Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан и Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан
| Вид материала | Документы |
- Стерлитамак Республики Башкортостан в новой редакции Всоответствии с ст. 41 Федерального, 126.9kb.
- Курултая Республики Башкортостан и депутатов Совета городского округа город Стерлитамак., 82.97kb.
- Тексту Нормативы разработаны в соответствии с нормативными правовыми актами Российской, 7447.61kb.
- Стерлитамак Республики Башкортостан, со ст. 20, 22, 35 регламент, 13.8kb.
- «Об оптимизации численности работников Администрации городского поселения город Белебей, 48.36kb.
- Положение о проведении конкурса литературно-творческого самовыражения «Башкортостан, 24.93kb.
- Массовых библиотек городского округа город Уфа Республики Башкортостан, 733.96kb.
- Карар решение, 33.47kb.
- 13 марта 2011 года Сведения о кандидатах в депутаты Совета сельского поселения Абзановский, 845.22kb.
- Итоги реализации программы развития системы образования городского округа город Салават, 1871.34kb.
Примерная номенклатура дел Совета и администрации сельского, городского поселения
Республики Башкортостан
Указания по применению
Примерной номенклатуры дел Совета и администрации
сельского, городского поселения Республики Башкортостан
Примерная номенклатура дел Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан разработана с целью упорядочения работы по формированию, отбору и передаче в архив документов, образующихся в деятельности сельского, городского поселения.
Номенклатура дел содержит наименования документов, сгруппированных в разделы по логическому, функциональному признакам и не претендует на исчерпывающий охват документов. На основании Закона Республики Башкортостан от 21.07.2005 № 190-3 «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Башкортостан», полномочия местных органов самоуправления могут быть расширены и, следовательно, состав документов увеличен.
Примерная номенклатура служит нормативным документом для составления индивидуальной номенклатуры дел Совета и администрации сельского, городского поселения республики с учетом возложенных на них задач. Заголовки дел уточняются, сроки хранения дел переносятся в индивидуальную номенклатуру дел, в основном, без изменений; уменьшение сроков хранения не допускается. Временные сроки хранения документов могут быть увеличены по заключению экспертной комиссии или распоряжению главы сельского, городского поселения. При установлении сроков хранения документов следует обратить внимание на примечания, в которых оговорены некоторые условия и особенности отбора дел на хранение и уничтожение.
Документы на электронных носителях не включены в примерную номенклатуру дел. При включении баз данных на электронных носителях в номенклатуру дел конкретного сельского, городского поселения им устанавливаются сроки хранения, аналогичные документам на бумажных носителях.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов, образующихся в деятельности Совета и администрации, в дела; систематизации и учета дел; определения сроков их хранения. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Графы номенклатуры дел имеют следующее значение:
-графа 1 «Индекс дела» содержит индексы дел, представляющих собой порядковый номер заголовка дела по номенклатуре;
-в графу 2 «Заголовок дела» включены заголовки дел (томов, частей), отражающие основное содержание и состав включаемых в дело документов;
-графа 3 «Количество дел» отражает количество томов (частей) дел фактически сформированных в течении года и заполняется по окончании календарного года;
-в графе 4 «Срок хранения дел и статей по перечню» указывается срок хранения дела, определяемый по Перечням документов.
Отметка «До минования надобности» («ДМН») обозначает, что документы имеют ограниченное практическое значение, срок их хранения определяется самостоятельно.
Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения некоторых дел, означает, что в них могут быть документы, имеющие научно-историческое и практическое значение. Эти дела подлежат тщательному просмотру экспертной комиссией Совета и администрации сельского, городского поселения. Окончательное решение об их дальнейшем хранении или уничтожении принимается Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) администрации муниципального района, городского округа.
Срок хранения, указанный в графе 4, исчисляется с 1 января года, следующего за годом заведения дела.
Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве отдела, является формирование дел.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Обложка дела оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Совета и администрации сельского, городского поселения, одобренной руководителем органа управления архивным делом муниципального района. На обложке каждого заводимого дела помещается наименование муниципального образования, а также номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части). Индекс дела по номенклатуре и заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел отдела без изменений, внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку при заведении дела.
