Geum.ru

Дипломна робота на тему: Валютно-розрахункові операції комерційних банків

Вид материалаДиплом

Содержание


Рис. 2.6. Відкриття та авізування акредитивів за 2006 рік [104, 89]
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9

Рис. 2.6. Відкриття та авізування акредитивів за 2006 рік [104, 89]


Як ми бачимо за 1 квартал 2006 року системою КБ “Фінанси та кредиту” відкрито і авізовано акредитивів в гривні на суму 50,77 млн. грн.

За підсумками роботи РП по акредитивах за 1 квартал видно, що по системі банку кількість авізованих акредитивів, як і раніше значно перевищує кількість відкритих акредитивів - 123 авізованих проти 29 відкритих.

Крім умов акредитива заява-повідомлення PC повинна містити інформацію про проходження клієнтом валютного контролю, а також умови надання покриття або коштів для проведення платежу (в разі відкриття непокритого акредитива). В разі відкриття акредитива без надання фінансового покриття в головний банк на момент виникнення зобов'язань за акредитивом, повідомлення повинно містити інформацію.

Після отримання аутентованої заяви-повідомлення про відкриття акредитива (покритого чи непокритого) від PC, УМФТіДО головного банку виконує його обробку за такою схемою: перевірка правильності оформлення заяви-повідомлення (дотримання стандартів, наявність дат та референсу PC, дані про відправника, умови надання покриття або коштів для проведення платежу, умови оплати комісій та витрат); аналіз умов акредитива; визначення підтверджуючого банку (у разі необхідності); отримання покриття або дозволу на відкриття акредитива на непокритій основі; формування повідомлення на авізуючий / виконуючий банк про відкриття акредитива.[115,389]

Строк обробки заяви наказодавця банком згідно з Постановою НБУ складає 3 дні, з котрих: перший день відводиться на обробку заяви клієнта регіональною структурою; другий день — на аналіз заяви-повідомлення регіональної структури головним банком, відкриття рахунку для переведення покриття та виявлення можливих розбіжностей та повідомлення про них PC; третій день - відводиться для переказу покриття наказодавцем на рахунок покриття та для підготовки і відправки працівником УФМТіДО Головного банку аутентованого повідомлення про відкриття акредитива на авізуючий банк

В разі відкриття акредитива без надання покриття на момент виникнення зобов'язань дозволяється перевищення вказаного строку для отримання необхідних дозволів, узгоджень та інших заходів, передбачених чинними кредитними процедурами банка. При дотриманні стандартів оформлення заяви-повідомлення PC, умов надання покриття УФМТіДО головного банку здійснює відкриття акредитива після повного завершення обробки такої заяви-повідомлення.[79] Факт відкриття акредитива підтверджується телекомунікаційним повідомленням "Підтвердження про виконання інструкцій" (acknowledgement), яке відсилається УФМТіДО головного банку до PC, згідно інструкцій якої було відкрито акредитив. Повідомлення є стандартизованим (Додаток 4).

В разі невірного оформлення заяви-повідомлення, будь-яких невідповідностей та незрозумілих інструкцій, непереказу покриття (у випадку покритого акредитива), несплати необхідних комісій УФМТіДО Головного банку не здійснює відкриття акредитива, про що сповіщає Регіональну структуру телекомунікаційним повідомленням з зазначенням підстав невиконання інструкцій. Таке повідомлення відсилається одразу по закінченню обробки заяви-повідомлення.

По кожному відкритому акредитиву згідно з умовами Положення НБУ формується справа як в PC, так і в ГО, котра повинна містити всі документи, пов'язані з операцією. PC має зберігати в справі всі первинні документи: (заява клієнта про відкриття акредитива; копія контракту; копії платіжних доручень та меморіальних ордерів, що свідчать про сплату комісій та переказ покриття (в разі відкриття покритого акредитива); листи клієнта щодо відкриття акредитива; копії повідомлень до ГБ; копії повідомлень УФМТіДО, що можуть стосуватися зауважень ГБ щодо тексту, виконання або інших умов акредитива, які треба виправити).[79]

