Розділ 3 облік фінансово-розрахункових операцій

Вид материала

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7

Кредит субрахунка ___№ 301___
До дебету субрахунків
321	323	362	641	661	662					Разом
14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24
1168,25	151,84	24,04		5014,55	4168,43					10 528,13
		4,00		1148,02	54,93					1202,95
	19,24			8050,44						8069,68



2700,54	123,97	58,73	2,05	16 998,53	5398,11					25 241,73
Залишок на кінець місяця за меморіальним ордером — 965,86

Перевірив: ________________ ___________________ ___________________

(посада) (підпис) (ініціали і прізвище)

«

___» ______________ 20 ___ р. Додаток на ________ аркушах

Прибуткові та видаткові касові ордери перш ніж їх буде передано до каси установи, реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних відомостей на виплати з оплати праці, реєструються після здійснення цих виплат.

Готівка з каси видається тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Видача грошей може також здійснюватися за дорученням, оформленим в установленому порядку.

Після закінчення встановлених строків виплат, пов’язаних з оплатою праці, стипендій за платіжними відомостями, касир у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, ставить штамп «Депоновано». Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформлюються видатковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Підставою для цього є квитанція до об’яви на внесення готівки до установи банку.

Цей документ складається з трьох частин:

1) верхньої, яка залишається в банку;

2) середньої (квитанція), що передається касирові;

3) нижньої (ордер), яка також повертається з банку до установи разом із випискою банку після зарахування грошей на реєстраційні чи поточні рахунки.

Видача з каси готівки, що не підтверджена підписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.

З метою контролю за схоронністю готівкових коштів в установах та організаціях проводиться інвентаризація кас. Для цього за письмовим наказом керівника призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт, де за наявності розбіжностей з даними обліку зазначаються сума нестачі чи лишків,
а також причини їх виникнення.

Щоденний звіт касира має ретельно перевірити бухгалтер, до функціональних обов’язків якого входить перевірка звітів касира та ведення синтетичного обліку касових операцій. Бухгалтерські записи ведуть на підставі перевірених відривних сторінок другого примірника касової книги й доданих до них документів, систематизуючи їх у меморіальному ордері № 1 (накопичувальна відомість за касовими операціями ф. № 380 (бюджет), табл. 3.8. Якщо касові операції виконуються в національній та іноземній валюті, то меморіальні ордери складаються та нумеруються відповідно № 1-1, № 1-2 і т. д. Схему облікового процесу за касовими операціями наведено на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Схема облікового процесу
за касовими операціями бюджетних установ

Для синтетичного обліку наявності та руху грошових коштів у касі (див. рис. 3.5) призначено активний грошовий рахунок № 30 «Каса», який має два субрахунки: № 301 «Каса в національній валюті» та № 302 «Каса в іноземній валюті».

У накопичувальній відомості щодо касових операцій за субрахунком № 302 «Каса в іноземній валюті» за кожним звітом касира записи здійснюються окремими рядками стосовно національної та іноземної валюти, що застосовувалася для касової операції.

За дебетом рахунка відображаються суми, що надходять до каси, а за кредитом — видана з каси установи готівка.

Основні бухгалтерські проведення з обліку касових операцій наведено в табл. 3.9.

Для відображення операцій з готівкою в касі бюджетної установи Наказом Державного казначейства України від 06.10.2000 № 100 затверджено форму та порядок складання картки аналітичного обліку готівкових операцій, де готівкові операції відображаються за кодами бюджетної класифікації та видами видатків, окремо за загальним та спеціальним фондами й видами коштів спеціального фонду. Картка відкривається щомісячно, записи в ній здійснюються на підставі кожного звіту касира.

Таблиця 3.9

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ
З ОБЛІКУ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ
У НАЦІОНАЛЬНІЙ ВАЛЮТІ

Основні господарські операції	Кореспондуючі рахунки
Основні господарські операції	Дебет	Кредит
1. Отримано готівку до каси з реєстраційного рахунка установи в органах казначейства	301	321
2. Повернуто підзвітною особою залишок невикористаного авансу	301	362
3. Виплачено заробітну плату працівникам установи	661	301
4. Внесено до каси плату за навчання студентами, що навчаються на контрактній основі	301	364
5. Видано під звіт готівку працівникам на службові відрядження	362	301
6. Виплачено стипендії аспірантам	662	301
7. Внесено плату за проживання в студентських гуртожитках	301	364
8. Внесено готівку з каси невиплаченої заробітної плати на реєстраційний рахунок	321	301
9. Виплачено депоновану заробітну плату	671	301
10. Внесено до каси готівку винною особою за нестачу матеріальних цінностей, виявлених під час інвентаризації	301	362
11. Повернуто з каси готівку за надлишково сплачені кошти за проживання в гуртожитку	364	301

3.3. Облік операцій з іноземною валютою

Вищі навчальні заклади, митниці, лікарні та інші бюджетні установи свої господарські операції можуть проводити також і в іноземній валюті. Схему основних операцій з іноземною валютою наведено на рис. 3.7.

