Geum.ru

На семинаре были рассмотрены следующие вопросы: Основные правила работы подведомственных архивов

Вид материалаСеминар
Подобный материал:

ИНФОРМАЦИЯ

о работе Отдела культуры по организации ведения архива

и обеспечению сохранности документов в учреждениях культуры

и образовательных учреждениях дополнительного образования детей


Работа Отдела и учреждений культуры г.Волгодонска по организации ведениия делопроизводства, архива и обеспечению сохранности документов осуществлялась в соответствии с Федеральным законом РФ от 22 октября 2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», постановлением главы города от 09.02.2007 № 216 «О мерах по обеспечению сохранности архивных документов в организациях, учреждениях и предприятиях, являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города Волгодонска», Инструкцией по делопроизводству Администрации города Волгодонска, методическими рекомендациями по формированию и оформлению дел, составлению номенклатуры дел, основным правилам размещения и хранения документов в ведомственных архивах, Основными правилами работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. В целях обеспечения сохранности архивных документов в учреждениях культуры в 2010г. Отделом культуры была проведена следующая работа:

10.09.2010г. в пресс-зале Центральной библиотеки совместно с Администрацией города был проведен семинар с ответственными лицами за архив, обеспечение сохранности документов в учреждениях культуры на тему: «Формирование архива. Обеспечение сохранности, учета, отбора документов в учреждениях культуры».

На семинаре были рассмотрены следующие вопросы:

  1. Основные правила работы подведомственных архивов.
  2. Основные правила формирования и оформления дел постоянного и временного хранения. Составление описей дел постоянного хранения. Составление номенклатуры дел.

С докладом выступила В.В.Попова - заведующий архивным отделом Администрации города Волгодонска.

  1. Основные правила формирования дел по личному составу, составление и оформление описей дел по личному составу.

С докладом выступила И.В. Дмитриева - заведующий муниципальным архивом документов по личному составу города Волгодонска.


Подвела итоги семинара В.В. Глушенко – управляющий делами Администрации города Волгодонска.

По завершению работы семинара была проведена консультационная работа со специалистами учреждений культуры.


Участникам семинара был выдан пакет документов с методическими рекомендациями.

В Отделе культуры разработан план работы на 2010 год, издан приказ от 15.03.2010 № 41 «О проведении проверок учреждений культуры и образовательных учреждений дополнительного образования детей», утвержден график проведения проверок.

В 2010 году было проведено 3 совещания с ответственными за ведение делопроизводства и архив, на которых были рассмотрены следующие вопросы:

- составление и оформление дел. Основные требования к ним;

- подготовка документов к уничтожению. Оформление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- обеспечение сохранности документов в архиве;

- проведение проверок организации делопроизводства и архива в учреждениях культуры;

- анализ проведения проверок организации ведения делопроизводства и архива в учреждениях культуры.

В течение текущего года проводилась консультационная работа.

С 15.03.2010г. по 20.05.2010г. проводятся проверки по организации ведения делопроизводства и архива согласно графику проверок.

Руководители учреждений заранее были поставлены в известность о проведении проверки, были выданы вопросники и перечень документов, необходимых для проведения проверки.

В ходе проверки была рассмотрена организация работы по регистрации внутренних, входящих и исходящих документов, контролю исполнения документов, оформлению реквизитов, составлению и оформлению номенклатуры дел, ведению архива и сохранности документов и др.

Организация работы учреждений культуры (далее – учреждений) по ведению делопроизводства и архива в 2010г. по сравнению с 2009г. значительно улучшилась.

Во всех 14 учреждениях имеются номенклатуры дел на 2010г. (100%). Приказами назначены ответственные лица за ведение архива, обеспечение сохранности документов.

Дела предыдущих лет хранятся отдельно от дел текущего года.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно при формировании дел в учреждениях.

В дело включено по одному экземпляру каждого документа.

Документы, помещенные в дело по своему содержанию, соответствуют заголовку дела.

