Законодавча база україни як стимул впровадження інформаційних технологій в органи місцевого самоврядування для ефективного управління соціально-економічною сферою

Вид материала

Закон

Содержание Ключові слова Key words

Подобный материал:

• Обґрунтування необхідності впровадження систем управління якістю в органах місцевого, 90.34kb.
• Про затвердження Програми здійснення ефективного управління органами місцевого самоврядування, 31.3kb.
• Заходи до Програми використання інформаційних технологій в діяльності органів місцевого, 29.45kb.
• Явність формування інших інститутів територіального місцевого самоврядування, у яких, 7513.93kb.
• Управління навчальною діяльністю учнів І студентів засобами сучасних інформаційних, 153.02kb.
• Система підготовки вчителів до використання інформаційних технологій у професійній, 88.29kb.
• Програма використання інформаційних технологій в діяльності органів місцевого самоврядування, 560.82kb.
• В. С. Впровадження інформаційних технологій в навчальний процес постановка проблеми, 146.9kb.
• Міністерство освіти та науки україни академії управління та інформаційних технологій, 1679.78kb.
• Міністерство освіти та науки україни академії управління та інформаційних технологій, 2993.46kb.

Рамазанов С.К.

професор, д.т.н., д.е.н.

Східноукраїнський національний університет імені Володимира Даля


Шмальц О.І.

голова міста Свердловськ Луганської області

Виконавчий комітет Свердловської міської ради


Воронова Г.Г.

здобувач кафедри економічної кібернетики

Східноукраїнський національний університет імені Володимира Даля


ЗАКОНОДАВЧА БАЗА УКРАЇНИ ЯК СТИМУЛ ВПРОВАДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ В ОРГАНИ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ ДЛЯ ЕФЕКТИВНОГО УПРАВЛІННЯ СОЦІАЛЬНО-ЕКОНОМІЧНОЮ СФЕРОЮ


Підвищення ефективності управління в органах місцевого самоврядування, за рахунок розробки і впровадження інформаційно-аналітичної системи діловодства та документообігу на основі Законодавства України про інформаційне суспільство, створення інформаційних електронних ресурсів, впровадження електронного документообігу з метою забезпечення переходу економіки до моделі науково-технічного та інноваційного розвитку.

Ключові слова: інформаційне суспільство, органи місцевого самоврядування, інформаційно-аналітична система, документообіг, бізнес-аналітика, управлінські рішення.


Improvement of management efficiency in local government authorities at the expense of information analytical system of document flow development and implementation which is based on Ukrainian legislation about information-oriented society and information electronic recourse in order to transfer economy to scientific and technological model and innovative way of development.

Key words: information-oriented society, local government authorities, information analytical system, document flow, Business Intelligence, management decision.


Одним з головних пріоритетів України є прагнення побудувати інформаційне суспільство, спрямоване на розвиток та підвищення якості життя.

В Україні вже сформовано певні правові засади для інформаційного суспільства¹: прийнято ряд нормативно-правових актів, які регулюють створення інформаційних електронних ресурсів, впровадження електронного документообігу² тощо. Разом з тим ступінь розвитку інформаційного суспільства в Україні порівняно із світовими тенденціями є недостатнім, оскільки:

• ефективність використання фінансових, матеріальних, кадрових ресурсів, спрямованих на інформатизацію, впровадження комп’ютерних технологій у соціально-економічну сферу є низькою;
  
• створення інфраструктури для надання органами державної влади та органами місцевого самоврядування юридичним і фізичним особам інформаційних послуг з використанням мережі Інтернет відбувається повільно.
  

Сьогодні представники державних структур розуміють, що рівень вимог до їх роботи стає вищим, і намагаються йому відповідати. Про це свідчать поява програми розвитку і зміцнення органів державної влади і місцевого самоврядування “Електрона Україна” і ряд змін у законодавстві, що основані на досвіді європейських країн та Росії, де схожі програми мають успіх – “Електрона Європа”, “Електрона Росія” відповідно.

Впровадження новітніх інформаційних технологій в усі сфери суспільного життя, зокрема в економіку України і в діяльність органів державної влади та органів місцевого самоврядування, сприятиме прийняттю обґрунтованих управлінських рішень, що підвищить конкурентоспроможність національної економіки, забезпечить стале економічне зростання держави та матеріальний добробут її громадян.