Процес обліку операцій з надходження та витрачання валютних коштів установами та організаціями, що утримуються за рахунок коштів Державного бюджету, регламентується Порядком відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженим Наказом Державного казначейства України від 24.07.2001 № 126. У цьому документі подано визначення основних термінів:

Іноземна валюта — це валюта, відмінна від валюти звітності.

Валюта звітності — це грошова одиниця України.

Операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності перерахунком суми в іноземній валюті з застосуванням валютного курсу на дату здійснення операції (дата визнання активів, зобов’язань, власного капіталу, доходів і витрат).

Валютний курс — курс грошової одиниці України до грошової одиниці іншої країни, установлений Національним банком України.

Курсова різниця — різниця, яка є наслідком відображення однакової кількості одиниць іноземної валюти в національну валюту України за різних валютних курсів.

Монетарні статті — статті балансу, що відображають грошові кошти в касі, на рахунках в установах банків, в органах Державного казначейства, а також такі активи й зобов’язання, що будуть отримані чи сплачені у фіксованій сумі грошей або їхніх еквівалентів.

Немонетарні статті — статті балансу, що відображають основні засоби, матеріали, та інші статті, які не належать до монетарних.

Для розрахунків в іноземній валюті бюджетні установи та організації мають право відкривати в установах банків валютні рахунки. Надходження валюти до бюджетних установ та організацій здійснюється у вигляді цільового фінансування бюджету на зміцнення матеріально-технічної бази, оплати нерезидентами наданих послуг, виконаних робіт відповідно до міжнародних програм співробітництва, оплати ліцензій на впровадження винаходів, новітніх технологій, оплати за навчання, стажування, лікування іноземних громадян.

ис. 3.7. Схема операцій з іноземною валютою

Порядок відкриття рахунків у іноземній валюті регулюється Інструкцією про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті, затвердженої Постановою Правління Національного банку України від 18.12.98 № 527 зі змінами від 05.12.2001 (Постанова НБУ № 500).

Для відкриття валютних рахунків бюджетні установи до банків подають такі документи:

заяву на відкриття рахунка, підписану керівником і головним бухгалтером;
копію свідоцтва про державну реєстрацію, засвідчену нотаріально;
копію статуту, засвідчену нотаріально;
копію документа, що підтверджує взяття установи на податковий облік, засвідчену податковим органом;
картку зі зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства чи установчих документів установи надано право розпоряджатися рахунком та підписанням розрахункових документів;
довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду.

Крім того, до банку додатково до зазначених документів подається ліцензія НБУ на право відповідної установи здійснювати зовнішньоекономічну діяльність. Паралельно з відкриттям поточного валютного рахунка банк відкриває транзитний валютний рахунок, на який зараховується виручка від надання послуг і надходження на рахунок інших коштів.

Уповноважені банки зобов’язані продавати на користь клієнтів без їхнього доручення до 50 % надходжень в іноземній валюті, що підлягають згідно з чинним законодавством України продажу на міжбанківському валютному ринку України, протягом п’яти банківських днів від часу зарахування таких надходжень на кореспондентські рахунки. Обов’язковий продаж експортних валютних надходжень упроваджено Постановою Правління Національного банку України від 04.09.98 № 349 з подальшими змінами та доповненнями.

Кошти в іноземній валюті, що підлягають обов’язковому продажу, зараховуються в повному обсязі на розподільний рахунок, з якого здійснюється їх перерозподіл:

50 % — до обов’язкового продажу;

50 % — на поточний рахунок власника коштів.

Обов’язковому продажу не підлягають кошти в іноземній валюті, що надходять у розпорядження бюджетних установ та організацій у вигляді фінансової допомоги та добровільних пожертвувань.

