Работы архивов организаций

Вид материалаДокументы
Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
Утверждаю утверждаю
Согласованно согласованно
Подобный материал:
1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   14

Форма акта миграций и перезаписей ЭД

Приложении 33 к п. 6.3.5.


ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ


№ п/п

Дата поступления или выбытия

Наименование организации/подразделения, от которого поступили документы

Название, № и дата документа, по которому принято поступление или выбытие ЭД

Название и № фонда, описи и ед. уч. поступивших или выбывших ЭД

Поступление описанных ЭД

Выбытие описанных ЭД

Дата создания

Срок хранения

Примечание

Вид носителя

Объем

Формат

Кол-во ед. хр. (записей для ЭД)

Вид носителя

Объем

Формат

Кол-во ед. хр. (записей для ЭД)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16


















































Итого в ____________году ПОСТУПИЛО_____________________ед.уч., ____________________________ед.хр. объемом_______________Мбайт,

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

в том числе постоянного хранения___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

временного хранения___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

ВЫБЫЛО___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

в том числе постоянного хранения___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

временного хранения___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)


Наименование должности лица,

составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи


Дата


Руководитель архива организации Подпись Расшифровка подписи


Дата

Формат А4 (210*297 мм)


Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов

Приложение 34 к п. 6.3.5.


ЖУРНАЛ УЧЕТА МИГРАЦИЙ И ПЕРЕЗАПИСЕЙ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ


Дата миграции /перезаписи

№ ед.уч.

Исходные данные

Новые данные

№ акта миграций и перезаписей

Подпись лица, внесшего запись

№ ед.хр.

Формат

Объем (Мбайт)

№ ед.хр.

Формат

Объем (Мбайт)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10
































Итого подверглось миграции/перезаписи за_________год__________________ед.уч.,__________________ед.хр.объемом_________________Мбайт

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)


Наименование должности лица,

составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи


Дата


Зав. архивом организации Подпись Расшифровка подписи


Дата


Формат А4 (210*297 мм)


Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов

Приложение №35 к пп. 6.4.1.1.,

6.4.1.2.


УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности Директор

руководителя организации государственного архива


Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи


Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать

организации государственного архива


АКТ


_________№_________

____________________

-(место составления)

приема-передачи документов

на постоянное хранение

в государственный архив


В связи с_________________________________________________________________________

(истечением срока хранения документов)

_________________________________________________________________________________

(название фонда) в организации, ликвидации организации и т.д.)

_________________________________________________________________________________

(наименование организации)

передает, а________________________________________________________________________

(наименование государственного архива)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии за__________________

(годы)

и справочный аппарат к ним:


№ п/п

Название и номер описи

Кол-во экземпляров описи

Кол-во принятых дел

количество ОЦД

Кол-во страховых копий

Примечание

1

2

3

4

5

6




















Итого принято________________________________ед.хр. (в том числе страховых копий)

(цифрами и прописью)

В государственном архиве фонд №_________________________


Передачу произвели: Прием произвели:


Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,

производивших передачу производивших прием


Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата


Формат А4 (210*297 мм)


Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение

Приложение 36 к п. 6.4.1.2


Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации

_____________________

(место составления)


о необнаружении документов, пути Подпись Расшифровка

розыска которых исчерпаны подписи

Дата

Фонд №________________

(название фонда)


В результате __________________________________________установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета


Опись №

Ед.хр. №

Заголовок ед.хр.

Количество листов (время звучания, метраж)

Крайние даты

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6



















Итого______________________________________________________________________ед.хр.

(цифрами и прописью)


Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр.:

________________________________________________________________________________

(номера ед хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка

(лица ответственного за архив) подписи


Дата


СОГЛАСОВАННО9 СОГЛАСОВАННО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от___________№__________________ от_________№_____________________


Изменения в учетные документы архива внесены.

Руководитель архива,

(лицо, ответственное за учет) Подпись Расшифровка подписи


Дата


Формат А4 (210*297 мм)


Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

9 В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения

Приложение 37 к п. 6.4.1.2


Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации

_____________________

(место составления)

Подпись Расшифровка

о необнаружении документов, пути подписи

розыска которых исчерпаны Дата


Фонд №________________

(название фонда)


В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:


№ п/п

Опись №

Ед.хр. №

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Заголовок поврежденных ед.хр.

Крайние даты

Сущность причины повреждения

1

2

3

4

5

6

7
























Итого обнаружено неисправимо поврежденных______________________________ед.хр.