Между тем, отмечены следующие замечания:

- во всех учреждениях отсутствуют отдельные помещения для хранения архивов. Металлический шкаф, отвечающий требованиям нормативных документов, имеется только в Детской школе искусств;

- в учреждениях культуры документы постоянного хранения разделены и хранятся у директора и работников (по направлениям):

- отсутствуют акты приемки-передачи документов постоянного и временного хранения по факту увольнения предыдущего ответственного лица за ведение делопроизводства и архив.

По результатам проверок составлены справки, руководителям учреждений даны рекомендации, указаны сроки исполнения рекомендаций.

В настоящее время руководителями учреждений ужесточен контроль за обеспечением сохранности документов в учреждениях. В МУ ГДК «Октябрь», МУ ДК им.Курчатова рассматривается вопрос о выделении специализированных шкафов для дел постоянного срока хранения.

До 30.05.2010г. руководители учреждений должны представить в Отдел культуры информации об исполнении рекомендаций.


Начальник Отдела культуры

г.Волгодонска Л.Е.Мурашева


Отдел культуры г.Волгодонска


СПРАВКА


22.03.2010 № 2

г.Волгодонск


Об организации ведения

делопроизводства, архива

и сохранности документов

в МУ ГДК «Октябрь»


Проверка организации ведения делопроизводства, архива и сохранности документов в МУ ГДК «Октябрь» (далее – Дворец) (директор Корочанская Л.И.) проведена 22.03.2010г. в соответствии с графиком проведения проверок «Организация ведения делопроизводства в учреждениях культуры и образовательных учреждениях дополнительного образования детей», утвержденным приказом начальника отдела культуры от 15.03.2010 № 41.

Проверка проведена за период работы с 01.01.2010г по 22.03.2010г. В ходе проверки установлено, что функции по ведению делопроизводства, архива определены в должностных инструкциях инспектора по кадрам Титоренко Н.Д., программиста Гориной В.С. и кассира Худяковой О.А. Во Дворце приказом от 05.10.2009 № 29 «О назначении специалистов, ответственных за ведение архива и сохранность документов» назначены ответственные за ведение архива и сохранность документов Титоренко Н.Д. и Худякова О.А.

Во Дворце имеется номенклатура дел на 2010г. В номенклатуру дел включены все документы, образующиеся в деятельности МУ ГДК «Октябрь», кроме печатных изданий. Заголовки дел соответствуют заголовкам дел по номенклатуре дел.

При составлении номенклатуры дел экспертная комиссия руководствовалась Уставом Дворца, штатным расписанием, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности учреждения.

Оформлена номенклатура дел в соответствии с основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Регистрация приказов по основной деятельности ведется в журнале регистрации приказов. Дата на приказах пишется правильно, регистрационный номер приказам присваивается правильно. К приказам прикладываются документы, являющиеся основанием для подготовки приказа.

Регистрация входящих документов ведется в журнале регистраций. При регистрации на документах в правом нижнем углу пишется дата (8-ю знаками) и номер. Резолюция директора на входящих документах имеется.

Регистрация исходящих документов ведется в журнале регистрации. Регистрационные номера присваиваются правильно. К исходящим документам не прикладываются документы (входящие), являющиеся основанием переписки.

Регистрация входящих телефонограмм ведется в журнале регистрации. Все реквизиты оформляются правильно. Не отслеживается регистрация телефонограмм, принятых по электронной почте.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется правильно, отдельно от других видов делопроизводства. Личный прием граждан документируется на карточках регистрации приема граждан, на которых имеются все необходимые реквизиты регистрации. Регистрационный номер обращениям присваивается правильно. Письменные обращения граждан регистрируются на учетно-контрольных карточках.

Приказы по личному составу печатаются на бланках приказов унифицированной формы и на бланках приказов, регистрируются в журнале. Регистрационные номера приказам присваиваются правильно, дата пишется правильно.

В делопроизводстве Дворца используются: круглая печать с наименованием учреждения; штамп; бланки приказа, письма, которые спроектированы в соответствии с требованиями ГОСТа.