Порядок використання благодійної допомоги у вигляді коштів у іноземній валюті одержувачами такої допомоги затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 22.03.2000 № 542, згідно з якою іноземна валюта, що надійшла як благодійна допомога, використовується виключно на цілі, визначені іноземним договором:

для розрахунків з резидентами й нерезидентами за придбання товарів (виконання робіт чи одержання послуг) відповідно до законодавства;
продажу на міжбанківському валютному ринку для подальших розрахунків з резидентами за придбані товари (виконані роботи, отримані послуги);
перерахування на власні рахунки в іноземній валюті, відкриті в уповноважених банках фізичним та юридичним особам, які потребують гуманітарної допомоги і яким її буде безпосередньо призначено.

Для здійснення розрахунків за придбання товарів (робіт, послуг) одержувач благодійної допомоги надсилає до банку заяву та доручення на продаж іноземної валюти (табл. 3.10) на міжбанківському валютному ринку України з подальшим зарахуванням сум у гривнях на свій поточний рахунок.

Грошові кошти в іноземній валюті обліковуються окремо за кожною валютою, з переведенням у грошову одиницю України за офіційним обмінним курсом НБУ. З уведенням з 1 січня 2002 року в готівковий обіг євро відбувся обмін національних валют країн ЄС на євро. Обмін національних валют країн ЄС на євро здійснювався конверсією цих валют на євро та прийманням їх на інкасо в порядку, передбаченому Правилами здійснення конверсійних операцій з готівковою іноземною валютою уповноваженими банками, затвердженими Постановою Правління Національного банку України від 25.03.96 № 68.

Відповідно до Наказу Державного казначейства України від 22.01.2001 № 3 «Про затвердження Порядку касового виконання державного бюджету за видатками», бюджетні установи можуть проводити видатки, передбачені кошторисами доходів і видатків, в іноземній валюті згідно з чинними нормативно-правовими актами України. Для погашення зобов’язань, узятих головними розпорядниками коштів в іноземній валюті, Державне казначейство перераховує цим бюджетним установам кошти в іноземній валюті на проведення видатків відповідно до затверджених кошторисів.

Таблиця 3.10

Використання готівкової іноземної валюти установами з власних поточних рахунків регулюється Постановою НБУ від 26.03.98 № 119 «Про затвердження Правил використання готівкової іноземної валюти на території України» з останніми змінами та доповненнями від 20.08.2001 № 357. Відпо-
відно до зазначених правил використання готівкової іноземної валюти бюджетним установам та організаціям дозволяється для забезпечення витрат працівників установ на відрядження за кордон (оплата добових, витрат, пов’язаних з найманням житлового приміщення, оплатою готелю, бронюванням місць у готелях, транспортних витрат). Видача готівкової валюти здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством України про відшкодування витрат на відрядження за кордон (див. підрозд. 3.5).

Бухгалтерський облік операцій в іноземній валюті бюджетні установи ведуть у тих самих класах рахунків, що й
облік гривневих операцій за субрахунками, установленими Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ (табл. 3.11).

Облік наявності та руху грошових коштів в іноземних валютах на валютному рахунку в банку ведеться на активному субрахунку № 318 «Поточні рахунки в іноземній валюті», підставою для записів у якому є виписки банків з валютних рахунків установи. Операції з руху коштів загального фонду державного бюджету в іноземній валюті оформлюються окремими меморіальними ордерами за видами валют — меморіальний ордер № 2, ф. № 381. Операції з руху коштів спеціального фонду в іноземній валюті оформлюються в меморіальному ордері № 3, ф. № 382.

Аналітичний облік операцій за кожною валютою ведеться на картках ф. № 292а або у книгах ф. № 292.

Облік готівкової валюти в касі ведеться на активному субрахунку № 302 «Каса в іноземній валюті». Для аналітичного обліку наявності та руху валютної готівки відкривається окрема касова книга, в якій ведеться облік за кожною валютою окремо. Меморіальні ордери № 1, ф. № 380 за касовими операціями стосовно кожного виду валюти складаються окремо.

Бухгалтерський облік операцій в іноземній валюті відображається в регістрах бухгалтерського обліку в національній валюті України перерахунком суми іноземної валюти за валютним курсом з одночасним відображенням операцій у іноземній валюті.