Метою роботи є підвищення ефективності управління в органах місцевого самоврядування (на прикладі Свердловського міського виконавчого комітету³), за рахунок розробки і впровадження інформаційно-аналітичної системи діловодства та документообігу.

Початковим етапом проектування інформаційної системи документообігу є аналіз існуючого потоку паперових і електронних документів у Свердловському міському виконавчому комітеті. Для дослідження документообігу застосовується сучасна методика функціонального моделювання на основі IDEF0, IDEF3, DFD діаграм. Передбачається, що отриманий комплект моделей бізнес-процесів буде використаний надалі для проектування та розробки системи. Крім того, з моделей одержується інформація про існуючий стан системи документообігу і пропанується внести певні необхідні зміни на ділянках де знижується ефективність, виникають фінансові втрати.

Спочатку доцільно провести деталізацію мети керівництва, щоб привести мету верхнього рівня до зрозумілої, конкретної і кількісно вимірюваної мети нижнього рівня. Методика структуризації мети проекту реорганізації бізнес-процесів⁴ складається з кроків, наведених на рисунку 1.



Рис. 1. Методика структуризації мети проекту


Комплексно структуризацію мети проекту «Підвищення ефективності роботи адміністрації» можна навести у вигляді таблиці.

Таблиця 1

Таблиця структуризації мети проекту

Мета сформульована керівником	Мета другого рівня	Мета третього рівня	Пріоритет, встановлений керівником
1. Підвищення ефективності роботи адміністрації	1.1. Підвищення якості обробки документів	1.1.1. Підвищення оперативності і якості роботи з документами, упорядкування документообігу.	А
		1.1.2. Виключення дублювання роботи з введенням інформації про документ на різних ділянках роботи з ним.	Б
		1.1.3 Підвищення частки інтелектуальної праці з документами і зниження трудовитрат на рутинні операції.	А
		1.1.4. Створення умов для переходу від змішаного документообігу до електронної без паперової технології.	С
	1.2. Підвищення рівня контролю за виконавською дисципліною	1.2.1. Забезпечення автоматизованого контролю за проходженням документів у підрозділах організації з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання відправлення або оформлення в справу.	А
		1.2.2. Своєчасне інформування співробітників і керівництва про надходження або створення документу, виключення втрат документів.	Б
		1.2.3.Скорочення термінів проходження і виконання документів.	А

Продовження таблиці 1

Таблиця структуризації мети проекту

Мета сформульована керівником	Мета другого рівня	Мета третього рівня	Пріоритет, встановлений керівником
1. Підвищення ефективності роботи адміністрації	1.3. Підвищення рівня інформаційної безпеки	1.3.1. Забезпечення централізованого збереження текстів документів, підготовлених в електронній формі, та їх графічних образів, а також усіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супровідних документів).	А
		1.3.2. Забезпечення можливості організації логічного зв'язування документів, що відносяться до одного питання.	Б
		1.3.3. Забезпечення оперативного пошуку (добірки) документів за тематичним набором реквізитів.	С

Оскільки в органах місцевого самоврядування інформаційною підтримкою прийняття рішень є саме документи, то мета сформульована керівником і розстановка пріоритетів відноситься до підвищення ефективності роботи адміністрації через поліпшення бізнес-процесів пов’язаних з документообігом.

Для виявлення «вузьких місць» у схемах документообігу, а саме навантажених ділянок по інтенсивності обробки документів, зібрано статистичні дані про надходження документів у відділи і управління. Дані оброблені і консолідовані за допомогою Deductor Studio Academic – аналітичної платформи, що складається з багатомірного сховища даних і аналітичного додатка. Документи розподіляються за відділами дуже нерівномірно. Причому нерівномірність простежується, як протягом часу (рис.2), так і за відділами, управліннями і керівниками адміністрації.

