Виконавчих органах міської ради І регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 2 3 4

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядженням міського голови

від 05.12.2011 № 558

Інструкція з діловодства

у виконавчих органах Луцької міської ради

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства (далі – Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності у виконавчих органах міської ради і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

Інструкція є обов’язковою для всіх виконавчих органів міської ради та рекомендована для дотримання в діловодстві установ та організацій, що належать до сфери їх управління, підприємств, закладів міської комунальної власності.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства та поширюється на всю службову документацію та документи системи управління якістю.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Порядок підготовки, погодження проектів рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови визначається в регламенті роботи виконавчого комітету, порядок підготовки, погодження проектів рішень міської ради визначається в регламенті роботи міської ради.

Діловодні документи у виконавчих органах міської ради створюються на паперових носіях та в електронному вигляді (на персональних комп’ютерах). Електронний документообіг здійснюється за допомогою комп'ютерної системи eI-Dok. Порядок роботи в цій системі описано в Інструкції користування системою електронного документообігу eI-Dok.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розроблені відповідно до Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 (зі змінами та доповненнями), а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та щодо системи управління якістю.

1.4. Відповідальність за загальну організацію діловодства у виконавчих органах міської ради несе заступник міського голови, керуючий справами виконкому, який у межах наданих йому прав зобов'язаний:

- вживати заходів до скорочення службового листування;

- сприяти раціоналізації та комп’ютеризації діловодних процесів, оснащенню діловодних служб виконавчих органів міської ради сучасним обладнанням та сучасною комп'ютерною технікою;

- забезпечувати організацію навчання працівників для підвищення кваліфікації з діловодства;

- здійснювати контроль за додержанням у виконавчих органах міської ради вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства у виконавчих органах міської ради несуть їх керівники.

Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції покладається на загальні відділи, канцелярії, секретарів або працівників, відповідальних за діловодство у виконавчих органах, згідно з посадовою інструкцією .

1.6. У разі звільнення працівника, його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин ведення діловодства покладається на особу, яка заміщає діловода відповідно до посадової інструкції, розпорядження міського голови, наказу керівника виконавчого органу міської ради.

1.7. Виконавчі органи міської ради здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування державною мовою.

2. Документування управлінської діяльності

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або електронних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання інформації протягом певного часу або постійно.

Підставами для прийняття розпорядчих документів також є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

- розпорядчі документи обласної ради та обласної державної адміністрації;

- провадження виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання поставлених завдань;

- потреба у правовому регулюванні діяльності;

- звернення юридичних та фізичних осіб;

- необхідність забезпечення життєдіяльності міста тощо.

2.2. У виконавчих органах міської ради визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

2.3. Управлінська діяльність у виконавчих органах міської ради здійснюється шляхом ухвалення рішень міської ради та виконавчого комітету, видання розпоряджень міського голови, доручень міського голови та його заступників, створення службових листів.

Видання розпоряджень міського голови, ухвалення рішень міської ради, виконавчого комітету визначається актами законодавства, Регламентом роботи міської ради, Регламентом роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні документи.

2.4. Розпорядчі документи, що надходять до міської ради та виконкому від органів влади вищого рівня, доводяться до відома її виконавчих органів, установ, організацій та підприємств шляхом:

- надсилання копій документів органів влади вищого рівня разом із супровідним листом або резолюцією керівництва;

- особистого ознайомлення службових осіб під розписку.

2.5. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на засіданнях комісій, нарадах при міському голові та його заступниках, фіксуються у протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань (в тому числі, аудіозаписів).

2.7. Рішення колегіальних органів, засідань комісій, нарад при міському голові та його заступниках доводяться до виконавців і підвідомчих організацій шляхом надсилання їм копій рішень, протоколів (витягів з протоколів) засідань комісій, нарад, розпорядчих документів голови, окремих його доручень.

2.8. Міська рада під час здійснення оперативних зв’язків з організаціями, підприємствами, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити незадокументований обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

2.9. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону або телефаксу, електронною поштою та за допомогою системи електронного документообігу eI-Dok шляхом внесення документів у календар виконавців.