Во Дворце создана экспертная комиссия, которая проводит отбор документов на постоянное хранение. Дела с истекшими сроками хранения не уничтожались с 2000г., отсутствуют акты о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

В деле фонда отсутствуют акты приемки-передачи документов постоянного и временного хранения в связи с увольнением и принятием новых ответственных лиц за ведение делопроизводства и архив.

При формировании дел документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно. В дело включено по одному экземпляру каждого документа. В дело помещены документы, которые по своему содержанию последовательно освещают определенные вопросы. В деле были сгруппированы факсограммы, ксерокопии, черновые документов, что является нарушением требований нормативных документов об архиве.

Документы постоянного хранения хранятся в помещениях директора, методического кабинета, работников Дворца, из-за отсутствия отдельного помещения. Местом дислокации архива определены:

-встроенный шкаф, расположенный в помещении Дворца в смежной комнате около кабинета № 6 (бухгалтерия);

- кабинет № 21 (отдел кадров);

- кабинет № 28 (методический кабинет).

В помещениях архива соблюдается санитарно-гигиенический режим: содержатся в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. Проводится систематическая влажная уборка.

Помещения Дворца оборудованы системами охранно-пожарной и охранно-тревожной сигнализаций, оповещения людей при пожаре. В местах расположения архива имеются первичные средства пожаротушения (огнетушители).

Сохранность документов обеспечена.


Рекомендовано:

1. Завести журналы регистраций приказов, входящей и исходящей корреспонденций, телефонограмм на каждый календарный год отдельно;

2. Усилить контроль за исполнением документов;


3. Выделить место для документов постоянного хранения.

4. Произвести формирование архива в соответствии с требованиями нормативных документов по формированию архива;

5. Документы, помещенные в дело постоянного хранения оформить в соответствии с основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002:

6. Составить акты о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек и произвести уничтожение документов;

7. Составить реестр рабочих папок.

Информацию о выполнении рекомендаций представить в Отдел культуры до 20.05.2010г.


Ведущий специалист О.А.Назаренко


Отдел культуры г.Волгодонска


СПРАВКА


24.03.2010 № 3

г.Волгодонск


Об организации ведения

делопроизводства, архива

и сохранности документов

в МУ ДК им Курчатова


Проверка организации ведения делопроизводства, архива и сохранности документов в МУ ДК им Курчатова (далее – Дворец) (директор Егошин С.М.) проведена 24.03.2010г. в соответствии с графиком проведения проверок «Организация ведения делопроизводства в учреждениях культуры и образовательных учреждениях дополнительного образования детей», утвержденным приказом начальника отдела культуры от 15.03.2010 № 41.

Проверка проведена за период работы с 01.01.2010г по 24.03.2010г. В ходе проверки установлено, что функции по ведению делопроизводства, архива определены в должностной инструкции секретаря Высоцкой Г.П., Во Дворце приказом от 24.09.2009 № 35 «О назначении ответственных за ведение архива и сохранность документов» назначена ответственная за ведение архива и сохранность документов Высоцкая Г.П.

Во Дворце имеется номенклатура дел на 2010г. В номенклатуру дел включены все документы, образующиеся в деятельности МУ ДК им Курчатова, кроме печатных изданий, рабочих папок. Заголовки дел соответствуют заголовкам дел по номенклатуре дел.

В учреждении отсутствует приказ о создании экспертной комиссии.

Оформлена номенклатура дел в соответствии с основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Регистрация приказов по основной деятельности ведется в журнале регистрации приказов. Дата на приказах пишется правильно, регистрационный номер приказам присваивается правильно. К приказам прикладываются документы, являющиеся основанием для подготовки приказа.

Регистрация входящих документов ведется в журнале регистраций. При регистрации на документах в правом нижнем углу пишется дата (8-ю знаками) и номер. Резолюция директора на входящих документах имеется.

Регистрация исходящих документов ведется в журнале регистрации. Регистрационные номера присваиваются правильно. К исходящим документам не прикладываются документы (входящие), являющиеся основанием переписки.

