Виконавчих органах міської ради І регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи
| Вид материала | Регламент |
- Інструкція з діловодства в Національному космічному агентстві України Загальні положення, 984.76kb.
- Державному Комітеті України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду, 497.93kb.
- Ради Європейського Союзу от 24 жовтня 1995 року, Конституції України, закон, 298.89kb.
- Інформація про функціонування системи управління якістю у виконавчих органах Луцької, 141.45kb.
- З в І т Миргородського міського голови про роботу міської ради та її виконавчих органів, 765.99kb.
- Вінницька міська рада виконавчий комітет рішення від 18. 08. 2011 р. №1950, 49.65kb.
- Ання послуг, у тому числі побутових, платникам єдиного податку та/або населенню, виробництво, 782.33kb.
- Р І шенн явід 21. 12. 2011 №841 м. Єнакієве Про план роботи виконавчих органів Єнакієвської, 2236.77kb.
- Голова дзержинської районної у місті ради, 15.06kb.
- Звіт про результати повторного відстеження результативності регуляторного акту, 20.92kb.
7.4. Особова справа посадової особи у міру проходження служби в органах місцевого самоврядування доповнюється відповідними матеріалами та щороку, до 15 квітня, уточнюється.
7.5. До особової справи в хронологічному порядку з часом надходження додаються:
7.5.1. Заява про переведення на відповідну посаду, продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування, звільнення з посади; розпорядження про переміщення на іншу посаду, звільнення з посади; розпорядження про присвоєння рангу посадової особи, заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення.
7.5.2. Документи про професійне навчання (підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації); атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист); інші документи, які містять відомості щодо проходження державної служби.
8. Складання номенклатур і формування справ
8.1. Складання номенклатур справ
8.1.1. Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Для визначення строків зберігання справ слід керуватись Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом від 20 липня 1998 року № 41, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України від 17 вересня 1998 року за № 576/3016.
8.1.2. Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду. Під час розробки номенклатури справ слід керуватись Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16 та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за № 407/5598 .
8.1.3. Зведена номенклатура справ Луцької міської ради та її виконавчих органів (додаток 13) складається із:
- загального розділу "Законодавчо-нормативні та розпорядчі документи", яким керуються всі виконавчі органи міської ради;
- номенклатури справ виконавчих органів міської ради, після їх розгляду й аналізу загальним відділом.
8.1.4. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках.
Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ – зберігається у справі загального відділу, другий – передається працівнику загального відділу, відповідальному за здійснення контролю за формуванням справ у виконавчих органах міської ради, третій – надсилається до архівного відділу, з яким погоджувалися примірники номенклатури справ, четвертий – розподіляється за розділами між відповідними виконавчими органами для практичної роботи.
8.1.5. Номенклатура справ виконавчого органу розробляється на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності у трьох примірниках посадовою особою, відповідальною за діловодство у виконавчому органі, із залученням фахівців, підписується особою, відповідальною за архів або діловодство, схвалюється експертною комісією виконавчого органу та експертною комісією архівного відділу міської ради та затверджується керівником виконавчого органу.
Перший (недоторканий) примірник номенклатури справ, зберігається у виконавчому органі міської ради, другий примірник передається у загальний відділ, третій примірник використовується для формування справ і пошуку необхідних документів.
8.1.6. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
8.1.7. Розміщення заголовків справ у номенклатурі виконавчого органу міської ради повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів влади вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (розпорядження, рішення, накази тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі листування першим розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
8.1.8. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами – індекс. Індекс справи в номенклатурі виконавчого органу складається з індексу виконавчого органу за штатним розписом або класифікатором виконавчих органів та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо.
8.1.9. У кінці діловодного року номенклатура справ виконавчих органів міської ради обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у виконавчому органі і до 20 січня наступного року передає ці дані в загальний відділ.
8.1.10. Під час складання зведеної номенклатури справ використовується структурний принцип її внутрішньої побудови. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування виконавчого органу (загальний відділ, юридичний відділ тощо).
8.1.11. До зведеної номенклатури справ включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи, реєстраційно-довідкові картотеки, номенклатури справ.
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення або ведення.
