Україна міністерство юстиції україни головне управління юстиції в одеській області 65007, м. Одеса, вул. Б. Хмельницького, 34, тел. 705-18-00, факс 705-18-01
| Вид материала | Документы |
- Україна міністерство юстиції україни головне управління юстиції в одеській області, 12.06kb.
- Україна міністерство юстиції україни головне управління юстиції в одеській області, 29.66kb.
- Україна міністерство юстиції україни головне управління юстиції в одеській області, 356.2kb.
- Україна міністерство юстиції україни головне управління юстиції в одеській області, 123.41kb.
- Україна міністерство юстиції україни головне управління юстиції в одеській області, 117.45kb.
- Україна міністерство юстиції україни головне управління юстиції в одеській області, 157.04kb.
- Україна міністерство юстиції україни головне управління юстиції в одеській області, 11.57kb.
- Україна міністерство юстиції україни головне управління юстиції у львівській області, 155.54kb.
- Україна міністерство юстиції україни головне управління юстиції у київській області, 71.54kb.
- Міністерство Юстиції україни головне управління юстиції у сумській області, 100.67kb.
УКРАЇНА
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ В ОДЕСЬКІЙ ОБЛАСТІ
65007, м. Одеса, вул. Б.Хмельницького, 34, тел. 705-18-00, факс 705-18-01
06.12.2010 № 07-9123
Завідувачам державних
нотаріальних контор,
приватним нотаріусам
Щодо порядку складання підсумкового запису
до номенклатури справ та паспорту архіву
державної нотаріальної контори,
приватного нотаріуса.
Враховуючи, що до відділу нотаріату надходять питання щодо порядку складання та погодження підсумкового запису до номенклатури справ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, порядку складання паспорту архіву, роз’яснюємо наступне.
В діловодстві існують поняття „справа за номенклатурою справ” і „архівна справа – одиниця обліку в архіві”.
Справа за номенклатурою – це справа, заведення якої планується в наступному році і яка включається до номенклатури справ на наступний рік під конкретним індексом.
Згідно з Правилами ведення нотаріального діловодства закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ, яка погоджена та затверджена у встановленому порядку.
Згідно з 8.2.10 Правил ведення нотаріального діловодства кожна справа, яка включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекси справ складаються з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.
Згідно з п.8.2.14 Правил ведення нотаріального діловодства по закінченню діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у минулому діловодному році, в графі 3 номенклатури зазначаються дані про кількість справ (томів, частин). Якщо справа складається з декількох томів, частин, у дужках вказується кількість томів, частин, наприклад: справа 02-33 - Реєстр для реєстрації нотаріальних дій – 1(3). Після заповнення графи 3 відомості про фактично заведену кількість у році справ(томів) підлягають обов’язковому відображенню у підсумковому записі, який оформляється після закінчення діловодного року.
Згідно з п.8.2.17 Правил ведення нотаріального діловодства номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ (додаток 17 до Правил). Підсумковий запис скріплюється підписом завідувача контори, приватного нотаріуса та з 2009 року також їх печаткою. Форма підсумкового запису у додатку 17 до Правил ведення нотаріального діловодства.
Приклад заповнення підсумкового запису до номенклатури справ
на 2010 рік:
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених
у 2010 році
------------------------------------------------------------------
| | | У тому числі |
| За строками зберігання | Усього |----------------------|
| | |таких, що |з позначкою|
| | |переходять| "ЕПК" |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|Постійного | 4(6) | - | - |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Тривалого | | | |
|(понад 10 років) | 7(15) | 2 | 2 |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Тимчасового | 9 | 3 | - |
|(до 10 років включно) | | | |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Разом | 20(21) | 5 | 2 |
------------------------------------------------------------------
Завідувач державної
нотаріальної контори
(Приватний нотаріус) ________ ________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Погоджено Погоджено
Протокол ЕК Головного управління Протокол ЕПК (ЕК)
юстиції в Одеській області Одеського державного
від____________№___________ нотаріального архіву
від_________№_______
Підсумкові відомості передані Одеському державному нотаріальному архіву (дата, підпис особи, яка передала відомості).
При оформленні підсумкового запису слід звернути увагу на наступне:
- У другій графі підсумкового запису вказується кількість фактично утворених у році справ за номенклатурою, у дужках вказується кількість томів (частин) справ.
2. Положенням про державний нотаріальний архів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України № 870/5 від 18 травня 2009 року не передбачено створення ЕПК (ЕК) в державному нотаріальному архіві, тому до утворення такої комісії підсумковий запис до номенклатури справ не погоджується з державним нотаріальним архівом.
Згідно з Правилами ведення нотаріального діловодства закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні передаватися до архіву державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса. Тобто у 2010 році до архіву державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса передаються справи за 2009 рік.
Архівна справа – це одиниця обліку справ в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса. Якщо, наприклад, одна справа за номенклатурою складається з трьох томів, то кожний том – це архівна справа, тобто одиниця обліку.
Правилами роботи архівних підрозділів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 №16 (із змінами від 05.06.2007 наказ №87 та від 19.09.2008 наказ №188) передбачено, що в установах, документи яких передаються на постійне зберігання, додатково ведеться паспорт архіву (п.7.2.12 Правил).