2.10. Кожен зареєстрований у системі електронного документообігу eI-Dok документ має електронну картку резолюцій, яка вміщує в себе текст паперових резолюцій міського голови та його заступників, а також керівників виконавчих органів міської ради та інформацію про ознайомлення з документом, його виконання.

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

3.1. Приймання документів

3.1.1. Документи, які надходить у міську раду та виконавчий комітет, приймаються централізовано у загальному відділі міської ради (надалі – загальний відділ).

Звернення, запити депутатів Луцької міської ради на ім’я міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керівників виконавчих органів міської ради та відповіді на них приймаються та реєструються у відділі секретаріату, а в разі надходження звернень або запитів безпосередньо у виконавчий орган – реєструються у відповідних виконавчих органах міської ради.

3.1.2. У загальному відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис „особисто”.

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, дату відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Усі документи, що надійшли у міську раду та виконавчий комітет, підлягають попередньому розгляду у загальному відділі, який здійснюється відповідно до розподілу обов’язків між працівниками відділу.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду міським головою, його заступниками відповідно до розподілу обов’язків, секретарем ради, керівниками виконавчих органів міської ради, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються виконавчим органам чи безпосереднім виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день - у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів влади вищого рівня, телеграми, телефонограми, листи, надіслані електронною поштою, розглядаються негайно.

3.2.4. Міському голові (в разі його відсутності – першому заступнику міського голови) після реєстрації подаються на розгляд закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, запити та звернення депутатів.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу (номера) з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

У виконавчих органах міської ради здійснюється прийом та реєстрація документів, що надійшли на ім’я керівника виконавчого органу, а також реєстрація документів, створених виконавчим органом міської ради.

3.3.2. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження та подання на реєстрацію. Документи, подані на реєстрацію після 15.30, реєструються наступного робочого дня (крім документів з позначкою «терміново», що реєструються в день надходження).

У разі передачі зареєстрованого документа з одного виконавчого органу в інший він повторно не реєструється.

3.3.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються у виконавчих органах міської ради, так і ті, що надходять від інших установ, юридичних та фізичних осіб.

Перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 1.

3.3.4. Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту.

3.3.5. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

3.3.6. Для реєстрації документів у загальному відділі застосовується журнальна форма та реєстраційні картки, які заповнюються в системі електронного документообігу eI-Dok.

3.3.7. У системі електронного документообігу eI-Dok формується реєстраційна база даних.

Автоматизована реєстраційна база даних забезпечує працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження через комп'ютерну мережу.

Електронна реєстраційна база даних забезпечена системою пошуку, аналізу, друку, сканування, необхідними довідниками тощо.

3.3.8. У виконавчих органах міської ради використовується єдина форма електронної реєстраційної картки.

3.3.9. Реєстраційна картка містить обов’язкові записи: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс та номер документа (дата та індекс надходження документа – для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис, вирішення питання, дата фактичного виконання, індекс та номер документа-відповіді).

Електронна реєстраційна картка забезпечує працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження.

4. Складання та оформлення документів

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання документів використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

4.1.2. Документи повинні мати такі поля:

- ліве – 30 мм (для нормативних актів та інших документів постійного зберігання – 35 мм);

- верхнє – 20 мм;

- нижнє – 20 мм;

- праве – 10 мм.

4.1.3. Як правило, всі документи оформляються на бланках міської ради, виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів, постанови Кабінету Міністрів України від 23.08.1995 № 672 "Про затвердження зразків і описів гербових печаток, печаток без зображення Державного Герба України, бланків і вивісок обласних, Київської та Севастопольської міських, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій" та цієї Інструкції.

4.1.4. Зразки бланків рішень Луцької міської ради, виконавчого комітету Луцької міської ради та розпоряджень Луцького міського голови наведені в додатках 2, 3, 4 до цієї Інструкції.

