Внутренний аудит Процедура системы менеджмента качества
| Вид материала | Документы |
- Республики беларусь системы менеджмента качества требования, 765.88kb.
- Программа учебного курса, 139.62kb.
- Учебный план повышения квалификации научно-педагогических работников по направлению, 101.24kb.
- Cols=2 gutter=113> государственный стандарт республики беларусь стб iso 9001-2009, 1683.15kb.
- Задачи : организация качественного перехода на фгос спо обеспечение своевременности, 77.67kb.
- Государственный стандарт стб исо 9000-2006 республики беларусь системы менеджмента, 1307.46kb.
- Вместе они образуют согласованный комплекс стандартов на системы менеджмента качества,, 988.03kb.
- План внедрения системы менеджмента качества ООО консультационная фирма «Омега», 1566.65kb.
- Т. В. Школина моделирование интегрированной системы менеджмента, 125.64kb.
- Iso/CD2 9000 проект исо 9000: 2000 Системы менеджмента качества основы и словарь Содержание, 729.93kb.
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Внутренний аудит
Процедура системы менеджмента качества
01.08.02/ПП 01.08
| Исполнитель | Контролировал | Утвердил |
| Дата Подпись | Дата Подпись | Дата Подпись |
Содержание
| | стр. | |
| 1. Область применения | 3 | |
| 2. Нормативные ссылки | 3 | |
| 3. Определения, обозначения и сокращения | 3 | |
| 4. Основные положения | 4 | |
| 5. Описание процесса "Управление документацией" | 5 | |
| 6. Ответственность | 13 | |
| 7. Методика оценки результативности и эффективности процесса | 13 | |
| Приложение | 14 | |
ПРОЦЕДУРА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
01.08.02/ПП 01.08
ВНУТРЕННИЙ АУДИТ. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ РАБОТ
1. Область применения
Настоящая процедура ТюмГУ устанавливает общие требования к организации и проведению внутренних аудитов.
Процедура разработана на основании требований международных стандартов ИСО серии 9000, а также с учетом опыта работы университета и распространяется на все подразделения ТюмГУ.
2. Нормативные ссылки
В настоящей процедуре использованы ссылки на следующие документы:
- ИСО 9000-2000 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь;
- ИСО 9001-2001 Система менеджмента качества. Требования;
- ИСО 9004-2001 Общее руководство качеством и элементы качества. Руководящие указания.
3. Определения, обозначения и сокращения
В настоящей процедуре применяют следующие термины с соответствующими определениями:
3.1. Аудит – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.
3.2. Аудитор – лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.
3.3. Аудиторская группа – один или несколько аудиторов, проводящих аудит, которым, при необходимости, помогают технические эксперты. Один из аудиторов, входящих в группу, назначается ее руководителем.
3.4. Документ – информация (значимые данные) и соответствующий носитель.
3.5. Наблюдения аудита – результат оценки свидетельства аудита в соответствии с критериями аудита.
3.6. Заказчик аудита – организация или лицо, заказавшее аудит. При внутреннем аудите заказчиком является сама проверяемая организация в лице ее руководства.
3.7. Заключение по результатам аудита – выходные данные аудита, предоставленные аудиторской группой после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита.
3.8. Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществлённой деятельности.
3.9. Критерии аудита – совокупность политик, процедур или требований, с которыми сравниваются свидетельства аудита.
3.10. Объем аудита – содержание и границы аудита. Включает описание физического расположения организационных единиц, деятельности и процессов, а также охватываемый период времени.
3.11. План аудита – описание видов деятельности и мероприятий аудита. Он составляется для каждого конкретного аудита.
3.12. Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретные сроки и направленных на достижение определенной цели. Она включает все виды деятельности, необходимые для планирования, организации и выполнения аудитов.
3.13. Руководство по качеству – документ, определяющий систему менеджмента качества организации.
3.15. Рабочие инструкции – документы, определяющие функции, обязанности и ответственность работников на конкретном рабочем месте.
3.16. Свидетельства аудита – записи, изложение фактов или другая информация, которая связана с критериями аудита и может быть проверена (то есть информация собранная и проверенная в ходе аудита).
3.17. Технический эксперт – лицо, предоставляющее аудиторской группе специальные знания или опыт. Он не выступает в качестве аудитора в аудиторской группе, он является ее членом, но не вмешивается в ход аудита, не задает вопросов проверяемым, он только предоставляет свои знания по просьбе аудиторов.