Таблиця 3.11

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ
З ОБЛІКУ ОПЕРАЦІЙ З ІНОЗЕМНОЮ ВАЛЮТОЮ

Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
Зміст господарської операції	Дебет	Кредит
Надходження валюти на розподільний валютний рахунок: — фінансування з бюджету — валюти гранту за міжнародним проектом «Темпус-Тасіс»	318/1 318/1	681, 701, 702 712
Проведення банківською установою протягом п’яти днів перерозподілу коштів гранту з розподільного валютного рахунка на основний валютний рахунок	318	318/1
Нарахування курсової різниці на залишок іноземної валюти на рахунках в установах банку: — у разі збільшення курсу — у разі зменшення курсу	318 442	442 318
Отримання до каси готівки у валюті з валютного рахунка	302	318
Видача з каси іноземної валюти під звіт	362	302
Перераховано кошти на рахунок банку для придбання іноземної валюти відповідно до чинного законодавства	364	321, 313, 323
Зараховано кошти в іноземній валюті, придбані через банк	318	364
Перераховано банку за послуги з придбання валюти	801, 802, 811, 812	321, 313, 323
Списання за рахунок винної особи суми боргу за несвоєчасне повернення залишку валютних коштів, отриманих для відрядження за кордон	363	362
Внесено до каси суму виявленої нестачі валюти в потрійному розмірі	301	363
Затверджено авансові звіти та списані на видатки	801, 802, 812	362
Підписані акти виконаних робіт, отримано матеріальні цінності	801, 802, 812	364

Перерахування операцій, виконаних у іноземній валюті в національну валюту України, проводиться на дату здійснення операції. Сума авансу (попередньої оплати) в іноземній валюті, надана іншій установі чи одержана від інших осіб, перераховується в національну валюту України з застосуванням валютного курсу на дату одержання авансу чи попередньої оплати.

Статті балансу, що відображають грошові кошти в касі, на рахунках в установах банків, а також такі активи й зобов’язання, що будуть сплачені у фіксованій чи визначеній сумі грошей, — монетарні статті, відображаються в національній валюті України з використанням валютного курсу на звітну дату. Курсова різниця визначається на дату здійснення операції та на звітну дату.

Основні засоби, матеріали тощо (отримані безкоштовно) — немонетарні статті, що пов’язані з операціями в іноземній валюті, у національну валюту України перераховуються за валютним курсом на дату визначення справедливої вартості.

Курсова різниця відображається у складі власного капіталу як результат переоцінок і подається в обліку на субрахунку № 442 «Інша переоцінка». Від’ємна сума курсової різниці відображається за дебетом зазначеного рахунка, за кредитом субрахунка проводиться бухгалтерський запис у разі збільшення курсу.

Схему облікового процесу операцій з іноземною валютою ілюструє рис. 3.8.

Рис. 3.8. Схема облікового процесу операцій з іноземною валютою

3.4. Облік інших коштів

Відповідно до Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ рух і наявність коштів, що містяться в акредитивах, чекових книжках, оплачених талонах на бензин, мазут, харчування, путівках до будинків відпочинку, санаторіїв, турбаз, у повідомленнях на поштові перекази, поштових марках і марках держмита, в облігаціях позик, у бланках трудових книжок і вкладишах до них та інших грошових документах, обліковуються на рахунку № 33 «Інші кошти».

Цей рахунок активний і поділяється на чотири субрахунки:

№ 331 «Грошові документи в національній валюті»;

№ 332 «Грошові документи в іноземній валюті»;

№ 333 «Грошові документи в дорозі в національній валюті»;

№ 334 «Грошові документи в дорозі в іноземній валюті».

Грошовими документами вважаються документи, що перебувають у касі установи. Прийом до каси й видача з каси грошових документів оформляються відповідно прибутковими та видатковими касовими ордерами, на яких ставиться штамп «фондовий» або робиться такий самий напис від руки червоним чорнилом. Облік цих операцій ведеться окремо від грошових коштів. Прибуткові та видаткові фондові ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів на окремих сторінках.

Розглянемо докладніше облік операцій за рухом грошових документів у національній валюті.

Акредитивна форма розрахунків застосовується з метою гарантування платежів постачальникові. Сутність цієї форми полягає в тому, що платник доручає своєму банкові провести платіж за місцем перебування постачальника. Умови та порядок проведення розрахунків за акредитивами передбачаються в договорі між одержувачем платежу та заявником акредитива. Порядок виконання безготівкових розрахунків за акредитивною формою докладно розглянуто в підрозд. 3.1.

Суми коштів за акредитивами обліковуються на субрахунку № 331 і відображаються в обліку такими бухгалтерськими записами:

На суму виставленого акредитива:

Дебет субрахунка № 331 Кредит субрахунків № 313, 323

На суми використаних акредитивів:

Дебет рахунків № 10, 20, 23 Кредит субрахунка № 331

Невикористані суми акредитивів зараховуються на банківські рахунки. Аналітичний облік ведеться окремо за кожним відкритим акредитивом на картках ф. № 292а.