8.1.12. До зведеної номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
8.1.13. Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання підписується заступником міського голови, керуючим справами виконкому – головою експертної комісії та начальником загального відділу, схвалюється експертною комісією виконавчого комітету та апарату міської ради і подається на схвалення експертної комісії архівного відділу міської ради, після чого затверджується підписом міського голови.
8.1.14. Як у номенклатурі справ виконавчих органів, так і у зведеній номенклатурі справ протягом діловодного року в графі „Примітка” робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів та інші установи для їх продовження тощо.
8.1.15. У кінці діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом начальник загального відділу та головний спеціаліст загального відділу.
8.1.16. Зведена номенклатура справ щороку (не пізніше грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується міським головою та вводиться в дію з 1 січня нового року.
Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з архівним відділом міської ради один раз на п’ять років або невідкладно у разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.
8.2. Формування справ
8.2.1. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
8.2.2. Під час формування справ слід дотримуватися таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ); особові справи формуються протягом всього часу роботи в установі;
- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архів документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:
- в одній справі документи постійного, в іншій – документи тимчасового терміну зберігання;
- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, ініціативний документ, а потім всі інші – в логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов’язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
8.2.3. Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.
8.2.4. Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.
8.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються в дві справи:
- протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
- документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).
Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.
8.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються в справи або за напрямами діяльності, або за авторами ініціативних документів. Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. Усередині кожної справи згадані документи систематизуються за датами доручень.
8.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.
8.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
8.2.9. Особові рахунки працівників, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.
8.3. Оперативне зберігання документів
8.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів, архівний підрозділ виконавчого органу зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою.
8.3.2. У разі зберігання справ у виконавчих органах міської ради збереження документів і справ забезпечується їх керівниками і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
8.3.3. З метою забезпечення збереження документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах, у шафах і столах, що зачиняються на ключ.
8.3.4. Оптичні диски із записами засідань колегіального органу, нарад, зберігаються у спеціалістів, які ведуть (оформляють) протоколи цих засідань. На дисках і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису.
8.3.5. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівника виконавчого органу. На видану справу заводиться картка-замінник справи (додаток 14), у якій зазначається назва справи, її індекс за номенклатурою, дата видавання, кому справа видана, дата її повернення, підписи осіб, що видали та прийняли справу.
8.3.6. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
8.4. В разі надсилання в системі електронного документообігу eI-Dok копії документа в електронному вигляді він обліковується та зберігається у відповідній папці електронної номенклатури справ.
9. Підготовка справ до зберігання і використання та порядок
передачі їх в архів, архівний підрозділ виконавчого органу,
архівний відділ міської ради
9.1. Закінчені в діловодстві справи тривалого (понад 10 років) терміну зберігання, з особового складу та справи ліквідованих виконавчих органів передаються в архів, архівний підрозділ відповідного виконавчого органу, а документи постійного терміну зберігання передаються в архівний відділ міської ради для наступного зберігання та користування.
9.2. Підготовка документів до передачі в архів, архівний підрозділ виконавчого органу, архівний відділ міської ради включає:
- експертизу цінності документів;
- перевіряння правильності формування документів у справи;
- оформлення документів кожної справи;
- оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником установи.
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники виконавчих органів зобов’язані їх усунути.
9.3 Експертиза цінності документів полягає у всебічному вивченні документів з метою оцінки їх наукового, історико-культурного значення, встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.
Забороняється знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності.
9.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів у виконавчих органах створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК), що діють згідно з положенням про експертну комісію відповідного виконавчого органу, яке розроблене згідно з Типовим положенням про цю комісію, затвердженим наказом Держкомархіву.
9.5. Експертиза цінності документів проводиться щороку працівниками, відповідальними за діловодство у виконавчому органі, разом з експертною комісією під методичним керівництвом архіву, архівного підрозділу виконавчого органу, архівного відділу міської ради на підставі номенклатур справ і переліків документів із зазначенням термінів зберігання.
9.6 Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного зберігання для передання до архівного відділу міської ради, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу для передання до архіву, архівного підрозділу виконавчого органу, визначення документів тимчасового зберігання у виконавчих органах та їх підрозділах, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, терміни зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення термінів зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.