Регистрация входящих телефонограмм ведется в журнале регистрации. Все реквизиты оформляются правильно. В учреждении ведется контроль за исполнением контроля с помощью технических средств.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется правильно, отдельно от других видов делопроизводства. Личный прием граждан документируется на карточках регистрации приема граждан, на которых имеются все необходимые реквизиты регистрации. Регистрационный номер обращениям присваивается правильно. Письменные обращения граждан регистрируются на учетно-контрольных карточках.

Приказы по личному составу печатаются на бланках приказов унифицированной формы и на бланках приказов, регистрируются в журнале. Регистрационные номера приказам присваиваются правильно, дата пишется правильно.

В делопроизводстве Дворца используются: круглая печать с наименованием учреждения; штамп; бланки приказа, письма, которые спроектированы в соответствии с требованиями ГОСТа.

В связи с тем, что учреждение как муниципальное работает с июня 2005 года, дела с истекшим сроком хранения не уничтожались, акт находится в процессе оформления.

При формировании дел документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно. В дело включено по одному экземпляру каждого документа. В деле были сгруппированы факсограммы, ксерокопии документов, что является нарушением. В дело помещены документы, которые по своему содержанию последовательно освещают определенные вопросы. Документы в деле расположены в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления).

Во Дворце отсутствует отдельное помещение для архивов постоянного и временного хранения. Документы постоянного хранения хранятся в помещениях директора, методического кабинета, бухгалтерии, что не обеспечивает их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск.

Помещения Дворца оборудованы системами видеонаблюдения, охранно-пожарной и охранно-тревожной сигнализаций, оповещения людей при пожаре. В местах расположения архива имеются первичные средства пожаротушения (огнетушители).

Сохранность документов обеспечена.


Рекомендовано:


1. Оформлять реквизиты документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

2. Усилить контроль за исполнением документов.

3. Выделить место для архивов постоянного и временного хранения.

4. Приказом создать постоянную экспертную комиссию.

5. Произвести формирование архива в соответствии с требованиями нормативных документов по формированию архива.

6. Документы, помещенные в дело постоянного хранения оформить в соответствии с основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002:

7. Составить акты о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек и произвести уничтожение документов.

8. Учет документов в архиве Дворца осуществлять в соответствии с разделом 6 основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

9. Составить реестр рабочих папок.


Информацию о выполнении рекомендаций представить в Отдел культуры до 15.05.2010г.


Ведущий специалист О.А.Назаренко


Отдел культуры г.Волгодонска


СПРАВКА


26.04.2010 № 9

г.Волгодонск


Об организации ведения

делопроизводства, архива

и сохранности документов

в МОУ ДОД Детская музыкальная

школа им. Д.Д.Шостаковича


Проверка организации ведения делопроизводства, архива и сохранности документов в МОУ ДОД Детская музыкальная школа им.Д.Д.Шостаковича (далее – школа) (директор Кукота Т.М.) проведена 26.04.2010г. в соответствии с графиком проведения проверок «Организация ведения делопроизводства в учреждениях культуры и образовательных учреждениях дополнительного образования детей», утвержденным приказом начальника отдела культуры от 15.03.2010 № 41.

Проверка проведена за период работы с 01.01.2010г по 26.04.2010г. В ходе проверки установлено, что функции по ведению делопроизводства, архива определены в должностных инструкциях секретаря Медведевой Е.В. и главного бухгалтера Брусенской Я.А. от 11.01.2010г. В школе приказом от 31.12.2009 № 128 «О назначении ответственных» назначены ответственные за ведение делопроизводства, архива и сохранность документов Медведева Е.В. и Брусенской Я.А.

В школе имеется номенклатура дел на 2010г., В номенклатуру дел включены все документы, образующиеся в деятельности школы, кроме печатных изданий и рабочих папок. Заголовки дел соответствуют заголовкам дел по номенклатуре дел. При составлении номенклатуры дел экспертная комиссия руководствовалась Уставом школы, штатным расписанием, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности школы.