Головний банк формує справу, яка має містити всі повідомлення, що стосуються операції, документи, що свідчать про сплату комісії та переказ покриття. Вибір підтверджуючого банку за акредитивною операцією, рамбурсуючого банку при підтвердженні акредитива проти рамбурсного зобов'язання третього банку та призначення інструкцій по виконанню акредитива здійснюється УФМТіДО головного банку. Для цілей уникнення будь-яких затримок при відкритті акредитива, або змін підтверджуючого банку, регіональна структура має узгоджувати вибір підтверджуючого або рамбурсуючого банків до оформлення заяви клієнта про відкриття акредитива і має відправити в заяві повідомленні регіональної структури раніше узгоджений підтверджуючий або рамбурсуючий банк, якщо такі є необхідними при операції. PC в процесі підготовки заяви-повідомлення про відкриття акредитива може отримати консультацію по телефону або іншому телекомунікаційному каналу з приводу призначення підтверджуючого / виконуючого банку, способу виконання та інструкцій щодо виконання. В разі, якщо клієнт та/або PC самостійно призначають підтверджуючий банк (або виконуючий банк та/або банк, який підтверджує рамбурс) і це розходиться з існуючими критеріями головного банку по вибору банків для підтвердження акредитивів (відсутність встановлених лімітів за документальними операціями, кореспондентських відносин, інше) та інструкцій по виконанню, УФМТіДО в процесі перевірки заяви-повідомлення PC про відкриття акредитива виконує запит до регіональної структури з пропозицією своєї схеми підтверджуючого та виконуючого банків. В разі незгоди з запропонованою схемою головний банк і регіональна структура спільно з наказодавцем визначають компромісний варіант, який, тим не менш, не розходиться з критеріями головного банку по даному питанню.[30,98]

Акредитив відкривається тільки при отриманні відповіді від PC у вигляді аутентованого телекомунікаційного повідомлення про згоду з запропонованою схемою. Це питання може бути вирішено по телефону з подальшою висилкою регіональною структурою дубліката заяви-повідомлення про відкриття акредитива з зазначенням нових інструкцій по підтверджуючому / виконуючому банку або тільки виправлених пунктів в тексті акредитива. Акредитив відкривається після отримання та перевірки головним банком цього дубліката повідомлення. При відкритті акредитива з підтвердженням іноземним банком УФМТіДО взаємодіє з департаментом Back-Office в процесі контролю дотримування лімітів, що встановлені банком Фінанси та кредит на інші банки.

Покриття за акредитивною операцією повинно надаватися в валюті, відповідній до валюти акредитива. Покриття повинно надаватися шляхом переказу наказодавцем коштів покриття на спеціальний рахунок, який відкриває відповідальний працівник УФМТіДО головного банку для кожного акредитива окремо і повідомляє його номер регіональній структурі телекомунікаційним повідомленням або іншим шляхом. Строк відкриття рахунку та повідомлення його номеру регіональній структурі складає один день від дня отримання заяви-повідомлення про відкриття акредитива. Повідомлення регіональною структурою номеру рахунка наказодавцю має бути здійснено не пізніше 13 години наступного дня за днем повідомлення головним офісом інформації щодо номера рахунку. Якщо сума акредитива зазначена з толерансом (+/-%), то розмір покриття повинен забезпечувати максимальні зобов'язання Фінанси та кредиту за фінансовою операцією. В окремих випадках дозволяється інший спосіб надання покриття за узгодженням з начальником УФМТіДО. Головний банк не несе відповідальності за збитки, пов'язані із затримкою відкриття акредитива з причини несвоєчасного і неповного надання покриття. Підставою для внесення змін до акредитива є телекомунікаційне повідомлення "заява-повідомлення про внесення змін до акредитива" (Додаток 5), належним чином оформлене та аутентоване, яке надійшло з регіональної структури до головного банку. Це повідомлення формується PC на підставі відповідного листа-заяви наказодавця про внесення змін до умов акредитива у відповідності до встановленої стандартної форми (Додаток 6), та, якщо такі зміни передбачені внесеними змінами до контракту, то крім листа-заяви про внесення змін до акредитива клієнт повинен надавати до PC відповідні зміни до зовнішньоекономічного контракту.

При внесені змін до умов акредитива, які передбачені відповідними змінами контракту, відповідальний працівник PC має перевірити такі зміни в контракті на відповідність валютному законодавству та проаналізувати операцію на критерії фінансового моніторингу.[70, 216]

Після отримання аутентованого повідомлення про внесення змін до акредитива УФМТіДО головного банку здійснює його обробку за такою схемою: правильність складання заяви-повідомлення регіональної структури (умови надання покриття або коштів для проведення платежу (якщо необхідно), дані про відправника, умови оплати комісій та витрат); перегляд умов, що змінюються (коректність щодо поточних умов акредитива, ясність інструкцій, відповідність УПДА No.500, редакція 1993р.).

