Что такое кадровая безопасность
| Вид материала | Документы |
- Программа семинара-тренинга «Кадровая безопасность коммерческой организации», 31.34kb.
- Т. П. Возможно ли «объективистское» религиоведение?, 75.66kb.
- Тематика курсовых работ по дисциплине «Система государственного управления» для 4 курса, 33.62kb.
- Десять нерешенных проблем теории сознания и эмоций. Эмоции, 306.48kb.
- Тема: Что такое вич? Что такое вич- инфекция? Что такое спид?, 31.26kb.
- Кадровая политика и безопасность, 253.34kb.
- А. М. Гурович Молодежная кадровая политика в Федеральном казначействе, 90.19kb.
- Кадровая стратегия организации и кадровая политика в современных условиях понятие кадровой, 54.48kb.
- 1. что такое нефтехимия, 823.72kb.
- Экономическая безопасность Украины Учебные вопросы: Общее понятие национальной безопасности, 191.52kb.
1 2
2. Влияние на количество и качество контрольных мер:
| Цели мероприятий (программ) | Примеры возможностей, на которые влияет | Примеры причин, на которые влияет |
| 1. Ликвидация элементов технологической политики, способствующих мошенничеству. | - предоставление недостаточной информации, - отсутствие доступа к необходимой информации, - ненадлежащая система документооборота, - отсутствие разделения контрольных функций, - отсутствие системы подтверждения полномочий, - отсутствие систем защиты коммерческой тайны, - отсутствие четкой организационной структуры. | - выполнение лишь краткосрочных задач, - понимание ущербной подконтрольности технологических процессов и защитных механизмов. |
| 2. Предупредительная работа с партнерами (клиентами, поставщикам и др.). | - бесконтрольность процесса общения сотрудников с партнерами, - отсутствие четкого информирования всех партнеров фирмы о ее политике по отношению к злоупотреблениям, - все доступность информации о клиентах или поставщиках. | - родственные или финансовые отношения с партнерами помимо работы. |
| 3. Создание системы полного контроля. | - отсутствие или низкая периодичность проведения инвентаризаций, аудита и пр., - отсутствие независимых проверок, - отсутствие системы контроля за бухгалтерией и финансами, - отсутствие документального контроля, - отсутствие или низкое качество физических способов охраны и контроля, - пренебрежение соответствующими правилами. | - бесконтрольность и ненаказуемость совершения мошенничества, - факты неоправданных затрат, - факты неоправданного планирования финансовых показателей, - проблемы с финансированием, известные сотрудникам. |
Разнесение тех или иных позиций по колонкам можно, в принципе, оспаривать, но это сейчас не важно.
Как можно видеть из таблицы, программы (мероприятия) предотвращения мошенничества должны охватывать практически все стороны деятельности предприятия, хотя бы потому, что проблемы создают люди и работают они везде.
Что же касается влияния на лояльность, а в таблице ясно видно преобладание проблем менеджмента, основная задача СБ - добиться понимания руководителями всех звеньев лояльности как определяющего фактора вообще устойчивости предприятия, а не только в связи с мошенничеством. После того, как они поймут это, оставьте им право и обязанность разрабатывать и внедрять свои, управленческие программы, тем не менее согласовывая их.
Для СБ все же больше работы будет при оказании влияния на контроль, чем по существу и должна заниматься такая служба во взаимодействии с другими контролирующими и учетными подразделениями (отделом персонала, аудитом, ревизионной комиссией и др.). Влияние и должно как раз вылиться в разработку, реализацию, проверку пригодности и корректировку тех самых мероприятий.
В этой статье мы рассмотрели примеры того, на что необходимо воздействовать для предотвращения совершения мошенничества. Как говорится, знал бы где упаду, соломки бы подстелил. Зная, что упадешь, стели везде - вот принцип работы СБ.
Если после успешного внедрения и при относительной живучести указанных программ все-таки осталась лазейка и, будьте уверены, то следующими этапами вашей работы будут выявление, расследование, нормализация ситуации и так далее... Но об этом в следующих статьях.
Для наглядности приведу несколько примеров вариантов "кидания" своими сотрудниками и должностными лицами работодателей в различных сферах хозяйственной деятельности.
