Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан и Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан
| Вид материала | Документы |
- Стерлитамак Республики Башкортостан в новой редакции Всоответствии с ст. 41 Федерального, 126.9kb.
- Курултая Республики Башкортостан и депутатов Совета городского округа город Стерлитамак., 82.97kb.
- Тексту Нормативы разработаны в соответствии с нормативными правовыми актами Российской, 7447.61kb.
- Стерлитамак Республики Башкортостан, со ст. 20, 22, 35 регламент, 13.8kb.
- «Об оптимизации численности работников Администрации городского поселения город Белебей, 48.36kb.
- Положение о проведении конкурса литературно-творческого самовыражения «Башкортостан, 24.93kb.
- Массовых библиотек городского округа город Уфа Республики Башкортостан, 733.96kb.
- Карар решение, 33.47kb.
- 13 марта 2011 года Сведения о кандидатах в депутаты Совета сельского поселения Абзановский, 845.22kb.
- Итоги реализации программы развития системы образования городского округа город Салават, 1871.34kb.
УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
АССОЦИАЦИЯ « СОВЕТ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ
РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН»
Примерная номенклатура дел
администрации и Совета муниципального района,
городского округа Республики Башкортостан и
Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан
Уфа 2008
Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан, Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан. – Уфа: 2008. – 52 стр.
Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского округа, Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан предназначена для использования в работе должностных лиц администраций, Советов муниципальных районов, городских округов, сельских, городских поселений республики.
Составитель: Низамутдинова С.У. – начальник отдела комплектования, обеспечения сохранности, государственного учета и использования Архивного фонда РБ Управления по делам архивов при Правительстве РБ
Рецензенты: Ильясова Н.И. – начальник отдела организации архивного дела и автоматизированных архивных технологий Управления по делам архивов при Правительстве РБ
Ахметова В.А. – начальник отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Центрального государственного исторического архива РБ
С О Г Л А С О В А Н О
Протокол Экспертно – проверочной комиссии Управления по делам архивов при Правительстве РБ
от 19.04.2007г. № 19
© Низамутдинова С.У.
© АСМОРБ, 2008
Примерная номенклатура дел
администрации муниципального района,
городского округа Республики Башкортостан
Указания по применению
Примерной номенклатуры дел
администрации муниципального района,
городского округа Республики Башкортостан
Примерная номенклатура дел администрации муниципального района, городского округа Республики Башкортостан разработана с целью упорядочения работы по хранению, отбору и сдаче в архив документов, образующихся в деятельности администрации.
Примерная номенклатура дел служит нормативным документом для составления индивидуальной номенклатуры дел администрации муниципального района, городского округа республики.
Состав документов, включенных в номенклатуру дел, определен в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», где установлен круг вопросов, которые решают администрации муниципального района, городского округа. На основании Закона Республики Башкортостан от 21.07.2005 № 190-3 «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Башкортостан», полномочия местных органов самоуправления могут быть расширены и, следовательно, состав документов увеличен.
Примерная номенклатура дел содержит наименования документов, сгруппированных в разделы по логическому, функциональному признакам и не претендует на исчерпывающий охват документов. Индивидуальная номенклатура дел администрации муниципального района, городского округа составляется по структурному принципу и включает полный перечень документов, откладывающихся в организации.
Учитывая, что в структуру администрации муниципального района, городского округа входят отраслевые и территориальные (функциональные) органы (отделы, управления, комитеты) с правами и без прав юридического лица, часть разделов примерной номенклатуры дел может быть включена в конкретную номенклатуру дел функционального органа. Ряд территориальных органов (управления финансов, здравоохранения, образования, сельского хозяйства, ЗАГС и др.) в примерную номенклатуру дел не включены ввиду того, что имеют примерные номенклатуры дел, утвержденные по ведомству.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов, образующихся в деятельности администрации муниципального района, городского округа, в дела; систематизации и учета дел; определения сроков их хранения. Заголовки дел в индивидуальной номенклатуре дел уточняются, сроки хранения дел переносятся из примерной; уменьшение сроков хранения не допускается. Временные сроки хранения документов могут быть увеличены по заключению экспертной комиссии или распоряжению главы администрации муниципального района, городского округа.
При установлении сроков хранения документов следует обратить внимание на примечания, в которых оговорены некоторые условия и особенности отбора дел на хранение и уничтожение.