Крім умов змін до акредитиву заява-повідомлення PC повинна містити інформацію про проходження клієнтом валютного контролю, а також умови надання покриття або коштів для проведення платежу (в разі зміни непокритого акредитива) при збільшенні суми акредитиву.

Строк обробки листа-заяви наказодавця про внесення змін до умов акредитива складає 2 дні, з яких: перший день відводиться на аналіз умов змін в PC, підготовку та відправлення повідомлення про внесення змін на адресу головного банку; другий день — на обробку головним банком заяви-повідомлення PC, аналіз змін, підготовку та відправлення повідомлення на адресу іноземного банку.[64,68]

При дотриманні всіх вимог та умов до оформлення заяви-повідомлення про внесення змін (описані вище в цьому розділі) головний банк формує і відправляє повідомлення про зміни документального акредитива. По факту виконання інструкцій головний банк відсилає в регіональну структуру стандартизоване телекомунікаційне повідомлення "Підтвердження про виконання інструкцій" (Додаток 7).

Якщо в результаті перевірки заяви-повідомлення PC про внесення змін до акредитива виявлені розбіжності в умовах, незрозумілі інструкції або помилки у використанні стандартів, УФМТіДО Головного банку не приймає повідомлення про внесення змін до акредитива в роботу. При цьому головний банк надсилає до PC телекомунікаційне повідомлення про затримку або відмову від виконання інструкцій із зазначенням причин не пізніше дня наступного за днем отримання відповідного повідомлення від PC.

Якщо зміни передбачують збільшення суми покритого акредитива, РС в заяві-повідомленні повинна зазначити інформацію про надання додаткового покриття, яке надається аналогічно умовам надання покриття при відкритті акредитива КБ “Фінанси та кредит”.

При внесенні змін в умови акредитива має бути зроблена відповідна позначка в журналі відкритих акредитивів. Всі заяви клієнтів та копії повідомлень повинні зберігатися у сформованій за операцією справі. Запити за імпортними акредитивами і відповіді на них між головним банком та регіональними структурами виконуються у вигляді аутентованих телекомунікаційних або письмових повідомлень у вільному форматі (додаток 8). В процесі проведення акредитивної операції РС може виконувати запити про статус операції.. Запит виконує регіональна структура (сторона, яка надає інструкції по запиту) у вигляді аутентованого телекомунікаційного повідомлення на підставі письмового прохання наказодавця. Такий запит направляється на адресу головного банку (сторона, яку запитують). Якщо для отримання інформації по запиту головний банк повинен звертатися до іноземного банку (третя сторона), задіяного в акредитивній операції, запит набуває характеру розслідування. При необхідності отримання інформації або повноважень від наказодавця, запит виконує головний банк (сторона, яка надає інструкції по запиту) на адресу регіональної структури (сторона, яку запитують). Сторона, яку запитують, несе відповідальність за своєчасне виконання інструкцій за запитом та передавання відповідним чином оформленої відповіді стороні, яка надає інструкції по запиту, від третьої сторони, наказодавця, тощо. Якщо отримати відповідь неможливо, сторона, яку запитують, повинна сповістити сторону, яка надає інструкції по запиту, про неможливість отримання інформації по запиту, причинах цього, подробицях проведення запиту. Строк обробки запиту – на протязі 2 робочих днів з моменту отримання повідомлення в відповідному відділі. Якщо отримання інформації по запиту пов’язано зі зверненням до наказодавця, сторона, яку запитують, (головний банк або регіональна структура) повинна обробити запит у відповідності до вказаних вище термінів и вислати відповідне телекомунікаційне повідомлення.[77, 33] Контроль за отриманням інформації від клієнта повинна здійснювати сторона, яку запитують. В залежності від виду зв'язку з наказодавцем та характеру запиту, інформація може бути запитана у вигляді усного, письмового або телекомунікаційного запиту. Якщо відповідь від Клієнта може бути прийнята в усній формі, це повинно окремо обумовлюватися в повідомленні про запит. При відсутності такого застереження відповідь має бути отримана від наказодавця лише в письмовому або телекомунікаційному вигляді. Повідомлення, які містять в собі запит, повинні бути оформлені у відповідності до вимог цих положень та повинні надсилатися у форматі повідомлення вільної форми (Додаток 7).

