Примерная номенклатура дел муниципального архива
| Вид материала | Руководство |
- Рекомендации по применению 1-3, 499.46kb.
- Рекомендации по применению 1-3, 514.65kb.
- Методические рекомендации по применению номенклатуры дел Южного федерального университета, 60.7kb.
- Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского, 1304.82kb.
- Порядок составления номенклатуры дел, 135.26kb.
- Курсовая работа тема: Организация работы архива бти, 87.96kb.
- Номенклатура дел Муниципального общеобразовательного учреждения Терешковской основной, 263.57kb.
- Государственное областное учреждение, 369.91kb.
- Правила составления и утверждения номенклатуры дел организации Каждая организация,, 175.25kb.
- Номенклатура дел, утвержденная ректором Маргу в. И. Макаровым от 24. 06. 2009г, 17.18kb.
Примерная номенклатура дел
муниципального архива
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по Перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | Руководство и контроль | | | |
| | Постановления, распоряжения главы администрации городского округа, муниципального района по вопросам развития архивного дела (копии) | | ДМН ст. 1 «б» | постоянно в фонде администрации района, города |
| | Законодательные, нормативные акты, правила, инструкции в области архивного дела и делопроизводства | | ДЗН ст. 1, 10 | |
| | Документы (устав, положение, должностные инструкции и т.д.), регламентирующие порядок работы муниципального архива (копии) | | ДЗН ст. 13, 35 | |
| | Основные направления развития архивного дела на территории городского округа (муниципального района) | | постоянно ст. 90 | |
| | Отчет о работе муниципального архива за год с приложениями | | постоянно ст. 114 «б» | |
| | Информация о работе муниципального архива за 1 полугодие | | 5 лет ст. 114 «в» | |
| | Документы по изучению работы муниципального архива (справки, акты, предложения и др.) | | постоянно ст. 48 | |
| | Документы по укреплению материально-технической базы муниципального архива (карточка учета состояния МТБ, заявки и др.) | | 5 лет ЭПК ст. 389, 395 | |
| | Документы об организации противопожарной безопасности (справки, акты проверок, заявки, переписка и др.) | | 5 лет ЭПК ст. 459 | |
| | Документы по организации работ муниципального архива при возникновении ЧС (заявки, переписка и др.) | | 5 лет ЭПК ст. 464 | |
| | Акты приема-сдачи дел при смене руководителя муниципального архива | | постоянно ст. 36 «а» | |
| | Докладные записки руководителя муниципального архива главе администрации городского округа, муниципального района по вопросам развития архивного дела (копии) | | 5 лет ЭПК ст. 44 | |
| | Журнал регистрации входящей корреспонденции | | 3 года ст. 72 «б» | |
| | Журнал регистрации исходящей корреспонденции | | 3 года ст. 72 «б» | |
| | Переписка с архивным агентством администрации края, организациями по вопросам развития архивного дела | | 5 лет ЭПК ст. 41 | |
| | Обеспечение сохранности и государственный учет документов АФ РФ | | | |
| | Список фондов, хранящихся в муниципальном архиве | | постоянно ст. 73 | |
| | Листы фондов, хранящихся в муниципальном архиве | | постоянно ст. 73 | |
| | Описи дел: | | | |
| | Фондовые | | постоянно | |
| | Страховые | | постоянно | |
| | Для читального зала | | постоянно | |
| | Реестр описей дел | | постоянно ст. 241 ПГАУ1 | |
| | Дела фондов (исторические справки и дополнения к ним, акты и запросы на выдачу дел во временное пользование, документы, составленные по результатам проверки наличия и состояния дел, акты: приема-передачи дел, описания документов, переработки описей, о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, о неисправимых повреждениях дел и др.) | | постоянно ст. 238 ПГАУ | |
| | Дела фондов, выделенных к уничтожению | | постоянно ст. 73 | |
| | Книга учета поступления документов в муниципальный архив | | постоянно ст. 235 ПГАУ | |
| | Книга учета поступления фотодокументов | | постоянно | |