Документи на бланках Луцької міської ради підписує міський голова та секретар міської ради, на бланках виконавчого комітету Луцької міської ради - міський голова або заступники міського голови, на бланках виконавчих органів міської ради – керівники відповідних виконавчих органів.

Написи на бланках рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови друкуються:

- кеглем № 14, великими літерами – "Луцька міська рада", "Виконавчий комітет Луцької міської ради", "Луцький міський голова";

- кеглем № 16, великими літерами – "Рішення", "Розпорядження".

4.1.5. Зразки офіційних бланків листів міської ради та її виконавчого комітету наведені в додатках 5, 6 до цієї Інструкції.

Зразок бланку наказу керівника виконавчого органу міської ради наведено в додатку 7. Написи на бланку наказу друкуються: кеглем № 14, великими літерами - "Луцька міська рада", назва відділу; кеглем № 16, великими літерами - "Наказ".

4.1.6. Деякі внутрішні документи (службові, доповідні, пояснюючі записки заступників міського голови, довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох організацій, оформляються не на бланках.

4.1.7. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ, як правило, містить одне питання.

Винятком є складання протоколів, доручень, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.8. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

4.1.9. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: розпорядження, наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення.

Документи щодо виконання документів вищих органів влади повинні мати посилання на їх дату, номер і назву. Наприклад: від ... (дата) № .. (номер) «Про організацію виконання розпорядження голови облдержадміністрації».

В текстах документів необхідно вказувати повні назви державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, підприємств, повні географічні назви і загальноприйняті абревіатури.

Назви посад повинні бути повними. Якщо керівнику дається пряме доручення, то його прізвище пишеться разом з ініціалами. У випадках, якщо доручення дається виконавчому органу міської ради, прізвище керівника наводиться в дужках. Наприклад: "Доручити начальнику управління освіти Поліщуку А.Б..." або "Доручити управлінню освіти (Поліщук А.Б.)...".

Якщо документи передбачають заходи, плани, доручення, завдання, необхідно вказувати посаду і прізвище осіб, на яких покладається виконання, підготовка інформації з вказівкою контрольного терміну. Вважати за правило, що відповідальним за підготовку проекту розпорядження і інформації про виконання завдань і доручень є виконавчий орган міської ради, до компетенції якого належать поставлені питання, а контрольні функції покладаються на заступника міського голови згідно з розподілом обов'язків.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовується у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

4.1.10. Текст документів на папері формату А4 друкується кеглем 14 через один міжрядковий інтервал. В окремих випадках допускається друкувати на папері формату А4 текст документів кеглем 12 жирним, табличні тексти - кеглем 12 звичайним. На папері формату А5 текст документів друкується 12 кеглем через один міжрядковий інтервал.

Кеглем 12 розміру друкують такі реквізити: прізвище виконавця та номер його телефону, відмітка про наявність документа в електронній формі.

Дата документа, заголовок, текст, відмітки про наявність додатків, прізвище виконавця, назва посади у реквізиті „Підпис” друкуються без відступів від межі лівого поля.

4.1.11. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів „Адресат”, Гриф затвердження, „Відмітка про наявність додатка”, Гриф погодження відокремлюються один від одного 1.5 – 2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

1.5

Перший заступник

міського голови

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

1.5

Дата

Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

Розшифровку підпису в реквізиті „Підпис” друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів – 28 знаків.

У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками.

4.1.12. Під час оформлення документів на кількох і більше аркушах друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися у правому верхньому кутку аркуша арабськими цифрами без слова „сторінка” та розділових знаків.

4.1.13. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого берега. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа і відповідати на питання „про що?”, „чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; протокол (чого?) засідання комісії, наради при міському голові чи його заступниках, керуючому справами.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може бути узагальненим.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень, а також до листів, текст яких займає не більше 7 рядків.