Окремий вид грошових документів становлять лімітовані чекові книжки, на яких обліковуються депоновані суми для розрахунків за отримані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи й надані послуги. Депоновані суми за лімітованими чековими книжками виступають касовими видатками установи за відповідним кодом програмної та економічної класифікацій видатків. Суми невикористаного ліміту чекової книжки під час зарахування на банківські рахунки відображаються в обліку як відновлення касових видатків за відповідними програмними класифікаціями видатків.

Аналітичний облік операцій руху коштів за лімітованою чековою книжкою здійснюється в накопичувальній відомості ф. № 323 (меморіальний ордер № 4). Записи виконуються за кожним платіжним дорученням, рахунком, чеком у міру здійснення операції, але не пізніш як наступного дня після надходження документів до
бухгалтерії. На початку кожного місяця з накопичувальної відомості за минулий місяць заноситься залишок невикористаного ліміту на початок місяця. За дебетом субрахунка відображаються депоновані суми за лімітованими чековими книжками. Сплачені суми за чеками за придбані матеріальні цінності чи виконані роботи, надані послуги заносяться до кредиту. По закінченні місяця підраховується підсумок і виводиться залишок невикористаного ліміту.

Придбання установою талонів на пальне, поштових марок, марок держмита відображається в обліку за дебетом субрахунка № 331 і кредитом субрахунків № 313, 321, 323, 364.

На суму отриманих повідомлень на грошові перекази проводиться запис:

Дебет субрахунка № 331 Кредит субрахунка № 364

Після зарахування коштів за переказами до каси установи виконується запис про надходження грошових коштів до каси і зменшення суми грошових документів:

Дебет субрахунка № 301 Кредит субрахунка № 331

Видача талонів на пальне, поштових марок та марок держмита відображається за дебетом субрахунка № 362 «Розрахунки з підзвітними особами», їхня вартість вважається дебіторською заборгованістю. Видача під звіт зазначених грошових документів здійснюється в установах за розпорядженням їхніх керівників, повторна видача без попереднього звітування не допускається.

Витрати на придбання марок поштової оплати, марок держмита й талонів на пальне списуються на видатки установи за касовими та фактичними видатками згідно з кодами економічної класифікації видатків, що відображається в обліку такими записами:

на підставі шляхових листків, отриманих від підзвітних осіб—водіїв:

1. Дебет субрахунка № 235 Кредит субрахунка № 362

2. Дебет субрахунків № 801, 802, 811 Кредит субрахунка № 235

на підставі актів на використання поштових марок:

Дебет субрахунка № 801, 802, 811 Кредит субрахунка № 362

У разі прийому на зберігання облігацій позики від осіб, що перебувають на лікуванні в лікарні, дебетується субрахунок № 331, кредитується субрахунок № 672. Коли облігації повертаються власникові, складається зворотний бухгалтерський запис.

Облік путівок на санаторне лікування та оздоровлення застрахованих осіб здійснюється так само, як інших грошових коштів установи, і регулюється Інструкцією «Про порядок планування, обліку, видачі путівок на санаторно-курортне лікування та оздоровлення застрахованих осіб і членів їх сімей, придбаних за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності», затвердженою Постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 24.12.2001 № 51.

Схему облікового процесу з придбання та реалізації установою санаторно-курортних путівок, придбаних в інших санаторно-курортних закладах, наведено в табл. 3.12.

Облік і ведення трудових книжок у бюджетних установах та організаціях проводиться відповідно до Інструкції «Про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях», затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58. Зразок бланка трудової книжки затверджено Постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 № 301.

Бланки трудових книжок та вкладишів до них установи й організації зберігають у касі поруч з іншими документами суворого обліку. Бухгалтерія, у свою чергу, веде спеціальну книгу, форму якої затверджено Міністерством статистики України від 27.10.95 № 277, — Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (ф. № 449). До неї вносяться операції, пов’язані з одержанням і використанням бланків і вкладишів із зазначенням їхніх серій та номерів.

