Редакторы электронных таблиц
| Вид материала | Документы |
- Программа ms excel входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки, 127.81kb.
- «Построение таблиц истинности логических выражений с использованием электронных таблиц», 487.41kb.
- Лабораторная работа по теме «Построение таблиц истинности с помощью электронных таблиц, 32.44kb.
- Урок №15. Тема: «Текстовые редакторы», 75.16kb.
- Тема: Обработка данных средствами электронных таблиц. Excel 2010 (2ч), 32.95kb.
- Контрольная работа №1 для 9 класса. Задание №1: вычислить значения следующих выражений, 35.07kb.
- Назначение программы Microsoft Excel (или просто Excel ) и создание и обработка электронных, 184.32kb.
- «Использование электронных таблиц Microsoft Excel для компьютерного тестирования», 222.92kb.
- Лекции: 32 час, 114.28kb.
- Тематическое планирование учителя информатики, 167.57kb.
РЕДАКТОРЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ.
Таблицы пришли на ПК едва ли не раньше, чем текст. Ничего удивительного – ведь «компьютер» создавался прежде всего как «вычислитель», а не как заместитель пишущей машинки. И именно редакторы электронных таблиц ходили в лидерах программного рынка на заре компьютерной эры. Пользователь электронных таблиц, в отличие от работающего в Word «текстовика», живет уже не в одном, а в двух измерениях, и расставлять цифры по клеточкам таблицы, связывая и преобразуя их с помощью хитрых формул, для него не менее увлекательно, чем игра в шахматы.
Овладеть Excel «с наскока» получается лишь у немногих, разбираться со структурой и возможностями этой программы надо не спеша, обложившись толстыми справочниками… Или, по крайней мере, чаще нажимая на заветную клавишу F1.
MICROSOFT EXCEL.
Называть Excel просто «электронной таблицей» - все равно, что употребить в отношении Word термин «текстовый редактор». Вроде бы все сказано, а на самом деле ничего. Ибо по количеству возможностей, скрытым и открытым функциям и кругу решаемых задач Excel, вероятно, может обскакать тот же Word, не говоря уже об остальных программах.
И это не удивительно. Любой текстовый редактор, и Word в том числе, программа одномерная линейная. Пользователь же Excel живет и работает уже в двух измерениях, оперируя сотнями, а то и тысячами отдельных, автономных элементов информации. Рабочее поле Excel поделено вертикальными и горизонтальными линиями на прямоугольные ячейки. Объединенные по вертикали ячейки составляют столбцы, а по горизонтали – строки. В итоге у нас получается лист, разбитый на множество клеточек. А заполнить эти клеточки можно чем угодно – текстом, численными значениями, даже графикой. Правда, для того чтобы введенная вами информация обрабатывалась корректно, необходимо присвоить ячейке определенный формат:
1.Общий – эти ячейки могут содержать как текстовую, так и числовую информацию;
2.Числовой – для цифровой информации;
3.Денежный – для отображения денежных величин в заранее заданной пользователем валюте;
4.Финансовый – для отображения денежных величин с выравниванием по разделителю и дробной части;
5.Дата;
6.Время;
7.Процентный;
8.Дробный;
9.Экспоненциальный;
10.Текстовый;
11.Дополнительный – это формат используется при составлении небольшой базы данных или списка для ввода почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров.
Операцию эту, как и многие другие, можно выполнить с помощью Контекстного меню ячейки или выделенного фрагмента таблицы. При этом объект информации, которую вы можете внести в клетки рабочего поля Excel, не ограничен видимой площадью клетки: как столбцы, так и строки обладают способностью услужливо растягиваться под напором пользовательской фантазии.
Следующая ступень мастерства – связать отдельные клетки с цифрами невидимыми связями с помощью математических формул.
Excel оборудован множеством инструментов, которые позволяют программе во многом предугадывать желания пользователя. Например, в том случае, если вам необходимо выстроить столбец цифр, связанных между собой какой-нибудь простой формулой, будет вполне достаточно заполнить цифрами всего лишь три-четыре клетки в столбце. Теперь, если выделить мышкой этот мини-столбец, «зацепить» его за правый нижний угол и «растянуть» вниз, на всю длину нужного диапазона, то все оставшиеся пустыми клетки волшебным образом окажутся заполненными. И как раз по нужной формуле! В сложных случаях, когда ячейки в столбце связаны между собой более сложными связями, всегда можно вспомнить основы математики и присвоить клетке необходимую формулу.
