9. Законодавча база

Вид материала

Закон

Содержание 4. Накладення заборони на відчуження нерухомого майна 5. Засвідчення справжності підпису на документах 6. Видача дублікатів документів 7. Засвідчення правильності 8. Посвідчення довіреностей

Подобный материал:

• Структура Плану Рахунків. Тема Власний капітал підприємства закон, 25.87kb.
• Питання до заліку та виконання контрольних робіт з Соціального страхування, 91.97kb.
• Закону України " Про ефективне використання паливно-енергетичних ресурсів", 269.93kb.
• Завдання на карантин з дисципліни «Управління якістю» Студенту потрібно самостійно, 31.26kb.
• Законодавча база стосовно розвитку науки, 240.44kb.
• Законодавча нормативна база освітньої діяльності з профілактики правопорушень серед, 206.92kb.
• Пропозиції щодо вдосконалення чинного законодавства в частині створення сприятливих, 51.26kb.
• Міністерство освіти І науки україни державна акредитацій на комісія україни, 1087.49kb.
• Реферат на тему: Законодавча база рекламної діяльності в Україні, 130.41kb.
• Законодавча база україни як стимул впровадження інформаційних технологій в органи місцевого, 103.54kb.

4. Накладення заборони на відчуження нерухомого майна


Під час посвідчення різноманітних договорів щодо відчуження чи застави нерухомого майна, видачі і про право власності на частку в спільному майні подружжя чи оформлення спадкових прав на нерухоме майно однією з основних обставин, яку перевіряє нотаріус, та що суттєво змінює порядок вчинення нотаріальної дії, є наявність чи відсутність заборони на відчуження об'єкта нерухомого майна.

Коли на майно накладено заборону відчуження, то власник конкретного об'єкта нерухомого майна не може розпорядитися ним, оскільки не має одного з елементів права власності - розпорядження цим майном, бо не може розпорядитися ним без дозволу певних осіб, що чітко визначені конкретні майнові вимоги, що можуть бути реалізовані, наприклад, через звернення стягнення цього майна в порядку, передбаченому чинним законодавством. Тобто існують суттєві обставини, які унеможливлюють вільне розпорядження об’єктом нерухомого майна за наявності накладеної заборони на відчуження цього об'єкта.

Посадові особи органів місцевого самоврядування (за винятком міст обласного значення) Ради за місцезнаходженням житлового будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, іншого нерухомого майна чи розташування земельної ділянки накладають заборону їхнього відчуження:

- за повідомленням установи банку, підприємства чи організації про видачу громадянинові позички на будівництво, капітальний ремонт чи купівлю житлового будинку;

- за повідомленням приватного нотаріуса щодо посвідчення договору про заставу житлового будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна;

- в усіх інших випадках, передбачених законом.

Накладення заборони провадиться шляхом вчинення напису про це за встановленою формою на повідомленні установи банку, підприємства або організації про видачу позички або на повідомленні приватного нотаріуса про посвідчення договору застави. Один примірник повідомлення з написом посадової особи про накладення заборони надсилається відповідній установі банку, підприємству або організації, що видали позичку, а другий - залишається у виконавчому комітеті відповідної ради, яким накладено заборону відчуження, і підшивається до наряду (справи).

Накладення заборони відчуження нерухомого майна реєструється посадовою особою органу місцевого самоврядування в реєстрі для реєстрації заборон.

Також у даному реєстрі реєструються повідомлення судових і слідчих органів про накладення арешту на нерухоме майно.

Згідно з пунктом 10.3. наказу Міністерства юстиції України «Про запровадження Єдиного реєстру довіреностей та внесення змін і доповнень до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України» № 111/5 від 28.12.2006 року доповнено пунктом 64-1 Інструкцію про порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів України, яким передбачено, що відомості про накладення та зняття заборони відчуження об’єктів нерухомого майна підлягають обов’язковій реєстрації у Єдиному реєстрі заборон відчуження об’єктів нерухомого майна у порядку, встановленому Положенням про Єдиний реєстр заборон відчуження об’єктів нерухомого майна.