1. Мошенничество в учете персонала:
- содержание "мертвых душ",
- "запоздалый" расчет при увольнении, например, на уволившегося физически сотрудника продолжает начисляться зарплата, и ее получают мошенники (должностные лица подразделения или сотрудники отдела учета персонала) в сговоре с бухгалтерией или другими должностными лицами,
- необоснованные выплаты различных пособий и компенсаций по подложным причинам или поддельным документам.
2. Мошенничество в отношениях с арендодателями:
- содержание представителей арендодателя на денежном довольствии (в штате) арендатора, например, как наемных временных работников или с другим обоснованием,
- завышение размеров сдаваемых в аренду площадей,
- завышение косвенных арендных оплат (коммунальные услуги, телефоны и пр.),
- завышение платы за использование арендованного оборудования и механизмов,
- двойное выставление арендодателем (вероятно, в сговоре с курирующим представителем арендатора) счетов к оплате - и в проплате основного договора аренды, и в текущих расчетах,
- прямое или непрямое вхождение представителей арендатора в руководство арендодателя (акционирование и пр.).
3. Мошенничество в отношениях с подрядчиками:
- завышение счетов к оплате (сметы) за услуги и/или материалы,
- увеличение сроков выполнения договоров со ссылками на "объективные" причины там, где одной из характеристик оценки выступает и срок проведения работ, особенно, если штрафные санкции за это не предусмотрены,
- привлечение подрядчиков, как правило "своих", для выполнения работ, которые можно произвести своими силами с меньшими затратами,
- оформление и оплата фальсифицированных контрактов там, где невозможно оценить качество и объем работ,
- включение в оплату счетов подрядчиков дополнительно своих, бюджетных расходов,
- выставление счетов за неиспользовавшиеся механизмы, оборудование и пр.,
- оформление договоров подряда на частично или полностью выполненные своими силами работы,
- учреждение или организация руководителями своих подразделений строительного и ремонтного профиля фирм такой же направленности.
4. Мошенничество с коммунальными организациями:
- двойная оплата коммунальных услуг и арендодателям и коммунальным службам, пользуясь невнимательностью или некомпетентностью бухгалтерии, а то и в сговоре,
- оплата коммунальных услуг за других пользователей при наличии определенной с ними договоренности,
- двойная оплата услуг - сначала вперед, а потом еще и текущие расходы.
В следующих статьях мы рассмотрим некоторые примеры мошенничества при обслуживании оборудования, при эксплуатации своего или арендованного транспорта, при пользовании услугами сторонних транспортных организаций, в снабжении, рекламной и торговой деятельности, страховании и так далее и так далее...
Наверх
Как заставить работать материальную ответственность
Опубликовано: журнал "ДП - Персонал" №7-2002
©Чумарин И.Г.
Стоит построить систему материальной ответственности один раз, и она сама будет работать на компанию , внося свою долю в обеспечение сохранности ценностей. Все дело в подходе, который заключается в придании материальной ответственности статуса элемента системы безопасности предприятия.
Здесь необходимо отойти от традиционной оценки материальной ответственности (МО) как средства как средства перекладывания ответственности с плеч работодателя на плечи работников. Вы вспоминаете о МО после оглашения итогов инвентаризации? Это пример традиционного подхода.
Материальная ответственность - это не просто договор между работником и работодателем. И это не способ перекладывания ответственности с работодателя на сотрудника; не способ возмещения ущерба. Материальная ответственность представляет собой систему предотвращения нанесения ущерба.
Говоря о материальной ответственности, будем иметь виду именно систему определенных мер, а не должностную инструкцию, не договор, и даже не соответствующий раздел в Трудовом кодексе. Она будет работать на предприятии, стоит установить ее всего лишь один раз, - но установить именно как систему, где отсутствует элемент безнаказанности.
Система материальной ответственности, четко и грамотно организованная, способна:
- Значительно снизить риски умышленного нанесения ущерба со стороны материально ответственных лиц (а именно эта категория причиняет наибольшие проблемы).
- Повысить ответственность работников за вверенные ценности, усилить бдительность и внимание к посторонним, а также к своим коллегам.