Чтобы проиллюстрировать эти возможности Excel, вспомним старую притчу об изобретателе шахмат. Когда индийский раджа, которого и одарил новой игрушкой мудрец, вполне закономерно пожелал воздать интеллектуально одаренному гражданину должное. Во вполне осязаемой материальной форме. Но на вопрос владыки – «Что пожелаешь ты за такое диво», скромный старец попросил лишь… немного зерна. Точнее, такое ее количество, которое может поместиться на шахматной доске, если на первой клетке будет лежать всего одно зернышко, на второй – вдвое больше, на третьей – вдвое больше, чем на второй. И так далее. Посмеялся раджа над чудаком и приказал наскрести в одном из самых пустых амбаров требуемое количество семенного материала. Ах, если бы он владел простыми правилами алгебры… Или хотя бы имел в распоряжении Excel. Поставим себя на место раджи и прикинем, насколько решил облегчить закрома индийского народа нахальный мудрец. Итак, откроем лист в Excel и в первую ячейку (А1) внесем цифру 1 – именно столько зерен будет лежать на первой клетке. Теперь, выделив щелчком вторую клетку столбца, с номером 2А, отправим курсор в строку, отмеченную знаком = (она находится непосредственно над полем с клеточками и предназначена как раз для записи формул). В строке впишем формулу, устанавливающую зависимость второй клеточки от первой. Кстати, при записи формул необходимо поставить перед ними знак =, чтобы Excel смог отличить формулу от простой текстовой записи: =А1*2.
После нажатия кнопки ввода во второй клеточке столбца, в полном соответствии с формулой, появится число 2.
Отлично… Только неужели нам придется производить столь нудные действия и с оставшимися 62 клетками. Ничуть не бывало. Выделите клетку, которой мы присвоили формулу, подцепим мышкой правый нижний угол этой клетки и, держа нажатой левую кнопку мышки, потянем ее вниз по столбцу… До тех пор, пока курсор не остановится на клетке с номером А64. Теперь, отпустив кнопку мышки вы присвоите всем выделенным вами ячейкам формулу для первоначальной клетки… С одной маленькой поправкой в формуле для каждой новой клетки в столбце будет фигурировать клетка – предшественница, а не первоначальная клетка А1. Это преобразование Excel выполнит автоматически. Итак, у нас получился ряд из 64 клеток, в каждой из которых вписано число, соответствующее количеству зерен, которые нам с вами необходимо выдать изобретателю. Не мешало бы только узнать общую сумму… И это просто! Поставьте курсор на пустую клетку под рядом цифр и нажмите кнопку S (сумма) на панели инструментов Excel. Программа моментально сложит сумму чисел в столбце и выдаст нам обескураживающий результат – 18 446 744 073 709 600 000 зерен!... Чтобы доказать радже, что для выплаты затребованного первым шахматистом гонорара ему бы пришлось опустошить закрома всего мира, советникам потребовалось несколько недель. Мы же, с помощью Excel, раскусили хитрость всего за пару минут – и это лишь самая простая демонстрация его возможностей.
Безусловно, Excel может работать не только с простыми таблицами. Текст в Excel – такой же равноправный элемент, как и цифры, так что вы с легкостью можете изготавливать в этом редакторе практически любые платежные и бухгалтерские документы. Созданный вами документ вы можете сохранить в виде шаблона. Кстати, сам Excel располагает приличным количеством шаблонов российских платежных документов – вплоть до счета за коммунальные услуги, авансового отчета и доверенности. Excel может составлять графики и диаграммы и даже работать с географическими картами! Все эти различные виды документов, располагающихся на отдельных листах Excel, могут объединяться в рамках более сложной структуры книги. Книга – это основной тип документа. Книга состоит из отдельных листов, каждый из которых может представлять из себя отдельный документ. Механизм связей Excel безотказно работает в пределах не только одного листа, но и целой книги. Безусловно описанные функции и возможности далеко не исчерпывают всего богатства Excel. Есть ли у Excel альтернатива? В мире – сколько угодно. Россия, увы, может представить разве что табличный модуль Лексикон – XL. Это мощнейшее средство создания и обработки электронных таблиц и финансовых документов с успехом применяется в средних, крупных и очень крупных предприятиях.