Про накладені заборони та арешти робиться запис в алфавітній книзі обліку заборон відчуження і арештів нерухомого майна.

Відповідно до п. 1.5. Положення про Єдиний реєстр заборон відчуження об’єктів нерухомого майна, реєстраторами відповідного реєстру є державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси, які уклали відповідні договори з ДП «Інформаційний центр» і мають повний доступ до Реєстру заборон через комп’ютерну мережу, державне підприємство «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України та його регіональні філії.

Підпункти 2.1.1-2.1.3 пункту 2.1 вказаного Положення дають перелік підстав для внесення до Реєстру заборон відомостей про накладення (зняття) заборони та арештів на об'єкти нерухомого майна, а саме:

«Накладення (зняття) державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом. Реєстратором заборони відчуження на об'єкти нерухомою майна.

Заява про реєстрацію (вилучення) обтяження об'єкта нерухомого майна, що подається:

1) державною нотаріальною конторою та приватним нотаріусом, які не є Реєстраторами, у зв'язку з накладенням (зняттям) ними заборони відчуження на об'єкти нерухомого майна;

2) посадовою особою виконавчого комітету сільської, селищної, міської Ради - у зв'язку з накладенням (зняттям) ними заборони відчуження на об'єкти нерухомого майна;

3) судами і слідчими органами - у зв'язку з накладенням ними арешту на об'єкти нерухомого майна (звільненням з-під арешту).

Постанови органів державної виконавчої служби про арешт (звільнення з-під арешту) майна боржника та оголошення заборони на його відчуження, складені відповідно до Інструкції про проведення виконавчих дій, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 15 грудня 1999 року № 74/5, зареєстрованої в Мін'юсті 15 грудня 1999 року за № 865/4158 (із змінами та доповненнями)».

Зокрема, однією з підстав для внесення до Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна відомостей про заборони на відчуження та арешти об'єктів нерухомого майна є повідомлення посадової особи виконавчого комітету сільської, селищної, міської Ради про накладення заборони на об'єкт нерухомого майна.

Згадані посадові особи, які накладають заборону відчуження об'єкта нерухомого майна, зобов'язані надіслати Реєстратору у день накладення заборони або арешту повідомлення встановленого зразка про вже накладені заборони чи арешти.

Одержавши повідомлення установи банку, підприємства чи організації про погашення позички, повідомлення про припинення договору застави посадова особа знімає заборону відчуження житлового будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна.

Про зняття заборони, а також про зняття судовими або слідчими органами накладеного ними арешту на нерухоме майно посадова органу місцевого самоврядування робить відповідні відмітки в реєстрі для реєстрації заборон і арештів та в алфавітній книзі обліку заборон відчуження і арештів нерухомого майна.

Слід зазначити, що повідомлення судових або слідчих органів про зняття арешту залишаються у і справах виконавчого комітету.


5. Засвідчення справжності підпису на документах


Засвідчення справжності підписів на документах - досить поширена дія у нотаріальній діяльності.

Найчастіше засвідчуються підписи на заявах, пов'язаних з сімейними правовідносинами, спадкуванням.

Також чільне місце посідають заяви, пов'язані з цивільними правовідносинами: згода подружжя на відчуження будинку, квартири, автомобіля; відмова співвласника від права привілейованої купівлі частини будинку чи квартири, скасування заповіту. Також засвідчується справжність підпису на статутах юридичних осіб, зокрема, фермерських господарств, банківських картках тощо.

Законодавцем відповідно до Закону України «Про внесення змін до Сімейного та Цивільного кодексів України» № 524-V від 22 грудня 2006 року внесено зміни до статті 106 Сімейного кодексу України, якими передбачено, що якщо один із подружжя через поважну причину не може особисто подати заяву про розірвання шлюбу до державного органу реєстрації актів цивільного стану, таку нотаріально засвідчену або прирівняну до неї заяву від його імені може подати другий з подружжя.

Нотаріус чи посадова особа органу місцевого самоврядування, засвідчуючи справжність підпису, лише підтверджують, що підпис зроблений тією особою, від якої він виходить, але не підтверджують факти, викладені у документі. За правдивість фактів, наведених в документі, відповідає особа, яка підписала цей документ.