Документы на электронных носителях не включены в примерную номенклатуру дел. При включении баз данных на электронных носителях в индивидуальную номенклатуру дел им устанавливаются сроки хранения, аналогичные документам на бумажных носителях.
Графы номенклатуры дел имеют следующее значение:
-графа 1 «Индекс дела» содержит индексы дел, представляющих собой порядковый номер заголовка дела по номенклатуре;
-в графу 2 «Заголовок дела» включены заголовки дел (томов, частей), отражающие основное содержание и состав включаемых в дело документов;
-графа 3 «Количество дел» отражает количество томов (частей) дел фактически сформированных в течении года и заполняется по окончании календарного года;
-в графе 4 «Срок хранения дел и статей по перечню» указывается срок хранения дела, определяемый по Перечням документов.
Отметка «До минования надобности» («ДМН») обозначает, что документы имеют ограниченное практическое значение, срок их хранения определяется самостоятельно.
Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения некоторых дел, означает, что в них могут быть документы, имеющие научно-историческое и практическое значение. Эти дела подлежат тщательному просмотру экспертной комиссией Совета и администрации сельского поселения. Окончательное решение об их дальнейшем хранении или уничтожении принимается Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) администрации муниципального района, городского округа.
Срок хранения, указанный в графе 4, исчисляется с 1 января года, следующего за годом заведения дела.
Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является формирование дел.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Обложка дела оформляется в соответствии с требованиями утвержденной Инструкции по делопроизводству администрации муниципального района, городского округа. На обложке каждого заводимого дела помещается наименование муниципального образования, а также номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части). Индекс дела по номенклатуре и заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел без изменений, внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку при заведении дела.
При формировании дел следует учитывать следующие правила:
- не следует объединять в одном деле документы, имеющие постоянный и временный сроки хранении;
- при объединении в одном деле документов с разными сроками временного хранения устанавливается максимальный срок хранения;
- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;
- плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;
- переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;
- финансовые денежные документы группируются по номерам, аналогично располагаются квитанции, накладные и т.д.;
- в дела подшиваются только исполненные документы; неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
- до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.п.;
- в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, в которых есть отметки, визы и т.д., дополняющие содержание первичных экземпляров;
- документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами;
- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;
- толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Итоговая запись о количестве заведенных дел заполняется по окончании делопроизводственного года на основании суммирования сведений, содержащихся в графе «Количество дел, томов».
Номенклатура дел на предстоящий год составляется не позднее 1 декабря текущего года, печатается в трех экземплярах, представляется на согласование в архивный отдел администрации муниципального района, городского округа; после согласования утверждается главой администрации муниципального района, городского округа и вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. В последующие годы номенклатура дел ежегодно перепечатываются с учетом изменений в составе документации.
Форма конкретной номенклатуры дел дана в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2005г.). и «Правилах работы архивов организаций» (М.,2002г.)
Отбор документов организации на хранение и уничтожение должен осуществляться на основе номенклатуры дел и при условии проведения экспертизы ценности всего комплекса документов, отложившегося в деятельности организации за год., путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел в номенклатуре или на обложках дел без просмотра самих документов.
При отборе документов на хранение в архив следует составлять отдельные описи на документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и документы по личному составу.
Документы постоянного хранения по истечении 5 летнего срока хранения в архиве организации передаются на хранение в муниципальный архив.
При составлении Примерной номенклатуры дел администрации муниципального района, городского округа Республики Башкортостан были использованы:
- Федеральный закон от 06.10.2003г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,
- Федеральный закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
- Федеральный закон от 21.07.2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнении работ, оказания услуг для государственных и муниципальных нужд»
- Закон Республики Башкортостан от 21.07.2005г. № 190-З «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Башкортостан»,
- Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006г. № 278-З " Об архивном деле в Республике Башкортостан "
- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г.
- ТП - Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения ( М.,1989г.)
- ВП - Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства жилищно- коммунального хозяйства БАССР и подведомственных ему учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов ( Уфа, 1978г.)
- ПМФ – Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения ( М.,2003г.)
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007г.)