9.7. Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі номенклатури справ шляхом поаркушного перегляду кожного документа. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.
9.8. Справи з позначкою «ЕПК», у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені з зазначених справ, об’єднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ проводиться тільки після завершення експертизи цінності документів.
9.9. Під час проведення експертизи цінності виявляються дублетні документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ тривалого та постійного зберігання.
9.10. У разі встановлення нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними виконавчими органами здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник виконавчого органу за поданням експертної комісії та архіву, архівного підрозділу відповідного виконавчого органу затверджує акт про нестачу архівних справ (додаток 15), створює комісію зі службового розслідування і видає наказ, розпорядження про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.
Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного виконавчого органу, передається до архіву, архівного підрозділу відповідного виконавчого органу.
9.11. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ (додаток 16), строки зберігання яких закінчилися. При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "До ліквідації установи" тощо.
9.12. Відбір документів, терміни зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення, здійснюються після зведення описів справ за відповідний період виконавчого органу. Схвалені експертною комісією виконавчого органу описи справ, акти про вилучення для знищення документів виконавчого органу одночасно подаються на розгляд експертної комісії архівного відділу міської ради, а описи документів, внесених до Національного архівного фонду, - на розгляд ЕПК Державного архіву Волинської області.
9.13. Після затвердження акта про вилучення для знищення справ, терміни зберігання яких закінчилися, керівником відповідного виконавчого органу, зазначені документи здаються працівниками, відповідальними за діловодство, на підприємство із заготівлі вторинної сировини або спалюються, про що в акті робиться позначка.
9.14. Документи виконавчих органів групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, підшивання внутрішнього опису документів ( додаток 17), нумерація аркушів у справі, складання підсумкового запису, оформлення обкладинки справи.
9.15. Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
9.16. Обкладинка справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляється за встановленою формою.
9.17. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
Внутрішній опис документів складається до документів постійного, тривалого (понад 10 років) терміну зберігання, до документів з особового складу, а також для документів з грифом “Для службового користування” та судово-слідчих справ. Необхідність складання внутрішнього опису документів до деяких інших справ визначається специфікою роботи виконавчого органу.
Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.
До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі “Примітки” із посиланням на відповідні пояснюючі документи (накази, акти про вилучення тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.
9.18. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: „є документи за ..... роки”.
9.19. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
9.20. У разі зміни назви установи (її виконавчого органу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (виконавчого органу) на обкладинці зазначається нова назва установи (виконавчого органу).
9.21. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або пастою.
9.22. Описи справ виконавчого органу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у виконавчому органі, при методичній допомозі працівника архіву, архівного підрозділу, архівного відділу міської ради, за встановленою формою (додатки 18-20).
9.23. Описи справ виконавчого органу складаються з дотриманням таких правил:
- номер опису справ виконавчого органу повинен складатися з цифрового позначення виконавчого органу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання із особового складу виконавчого органу № 5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2011 році, будуть мати номери: 5 П-11; 5 Т-11; 5 О/С-11;
- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис справ тимчасового терміну зберігання повинен мати додаткову графу „Термін зберігання, стаття за переліком”;
- графа опису „Примітка” використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим виконавчим органам або іншій установі, про наявність копій документів у справі, тощо;
- у графі опису "Крайні дати справи, тому, частини" зазначаються крайні дати документів – самого раннього і самого пізнього документа, внесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;
- систематизація справ структурного підрозділу виконавчого органу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і виконавчого органу в цілому;
- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
9.24. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
9.25. У кінці опису робиться підсумковий засвідчувальний напис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого та останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ) (додаток 21).
9.26. У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: „Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _______”, а графи 4,5 опису не заповнюються.
9.27. Опис справ виконавчого органу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства, схвалюється експертною комісією виконавчого органу та експертною комісією архівного відділу міської ради і після схвалення затверджується керівником виконавчого органу міської ради.
9.28. Опис справ виконавчого органу складається у двох примірниках, перший з яких передається разом із справами в архів, архівний підрозділ, а другий залишається як контрольний примірник у виконавчому органі міської ради.