Виконання імпортного акредитива може здійснюватися згідно з умовами акредитива: банком-емітентом (головним банком); виконуючим банком (який є підтверджуючим або авізуючим за акредитивом). При виконанні імпортних акредитивів головним банком, УФМТіДО здійснює перевірку наданих документів на відповідність: умовам акредитива; вимогам УПДА; міжнародним стандартам банківської практики з перевірки документів за документальними акредитивами (далі МСБП). По закінченню перевірки при відповідності документів вищезазначеним умовам головний банк здійснює переказ грошей з рахунку покриття (акцепт трат, прийняття зобов'язань по відстроченому платежу) на користь бенефіціара згідно з умовами акредитива за реквізитами, наданими в супроводжувальному листі / або аутентованому повідомленні банку бенефіціара.[59,11]

У випадку, якщо документи не відповідають умовам акредитива, вимогам УПДА та МСБП головний банк формує і надсилає аутентоване телекомунікаційне повідомлення на адресу банку бенефіціара, з якого були отримані документи, з переліком розбіжностей в наданих документах та зазначенням, що документи знаходяться у розпорядженні бенефіціара, "Повідомлення про відмову" (Advice of refusal) - Додаток 4. Одночасно головний банк має направити на адресу PC "Повідомлення про розбіжності" (Додаток 5) з переліком розбіжностей в наданих документах та з зазначенням, що документи знаходяться в розпорядженні бенефіціара, для отримання інформації від наказодавця про прийняття документів з розбіжностями або про відмову сплачувати такі документи. В день отримання "Повідомлення про розбіжності" PC повинна передати це повідомлення наказодавцю для отримання його подальших інструкцій щодо документів з розбіжностями. Строк для обробки документів за імпортним акредитивом в УФМТіДО (включаючи повідомлення наказодавцю та банку бенефіціара про розбіжності в документах) не повинен перевищувати 7 банківських днів з дня, наступного за днем отримання документів в головному банку. В разі, якщо повідомлення від банку бенефіціара з інструкціями про повернення документів з розбіжностями для їхньої заміни було отримано головним банком раніше за відповідь наказодавця щодо подальших дій з такими документами, то головний банк має діяти згідно з інструкціями банку бенефіціара, повідомивши про це PC. При отриманні такого повідомлення від головного банку PC повинна негайно проінформувати наказодавця. У разі перевірки замінених документів і виявленні їх такими, що відповідають умовам акредитива, УГІДА та МСБП, головний банк здійснює переказ коштів згідно з інструкціями банку бенефіціара. В разі, якщо банк-емітент отримав повідомлення від PC зі згодою наказодавця щодо прийняття документів з існуючими розбіжностями (Додаток 6), то головний банк діє згідно з інструкціями банку бенефіціара та умовами акредитива: переказує гроші з рахунку покриття (акцептує трати, приймає зобов'язання по відстроченому платежу). У випадку, коли УФМТіДО отримує повідомлення від PC з остаточною відмовою наказодавця прийняти документи з існуючими розбіжностями, то відповідальний працівник головного банку повинен відправити документи на адресу банку бенефіціара і в супроводжувальному листі указати, що наказодавець відмовився прийняти такі документи. При виконанні імпортних акредитивів не банком-емітентом головний банк діє як сторона, яку запитують. В разі отримання від виконуючого банку (за умови, що грошове покриття не було надано такому банку або рамбурсуючому банку, або за умови, що цей виконуючий банк не є підтверджуючим) "Повідомлення про прийняття документів, що відповідають умовам акредитива" (Advice of Payment/Acceptance/Negotiation), головний банк має діяти згідно з умовами акредитива: переказує гроші з рахунку покриття (акцептує трати, приймає зобов'язання по відстроченому платежу або негоціює).

В разі отримання від виконуючого банку "Повідомлення про документи з розбіжностями" (Advice of Discrepancy), головний банк передає таке повідомлення до PC для отримання інструкцій наказодавця щодо його рішення прийняти документи з розбіжностями чи відмовитись від них. Після отримання відповіді клієнта, належним чином оформленої на фірмовому бланку підприємства та підписаної відповідальною особою, яка має право підпису, регіональна структура надсилає на адресу УФМТіДО повідомлення з інформацією про відповідь наказодавця. На підставі повідомлення, отриманого від PC, головний банк надсилає повідомлення до виконуючого банку з інструкціями наказодавця щодо документів з розбіжностями.