Регистрация приказов по основной деятельности ведется в журнале регистрации приказов. Дата на приказах пишется правильно, регистрационный номер приказам присваивается правильно. К приказам прикладываются документы, являющиеся основанием для подготовки приказа.

Регистрация входящих документов ведется в журнале регистраций. При регистрации на документах в правом нижнем углу пишется дата (8-ю знаками) и номер. Резолюция директора на входящих документах имеется.

Регистрация исходящих документов ведется в журнале регистрации. Регистрационные номера присваиваются правильно. К исходящим документам не прикладываются документы (входящие), являющиеся основанием переписки.

Регистрация входящих телефонограмм ведется в журнале регистрации. Все реквизиты оформляются правильно.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется правильно, отдельно от других видов делопроизводства. Личный прием граждан документируется на карточках регистрации приема граждан, на которых имеются все необходимые реквизиты регистрации. Регистрационный номер обращениям присваивается правильно. Имеются учетно-контрольные карточки для регистрации письменных обращений граждан. Письменных обращений граждан в 2010г. не поступало.

В делопроизводстве школы используются: круглая печать с наименованием школы; штамп; бланки приказа, письма, которые спроектированы в соответствии с требованиями ГОСТа.

В деле фонда отсутствует акт приемки-передачи документов постоянного и временного хранения по факту смены ответственного лица за архив.

В школе отсутствует металлический шкаф для размещения документов постоянного хранения. Документы постоянного хранения хранятся в шкафах в помещениях директора, бухгалтерии, сотрудников школы.

При формировании дел документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно. В дело включено по одному экземпляру каждого документа. В деле были сгруппированы факсограммы, ксерокопии документов, что является нарушением. В дело помещены документы, которые по своему содержанию последовательно освещают определенные вопросы.

Помещения школы оборудованы системами охранно-пожарной и охранно-тревожной сигнализаций, оповещения людей при пожаре. В местах расположения архива имеются первичные средства пожаротушения (огнетушители).

Сохранность документов обеспечена.


Рекомендовано:

1. Произвести формирование архива в соответствии с требованиями нормативных документов по формированию архива;

2. Документы, помещенные в дело постоянного хранения оформить в соответствии с основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002:

- произвести подшивку или переплет дела;

- располагать в прямой хронологической последовательности (взамен обратной хронологической последовательности);

- пронумеровать листы дела (в правом верхнем углу арабскими цифрами графитовым карандашом);

- составить листы-заверителя;

3. Усилить контроль за исполнением документов;

4. Составить реестр рабочих папок.

Информацию о выполнении рекомендаций представить в Отдел культуры до 30.05.2010г.


Ведущий специалист О.А.Назаренко


Отдел культуры г.Волгодонска


СПРАВКА


27.04.2010 № 10

г.Волгодонск


Об организации ведения

делопроизводства, архива

и сохранности документов

в МОУ ДОД ШИ Детский

центр духовного развития


Проверка организации ведения делопроизводства, архива и сохранности документов в МОУ ДОД ШИ Детский центр духовного развития (далее – школа) (директор Павленко Л.Н.) проведена 27.04.2010г. в соответствии с графиком проведения проверок «Организация ведения делопроизводства в учреждениях культуры и образовательных учреждениях дополнительного образования детей», утвержденным приказом начальника отдела культуры от 15.03.2010 № 41.

Проверка проведена за период работы с 01.01.2010г по 27.04.2010г. В ходе проверки установлено, что функции по ведению делопроизводства, архива определены в должностных инструкциях инспектора по кадрам Игнатовой С.В., и бухгалтера Пильцовой Т.В. В школе приказом от 01.09.2009 № 31о/д «О назначении ответственных» назначены ответственные за комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов - инспектор по кадрам Игнатова С.В., главный бухгалтер Филаретова И.В. Приказом от 11.01.2010 № 22 о/д создана экспертная комиссия.

В школе имеется номенклатура дел на 2010г. В номенклатуру дел включены все документы, образующиеся в деятельности школы, кроме печатных изданий и рабочих папок. Заголовки дел соответствуют заголовкам дел по номенклатуре дел. При составлении номенклатуры дел экспертная комиссия руководствовалась Уставом школы, штатным расписанием, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности школы.