При составлении примерной номенклатуры дел изучен опыт документирования деятельности администрации Благовещенского, Дюртюлинского, Хайбуллинского муниципальных районов и городского округа г. Уфа.
| Примерная номенклатура дел администрации муниципального района, городского округа Республики Башкортостан | | |||||||||
| | Заголовок дела | Срок хранения дела и №№ статей по перечню | Примечание | | ||||||
| | 2 | 3 | 4 | | ||||||
| | 01. Исполнительно- распорядительная деятельность. | | | | ||||||
| 01-01 | Законодательные и нормативно-правовые акты федеральных органов законодательной и исполнительной власти по вопросам деятельности местных органов самоуправления | До минования надобности, ст.1,2а | | | ||||||
| 01-02 | Законы Республики Башкортостан, указы Президента РБ, постановления, распоряжения Правительства РБ, присланные для сведения и руководства | До минования надобности, ст.6а | | | ||||||
| 01-03 | Документы о государственной регистрации администрации муниципального района, городского округа ( свидетельство и др.) | Постоянно, ст.15 | | | ||||||
| 01-04 | Положение об администрации муниципального района, городского округа | Постоянно, ст. 13а | | | ||||||
| 01-05 | Решения сессий и Президиума Совета муниципального района, городского округа (копии ) | До минования надобности | Подлинники в Совете | | ||||||
| 01-06 | Постановления главы администрации муниципального района, городского округа по основной деятельности | Постоянно, ст.6а | | | ||||||
| 01-07 | Распоряжения главы администрации муниципального района, городского округа по основной деятельности | Постоянно, ст.6а | | | ||||||
| 01-08 | Протоколы совещаний при главе администрации муниципального района, городского округа и документы к ним | Постоянно, ст. 5г | | | ||||||
| 01-09 | Паспорт социально-экономического положения муниципального района, городского округа | Постоянно, ст. 199б | | | ||||||
| 01-10 | Протоколы заседаний комиссий администрации муниципального района, городского округа (по реализации Закона РБ о языках народов РБ, по проведению праздника «Шежере», административной и др.) и документы к ним | Постоянно, ст. 5в | Формируется отдельно по комиссиям | | ||||||
| 01-11 | Документы по работе администрации муниципального района, городского округа с общественными организациями | 5 лет ЭПК, ст.41 | | | ||||||
| 01-12 | Документы по работе администрации муниципального района, городского округа с религиозными организациями | 5 лет ЭПК, ст.41 | | | ||||||
| 01-13 | Годовой план работы администрации муниципального района, городского округа | Постоянно, ст. 90а | | | ||||||
| 01-14 | Годовой отчет о работе администрации муниципального района, городского округа | Постоянно, ст. 198 | | | ||||||
| 01-15 | Статистические отчеты по основной деятельности ( годовые) | Постоянно, ст.199б | | | ||||||
| 01-16 | Статистические отчеты по основной деятельности ( полугодовые, квартальные) | 5 лет, ст. 199 в | При отсутствии годовых – постоянно с нарастающим итогом | | ||||||
| 01-17 | Списки граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий | 5 лет, ст. 585 | После предоставления жилой площади | | ||||||
| 01-18 | Книга регистрации заявлений граждан о принятии на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях по договору социального найма | 5 лет*, ст. 585 | *После предоставления жилой площади. Постановление Правительства РБ от 12 .09.2006г. № 255 | | ||||||
| 01-19 | Учетные дела граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий | 5 лет*, ст. 585 | *После предоставления жилой площади | | ||||||
| 01-20 | Документы по проверке работы администрации муниципального района, городского округа (справки, акты и др.) | Постоянно, ст. 39 | Кроме финансовых проверок | | ||||||
| 01-21 | Приемо-сдаточные акты, составленные при смене главы администрации муниципального района, городского округа | Постоянно, ст. 199б | | | ||||||
| 01-22 | Положение о Центральной экспертной комиссии по экспертизе ценности, отбору документов на хранение и уничтожение | Постоянно,ст.16 | | | ||||||
| 01-23 | Обращения граждан по личным вопросам, документы по их рассмотрению | 5 лет ЭПК, ст. 56б | | | ||||||
| 01-24 | Переписка администрации муниципального района, городского округа с администрациями сельских поселений по основной деятельности | 5 лет ЭПК, ст. 12 | | | ||||||
