Ви будете вивчати

Вид материала

Документы

Содержание 3. Складання та оформлення службових документів До розпорядчих документів Штатний розпис Правила (порядок) Службові листи Доповідна записка Пояснювальні записки Доповіді і звіти Протоколи зборів, засідань, нарад Державна податкова адміністрація україни

Подобный материал:

• Asp-технологии в туризме. Их прошлое, настоящее и будущее, 122.19kb.
• Ченнелинг послания старших братьев человечества, 2165.56kb.
• Алистер Кроули кокаин, 500.49kb.
• Сказки, мультфильмы, загадки, песни и физика, 53.18kb.
• От Московского Комитета для цензуры духовных книг печатать позволяется, 299.05kb.
• Конкурс Задание 1 Номинация «Опытный тренер» Второе место Каким образом Вы будете проводить, 200.69kb.
• Земля, 455.92kb.
• Розділ Сутність інфляції. Чинники, що впливають на її розвиток, 296.63kb.
• Німеччини, франції, швеції та США, 75.04kb.
• Уроку з, 173.54kb.

3. Складання та оформлення службових документів


3.1. Види службових документів


Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в ОДПС розроблені відповідно до положень Конституції України і Законів України «Про державну службу», «Про державну податкову службу» і «Про звернення громадян», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153.

За призначенням документи поділяються на розпорядчі, організаційні та довідково-інформаційні.


До розпорядчих документів ДПА України відносяться: накази, розпорядження, вказівки.

Проекти розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) готують:

• з питань основної діяльності – структурні підрозділи ДПА України;
  
• по особовому складу та про надання відпусток – Департамент персоналу, Управління по боротьбі з корупцією в органах державної податкової служби ДПА України;
  
• про відрядження – Адміністративно-господарський департамент ДПА України;
  
• з питань праці та заробітної плати – Управління фінансового забезпечення ДПА України.
  

З метою підготовки важливих та складних проектів розпорядчих документів рекомендується створювати комісію (робочу групу). У разі необхідності за погодженням з керівництвом ДПА України до розробки проекту можуть залучатися вчені та кваліфіковані спеціалісти-практики.

Юридичний департамент ДПА України проводить правову експертизу проекту розпорядчого документа (наказу, розпорядження).

Персональну відповідальність за достовірність змісту проектів розпорядчих документів та їх відповідність чинному законодавству несуть усі посадові особи, які готували, розглядали та погоджували зазначений проект, у частині компетенції структурного підрозділу, що бере участь у виконанні зазначеного документа.

• Наказ
  

Наказ – це розпорядчий документ, що видається ДПА України у процесі здійснення нею своєї діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до чинного законодавства України і наданої компетенції.

Наказ підписується Головою ДПА України або особою, яка тимчасово виконує його обов’язки, на правах єдиноначальності з найбільш важливих питань організаційно-адміністративних повноважень:

• з питань основної діяльності (у тому числі праці і заробітної плати, адміністративно-господарських питань тощо);
  
• про відрядження;
  
• по особовому складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, присвоєння спеціальних звань, накладення стягнення та сумісництво працівників);
  
• про надання відпусток (чергових та з інших причин).
  

Накази про відрядження оформляються згідно з розділом 8 Типової інструкції з діловодства та Регламентом роботи ДПА України, затвердженим наказом ДПА України від 01.03.2002 № 88.

Метою видання наказів є постановка перед посадовими особами, структурними підрозділами ДПА України конкретних завдань з виконання актів законодавства та доручень органів державної влади тощо.

Меті видання наказу має відповідати суть вимог наказу, що, в свою чергу, має відповідати на питання “що виконувати?”.

• Розпорядження
  

Розпорядження - це розпорядчий документ, який видається з оперативних питань, що мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола питань структурних підрозділів і посадових осіб.

Розпорядження підписується Головою ДПА України або Першим заступником (заступником) Голови ДПА України в межах своєї компетенції з оперативних питань та для організації виконання покладених на ДПА України повноважень та обов’язків.

Меті видання розпорядження має відповідати суть розпорядження, що, в свою чергу, відповідає на питання “як виконувати?”.