ОСНОВНЫЕ ПРИЕМЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ.
- Рабочая книга.
Рабочая книга Excel, так же как и документ Word, создается автоматически при запуске программы. Внимательно рассмотрев кнопки на панелях инструментов, вы найдете знакомую кнопку Создать. Она действует так же, как и текстовом редакторе Word: создает новую рабочую книгу, не закрывая старой.
1.1.Создание новой рабочей книги:
Способ 1 (если программа закрыта).
1.Щелкните мышью по кнопке Пуск.
2.Переместите указатель мыши на стоку Программы, но не нажимайте на клавиши мыши, а дождитесь, когда слева появится дополнительное меню.
3.Щелкните по строке Excel.
Способ 2.
1.Щелкните мышью по кнопке Создать.
Сохранение документа осуществляется также, как и документа Word.
1.2.Сохранение рабочей книги.
Способ 1.
1.Щелкните по кнопке Сохранить.
2.Выберите папку для хранения рабочей книги.
3.По умолчанию рабочей книги Excel хранятся в папке Мои документы.
4.Если нужной папки нет, то щелкните по кнопке Создать папку и напишите ее название.
5.Затем щелкните по любому свободному месту и еще раз – по новой папке.
6.В поле Имя файла напишите название рабочей книги.
7.Щелкните по кнопке Сохранить в окне диалога.
Способ 2.
1.Щелкните по кнопке Сохранить.
Если нужно продолжить работу с рабочей книгой, то просто откройте повторно уже созданную рабочую книгу.
1.3.Открытие рабочей книги.
Способ 1.
1.Откройте меню Файл.
2.Щелкните по имени рабочей книги в нижней части меню.
Способ 2.
1.Щелкните по кнопке Открыть на панели инструментов.
2.В окне диалога Открытие документа найдите имя нужного файла и щелкните по нему мышью.
3.Щелкните по кнопке Открыть в окне диалога.
Способ 3.
1.Щелкните по кнопке Пуск.
2.Переместите указатель мыши на строку Документы и дождитесь появления справа дополнительного меню.
3.Щелкните по имени рабочей книги.
4.Только что созданная рабочая книга Excel содержит три листа. В нижнем левом углу вы увидите ярлычки с названием «Лист 1», «Лист 2», «Лист 3». Такие названия листов не дают никакого представления об информации, хранящейся на листах. Если дважды щелкнуть мышью по ярлычку, он изменит цвет. Теперь вы можете написать осмысленное название. Чтобы оно «приклеилось» к ярлычку, щелкните мышью в любом месте листа.
Трех листов может оказаться мало для работы, но всегда можно добавить число листов.
Тут же перед открытым листом появится новый, чистый лист.
Даже если вставленный лист оказался не там, где вы хотите, его легко поставить на место. Установите указатель мыши на ярлычок листа, нажмите на левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместите ярлычок на новое место. Там и отпустите левую клавишу мыши.
Удаление листа – это одна из немногих операций, которую отменить нельзя. Если лист пустой, то его удаление не несет никакого урона. Но если вы удалите лист, содержащий информацию, то потеряете все.
Добавление листа в книгу.
1.Щелкните по ярлычку листа, перед которым нужно вставить новый лист.
2.Откройте меню Вставка.
3.Щелкните по строке Лист.
Удаление листа из книги.
1.Щелкните по ярлычку листа, который нужно удалить.
2.Откройте меню Правка.
3.Щелкните по строке Удалить лист.
4.Подтвердите удаление щелчком по кнопке ОК.
Переименование листа в книге.
1.Дважды щелкните по ярлычку листа, который нужно переименовать.
2.Напишите новое название листа.
3.Щелкните по любому месту рабочего листа.
Перемещение листа в книге.
1.Перетащите мышью ярлычок листа на новое место.
2.Основы создания и редактирования таблиц.
