Работы архивов организаций
| Вид материала | Документы |
| Журнал учета поступления и выбытия электронных документов Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов Утверждаю утверждаю Согласованно согласованно |
- На семинаре были рассмотрены следующие вопросы: Основные правила работы подведомственных, 215.09kb.
- Особенности работы гу «цдниоо» по формированию списков организаций-источников комплектования, 87.61kb.
- Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству, 2069.49kb.
- Работы архивов организаций, 2073.34kb.
- Методические рекомендации по созданию объединенных архивных фондов в муниципальных, 96.25kb.
- Приложение №5 Информационное обслуживание муниципальных архивных учреждений Удмуртской, 109.12kb.
- Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом,, 2309.74kb.
- «Электронные ресурсы библиотек, музеев, архивов», VII научно-практическая конференция, 21.65kb.
- А. С. Пушкина и литература о нём из фондов библиотек, музеев и архивов Беларуси, 1562.58kb.
- Государственной Думы Ставропольского края; сведения о размещении заказов на поставки, 27.9kb.
Форма акта миграций и перезаписей ЭД
Приложении 33 к п. 6.3.5.
ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
| № п/п | Дата поступления или выбытия | Наименование организации/подразделения, от которого поступили документы | Название, № и дата документа, по которому принято поступление или выбытие ЭД | Название и № фонда, описи и ед. уч. поступивших или выбывших ЭД | Поступление описанных ЭД | Выбытие описанных ЭД | Дата создания | Срок хранения | Примечание | ||||||
| Вид носителя | Объем | Формат | Кол-во ед. хр. (записей для ЭД) | Вид носителя | Объем | Формат | Кол-во ед. хр. (записей для ЭД) | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
Итого в ____________году ПОСТУПИЛО_____________________ед.уч., ____________________________ед.хр. объемом_______________Мбайт,
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
в том числе постоянного хранения___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
временного хранения___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
ВЫБЫЛО___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
в том числе постоянного хранения___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
временного хранения___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Руководитель архива организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210*297 мм)
Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов
Приложение 34 к п. 6.3.5.
ЖУРНАЛ УЧЕТА МИГРАЦИЙ И ПЕРЕЗАПИСЕЙ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
| Дата миграции /перезаписи | № ед.уч. | Исходные данные | Новые данные | № акта миграций и перезаписей | Подпись лица, внесшего запись | ||||
| № ед.хр. | Формат | Объем (Мбайт) | № ед.хр. | Формат | Объем (Мбайт) | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| | | | | | | | | | |
Итого подверглось миграции/перезаписи за_________год__________________ед.уч.,__________________ед.хр.объемом_________________Мбайт
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Зав. архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210*297 мм)
Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов
Приложение №35 к пп. 6.4.1.1.,
6.4.1.2.
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор
руководителя организации государственного архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать
организации государственного архива
АКТ
_________№_________
____________________
-(место составления)
приема-передачи документов
на постоянное хранение
в государственный архив
В связи с_________________________________________________________________________
(истечением срока хранения документов)
_________________________________________________________________________________
(название фонда) в организации, ликвидации организации и т.д.)
_________________________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а________________________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за__________________
(годы)
и справочный аппарат к ним:
| № п/п | Название и номер описи | Кол-во экземпляров описи | Кол-во принятых дел количество ОЦД | Кол-во страховых копий | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Итого принято________________________________ед.хр. (в том числе страховых копий)
(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонд №_________________________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,
производивших передачу производивших прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат А4 (210*297 мм)
Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение
Приложение 36 к п. 6.4.1.2
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
___________№________ руководителя организации
_____________________
(место составления)
о необнаружении документов, пути Подпись Расшифровка
розыска которых исчерпаны подписи
Дата
Фонд №________________
(название фонда)
В результате __________________________________________установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
| Опись № | Ед.хр. № | Заголовок ед.хр. | Количество листов (время звучания, метраж) | Крайние даты | Предполагаемые причины отсутствия |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Итого______________________________________________________________________ед.хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр.:
________________________________________________________________________________
(номера ед хр. и их групповые заголовки)
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка
(лица ответственного за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАННО9 СОГЛАСОВАННО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от___________№__________________ от_________№_____________________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Руководитель архива,
(лицо, ответственное за учет) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210*297 мм)
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
9 В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения
Приложение 37 к п. 6.4.1.2
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
___________№________ руководителя организации
_____________________
(место составления)
Подпись Расшифровка
о необнаружении документов, пути подписи
розыска которых исчерпаны Дата
Фонд №________________
(название фонда)
В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:
| № п/п | Опись № | Ед.хр. № | Кол-во листов (время звучания, метраж) | Заголовок поврежденных ед.хр. | Крайние даты | Сущность причины повреждения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
Итого обнаружено неисправимо поврежденных______________________________ед.хр.