Ведення справи 03-01 „Паспорт архіву” також передбачено Типовою номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, затвердженою Міністерством юстиції України. Разом з тим в Правилах ведення нотаріального діловодства не викладені вимоги щодо порядку його складання.
Згідно з п. 7.2.13 Правил роботи архівних підрозділів державної влади, місцевого самоврядування. підприємств, установ і організацій, паспорт архіву (форма у додатку 17 до цих Правил) призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві. Крім того в паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.
Паспорт архіву складається щорічно в двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі, не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві.
Погодження паспорту з будь-якими установами (комісіями) не передбачено.
Завідувачі державних нотаріальних контор, приватні нотаріуси складають два примірника паспорту і надсилають один примірник поштою або нарочним до Одеського державного нотаріального архіву для залучення до наглядової справи фондоутворювача. Другий примірник зберігається у справах держнотконтори, приватного нотаріуса до заміни новим (ст.37Д Переліку типових документів 1998 року).
Враховуючи, що паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві, то при внесенні відомостей до паспорту рахуються справи, які вже передані до архіву держнотконтори, приватного нотаріуса. Тобто при складанні паспорту архіву станом на 1 грудня 2010 року справи за 2009 рік вже повинні знаходитись в архіві держнотконтори, приватного нотаріуса.
Слід звернути увагу на те, що перед передаванням справ до архіву держнотконтори, приватного нотаріуса, в текст на обкладинках справ вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів. На обкладинках справ проставляються крайні дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. Вимоги до оформлення справ викладені у Правилах ведення нотаріального діловодства.
Відповідно до п.8.14.3 Правил ведення нотаріального діловодства підшивання справ повинно виконуватися періодично, але не пізніше, ніж через 3 місяці після закінчення справ у діловодстві. Таким чином, згідно цих вимог закінчені справи за 2009 рік повинні бути прошиті не пізніше 1 квітня 2010 року.
Наступний етап перед передаванням справ до архіву - складання річних розділів описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання. Приватні нотаріуси, у яких є наймані працівники та утворились справи з особового складу, розробляють також опис справ з особового складу.
Описи справ є первинним обліковим документом для індивідуального та сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
Згідно з п. 9.1.3 Правил ведення нотаріального діловодства на справи постійного і тривалого зберігання складаються окремі описи.
Вимоги до складання описів викладені у п.9.1.4 Правил ведення нотаріального діловодства.
Звертаємо увагу, зокрема, на те, що заголовки справ уносяться до річного розділу опису у тій послідовності, у якій розміщені у номенклатурі справ, та на те, що кожна справа (наряд) вноситься до річного розділу опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа (наряд) складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до річного розділу опису під окремим номером.
Після складення річних розділів описів справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву держнотконтори, приватного нотаріуса.
До архіву можуть також передаватись справи тимчасового зберігання, у разі наявності місця для їх розміщення. Але на них не складається опис справ, вони передаються до архіву згідно з номенклатурою справ, закритою підсумковим записом.
Після передачі справ до архіву складається паспорт архіву держнотконтори, приватного нотаріуса.
При вивченні примірників паспортів архівів державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів області, які надійшли до Одеського державного нотаріального архіву та вивченні паспортів при проведенні комплексних перевірок, встановлено, що немає єдиної практики стосовно того, які відомості необхідно вносити до паспорту архіву державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса. Наприклад: при зазначенні дати створення – замість дати реєстрації приватного нотаріуса по певному нотаріальному округу, в окремих випадках вказується дата вчинення першої нотаріальної дії, помилково у графу 2 обліковують також справи тимчасового (до 10 років) зберігання і документи облікового та довідкового характеру, замість короткої характеристики приміщення архіву, вказується коротка характеристика усього робочого приміщення державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса.
Стосовно внесення деяких відомостей до паспорту архіву роз’яснюємо наступне.
Дата створення установи: для держнотконтор - це дата згідно з наказом органу вищого рівня про створення державної нотаріальної контори; для приватних нотаріусів – це дата реєстрації приватного нотаріуса по певному нотаріальному округу.
В паспорті архіву держнотконтори, приватного нотаріуса вказуються відомості про справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві держнотконтори, приватного нотаріуса. При складанні паспорту архіву не треба враховувати справи з документами обліково-довідкового характеру та справи тимчасового (до 10 років) зберігання.
З метою повного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з особового складу, та відповідності даних в графі 3 номенклатур справ і даних в річних розділах описів, рекомендуємо в кожній графі паспорту вказувати дві цифри: сумарну кількість справ за номенклатурами, а через дріб – сумарну кількість архівних справ (одиниць обліку) за описами справ, без врахування справ обліково-довідкового характеру та справ тимчасового зберігання.
Для державних нотаріальних контор: якщо справи не передавались на зберігання до державного нотаріального архіву, в паспорті вказуються сумарні відомості з дати утворення держнотконтори по останній закінчений діловодний рік, у разі передачі справ за певний період на зберігання до держнотархіву, вказуються відомості стосовно тих справ, що фактично зберігаються в архіві держнотконтори.