(цифрами и прописью)


Перечисленные ед.хр. подлежат списанию ввиду:_______________________________________

_________________________________________________________________________________


Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка

(лица ответственного за архив) подписи


Дата


СОГЛАСОВАННО СОГЛАСОВАННО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от___________№__________________ от_________№_____________________


Изменения в учетные документы архива внесены.


Наименование должности работника

внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи


Дата


Формат А4 (210*297 мм)


Форма акта о неисправимых повреждениях документов

Приложение 38 к п. 6.4.1.3


Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации

_____________________

(место составления)

Подпись Расшифровка

описания документов личного подписи

происхождения Дата


Фонд №____________________________________________________________________________________________

(название фонда)

По состоянию на____________________в фонде №_______________________________________________________

(дата начала работы)


по учетным данным числилось_______________________описей,___________________________________________

временных дел (единиц хранения),__________________________________________________________документов.

В процессе описания сформировано________________________________________________дел (единиц хранения),

выделено не подлежащих хранению__________________________________________________документов (листов),

_____________дел; возвращены владельцу_____________документов(листов),_____________дел (ед. хранения).

Вновь составлена опись №_________________на__________________дел.

По состоянию на _________________________в фонде №_________________________________________________

(дата начала работы)

числится______________описей,_________________дел (единиц хранения) за________годы.

Проведены следующие виды работ___________________________________________________________________

(перечисляются виды проведенных работ, кроме описания документов)

в объемах_______________________________________________________________________

(каталогизация; выявление дел, требующих реставрации)

К описи составлен следующий научно-справочный аппарат:______________________________________________

(предисловия,оглавления,указатели)


Работу выполнили___________________________ Подписи Расшифровка подписи

(наименование должности)

Работу принял

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата


Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации

протокол №______________от__________________

Опись утверждена ЭПК архивного учреждения

протокол №______________от__________________


Изменения в учетные формы внесены.

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата


Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве_________дел(документов) на _____л.


Подписи владельца архива Расшифровка подписи

Дата


Председатель ЦЭК (ЭК) организации

подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210*297 мм)


Форма акта описания документов личного происхождения.

Приложение 39к п. 6.4.1.3


Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации

_____________________

(место составления)

Подпись Расшифровка

об образовании объединенного подписи

архивного фонда Дата


Фонды в составе__________________№__________________в количестве__________________ед.хр,

(название фонда)

_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,

(название фонда)

_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,

(название фонда)

_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,

(название фонда)


по состоянию на ____________________в фонде №____________по учетным данным числилось_______________.

(дата начала работ)

В процессе создания объединенного архивного фонда сформирован фонд___________________________________

(название)

в составе________________________ед.хр.,внесенных в___________________________________описи

(количество) (количество)

По состоянию на______________________в объединенном архивном фонде №________числится_______описей,

(дата завершения работ)

__________дел (ед.хранения) за _________годы.

Проведены следующие виды работ___________________________________________________________________

(перечисляются виды проведенных работ, кроме описания документов)

К описи составлен следующий научно-справочный аппарат_____________________________________________

(предисловие, оглавление, указатели)

Работу выполнили________________________ Подписи Расшифровка подписей

(наименование должностей)

Работу принял

Наименование должности руководителя

архива (лица ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата


Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации

протокол №___________________от____________________


Опись утверждена ЭПК архивного учреждения

протокол №__________________от____________________


Изменения в учетные формы внесены.

Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи

архива (лица, ответственного за архив)

Дата

Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве___________дел (документов) на ___л.

Подпись владельца архива Расшифровка подписи

Дата

Председатель ЦЭК (ЭК) организации Расшифровка подписи

Подпись


Дата


Формат А4 (210*297 мм)


Форма акта об образовании объединенного архивного фонда

Приложение 40 к п. 6.4.1.3


Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации

_____________________

(место составления)

Подпись Расшифровка

о технических ошибках в подписи

учетных документах Дата

Фонд №______________


Название фонда_____________________________________________________________

В ходе выполнения_____________________________________________________обнаружены технические ошибки в записях ______________________________________________________


Название документа

Существующая запись

Следует записать

1

2

3





































В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на _____________ед.хр.

(цифрами,прописью)

Примечания:


Должность Подпись Расшифровка подписи


Дата


Изменение внесены в учетные документы.


Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи


Дата


Формат А4 (210*297 мм)