Накази та розпорядження ДПА України є обов’язковими до виконання всіма її структурними підрозділами, іншими органами державної податкової служби.

Розпорядчі документи поділяються на ініціативні і ті, що видаються на виконання розпорядчих документів органів державної влади.


Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. До організаційних документів ДПА України відносяться положення, порядки, інструкції, методичні рекомендації, статути, правила тощо. Положення, інструкції, правила тощо повинні затверджуватися розпорядчим документом ДПА України.

• Положення
  

Положення – документ, що встановлює структуру і функції будь-якого органу, підрозділу або визначає порядок певної діяльності.

Важливе значення для ефективної діяльності установи, організації має розробка положень про структурні підрозділи. Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції підрозділу, права та відповідальність його керівника. Підписується проект положення керівником структурного підрозділу, погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва установи, з юридичною службою і затверджується керівником установи, організації.

• Статут
  

Статут – юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій та установ, права і обов’язки в певній сфері державного управління або господарській діяльності.

Структура тексту статуту залежить від напряму діяльності підприємства, установи, товариства, форм власності тощо.

• Інструкції
  

Інструкція – документ, що встановлює порядок застосування актів законодавства, прийнятих органами вищого рівня, або власних актів, а також порядок здійснення будь-якої діяльності.Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: “необхідно”, “слід”, “повинен” та ін.

Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є нормативними документами, які визначають функції, права та обов’язки працівника. Вимоги посадової інструкції слід враховувати при найманні працівника на роботу, при його атестації, притягненні працівника до відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання ним обов’язків.

• Штатний розпис
  

Посадовий і чисельний склад ОДПС із зазначенням фонду заробітної плати закріпляється у штатному розписі. У ньому зазначається перелік посад, дані про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний і річний фонди заробітної плати.

• Правила (порядок)
  

Правила (порядок) - звід правових норм організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.


До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать службові і пояснювальні записки, листи, протоколи, звіти, плани-графіки, акти тощо.

• Акти
  

Акт – це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій.

• Службові листи
  

Службовий лист – це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ.

Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії: листи, що потребують (вимагають) відповіді (лист-запит; лист-пропозиція; лист-прохання; лист-вимога; лист-нагадування) та листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь; лист-підтвердження; гарантійний лист; супровідний лист; лист-відмова).

• Доповідна записка
  

Це документ, адресований керівникові даної або вищої організації. Він містить у собі обґрунтований виклад з конкретного питання з висновками та пропозиціями. Доповідні записки можуть бути: звітними, інформаційними, ініціативними, внутрішніми, зовнішніми.

Доповідні записки внутрішнього характеру оформляються, як правило, на чистих аркушах паперу та підписуються автором. Зовнішні доповідні записки складаються на бланках і повинні мати підпис керівника ОДПС або його заступника.

• Пояснювальні записки
  

Пояснювальна записка – це документ, яким пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту тощо.) або розкриваються причини невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо. За своїм змістом і призначенням пояснювальні записки поділяються на дві групи: службові (оформляються на бланку) і особисті.

• Доповіді і звіти
  

Доповідь – це документ, у якому викладаються певні питання, робляться висновки, оформляються пропозиції. Готуються доповіді для публічного повідомлення з конкретно визначеної теми (періоду) на колегіях, нарадах, засіданнях.

Звіт – це документ про стан (хід) виконання доручень, завдань, планів.

Звіти можуть бути зовнішніми (для ОДПС вищого рівня) і внутрішніми. Оформлятися звіти можуть на трафаретних бланках або звичайних аркушах паперу.

• Протоколи зборів, засідань, нарад
  

Протокол – один з найпоширеніших документів діяльності колегіальних органів. У ньому фіксується місце, час, мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів, рішень (ухвал) з обговорених питань.

Проведення засідання колегії передує велика підготовча робота, у ході якої складається група документів, що супроводжує протокол: порядок денний, списки учасників, доповіді та тези доповідей, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень з кожного питання. Складається протокол, як правило, під час засідання.