Для цілей цих положень акредитив без надання фінансового покриття в головний банк на момент виникнення зобов'язань по ньому вважається акредитивом без покриття. Відкриттю акредитива без покриття передує проведення заходів відповідно до кредитних процедур, включаючи оцінку фінансового стану наказодавця, отримання рішення спеціального колегіального органу (відповідного кредитного комітету), погодженого, у разі необхідності, з наглядовою радою, оформлення застави та ін. Заходи виконуються згідно з "Посібником з кредитних процедур в системі КБ “Фінанси та кредит”, а також с урахуванням інших нормативних документів, які регламентують кредитну політику банку. Загальний перелік документів, необхідних для надання в УФМТіДО: договір комісії про відкриття акредитива; протокол засідання відповідного кредитного комітету щодо дозволу на відкриття такого акредитива; експертне заключення по оцінці забезпечення зобов'язань за акредитивом; оцінка фінансового стану позичальника; забезпечення договору комісії; договір застави майнових прав на товар + договір відступлення права вимоги; договір застави товару в обороті + договір страхування майна; договір іпотеки (земельної ділянки, нерухомого майна) + договір страхування майна; договір застави автотранспорту + договір страхування предмету застави; договір застави майна + договір страхування предмету застави; договір закладу + договір страхування предмету застави; договір твердої застави + договір страхування предмету застави; договір застави векселів; договір поруки; заява-повідомлення про відкриття акредитива, надіслана до УФМТіДО від PC.

Відповідальний працівник регіональної структури узгоджує з УФМТіДО можливість відкриття акредитива без надання покриття згідно зі зверненням клієнта про відкриття акредитива. У випадку неможливості випуску акредитива на умовах заяви наказодавця, відповідальний працівник PC зв'язується з наказодавцем та узгоджує нові умови акредитива. Після визначення можливості відкриття акредитива без надання покриття, з наказодавцем підписується комплект договорів про відкриття акредитива та договорів (зазначені вище), що забезпечують зобов'язання наказодавця за договором комісії про відкриття акредитива. Після виконання підготовчих операцій, PC направляє до головного банку заяву-повідомлення про відкриття акредитива шляхом передачі аутентованого телекомунікаційного повідомлення .Одночасно PC направляє до УФМТіДО копії документів, які забезпечують зобов'язання наказодавця, у відсканованому вигляді або факсом. У випадку необхідності внесення змін до умов акредитива, які впливають на основні фінансові параметри та/або умови операції (наприклад, суму та/або строки зобов'язань), здійснюються заходи згідно з кредитними процедурами, встановленими в КБ “Фінанси та кредит”, а також вносяться відповідні доповнення до договорів, які укладені з наказодавцем.

При відкритті акредитива без покриття УФМТіДО взаємодіє з Департаментом Back-Office в процесі контролю дотримування лімітів при проведенні активних операцій у відношенні наказодавців та лімітів повноважень керівників PC та лімітів, що встановлені КБ “Фінанси та кредит” на інші банки. В разі розгляду заяви клієнта на суму, що перевищує ліміт повноважень регіональної структури, відповідальний співробітник PC виконує узгодження заяви відповідно до встановлених процедур делегування повноважень регіональним структурам. В будь-яких випадках, коли покриття за акредитивом не надається до головного банку, заява PC на випуск акредитива без покриття повинна містити повноваження для УФМТіДО на дебетування рахунку PC для проведення платежу по акредитива. Надання коштів до моменту здійснення банком платежу за акредитивом здійснюється клієнтом у валюті акредитива на спеціальний рахунок, відкритий в головному банку, номер якого повідомляється регіональній структурі телекомунікаційним повідомленням або іншим зручним засобом. У випадку неготовності наказодавця надати кошти на момент здійснення платежу за акредитивом і здійснення платежу банком, відшкодування витрат банку клієнтом-резидентом може здійснюватися без наявності індивідуальної ліцензії НБУ тільки в національній валюті України. При цьому УФМТіДО дебетує рахунок регіональної структури на суму документів та можливих комісій. В обов'язки регіональної структури входить вимога та отримання таких коштів від наказодавця.

Робота за імпортним акредитивами здійснюється наступним шляхом: в залежності від умов акредитива головний банк може виступати (авізуючим банком, виконуючим банком, підтверджуючим та виконуючим банком, банком, що здійснює рамбурс, банком, який підтверджує рам бурс).[115, 510]