Засвідчення справжності підпису на документах може вчинятися у разі додержання таких умов:

- документи, на яких засвідчується справжність підпису, не повинні суперечити закону, як за змістом, так і за формою;

- документи, на яких засвідчується справжність підпису, не повинні мати характеру договору (угоди);

- документи, на яких засвідчується справжність підпису, не містять відомостей, що ганьблять честь і гідність людини.

Не можна засвідчувати справжність підпису фізичної особи на документі, в якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органу (час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо).

Під час засвідчення зразків підписів посадових осіб юридичних осіб на картках, що подаються до Національного банку України, комерційних банків (зокрема, Ощадного банку України, інших комерційних банків різних видів і форм власності) з метою відкриття рахунків нотаріус чи посадова особа органу місцевого самоврядування перевіряють обсяг правоздатності юридичної особи, справжність підписів посадових осіб і повноваження на право підпису.

На підтвердження повноважень на право підпису посадовій особі чи нотаріусові подається наказ про призначення на посаду, протокол про обрання посадової особи, довіреність на ім'я керівника, видана вищим органом управління юридичної особи, тощо.

Перед засвідченням справжності підпису на документах посадова особа має уважно ознайомитися з документами, ретельно перевірити наявність всіх умов, про які нагадувалося, а потім у передбаченому законом порядку встановити особу заявника.

У присутності посадової особи заявник ставить свій підпис або підтверджує, що документ підписано саме ним.


6. Видача дублікатів документів


У разі втрати документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, посадовою особою видається дублікат утраченого документа.

До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом (посадовою особою), дублікат утраченого документа видається за місцем його зберігання.

Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у статті 40 Закону України "Про нотаріат".

Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

До заяви про видачу дубліката заповіту або видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту посадова особа долучає засвідчену нотаріально фотокопію свідоцтва про смерть та засвідчені фотокопії інших документів, які підтверджують їх родинні стосунки (фотокопія свідоцтва виконавця заповіту).

Прохання про видачу дубліката заповіту подається спадкоємцями письмово у вигляді заяви. Посадова особа встановлює особу заявника, перевіряє факт смерті заповідача по свідоцтву про смерть, перевіряє справжність підпису заявника, про що робить відмітку на заяві з проханням видати дублікат заповіту. Заява реєструється в журналі реєстрації вхідної кореспонденції і зберігається протягом 3 років в справах виконавчого комітету. Для цього потрібно завести окремий наряд (папку) для зберігання заяв про видачу дублікатів нотаріально посвідчених заповітів.

Дублікат документа, посвідченого посадовою особою, повинен містити весь текст посвідченого документа. На дублікаті робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Видача дубліката документа є нотаріальною дією, а тому робиться відповідний запис в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій і за видачу дубліката стягується державне мито.

Дублікат документа виготовляється лише в одному примірнику, який після реєстрації в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій видається заявнику.

Про видачу дублікату заповіту посадова особа робить відмітку на примірнику заповіту, який зберігається в наряді (справі) виконавчого комітету.

Відповідно до вимог Положення про Спадковий реєстр відомості про виданий дублікат заповіту підлягають обов’язковій реєстрації у Спадковому реєстрі.


7. Засвідчення правильності

копій документів та витягів з них


Відповідно до законодавства нотаріус чи посадова особа органів місцевого самоврядування засвідчують правильність копій (фотокопій) документів і витягів з них.

Засвідчуючи правильність копій документів, виданих юридичними особами, нотаріуси або посадові особи органів місцевого самоврядування перевіряють дотримання таких умов:

• відповідність таких документів до законодавства України;
  
• чи мають документи юридичне значення;
  
• чи не заборонено засвідчення правильності копій таких документів законом.
  

Невідповідними до закону визнаються документи, що мають протизаконний зміст або паплюжать честь і гідність громадянина, ділову репутацію юридичної особи.

Юридичне значення мають усі документи, що стосуються прав і законних інтересів громадян або юридичних осіб, незалежно від того, чи свідчать вони про існування тих чи інших правовідносин у минулому або теперішньому, оскільки можуть підтвердити правомірність певних вимог, існування певних фактів тощо.

