Отчет о выполнении программы за двухлетний период 2002-2003
| Вид материала | Отчет |
- Заслушав представлений Администрацией города отчёт о выполнении Программы «Профилактика, 442.7kb.
- Программы патриотического воспитания за период 2007-2011г, 199.68kb.
- Консолидированный финансовый отчет за годовой период, истекший 31 декабря 2003 г. Содержание, 855.78kb.
- Федеральной целевой программы «Электронная Россия» по линии Министерства экономического, 812.38kb.
- Совет депутатов, 266.27kb.
- Отчет о выполнении в 2010 году ниу рамн программы научных исследований «Нанотехнологии, 45.35kb.
- О выполнении городской целевой программы создания и использования резервов для предупреждения, 55.75kb.
- Доклады, представляемые государствами-участниками, 1432.63kb.
- Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, 926.32kb.
- Об основных направлениях налоговой реформы на 2003- 2005 годы, 597.88kb.
ОСНОВНАЯ ПРОГРАММА 17 Административные службы
240. В двухлетнем периоде 2002-2003 гг. административные службы продолжали оказывать услуги государствам-членам, другим частным и государственным пользователям, а также Секретариату.
Подпрограмма 17.1 Финансовая деятельность
241. Финансовая деятельность регулировалась на профессиональном уровне, с точным учетом доходов и расходов и составлением месячных и годовых отчетов в соответствии с Финансовым регламентом и финансовыми правилами Организации. Финансовые счета ВОИС за двухлетний период 2000-2001 гг. были закрыты надлежащим образом (в отношении проектов ВОИС, УПОВ, ПРООН, а также траст-фондов и ныне закрытого Пенсионного фонда). Внешние аудиторы представляли удовлетворительные ревизионные отчеты. Отчет об управлении финансовой деятельностью за двухлетний период 2000-2001 гг. был вовремя подготовлен и направлен государствам-членам. Своевременно обрабатывались данные о распределении дополнительных и добавочных пошлин и пошлин государств-членов Гаагского союза за 2001 и 2002 гг., а также о ежемесячном распределении индивидуальных пошлин, относящихся к Мадридскому протоколу.
242. В установленные сроки завершены основные этапы реализации проекта AIMS. После определения требований заинтересованных Отделов закупленное программное обеспечение было временно установлено на параллельной системе. Была отобрана группа консультантов для оказания помощи пользователям в переходе на новую систему, которая, что касается изготовления модулей по исчислению расходов, была развернута вовремя и подготовлена к эксплуатации с 1 января 2004 г. Завершение разработки Модулей по исчислению доходов ожидается в 2004 г.
243. Заседания Консультативного комитета по инвестициям проходили регулярно; Комитет согласился с тем, что с учетом сохранности капитала нет лучшей альтернативы, чем помещать фонды капиталовложений в Швейцарский центральный банк, который в 2002 и 2003 гг. заработал 3,344 % и 2,594 % годовых соответственно. Прибыль на инвестированный капитал составила 13,1 млн. швейцарских франков, что ниже ожидаемого уровня вследствие падения процентных ставок в двухлетнем периоде.
| ЦЕЛЬ: Разрабатывать новую интегрированную Систему финансовой и бюджетной информации и, в ожидании ее разработки, проводить необходимое усовершенствование существующей системы финансовой информации. | |
| Ожидаемые результаты: Изменение структуры существующих производственных процессов и реализация модулей новой финансовой информационной системы в двухлетнем периоде 2002-2003 гг., в целях обеспечения более высокой эффективности, производительности и гибкости в 2004-2005 гг. | |
| Достигнутые результаты Соблюдение графика; своевременная реализация программного обеспечения, готового к началу эксплуатации с 1 января 2004 г., что касается модуля «Расходы». | Показатели результативности работы Число и характер разработанных и реализованных модулей новой Финансово-бюджетной информационной системы:
|
| ЦЕЛИ: Обеспечивать своевременное получение всех причитающихся ВОИС доходов и своевременные и правильные выплаты по всем статьям расходов. Обеспечивать соблюдение в бухгалтерском учете соответствующих инструкций, правил и стандартов и правильное ведение счетов. | |
| Ожидаемые результаты: Все финансовые операции будут продолжать выполняться с соблюдением принципов точности, правдивости и беспристрастности. | |
| Достигнутые результаты Поддержание самых высоких стандартов при проведении финансовых операций. | Показатели результативности работы Отчет и заключение внешних ревизоров: Аккуратное проведение всех финансовых операций, удовлетворительное заключение о результатах ревизии и отчет, представленный внешними ревизорами. |
| ЦЕЛЬ: Обеспечивать, чтобы Секретариату были предоставлены необходимые возможности для инвестирования средств и получения максимальной прибыли вследствие необходимости сбережения финансовых средств ВОИС. | |