По своей структуре рабочий лист Excel очень напоминает таблицу Word. Отличие, которое сразу бросается в глаза, - заголовки строк и столбцов. Второе заметное отличие состоит в очень большом числе строк и столбцов. 256 столбцов (от А до IV) и 65536 строк дают возможность ввести информацию в 16 777 216 ячеек. Каждая ячейка имеет адрес, который состоит из названия столбца и номера строки, в которых расположена ячейка. Например, самая первая ячейка рабочего листа имеет адрес А1, а последняя IV 65536.
И так, рабочее поле листа состоит из ячеек. Одна из ячеек активна, на ней стоит указатель – жирная рамка. Чтобы сделать активной другую ячейку, необходимо щелкнуть по ней мышью (другой вариант- воспользоваться клавишами управления курсором).
Как было сказано выше, рабочая книга состоит из листов. Перейти на нужный лист можно щелчком по его ярлычку.
2.1.Ввод текста.
Ч
тобы ввести в ячейку текст, ее необходимо сделать активной (щелкнув по ней мышью). После этого вы можете вводить текст самым обычным образом: Управление курсором и удаление символов – стандартные. Обратите внимание: как только вы начали вводить текст, рамка активной ячейки приняла другой вид, в Строке формул появился вводимый текст. Кроме того, слева в Строке формул появились две кнопки. Первая - с красным крестом – позволяет отменить ввод, вторая - С
зеленой галочкой – принять. Если вводимый текст не помещается в ячейке, его продолжение будет расположено поверх следующих ячеек, если они пустые. В противном случае если соседняя ячейка не пустая текст будет как бы обрезаться, полностью его можно будет увидеть только в Строке формул.Окончить ввод можно нажатием клавиши Enter или щелчком по кнопке с зеленой галочкой, в Строке Формул, либо сделать активной другую ячейку.
2.2.Ввод чисел.
Числа вводятся так же, как и текст: При этом программа пытается представить число таким образом, чтобы оно полностью помещалось в ячейке. Если же это не удается, то вместо числа выводятся символы #.
2.3.Ввод формул.
Кроме текста и числа ячейка может содержать формулу, т.е. ее содержимое будет вычисляться с учетом значения других ячеек. При вводе формулы строку надо начать с символа = (равно).
После этого символа можно ввести саму формулу, причем, если вы ссылаетесь на какую-либо ячейку, необходимо задать ее адрес. Например, если в третьей ячейке должна вычисляться сумма первых двух ячеек (все из первой строки), вы должны ввести формулу =А1+А2.
Регистр при вводе адреса ячеек значения не имеет. Адреса ячеек пишутся по-английски.
Другой вариант задания адреса ячейки во время ввода формулы – в нужный момент щелкнуть по необходимой ячейке. Ее адрес автоматически будет указан в формуле.
Ввод формулы заканчивается нажатием клавиши Enter или щелчком по кнопке
с зеленой галочкой, в Строке формул, либо сделать активной другую ячейку.Если ячейка содержит формулу, то в ней выводится вычисленное значение, увидеть саму формулу можно в Строке формул.
2.4.Редактирование содержимого ячейки.
Для редактирования ячейки с уже введенной информацией вы должны дважды щелкнуть по ней мышью. Далее процесс редактирования происходит обычным образом.
Другой вариант – сделать ячейку активной и отредактировать ее содержимое в Строке формул. В этом случае, если ячейка содержит формулу, будет подсвечено расположение аргументов данной формулы.
2.5.Удаление содержимого ячейки.
Еще одним вариантов редактирования является удаление содержимого ячейки. Для этого надо сделать активной нужную ячейку (щелкнув по ней мышью) и нажать клавишу Del. Другой вариант – щелкнув по ячейке правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать опцию Очистит содержимое.
Также можно воспользоваться опцией Очистить пункта меню Правка – в открывшемся дополнительном меню укажите, что вы хотите удалить.
2.6.Ввделение группы ячеек.
Часто бывает нужно провести операцию не с одной, а несколькими ячейками. Если это так, их надо предварительно выделить. Для выделения всего столбца достаточно щелкнуть мышью по его имени (А, В, С и т.д.). Если необходимо выделить сразу несколько столбцов, протащите мышь по соответствующим именам. Для выделения строки достаточно щелкнуть мышью по имени строки. Для выделения группы строк протащите по ним мышь.