Правильність копії (фотокопії) документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи.

Забороняється засвідчувати правильність копій паспорта, документів, що його замінюють, військового квитка, депутатського посвідчення, службових посвідчень та інших документів, копіювання з яких не допускається.

Не засвідчувати правильність копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть), а також засвідчувати правильність копії (фотокопії) з додатка без пред'явлення основного документа (диплома).

Правильність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом, якщо правильність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо копія ця видана юридичною особою, яка видала оригінал документа. В останньому випадку копія документа має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки та з відміткою про те, що оригінал документа зберігається у справах юридичної особи, яка видала документ.

Слід зауважити, що правильність копії з копії рішення суду (витяг з нього) може бути засвідчена нотаріусом лише за наявності відмітки про те, що це рішення набрало чинності і що оригінал рішення зберігається у суді із зазначенням номера справи.

Зняття копій з офіційних документів, що видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, проводяться нотаріусами лише після попередньої легалізації оригіналів цих документів або проставлення апостиля.

Правильність витягу може бути засвідчена лише тоді, коли його зроблено з документа, в якому міститься рішення кількох не пов’язаних між собою питань. Витяг має відтворювати повний текст частини документа з певного питання.

При виготовленні витягу з багатосторінкового документа обов'язково відтворюється текст першої та останньої сторінок, які надають можливості ідентифікувати документ, правильність витягу з якого засвідчується.

Нотаріус або посадова особа органів місцевого самоврядування не мають права засвідчувати правильність копії з документів, які містять підчистки та дописки, необумовлені виправлення, закреслені слова.

Також не приймаються для вчинення нотаріальної дії документи, написані олівцем, що містять нечіткий, нерозбірливий текст, стертий або такий, що не читається, відбиток печатки. Не можна засвідчити правильність копії з документа, який складається з кількох не пронумерованих і не прошитих аркушів. Крім того нотаріус чи посадова особа органів місцевого самоврядування мають встановити, чи повноважним органом виданий документ, копію якого треба засвідчити, чи наявні всі необхідні реквізити документа.

Якщо документ породжує сумнів посадової особи чи нотаріуса, останні вправі направити документ на експертизу. При цьому виноситься постанова про направлення документа на експертизу з чітким викладенням обставин, що спонукали їх до такого рішення, та переліком питань, які потребують висновку експерта. Якщо копія документа викладена неправильно чи неграмотно, нотаріус пропонує особі, яка звернулася з приводу вчинення нотаріальної дії, виправити її або скласти нову. На прохання зацікавленої особи посадова особа або нотаріус самі можуть виготовити копію.

Посадова особа органу місцевого самоврядування зобов'язана звірити з оригіналом копію чи витяг документа, правильність яких він засвідчує.

Засвідчена копія має містити точний текст оригінального документа, текст посвідчувального напису про засвідчення правильності копії.


8. Посвідчення довіреностей,

прирівнюваних до нотаріально посвідчених


Деякі неузгодженості та прогалини в сучасному законодавстві створюють проблеми при його застосуванні у практичній діяльності. З метою уникнення помилок та порушень при посвідченні довіреностей, формування єдиної практики при вчиненні такої нотаріальної дії, вважаємо за необхідне провести це узагальнення.

В даному узагальненні звернемо увагу на помилки, які найчастіше допускалися посадовими особами органів місцевого самоврядування при посвідченні довіреностей, скасування довіреностей та видачі дублікатів довіреностей.

Цивільний кодекс України, зокрема стаття 244, визначає довіреність, як письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами.

Пункт 4 статті 245 Цивільного кодексу передбачає, що довіреність особи, яка проживає у населеному пункті, де немає нотаріусів, може бути посвідчена уповноваженою на це посадовою особою органу місцевого самоврядування, крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, довіреностей на управління і розпорядження корпоративними правами та довіреностей на користування і розпорядження транспортними засобами.

Довіреності, посвідчені посадовими особами, прирівнюються до нотаріально посвідчених.

