой странице послания или ноты. В правый верхний угол выносится название города и дата отправления (число, месяц и год). Под текстом личного послания или ноты следует личная подпись лица, которое направляет послание. Печатать фамилию и должность подписывающего послание не принято. Печать на лич­ной ноте не ставится. На подлиннике личной ноты исходящий номер не проставляется.

Наиболее распространенными формами обращения, приняты­ми в личных нотах, являются: «Уважаемый господин Министр», «Господин посол», «Ваше Превосходительство». Комплимент, ко­торым заканчивается текст личной ноты, как правило, выглядит следующим образом: «Прошу Вас (указывается должность) при­нять уверения в моем самом высоком к Вам уважении».

В послании и в личной ноте адрес пишется в левом нижнем углу первой страницы независимо от числа страниц текста. Адрес состоит из титулования, затем из имени и фамилии, пол­ной официальной должности этого лица, полного официально­го (по конституции) названия страны и ее столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота или письмо.

Специфику нотной переписки с использованием вербальных и личных нот можно было бы проиллюстрировать на примере под­готовки переговоров с заключением двустороннего соглашения с участием Российской Федерации.

После получения посольством соответствующего указания из Москвы в Министерство иностранных дел страны пребывания на­правляется вербальная нота, оформленная следующим образом:


Посольство Российской Федерации

№ 000

Посольство Российской Федерации свидетельствует свое уважение Министерству иностранных дел (название страны) и имеет честь со­общить, что Правительство Российской Федерации с учетом догово­ренности, достигнутой в ходе официального визита в Москву Мини­стра иностранных дел (название страны и фамилия министра) под­тверждает свое намерение провести переговоры о заключении нового Соглашения о ... и готово с этой целью направить в (название города) свою делегацию.

Посольство пользуется случаем, чтобы возобновить Министерству уверения в своем самом высоком уважении.


Министерству (название города,

иностранных, дата

дел

(название страны и города) мастичная печать посольства)

В ответ внешнеполитическое ведомство страны пребывания на­правляет в посольство Российской Федерации вербальную ноту следующего содержания:


Министерство иностранных дел

№ 000

Министерство иностранных дел (полное конституционное назва­ние страны) свидетельствует свое уважение посольству Российской Федерации и, ссылаясь на ноту посольства (№ ноты и число), имеет честь сообщить о согласии провести двусторонние переговоры о за­ключении нового Соглашения о ... в Москве, либо в (название города страны пребывания) в самое ближайшее время, к примеру (называют­ся даты).

Министерство иностранных дел пользуется этим случаем, чтобы выразить посольству Российской Федерации чувства своего самого высокого уважения.

Посольству (название города,

Российской дата,

Федерации печать Министерства)

Посол Российской Федерации, желая подчеркнуть важность за­ключения двустороннего Соглашения, направляет министру ино­странных дел страны пребывания личное письмо:


Посол Российской Федерации

(город, дата)


Уважаемый Господин Министр,

Искренне благодарю Вас за положительный ответ на предложение Правительства Российской Федерации о заключении нового Соглаше­ния о ... Насколько мне известно, уже в ближайшее время планируется проведение ответного визита Министра иностранных дел Россий­ской Федерации в ... (название страны). В этой связи не стоит ли по­думать о возможности того, чтобы приурочить подписание нового Со­глашения к визиту Министра в Вашу страну.

Прошу Вас, господин Министр, принять уверения в моем самом высоком уважении.


(личная подпись посла)


Адрес в личном письме пишется только на конверте. В данном случае: Его превосходительству господину (имя, фамилия) Мини­стру иностранных дел (полное название страны министра и назва­ние столицы).

Личное письмо по своему оформлению от личной ноты почти не отличается. Личное письмо также печатается (или пишется) на официальном бланке, в левом верхнем углу которого вытеснены или напечатаны слова «Посол Российской Федерации» (на бланке личной ноты слова «Посольство Российской Федерации»). Фами­лия и должность подписывающего личное письмо не печатаются. Заключительный комплимент может быть упрощен и сведен к фразе: «С глубоким уважением», «С наилучшими пожеланиями» и т.д. Обращение может быть и нестандартным: «Дорогой Посол», «Дорогой друг» или «Мой дорогой».