Регистрация приказов по основной деятельности ведется в журнале регистрации приказов. Дата на приказах пишется правильно, регистрационный номер приказам присваивается правильно. К приказам прикладываются документы, являющиеся основанием для подготовки приказа.

Регистрация входящих документов ведется в журнале регистраций. При регистрации на документах в правом нижнем углу пишется дата (8-ю знаками) и номер. Резолюция директора на входящих документах имеется.

Регистрация исходящих документов ведется в журнале регистрации. Регистрационные номера присваиваются правильно. К исходящим документам не прикладываются документы (входящие), являющиеся основанием переписки.

Регистрация входящих телефонограмм ведется в журнале регистрации. Все реквизиты оформляются правильно.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется правильно, отдельно от других видов делопроизводства. Личный прием граждан документируется на карточках регистрации приема граждан, на которых имеются все необходимые реквизиты регистрации. Регистрационный номер обращениям присваивается правильно. Имеются учетно-контрольные карточки для регистрации письменных обращений граждан.

В делопроизводстве школы используются: круглая печать с наименованием школы; штамп; бланки приказа, письма, которые спроектированы в соответствии с требованиями ГОСТа.

В деле фонда отсутствует акт приемки-передачи документов постоянного и временного хранения по факту смены ответственного лица за архив. В школе хранятся архивные документы временного срока хранения с 1995 года. Отсутствуют акты о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

В школе отсутствует отдельное помещение для размещения документов постоянного хранения. Документы постоянного и временного хранения хранятся вместе, что является нарушением Правил работы архива. Архив размещен в не запирающихся под ключ шкафах в помещении приемной директора.

В дело включено по одному экземпляру каждого документа. В дело помещены документы, которые по своему содержанию последовательно освещают определенные вопросы. В деле сгруппированы факсограммы, ксерокопии документов, черновые документы, что является нарушением Правил.

Помещения школы оборудованы системами охранно-пожарной и охранно-тревожной сигнализаций, оповещения людей при пожаре. В местах расположения архива имеются первичные средства пожаротушения (огнетушители).


Рекомендовано до 28.05.2010г.:

1. Усилить контроль за исполнением документов.

2. Произвести формирование архива в соответствии с требованиями нормативных документов по формированию архива.

3. Документы, помещенные в дело постоянного хранения оформить в соответствии с основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002:

- произвести подшивку или переплет дела;

- располагать в прямой хронологической последовательности (взамен обратной хронологической последовательности);

- пронумеровать листы дела (в правом верхнем углу арабскими цифрами графитовым карандашом);

- составить листы-заверителя;

4. Архив постоянного хранения хранить раздельно от архива временного срока хранения.

5. Составить реестр рабочих папок.

Информацию о выполнении рекомендаций представить в Отдел культуры до 30.05.2010г.


Ведущий специалист О.А.Назаренко


Отдел культуры г.Волгодонска


СПРАВКА


08.04.2010 № 5

г.Волгодонск


Об организации ведения

делопроизводства, архива

и сохранности документов

в МОУ ДОД Детская

школа искусств


Проверка организации ведения делопроизводства, архива и сохранности документов в МОУ ДОД Детская школа искусств (далее – школа) (директор Карпов В.М.) проведена 08.04.2010г. в соответствии с графиком проведения проверок «Организация ведения делопроизводства в учреждениях культуры и образовательных учреждениях дополнительного образования детей», утвержденным приказом начальника отдела культуры от 15.03.2010 № 41.

Проверка проведена за период работы с 01.01.2010г по 08.04.2010г. В ходе проверки установлено, что функции по ведению делопроизводства, архива определены в должностной инструкции секретаря-машинистки Приходько О.А. от 11.01.2010г. В школе приказом от 31.12.2009 № 37 «О назначении ответственного лица за делопроизводство, архив и работу с обращениями граждан» назначен ответственный за ведение делопроизводства, архива и сохранность документов Приходько О.А.