При формировании дел следует учитывать следующие правила:
- не следует объединять в одном деле документы, имеющие постоянный и временный сроки хранении;
- при объединении в одном деле документов с разными сроками временного хранения устанавливается максимальный срок хранения;
- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;
- плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;
- переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;
- финансовые денежные документы группируются по номерам, аналогично располагаются квитанции, накладные и т.д.;
- в дела подшиваются только исполненные документы; неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
- до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.п.;
- в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, в которых есть отметки, визы и т.д., дополняющие содержание первичных экземпляров;
- документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами;
- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;
- толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Итоговая запись о количестве заведенных дел заполняется по окончании делопроизводственного года на основании суммирования сведений, содержащихся в графе «Количество дел, томов».
Номенклатура дел на предстоящий год составляется не позднее 1 декабря текущего года, печатается в трех экземплярах, представляется на согласование в орган управления архивным делом муниципального района; после согласования утверждается главой сельского поселения и вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. В последующие годы номенклатура дел ежегодно перепечатываются с учетом изменений в составе документации.
Форма конкретной номенклатуры дел дана в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2005г.). и «Правилах работы архивов организаций» (М.,2002г.)
Отбор документов организации на хранение и уничтожение должен осуществляться на основе номенклатуры дел и при условии проведения экспертизы ценности всего комплекса документов, отложившегося в деятельности организации за год. Отбор документов производится путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел в номенклатуре или на обложках дел без просмотра самих документов.
При отборе документов на хранение в архив следует составлять отдельные описи на управленческие документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и документы по личному составу.
Документы постоянного хранения сельского, городского поселения по истечении 5 летнего срока хранения в архиве организации передаются на хранение в муниципальный архив.
При составлении Примерной номенклатуры дел Совета и администрации сельского поселения Республики Башкортостан были использованы:
- Федеральный закон от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
- Закон Республики Башкортостан от 21.07.2005 № 190-З «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Башкортостан»,
- Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006г. № 278-З " Об архивном деле в Республике Башкортостан "
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г.
- ПТД -Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения ( М.,1989г.)
- ВП - Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства жилищно- коммунального хозяйства БАССР и подведомственных ему учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов ( Уфа, 1978г.)
При составлении примерной номенклатуры дел изучен опыт документирования деятельности сельских и городских поселений Благовещенского, Дюртюлинского, Хайбуллинского муниципальных районов и городского округа г. Уфа.
| Примерная номенклатура дел Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан | |||
| | Заголовок дела | Срок хранения дела и №№ статей по перечню | Примечание |
| | 2 | 3 | 4 |
| | Совет сельского, городского поселения | | |
| | 01. Организационно- правовая деятельность | | |
| 01-01 | Законодательные и нормативно-правовые акты федеральных и республиканских органов представительной власти по вопросам деятельности органов местного самоуправления | До минования надобности, ст.1,2а | |
| 01-02 | Устав сельского, городского поселения | Постоянно, ст.13а | |
| 01-03 | Документы о государственной регистрации Совета муниципального района, городского округа ( свидетельство и др.) | Постоянно, ст.15 | |
| 01-04 | Регламент работы Совета сельского, городского поселения | Постоянно, ст. 10 | |