Выделить произвольный блок можно протаскиванием мыши. При этом выделенные ячейки будут объединены рамкой, ячейка, с которой начали выделение, не изменит цвет, а все остальные станут инверсными.
Другой вариант – сделать активной ячейку в начале предполагаемого выделения, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, расширить выделение с помощью клавиш управления курсором.
Выделить разрозненные ячейки можно щелчком, а при необходимости протаскиванием мыши, при нажатой клавише Ctrl.
Выделить все ячейки листа удастся, щелкнув мышью по месту пересечения строки с именем столбцов и столбца с именами строк.
Снять выделение можно щелчком в любом месте листа.
2.7.Одновременный ввод данных в несколько листов рабочей книги.
Если вы хотите ввести данные сразу в несколько листов рабочей книги, эти листы необходимо предварительно выделить. Таким способом удобно, например, вводить одинаковые заголовки таблицы, расположенной на нескольких листах.
Перед вводом данных в конкретный лист рабочей книги не забудьте снять выделение со всех остальных листов.
2.8.Ввод информации одновременно в несколько ячеек.
1.Выделите диапазон ячеек, в которые вводится одна и та же информация.
2.Напишите текст, число или формулу.
3.Нажмите одновременно Ctrl и Enter.
2.9.Автозаполнение.
1.Введите слово или число в ячейку.
2.На панели инструментов щелкните по кнопке Ввод.
3.Установите указатель мыши на маркер автозаполнения.
4.Нажмите на левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместите указатель мыши на последнюю ячейку заполнения диапазона.
2.10.Перенос текста по словам.
1.Щелкните правой клавишей мыши по ячейке.
2.В контекстном меню щелкните по строке Формат ячеек.
3.В окне диалога Формат ячеек щелкните по ярлычку вкладки Выравнивание.
4.Установите флажок Переносить по словам.
5.Щелкните по кнопке ОК.
2.11.Изменение ширины столбцов и высоты строк.
В процессе составления таблицы может возникнуть ситуация, когда данные или текст не помещаются по ширине в столбцах. Это неудобство достаточно просто исправить. Вы должны установить маркер мыши на строку заголовков столбцов непосредственно на границу с соседними столбцами. Маркер при этом примет вид двусторонней стрелки. После этого достаточно перетащить границу на новое место.
По такому же принципу можно изменять и высоту строк. Разумеется, мышь надо установить на границу строк в столбцу заголовков.
Изменить ширину столбцов и высоту строк можно также выбрав команду горизонтального меню Форматировать. Опцию Столбцы или Строки, в зависимости, от того, что вам нужно изменить. В Строках выбрать пункт Высота, в Столбцах – соответственно Ширина.
2.12.Копирование, перемещение и удаление содержимого ячеек.
Одним из наиболее частых операций с ячейками являются операции копирования, перемещения и удаления их содержимого.
Чтобы скопировать содержимое ячеек, их необходимо выделить, затем щелкнуть по кнопке [Копировать] Стандартной Панели Инструментов (опция Копировать пункта меню Правка). После этой операции содержимое ячеек будет помещено в буфер обмена. Далее вам необходимо сделать активной ту ячейку, куда вы хотите скопировать содержимое, и щелкнуть кнопку [Вставить] Стандартной Панели Инструментов (опция Вставить пункта меню Правка). Копия содержимого ваших ячеек появится на новом месте.
Ячейки, содержимое которых находится в буфере обмена, обводятся переливающейся пунктирной линией.
2.13.Вставкаи удаление ячеек, строк и столбцов.
Вставка ячеек, строк и столбцов.
Довольно часто в процессе редактирования надо вставить в таблицу дополнительные ячейки, строки или столбцы.
Для вставки ячейки вы должны установить указатель в то место, где она должна появится и воспользоваться опцией Ячейки пункта меню Вставка. В открывшемся диалоговом окне необходимо указать, куда сдвигать ячейки (Ячейки со сдвигом вправо или Ячейки со сдвигом вниз).
