«Государственный архив современной истории Чувашской Республики»

Вид материала

Тезисы

Содержание Передача дел на архивное хранение Порядок выдачи дел из хранилищ Составление описей дел Информационная функция Учетная функция Классификационная функция

Подобный материал:

• «Государственный архив современной истории Чувашской республики», 57.66kb.
• Чувашской Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики», 429.78kb.
• Министров Чувашской Республики постановляет: Утвердить прилагаемую Республиканскую, 443.59kb.
• Комплексный план действий органов исполнительной власти Чувашской Республики по реализации, 727.25kb.
• Приказ от 2009 г № положени е об оплате труда работников мдоу «црр детский сад «Рябинка», 326.98kb.
• Постановления Кабинета Министров чр от 22. 02. 2008 n 37) Утвердить прилагаемую Республиканскую, 1302.1kb.
• Республиканская архивная служба республики мордовия государственное учреждение «центральный, 399.36kb.
• Государственный заказчик Программы Министерство сельского хозяйства Чувашской Республики, 824.01kb.
• Новочебоксарска Чувашской Республики, постановля ю: Провести 12 марта 2009 г городской, 123.91kb.
• Кабинет министров чувашской республики постановление от 4 июня 2010 г. N 167 о республиканской, 1035.02kb.

Тезисы выступления

начальника отдела комплектования и работы с ведомственными архивами РГУ «Государственный архив современной

истории Чувашской Республики» Цыпленковой В.В.

на семинаре-совещании на тему «Основные правила подготовки, оформления, учета и хранения документов»


Тема доклада: «Требования к архиву. Порядок передачи документов в архив на постоянное хранение. Составление описей дел»


С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся по месту их формирования, то есть в отделах и у специалистов в рабочих кабинетах. Руководители и сотрудники структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела в рабочих кабинетах должны находиться в запирающихся шкафах, сейфах или специально отведенных для этой цели помещениях, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света, влаги.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Сама номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись. Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.


Внутренняя опись документов дела №__________

№№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возращения документов.


Карта заместитель

Дело №

Структурное подразделение

Дата выдачи	Количество листов	Кому выдано	Расписка получателя	Дата возврата	Расписка о приеме
1	2	3	4	5	6

Карта – заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело обязательно подшивается заверенная копия.


ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ


Документы организации, имеющие историческое, социальное, научное, экономическое, политическое значение входят состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от времени и места происхождения, места хранения подлежат передаче на постоянное хранение. Для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов длительного практического значения (том числе и документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в организации образуется архив. Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административном здании организации.

Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. Помещения хранилищ должны быть гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещении не должно быть газовых водонесущих магистральных трубопроводов. Допускается хранение документов и дел без окон при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-х кратный воздухообмен в час.

Электропроводка должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

Должны быть обязательно огнетушители, которые должны содержать нейтральные, безопасные для документов вещества.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение в хранилище может быть естественным и искусственным. Естественное освещение допускается при условии применения на окнах штор, жалюзи, окраски стекол. В целях защиты дела должны храниться в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания, но в закрытых плафонах.

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим. Для бумажных документов температура должна быть 17-19 градусов С, относительная влажность воздуха 50-55%.

Помещения архива должны содержаться в чистоте. Проветриваться в летнее время и т.д. Необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин и другие). При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

Наружные двери архива должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры, на окна устанавливаются запираемые, распашные металлические решетки. Помещение архива также должно быть оборудовано охранной и пожарной сигнализацией, в нерабочее время двери опечатываются.

Право доступа в хранилище имеет зав.архивом и руководство организации.

Хранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами, металлическими шкафами, сейфами и т.д.

Архив организации комплектуется документами, состав которых предусмотрен Положением об архиве.

Структурные подразделения при передаче дел в архив составляют описи или акт. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел. Описи подписываются составителем и специалистом, который принимает дела в архив.

При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив организации не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются установленном порядке.


ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩ


Дела из архива выдаются во временное пользование на срок не превышающий:

1 месяц для использования работниками организации;

3 месяца во временное пользование для других организаций;

6 месяцев для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

До передачи на государственное хранение документы находятся в архиве организации в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.

В случае отсутствия условий для обеспечения сохранности документов в организации документы могут быть переданы на постоянное хранение до истечения срока по согласованию с архивным учреждением.

Документы постоянного срока хранения передаются на хранение по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляются актом приема-передачи дел, который составляется архивом в двух экземплярах: один остается в архиве, другой экземпляр – в организации. Вместе с делами в архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, четвертый экземпляр возвращается в организацию вместе с актом. В конце описи будет штамп, т.е. отметка о приме документов.


СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ


Понятие «опись» дорого не только сердцу каждого архивиста, но и каждого работника ответственного за делопроизводство организации, так как именно они составляют этот важнейший справочник. Архив без описей - как корабль без моря.

Архивная опись – это справочник, предназначенный для раскрытия состава, содержания и учета дел, закрепления их систематизации внутри фонда.

Чтобы грамотно составить опись, рассмотрим три важнейшие ее функции в системе научно-справочного аппарата: информационную, учетную и классификационную.

Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела, при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, который раскрывает состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой информации.

Классификационная функция закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии со структурой учреждения или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи.

Отдельные описи составляются на дела постоянного хранения (это будет опись № 1 дел постоянного хранения), дела по личному составу (опись № 2 и опись №3 личных дел уволенных работников).

При выявлении групп единиц хранения, на которые следует составлять отдельную опись, вы должны опираться или руководствоваться номенклатурой дел, в которой уже проставлены сроки хранения дел и перечислены все заголовки единиц хранения, образующихся в вашей организации в течение года.

В каждом структурном подразделении описи составляются не позднее, чем через год после завершения дел в делопроизводстве. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат для подготовки сводной описи, которая продолжается в течение ряда лет. Сводная опись составляется ответственным за делопроизводство организации, обязательно рассматривается экспертной комиссией, утверждается руководителем и подлежит утверждению ЭПК Минкультуры Чувашии.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

-заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

-каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

-порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

-графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же». Например, Приказы №№ 1-75 по основной деятельности за январь – июнь 2007 г. Второй заголовок: То же, №№ 76-90 за июль-декабрь 2007 г.;

-в заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые, или предусмотренные в списке сокращений.;

-наименование организаций (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках общепринятое сокращение. При последующих упоминаниях в заголовке приводится только его общепринятое сокращение.

-к сводной описи дел постоянного хранения составляются необходимые элементы научно-справочного аппарата (титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, при необходимости – указатели).

Описи дел должны быть отпечатаны на качественной бумаге. Опись дел постоянного хранения печатается в 4-х экземплярах, описи дел по личному составу, описи дел долговременного хранения, акты на уничтожение дел печатаются в 2- х экземплярах.

При печатании расстояние между заголовками дел должно быть два интервала.

В случае, если имеют место утрата или порча документов, которые должны быть включены в описи, это оговаривается в предисловии к описи. Также составляется справка с объяснением причины отсутствия документов за подписью руководителя организации. Это справка вместе с описями представляется в ЭПК Минкультуры Чувашии.

После утверждения описей первый экземпляр описи дел постоянного хранения и один экземпляр описи по личному составу остается на контроле в госархиве или муниципальном архиве, а остальные экземпляры возвращаются в организацию.