Згідно з рішенням головного банку регіональній структурі можуть бути делеговані наступні функції: авізування акредитива, часткове або повне виконання акредитива. Операції щодо здійснення рамбурсу та підтвердження рамбурсу регіональними структурами не виконуються і цим Положенням не регламентуються. PC, залучена до операції за експортним акредитивом, вважає акредитив оперативним інструментом, якщо його отримано з УФМТіДО головного банку з дотриманням всіх правил аутентування телекомунікаційних повідомлень. Якщо акредитив було отримано на паперовому носії, то разом з текстом акредитива має бути надісланий аркуш-додаток про авізування експортного акредитива та аутентоване телекомунікаційне повідомлення головного банку. В цих повідомленнях окрім оригінального змісту акредитива з банку-емітента повинна бути інформація про референс акредитива головного банку, чи підтверджується акредитив головним банком або авізується без зобов'язань з його боку, чи є акредитив оперативним інструментом або авізується в інформаційному порядку. Якщо акредитив було авізовано в інформаційному порядку, в повідомленні повинні бути викладені причини подібного авізування. Строк обробки повідомлення про авізування експортного акредитива в головному банку складає 1 робочий день з моменту отримання такого повідомлення в УФМТіДО головного банку. Якщо отримане повідомлення від іноземного банку про відкриття акредитива потребує перевірки тестових ключів (перевірка на аутентованість повідомлення), текст акредитива передається на регіональну структуру тільки після підтвердження коректності ключування або з обов'язковою позначкою "тільки для інформації". Перевірка на аутентованість стосується також експортних акредитивів, отриманих на паперових носіях. Строк авізування головним банком акредитивів, що потребують перевірки тестових ключів, складає один день після отримання аутентованого повідомлення від іноземного банку-емітента з підтвердження аутентованості повідомлення про акредитив. Підрозділ, який займається документальними операціями в PC, повинен перевірити повідомлення, що надійшло від головного банку, на відповідність вимогам, які були викладені в попередньому абзаці. В разі виявлення незрозумілих інструкцій та розбіжностей, регіональна структура повинна звернутися до головного банку за роз'ясненнями. Після перевірки повідомлення регіональна структура здійснює подальше авізування експортного акредитива бенефіціарові у відповідності до наданих головним банком інструкцій. Після завершення операції авізування PC відправляє до головного банку належним чином оформлене повідомлення "Підтвердження про виконання інструкцій" (Додаток 3) з обов'язковим зазначенням: референсу PC; та номеру розподільчого рахунку бенефіціара у відповідній валюті; базового номеру бенефіціара.

Строк обробки повідомлення в PC - на протязі 1 робочого дня з моменту надходження в підрозділ, відповідальний за роботу по документарним операціям в PC.

Якщо акредитив отримано регіональною структурою з іншого банку безпосередньо, відповідальний працівник PC має сповістити УФМТіДО головного банку про отримання повідомлення або тексту акредитива на паперовому носії від іноземного банку, не авізуючи при цьому акредитив бенефіціару. Сповіщення відбувається шляхом передачі до головного банку належним чином оформленого телекомунікаційного повідомлення, яке містить в собі наступну інформацію: референс PC; інформацію за отриманим акредитивом: номер акредитива (референс банку-емітента); банк-емітент; наказодавець за акредитивом; бенефіціар; банк, з якого надійшов акредитив та його референс; сума та валюта акредитива; термін дії; виконуючий банк та підтверджуючий банк (якщо такий є), чи є бенефіціар за акредитивом клієнтом PC. Крім того регіональна структура зобов'язана передати копію акредитива до головного банку (електронною поштою, якщо акредитив прийшов у вигляді телекомунікаційного повідомлення або по факсу). Після проведення роботи по отриманій інформації головний банк надсилає до PC повідомлення з інструкціями про подальшу роботу за даним акредитивом. Термін обробки повідомлень в головному банку складає 1 робочий день з моменту отримання повідомлення в УФМТіДО. Під час прийняття документів за експортними акредитивами PC, в залежності від умов виконання акредитива, повинна діяти наступним чином:
  • у випадку якщо акредитив виконується не в КБ “Фінанси та кредит”, відіслати документи у виконуючий банк кур'єрською поштою (DHL, UPS або еквівалентною) з супроводжувальним листом електронна копія супроводжувального листа в текстовому форматі повинна бути надіслана до головного банку із зазначенням номеру поштової накладної у день відправки документів. Перед відправкою документів PC робить їх копії (щонайменше інвойсу та транспортного документу) та зберігає з іншими документами по справі;
  • у випадку, якщо виконуючим банком є КБ “Фінанси та кредит”, передати документи з супроводжувальним листом до головного банку кур’єрською поштою або нарочним;
  • у випадку, якщо PC уповноважена на самостійне виконання акредитива, розпочати процедуру виконання акредитива;
  • у випадку, якщо PC уповноважена на часткове виконання акредитива, передати документи факсимільним зв'язком до головного банку з відповідним супроводжувальним листом та розпочати процедуру часткового виконання акредитива.
  • при виконанні експортних акредитивів головним банком, УФМТіДО здійснює перевірку наданих документів на відповідність умовам акредитива, вимогам УПДА та МСБП. По закінченню перевірки головний банк повідомляє її результати регіональній структурі, звідки були отримані документи.
  • у випадку, якщо документи не відповідають умовам акредитива, вимогам УПДА та МСБП, головний банк формує і надсилає аутентоване телекомунікаційне повідомлення до PC з переліком розбіжностей в наданих документах та зазначенням, що документи знаходяться у розпорядженні бенефіціара - сторони, що надала документи, "Повідомлення про відмову" (Додаток 4).

