Geum.ru

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вид материалаДокументы

Содержание


Почему необходима выверка.
Подобный материал:
Ответы

на часто задаваемые вопросы


  1. Почему не импортируются РУПы.

Учебные планы формируются факультетами в виде Excel-файлов определенного формата. Формат этих файлов единый и факультетами, в целом, соблюдается. Структура представления информации в таком документе, вероятно, отвечает задачам контроля соответствия учебного плана требованиям действующих стандартов. Однако, сложившаяся практика наполнения этой структуры информацией не позволяет формальным образом сформировать индивидуальные планы студентов по модулям и семестрам, на их основе провести учет и контроль успеваемости, сформировать дипломы. Происходит это по следующим причинам:
  1. Каждый учебный план представляет собой Excel-файл, не связанный на уровне данных с другими такими же файлами и с общими классификаторами. По этой причине связать полученные из такого файла записи с общевузовскими справочниками кафедр и дисциплин представляет проблему. При наличии любой опечатки, пропущенного пробела или несовпадения регистра символов дисциплина не будет идентифицирована с записью справочника. Даже в случае планов, разработанных в автоматизированной системе (разработка ф-та бизнес-информатики) такие расхождения нередки. Эта система хотя и идентифицирует несоответствие, но позволяет сохранить результат. К тому же связь плана со справочником кафедр и дисциплин не осуществляется постоянно. Если план уже сохранен, а кафедра или дисциплина была переименована после этого, на файле с планом это никак не отразится, если пользователи сами явно не осуществят повторный контроль и сверку.
  2. Отнесение дисциплины к тому или иному разделу плана (ОПД, дисциплины по выбору, факультативы) не всегда однозначно говорит о том, является ли дисциплина обязательной для всех студентов. Бывают случаи, когда дисциплины, отнесенные к дисциплинам по выбору или факультативам, на самом деле должны быть назначены всем студентам, обучающимся по плану.
  3. Строка плана в существующем формате соответствует одной дисциплине. Однако для формирования испытаний студентов нужна информация не только о дисциплине, но и об отдельных испытаниях по ней в определенных учебных периодах (например, зачет во 2 модуле + экзамен в 5 модуле). В ходе расчета рейтинга оценка студента должна умножаться не на величину кредита за всю дисциплину, а на часть кредита, приходящуюся на испытание. Информация об испытаниях в существующем формате представлена, однако сложна для анализа в связи с тем, что записывается строкой цифр (цифра обозначает номер модуля или семестра), часто в одной ячейке. В случае описки, пропуска запятой и проч. также может возникнуть неоднозначность автоматизированного толкования записи.
  4. Курсовые работы часто «спрятаны» в записях дисциплин как одна из форм текущего контроля. «Размазанность» курсовой работы по разным дисциплинам обозначается звездочками, формальный анализ которых затруднен. Однако в большинстве случаев по курсовым работам предусмотрена самостоятельная отчетность и отдельная оценка (не поглощаемая оценкой по дисциплине), которая должна быть учтена в анализе успеваемости и попасть в определенный раздел диплома. Иногда же курсовые работы действительно представлены отдельной строкой (например, «Междисциплинарная курсовая»). В этом случае трудно формально идентифицировать, что это именно курсовая работа, а не дисциплина с таким названием.
  5. Записи о практиках и курсовых работах (в случае, если они представлены отдельной строкой), как правило, не снабжены информацией о модуле (семестре), в котором предусмотрен рубежный контроль и выставление оценки. Это не позволяет осуществить контроль возникновения задолженности по практике (курсовой).
  6. Итоговая аттестация в учебном плане выражается одной строкой вида: «Итоговая государственная аттестация, в том числе защита выпускной квалификационной работы (магистерской диссертации)». Однако на самом деле в этом скрывается как минимум два этапа: итоговый госэкзамены (по предмету или по специальности) и подготовка и защита ВКР. Эти этапы могут быть запланированы в разных модулях, студенты получают за них разные оценки, которые отражаются в разных разделах диплома.
  7. Строки плана часто снабжены сносками (звездочками), которые несут очень важную информацию для формирования индивидуальных планов студентов, но которые практически невозможно проанализировать формально. Например, встречаются сноски следующего содержания:

- студенты выбирают одну дисциплину из четырех трудоемкостью 162 часа и одну дисциплину из шести трудоемкостью 108 часов (кроме дисциплин, относящихся к «своей» специализации);

- студенты выбирают пять дисциплин трудоемкостью 54 часа каждая (кроме дисциплин, относящихся к «своей» специализации) – три в 3 модуле и две в 5 модуле.
  1. Число зачетных единиц (кредитов), выделенных на дисциплину плана, представлено в одном столбце. В случае если дисциплина не учитывается в текущем рейтинге, для нее устанавливается значение 0. Однако бывают случаи, когда дисциплина не учитывается в текущем, но учитывается в кумулятивном рейтинге (например, английский язык). Информация о таких случаях в учебном плане отсутствует.


Все вышеперечисленные проблемы говорят о том, для обеспечения «работы» учебного плана в учебном процессе после его утверждения он должен заноситься в систему более подробно – необходимо наличие дополнительных полей, не предусмотренных действующим форматом. Выгрузить данные из более подробной структуры в требуемый формат не составит проблемы. Обратный же процесс крайне затруднен и нежелателен по причинам:

- очень высокой трудоемкости;

- снижения целостности хранимых данных;

- необходимости процедур дополнительной ручной выверки, которые нуждаются в разработке дополнительных механизмов и регламентации.


В связи с этим в 2006/2007 году учебные планы заносились в систему АСАВ вручную после их утверждения. Опыт 10 факультетов и отделений показал, что эта работа не представляет сложности и не занимает слишком много времени. К ней могут быть подключены технические исполнители.


  1. Почему необходима выверка.

Выверка данных должна производиться в случае, когда контингент студентов факультета не заносится в систему АСАВ вручную, а импортируется из внешних систем (Access, Excel). Выверка необходима по следующим причинам:
    1. В системах класса Excel и Access требования к полноте и целостности данных гораздо ниже, чем в системе АСАВ, функционирующей на базе промышленных технологий реляционных баз данных.
    2. В связи с тем, что система АСАВ общевузовская, в ней разработана иная структура справочников и классификаторов, чем в системах, работавших на отдельных факультетах.
    3. Система на базе MS Access, которая разрабатывалась и сопровождалась одним специалистом, несмотря на это не является единой. Каждый факультет имеет базу данных, никак не связанную с другими факультетами. Структура данных в этих базах существенно разнится. Не менее сильно разнятся степень ее наполнения данными, целостность и корректность этих данных. Зачастую требуемых для работы системы АСАВ данных в базах факультетов просто нет.
    4. Учебных планов как таковых в системах на базе Access не хранится. Вместо этого хранится перечень испытаний, которые назначаются студентами. Распределение часов и кредитов по испытаниям осуществлялось пользователями вручную без процедур контроля. По этой причине в базах факультетов присутствуют ошибки, не позволяющие корректно формировать рейтинги, дипломы и прочие отчетные документы. Практика работы пользователей с этой системой зачастую заключалась в правке отчетных документов, а не в исправлении данных в базе, благодаря чему, пользователем было «просто и удобно» в ней работать, но ошибки в данных накапливались в течение нескольких лет.


В ходе внедрения системы мы имели дело как со случаями импорта из Access с дальнейшей выверкой (факультеты ГиМУ, Социологии, Прикладной политологии, Менеджмента, Психологии, Права), так и со случаями ручного ввода информации (факультет Бизнес-информатики, Отделение журналистики). Случаи ручного ввода прошли успешно и не заняли слишком много времени. На сегодня на факультетах БИ и ОДиПЖ мы имеем данные, пригодные как для формирования дипломов, так и для анализа успеваемости и формирования рейтингов за прошлые периоды обучения. На факультетах, шедших по пути выверки данных, удалось добиться полноты данных, достаточной для формирования дипломов (без привязки к периодам обучения). Для анализа успеваемости за прошлые периоды будет необходима дополнительная работа в 2007/2008 учебном году.