| | Документы о розыске дел, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния дел муниципального архива (карточки, переписка и др.) | | 1 год | после проведения следующей проверки |
| | Книга учета выдачи дел из хранилища | | постоянно | |
| | Акты выдачи дел во временное пользование | | 3 г. ст.77 | После возвращения документов |
| | Книга регистрации выдачи дел во временное хранение | | постоянно ст. 75 | |
| | Журнал учета методических пособий | | постоянно | |
| | Номенклатура дел муниципального архива | | постоянно ст. 66 «а» | |
| | Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве | | | |
| | Документы по повышению квалификации членов ЭК, лиц, ответственных за архивы организаций (программы, списки слушателей, переписка и др.) | | 5 лет ЭПК ст. 369 | |
| | Журнал учета отправленных описей на рассмотрение ЭПК архивного агентства администрации края | | 1 год | |
| | Заключения на описи дел постоянного хранения | | 1 год | после утверждения. С замечаниями - в наблюдательном деле до составления следующего годового раздела описи |
| | Список организаций - источников комплектования муниципального архива | | постоянно ст. 212 ПГАУ | |
| | Наблюдательные дела организаций-источников комплектования муниципального архива (карточка учета работы с организацией, номенклатура дел и письма о ее неизменности на следующий календарный год, инструкция по делопроизводству, распорядительные акты о назначении ответственного за делопроизводство, о создании экспертной комиссии, положение об ЭК, положение об архиве, план работы ЭК, справки по проверке организации делопроизводства и архива, паспорт архива, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (отобранных к уничтожению в организации), переписка и другие) | | постоянно ст. 73 | переходящее, на каждую организацию формируется самостоятельное дело |
| | Контрольные описи | | постоянно | |
| | Карточки учета работы муниципального архива с организациями | | постоянно ст. 73 | переходящее, на каждую организацию составляется карточка учета. Может помещаться в наблюдательное дело организации |
| | Журнал учета консультаций | | 3 года ст. 65 | |
| | Создание информационно-поисковых систем | | | |
| | Журнал учета переработки и усовершенствования описей | | ДМН | |
| | Научная информация и использование документов | | | |
| | Информационные материалы, подготовленные для органов исполнительной власти, других организаций по их запросам и в инициативном порядке | | постоянно ст. 47 | |
| | Журнал (картотека) регистрации и учета исполнения тематических запросов | | 15 лет ст. 276 ПГАУ | |
| | Запросы организаций и обращения граждан о выдаче справок социально-правового характера. Копии выданных архивных документов, справок и выписок | | 5 лет ЭПК ст. 80 | |
| | Журнал (картотека) регистрации запросов организаций и обращений граждан социально-правового характера | | 5 лет ст. 79 | |
| | Анкеты исследователей | | постоянно | |
| | Журнал учета исследователей, работавших в читальном зале (помещении) муниципального архива | | постоянно | |
| | Журнал учета изготовления копий архивных документов | | 5 лет | |
| | Документы по организации и проведению выставок, экскурсий, лекций, школьных уроков (проспекты, планы, лекции и др.) | | 5 лет ЭПК | |
| | Картотека по истории организаций | | постоянно ст. 228 «в» ПГАУ | |
| | Картотека именная | | постоянно ст. 228 «в» ПГАУ | |
| | Картотека учета местонахождения документов по личному составу организаций | | постоянно ст. 228 «в» ПГАУ | |
При составлении Примерной номенклатуры дел архивного учреждения администрации городского округа, муниципального района использованы «Перечень документов со сроками хранения Главного архивного управления при Совете Министров СССР и подведомственных ему организаций» (М., 1976), «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000).
1 Применена статья «Перечня документов со сроками хранения Главного архивного управления при Совете Министров СССР и подведомственных ему организаций» (М., 1976)