| Ожидаемые результаты: Обеспечение, с привлечением услуг специалистов по инвестициям, сохранности и максимальной доходности средств, имеющихся в наличии для целей инвестирования | |
| Достигнутые результаты Доходы, полученные от инвестированных средств, составили сумму ниже ожидаемого уровня из-за низкой процентной ставки в 2002 и 2003 гг. | Показатели результативности работы Доходы, полученные от инвестированных средств (с учетом того факта, что эти доходы в значительной степени зависят от рыночной ситуации): Доходы, полученные от инвестированных средств, составили в 2002-2003 гг. 13,1 млн. шв. франков по сравнению с бюджетными предположениями в размере 14 млн. шв. франков. |
| ЦЕЛЬ: Обеспечивать государства-члены и руководителей программ в Секретариате четкой финансовой информацией, имеющей практическую ценность. | |
| Ожидаемые результаты: Государства-члены и руководители программ в Секретариате будут получать соответствующую требованиям финансовую отчетность, что будет способствовать укреплению прозрачности, отчетности и эффективности использования средств. | |
| Достигнутые результаты Своевременное и качественное составление финансовых отчетов и другой финансовой информации. | Показатели результативности работы Своевременная подготовка финансовой отчетности и своевременное доведение финансовой информации до сведения внутренних и внешних пользователей: Своевременное предоставление финансовой информации внутренним и внешним пользователям, в том числе информации о пошлинах, собираемых в рамках Мадридской и Гаагской систем. В июле 2002 г. государства-члены получили Отчет об управлении финансовой деятельностью за двухлетний период 2000 2001 гг. и Отчет о независимой оценке Федерального аудиторского бюро Швейцарской Конфедерации. Распределение среди государств-членов пошлин, собираемых в рамках Мадридской и Гаагской систем, в ожидаемые сроки: Своевременное распределение среди государств-членов пошлин, собираемых в рамках Мадридской и Гаагской систем. |
Подпрограмма 17.2 Лингвистическая служба
244. Услуги по переводу предоставлялись на всех шести официальных языках ООН, с целью обеспечения максимально высокого качества и своевременности распространения переведенных документов. Высокая продуктивность Лингвистической службы была достигнута за счет более широкого использования, там, где возможно, ряда новых средств на основе информационных технологий, в том числе терминологических баз данных.
| ЦЕЛИ: Способствовать обеспечению понимания между государствами-членами и Секретариатом и широкому распространению информации путем перевода публикаций, документов и других материалов на максимально возможное число языков при обеспечении в процессе перевода стандартов высокого качества с целью достижения полного отсутствия дефектов. Разрабатывать лингвистическую политику и соответствующую терминологию. Расширять использование информационных технологий, включая работу с более обширными терминологическими базами данных и возможное применение систем автоматизированного перевода и распознавания речи. | |
| Ожидаемые результаты: Выполнение высококачественных переводов документов на большее количество рабочих языков сделает заседания и обсуждения более эффективными в силу того, что документы и другие материалы будут распространяться на большем количестве языков. | |
| Достигнутые результаты Сохранение высокого качества переведенных, отредактированных и исправленных документов. Более высокий спрос на переводы, приведший к увеличению на 7 % объема производства по сравнению с предыдущим двухлетним периодом. | Показатели результативности работы Удовлетворенность делегатов качеством и своевременностью переводов:
Соответствие объема переводов нормам производительности труда:
Лингвистическая служба получила выгоду от использования ряда средств ИТ, включая различные терминологические базы данных, доступные каждому переводчику, а также за счет возросшего объема использования средств, имеющихся в Internet. Оценка различных инструментальных программных средств перевода завершалась выбором современного инструментального средства поиска документов, которое было приобретено и введено в эксплуатацию во втором полугодии 2002 г. с тем, чтобы позволить проводить более быстрый, полный и надежный поиск справочного материала. Несколько тысяч досье были заархивированы в базе данных, управляемой этой вспомогательной программой; эти досье постоянно используются переводчиками в их повседневной работе. |
Подпрограмма 17.3 Службы обслуживания конференций, связи, обработки корреспонденции и публикации
245. Материально-техническое обеспечение и различные услуги предоставлялись для проведения конференций и встреч в Женеве и других местах, включая предоставление документов и обеспечение синхронного перевода. Многие документы также публиковались на сайте ВОИС в Internet, что облегчало делегатам быстрый доступ к документации.