- Внушить работникам понимание реальной неотвратимой расплаты за нарушение процедур МО.
- Возместить нанесенный ущерб в полном размере, не оставив адвокату работника никаких шансов.
- Кроме того, в процессе внедрения системы компания будет вынуждена оптимизировать документооборот и технологические процессы движения материальных ценностей.
Принципы системы ответственности
Ставя качественную систему МО на своем предприятии, работодатель не только изучает ее сам для лучшей работоспособности, но и дает работникам понимание того, что - это лучшее из того, что они видели раннее. Следовательно - более жесткое по отношению к халатности и безалаберности. И значит более дисциплинирующее и обладающее эффектом взаимного контроля (для коллективной МО), иллюстрирующее неотвратимость наказания (возмещения ущерба).
И так, что же такое материальная ответственность по новому? Это хорошее знание норм законодательства и учет ряда деталей. В основу системы МО, разработанной Агентством исследования и предотвращения мошенничества, положен анализ около сотни нормативных актов, регламентирующих МО в настоящее время, и судебной практики одного их районных судов Петербурга.
Первый принцип современной МО - утраченное имущество должно принадлежать работодателю. То есть в суде надо будет доказать, что это имущество вашего предприятия.
Второй принцип - четкий документальный порядок, способный однозначно и письменно подтвердить, что утраченное действительно поступило под ответственность работника или бригады. Очень часто организации лишают себя такого аргумента в споре.
Третий принцип - из кадровой безопасности: не назначайте на материально ответственные должности кандидатов и работников с повышенным риском а) нанесения ущерба и б) его не возмещения. Это судимые, пьяницы, уволенные с предыдущих мест работы по негативным основаниям, не имеющие местной прописки и т.п. Не считайте это дискриминацией. Более того, некоторые нормативные акты прямо регламентируют этот вопрос, например: <к ведению кассовых операций: не допускаются лица: раннее привлекавшиеся к уголовной ответственности: злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача> (Порядок ведения кассовых операций в РФ).
Кроме этого, существует риск ограничения ответственности, а следовательно, размера возмещения ущерба, судом в отношении лиц, имеющих значительное количество иждивенцев или с тяжелым материальным положением.
Четвертый принцип работоспособности системы - постоянное усиление (утяжеление, ужесточение) ответственности не <за обеспечение сохранности> (как в ТК), а именно за сохранность имущества. Достигается это письменной фиксацией всех существенных с точки зрения МО процедур - от ознакомления с рабочим местом до согласия выйти из бригады МО.
При построенной таким образом системе МО факт наличия недостачи будет свидетельствовать о вине конкретного лица (коллектива), со всеми вытекающими последствиями по возмещению ими ущерба. Разумеется, при условии безупречного проведения процедур выявления и документирования недостачи, при четком документальном обеспечении МО, при налаженной системе материального учета, при качественно проведенной проверке причин возникновения ущерба и т.д. Сложно? Только один раз.
Хочется отметить, что система МО даже при таком подходе не влечет за собой утяжеление документооборота, т.е. в компании не добавляется ни одного неизвестного раннее документа.
Наверх
Сто факторов благонадежности
Опубликовано в журнале "Секрет фирмы" №07 от 16декабря - 29декабря 2002 г.
Корреспондент - Юлия Фуколова
Новый сотрудник - это, как правило, кот в мешке. Ведь в резюме никто не напишет о своих "подвигах" на старом месте работы или тайном сговоре с конкурентами. Тем не менее есть специальные методы, позволяющие поверить кандидата на благонадежность.
Во всех проверках на благонадежность есть один щекотливый момент. Согласно новому Трудовому кодексу, все персональные данные следует брать у самого работника, а для получения информации у третьей стороны требуется его письменное согласие. Кроме того, работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения этих данных. Так что, интересуясь за спиной кандидата его частной жизнью, компании фактически нарушают закон, тем более что они не имеют право "ограничивать кандидата в трудовых правах" по причинам, не связанным с его деловыми качествами. Но, с другой стороны, работодатель вынужден защищать от неблагонадежных сотрудников интересы своего бизнеса.