Документ, додатки до нього повинні мати ідентичні заголовки, що розкривають основний зміст.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Документ, що складається у виконавчих органах міської ради, повинен мати обов’язкові реквізити: найменування міської ради чи виконкому, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, номер, заголовок до тексту, текст, підпис, візи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

4.2.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксоване у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.2.3. Назва виду документа (рішення, розпорядження, наказ, доручення, протокол тощо) зазначається на бланку і повинна відповідати компетенції та змісту управлінської діяльності міської ради та її виконавчих органів.

4.2.4. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення документів покладається на керівників виконавчих органів міської ради.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть всі ці особи (відповідно до покладених на них обов'язків).

4.3. Датування документів

4.3.1. Усі документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається міською радою і виконавчим комітетом, - дата його ухвалення, для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дата підписання і затвердження документа, а також дати, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 12 квітня 2011 року слід писати 12.04.2011.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 7 квітня 2011 року слід писати: 07.04.2011. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 20 квітня 2011 року.

4.3.3. Датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.4. Дата підписання чи затвердження документа проставляється в лівій верхній частині бланка разом з індексом (номером) у реквізиті: „Дата та номер, індекс документа”. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

Під час реєстрації вихідних листів під реєстраційним номером проставляються номер та дата документа, на який підготовлена відповідь.

4.4. Індексація, нумерація службових документів

4.4.1. Індексація службових документів (листів, доручень тощо) полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку:

- для вхідної кореспонденції - порядковий реєстраційний номер, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо;

- для вихідної кореспонденції – індекс за номенклатурою справ та порядковий реєстраційний номер.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, або тире.

4.5. Реєстрація рішень міської ради, виконавчого комітету та розпоряджень міського голови з питань основної діяльності

4.5.1. Рішенням міської ради присвоюється номер, що складається з двох частин (через косу риску):

- перша частина відповідає номеру сесії міської ради;

- друга частина відповідає порядковому номеру рішення (нумерація ведеться окремо для кожної сесії, починаючи з номера 1).

4.5.2. Рішенням виконавчого комітету присвоюється номер, що складається з двох частин (через тире):

- перша частина відповідає номеру питання, що розглядалось на засіданні виконкому (нумерація ведеться з початку року);

- друга частина відповідає номеру рішення з цього питання (нумерація ведеться з номера 1).

4.5.3. Розпорядженням міського голови з питань основної діяльності присвоюється порядковий номер (нумерація ведеться з початку поточного року).

4.6. Розпорядженням міського голови з кадрових питань присвоюється порядковий номер (нумерація ведеться з початку року) та буквений індекс:

- "ра"- для розпоряджень, що стосуються питань основної діяльності;

- "рб" - для розпоряджень з питань прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництва працівників;

- "рв" - для розпоряджень щодо надання відпусток та матеріальної допомоги;

- "рг" – для розпоряджень про відрядження працівників, стягнення та з адміністративних питань.

4.7. Погодження документів

4.7.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у міській раді з виконавчими органами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними у проекті документа, - внутрішнє, так і за її межами – зовнішнє.

4.7.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, наприклад:

Начальник управління освіти (Підпис) (Ініціали, прізвище)

або (Ім'я, прізвище)

У разі необхідності вказується дата візування.

Віза проставляється на зворотному боці останнього аркуша проекту документа.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у виконавчому комітеті та міській раді.

4.7.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Начальник управління освіти (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата або (Ім'я, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються.

Зауваження обов’язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.7.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться на лицьовому боці першого аркуша проекту документа і включає в себе слово „ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Найменування посади (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата або (Ім'я, прізвище)

4.7.5. У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається „Аркуш погодження”, про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

або (Ім'я, прізвище) або (Ім'я, прізвище)

Дата Дата

4.8. Засвідчення документів

4.8.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.8.2. Документи підписуються міським головою або його заступниками відповідно до їх повноважень.

4.8.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад:

Міський голова (Підпис) (Ініціали, прізвище)

або (Ім'я, прізвище)

Заступник міського голови, (Підпис) (Ініціали, прізвище)

керуючий справами виконкому або (Ім'я, прізвище)

4.8.4. У разі надсилання листа одному адресату підписується три примірники: перший – на бланку, другий (залишається у справі в загальному відділі) та третій (повертається виконавцю до справи) – на чистих аркушах паперу.