246. Большой объем корреспонденции, отправляемой Организаций по почте, обеспечил весьма конкурентоспособные цены, получаемые от поставщиков услуг, что привело к значительному снижению почтовых расходов по сравнению с тем, если бы применялись обычные государственные расценки. Достигнута договоренность о снижении платы за междугородные телефонные разговоры и арендной платы за пользование линиями связи по вызовам через коммутатор, несмотря на общий объем использования ввиду возросшего числа сотрудников ВОИС.
247. Завершено рассмотрение предложений по созданию макета Системы управления электронной документации (СУЭД). Призванная заменить существующую архаичную систему регистрации, она обеспечит создание полностью электронной среды для регистрации и обработки корреспонденции. Она также облегчит выполнение различных операций по подготовке, переводу, публикации, распространению и архивированию документов, включая их отслеживание, и предоставит дополнительные инструментальные средства и возможности для проведения более полного информационного поиска и намного совершенного хранения записей в целом. Однако ввиду бюджетных ограничений осуществление этого проекта было отложено. Тем временем была проведена всесторонняя реорганизация архивных хранилищ. В ожидании ввода в эксплуатацию системы на базе электроники была введена усовершенствованная система отслеживания документов.
| ЦЕЛЬ: Предоставлять делегатам и Секретариату эффективные услуги с целью обеспечения бесперебойной работы конференций и других заседаний. | |
| Ожидаемые результаты: Обеспечение делегатов и Секретариата эффективными услугами по обслуживанию конференций и других заседаний. | |
| Достигнутые результаты Предоставление очень квалифицированных услуг по обслуживанию конференций, включая синхронный перевод. | Показатели результативности работы Удовлетворенность делегатов предоставленными услугами по обслуживанию конференций: От делегатов и сотрудников Секретариата поступали только положительные отзывы. Услуги по обслуживанию конференций предоставлены в отношении: 2002 г. 2003 г.
документы) 178 164
переводчиками 567 467
синхронных переводчиков 2 335 1 920
Новая аудиосистема, установленная в конференц-залах, функционировала нормально. Электронная система доски для объявлений, установленная в залах для заседаний, позволяет быстро обновлять расписание заседаний и дает лучшее отображение информации. Система резервирования мест в конференц-залах на основе Intranet разработана и введена в эксплуатацию для обеспечения потребностей Секретариата. |
| Ожидаемые результаты: Своевременное распространение документов для заседаний и их размещение на Web-сайте ВОИС. Использование для этих документов систем печатания по требованию заказчика и электронных систем цифрового архивирования, а для внутренних служебных материалов - систем Intranet позволит обеспечить ускоренный доступ к документации, уменьшить количество печатаемых документов, сократить потребности в хранении документов и получить экономию средств на почтовых расходах. | |
| Достигнутые результаты В основном своевременное распространение документов для заседаний и официальных циркуляров. Многие документы предоставлялись делегатам и публике с использованием сайта ВОИС в Internet, а персоналу ВОИС - с использованием сайта ВОИС Intranet, обеспечивая быстрый доступ к информации о заседаниях. | Показатели результативности работы Отзывы пользователей о своевременном и точном распространении документов и о доступе к ним: 2002 г. 2003 г.