9.29. Опис справ структурних підрозділів виконавчого органу міської ради є підставою для складання зведеного опису справ виконавчого органу.
9.30. Зведений опис справ постійного терміну зберігання складається у чотирьох примірниках і подається на розгляд ЕПК Державного архіву Волинської області через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до Державного архіву Волинської області надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у Державному архіві, а решта повертається установі.
9.31. Виконавчі органи міської ради зобов’язані передавати справи постійного терміну зберігання до архівного відділу міської ради та Державного архіву Волинської області відповідно до затверджених описів справ в установлені терміни.
9.32. Описи справ тривалого терміну зберігання виконавчого органу складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи справ постійного зберігання.
Описи справ тривалого терміну зберігання державним архівом не затверджуються.
9.33. Закінчені діловодством справи постійного терміну зберігання разом з реєстраційними журналами, електронним реєстром на документи передаються в архівний відділ міської ради через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2008 рік передаються в архів у 2011 році). Справи тривалого терміну зберігання передаються на зберігання в архів, архівний підрозділ виконавчого органу.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, то архів, архівний підрозділ, архівний відділ оформляє видачу справ у тимчасове користування.
9.34. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником, відповідальним за архів, архівний підрозділ у присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи цінності, повного упорядкування та оформлення документів за описами справ. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву, архівного підрозділу, архівного відділу міської ради, номери справ, що відсутні, дату приймання - передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи. Один примірник опису повертається виконавчому органу, всі інші залишаються в архіві, архівному підрозділі виконавчого органу, або відповідно в архівному відділі міської ради.
Справи тимчасового терміну зберігання можуть передаватися в архів, архівний підрозділ виконавчого органу за номенклатурою справ.
9.35. Справи до архіву, архівного підрозділу виконавчого органу, архівного відділу міської ради доправляються відповідальними працівниками виконавчих органів.
9.36. Збереження документів у виконавчих органах організовується відповідно до Закону України „Про Національний архівний фонд і архівні установи” та Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій", затверджених Наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 № 16, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598, особами, відповідальними за збереженість документів у виконавчих органах, архівними підрозділами виконавчих органів, архівним відділом міської ради.
10. Діловодство документів системи управління якістю
10.1. З метою забезпечення результативного планування, ефективного функціонування та контролю системи управління якістю (далі – СУЯ) у виконавчих органах Луцької міської ради розроблена та впроваджена документація СУЯ.
Документи СУЯ є одним з елементів документування управлінської діяльності виконавчого комітету та виконавчих органів.
10.2. До документів СУЯ належать процедури, інструкції, настанова з якості, а також рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови, доручення міського голови або заступників міського голови, протоколи, формуляри, інформаційні картки, реєстр послуг тощо, основний зміст яких відображає суть функціонування СУЯ у виконавчих органах.
10.3. Загальний контроль за діловодством документів СУЯ покладений на заступника міського голови, керуючого справами виконкому, Уповноваженого з питань якості.
10.4. Документи СУЯ поширюються на усі виконавчі органи та підлягають виконанню усіма працівниками.
10.5. Компетенція щодо документації СУЯ
Виконавчий комітет міської ради ухвалює рішення щодо Політики якості виконавчих органів міської ради.
Міський голова затверджує розпорядження щодо функціонування системи управління якістю, а також - Книгу якості, цілі якості, процедури та інструкції СУЯ.
Заступник міського голови, керуючий справами виконкому, Уповноважений з питань якості розглядає пропозиції щодо створення документа системи управління якістю, погоджує документи СУЯ, які подаються на затвердження міському голові, а також координує роботу щодо розповсюдження, зберігання та виконання документів системи управління якістю.
Заступники міського голови відповідно до розподілу обов’язків погоджують інформаційні карти послуг, які надають виконавчі органи міської ради.
Керівники виконавчих органів міської ради готують проекти документів системи управління якістю, опрацьовують перелік послуг, які надає виконавчий орган, інформаційні карти та формуляри до них, відповідають за зберігання документів системи управління якістю відповідно до номенклатури справ та цієї Інструкції, виконання та ознайомлення з ними працівників виконавчого органу.
10.6. Реєстрація, розповсюдження та зберігання документів системи управління якістю покладається на загальний відділ міської ради.