Доверяй, но проверяй
Западная компания, демонстрируя заинтересованность в совместном бизнесе, порекомендовала своему российскому партнеру хорошего специалиста. Менеджера взяли на работу, а года через два выяснилось, что он занимался промышленным шпионажем в пользу той самой западной фирмы.
Этот пример не единственный. Как показывает практика, наибольший ущерб компаниям наносят их же сотрудники. Сегодня большинство работодателей это понимают, и во многих организациях для устройства на работу уже недостаточно профильного образования, опыта работы и квалификации. Помимо профессиональных навыков от будущих сотрудников ждут строгого соблюдения принятых в компании норм и правил поведения, то есть благонадежности.
Оценить благонадежность кандидата на глазок довольно сложно, поэтому приходится прибегать к специальным проверкам. Как правило, этим занимаются отдел по работе с персоналом и служба безопасности. Игорь Чумарин, генеральный директор Агентства исследования и предотвращения потерь (Санкт-Петербург): Цель этих проверок - проанализировать прошлое кандидата и на основе этого спрогнозировать, каким будет его поведение в будущем. Кроме того, компании заинтересованы получать более полные данные о частной жизни человека, чтобы установить возможные факторы риска. Наконец, проверки нужны для подтверждения правдивости сведений, предоставленных кандидатом о себе.
Специалисты выделяют более ста факторов, которые, по их мнению, влияют на лояльность и благонадежность сотрудников. Условно их можно разделить на три группы. Прежде всего, это документально зафиксированные факты биографии: наличие судимостей, административных правонарушений, неоднократно утерянные паспорта, отсутствие местной регистрации, учет по диспансерам, участие в капитале других юридических лиц, отрицательные характеристики с предыдущих мест работы и т.д. Кроме того, особое значение имеют сведения неформального характера: связи с криминалом, сектами, правоохранительными и фискальными органами, пристрастие к алкоголю, наркотикам, азартным играм и проч. Наконец, огромную роль играют черты характера: безответственность, лживость, изворотливость, скрытность, усиленный самоконтроль и т.п.
Все эти факторы риска различны по значимости, и что именно может послужить препятствием при приеме кандидата в компанию, работодатель решает сам. Например, на одном предприятии причиной отказа станет отсутствие регистрации, на а на другом не обратят внимание на наличие давней судимости. Кроме того, многое зависит от должности. Так, для кандидатов на младшие и средние позиции семейное положение особого значения не имеет, а вот одинокий финдиректор вызывает подозрение. Семья - это фактор стабильности, и ее отсутствие повышает вероятность того, что менеджер может сбежать с казенными деньгами.
Впрочем, слишком "чистая" биография - тоже повод насторожиться. "Кристальных людей не бывает. К тому же большая ответственность обычно предлагает и вероятность ошибок", - считает партнер агентства "Росэксперт" (подбор менеджеров высшего звена) Сергей Мартьянов.
Однако целью проверок служит не простое желание вывести кандидата на чистую воду. Как говорит заместитель директора охранного агентства "Вымпел" Владимир Васильев, "не так важно, что было у человека в прошлом, если он сам честно обо всем расскажет. Но неискренность - это уже сигнал задуматься, стоит ли брать такого человека.
Беседы о правде
Поскольку факторов риска довольно много, их доскональное изучение требует времени и материальных затрат. Поэтому небольшие фирмы подвергают тщательной проверке лишь тех, кто получает доступ к коммерческой информации. Других работников дешевле взять на испытательный срок и посмотреть их в деле. Во всяком случае, как свидетельствуют результаты опроса на сайте hrm.ru, 3% фирм никак не проверяют кандидатов на благонадежность, а 20% полагаются на интуицию.
Часть фирм пытается застраховаться от ненадежных сотрудников, подбирая кадры исключительно по знакомству. Давид Аветисян, коммерческий директор ООО "Вендорс" (торговые автоматы): О службе безопасности нам пока думать рано, поэтому мы набираем сотрудников, в частности инкассаторов, по рекомендации друзей и знакомых. До сих пор у нас не было повода усомниться в их благонадежности. Для маленьких компаний это наиболее подходящий вариант.