уведомления 745 780
почтовой отправки 200 000 210 000 Публикация информации о заседаниях и документов к ним на сайте ВОИС в Internet значительно способствовала получению быстрого доступа к информации. Документы к заседаниям ПКИТ и нескольким заседаниям по вопросам РСТ направлялись только электронными средствами, что привело к быстрой доставке и экономии расходов на печатание и почтовых расходов. Задача состоит в отправке все большего числа документов электронными средствами. Начата разработка системы отслеживания с целью оказания помощи в своевременном изготовлении документов на всех подходящих языках. |
| ЦЕЛИ: Обеспечивать надежную и рентабельную теле- и почтовую связь и услуги курьеров-водителей. Обеспечивать эффективную централизованную обработку официальной корреспонденции на бумажном носителе и в электронной форме и предоставление услуг объединенной архивной службы. | |
| Ожидаемые результаты: Рентабельность использования услуг связи. | |
| Достигнутые результаты Эксплуатационные затраты и затраты на инфраструктуру (оборудование, эксплуатация и аренда линий связи) были ниже бюджетных предположений, несмотря на рост общего объема использования. | Показатели результативности работы Современные линии связи между всеми зданиями, занимаемыми ВОИС: В 2002 г. введены линии связи для двух новых мест, арендуемых под служебные помещения, и в 2003 г. - для бывшего здания ВМО. Проведен всесторонний анализ всех потребностей в средствах связи и оборудовании, который позволил отказаться от ряда существующих арендуемых линий связи. Сохранение общих расходов на услуги на том же уровне, что и в двухлетнем периоде 2000-2001 гг., несмотря на увеличение объема их использования: Достигнута договоренность о дополнительном снижении платы за пользование линиями связи. Несмотря на значительно больший объем использования телефонов ввиду возросшего числа сотрудников ВОИС, расходы на пользование линиями связи по вызовам через коммутатор ВОИС уменьшились с 586 000 шв. франков в 2001 г. и 581 000 шв. франков в 2002 г. до 458 000 шв. франков в 2003 г. Более широкое использование мобильных телефонов: Для улучшения связи возрос объем использования мобильных телефонов, расходы на эксплуатацию которых составили 406 000 шв. франков в 2002 г. (190 телефонов) и 413 000 шв. франков в 2003 г. (213 телефонов) по сравнению с 343 000 шв. франков в 2001 г. (166 телефонов). |
| Ожидаемые результаты: Действенная и эффективная обработка корреспонденции, предоставление почтовых услуг и услуг курьеров-водителей. | |
| Достигнутые результаты Своевременное и эффективное предоставление услуг. Достигнута договоренность о снижении в 2003 г. почтовых тарифов за пользование международной почтой, несмотря на повышение расходов, отчасти по причине введения дополнительных мер безопасности. | Показатели результативности работы Своевременность и динамичность услуг, обеспечиваемых системами обработки корреспонденции и архивирования, в сочетании со своевременной доставкой почтовой и внутренней корреспонденции:
Сокращение расходов в связи с использованием услуг почты и других служб доставки: Большой объем исходящей корреспонденции дал возможность получения очень конкурентоспособных почтовых тарифов. Значительное снижение стоимости (включая бумагу) отправки документов РСТ удалось достичь за счет их отправки в электронной форме (на дисках DVD, компакт-дисках, магнитных лентах). Из общего числа отправленных почтой документов около 50 % пришлось на долю документов РСТ и 25 % на долю документов по Мадридской и Гаагской системам. Некоторая статистика по почтовым услугам: Исходящая корреспонденция 2002 г. 2003 г. Кол-во отправлений 1 008 936 1 118 188 Общий вес (в тоннах) 411 312 Средний вес на одно отправление (в граммах) 407 279 Стоимость (в шв. франках) 4 344 409 3 861 410 После объявления о принятии предложений (ОПП) заключены контракты с новыми поставщиками почтовых услуг по отправке основной международной корреспонденции и заказных писем в 2003 г. |
| ЦЕЛИ: Обеспечивать все потребности Организации в печатных и типографских работах на бумажном носителе, а также в услугах по публикации в электронной форме. Повышать качество и рентабельность печатных работ за счет внедрения новых технологий. | |
| Ожидаемые результаты: Выпуск увеличенных объемов печатных материалов за счет мощности внутренней типографии, включая брошюры РСТ, публикации и документы, с учетом печатания материалов для отправки по адресам. | |
| Достигнутые результаты Возросшее использование средств цветной печати привело к сокращению расходов, связанных с привлечением внешних поставщиков. | Показатели результативности работы Наращивание производственных мощностей внутренней типографии, включая цветную печать и печатание материалов для отправки по адресам: Объем производства печатной продукции в типографии ВОИС сократился на 24 % и составил в 2003 г. 93 829 854 копии по сравнению с 119 565 483 копиями в 2002 г., вследствие увеличения числа компакт-дисков и дисков DVD, содержащих документы РСТ, взамен публикаций на бумажном носителе. Средства цветной печати использовались для изготовления 2 142 830 страниц документов в 2003 г. (1 964 541 страница в 2002 г.). |
| Ожидаемые результаты: Обеспечение рентабельного выпуска высококачественных публикаций на бумажном носителе и в электронной форме. | |
| Достигнутые результаты Увеличение выпуска дисков DVD/ компакт-дисков привело к сокращению объема печати на бумажном носителе, в частности в отношении брошюр РСТ. | Показатели результативности работы Число публикаций, документов и других печатных материалов (на бумажном носителе или в электронной форме), подготовленных в установленные сроки: Все документы и публикации подготавливались в установленные сроки. Жалоб от пользователей не поступало. Увеличение объема публикаций в различных формах электронной печати: Своевременно выпущено и отправлено 6 006 дисков DVD и компакт-дисков. Сокращение расходов за счет размещения заказов на печатание у внешних подрядчиков (и использование по мере необходимости внутренних возможностей): Размещено 466 заказов на закупку у внешних поставщиков. |
Подпрограмма 17.4 Службы закупки, контрактной работы и обеспечения поездок
248. Деятельность, осуществляемая в 2002-2003 гг. в отношении двух проектов по строительству, заключалась в назначении нескольких конкурсных торгов для специализированных внешних инженерных и архитектурных консультантов или компаний, в подготовке объявления для генеральных подрядчиков в отношении строительства нового здания ВОИС и в обеспечении переговоров по контрактам.