10.7. Організаційний відділ організовує загальний перегляд документів СУЯ, здійснює контроль за виконанням документів та періодично, але не рідше 1 разу на рік, подає міському голові звіт про функціонування СУЯ.
10.8. Діловодство документів СУЯ здійснюється на загальних підставах.
Документи системи управління якістю розробляються, затверджуються, розповсюджуються, зберігаються та передаються у архів на загальних підставах відповідно до цієї Інструкції та Номенклатури справ.
10.9. Документи системи управління якістю повинні міститися на паперових та електронних носіях, бути відкритими та доступними для працівників виконавчих органів та надаватись на запити замовників.
10.10. Документи системи управління якістю, такі як доручення міського голови, заступників міського голови, протоколи нарад, плани роботи виконавчих органів, книга якості, процедури, інструкції, інформаційні карти, формуляри та інші документи, що не ухвалюються міською радою, виконавчим комітетом та не затверджуються розпорядженням міського голови, оформляються на бланках встановленого зразка, наведених у додатках 22-26.
10.11. Книга якості (настанова) є основним документом СУЯ. який регулює функціонування системи управління якістю у виконавчих органах міської ради.
Книгу якості розроблено з метою: надання її користувачам комплексної інформації щодо СУЯ у виконавчих органах міської ради, підтвердження здатності виконавчих органів надавати послуги на найвищому якісному рівні, відображення взятого виконавчими органами зобов’язання щодо постійного дослідження рівня задоволеності замовників якістю наданих послуг, здійснення аналізу результатів і планування критеріїв та методик вдосконалення роботи організації.
10.12. Процедури та інструкції СУЯ є задокументованими методиками, що описують базові процеси функціонування СУЯ та сприяють її підтриманню і постійному поліпшенню її результативності.
10.13. З метою систематизації адміністративних та неадміністративних послуг, що надаються виконавчими органами міської ради замовникам, забезпечення відкритості та прозорості у діяльності виконавчих органів міської ради, відповідно до чинного законодавства та вимог стандарту ISO 9001 укладається та затверджується Реєстр послуг.
Порядок надання послуг виконавчими органами міської ради та їх перелік визначається законодавством України, положеннями про виконавчі органи та посадовими інструкціями працівників.
10.14. Реєстр послуг містить основні реквізити: порядковий номер послуги, код послуги (номенклатурний номер виконавчого органу/ порядковий номер послуги виконавчого органу), назву послуги, назву виконавчого органу, що надає послугу.
10.15. Інформаційна карта містить систематизовану інформацію про конкретну послугу. Оформляється Інформаційна карта згідно з цією Інструкцією та на бланку встановленого зразка.
Інформаційні карти розробляються окремо кожним виконавчим органом відповідно до повноважних функцій та завдань.
Інформаційна карта має формуляр-заяву.
Інформаційна карта розробляється у двох примірниках – контрольний та інформаційний. Інформаційний примірник карти є відкритим та доступним для замовників та працівників Луцької міської ради і знаходиться безпосередньо у виконавчому органі, відділі звернень громадян, інформаційно-консультаційному центрі, дозвільному центрі та в електронному вигляді на офіційному сайті Луцької міської ради.
Контрольний примірник Інформаційної карти додається до оригіналу Реєстру послуг.
10.16. З метою оптимізації робочого часу та використання уніфікованих шаблонів документів виконавчі органи розробляють та використовують у роботі відповідні формуляри.
Формуляр – це документ, у якому зазначається потреба або основні вимоги до послуги, дій, процедур, інструкцій, особи, яка заповнює формуляр.
Формуляри є додатками до процедур, інструкцій, Реєстру послуг, інформаційних карт та інших документів системи управління якістю. Формуляр заповнюється, а не створюється самостійно. Усі формуляри мають основні позначення та реквізити.
Формуляри є відкритими та доступними.
10.17. Протокол системи управління якістю – це документ, який або встановлює завдання або підтверджує виконання дій чи досягнення результатів та надає докази відповідності вимогам і результативного функціонування системи управління якістю. Протоколи якості створюються і використовується для документування завдань та контролю за їх виконанням (наприклад: накази, протоколи нарад, засідань тощо), для надання доказів виконання встановлених завдань (наприклад: плани роботи), а також для надання доказу проведення коригувальних чи запобіжних заходів (наприклад: акти, графіки тощо).