| 01-25 | Переписка администрации муниципального района, городского округа с учреждениями, организациями, предприятиями по вопросам основной деятельности | 5 лет ЭПК, ст. 41 | | | ||||||
| 01-26 | Переписка администрации муниципального района, городского округа с гражданами | 5 лет ЭПК*, ст.56б | * В случае неоднократного обращения- 5 лет после последнего обращения | | ||||||
| 01-27 | Журнал регистрации постановлений главы администрации муниципального района, городского округа по основной деятельности | Постоянно, ст. 72а | | | ||||||
| 01-28 | Журнал регистрации распоряжений главы администрации муниципального района, городского округа по основной деятельности | Постоянно, ст. 72а | | | ||||||
| 01-29 | Журнал регистрации личного приема граждан главой администрации муниципального района, городского округа | 5 лет, ст. 72в | | | ||||||
| 01-30 | Журнал регистрации входящих документов | 3 года, ст.72б | | | ||||||
| 01-31 | Журнал регистрации исходящих документов | 3 года, ст.72б | | | ||||||
| 01-32 | Журнал регистрации телефонограмм, телеграмм | 3 года, ст. 72г | | | ||||||
| 01-33 | Журнал регистрации обращений граждан | 5 лет, ст.72в | | | ||||||
| 01-34 | Журнал учета приема посетителей | 3 года, ст.75в | | | ||||||
| 01-35 | Инструкция по делопроизводству | 3г.*, ст.10 | * После замены новыми | | ||||||
| 01-36 | Номенклатура дел | Постоянно, ст. 66а | | | ||||||
| 01-37 | Описи дел постоянного хранения | Постоянно*, ст.74а | * Неутвержденные – до минования надобности | | ||||||
| 01-38 | Описи дел временного срока хранения | 3 года*, ст.74б | *После уничтожения дел | | ||||||
| 01-39 | Дело фонда (исторические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов) | Постоянно, ст.73 | На госхранение передается при ликвидации организиции | | ||||||
| | 02. Экономическое развитие муниципального района, городского округа* | | * Откладывается в отделах (управлениях) экономики | | ||||||
| 02-01 | Постановления, решения коллегий, приказы и распоряжения Министерства экономического развития Республики Башкортостан | До минования надобности, ст.6а | | | ||||||
| 02-02 | Решения и распоряжения главы администрации муниципального района, городского округа по вопросам экономики ( копии) | До минования надобности, ст.6а | | | ||||||
| 02-03 | Годовой план работы отдела (управления) экономики | Постоянно, ст. 90а | | | ||||||
| 02-04 | Документы о проведении совещаний, семинаров по вопросам экономического развития (протоколы, программы, списки и др.). | Постоянно, ст.5г., 8а | На каждое мероприятие формируется отдельное дело | | ||||||
| 02-05 | Экономическая характеристика муниципального района, городского округа | Постоянно, ст.96 | | | ||||||
| 02-06 | Прогнозы ( долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные) экономического и социального развития муниципального района, городского округа | Постоянно,ст.84 | | | ||||||
| 02-07 | Долгосрочные программы и концепции развития отраслей хозяйства муниципального района, городского округа | Постоянно.ст.85 | | | ||||||
| 02-08 | Программы развития отраслей хозяйства муниципального района, городского округа | Постоянно,ст.84 | | | ||||||
| 02-09 | Документы (доклады, аналитические таблицы, справки, информации) по выполнению программ развития хозяйства района | Постоянно, ст.200 | | | ||||||
| 02-10 | Годовые отчеты о развитии отраслей хозяйства муниципального района, городского округа | Постоянно, ст. 198а | | | ||||||
| 02-11 | Квартальные отчеты о развитии хозяйства муниципального района, городского округа | 5 лет*, ст. 198г | * При отсутствии годовых- постоянно | | ||||||
| 02-12 | Основные показатели развития отраслей хозяйства муниципального района, городского округа | Постоянно, ст.200 | | | ||||||
| 02-13 | Анализы, обзоры по социально- экономическому развитию муниципального района, городского округа | Постоянно, ст.96 | | | ||||||
| 02-14 | Документы о проверке работы отдела (управления) экономики вышестоящими органами ( справки, акты) | Постоянно,ст.49 | | | ||||||
| 02-15 | Переписка во вопросам планирования | 5лет, ст.98 | | | ||||||
| | 03. Управление муниципальной собственностью* | | * Откладывается в деятельности территориального органа по управлению собственностью | | ||||||