249. Продолжалась работа над крупными проектами в области информационных технологий, такими как WIPOnet, IMPACT и AIMS, включая переговоры в отношении нескольких контрактов, а также изменение или уменьшение объема работы в рамках других проектов. Другие крупные объявления о принятии предложений (ОПП) касались обновления службы охраны, различной деятельности по страхованию, генеральных поставщиков, мебели и бумаги. Службы закупки и контрактной работы также участвовали в заседаниях Комитета по рассмотрению контрактов, которые касались рассмотрения около 92 вопросов.
250. К концу 2003 г. около 42 600 предметов были помечены штрих кодом и включены в инвентаризационную опись, причем общая оценочная стоимость этих предметов составила около 50 660 000 шв. франков. Из числа этих предметов 10 200 были добавлены в
2002-2003 гг., тогда как около 2 100 предметов были исключены из инвентаризационной описи по причине обычного износа, передачи в дар и утилизации отходов.
| ЦЕЛЬ: Обеспечивать эффективное и прозрачное проведение закупок товаров и услуг, а также связанные с этим контрактные работы. | | |
| Ожидаемые результаты: Своевременное обеспечение Организации материалами, оборудованием и услугами максимально высокого качества и по максимально низким ценам. | | |
| Достигнутые результаты Более высокая эффективность и гибкость процесса закупок. | Показатели результативности работы Число, качество и своевременность закупок:
Для повышения эффективности процесса закупок осуществлялись стандартизация технических условий, консолидация ежедневных требований и повышение числа заказов на «объемную» или «общую» поставку. | |
| Ожидаемые результаты: Получение наилучших цен и условий от максимально возможного числа зарубежных поставщиков путем организации международных закупок у широкого круга поставщиков с целью обеспечения максимальной конкуренции среди них. | | |
| Достигнутые результаты Лучшие цены и договорные условия, а также более широкий географический охват и разнообразие поставщиков. | Показатели результативности работы Цены и условия:
| |
| ЦЕЛИ: Обеспечивать реализации политики Организации в области организации поездок в эффективной, последовательной и рентабельной форме, и чтобы поездки, организованные внешними подрядчиками, соответствовали правилам и положениям, принятым Организацией. Обеспечивать осуществление деятельности по организации поездок в соответствии с принятыми в Организации нормами безопасности. | | |
| Ожидаемые результаты: Своевременная обработка всех заявок на поездки и упрощение процедур с целью ускорения получения разрешения на поездку. | | |
| Достигнутые результаты Своевременная обработка разрешений на поездку и заявлений о выдаче визы. В течение 2002-2003 гг. продолжалось изучение возможности внедрения электронной системы выдачи разрешений на поездку, в том числе с точки зрения экономической эффективности. | Показатели результативности работы Число обработанных разрешений на поездку: В двухлетнем периоде 2002-2003 гг. обработано и проверено 4 797 разрешений на поездку (2 076 в 2003 г.). За этот же период получено 2 608 виз, связанных с разрешениями на поездку (1 377 в 2002 г. и 1 231 в 2003 г.). Внедрение электронной системы выдачи разрешений на поездку: Данные отсутствуют | |
| Ожидаемые результаты: Снижение расходов на поездки. | | |
| Достигнутые результаты В отчетном периоде достигнута значительная экономия расходов на поездки. | Показатели результативности работы Сумма средств, сэкономленных за счет использования специальных тарифов и соглашений с авиакомпаниями: Экономия, достигнутая за счет проверки авиабилетов для поездки в командировку, составила в двухлетнем периоде 4 412 000 шв. франков. Число льготных предложений, полученных от авиакомпаний: Ни одного. Заключение прямых соглашений с авиакомпаниями привело к снижению стоимости авиабилетов на 15 - 25 %, по сравнению с 3 - 5 % потенциального снижения в результате льготных предложений. | |
| Общие расходы на Основную программу 17 в 2002-2003 гг.: 66 159 000 шв. франков | ||