У разі відсутності за певний період номенклатур справ – підраховуються однорідні справи по річним розділам описів, а через дріб вказується останній порядковий номер (графа 1 описів). Наприклад: в річному розділі опису справ за 1984 рік зазначено:
| N з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Дата справи (тому, частини) | Строк зберігання справи (тому, частини) | Кількість аркушів (у томі, частині) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | 02-03 | Договори відчуження квартир та документи, на підставі яких вони посвідчувалися, том 1 | шістнадцятого січня – тридцятого травня 1984 року | 75 років | 205 | |
| 2 | 02-03 | те саме, том 2 | Другого червня – двадцятого вересня 1984 року | 75 років | 150 | |
| 3 | 02-03 | те саме, том 3 (і останній) | Двадцять третього вересня – двадцятого грудня 1984 року | 75 років | 156 | |
| 4 | 02-14 | Інші договори, том 1 | шістнадцятого вересня – двадцятого жовтня 1984 року | 75 років | 230 | |
| 5 | 02-14 | те саме, том 2 ( і останній) | Першого листопада - тридцятого грудня 1984 року | 75 років | 150 | |
Тоді в паспорті архіву справу 02-03 „ Договори відчуження квартир та документи, на підставі яких вони посвідчувались ” слід рахувати як одну, а через дріб три томи - архівні справи. Справу 02-14 „Інші договори” слід рахувати як одну, а через дріб два томи – архівні справи.
1(3) + 1(2) = 2(5) і т.д.
Для приватних нотаріусів: вказуються сумарні відомості за період з початку нотаріальної діяльності по останній закінчений діловодний рік. Якщо справи за певний період передані до державного нотаріального архіву, в паспорті вказуються відомості стосовно тих справ, що фактично зберігаються в архіві приватного нотаріуса.
В строках 2.1.1 і 2.3.1 паспорта вказуються дані по той рік включно, по який узгоджені описи з ЕПК Державного архіву Одеської області. Узгодження опису справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання з ЕПК Державного архіву передбачено формою опису (додатки 22, 23 до Правил ведення нотаріального діловодства).
Приклад заповнення паспорту архіву приватного нотаріуса
(станом на 01.12.2010)
Кому надсилається: Одеський державний нотаріальний архів 65089, м. Одеса, вул. Академіка Корольова, 92-А
Ким надсилається: Приватним нотаріусом Одеського міського нотаріального округу Івановою Світланою Андріївною.
ПАСПОРТ АРХІВУ
приватного нотаріуса Іванової С.А.
------------------------------------------------------------------
|Найменування установи, |Дата створення установи, |
|організації, підприємства та їх |організації, підприємства |
|підпорядкованість | |
------------------------------------------------------------------
Приватний нотаріус Одеського 12 січня 2005 року
міського нотаріального округу (дата видачі реєстраційного
посвідчення)
Іванова Світлана Андріївна
------------------------------------------------------------------
| I. Відомості про документи |
|----------------------------------------------------------------|
| N | Назва показників |Кількість|Крайні дати|
| з/п | | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| 1. |Фондів | 1 |2005-2009 |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| 2. |Справ | 34(54)| 2005-2009 |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| |У тому числі: | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| 2.1. |Постійного зберігання | 18(29) | 2005-2009 |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| |З них: | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
|2.1.1.|Унесених в описи, що схвалені ЕПК | 16(25) | 2005-2008 |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
|2.1.2.|Що зберігаються понад установлені | - | |
| |строки | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| 2.2. |З особового складу | - | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| |З них: | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
|2.2.1.|Унесених в описи | - | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
| 2.3. |Тривалого (понад 10 років) | 42(59) | 2005-2009 |
| |зберігання | | |
|------+-----------------------------------+---------+-----------|
|2.3.1.|Унесених в описи | 37(51) | 2005-2008 |
------------------------------------------------------------------
II. Відомості про приміщення
------------------------------------------------------------------
| Площа | Ступінь | Коротка | Наявність |
|архівосховища в |завантаженості |характеристика |робочих кімнат,|
| кв. м | в % | приміщення | читального |
| | | | залу |
------------------------------------------------------------------
8 кв. м 42% окрема кімната з -
металевими шафами,
обладнана охоронною
та пожежною
сигналізацією.
На вікнах - металеві
грати
III. Відомості про кадри
------------------------------------------------------------------
| Кількість штатних |Прізвище, ім'я, по |Освіта, фах|Стаж роботи|
| працівників | батькові | | |
------------------------------------------------------------------
Штатних працівників - - -
архіву немає
(як варіант-архіваріус Попова Інна Яківна вища 2 роки)
економіст
65028, м. Одеса, вул.Привокзальна,38, 35-17-49
(адреса і номер телефону установи)
Приватний нотаріус (підпис) С.А. Іванова
30.11.2010
Дані рекомендації надсилаються для врахування в роботі завідувачами державних нотаріальних контор та приватними нотаріусами області.
Заступник начальника управління,
начальник відділу нотаріату (підпис) К.В. Продіус