Если же нотная переписка по вопросу о заключении соглаше­ния завершается направлением очередной вербальной ноты, а не личного письма, то в ноте такого рода обязательно должны быть ссылки на предшествующую переписку: «Посольство Российской Федерации свидетельствует свое уважение Министерству ино­странных дел (название страны) и, ссылаясь на ноту Посольства (№ ноты и дата ее отправления) и в ответ на ноту Министерства (№ ноты и дата), имеет честь сообщить, что российская сторона готова провести переговоры о заключении нового Соглашения о ... в названные сроки. Делегацию Российской Федерации возглавит (фамилия и должность)».

Памятная записка. Ее цель подчеркнуть важность сделанного заявления или обращения с просьбой, предупредить возможность неправильного толкования или неправильного понимания изло­женного устно. Памятная записка, как правило, не посылается ад­ресату, а вручается лично в ходе беседы.

В отличие от вербальной или личной ноты памятная записка не скрепляется печатью и не имеет порядкового номера. Ее офор­мление ограничивается указанием даты и места отсылки. По внешнему виду памятная нота представляет собой обычный (не гербовый) лист бумаги, на котором изложен соответствующий текст.

Текст памятной записки составляется в безличной форме: «до­водится до сведения», «обращается внимание», «сообщается», «возбуждается просьба» и т.д. Она не содержит ни обращения, ни заключительного комплимента, однако в большинстве случаев тексту предшествует надпись: «Памятная записка».

Меморандум. Это документ, детально излагающий ту или иную проблему принципиальной важности и имеющий своей целью проведение дальнейших как правило межгосударственных перего­воров. Меморандум оформляется как памятная записка, вручается лично или пересылается с нотой. В последнем случае меморандум печатается не на простой, а на нотной бумаге.

Международный договор. Отдельной отраслью работы с дипло­матической документацией является подготовка текстов междуна­родных договоров. Оформление договорных текстов во многом за­висит от характера содержания договора и от его видовой класси­фикации.

Договоры могут быть политическими, экономическими, науч­но-техническими, по культурным или правовым вопросам и т.д. Бывают двусторонними или многосторонними. В соответствии с федеральным законом «О международных договорах Российской Федерации» международные договоры, заключаемые Россией, подразделяются на межгосударственные, межправительственные и межведомственные. При их составлении используется специальная терминология и договорные понятия: «участник», «третье государ­ство», «стороны в договоре» и т.д.

Международные договоры могут иметь самые различные на­именования: соглашения, конвенции, трактаты, пакты, протоколы, акты, заявления, статуты, хартии, коммюнике и т.д. Однако назва­ние договора либо его отсутствие принципиального юридического значения не имеют. По структуре, независимо от их наименования и классификации, договор состоит из следующих элементов: на­звания, преамбулы, основной и заключительной частей, подписей сторон. Основная часть договора делится на статьи и разделы, ко­торые в ряде случаев могут иметь собственные наименования. Подписи представителей государств под двусторонним документом располагаются друг против друга или одна под другой.

Заключительная часть договора содержит условия его вступле­ния в силу и прекращения действия, указание об аутентичности (подлинности) текстов на языках, на которых составлен договор.

Тексты договоров печатаются на особой договорной бумаге, прошнуровываются специальной тесьмой национальных цветов соответствующего государства и скрепляются сургучной печатью с гербовым оттиском.

Международные договоры могут иметь приложение в виде про­токолов, правил, обменных писем и др. Согласно международной практике в экземпляре договора, предназначенном для данного го­сударства — участника договора, название этого государства, под­писи его уполномоченных, а также текст договора на языке этого государства ставится на первом месте.