(цифрами и прописью)
Перечисленные ед.хр. подлежат списанию ввиду:_______________________________________
_________________________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка
(лица ответственного за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАННО СОГЛАСОВАННО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от___________№__________________ от_________№_____________________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности работника
внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210*297 мм)
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
Приложение 38 к п. 6.4.1.3
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
___________№________ руководителя организации
_____________________
(место составления)
Подпись Расшифровка
описания документов личного подписи
происхождения Дата
Фонд №____________________________________________________________________________________________
(название фонда)
По состоянию на____________________в фонде №_______________________________________________________
(дата начала работы)
по учетным данным числилось_______________________описей,___________________________________________
временных дел (единиц хранения),__________________________________________________________документов.
В процессе описания сформировано________________________________________________дел (единиц хранения),
выделено не подлежащих хранению__________________________________________________документов (листов),
_____________дел; возвращены владельцу_____________документов(листов),_____________дел (ед. хранения).
Вновь составлена опись №_________________на__________________дел.
По состоянию на _________________________в фонде №_________________________________________________
(дата начала работы)
числится______________описей,_________________дел (единиц хранения) за________годы.
Проведены следующие виды работ___________________________________________________________________
(перечисляются виды проведенных работ, кроме описания документов)
в объемах_______________________________________________________________________
(каталогизация; выявление дел, требующих реставрации)
К описи составлен следующий научно-справочный аппарат:______________________________________________
(предисловия,оглавления,указатели)
Работу выполнили___________________________ Подписи Расшифровка подписи
(наименование должности)
Работу принял
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации
протокол №______________от__________________
Опись утверждена ЭПК архивного учреждения
протокол №______________от__________________
Изменения в учетные формы внесены.
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве_________дел(документов) на _____л.
Подписи владельца архива Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК) организации
подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210*297 мм)
Форма акта описания документов личного происхождения.
Приложение 39к п. 6.4.1.3
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
___________№________ руководителя организации
_____________________
(место составления)
Подпись Расшифровка
об образовании объединенного подписи
архивного фонда Дата
Фонды в составе__________________№__________________в количестве__________________ед.хр,
(название фонда)
_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,
(название фонда)
_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,
(название фонда)
_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,
(название фонда)
по состоянию на ____________________в фонде №____________по учетным данным числилось_______________.
(дата начала работ)
В процессе создания объединенного архивного фонда сформирован фонд___________________________________
(название)
в составе________________________ед.хр.,внесенных в___________________________________описи
(количество) (количество)
По состоянию на______________________в объединенном архивном фонде №________числится_______описей,
(дата завершения работ)
__________дел (ед.хранения) за _________годы.
Проведены следующие виды работ___________________________________________________________________
(перечисляются виды проведенных работ, кроме описания документов)
К описи составлен следующий научно-справочный аппарат_____________________________________________
(предисловие, оглавление, указатели)
Работу выполнили________________________ Подписи Расшифровка подписей
(наименование должностей)
Работу принял
Наименование должности руководителя
архива (лица ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации
протокол №___________________от____________________
Опись утверждена ЭПК архивного учреждения
протокол №__________________от____________________
Изменения в учетные формы внесены.
Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи
архива (лица, ответственного за архив)
Дата
Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве___________дел (документов) на ___л.
Подпись владельца архива Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК) организации Расшифровка подписи
Подпись
Дата
Формат А4 (210*297 мм)
Форма акта об образовании объединенного архивного фонда
Приложение 40 к п. 6.4.1.3
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
___________№________ руководителя организации
_____________________
(место составления)
Подпись Расшифровка
о технических ошибках в подписи
учетных документах Дата
Фонд №______________
Название фонда_____________________________________________________________
В ходе выполнения_____________________________________________________обнаружены технические ошибки в записях ______________________________________________________
| Название документа | Существующая запись | Следует записать |
| 1 | 2 | 3 |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на _____________ед.хр.
(цифрами,прописью)
Примечания:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменение внесены в учетные документы.
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210*297 мм)