3.18. В процедуре организации применяются следующие сокращения:
- ОККО – отдел контроля качества образования;
- СМК - система менеджмента качества;
- ТюмГУ – Тюменский государственный университет;
- УМУ – учебно-методическое управление.
4. Основные положения
4.1. Цель разработки настоящей процедуры – обеспечение установления соответствия СМК ТюмГУ запланированным мероприятиям, требованиям международным стандартам ИСО 9001:2000 и разработанным ТюмГУ, внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии. Внутренний аудит охватывает основные и поддерживающие процессы, влияющих на функционирование СМК и непосредственно на качество образовательного процесса.
4.2. Принципы:
4.2.1. Процесс внутреннего аудита действует как средство менеджмента при независимой оценке любого указанного процесса или вида деятельности. Он представляет собой независимый инструмент для использования при получении объективных свидетельств того, что существующие требования выполнены, т.к. при внутреннем аудите оценивается результативность и эффективность работы организации.
4.2.2. Руководство обеспечивает проведение действий по улучшению, вытекающих из результатов внутреннего аудита. Осуществляется гибкое планирование, с целью внесения изменений в акценты, исходя из выводов и объективных свидетельств, полученных в ходе аудита. Только проверенная информация становится свидетельством аудита, поэтому для получения достоверной информации аудитор использует различные методы сбора информации и несколько источников.
4.2.3. При разработке планов внутренних проверок учитываются соответствующие входные данные от областей, подлежащих аудиту, и других заинтересованных сторон на основе политики ТюмГУ.
4.2.4. Объекты рассмотрения при внутреннем аудите (продукция, процесс, СМК):
- результативное и эффективное внедрение процессов;
- возможности постоянного улучшения;
- возможности процессов;
- результативное и эффективное применение статистических методов;
- использование информационных технологий;
- анализ данных о затратах на качество;
- результативное и эффективное использование ресурсов;
- ожидания и результаты функционирования процессов и продукции;
- адекватность и точность измерения деятельности;
- деятельность по улучшению;
- отношения с заинтересованными сторонами.
5. Описание процесса «Внутренний аудит»
5
.1. Виды внутренних аудитов5.2. Общие принципы процесса «Внутренний аудит»
5.2.1. Плановый аудит процесса проводится не реже 1 раза в год. Внеплановый аудит процесса проводится по требованию владельца процесса либо вышестоящего руководителя. Для подготовки внепланового аудита отводится три календарных недели.
5.2.2. Программу проведения аудита ТюмГУ разрабатывает ОККО УМУ и утверждается проректором по УР. Заказчиком планового аудита является ректор. Программа аудита включает:
- цели аудита;
- объем аудита;
- проверяемое подразделение (процесс);
- ответственность по программе аудита в целом и по отдельным аудитам;
- документы для сравнения (процедуры и пр.), в соответствии с которыми должны проводиться аудиты;
- временной график;
- распространение отчета по аудиту.
5.2.3. Программа аудита планируется с учетом статуса и важности процессов, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов.
5.2.4. Записи по программе аудита:
- планы аудитов;
- отчеты по аудитам;
- отчеты о несоответствиях;
- отчеты о корректирующих действиях;
- записи об опыте работы аудиторов, о прохождении ими обучения, о результатах оценки их деятельности и компетентности;
- записи по результатам анализа программы аудита.
Последовательность действий при аудите
5.2.5. План аудита включает:
- цели и критерии аудита;
- объем аудита, включая указания должностных лиц, подразделений и процессов, подлежащих проверке;
- дату и место проведения аудита;
- время и место проведения мероприятий, связанных с аудитом, в том числе вступительного и заключительного совещаний.
Форма плана аудита представлена в приложении 1.
5.2.6. В состав группы аудиторов входят сотрудники, прошедшие обучение и имеющие право выступать в качестве внутренних аудиторов. Руководитель аудиторской группы назначается из числа внутренних аудиторов приказом ректора. Он распределяет обязанности между членами аудиторской группы с учетом особенностей различных областей проверки и личных качеств, знаний, умений и опята аудиторов. Аудиторы не проверяют свою собственную работу.
5.2.7. Решение о проведении аудита оформляется приказом ректора ТюмГУ, в котором указываются причины аудита (плановый, внеплановый), объект и цели аудита, создание рабочей группы для проведения аудита и ее состав, назначение главного аудитора, срок разработки и утверждения плана аудита.