В день отримання "Повідомлення про відмову" PC повинна передати це повідомлення бенефіціару або стороні, яка надавала документи, та зробити запит про подальші інструкції відносно документів з розбіжностями. У випадку неможливості передачі повідомлення бенефіціару, PC повинна негайно проінформувати про це головний банк. Оплата, акцепт трат або прийняття зобов'язань по відстроченому платежу при цьому не відбувається. При отриманні відповідних повноважень бенефіціара, отриманих через PC або безпосередньо, головний банк має право: повернути документи бенефіціару через PC або особі, яка вповноважена бенефіціаром на отримання документів, або вислати повідомлення до банку-емітента з інформацією про документи, надані з розбіжностями з переліком таких розбіжностей, та запитом про оплату документів з розбіжностями, та/або відправити документи до банку-емітенту з інструкціями видати їх проти платежу (на базі інкасо). Якщо документи надані без розбіжностей, оплата відбувається згідно з інструкціями про платіж, наданими в тексті акредитива. Якщо PC уповноважена на самостійне виконання експортного акредитива, перевірка документів здійснюється підрозділом PC, який відповідає за роботу з документальними операціями. Інформація про результати перевірки надається бенефіціару та головному банку шляхом відповідного телекомунікаційного повідомлення. Якщо документи відповідають умовам акредитива, повідомлення PC до головного банку повинно мати в собі заяву, що надані документи повністю відповідають умовам акредитива.[78, 301] Крім того, повідомлення має містити дані по документах: дата надання; перелік документів; дата відвантаження за транспортними документами; сума документів; дані про перевірку документів (прізвище та телефон виконавця, що робив перевірку з кола співробітників підрозділу, відповідального за проведення роботи по документарним операціям у регіональній структурі; прізвище та телефон контролера за перевіркою документів начальник відділу/сектору документальних операцій, міжнародних розрахунків або валютного відділу). На підставі цього повідомлення головний банк на протязі 1 дня з моменту його отримання в УФМТіДО здійснює роботу з виконання платежу відповідно з інструкціями банку-емітента за акредитивом. При закінченні роботи з наданими документами за експортним акредитивом PC відсилає оригінали документів до банку-емітента. Документи відправляються належним чином оформленими з супроводжувальним листом регіональної структури з зазначенням номера поштової накладної. Копії комерційних рахунків і транспортних документів та електронна копія супроводжувального листа у текстовому форматі - до головного банку для обліку операції. При вимозі головного банку PC повинна бути готовою надіслати копії всіх наданих клієнтом документів до УФМТіДО по вказаному засобу телекомунікації. Якщо документи не відповідають умовам акредитива, PC передає "Повідомлення про відмову" (відповідно до статті 14d УПДА) бенефіціару або стороні, яка надавала документи, та здійснює роботу з документами: повертає їх для доопрацьовування клієнту або тримає у розпорядженні бенефіціара / сторони, що надала документи. При цьому PC в той же день передає до УФМТіДО "Повідомлення про розбіжності" (Додаток 5), копію "Повідомлення про відмову" (Додаток 4) з інформацією про документи, працівників, що здійснювали їх перевірку, дату повернення документів для доопрацьовування.