Если вы установите переключатель в положение Строку или Столбец, вместо отдельной ячейки будут вставлены соответственно строка или столбец. Более простой способ вставить эти фрагменты – выбрать соответственно опции Строки или Столбцы пункта меню Вставка.
Для вставки ячеек, строк и столбцов вы также можете воспользоваться опцией Добавить ячейки контекстного меню.
Удаление ячеек, строк и столбцов.
Не менее часто бывает нужно удалить лишние ячейки, строки или столбцы.
Для удаления ячейки вы должны установить на нее указатель и воспользоваться опцией Удалить пункта меню Правка. В открывшемся диалоговом окне укажите, куда сдвигать ячейки.
Если вы установите переключатель в положение Строку или Столбец, будут удалены соответственно строка или столбец.
Перед удалением вы можете выделить несколько ячеек, они все будут удалены.
Если перед удалением были выделены строка или столбец, то после опции Удалить пункта меню Правка, они будут удалены без дополнительного запроса.
При удалении надо соблюдать известную осторожность, т.к. можно нарушить правильность формул, ссылающихся на удаляемые ячейки.
Для удаления ячеек, строк и столбцов также можно воспользоваться опцией Удалить контекстного меню.
2.14.Примечания к ячейкам.
При работе с большой таблицей достаточно просто запутаться и потерять важные данные. Чтобы избежать подобных ситуаций, можно добавить к ключевым ячейкам примечания.
Добавления примечаний.
Если вы хотите добавить примечания к ячейке, сделайте ее активной и воспользуйтесь опцией Примечание пункта меню Вставка. Рядом с этой ячейкой откроется небольшое окно, в котором можете ввести необходимый текст. Для окончания ввода достаточно щелкнуть по другой ячейке.
Другой способ добавить примечание – опция Примечание контекстного меню.
Просмотр примечаний.
Если ячейка содержит примечание, то в ее правом верхнем углу имеется маленький красный треугольник. Для просмотра примечания достаточно подвести к такой ячейке указатель мыши и задержать его там буквально на мгновение.
Если вы хотите, чтобы примечание к ячейке постоянно было на экране, воспользуйтесь опцией Отобразить примечание контекстного меню. Скрыть отображаемое примечание можно с помощью опции Скрыть примечание контекстного меню.
Изменение примечаний.
Для изменения примечания к ячейке, сделайте ее активной и воспользуйтесь опцией Изменить примечание меню Вставка, она заменит ранее находившуюся там опцию Примечание.
Другой вариант – опция Изменить примечание контекстного меню.
Удаление примечаний.
Удалить ставшее ненужным примечание можно с помощью опции Очистить пункта меню Правка, в открывшемся подменю необходимо выбрать вариант Примечания.
Другой вариант – опция Удалить примечание контекстного меню.
2.15.Автозаполнение ячеек данными и формулами.
Заполнение ячеек данными.
Часто при составлении таблиц данные, идущие последовательно, должны располагаться в соседних ячейках. Примером таких данных могут служить номера строк, месяцы года, дни недели и т.п.
Конечно, можно ввести все данные и вручную, но разумнее воспользоваться функцией заполнения и тем самым сократить время этой работы.
Для заполнения ячеек данными следует ввести несколько первых значений. Обычно бывает достаточно 2-3-х, но все зависит от сложности структуры данных. Затем следует выделить ячейки с введенными значениями, ухватиться мышью за правый нижний угол рамки выделения (там имеется маленький квадратик, маркер мыши при этом должен принять вид креста) и протащить рамку по всем ячейкам, подлежащим заполнению.
Прогрессия.
Вызвать функцию заполнения также можно с помощью опции Заполнить пункта меню Правка.
Прогрессия – позволяет заполнить выделение различными видами прогрессий (исходя из начальных значений, заданных в выделении).
Заполнение ячеек формулами.
При составлении больших таблиц бывает нужно просчитывать одни и те же формулы для разных строк или столбцов. Работая в Excel, можно упростить такую операцию, заполнив ячейки формулами. Заполнение ячеек формулами практически не отличается от заполнения данными.
2.16. Формулы и функции, использование мастера функций.
Мы уже обсуждали возможности ввода простых формул. Как говорилось выше, любую формулу при вводе надо предварять символом = (равно).
Ввод и редактирование формул.
