Виконавчих органах міської ради І регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи
| Вид материала | Регламент |
- Інструкція з діловодства в Національному космічному агентстві України Загальні положення, 984.76kb.
- Державному Комітеті України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду, 497.93kb.
- Ради Європейського Союзу от 24 жовтня 1995 року, Конституції України, закон, 298.89kb.
- Інформація про функціонування системи управління якістю у виконавчих органах Луцької, 141.45kb.
- З в І т Миргородського міського голови про роботу міської ради та її виконавчих органів, 765.99kb.
- Вінницька міська рада виконавчий комітет рішення від 18. 08. 2011 р. №1950, 49.65kb.
- Ання послуг, у тому числі побутових, платникам єдиного податку та/або населенню, виробництво, 782.33kb.
- Р І шенн явід 21. 12. 2011 №841 м. Єнакієве Про план роботи виконавчих органів Єнакієвської, 2236.77kb.
- Голова дзержинської районної у місті ради, 15.06kb.
- Звіт про результати повторного відстеження результативності регуляторного акту, 20.92kb.
ЛУЦЬКА МІСЬКА РАДА
Р І Ш Е Н Н Я
від ________________ №________
м.Луцьк
даток 3
Додаток 3
ЛУЦЬКА МІСЬКА РАДА
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
Р І Ш Е Н Н Я
від ________________ № ________
м.Луцьк
даток 4
Додаток 4
ЛУЦЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
від _________________ № _______
м.Луцьк
даток 5
Додаток 5
Додаток 6
Додаток 6
Додаток 7
Додаток 7
Л У Ц Ь К А М І С Ь К А Р А Д А
ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ
Н А К А З
від _________________ № _______
м.Луцьк
Додаток 8
Ж У Р Н А Л
реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян
| № з/ п | Дата надход-ження, реєстраційний номер | Прізвище, ім'я, по батькові заявника (соціаль- ний стан) | Адреса, телефон | Звідки одержано, дата, номер, контроль до якої дати | Корот-кий зміст | Індекс | Викона-вець, зміст резолю-ції, дата | Автор резолю-ції | Дата підготов- ки відповіді, резуль-тат розгляду справи | Номер справи за номен-клатурою |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 6а | 7 | 8 | 9 | 10 |
Додаток 9
Ж У Р Н А Л
обліку особистого прийому громадян
| № з/ п | Дата прийому | Хто приймає | Прізвище, ім'я, по батькові заявника, соціальний стан | Адреса | Короткий зміст питання | Індекс | Кому доручено розгляд, зміст доручення | Термін вико- нання | Дата та результат розгляду | Номер справи за номен- клату- рою |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 6а | 7 | 8 | 9 | 10 |
Додаток 10
Рекомендації
щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (РКК),
журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян
і журналу обліку особистого прийому громадян
| Графи | Пояснення до заповнення |
| Кореспондент | Прізвище, ім'я по батькові автора, для колективних листів – запис "колективний" і зазначається прізвище одного з авторів |
| Адреса | Місце проживання, контактний телефон |
| Дата надходження кореспонденції | Число, місяць, рік надходження |
| Реєстраційний номер | Початкова література прізвища автора (для колективних листів „КО”, листів без підпису – "БП") та порядковий номер кореспонденції |
| Звідки одержано | Назва організації, що надіслала звернення |
| Дата надіслання | Число, місяць, рік надіслання листа |
| Індекс документа | Індекс супровідного листа організації, що переслала пропозицію, заяву, скаргу |
| Короткий зміст | Стислий виклад пропозиції, заяви, скарги |
| Резолюція | Зазначається прізвище та ініціали виконавця, зміст доручення та дата розгляду звернення керівником |
| Автор резолюції | Прізвище та ініціали, посада |
| Відмітки: | Робляться у правій частині РКК |
| Позначки про контроль | „КОНТРОЛЬ” |
| До | Зазначається термін виконання відповідно до резолюції або термінів виконання, встановлених законодавством |
| Форма надходження Ознака надходження Вид документа Стать автора звернення Суб’єкт Тип Категорія Соціальний стан | Заповнюється відповідно до Класифікатора звернень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 №858 |
| індекси питання і підпитання | Заповнюється відповідно до Класифікатора звернень та форми статистичного звіту про розгляд звернень громадян |
У разі необхідності допускаються внесення додаткових граф для систематизації чи пошуку документів
| Результати розгляду | Зазначається дата надіслання відповіді, за чиїм підписом, або прізвище керівника який прийняв рішення про закриття справи, назви ПОУ яким надіслано звернення |
| Контрольні відмітки | Відмітки про додатковий контроль (якщо на звернення дано проміжну відповідь) |
| | Зазначається характер відповіді на пропозицію, заяву, скаргу – „роз’яснено, задоволено, відмовлено |
| Справа | Реєстраційний номер справи, до якої підшивається звернення та прийняті рішення |
| Підпис в отриманні | Розписується відповідальний працівник виконавчого органу, на розгляд якого направлене звернення |
Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148х210)
Додаток 11
ФОРМА РЕЄСТРАЦІЙНОГО ШТАМПА
| |
5 см  |
уцька міська радаДодаток 12
ФОРМА
обкладинки для пропозиції, заяви та скарги
________________ __________
реєстраційний номер рік
__________________________________________________________________
(назва організації)
СПРАВА № __________
____________________________________________________
Прізвище, ім’я, по батькові заявника
___________________________________________________________
(адреса)