На экземпляре другого государства все эти атрибуты ставятся соответственно на второе место. Такого рода практика называется альтернатом (чередованием). В этом случае заключительная часть договора приобретает следующую форму:

«Совершено в Москве, 15 апреля 2000 г. в двух экземплярах, каждый на русском и (указывается язык другого участника догово­ра), причем оба текста имеют одинаковую силу». В заключитель­ной части содержится также указание о сроке действия договора. К примеру: «Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания». Или «Договор заключен на неопределенный срок и остается в силе до тех пор, пока не будет денонсирован одной из Договаривающихся сторон». В этом случае договор прекращает свое действие через шесть (к примеру) месяцев после заявления о денонсации. Возможна и другая формула: «Настоящий договор вступает в силу на тридцатый день после обмена ратификацион­ными грамотами и будет оставаться в силе до тех пор, пока одна из Высоких Договаривающихся Сторон не денонсирует его, пред­варительно уведомив об этом за один год».

Кроме собственно дипломатических документов к делопрои­зводству внешнеполитического характера относятся внутренние документы, которые готовят внешнеполитические ведомства (в России Министерство иностранных дел РФ) и дипломатические представительства. Наиболее ответственными из них являются до­кументы, связанные с подготовкой и проведением официальных внешнеполитических акций на уровне политического руководства страны. В этих случаях готовится специальный «пакет» докумен­тов, который делится на политическую и справочные части.

Политическая составляющая Пакета документов — это прежде всего записка с изложением политических целей соответствующей акции и с указанием основных задач, которые необходимо решить в ходе переговоров и встреч. Политическая записка, как правило, сопровождается т.н. «оргзапиской», в которой детально представ­лена протокольная часть визита с указанием точного времени про­ведения тех или иных мероприятий (официальные встречи и пере­говоры, визиты, участие в мероприятиях культурного или познава­тельного характера и т.д.), а также круга должностных лиц, при­влекаемых к соответствующим мероприятиям.

Политическая и международно-правовая позиция фиксируется в отдельном особом документе — памятке к беседам или перегово­рам. Именно в памятке цели и задачи переговоров приобретают конкретное словесно-документационное оформление. Поэтому, чем яснее и точнее будут сформулированы эти цели и задачи, а также сопутствующие им предложения, тем больше возможностей для проведения серьезного и конструктивного диалога и для успе­ха переговоров в целом. В памятке перечисляется тематика бесед или переговоров. При этом изложение материала по каждой теме делится на две части: краткое и четкое изложение состояния во­проса и столь же четкая и ясная позиция, которую следует довести до собеседника.

В пакет переговорных материалов, как правило, входит проект итогового документа: совместной декларации, заявления или под­писного документа-соглашения, договора, конвенции и т.д. Опыт показывает, что проект итогового документа, с одной стороны, содержит т.н. «запрос» — требование, в максимальной степени отве­чающее интересам стороны, вносящей проект документа, а с дру­гой — его положения должны учитывать возможность достижения взаимопонимания и на его основе взаимоприемлемого компро­мисса уже на самих переговорах.

Справочные материалы включают фактическую справку по со­ответствующей стране (иногда ее называют «справкой по схеме»), справки по отдельным конкретным темам, а также деловые харак­теристики тех лиц, с которыми предполагается проведение перего­воров. Фактическая справка носит по преимуществу страноведчес­кий характер и состоит из следующих разделов: общие сведения о соответствующей стране, ее государственное и конституционное устройство с перечислением высших должностных лиц и основных политических партий, профсоюзных и общественных объедине­ний, экономическое положение, включая торговые связи с Рос­сией.

Делопроизводство внешнеполитического характера включает также документы, которые составляются в дипломатических и консульских учреждениях, а также в представительствах при меж­дународных организациях и которые предназначаются для внут­реннего пользования.