Як зазначено у ст. 244 ЦК України, представництво, яке ґрунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю. Укладення договору доручення передує видачі довіреності. Оскільки Цивільним кодексом не передбачена обов’язкова письмова форма для чинності договору доручення, можна говорити про можливість укладання такого правочину і в усній формі.

Трапляються випадки, коли посадові особи без дотримання вищезазначених вимог, посвідчуючи довіреності, не цікавляться наявністю такого (навіть усного) договору та не відображають це у тексті довіреності.

Як свідчить практика, є непоодинокі випадки, коли посадовими особами області посвідчуються довіреності в яких не вказана дата її вчинення.

Потрібно зазначити, що відповідно до ст. 247 Цивільного кодексу України довіреність в якій не зазначена дата її вчинення, є нікчемною.

Звертаємо увагу, що відповідно до ч. 2 ст. 1269 Цивільного кодексу України не допускається прийняття заяв про прийняття спадщини, про відмову від неї або заяв про їх відкликання складених від імені спадкоємців їх представниками, що діють на підставі довіреностей. Отже, аналіз норми чинного законодавства примушує дійти висновку, щодо обмеження у наданні представникові вчинення вище вказаних юридичних дій.

Трапляються поодинокі випадки, коли до посадових осіб за вчиненням нотаріальної дії звертаються фізичні особи – підприємці.

Фізична особа – підприємець не належить до юридичних осіб, тому при укладенні правочинів за її участю посадова особа має керуватись вимогами статті 43 Закону України «Про нотаріат», тобто встановлювати особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії.

Оскільки оформлюваний документ цікавить довірителя не просто як громадянина, а як громадянина-підприємця, і передані за довіреністю повноваження стосуються саме здійснення таким громадянином підприємницької діяльності, вважаємо за можливе зазначати у тексті документа також і про правовий статус довірителя як фізичної особи – підприємця.

У відповідності до статті 51 Цивільного кодексу України до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб.

Вважаємо, що довіреність від імені фізичної особи – підприємця повинна скріплюватися печаткою цього підприємця.

Особливу увагу при посвідченні довіреностей слід приділяти вимогам, відповідно до яких строк дії довіреності зазначається літерами, оскільки трапляються випадки посвідчення довіреностей в яких строк дії зазначений цифрами.

Потрібно також звернути увагу посадових осіб на те, що Цивільний кодекс України дає визначення строку, яким є певний період у часі, зі спливом якого пов’язана дія чи подія, яка має юридичне значення, та терміну, яким є певний момент у часі, з настанням якого пов’язана дія чи подія, яка має юридичне значення (ст. 251). Однак без дотримання зазначених вимог посвідчуються довіреності з таким формулюванням: «Довіреність видана строком дії до третього серпня дві тисячі шостого року», «Довіреність видана терміном на два роки», що є невірним. Правильним буде таке формулювання: «Довіреність видана терміном дії до третього серпня дві тисячі шостого року», «Довіреність видана строком на два роки».

Відповідно до вимог ст. 247 Цивільного кодексу України строк довіреності встановлюється у довіреності. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії.

При підготовці узагальнення встановлено, що мають місце випадки, коли посвідчуються довіреності на термін дії, що перевищує три роки, в тому числі безтермінові.

Слід зазначити, що у відповідності до Цивільного кодексу України представник зобов’язаний вчиняти правочин за наданими йому повноваженнями особисто. Проте у відповідності до статті 240 Цивільного кодексу України представник може передати свої повноваження частково або в повному обсязі іншій особі, якщо це встановлено договором або законом між особою, яку представляють, і представником або якщо представник був вимушений до цього з метою охорони інтересів особи, яку представляє.

Представник, який передав свої повноваження іншій особі, повинен повідомити про це особу, яку він представляє, та надати їй необхідні відомості про особу, якій передано відповідні повноваження.

Посвідчуючи довіреність у порядку передоручення, поряд із звичними вимогами (строки та повноваження передоручення не можуть перевищувати межі основної довіреності; у довіреності, виданій у порядку передоручення, зазначаються прізвище, ім’я та по батькові і місце проживання осіб, тощо) слід враховувати вимоги Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, зокрема щодо роз’яснення представнику довірителя вимоги ст. 240 ЦК України.