3.2. Складання розпорядчих документів ДПА України


Підготовка проектів розпорядчих документів (наказів, розпоряджень)

Розпорядчий документ, що готується, повинен відповідати Конституції України та іншим актам законодавства, а також узгоджуватися з раніше прийнятими документами з питань, що регламентуються документом, і оформлюватися та викладатися згідно з Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153, Вимогами до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003, затвердженими наказом Держспоживстандарту України 07.04.2003 N 55, Типовою інструкцією з діловодства, Українським правописом.

Заголовок до тексту розпорядчого документа у короткій та лаконічній формі викладає його зміст. Цей реквізит відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника “Про” і відповідає на питання “про що йдеться в документі?”.

Паралельно заголовку з правого боку під номером розпорядчого документа необхідно залишати вільне місце (6х10 см) для запису (у разі необхідності) про його державну реєстрацію відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 року №731 „Про затвердження Положення про державну реєстрацію правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади”.

Текст проекту розпорядчого документа, як правило, складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині в стислій формі викладаються цілі і завдання розпорядчих дій, причина видання документа. У розпорядчій частині визначаються конкретні доручення, завдання, дії тощо, які підлягають виконанню, зазначаються відповідальні виконавці та терміни виконання. З окремих питань проекти розпорядчих документів можуть мати лише розпорядчу частину.

У разі посилання в тексті розпорядчого документа на акти законодавства, зокрема на закони України, укази та розпорядження Президента України, постанови Верховної Ради України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, підзаконні нормативно-правові акти міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, необхідно зазначати дату прийняття, номер такого акта і повну назву за схемою:

«Тип документа назва установи від ( число ) № "…….." ( назва документа )»

Всі службові документи підлягають датуванню. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Число у наказі, листі, дорученні, розпорядженні пишеться за скороченою формою: Наказ ДПА України від 12.12.02.Число у постановах, указах, законах не скорочується, а пишеться повністю: постанова Кабінету Міністрів України від 12 грудня 1999 року. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Номери абзаців, частин при цитуванні законодавчих актів (крім кодексів України) пишуться словами: третій абзац, четверта частина. Номер кварталу – римськими цифрами (ІІ квартал), а номер півріччя – словом (перше півріччя).

Нумерація сторінок проставляється вгорі посередині. На першій сторінці номер не ставиться. Кожний додаток до документа має свою (окрему) нумерацію.

У текстах проектів розпорядчих документів вживаються повні назви державних органів, установ, організацій, підприємств, повні географічні назви та загальноприйняті абревіатури і скорочення.

Прізвища у тексті пишуться разом з ініціалами. Коли у тексті вказується посада відповідальної особи поряд з назвою підрозділу (органу, організації тощо), то прізвище з ініціалами цієї особи пишеться без дужок у відповідному відмінку. Якщо у тексті йде посилання тільки на назву підрозділу (органу, організації тощо) без вказівки на посаду, то прізвище з ініціалами відповідальної особи пишеться у дужках у називному відмінку. У тексті документа ініціали стоять після прізвища: Бойко М.В., окрім написання прізвища та ініціалів Президента і Прем’єр – міністра України (В.А.Ющенко). Перед прізвищем ініціали стоять лише при написанні адреси та у підписі.


Оформлення та друкування розпорядчих документів

Проекти розпорядчих документів (накази, розпорядження) друкуються на фірмових бланках, виготовлених типографським способом, пронумерованих. Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Відповідно до п.2.1.7.2 і п.2.1.7.3 Типової інструкції з діловодства розпорядчі документи мають такі реквізити: вид документа (наказ або розпорядження); дата; індекс; місце видання або складання, заголовок тексту; текст; підпис керівника; відмітка про погодження; прізвище і номер телефону виконавця, які зазначаються на останньому аркуші документа в лівому нижньому кутку, 12 шрифтом, одним рядком. Наприклад:

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ Н А К А З (дата) № м.Київ Про . . . . . . . . (заголовок) Текст Голова (підпис) ініціали, прізвище або В. о. Голови (підпис) ініціали, прізвище Іванов 744-11-11