Среди них наиболее важными являются годовые политические отчеты, квартальные политические письма, шифртелеграммы. Кроме того, к документам внутреннего дипломатического дело­производства относятся информационно-справочные материалы; политические характеристики политических, общественных деяте­лей страны пребывания, представителей делового мира, культуры, дипломатии: обзоры печати, касающиеся конкретного события в политической жизни страны пребывания или в двусторонних от­ношениях; записи бесед руководителей загранучреждений и других дипломатических сотрудников; консульские статистические отчеты и переписка по консульским вопросам.

Свои особенности имеются и в документационном оформлении бесед и переговоров. С точки зрения документационного оформле­ния дипломатических бесед все их разновидности можно свести к двум основным видам: а) индивидуальные рабочие беседы с изло­жением сведений, представляющих конкретный информационный интерес и б) развернутые беседы. Последние касаются бесед на высшем и высоком уровне или в ходе официальных переводов, ко­торые зачастую приближаются к стенографическим записям.

Оформление индивидуальной беседы состоит из следующих элементов: авторская принадлежность, заголовок, подпись и раз­метка. Авторская принадлежность выражается в виде надписи в верхнем левом углу первой страницы текста: «Из дневника Ивано­ва И.И.» При этом должностное положение автора беседы не ука­зывается. В заголовке, напротив, обязательно должно присутство­вать упоминание о должности автора беседы и должностном или официальном положении его собеседника. В конце беседы указы­вается должность, фамилия, личная подпись.

Если в беседе или переговорах участвовало несколько человек, то этот факт также отмечается в заключительном абзаце записи. Примером такой отметки может быть следующий: «В беседе участ­вовали (или на беседе присутствовали) с российской стороны ...; с итальянской стороны ...».

Оформление развернутых бесед или переговоров, особенно на высоком уровне (глава государства, правительства, министр ино­странных дел и т.п.), имеет свою специфику. Упоминание о днев­никовом характере записи опускается, а само заглавие беседы при­обретает вид: «Запись основного содержания беседы Президента Российской Федерации В.В.Путина с Президентом Италии К.А. Чампи. Дата». При этом подпись высокого должностного лица не ставится, однако в заключительной части записи упоминается фамилия сотрудника (иногда с указанием его должности), который записал или переводил и записал беседу.

На последней странице записи беседы, чаще всего в левом нижнем углу проставляется т.н. «разметка», — перечень фамилий должностных лиц и наименований отделов соответствующих ве­домств, по адресам которых рассылаются записи бесед. Содержа­ние разметки носит внутренний характер, поэтому на экземплярах записей бесед, предназначенных для внешней рассылки (в данном случае в Управление по международному сотрудничеству Минис­терства финансов Российской Федерации) разметка снимается.

Конкретные приемы подготовки к беседам и переговорам, осо­бенности их проведения в значительной степени зависят от видов дипломатических бесед, их уровня, содержания, характера собе­седников, места проведения, а также многих других причин. Тем не менее, сложились определенные правила записи бесед, следова­ние которым значительно облегчает их использование в качестве одного из важнейших базовых документов информационного обес­печения дипломатической службы. К их числу относятся:

— указание на то, по чьей инициативе состоялась встреча. К примеру: «Сегодня был приглашен в Министерство иностранных дел (название страны пребывания) к начальнику департамента по вопросам разоружения» или «В соответствии с указанием руковод­ства Министерства встретился сегодня с Послом Италии в Москве и обсудил с ним программу предстоящего официального визита Президента Италии в Россию»;

— характеристика собеседника. Характеристика, хотя бы самая краткая, особенно важна, если речь идет о первой встрече и плани­руется развитие контактов с данным лицом в будущем. Во всяком случае, всегда полезны упоминания в записи беседы об особой ком­петенции собеседника в обсуждаемых проблемах, о его непосредст­венном участии в разработке соответствующих позиций т.д.;

— построение и объем информационного содержания беседы. Из­ложение информации, передаваемой собеседником, особенно если речь идет об официальной позиции или об официальном поруче­нии, должно быть максимально точным и полным. Очень важно, чтобы в записи были четко разграничены сама информация и возможные комментарии или разъяснения к ней со стороны собесед­ника. Нет ничего предосудительного и в том, что по ходу беседы делаются пометки и задаются уточняющие вопросы.