На другому примірнику мають бути візи заступника міського голови відповідно до розподілу функціональних обов’язків та віза виконавця (ів).

Проекти відповідей на інформаційні запити, що надійшли на ім’я міського голови та заступників, візує працівник, відповідальний за організацію доступу до публічної інформації в міській раді; в разі надходження запиту безпосередньо у виконавчий орган, проект відповіді візує працівник виконавчого органу, відповідальний за доступ до публічної інформації.

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

Листи на адресу міського голови за підписом керівників виконавчих органів мають в обов’язковому порядку узгоджуватись із заступниками міського голови відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

4.8.5. У разі надсилання документа одночасно кільком виконавчим органам міської ради та іншим установам і організаціям підписується тільки оригінал, який залишається у справі виконкому (міської ради), а надсилаються засвідчені копії.

4.8.6. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) – двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади, наприклад:

Заступник міського голови, (Підпис) (Ініціали, прізвище)

керуючий справами виконкому або (Ім'я, прізвище)

Начальник відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище)

обліку та звітності або (Ім'я, прізвище)

4.8.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні.

4.8.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

Голова комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)

або (Ім'я, прізвище)

Секретар комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)

або (Ім'я, прізвище)

4.8.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала документ, та її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або друкованим способом, наприклад: „в.о.”, „заст.”).

Не допускається підписання документа з прийменником „за” або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.8.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

4.8.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися розпорядчим документом.

4.8.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово „ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник міського голови

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

або (Ім'я, прізвище)

Дата

4.8.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядженням міського голови

від _______________ № ________

4.8.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.8.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на рішеннях міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнях міського голови, положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається міською радою або виконкомом на підставі чинних нормативно-правових актів.

Печатка, яка відтворює найменування виконкому міської ради або його виконавчого органу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи та виконавчі органи Луцької міської ради.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.9. Адресування документів

4.9.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або виконавчим органам, конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу (виконавчому органу) без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Міністерство охорони

здоров’я України

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Міністерство промислової

політики України

Управління справами

Головному спеціалісту

(Прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного

архівного управління при

Кабінеті Міністрів України

(Прізвище, ініціали)

У разі потреби в реквізиті „Адресат” можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

На документі може бути вказано не більше чотирьох адресатів. Слово „копія” перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається перелік надсилання і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Керівникам виконавчих

органів міської ради,

директорам підприємств

і керівникам організацій

(за списком)

4.9.2. До реквізиту „Адресат” може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція газети

„Луцький замок”

вул. Винниченка, 2

м. Луцьк

43000

У разі надсилання документа заявнику (фізичній особі) спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача в давальному відмінку, а потім поштова адреса, наприклад:

Киричуку Л.П.

проспект Волі, 7 кв.3

м. Луцьк

43000

4.9.3. У разі надсилання документа органам законодавчої та виконавчої влади і постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

4.10. Резолюція

4.10.1. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції.

Резолюція – це напис на документі, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.10.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, дата особистий підпис керівника, ПІБ. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.10.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.10.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки.

Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці; в таких випадках міському голові та заступникам міського голови готуються проекти резолюцій відповідно до завдань і пунктів, які вказані у документах.

4.11. Кожний документ (у паперовому вигляді) повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на останньому аркуші документа, наприклад:

Петренко 721345

4.12. Оформлення копій документів

4.12.1. Копії документів фізичним та юридичним особам виготовляються і видаються на основі письмового запиту на ім’я керівництва. Міська рада та її виконавчі органи можуть засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в них або передані на зберігання.

Під час формування особових справ працівників виконком може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.12.2. Копія документа виготовляється засобами оперативної поліграфії (ксерокс, сканер тощо).

Відмітка "Копія" зазначається (штампом) у верхній правій частині першого аркуша документа і проставляється номер копії.