5.2.8. Аудиторы рассылают по структурным подразделениям, где будет проходить аудит приказ.
5.2.9. Вступительное совещание проводится с участием руководства проверяемого структурного подразделения, лиц, ответственных за функции или процессы, подлежащих проверке. Схема вступительного совещания:
- приветствие, знакомство;
- уточнение целей, задач, объема аудита;
- обоснование причин, необходимости аудита (если требуется);
- определение преимуществ проведения аудита для подразделения, возможностей продвижения вперед, основываясь на результатах аудита;
- анализ имеющегося опыта участия в аудитах (негативного и позитивного), мотивирование на аудит, снятие страхов (если требуется);
- уточнение сроков, требуемых ресурсов, правил и порядка проведения аудита;
- обсуждение результатов предварительной проверки, снятие противоречий в их понимании (если это требуется);
- призыв к реальной поддержке.
5.2.10. Методы сбора информации:
- анализ документации;
- опрос;
- наблюдение за деятельностью сотрудников, выполняющих процесс;
- анализ полученной информации.
При необходимости, для получения дополнительной информации о степени удовлетворенности потребителя результатами деятельности процесса, аудиторами может быть затребована информация из других процессов и подразделений ТюмГУ.
Сбор и проверка информации осуществляется по следующей схеме
5.2.12. Аудиторы готовят заключения по результатам аудита, для этого обсуждаются и анализируются наблюдения аудита и информация, собранная в процессе аудита, делаются общие выводы о степени соответствия проверяемой деятельности критериям аудита, результативности внедрения, поддержания и совершенствования системы менеджмента, рекомендации по улучшению.
5.2.13. Заключительное совещание проводится в том же составе, что и вступительное. Руководитель аудиторской группы:
- представляет заключение по результатам аудита, наблюдения аудита, в том числе рекомендации по улучшению;
- согласовывает сроки представления и выполнения корректирующих действий по выявленным несоответствиям;
- отвечает на вопросы;
- обсуждает разногласия в отношении наблюдений аудита, заключений по результатам аудита;
- фиксирует расхождения во мнениях в протоколе и представляет на рассмотрение руководству университета.
5.2.14. После проведения аудита на объекте руководитель аудиторской группы с помощью членов группы составляет отчет по результатам аудита. Отчет содержит:
- название организации (подразделения) и заказчика;
- цель, объем аудита, план аудита;
- объединенные критерии по аудиту, согласно которым проводится аудит, включая список соответствующих документов;
- время и дата проведения аудита;
- аудиторы и участники;
- разъяснения относительно конфиденциальности;
- материал доклада по аудиту;
- обобщение процесса по аудиту, включая встречающиеся трудности;
- заключение аудита.
В отчете должен быть отражен и положительный опыт по функционированию СМК на проверяемом объекте.
5.2.15. Рассылка отчета по аудиту включает: проректора по УР, руководителя проверяемого объекта, начальника УМУ.
5.3. Компетентность и оценка аудиторов.
5.3.1. Аудитор должен быть этичным, дипломатичным, наблюдательным, проницательным, уметь работать в команде, обладать знаниями и умениями в следующих областях: принципы, процедуры и методы аудита, позволяющие аудитору выбирать, соответствующие различным аудитам и обеспечивают последовательность и систематическое проведение аудитов; система менеджмента и справочные документы, позволяющие аудитору понять объем аудита и применить критерии аудита.
5.3.2. Оценка аудиторов и руководителей аудиторских групп необходима для выявления потребности повышения квалификации профессиональных знаний и умений.