При вводе формулы строку надо начать с символа = (равно). После этого символа можно ввести саму формулу, причем, если вы ссылаетесь на какую-либо ячейку, необходимо задать ее адрес.
В формулах допустимы только некоторые операции: указание диапазона, отрицательного числа, процента, математические операции и операции сравнения.
Отвечающие за данные действия операторы перечислены ниже, в порядке убывания приоритета.
Операторы связи:
: - диапазон (значения от и до);
; - объединение (первое, второе, третье и т.д. значения).
Оператор знака:
- - отрицательное число.
Оператор процента:
% - данные представлены в процентах.
Математические операторы:
- возведение в степень;
*- умножение;
/ - деление;
+ - сложение;
-- - вычитание.
Операторы сравнения:
< > - не равно;
<= - меньше или равно;
>= - больше или равно;
= - равно;
< - меньше;
> - больше.
Чтобы изменить отношение операторов, т.е. они будут выполняться первыми, нужно взять вычисляемые выражения в круглые скобки.
Например, в формуле =(А1+А2)*(А3+А4) первыми будут вычисляться выражения в скобках, т.е. суммы.
Таким образом, в общем случае в программе Excel действуют все правила математики.
Автосуммирование.
Одной из самых распространенных операций является суммирование значений нескольких ячеек. В Excel для этого предлагается весьма простой способ.
Вы должны сделать активной ячейку, в которой будет подсчитана сумма, а затем щелкнуть по кнопке [Автосумма] Панели Инструментов Стандартная.
На экране появится тонкая переливающаяся линия, охватывающая область суммирования. Если выделенная область вас устраивает, нажмите клавишу Enter или щелкните по кнопке [Ввод]
.Указание диапазона.
Во многих функциях в качестве аргументов могут использоваться данные не только из одной конкретной ячейки, но и из целого диапазона.
Диапазон идущих подряд ячеек указывается так: адрес первой ячейки диапазона, двоеточие, адрес последней ячейки диапазона. Например: В2:С10.
Ячейки, идущие не подряд, перечисляются через точку с запятой. Например: В2;С10;Д11.
Также разрешается комбинировать оба способа задания диапазона ячеек.
Мастер функций.
Конечно, суммирование – далеко не единственная функция, используемая в расчетах. Программа Excel содержит большое количество разнообразных математических, статистических, логических и многих других функций. Вам остается только задать значения их аргументов. Делается все это с помощью мастера функций.
Вызвать мастер функций можно щелчком по кнопке [Вставка функций] Панели Инструментов Стандартная. Другой вариант – опция Функция пункта меню Вставка. Предварительно не забудьте сделать активной ячейку, в которой должна располагаться формула с нужной функцией. На экране откроется окно мастера функций.
Сначала в поле Категория выберите группу, к которой относится искомая функция, а в поле Функция укажите ее имя.
Если имя вам ничего не говорит, обратите внимание на нижнюю часть окна: там выводится подсказка о выполняемых данной функцией действиях. Если и этой информации оказалось недостаточно, щелкните по кнопке [Помощник].
После того как формула выбрана, необходимо щелкнуть по кнопке [ОК]: таким образом вы перейдете к следующему шагу.
Второй шаг мастера функций состоит из задания аргументов. Для этого используется палитра формул.
2.17.Абсолютные и относительные адреса ячеек.
В большинстве случаев в формулах используются относительные адреса ячеек, которые автоматически корректируются при заполнении ячеек формулами.
Но иногда необходимо, чтобы при заполнении формулами адреса некоторых ячеек оставались неизменными. В этом случае должен использоваться абсолютный адрес ячейки.
Для указания, что адрес ячейки не должен изменяться, его надо привести с символом доллара ($).
$A$11 – указан абсолютный адрес (при заполнении он не будет изменяться);
А11 – указан относительный адрес (при заполнении он начнет изменяться);
$A11 – указан смешанный адрес (при заполнении имя столбца изменяться не будет, а имя строки будет корректироваться);
A$11 – указан смешанный адрес (при заполнении имя строки изменяться не будет, а имя столбца начнет корректироваться).
2.18.Сообщения об ошибках.