| 01-05 | Протоколы заседания, решения Совета сельского, городского поселения, документы к ним | Постоянно, ст. 1а | |
| 01-06 | Постановления, распоряжения председателя Совета по вопросам организации деятельности Совета | Постоянно, ст. 1 | |
| 01-07 | Соглашения Совета сельского, городского поселения и Совета муниципального района о передаче муниципальному району части полномочий сельского, городского поселения и документы по их реализации | Постоянно, ст. 218 | |
| 01-08 | Соглашения Совета сельского, городского поселения и Совета муниципального района о передаче сельскому, городскому поселению части полномочий муниципального района и документы по их реализации | Постоянно, ст. 218 | |
| 01-09 | Решения местных референдумов и сходов граждан | Постоянно, ст.5 | |
| 01-10 | Протоколы собраний граждан и их обращения | Постоянно, ст. 3 | |
| 01-11 | Документы публичных слушаний | Постоянно, ст.3 | |
| 01-12 | Документы опросов граждан | Постоянно, ст.3 | |
| 01-13 | Годовой план работы Совета сельского, городского поселения | Постоянно, ст. 90а | |
| 01-14 | Документы об итогах деятельности Совета сельского, городского поселения (справки, отчеты, информации) | Постоянно, ст. 114 б | |
| 01-15 | Документы постоянных и иных комиссий Совета | Постоянно*, ст.5в | * На каждую комиссию формируется отдельное дело |
| 01-16 | Анализы и отчет об итогах рассмотрения обращения граждан | Хранятся в течение созыва | |
| 01-17 | Списки избранных депутатов | Постоянно, ст.350a | |
| 01-18 | Карточки учета избранных депутатов | 75 лет, ст.358д | |
| 01-19 | Статистические отчеты о составе депутатов Совета ( ф.№1), организационной работе Совета и изменениях в составе депутатов (ф.№2) | Постоянно, ст.199б | |
| 01-20 | Документы ревизионной комиссии Совета | Постоянно, ст.50 | |
| 01-21 | Переписка с Советом муниципального района и другими организациями по основным вопросам деятельности | Постоянно, ст.12 | Решение ЭПК Управления по делам архивов |
| 01-22 | Журнал регистрации решений Совета | Постоянно, ст. 72а | |
| 01-23 | Журнал регистрации входящих документов | 3 года, ст.72б | |
| 01-24 | Журнал регистрации исходящих документов | 3 года, ст.72б | |
| 01-25 | Журнал регистрации телефонограмм, телеграмм | 3 года, ст. 72г | |
| 01-26 | Журнал регистрации обращений граждан | 5 лет, ст.72в | |
| 01-27 | Журнал учета приема посетителей | 3 года, ст.75в | |
| | Администрация сельского, городского поселения | | |
| | 02. Исполнительно - распорядительная деятельность | | |
| 02-01 | Законодательные и нормативно-правовые акты федеральных органов законодательной и исполнительной власти по вопросам деятельности администрации сельского, городского поселения | До минования надобности, ст.1,2а | |
| 02-02 | Указы, постановления, распоряжения Президента РБ, Правительства РБ, присланные для сведения и руководства | До минования надобности, ст.6а | |
| 02-03 | Документы о государственной регистрации администрации муниципального района, городского округа ( свидетельство и др.) | Постоянно, ст.15 | |
| 02-04 | Постановления, распоряжения главы администрации муниципального района, городского округа, относящиеся к деятельности сельского поселения | Постоянно, ст. 1 | Присланные для сведения – до минования надобности |
| 02-05 | Соглашения главы администрации муниципального района с главой администрации сельского, городского поселения о передаче отдельных полномочий по решению вопросов местного значения, об исполнении отдельных государственных полномочий. | Постоянно, ст. 218 | |
| 02-06 | Постановления главы сельского, городского поселения по основной деятельности | Постоянно, ст.6а | |
| 02-07 | Распоряжения главы сельского, городского поселения по основной деятельности | Постоянно, ст.6а | |
| 02-08 | Протоколы совещаний при главе сельского, городского поселения с представителями учреждений, организаций и предприятий и документы к ним | Постоянно, ст. 5г | |
| 02-09 | Паспорт социально-экономического положения сельского, городского поселения | Постоянно, ст. 199б | |
| 02-10 | Уставы органов территориального общественного самоуправления | 3г.*, ст. 13б | *После замены новыми |
| 02-11 | Документы об исполнении решений местного референдума | Постоянно, ст.9 | |
| 02-12 | Протоколы заседаний административной и других комиссий и документы к ним | Постоянно*, ст. 5в | * На каждую комиссию заводится отдельное дело |
| 02-13 | Головой план работы администрации сельского, городского поселения | Постоянно, ст. 90а | |