До протоколів СУЯ відносяться: протоколи нарад, зборів, журнали, реєстри, переліки, акти, звіти, плани, карти, графіки, електронні записи, бази даних і таке інше.
Протоколи нарад, плани роботи виконавчих органів міської ради створюються на бланках відповідного зразка.
Протоколи якості підлягають контролю за їх виконанням, а їх створення, збереження, захист і пошук здійснюються на загальних підставах відповідно до Номенклатури справ та цієї Інструкції.
10.18. З метою документування управлінських рішень, встановлення завдань та контролю за їх виконанням міський голова та заступники міського голови видають доручення.
Доручення створюються на бланках встановленого зразка. Доручення заступників міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконкому створюються на бланках того ж зразка, що і доручення першого заступника міського голови.
У дорученні обов’язково зазначаються підстава для створення доручення, встановлюються завдання, терміни виконання, вказуються виконавці та місце надання інформації.
Доручення візується керівником виконавчого органу міської ради – розробником, а в разі підготовки доручення міського голови – також візується заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
10.19. Інші документи СУЯ також створюються, зберігаються, використовуються та контролюються на загальних підставах.
До таких документів відносяться документи зовнішніх та внутрішніх аудитів, документи робочої групи з питань функціонування системи управління якістю, документи внутрішніх аудиторів та інші документи, що стосуються питань функціонування СУЯ у виконавчих органах.
10.20. Копії документів системи управління якістю, з часу його створення і до моменту втрати чинності або передачі його в архів, зберігаються у відповідному виконавчому органі згідно з Номенклатурою справ.
10.21. Документи СУЯ підлягають перегляду щодо їх актуальності щороку до 20 грудня.
Перегляд актуальності документів СУЯ, їх відповідності вимогам законодавства, розпорядчим документам органів влади вищого рівня та власне прийнятим здійснюється відповідною робочою групою у спосіб поточного контролю. За потреби, члени робочої групи або внутрішні аудитори ініціюють внесення змін або створення нового документа.
Внесення змін та доповнень у документи СУЯ здійснюються на основі:
- звітів сертифікаційних, внутрішніх аудитів;
- обґрунтованих пропозицій замовників;
- організаційних змін у структурі міської ради;
- пропозицій працівників виконавчих органів міської ради;
- змін у законодавстві;
- вимог інших контролюючих органів чи органів влади вищого рівня.
При внесенні суттєвих змін документ СУЯ затверджується у новій редакції в установленому порядку.
На документі, який втратив чинність, робиться відмітка відповідно до Інструкції з діловодства.
11. Розгляд, реєстрація та робота з інформаційними запитами
фізичних та юридичних осіб
11.1. Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» інформаційні запити фізичних та юридичних осіб про отримання публічної інформації, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов’язковому прийому, реєстрації та первинному розгляду з метою визначення їх належності до компетенції міської ради, її виконавчих органів, підприємств, закладів що належать до комунальної власності міста (далі – підприємства, заклади). Зразки запитів наведені у додатку 27.
В міській раді реєстр інформаційних запитів про надання публічної інформації ведеться у системі електронного документообігу el-Dok. Реєстрацію, перевірку, контроль за виконанням інформаційних запитів, які безпосередньо адресовані міському голові, його заступникам у системі el-Dok здійснює відділ звернень громадян. Технічну підтримку реєстру запитів у системі електронного документообігу здійснює відділ програмно-комп’ютерного забезпечення. У разі надходження запитів безпосередньо до підприємства, закладу процедура реєстрації та контроль за виконанням здійснюється відповідальними особами за доступ до публічної інформації, на яких покладено обов’язки.
11.2. Відповідальні працівники здійснюють попередній розгляд інформаційних запитів на відповідність вимогам Закону України «Про доступ до публічної інформації».
Звернення, оформлене без дотримання вимог п.5 ст. 19 Закону України „Про доступ до публічної інформації”, супровідним листом за підписом керівника повертається запитувачу з відповідними роз’ясненнями в термін не пізніше ніж за два робочих дні з дня отримання. Копія такого запиту залишається у провадженні установи.