В ячейках таблицы могут появиться следующие сообщения об ошибках:
#### - самое распространенное сообщение. Появляется когда число или календарная дата не помещаются в ячейке целиком.
#ЗНАЧ! – в формуле или в функции, входящей в формулу, используются аргументы недопустимого типа.
#ДЕЛ/0! – производится попытка деления на 0.
#ИМЯ! – в формуле используется неизвестное Excel имя функции.
#Н/Д – появляется, когда для вычисления формулы нет данных.
#ССЫЛКА! – появляется, когда ячейка, на которую ссылалась формула, была удалена, или в нее поместили содержимое другой ячейки.
#ЧИСЛО! – имеются трудности при вычислениях, например формула возвращает слишком маленькое или слишком большое число.
#ПУСТО! – задано перечисление двух областей, не имеющих общих ячеек.
Кроме ошибок, представленных выше, есть еще одна, специфическая. Это ошибка циклической ссылки. Она появляется, если в ячейке вычисляется формула, ссылающаяся сама на себя, напрямую или через другие ячейки, т.е. в качестве одного из аргументов формулы используется ее вычисленное значение.
2.19.Форматирование содержимого таблиц.
Чтобы сделать таблицу более наглядной, можно ввести различные элементы форматирования.
Изменение шрифта.
Разрешается модифицировать шрифт и его размер, причем это будет относиться как к текстовым, так и у цифровым данным.
Выравнивание.
Допускается расположение данных и текста в левой части, по центру, в правой части ячейки и даже в центре нескольких ячеек.
По умолчанию цифры выравниваются по правому краю ячейки, а текст – по левому.
Задание разделительных линий в таблице.
По умолчанию в таблице отсутствуют разделительные линии (границы ячеек). Для придания таблице красивого и легко читаемого вида их можно ввести. Делается это с помощью кнопки [Границы] панели инструментов Форматирование. Данная кнопка состоит из двух частей: собственно кнопки и раскрывающегося списка.
Все вышеперечисленные, а также некоторые другие варианты оформления можно задать через опцию Ячейки пункта меню Формат через пункт Формат ячеек контекстного меню.
2.20.Автоформат.
Еще один способ красиво и, самое главное, быстро оформить таблицу представляет функция Автоформата. Чтобы отформатировать таблицу, ее нужно выделить, а затем воспользоваться опцией Автоформат пункта меню Формат.
2.21.Построение диаграмм.
Без преувеличения можно сказать, что построение диаграмм – одна из наиболее часто используемых возможностей Excel.
Обычно создаются с помощью мастера диаграмм. Вызвать его можно с помощью опции Диаграмма пункта меню Вставка, или щелчком по кнопке [Мастер диаграмм] Панели инструментов Стандартная.
Перед созданием диаграммы рекомендуется выделить область рабочего листа, содержащую необходимые данные. Это избавит вас от необходимости указывать диапазон данных.
На первом шаге (всего четыре) предлагается выбрать внешний вид диаграммы.
Переход к следующему шагу мастера диаграмм осуществляется с помощью кнопки [Далее].
Общее количество шагов и текущий шаг выводятся в заголовке мастера диаграмм.
На втором шаге на вкладке Диапазон данных необходимо указать диапазон данных.
На вкладке Ряд разрешается уточнить имя каждого из радов данных, а также указать данные, используемые в качестве Подписи оси Х.
Третий шаг предоставляет вам возможность оформить элементы диаграммы в соответствии со своим вкусом.
Назначение отдельных вкладок диалогового окна следующее:
Заголовки – позволяет указать названия диаграммы и ее осей;
Оси – задание вывода тех или иных осей;
Линии сетки – позволяет задать разлиновку диаграммы;
Легенда – дает возможность вывести легенду (краткую справку по диаграмме).
Подписи данных – вывод точных значений данных непосредственно на диаграмме;
Таблица данных – дает возможность расположить значения для каждого ряда данных в сетке под диаграммой.
И наконец, на последнем, четвертом, шаге от вас требуется уточнить, где будет расположена диаграмма. Вы можете Поместить диаграмму на листе: Отдельном или Имеющемся. После щелчка по кнопке [Готово] создание диаграммы закончено.
Редактирование диаграммы удобно производить с помощью панели инструментов Диаграмма.