Столь же важно довести до собеседника в полном объеме букву и дух, содержание и смысл информации, передаваемой с нашей стороны. Если речь идет об устном заявлении, то представляется целесообразным включать его содержание непосредственно в текст записи беседы. В случае обсуждения в ходе беседы нескольких во­просов или исполнения целого ряда поручений стоит пронумеро­вать или выделить иным образом каждую отдельную тему;

— характер ответной реакции и комментарии. При проведении бесед по официальному поручению руководства или с официаль­ными представителями страны пребывания встает, как правило, вопрос об ответной реакции на переданную в ходе беседы инфор­мацию или на сделанные предложения. В зависимости от содержа­ния информации и характера предложений ответная реакция может быть как формальной, так и по существу обсуждаемых во­просов. В первом случае, если беседует глава дипломатического представительства, ответная реакция может ограничиваться обеща­нием информировать о беседе руководство страны, Министерство иностранных дел или доложить руководству посольства (предста­вительства), если беседует сотрудник посольства.

Развернутая и содержательная реакция на высказывания собе­седника желательна, а иногда просто необходима. Однако важно, чтобы при оформлении записи беседы всем высказываниям и комментариям было бы отведено разумное место с тем, чтобы полнее раскрыть содержание беседы, оттенить позицию собесед­ника.

Высокий профессионализм, компетентность и навыки в работе с дипломатическими и другими служебными документами во все времена были отличительной чертой человека, посвятившего себя дипломатической службе. Современная дипломатия, будучи в ко­нечном счете, сложной управленческой системой, диктует новые, гораздо более жесткие требования к дипломатическим документам, их структуре, характеру изложения материала, подбору информа­ционных источников, выводам и рекомендациям. Сегодня на пер­вый план выходят такие черты дипломатических документов как убедительность, своевременность и доступность. В немалой степе­ни эти цели достигаются посредством грамотной и эффективной организацией документооборота и делопроизводства в системе дипломатической службы, постоянным контролем за накоплени­ем, обработкой, хранением и эффективным использованием ин­формации.

Контрольные вопросы

1. Назовите обязательные реквизиты официального документа.
   
2. Из каких этапов состоит движение документов в системе дипло­матической службы Российской Федерации?
   
3. Дайте определение содержания дипломатической и деловой переписки международного характера.
   
4. Назовите категории дипломатической и деловой переписки.
   
5. Что понимается под основными элементами дипломатического или служебного документа?
   
6. Чем отличается вербальная нота от личной?
   
7. В чем особенности внутриведомственного делопроизводства по международным вопросам?
   
8. Какие документы относятся к международным соглашениям?
   
9. Что такое смысловое ядро документа, его аргументационная и фактологические части?
   
10. Перечислите основные требования, которые предъявляются к оформлению дипломатических документов.
    

Литература

1. О государственной тайне. Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485 // Собрание законодательства РФ. 1997. № 41. ст. 46717// Собрание законодательства РФ. 1997. № 41. Ст. 4673.
   
2. Унифицированные системы документации. Система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6. 30-97. М., 1997.
   
3. Борунков А.Ф. Дипломатический протокол в России и диплома­тический этикет. М., 1993.
   
4. Вуд Дж., Сорре Ж. Дипломатический церемониал и протокол. М., 1974.
   
5. Делопроизводство в системе государственного управления. Учебно-практическое пособие. М., 2001.
   
6. Ковалев А.Г. Азбука дипломатии. М., 1993.
   
7. Молочное Ф.Ф. Дипломатический протокол и дипломатическая практика. М., 1979.
   
8. Попов В.И. Современная дипломатия: Теория и практика. Курс лекций. Часть 1. Дипломатия — наука и искусство. М., 2000.
   
9. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М., 2000.