Інформаційні запити, в яких порушені питання не належать до повноважень Установи, пересилаються супровідним листом за підписом керівника для розгляду органу, до компетенції якого належить вирішення питання, протягом двох робочих днів з дня їх отримання, про що повідомляється запитувачу.
11.3. Зареєстровані інформаційні запити передаються для написання резолюції керівництву в день реєстрації.
Розгляд інформаційних запитів керівниками проводиться протягом одного робочого дня з дня отримання.
11.3.1. Опрацьовані реєстраційно-контрольні картки, разом із запитом повертаються до відповідальної особи за доступ до публічної інформації для внесення змісту резолюції в електронну реєстраційно-контрольну картку (або журнал) та базу даних запитів.
11.3.2. Зазначені у резолюції виконавці, яким доручено виконання інформаційних запитів, при їх розгляді зобов’язані уважно вникати в суть, вживати заходів для об’єктивного вирішення питань, зазначених у запиті, та надання правомірної відповіді у терміни, визначені чинним законодавством.
11.3.3. Проекти відповідей на інформаційний запит готує виконавець, вказаний у резолюції керівника. Якщо виконавців декілька, збір інформації і узагальнення відповіді запитувачу здійснює перший виконавець. Співвиконавці надають інформацію першому виконавцю не пізніше ніж за два робочих дні до закінчення терміну виконання.
11.4. В міській раді проекти відповідей подаються у відділ звернень громадян за день до закінчення терміну виконання.
Інформація запитувачу про розгляд інформаційного запиту надається за підписом керівника Установи.
11.5. Підписані керівництвом відповіді на інформаційні запити реєструються та направляються запитувачам, у спосіб, зазначений у запиті (поштою, заявнику особисто тощо).
11.6. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд інформаційних запитів, надання письмової відповіді запитувачам несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.
11.7. Після розгляду інформаційного запиту та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається у відповідному підприємстві, закладі, до якого надійшов запит, згідно з номенклатурою справ. У міській раді справа знаходиться у відділі звернень громадян.
У міській раді контроль за дотриманням термінів розгляду інформаційних запитів здійснюють працівники відділу звернень громадян, на підприємствах, закладах – відповідальні особи за доступ до публічної інформації.
Відповідь на інформаційний запит надається не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
11.8. В разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.
В разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або вимагає пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити термін розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження терміну повідомляється запитувачу в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
Інформаційні запити, на які даються попередні відповіді та інформації, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після надання остаточної відповіді на інформаційний запит. Рішення про зняття з контролю запитів приймає керівник підприємства, закладу.
11.9. Інформація на запит надається безкоштовно. У разі, якщо задоволення запиту передбачає виготовлення копій документів обсягом більше 10 сторінок, запитувач інформації оплачує витрати на копіювання, сканування та друк документів.
Для оплати за виготовлені копії документів запитувачу інформації надаються рахунки з вказаними реквізитами одержувача коштів, кількості безкоштовно наданих копій, кількості, ціни і загальної вартості оплачуваних копій.
Рахунки оформляє розпорядник коштів та надає їх запитувачу інформації для оплати.
Копії видаються запитувачу після пред’явлення квитанції про оплату.
Заступник міського голови,
керуючий справами виконкому Юрій Вербич
| СХВАЛЕНО Протокол засідання експертної комісії виконавчого комітету та апарату Луцької міської ради ----------------------------------- | СХВАЛЕНО Протокол засідання експертної комісії архівного відділу Луцької міської ради ----------------------------------- Начальник архівного відділу Луцької міської ради А.О.Дрейчан |
Додаток 1
Примірний перелік
документів, що не підлягають реєстрації
- Листи, що надійшли в копії до відома.
- Телеграми.
- Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
- Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
- Зведення та інформація, надіслані до відома.
- Навчальні плани, програми (копії).
- Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
- Прейскуранти (копії).
- Норми витрати матеріалів.
- Вітальні листи та запрошення.
- Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
- Наукові звіти за темами.
- Місячні, квартальні, піврічні звіти.
- Форми статистичної звітності.
Д
Додаток 2
