Автоматизации
| Вид материала | Документы |
- Главное событие промышленной автоматизации Урала, 54.58kb.
- 1 Значение автоматизации, 144kb.
- Экзаменационные вопросы по дисциплине «Автоматика и телемеханика систем газоснабжения», 37.76kb.
- Радиотехника система автоматизации управления радиочастотным спектром, 289.94kb.
- Основы промышленной автоматизации, 22.02kb.
- Игра №1. «Лягушачий концерт». (Автоматизация в открытых слогах), 58.09kb.
- 20 Системы автоматизации документооборота, 112.82kb.
- Ами на базе типовых аппаратных и программных средств, включающих аппаратно-программные, 35.23kb.
- Реферат по курсу : основы автоматизации систем управления тема: автоматизированное, 319.96kb.
- Центр компетенции по бюджетному учету, 22.67kb.
2.6. Справочник "Способы доставки"
Справочник Способы доставки предназначен для ведения перечня способов доставки документов корреспондентам, используемых в организации. Включает следующий набор атрибутов:
- Название – наименование способа доставки.
- Делопроизводственный индекс – индекс, который может использоваться при формировании номера документа и создании отчетов.
Для того чтобы создать, изменить или удалить способ доставки, используется меню Способы доставки (Рис. 15).
Рис. 15 – Окно, показывающее команды меню "Способы доставки"
2.7. Справочник "Номенклатура дел"
Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Для настройки справочника номенклатуры дел организации-пользователя используется справочник Номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется с учетом существующей структуры организации и обновляется ежегодно. Выбор номенклатуры дел за соответствующий год производится путем указания требуемого года в поле Год действия. Каждому подразделению соответствует своя номенклатура дел. Поле Выводить подразделения, имеющие дела используется для того, чтобы в поле подразделения выводились только те подразделения, для которых заведено хотя бы одно дело.
Окно настройки справочника (Рис. 16) разделено на две части. В верхней части окна отображается иерархическая структура подразделений, а в нижней – номенклатура дел текущего подразделения.
Рис. 16 – Окно с формой настройки атрибутов номенклатуры дел
Каждое дело представлено в системе набором следующих атрибутов:
- Подразделение – наименование подразделения, к которому приписывается номенклатура дел.
- Год действия – год, в котором использовалась номенклатура дел.
- Название/заголовок дела – наименование дела.
- Срок хранения – срок хранения документов, содержащихся в деле.
- Индекс дела – Делопроизводственный индекс дела, например, 13-1, где 13 – индекс подразделения и 1 – номер дела.
- Статьи: – ссылка на статьи перечня, по которому устанавливается срок хранения документов.
- Примечание – для записи комментариев по данному делу.
- Дело уничтожено/закрыто – индикатор, указывающий, что дело закрыто или уничтожено. Проставляется автоматически при уничтожении или закрытии дела.
- Информация об уничтожении/закрытии – поле, в котором автоматически указывается, номер, и дата акта, на основании которого дело закрыто или уничтожено.
- Примечание из Перечня – заполняется автоматически из классификатора Номенклатура после заполнения реквизита Название дела.
Добавлять, удалять и изменять параметры дела возможно с помощью раздела Номенклатура дел главного меню (Рис. 17).
Рис. 17 – Окно, показывающее команды меню "Номенклатура дел
Примечание:
- Система позволяет удалить только то дело, в котором не содержится документов.
2.8. Справочник "Рубрики"
В системе LanDocs можно проводить многоаспектное рубрицирование документов по различной тематике, используя рубрикатор – справочник Рубрики. Рубрики представляют собой, как правило, иерархически организованные понятия и могут использоваться для поиска документов, создания отчетов и т.д.
Справочник Рубрики имеет иерархическую структуру (Рис. 18).
Рис. 18 – Окно представления справочника "Рубрики"
Каждая рубрика характеризуется набором следующих атрибутов:
- Название – наименование рубрики;
- Родительская рубрика – наименование родительской рубрики.
Добавлять, удалять и изменять параметры рубрик возможно с помощью раздела Рубрики главного меню (Рис. 19).
Рис. 19 – Окно, показывающее команды меню "Рубрики"