Большинство фирм оценивают лояльность своих будущих сотрудников во время собеседования - об этом заявили 33% компаний, принявших участие в нашем опросе. Мария Стежинская, менеджер по работе с персоналом и связям с общественностью представительства немецкого фармацевтического концерна Schering AG: У нас нет службы безопасности, которая занималась бы сбором и доскональной проверкой информации о сотрудниках. В компании работают 150 человек, своего производства в России нет, так что шпионов нам бояться нечего. Основную информацию о будущих сотрудниках в Schering AG получают во время серии отборочных туров. На каждом из них проводится подробное интервью с кандидатом, моделируется ряд рабочих ситуаций, организуется деловая игра, и каждый раз человек раскрывается по-разному. Это дает возможность спрогнозировать его поведение. "Конечно, от ошибок никто не застрахован, но, к счастью, они случаются редко", - говорит Мария Стежинская.
Человек, проводящий собеседование, должен обращать внимание на любые мелочи. Например, кандидат, претендующий на низкооплачиваемую работу, одет слишком хорошо, или, скажем, соискатель на должность главного бухгалтера чересчур разговорчив. Все эти нестыковки нужно прояснить. Поэтому многие кадровики задают специальные каверзные вопросы, чтобы выбить человека из колеи и посмотреть на его реакцию.
Особо стоит отметить работу с резюме кандидата. Ведь опытный руководитель может прочитать между строк весьма ценную информацию и не тратить деньги на дорогостоящие проверки. Владимир Васильев: Бывший сотрудник силовой структуры пришел устраиваться охранником. Судя по анкете, он имел неплохое образование и мог рассчитывать на хорошую карьеру. Тем не менее он уволился из органов и на высоких должностях никогда не работал. Возникло подозрение, что в свое время человек влип в какую-то историю. Когда кандидата прямо спросили об этом, он был вынужден признаться, что однажды напился и очнулся в метро без оружия и документов. Дело замяли, но из органов пришлось уволиться.
Рекомендательное письмо
Один из самых эффективных способов проверки будущего сотрудника на благонадежность - сбор рекомендаций с его прошлых мест работы. Так, в истории "Росэксперта" был случай, когда искали финдиректора для крупной компании и один из кандидатов (тоже из крупной корпорации) отвечал всем требованиям. Но при проверки выяснилось, что на одной из предыдущих мест работы шесть лет назад он украл два вентилятора, за что и был уволен.
По мнению специалистов, нужно проверять информацию за последние пять лет (как правило, за это время человек меняет два-три места работы). При заполнении анкеты кандидат обычно указывает одно или несколько лиц, которые могут дать ему рекомендации. Если он отказывается назвать фамилии бывших коллег или говорит, что никого не помнит, это повод насторожиться и копать более тщательно. Естественно, звонить нужно не только указанным лицам - они-то всегда дадут прекрасные характеристики. Игорь Чумарин: Лучше всего использовать несколько уровней проверки - например, когда со своим коллегой из другой компании связывается менеджер по персоналу, начальник службы безопасности и руководитель. Так можно получить более объективную и целостную картину.
В основном бывшие работодатели идут на такой контакт, но не всегда говорят правду. Сергей Мартьянов: Мы давно заметили - хорошее о бывших коллегах говорят, а плохое рассказывать не любят, нужно усиленно выуживать информацию. Как-то у нас возникло подозрение, что кандидат злоупотребляет алкоголем. Мы позвонили по прежним местам его работы, но ни разу никто об этом не упоминал, пока наконец один бывший коллега не сказал: да, этот человек пил, поэтому с ним расстались.
Бывают, конечно, случаи, когда уходит ценный и результативный сотрудник, и обиженный работодатель из мести дает ему отрицательную оценку. Поэтому к рекомендациям нужно относиться очень внимательно. Например, менеджер из западной фирмы претендовал на пост гендиректора крупной российской компании, и до нового работодателя дошли слухи, что на прежнем месте работы с ним вышла некрасивая история. Фирма, сотрудником которой являлся этот менеджер, лоббировала свои интересы, и он должен был передать взятку нужному чиновнику. Однако с проектом что-то не заладилось, и его обвинили в том, что он якобы отдал не всю сумму. Но проведенная проверка показала, что этот менеджер чист, просто компании было выгодно выставить его в неблагоприятном свете.