Функціональні моделі й аналітика дозволили виявити «слабкі ланки» у процесі здійснення документообігу в адміністрації міста Свердловськ. Самими активними відділами, що приймають участь у внутрішньому і зовнішньому документообігу, виявилися: Організаційний відділ, Загальний відділ, Відділ листів і прийому громадян. Тому рекомендується, у першу чергу, впровадити систему електронного документообігу в наступних підрозділах: Керівництво, Загальний відділ, Відділ листів і прийому громадян, Консультант голови міста.



Рис. 2. Графік надходження листів у відділи і управління на певну дату


Попередня оцінка ефективності від впровадження інформаційної системи припускає зниження витрат за наступними напрямками: скорочення витрат на паперові носії, скорочення непродуктивних витрат часу працівників, прискорення інформаційних потоків, зміна корпоративної культури.

Треба відзначити, що в Загальному відділі Свердловського міського виконавчого комітету з 1995 року використовується програма ASCOD⁵, що дозволяє робити реєстрацію документів, але вона не відповідає усім вимогам, що властиві сучасним системам електронного документообігу. Назріла необхідність модернізації існуючої інформаційної системи адміністрації. Це викликано зростанням навантаження по обслуговуванню юридичних і фізичних осіб, збільшенням інформаційного потоку і постійно зростаючими вимогами сучасного суспільства.

На основі досліджень бізнес-процесів адміністрації вирішено розробити і впровадити інформаційно-аналітичну систему діловодства та документообігу DocWorkFlow. Архітектура програмного комплексу DocWorkFlow⁶ складається з модулів DocWorkFlow Client – клієнтська частина, DocWorkFlow Admin – модуль адміністратора, DocWorkFlow Analytics – блок бізнес-аналітики⁷ (рис. 3).

За результатами інтерв'ювання й анкетування керівників і виконавців адміністрації чітко сформульовані вимоги до функцій клієнтського модуля і модуля адміністрування.

Функції клієнтської частини:

• реєстрація в системі реквізитів документів;
  
• збереження в системі сканованого варіанта паперового документа або електронного варіанта;
  
• перегляд або редагування електронного документа за допомогою зовнішніх програм;
  
• створення документа на основі наявних шаблонів;
  
• призначення виконавців документів;
  
• автоматична установка термінів виконання для кожного документа в залежності від типу;
  
• створення маршрутів виконавців;
  
• підтримка версій документів;
  
• автоматична побудова статистичного звіту;
  
• інтеграція з поштовим клієнтом Microsoft Outlook;
  
• можливість пошуку документів за їхніми реквізитами.
  

Рис.3. Архітектура системи DocWorkFlow


Для коректної роботи клієнтської частини необхідний модуль адміністрування, що дозволяє виконувати попереднє настроювання системи документообігу під специфічні особливості організаційної структури, склад співробітників (користувачів) і застосовувані типи документів організації.

Функції адміністративної частини:

• підтримка розмежування прав доступу;
  
• керування типами документів;
  
• керування підрозділами.
  

Наявність адміністративного модуля з його настройками розширює дію системи за рамки функціонування у визначеному органі місцевого самоврядування, і створює можливість для адаптації DocWorkFlow у будь-якій організації, що використовує у своїй діяльності електронний документообіг. Приклад роботи клієнтської части наведено на рисунку 4.

Рис. 4. Приклад роботи програмного комплексу DocWorkFlow

Для Свердловського міського виконавчого комітету впровадження аналітичної надбудови інформаційної системи документообігу дозволить робити якісну оцінку звертань, що надходять, визначати зміну тенденцій, що простежуються в звертаннях в адміністрацію міста, виявляти проблемні питання, що піднімаються в регіоні громадянами і саме головне – оцінити наскільки грамотно і вчасно вирішуються ці ситуації безпосередніми виконавцями.

Впровадження інформаційних технологій дозволяє значно підвищити якість інформаційних ресурсів адміністрацій, що дає можливість керівникам вищої ланки приймати більш обґрунтовані своєчасні раціональні управлінські рішення. З'являється можливість більш оперативно і точно оцінювати альтернативні варіанти, використовуючи результати бізнес-аналітики, що позначається на ефективності функціонування управлінь і відділів організації, і як наслідок на соціально-економічному розвитку підвідомчих територій. Впровадження інформаційних технологій у органи влади – це крок на шляху до забезпечення переходу економіки України до моделі науково-технічного та інноваційного розвитку.