Чинне законодавство забороняє передоручення, наступне після вже вчиненого передоручення.

Однак є випадки, коли у довіреності, виданій в порядку передоручення, повноваження замісника перевищують повноваження представника, а також надано право заміснику ще раз передоручити це право.

Також слід зазначити, що при посвідченні довіреностей в порядку передоручення на підставі основної довіреності, у якій строк дії не зазначений, потрібно роз’яснювати зміст ст.ст. 247, 248 Цивільного кодексу України.

Іноді посадові особи при посвідченні довіреностей поза приміщеннями органу місцевого самоврядування не дотримуються вимог п.8 Інструкції, відповідно до якої при вчиненні нотаріальної дії поза приміщенням сільської/селищної ради, у посвідчувальному написі та в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії (удома, у лікарні, за місцезнаходженням юридичної особи та ін.) із зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза вказаними приміщеннями.

Як свідчить практика посадовими особами області в переважній більшості випадків не дотримуються вимоги п.16 Інструкції.

Відповідно до вищевказаних вимог, дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (сторін правочинів та інших осіб, які підписали правочин) і повторені в кінці посвідчувального напису.

Однак, переважна більшість посадових осіб дописки і виправлення застерігає після посвідчувального напису.

Довіреності, посвідчені посадовими особами, реєструються у реєстрах для реєстрації заповітів і довіреностей, прирівнюваних до нотаріально посвідчених.

Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, позначається на документах, що видаються посадовими особами, чи в посвідчувальних написах.

У реєстр вноситься запис про вже вчинену нотаріальну дію саме після підписання посадовою ососбою документа та проставлення на ньому печатки.

Існують випадки, коли посадовими особами посвідчуються довіреності в котрих не зазначено порядкового номера нотаріальної дії.

Довіреність посвідчується в одному примірнику.

Посвідчена довіреність вручається особі, від імені якої вона посвідчена, або на прохання такої особи і за її рахунок надсилається за зазначеною нею адресою особі, на ім'я якої видана така довіреність.

Довіреність підписується посадовою особою після підписання довіреності особою, яка її видає. Посвідчення довіреності провадиться поставлянням посвідчувального напису на довіреності. Вони містять усю інформацію щодо дій посадової особи під час посвідчення довіреності, а саме:

- ким посвідчено довіреність, тобто прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка посвідчує довіреність;

- ким підписано довіреність;

- якщо довіреність підписується не особисто довірителем, то зазначаються причини підписання іншою особою з посиланням на те, що таке підписання відбулося за проханням довірителя та в присутності цієї посадової особи;

- встановлення особи довірителя та, у разі потреби, особи громадянина, який підписався за іншого;

- перевірка дієздатності особи.

Посвідчувальний напис:

• може бути розміщений як на лицьовому, так і на зворотному боці заповіту чи довіреності;
  
• повинен бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток, виправлення - застережені підписом посадової, службової особи та скріплені печаткою;
  - вчиняється у день посвідчення довіреності.
  

Для вчинення посвідчувального напису може застосовуватися штамп з відповідним текстом.

Посвідчені довіреності реєструються посадовими, службовими особами, в реєстрі для реєстрації заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених (далі - реєстр), форма якого встановлюється Мін'юстом.

Кожна довіреність реєструються під окремим порядковим номером. Номер, під яким зареєстровано довіреність, зазначається в посвідчувальному написі.

Реєстр повинен бути прошнурований, аркуші пронумеровані.

Реєстрація довіреностей провадиться посадовою, службовою особою тільки після підписання нею та скріплення печаткою посвідчувального напису на документі. Запис у реєстрі робиться чітко, розбірливо, із заповненням усіх граф, передбачених за встановленою формою. Не допускаються підчистки, дописки, інші незастережні виправлення та запис олівцем.

Особа, яка видала довіреність, за винятком безвідкличної довіреності, має право в будь-який час її скасувати, а особа, якій довіреність видана, може відмовитися від неї.