Таблиця 3.12

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ
З ПРИДБАННЯ ТА РЕАЛІЗАЦІЇ УСТАНОВОЮ
САНАТОРНО-КУРОРТНИХ ПУТІВОК

Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
Зміст операцій	Дебет	Кредит
Перераховано коштів іншому санаторно-курортному закладу за придбані путівки	364	321, 323
Отримано путівки (вартість без ПДВ) На суму ПДВ	331 641	364 364
Надійшли кошти на рахунок установи за видані путівки	321, 323	675
Видано путівок (вартість без ПДВ) На суму ПДВ	675 675	331 641
Надійшли до каси установи кошти за реалізовані путівки (вартість без ПДВ) На суму ПДВ	301 301	331 641
Зараховано на рахунок установи кошти з каси за реалізовані путівки	321, 323	301
Списано різницю вартості путівок, реалізованих за пільговою вартістю	652, 811	331
Перераховано ПДВ до бюджету	641	321, 323

У процесі обліку вартість виданих під звіт трудових книжок і вкладишів особі, відповідальній за заповнення трудових книжок, відноситься до дебету субрахунка № 362.

Під час виписування трудової книжки, вкладиша до неї чи дубліката (замість втраченого документа) з працівника справляється їхня вартість.

Заборгованість підзвітних осіб за бланки трудових книжок і вкладишів до них списується, коли підзвітна особа здає до каси за прибутковим касовим ордером суми, отримані за ці бланки від працівників, і відображається таким бухгалтерським проведенням:

Дебет субрахунка № 301 Кредит субрахунка № 362

Зауважимо, що Постановою № 283 встановлено номенклатуру бланків цінних паперів і документів суворого обліку. Згідно з цим документом придбання, облік та списання талонів на пальне, поштових марок і марок держмита потрібно здійснювати, суворо додержуючи встановлених вимог.

Придбання зазначених грошових документів відбувається за дорученням одержувача.

Для обліку руху грошових документів — бланків суворої звітності — застосовуються форми первинного обліку, затверджені Наказом № 67. До них належать:

прибутково-видаткова накладна на бланки суворої звітності (ф. № СЗ-1);
прибутково-видаткова книга обліку бланків суворої звітності (ф. № СЗ-2);
акт на списання використаних бланків суворої звітності (ф. № СЗ-3);
акт перевірки наявності бланків суворої звітності (ф. № СЗ-4).
картка-довідка за виданими й використаними бланками суворої звітності (ф. № СЗ-5).

У бухгалтерському обліку бланки суворої звітності одночасно обліковуються на основних рахунках та на забалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку».

Аналітичний облік грошових документів, крім бланків трудових книжок, ведеться на картках ф. № 292а за їхніми видами або у книзі поточних рахунків і розрахунків ф. № 292.

Операції з руху грошових документів у касі оформлюються меморіальним ордером ф. № 274. Записи в меморіальному ордері здійснюються окремо за кожним видом грошових документів.

На субрахунках № 333, 334 обліковуються кошти, перераховані на поточні чи реєстраційні рахунки в останні дні місяця, які будуть зараховані в наступному місяці.

3.5. Облік розрахунків
з підзвітними особами

Значна частина готівкових коштів у бюджетних установах видається через підзвітних осіб.

Підзвітні особи — це працівники установи, що отримують грошові кошти під звіт на майбутні витрати.

Підзвітні суми в бюджетних установах видаються у вигляді авансу на такі цілі: господарські витрати, службові відрядження й наукові експедиції, на виплату заробітної плати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою до каси по закінченні трьох робочих днів.

Готівкові кошти видаються під звіт лише за дозволом керівника установи й попереднього звітування за раніше отримані
аванси.

Аванс — це розрахункова сума коштів на передбачені витрати. Аванс може бути виданий готівкою з каси установи, чеком з рахунків у банківських установах, а також грошовим переказом через органи зв’язку, якщо відрядженій особі продовжується термін відрядження.

Видача авансу на господарські потреби розраховується на основі даних інформації щодо вартості відповідних матеріальних цінностей. Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулюється кошторисними призначеннями бюджетної установи, а також Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 19.02.2001 № 72.

Готівка з каси на господарські потреби установи видається за відсутності заборгованості за авансовими сумами конкретної підзвітної особи, отриманими раніше. На заяві працівника на видачу готівки під звіт ставиться дозвільний підпис керівника установи. Підзвітна особа зобов’язана подати до бухгалтерії установи звіт про витрачання одержаних у касі сум, а також залишок невикористаної готівки в такі строки:

на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини — протягом десяти робочих днів від дня видачі готівки під звіт;
на всі інші господарські потреби — наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо працівник установи придбав за власні готівкові кошти товари (продукцію, послуги) або використав ці кошти у відрядженні для потреб установи, він звітує за витрачені кошти в зазначеному щойно порядку.