| 02-14 | Годовой отчет о работе администрации сельского, городского поселения | Постоянно, ст. 198 | |
| 02-15 | Статистические отчеты по основной деятельности ( годовые) | Постоянно, ст.199б | |
| 02-16 | Статистические отчеты по основной деятельности ( полугодовые, квартальные) | 5 лет, ст. 199 в | При отсутствии годовых – постоянно с нарастающим итогом |
| 02-17 | Документы по проверке работы администрации сельского, городского поселения (справки, акты и др.) | Постоянно, ст. 39 | Кроме финансовых проверок |
| 02-18 | Приемо-сдаточные акты, составленные при смене главы сельского, городского поселения | Постоянно, ст. 36а | |
| 02-19 | Похозяйственные книги | 75 лет*, ст. 199а ПТД | * После истечения срока хранения передаются в муниципальный архив |
| 02-20 | Списки граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий | 5 лет, ст. 585 | После предоставления жилой площади |
| 02-21 | Книга регистрации заявлений граждан о принятии на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях по договору социального найма | 5 лет*, ст. 585 | *После предоставления жилой площади. Постановление Правительства РБ от 12 .09.2006г. № 255 |
| 02-22 | Учетные дела граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий | 5 лет*, ст. 585 | *После предоставления жилой площади |
| 02-23 | Обращения граждан по личным вопросам, документы по их рассмотрению | 5 лет ЭПК, ст. 56б | |
| 02-24 | Переписка администрации сельского, городского поселения с администрацией района по вопросам основной деятельности | 5 лет ЭПК, ст. 12 | |
| 02-25 | Переписка администрации сельского, городского поселения с учреждениями, организациями, предприятиями по вопросам основной деятельности | 5 лет ЭПК, ст. 41 | |
| 02-26 | Журнал регистрации постановлений главы сельского, городского поселения по основной деятельности | Постоянно, ст. 72а | |
| 02-27 | Журнал регистрации распоряжений главы сельского, городского поселения по основной деятельности | Постоянно, ст. 72а | |
| 02-28 | Журнал регистрации личного приема граждан главой сельского, городского поселения | 5 лет, ст. 72в | |
| 02-29 | Журнал регистрации входящих документов | 3 года, ст.72б | |
| 02-30 | Журнал регистрации исходящих документов | 3 года, ст.72б | |
| 02-31 | Журнал регистрации телефонограмм, телеграмм | 3 года, ст. 72г | |
| 02-32 | Журнал регистрации обращений граждан | 5 лет, ст.72в | |
| 02-33 | Журнал учета приема посетителей | 3 года, ст.75в | |
| 02-34 | Номенклатура дел | Постоянно, ст. 66а | |
| 02-35 | Описи дел постоянного хранения | Постоянно*, ст.74а | * Неутвержденные – до минования надобности |
| 02-36 | Описи дел временного срока хранения | 3 года*, ст.74б | *После уничтожения дел |
| 02-37 | Дело фонда (исторические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов) | Постоянно, ст.73 | На госхранение передается при ликвидации организации |
| 02-38 | Документы по истории и культуре сельского поселения ( аудио-видео-фото документы, личные архивные документы известных земляков и др.) | Постоянно, ст.47 | |
| 02-39 | Документы по составлению родословных, генеалогических летописей (шежере) жителей сельского поселения | Постоянно | |
| | 03. Управление земельной муниципальной собственностью | | |
| 03-01 | Нормативно- правовые акты по вопросам землеустройства, присланные для сведения | До минования надобности, ст. 1б | |
| 03-02 | Постановления, распоряжения главы сельского поселения, касающиеся вопросов землеустройства ( копии) | До минования надобности | |
| 03-03 | Карты сельского поселения ( копии) | Постоянно, ст. 1501 | Хранятся в администрации сельского поселения, подлинники в земельном комитете муниципального района, городского округа и у владельцев |
| 03-04 | Реестр выдачи актов выбора земельных участков (копии) | Постоянно, ст. 429 | См. примечание к д.03-03 |
| 03-05 | Дела по отводу земельных участков юридическим и физическим лицам (копии) | Постоянно, ст.428 | См. примечание к д.03-03 |
| 03-06 | Государственные акты на право собственности на землю и пользования землей ( копии) | Постоянно, ст. 57 | См. примечание к д.03-03 |
| 03-07 | Свидетельства на право собственности на земельные участки сельского поселения (копии) | Постоянно, ст. 57 | См. примечание к д.03-03 |
| 03-08 | Акты нормативной цены на земельные участки на земельные участки физических лиц (копии) | Постоянно, ст. 166 | См. примечание к д.03-03 |