В школе издано 3 приказа по вопросам документационного обеспечения управления и сохранности документов:

- от 31.12.2009 №36 «о введении номенклатуры дел и утверждания графиков документооборота»;

- от 31.12.2009 № 37 «О назначении ответственного лица за делопроизводство, архив и работу с обращениями граждан»;

- от 31.12.2009 № 38 «О назначении экспертной комиссии и выделении дел к уничтожению».

В школе имеется номенклатура дел на 2010г. В номенклатуру дел включены все документы, образующиеся в деятельности школы, кроме печатных изданий и рабочих папок. Заголовки дел соответствуют заголовкам дел по номенклатуре дел.

При составлении номенклатуры дел экспертная комиссия руководствовалась Уставом школы, штатным расписанием, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности школы.

Оформлена номенклатура дел в соответствии с основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Регистрация приказов по основной деятельности ведется в журнале регистрации приказов. Дата на приказах пишется правильно, регистрационный номер приказам присваивается правильно. К приказам прикладываются документы, являющиеся основанием для подготовки приказа.

Регистрация входящих документов ведется в журнале регистраций. При регистрации на документах в правом нижнем углу пишется дата (8-ю знаками) и номер. Резолюция директора на входящих документах имеется.

Регистрация исходящих документов ведется в журнале регистрации. Регистрационные номера присваиваются правильно. К исходящим документам не прикладываются документы (входящие), являющиеся основанием переписки.

Регистрация входящих (устных) телефонограмм ведется в журнале регистрации. Все реквизиты оформляются правильно. Телефонограммы, принятые по электронной почте регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется правильно, отдельно от других видов делопроизводства. Личный прием граждан документируется на карточках регистрации приема граждан, на которых имеются все необходимые реквизиты регистрации. Регистрационный номер обращениям присваивается правильно. Имеются учетно-контрольные карточки для регистрации письменных обращений граждан. Письменных обращений граждан в 2010г. не поступало.

В делопроизводстве школы используются: круглая печать с наименованием школы; штамп; бланки приказа, письма, которые спроектированы в соответствии с требованиями ГОСТа.

В школе создана экспертная комиссия приказом от 31.12.2009 № 38, ежегодно проводится отбор документов на постоянное хранение. Дела с истекшими сроками хранения уничтожаются. Имеются акты о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

В деле фонда отсутствует акт приемки-передачи документов постоянного и временного хранения по факту увольнения предыдущего ответственного лица за ведение делопроизводства и архив.

Документы постоянного хранения (приказы, штатные расписания, годовые планы и отчеты и др.) хранятся в металлическом, запирающимся под ключ шкафу, который расположен в смежной с бухгалтерией комнате. Из-за недостаточного места для постоянного хранения документов в полном объеме, часть документов хранится в бухгалтерии в закрытых, но не запирающихся под ключ шкафах. Дела текущего года и прошлых лет хранятся у работников школы (по направлениям) в шкафах.

В помещениях архива соблюдается санитарно-гигиенический режим: содержатся в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. Проводится систематическая влажная уборка.

Помещения школы оборудованы системами охранно-пожарной и охранно-тревожной сигнализаций, оповещения людей при пожаре. В местах расположения архива имеются первичные средства пожаротушения (огнетушители).

Сохранность документов обеспечена.


Рекомендовано:

1. Произвести формирование архива в соответствии с требованиями нормативных документов по формированию архива;

2. Документы, помещенные в дело постоянного хранения оформить в соответствии с основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002:

- произвести подшивку или переплет дела;

- располагать в прямой хронологической последовательности (взамен обратной хронологической последовательности);

- пронумеровать листы дела (в правом верхнем углу арабскими цифрами графитовым карандашом);

- составить листы-заверителя;

- усилить контроль за исполнением документов;

- составить реестр рабочих папок.

Информацию о выполнении рекомендаций представить в Отдел культуры до 25.05.2010г.


Ведущий специалист О.А.Назаренко