До документів додається перелік виконавчих органів міської ради, установ, організацій та службових осіб, яким надіслано копії, де вказано кількість та номери копій, а також прізвище та підпис особи, яка отримала копію. Перелік виконавчих органів міської ради, установ та осіб, яким надсилаються копії документа, визначається розробником документа.

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів „Відповідає оригіналу”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії, що проставляється нижче реквізиту „Підпис”, наприклад:

Відповідає оригіналу

Посада (Підпис) (Ініціали, прізвище)

або (Ім'я, прізвище)

Дата

4.12.3. Напис про засвідчення копії рішення міської ради, рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови скріплюється печаткою відповідного виконавчого органу міської ради.

4.13. Оформлення додатків до документів

4.13.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.13.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

„... утворити робочу групу з проведення комплексних перевірок дотримання вимог законодавства у сфері торгівлі у складі згідно з додатком”.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку про цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток

до розпорядження міського голови

від 04.07.2011 № 100

Склад

робочої групи з проведення комплексних перевірок

дотримання вимог законодавства у сфері торгівлі

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися заступником міського голови, керуючим справами виконкому та візуватися заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов’язків), керівниками виконавчих органів міської ради на зворотній стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток на 5 арк. у 2 прим.;

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт

на ІІ квартал 2011 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на ІІІ квартал 2011 р.

на 2 арк. в 1 прим.;

- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 25.01.2011 № 4

і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

- при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _________ арк.;

- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

4.13.3 Другий примірник додатків, загальний обсяг яких не перевищує 10 аркушів, подається в загальний відділ, відділ звернень громадян, відділ секретаріату міської ради.

Якщо загальний обсяг додаткiв перевищує 10 аркушів, складається перелік додатків, а в самому документi пiсля тексту зазначається:

Додатки: вiдповiдно до переліку на __________ арк.

5. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

5.1. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються в день їх підписання керівництвом або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації.

5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів перевіряється:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначення адреси;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;
наявність на документі відмітки про додатки;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому березі першої сторінки ставиться штамп „Підлягає поверненню”.

5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

5.5. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу відповідно до правил користування поштовим зв'язком (номер будинку, вулиця, місто, район, область, поштовий індекс).

5.6. В електронній реєстраційній картці зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

5.7. Документи, що доставляються кур’єром, передаються адресатам під розписку.

5.8. Вихідні документи та інші поштові відправлення виконавчі органи та окремі виконавці зобов’язані передавати у загальний відділ до 15 год. 30 хв.

6. Діловодство за зверненнями громадян у виконавчих органах

міської ради

6.1. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян у міській раді ведеться окремо від загального діловодства і покладається на відділ звернень громадян міської ради, у виконавчих органах – на відповідальних працівників чи на відповідний підрозділ.

Персональну відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники виконавчих органів.

6.2. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли на адресу міського голови та заступників, приймаються та реєструються у день їх надходження у відділі звернень громадян в комп’ютерній базі даних «Діловод» на реєстраційно-контрольних картках.

Рекомендовані конверти, а також вирізки з конвертів – у випадку якщо із звернення неможливо встановити авторство заявника або адресу, зберігаються в справі разом зі зверненням.

Реєстрація звернень, поданих на особистому прийомі громадян у відділі звернень, ведеться на реєстраційно-контрольних картках в комп’ютерній базі.

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку
особистого прийому громадян допускається у виконавчих органах з річним обсягом надходження кореспонденції до 600 пропозицій, заяв та скарг і звернень громадян на особистому прийомі (додатки 8, 9).

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі заступникам міського голови, також підлягають централізованій реєстрації в комп’ютерній базі, або в журналах.

Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій,
заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян
ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення (додаток 10).

У процесі комп’ютерної реєстрації формується окрема база даних звернень громадян впродовж кожного року.

Реєстраційний номер пропозиції, заяви, скарги зазначається у
реєстраційному штампі (додаток 11). Штамп ставиться на нижньому
полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від
тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний номер складається з початкової літери прізвища
заявника (якщо звернення колективне, то першими ставляться літери КО) та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.