До дій довірителя, що свідчать про скасування довіреності, можна віднести передачу через нотаріуса (посадову особу) заяви про скасування довіреності.

Єдиного стандарту щодо форми заяви про скасування довіреності не встановлено. При вирішенні цього питання слід виходити з того, що довіреність є одностороннім правочином, а отже і її скасування є одностороннім правочином, якому логічно було б придати нотаріальну форму. У відповідності до статті 214 Цивільного кодексу України відмова від правочину вчиняється в такій самій формі, в якій було вчинено правочин.

У зв’язку із цим було б доцільно справжність підпису особи на заяві про скасування довіреності, прирівнюваної до нотаріально посвідченої, засвідчувати нотаріально.

Особа, яка видала довіреність і згодом скасувала її, повинна негайно повідомити про це представника, а також відомих їй третіх осіб, для представництва перед якими була видана довіреність.

Дане повідомлення може бути оформлено посадовою особою шляхом передавання відповідної заяви.

Заяви подаються посадовій особі належним чином оформленими не менш ніж у двох примірниках, один з яких передається поштою зі зворотним повідомленням або особисто адресатам під розписку.

В ході проведення узагальнення встановлено випадки, коли посадові особи не дуже чітко розуміють коли і кому можна видавати дублікати довіреностей.

У відповідності до статті 53 Закону України «Про нотаріат» передбачено видачу дубліката нотаріального документа у разі його втрати.

Згідно з процедурою видачі дубліката втраченого документа передує подання письмової заяви особами, які перелічені у ч. 2 ст. 8 Закону України «Про нотаріат». Цими особами вважаються: громадяни та юридичні особи за дорученням яких та щодо яких вчинялися нотаріальні дії.

Вказаний перелік громадян і юридичних осіб є вичерпним – ні закон, ні Інструкція не дають тлумачення щодо визначення вказаних осіб.

«За дорученням яких вчинювалися нотаріальні дії» означає, що по дублікат довіреності може звернутися, наприклад, громадянин, від імені якого видавалася довіреність у порядку передоручення, або представник юридичної особи, від імені якої видавалась довіреність, тощо.

«Щодо яких вчинювались нотаріальні дії» не дає підстав для видачі дубліката довіреності представникові, на ім’я якого було видано довіреність.

В силу довіреності у представника не виникає жодних обов’язків (зобов’язань) перед особою, яка видала довіреність.

Сам довіритель у даному виді правочину і є особою, в інтересах якої вчинено дану нотаріальну дію, і особою, «щодо якої» її вчинено.

Втрата представником екземпляру довіреності не позбавляє заінтересовану особу (довірителя) можливості оформити нову довіреність або звернутися до нотаріуса по дублікат документа безпосередньо – тим самим вона підтверджує повноваження свого представника.

В письмовій заяві на видачу дубліката необхідно зазначати:

- відомості про документ;

- час його видачі;

- коли, де і за яких обставин документ втрачений (або пошкоджений);

- безпосередньо прохання про видачу замість втраченого документа його дублікат.

Ця заява реєструється в Журналі вхідної кореспонденції відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства. В даній заяві нотаріус встановлює особу заявника.

Що стосується стягнення посадовими, службовими особами органів місцевого самоврядування державного мита за посвідчення довіреностей, слід зазначити наступне. Декретом Кабінету Міністрів України «Про державне мито» від 21.01.1993 року № 7-93 (зі змінами) передбачено стягнення державного мита за нотаріальні дії, вчинювані державними нотаріальними конторами та виконавчими комітетами сільських, селищних, міських Рад народних депутатів.

Разом з тим, довіреності, що посвідчуються посадовими особами органів місцевого самоврядування не є нотаріальними діями, а лише прирівнювані до нотаріальних дій.

Крім того, формами посвідчувальних написів на довіреностях, що прирівнюються до нотаріально посвідчених (затвердженими наказом Міністерства юстиції України № 83/5 від 31.10.2006, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 31.10.2006 за № 1175/13049, зі змінами внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України № 2147/5 від 11.12.2008) не йдеться про стягнення державного мита, наприклад, як у посвідчувальних написах на заповітах: «Стягнуто державного мита … грн.».