Этапы оценки аудиторов
| Номер этапа | Наименование этапа оценки | Состав оценки |
| Первый этап | Идентификация личных качеств, знаний и умений для удовлетворенности потребностей программы аудита | |
| Второй этап | Установление критериев оценки | Критерии могут быть количественными (время обучения и работы, количество проведенных аудитов), качественными (демонстрация личных качеств, знаний, умений, проявление умений в процессе подготовки, на рабочем месте) |
| Третий этап | Выбор соответствующего метода оценки | Анализ документов (проверить квалификацию аудитора), положительная и отрицательная обратная связь, собеседование, наблюдение, тестирование, анализ после аудита |
| Четвертый этап | Проведение оценки | Собранная информация о персонале сравнивается с критериями, установленными на втором этапе. Если персонал не соответствует критериям, то требуется дополнительная подготовка, опыт работы, после чего проводится повторная оценка |
Последовательность работ по проведению внутреннего аудита
| № | Наименование работ | Состав работ | Результат |
| 1 | Определение объекта и целей аудита | 1. Принятие решения о проведении аудита. Выбор объекта и целей аудита. 2. Назначение руководителя группы аудита и создание самой группы. | 1. Распоряжение о проведении аудита и создании группы аудиторов. |
| 2 | Планирование и организация аудита | 1. Получение предварительной информации о процессе. 2. Разработка и утверждение программы аудита у заказчика. 3. Выделение ресурсов, необходимых для проведения аудита. | 1. Разработка программы и сроков аудита. 2. Утвержденная программа. 3. Ресурсы выделены. |
| 3 | Предварительное ознакомление с процессом | 1. Проведение предварительного совещания с владельцем процесса. 2. Интервьюирование владельца и 1-2 специалистов процесса. | 1. Представление группы владельцу процесса. 2. Предварительное знакомство руководителя аудита с процессом. |
| 4 | Сбор и анализ документов по процессу. | 1. Сбор существующих документов по процессу. 2. Подготовка форм документов для сбора информации. 3. Анализ документов. | 1. Перечень документов процесса. 2. Формы сбора информации. |
| 5 | Подготовка к проведению аудита. | 1. Проведение инструктажа участников внутренней проверки. 2. Согласование сроков проведения интервью с руководством проверяемого процесса (подразделения, компании). | 1. Готовность группы. 2. Сроки и объем интервью согласованы. |
| 6 | Сбор информации о процессе. | 1. Проведение интервью с руководителями и специалистами процесса (подразделения, компании). 2. Обработка информации. | 1. Информация о существующем состоянии процесса (подразделения), формализованная с учетом требований п.п. 4.3. и 4.4. настоящего документа. 2. Перечень документов процесса. |
| 7 | Анализ полученных документов и подготовка отчета. | 1. Сопоставление требований к процессу и информации по описанию и регламентации процесса, полученной в результате аудита процесса. 2. Проведение заключительного совещания с владельцем процесса (компании, подразделения). 3. Формирование отчета. | 1. Отчет. |
| 8 | Сдача отчета заказчику. | 1. Презентация отчета заказчику. 2. Доработка отчета. | 1. Принятый заказчиком отчет. |
6. Ответственность
6.1. Ответственность и требования к планированию аудитов лежит на заведующем ОККО УМУ, начальнике УМУ.
6.2. Ответственность за проведение аудита несет руководитель группы аудиторов.
6.3. Общую ответственность за процедуру аудита несет проректор по УР.
7. Методика оценки результативности и эффективности процесса
7.1. Аудиторскую группу сопровождают наблюдатели, они не являются ее членами, не вмешиваются в проведение аудита, не влияют на его результаты. Их роль – оценить качество работы аудиторов на основе разработанных критериев (примерный перечень представлен в приложении 2) и доложить на заключительном совещании.
Приложение 1.
Утверждаю
______________
План
проведения внутреннего аудита
в ____________________________________________________
1. Основание для проведения аудита __________________________________
2. Период аудита: с ____________________ по _________________________
3. Цели и критерии аудита: Подтверждение того, что деятельность подразделения_____________________________________ и ее результаты удовлетворяют требованиям _________________________________________.
4. Объем аудита: Осуществление проверки по процессам (аспектам)
__________________________________________________________________
5. Руководитель аудиторской группы __________________________________
Аудиторы __________________________________________________________________
6. Ответственность за организацию аудита со стороны проверяемого подразделения несет_________________________________________________
7. Отчет о результатах аудита направить:
Руководителю проверяемого подразделения ____________________________
Представителю руководства__________________________________________
| 8. Расписание аудита | |||
| Время | Мероприятие | Место проведения | Процессы (аспекты) |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| Руководитель аудиторской группы ___________________________________ подпись | |||
Приложение 2.
Перечень критериев оценки работы аудиторов
| Критерий | Аудитор 1 | Аудитор 2 | Аудитор 3 |
| Коммуникабельность | | | |
| Умение задавать вопросы | | | |
| Взаимодействие в команде | | | |
| Умение слушать | | | |
| Компетентность в СМК | | | |
| Наблюдательность | | | |
Оценка осуществляется по десятибалльной шкале.
Наблюдатель ____________________ _______________
подпись расшифровка подписи