Сложности с получением информации могут возникнуть и в том случае, если человек совершил неблагоприятный проступок, но уходит из фирмы "по собственному желанию". Обычно ему обещают взамен хорошие рекомендации. Лучший выход из этой ситуации - найти человека, который хорошо знает руководителя данной компании. Как заметил один топ-менеджер, "постороннему человеку ничего рассказывать не будут, но если обратиться знакомый, ему скажут правду или намекнут, чтобы присмотрел кого-нибудь другого на эту должность".
Служба кадровой безопасности
Во многих компаниях окончательное решение, будет ли кандидат принят на работу, зависит от службы безопасности. Правда, иметь такие подразделения могут позволить себе достаточно крупные структуры - банки, финансовые и страховые компании, нефтяные фирмы и т.п.
Службе безопасности под силу проверить наличие у кандидата криминального прошлого и административных правонарушений по информационным базам МВД и других силовых структур (по некоторым сведениям, получение данных на одного человека стоит $50). Кандидатов "пробивают" на предмет получения кредитов в банках, соответствия доходов реальному уровню жизни и т.п. Наконец, службы безопасности интересуется образом жизни и кругом знакомств кандидата (кстати, применяемые ими методы не совсем законны, поскольку собирать оперативную информацию они права не имеют). Например, несколько лет назад крупная компания рассматривала в качестве кандидатуры на руководящий пост женщину из международной корпорации. Оказалось, что ее бывший муж, с которым она не оформила развод, является владельцем казино, и ее не взяли.
Впрочем, окончательное решение иногда определяется тем, насколько компания заинтересована в конкретном человеке. Например, однажды в агентстве "Росэксперт" нашли кандидата на должность финдиректора. Правда, как говорит Сергей Мартьянов, человек этот работал в компании, имеющей не очень хорошую репутацию на рынке: у нее были истории с невозвратом кредитов. Клиент агентства получил эту информацию и выяснил с помощью службы безопасности, что кандидат имел опосредованное отношение к получению этих кредитов. Тем не менее его взяли на работу, потому что компания нуждалась в его услугах. "Разумеется, его действия будут более тщательно контролировать. В другой фирме ему бы, возможно, вообще отказали в работе", - добавил Сергей Мартьянов.
Проверка на честность и черные списки
Достаточно редкий способ проверки - использование полиграфа, так называемого детектора лжи. Но именно его применяют в компании "Евросеть" (салоны мобильной связи) при подборе кадров. Полиграф стали использовать здесь полтора года назад, и, по словам менеджера по персоналу Элины Дориковой, это очень эффективный метод: раньше были случаи, когда кто-то из сотрудников совершал хищения, а сейчас мы во многом эту проблему решили.
Как говорят в компании, проверка на полиграфе обходится в $40-80 за одного человека. Она проводится с письменного согласия кандидата, причем обязательна для претендентов на любую должность, - начиная с курьера и заканчивая топ-менеджерами. Отказываются соискатели редко, один-два случая в год. "Ребята у нас молодые, и мы проверяем их на предмет воровства, а также употребления наркотиков и алкоголя. Кроме того, сотрудники должны быть уверены в коллегах, поскольку мы платим коллективный процент от продаж",- говорит Элина Дорикова. По результатам исследования отсеивается около 10% кандидатов на должности продавцов и до 70% желающих стать курьерами и работниками склада.
Есть и еще один, пока не очень прижившийся, способ проверки кандидатов на благонадежность - черные списки. Так, Агентство исследования и предотвращения потерь создало в Санкт-Петербурге специальную информационную службу "Ресурсы лояльности". На сегодняшний день в ней собрана информация о 7 тыс. работников, которые в свое время нанесли ущерб своим компаниям. За небольшие деньги работодатели-подписчики могут использовать ресурс как дополнительный инструмент проверки кандидатов. По словам Игоря Чумарина, с юридической точки зрения база защищена, да и покопаться в ней нельзя - можно лишь сформулировать конкретный запрос. В Москве пока подобную базу создать не удалось, хотя несколько лет назад такие попытки предпринимались.