Додаток 13
Форма номенклатури справ установи
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ Посада керівника
__________№______________ Підпис Розшифровка під.
Дата
на ___________ рік Гербова печатка
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Назва розділу | ||||
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
Посада керівника служби
діловодства Підпис Розшифровка підпису
Дата
Віза особи відповідальної за архів
установи, відділу, підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК Протокол ЕК архівного відділу
установи (назва) Луцької міської ради _______________№________ ________________№_____
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у _________ році в установі
| За строками зберігання | Усього | У тому числі | |
| таких, що переходять | З позначкою «ЕПК» | ||
| Постійного | | | |
| Тривалого (понад 10 років) | | | |
| Тимчасового (до 10 років включно) | | | |
| Разом | | | |
Керівник служби діловодства
(особа відповідальна за архів) Підпис Розшифровка підпису
Дата
Додаток 13а
Форма номенклатури справ структурного підрозділу
Найменування установи
Назва структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
___________ № ____________
на _________ рік
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
____________________________________________________________
(Найменування розділу)
Посада керівника
структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Керівник архіву (особа,
структурного підрозділу відповідальна за архів) установи
___________ № _______ Підпис Розшифровка підпису
Дата
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ________ році в структурному підрозділі
| За строками зберігання | Всього | У тому числі | |
| | | таких, що переходять | з позначкою «ЕПК» |
| Постійного | | | |
| Тривалого (понад 10 років) | | | |
| Тимчасового (до 10 років включно) | | | |
| Разом | | | |
Підсумкові відомості передано до служби діловодства установи
Посада особи,
відповідальної за діловодство
в структурному підрозділі Підпис Розшифровка підпису
Дата
Додаток 14
Форма картки-замінника справи
Найменування установи
Назва структурного підрозділу
КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ
Справи ____________________________________________________________
(індекс за номенклатурою або номер за описом і заголовок)
Опис _____________________________________________________________
(номер і назва)
Фонд _____________________________________________________________
(номер і назва)
Видані ______________________
(дата видавання)
__________________________________________________________________
(кому видані, куди видані)
до ___________________________
(дата повернення)
Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів або
за діловодство в структурному
підрозділі) Підпис Розшифровка підпису
Дата
Додаток 15
Форма акту про нестачу архівних справ (документів)
Найменування установи
АКТ ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника установи
___________ № ___________ Підпис Розшифровка підпису
_________________________ Дата
(місце складання) Печатка установи із зазначенням ідентифікаційного коду
про нестачу архівних справ
(документів)
У результаті_________________________________ установлено нестачу (назва заходів)
архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв’язку з чим вважаємо можливим зняти з обліку
| Опис № | Справа № (або номери аркушів документів) | Заголовок справи (документа) | Дата справи (документа) | Кількість аркушів справи (документа) | Можливі причини відсутності справ (документів) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Разом _________________________________ справ (документів)
(цифрами і літерами)
Зміст утрачених справ (документів) може бути частково відтворений такими справами (документами):______________________________________________________________________________________________________________
(номери справ, аркушів, їх заголовки)
Керівник архіву (особа, відповідальна
за архів установи, або особа, відпові-
дальна за діловодство в структурному
підрозділі) Підпис Розшифровка підпису
Керівник служби діловодства
управління Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО
Протокол ЕК архівного відділу Протокол ЕК установи
Луцької міської ради від ___________ № _______
від ___________ № _____
Додаток 16
Форма акту про вилучення для знищення справ (документів)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ Посада керівника установи
___________ № ___________ Підпис Розшифровка підпису
_________________________ Гербова печатка
| (місце складання) | Дата |
Про вилучення для знищення
справ (документів), не внесених
до Національного архівного фонду
На підставі____________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх
__________________________________________________________________
зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)
вилучені для знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № __________________________________________________________________
(найменування фонду)
| № з/п | Заголовок справи або груповий заголовок справ | Дата справи або крайні дати справ | Номери описів (номенклатур) за рік (роки) | Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом _______________________________________справ за __________роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _________ роки схвалені, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК) _____________________________________________________________________________________
(найменування державного архіву або органу вищого рівня)
(протокол від __________ № __________)
Посада особи,
яка проводила експертизу
цінності документів Підпис Розшифровка підпису
Дата