На підставі повноважень з PC, головний банк відправляє до банку-емітента запит про прийняття/оплату документів з розбіжностями. На підставі повноважень бенефіціара, PC може відіслати документи до банку-емітента з інструкціями видати їх проти платежу (на базі інкасо). Електрона копія супроводжувального листа у текстовому форматі повинна бути направлена до головного банку з зазначенням номера поштової накладної. Якщо PC уповноважена на часткове виконання акредитива, робота регіональної структури здійснюється аналогічно вищенаведеній роботі по самостійному виконанню акредитива за винятком: при наданні документів за експортним акредитивом, PC передає документи до головного банку факсимільним зв'язком з відповідним супроводжувальним листом, що зазначає, окрім усього іншого, ті зовнішні ознаки документів, які не можуть бути переданим по факсу (наявність підчисток, виправлень, оригінальних позначок та ін.); рішення про відповідність або невідповідність документів умовам акредитива приймається тільки по узгодженню з головним банком, підтвердженому відповідним електронним повідомленням на адресу PC; в листуванні з бенефіціаром виконуючим банком визначається головний банк.

При передачі документів до головного банку окрім факсимільного зв'язку, можливо використання еквівалентних методів передачі зображення (наприклад, сканування та подальша передача електронною поштою у вигляді графічного файла). У випадку неможливості здійснити якісну передачу документів до головного банку технічними засобами, які є в наявності в PC, документи відправляються для виконання до головного банку. Строк для обробки документів за експортним акредитивом (включаючи повідомлення бенефіціару про розбіжності в документах, якщо такі є) не повинен перевищувати 7 банківських днів з дати надання документів до виконуючого банку. Запити за експортними акредитивами та відповіді на них між головним банком та регіональними структурами виконуються у вигляді аутентованих телекомунікаційних або письмових повідомлень. В особливих випадках по узгодженню сторін запити та пов'язані з ними відповіді можуть виконуватися з використанням факсимільних апаратів. В процесі проведення акредитивної операції PC може здійснювати запити про статус операції. Запит здійснює PC (сторона, яка надає інструкції щодо запиту) на підставі письмового прохання бенефіціара у вигляді аутентованого телекомунікаційного повідомлення, яке направляється до головного банку (сторона, яку запитують). Якщо для отримання інформації за запитом головний банк повинен звертатися до іноземного банку (третя сторона), який приймає участь в акредитивній операції, запит набуває характеру розслідування. У разі необхідності отримання інформації або повноважень від бенефіціара (третя сторона), запит здійснює головний банк (сторона, яка надає інструкції щодо запиту) через регіональну структуру (сторона, яку запитують). Сторона, яку запитують, несе відповідальність за своєчасне виконання інструкцій щодо запиту та передавання відповідним чином оформленої відповіді від третьої сторони. Якщо отримати відповідь неможливо, сторона, яку запитують, повинна сповістити сторону, яка надає інструкції щодо запиту, про неможливість отримання інформації за запитом, причинах цього, подробицях проведення запиту. Строк обробки запита - на протязі 2 робочих днів з моменту отримання повідомлення у відповідному відділі. Якщо отримання інформації за запитом пов'язано зі зверненням до третьої сторони, сторона, яку запитують, головний банк (або Регіональна структура) повинен опрацювати запит у відповідності до вказаних вище термінів и вислати телекомунікаційне повідомлення "Підтвердження виконання інструкцій" (Додаток 3). Контроль за отриманням інформації від третьої сторони повинна здійснювати сторона, яку запитують. В залежності від виду зв'язку з третьою стороною інформація може бути запитана у вигляді письмового або телекомунікаційного запиту на третю сторону. Регіональна структура здійснює операції за документальними акредитивами на підставі положення про філію та письмового дозволу, погодженого з територіальним управлінням Національного банку України, на проведення операцій з валютними цінностями і операції за дорученням клієнтів або від свого імені з інструментами грошового ринку.

Для розподілу функцій між Головним банком і Регіональною структурою за документальними акредитивами, які обслуговують зовнішньоекономічні контракти і підпорядкованим УПДА, визначається 3 рівня повноважень Регіональної структури:

1-й рівень; функції банку наказодавця за імпортними акредитивами КБ “Фінанси та кредит” і авізування експортних акредитивів,

2-й рівень; часткове виконання акредитивів (з визначенням лімітів сум);

3-й рівень; самостійне виконання експортних акредитивів, не підтверджених КБ “Фінанси та кредит” (з визначенням лімітів сум).

Рівень повноважень визначається головним банком за результатами проведення учбового стажування і результатами роботи за документальними операціями (для 2 та 3 рівней). Головний банк може будь-коли переглянути повноваження регіональної структури на проведення операцій з документальними акредитивами. Для виконання функцій з 1-м рівнем повноважень достатньо успішного проходження учбового стажування одним (чи більше) співробітником відділу міжнародних розрахунків / документальних операцій регіональної структури. Порядок учбового стажування встановлює головний банк.[94, 405]