Якщо установа порушує зазначену норму Положення і видає працівникові готівку, не отримавши від нього звіту про раніше видані суми, то незалежно від того, закінчився чи ні термін, на який було видано грошові кошти, установа штрафується в розмірі 25 % виданої під звіт суми. Крім того, на посадових осіб, відповідальних за ведення касових операцій, накладається адміністративний штраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. У разі перевищення встановлених термінів подання авансових звітів про використання виданої під звіт готівки до установи застосовується фінансова санкція у вигляді штрафу в розмірі 25 % виданих під звіт сум, а також до працівника — сума його заборгованості з підзвітних коштів включається до складу сукупного доходу, отриманого за основним місцем роботи, і обкладається прибутковим податком.

Основна маса авансових сум у бюджетних установах видається під звіт на службові відрядження.

Службове відрядження — це поїздка працівника установи за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.

Порядок оплати службових відряджень установлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою Наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 із подальшими змінами.

Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий характер і включаються до видатків за загальним та спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю установи.

Установа, відправляючи працівника у службове відрядження, видає наказ про його відрядження, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. У разі відрядження за кордон зазначаються умови перебування за кордоном (коли йдеться про поїздку за запрошенням, додається копія останнього з перекладом), складається кошторис витрат. Далі працівникові оформлюється посвідчення про відрядження (табл. 3.13), форму якого затверджено наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260, в яке вносяться позначки про вибуття і прибуття до місць призначення. Це посвідчення реєструється в журналі реєстрації посвідчень про відрядження (форму журналу встановлено інструкцією про відрядження). Позначки про відрядження в межах України (дати прибуття й вибуття), що їх проставляє посадова особа, призначена наказом керівника, скріплюються підписом і печаткою. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за позначками в посвідченні. При цьому днем вибуття відрядженого вважається день відправлення, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до постійного місця роботи.

У разі відрядження за кордон з повним прикордонним контролем день прибуття й вибуття визначається за позначками в закордонному паспорті (або документі, що його замінює), проставленими в контрольно-пропускних пунктах прикордонних військ.

Таблиця 3.13

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 14.07.97 № 311/2115

ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

Державний герб України

Штамп підприємства, установи, організації

Видано Клименко Ользі Миколаївні

(прізвище, ім’я, по батькові)

начальник навчального відділу

(посада, місце роботи)

відрядженому до м. Львова

(пункти призначень)

Львівський Державний університет

(найменування підприємства, установи, організації)

Термін відрядження 5 днів методична конференція

(мета відрядження)

Підстава: Наказ від 7 лютого 2002 р. № 54

Дійсне за пред’явлення паспорта серії СН-451296 №

Керівник

М. П.

ЗВОРОТНА СТОРОНА ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

Позначки про вибуття у відрядження, прибуття в пункти призначень,
вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи

Вибув із м. Чернівців		Прибув до м. Львова
9 лютого 2002 р.		10 лютого 2002 р.
М. П.	Підпис __________________	М. П.	Підпис ________________
Вибув із м. Львова		Прибув до м. Чернівців
12 лютого 2002 р.		13 лютого 2002 р.
М. П.	Підпис __________________	М. П.	Підпис ________________
Вибув із _________________________		Прибув до ____________________
«____» _________________ 20____ р.		«_____» _______________ 20___ р.
М. П.	Підпис __________________	М. П.	Підпис ________________

Термін відрядження в межах України, який встановлює керівник установи, не може перевищувати 30 календарних днів, а закордонного — 60 календарних днів. Виняток становить направлення за кордон на навчання, стажування, підвищення кваліфікації на двосторонній основі (міждержавній) військовослужбовців, аспірантів і студентів відповідно до підписаних сторонами угод.

Установа, що посилає працівника у відрядження в межах України, забезпечує його коштами у вигляді авансу на поточні потреби (добові, витрати на наймання житла, проїзд, користування постільними речами в поїздах, бронювання місць у готелях).

За кожний день (включаючи день приїзду й день від’їзду) перебування працівника у відрядженні в межах України з урахуванням вихідних, святкових і неробочих днів і часу перебування в дорозі, виплачуються добові згідно з граничними нормами, установленими Постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663, незалежно від статусу населеного пункту (18 грн).

Кількість днів відрядження для виплати добових визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

У разі відрядження працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

За наявності підтверджувальних документів установа відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, але не більш як 80 грн.

Вартість харчування, включена в підтверджувальні документи на проживання в готелях, працівникам бюджетних установ не відшкодовується.

Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелі в розмірі не більш як 50 % його вартості за добу згідно з поданими підтверджувальними
документами.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження та назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

У разі відрядження працівників за кордон установи забезпечують їх коштами в національній валюті країни, куди відправляється працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах, зумовлених реальними потребами в країні перебування згідно з установленими нормами. Якщо аванс видається не в доларах США, а в національній валюті, то спочатку граничні норми добових, установлені у гривнях, перераховуються в долари США застосуванням прогнозного курсу,
а далі сума в доларах перемножується на крос-курс, розрахований за офіційним курсом на день видачі авансу.

Наприклад, норма добових до Німеччини становить 252 грн.

Прогнозний офіційний курс обміну гривні до долара США на поточний рік — 6,10. Перерахунок:

252 : 6,30 = 40,00 (дол. США).

У разі потреби авансування коштами в національній валюті країни, куди відправляється працівник, перерахунок граничної норми, розрахованої в доларах США, у валюту цієї країни здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим Національним банком України офіційним обмінним валютним курсом національної валюти України відповідної валюти й долара США на день видачі авансу.

Граничні норми добових витрат, норми добових витрат та граничні норми відшкодування витрат на наймання житлових приміщень для державних службовців, а також інших працівників установ та організацій, що утримуються за рахунок коштів бюджету, коли йдеться про відрядження за межі України, у разі зміни прогнозного офіційного обмінного курсу національної валюти до долара США, за поданням Міністерства фінансів України переглядаються після ухвалення Закону України «Про державний бюджет» на наступний рік.

Авансова сума коштів для виплати на відрядження за кордон отримується згідно з Правилами використання готівкової іноземної валюти на території України від 26.03.98 № 119. При цьому для отримання іноземної валюти готівкою з поточного рахунка установа подає до вповноваженого банку розрахунок передбачених витрат, в якому зазначаються:

номер і дата наказу;
прізвище, ім’я, по батькові осіб, які виїжджають за кордон;
термін перебування за кордоном;
розрахунок витрат.

Крім того, надається доручення на отримання валюти на відрядження в касі вповноваженого банку (табл. 3.14).

Таблиця 3.14


(найменування організації)
				В КАСУ
«___» __________ 20__ р.
ДОРУЧЕННЯ № _______________
Просимо видати в дебет нашого у Вашому банку рахунка №
Сума інвалюти словами
Кому
В яку країну виїжджає
Група № ______
ВИДАТКОВИЙ ВАЛЮТНИЙ ОРДЕР № ______________
Стаття валютного плану	Вид операції	Номер документа	Дебет рахунка №		Кредит рахунка №	Код інвалюти	Сума			Форма розрахунків
							інвалюти		гривень
8	2	4	8		8	3				2

Додаток № ___________ на __________ листках							М. П.
Іноземну валюту доручаємо отримати						«__» ___________
гр. _________________________________ підпис від руки
якого(ої) ____________________________ засвідчуємо,								Підпис
(паспорт № ______________________________________
виданий ___________________ місце видачі _________)								_______________
«___» ___________ 200__ р.
ДО КАСИ							Підписи перевірено,
Видати іноземну валюту на суму, зазначену в цьому дорученні. Реквізити документа, що засвідчує особу отримувача, перевірено.							сальдо рахунка дозволяє
Контролер ________________________							_____________________
Виконавець _______________________
Розписка отримувача: зазначену в цьому дорученні інвалюту отримав
Видав касир __________________________

У разі відрядження в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додаткові обмеження витрат (табл. 3.15).

Таблиця 3.15

ДОДАТКОВІ ОБМЕЖЕННЯ ВИТРАТ НА СЛУЖБОВІ
ВІДРЯДЖЕННЯ ПРАЦІВНИКІВ БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ

Види, які обмежуються	Відрядження
Види, які обмежуються	у межах України	за кордоном
1. Витрати на проживання понад встановлені граничні норми та витрати на перевезення понад 30 кг багажу — з дозволу керівника установи	+	+
2. Витрати на побутові послуги в готелях — не більш як 10 % норм добових витрат за всі дні проживання	+	+
3. Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, у каютах, що оплачуються за 1—4-ю групами тарифних ставок, у каютах 1-ї та 2-ї категорій на судах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу — з дозволу керівника	+	+
4. Витрати на службові телефонні переговори — у розмірах, погоджених з керівником	+	+

Blog

Розділ 3 облік фінансово-розрахункових операцій