6.3. Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд міської ради чи її виконавчих органів (дублетні), обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції, заяви і скарги з доданням чергового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3.

6.4. Картотека звернень громадян формується в порядку зростання за реєстраційними номерами.

6.5. Якщо підняті у зверненні питання відносяться до компетенції інших установ та організацій, то вони разом із супровідним листом надсилаються за належністю, про що повідомляється заявнику. На реєстраційно-контрольній картці ставиться штамп „Взято на контроль, підлягає поверненню у відділ звернень громадян”. В такому випадку відповідь разом із оригіналом звернення та реєстраційно-контрольною карткою повертається у відділ звернень громадян.

Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймає міський голова або заступники, які прийняли рішення про контроль.

6.6. У разі, коли за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг надаються письмові відповіді, у реєстраційно-контрольних картках здійснюється відповідний запис про дату надіслання відповіді, за чиїм підписом та результат розгляду, номер справи, куди підшито документи.

Індекс письмової відповіді складається з першої букви прізвища, реєстраційного номеру, індексу (відповідно до класифікатора звернень) та індексу справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

6.7. Посадові особи, які ведуть діловодство за зверненнями громадян, щокварталу, до 5 числа місяця, наступного за кварталом, готують статистичні матеріали щодо розгляду звернень громадян та аналітичні довідки. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру необхідності або на вимогу керівника виконавчого органу.

6.8. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та реєстраційно-контрольною карткою повертаються у відділ звернень громадян, для централізованого формування справ та бази даних. Формування і зберігання оригіналів справ у виконавчих органах міської ради забороняється, крім випадків, коли звертаються безпосередньо у виконавчий орган міської ради або за зверненнями приймаються відповідні рішення. В такому разі оригінал звернення та реєстраційно-контрольна картка зберігається разом із рішенням у виконавчому органі, а у відділ звернень передається копія звернення та реєстраційно-контрольної картки.

Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток 12).

6.9. Відповідальність за збереження документів за пропозиціями, заявами і скаргами у міській раді покладається на відділ звернень громадян, у виконавчих органах - на працівників, відповідно до їх посадових обов'язків.

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами у виконавчих органах міської ради становить п’ять років.

У випадках, викликаних специфікою діяльності виконавчих органів міської ради, постійно діюча експертна комісія може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання окремих звернень громадян.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання
документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для
подальшого зберігання підлягають обов'язковому затвердженню керівником виконавчого органу.

6.10. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому відділу міської ради через два роки після завершення діловодства за ними. Справи тимчасового зберігання зберігаються у відділі до проведення експертизи цінності документів.

Після закінчення встановлених термінів зберігання, документи
за пропозиціями, заявами і скаргами підлягають знищенню у порядку,
встановленому чинним законодавством.

7. Формування та ведення особових справ

7.1. Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду посадової особи.

7.2. В особовій справі повинні міститися такі документи:

7.2.1. Особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 х 6 сантиметрів; копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації; медична довідка про стан здоров’я за формою, встановленою МОЗ; декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру; підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням, Загальні правила поведінки державного службовця, Етичний кодекс працівників виконавчих органів Луцької міської ради.

7.2.2. Довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад); довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву); заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі); заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування, доповідна записка про стажування та висновки керівника виконавчого органу (для осіб, які проходили стажування); заява щодо призначення на відповідну посаду; письмова згода на проведення спеціальної перевірки; інформація про наявність корпоративних прав; довідка про результати спеціальної перевірки; інформація про працюючих у зазначеному органі близьких осіб.

7.3. Після призначення працівника на посаду в орган місцевого самоврядування до особової справи додаються:

наказ, розпорядження про призначення на посаду; текст Присяги, скріплений підписом посадової особи місцевого самоврядування (для осіб, уперше прийнятих на службу в органи місцевого самоврядування); копії документів про надані пільги; копія паспорта; копія військового квитка (для військовозобов'язаних); опис документів особової справи.

Blog

Виконавчих органах міської ради І регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи

Содержание