Осуществление конкурентного отбора участников с целью определения победителя тендера (торгов) в соответствии с процедурой, установленной данным Порядком
| Вид материала | Документы |
- Инструкция по подготовке Заявок на участие в тендере Общий порядок проведения тендера, 572.1kb.
- Общие сведения об объекте и предмете тендера, 62.38kb.
- Общие сведения об объекте и предмете тендера, 53.33kb.
- Положение об Уполномоченном по защите прав участников образовательного процесса принимается, 85.73kb.
- Извещение о проведении аукциона по продаже права собственности на земельные участки, 446.07kb.
- Джон С. Максвелл Позиция победителя, 1790.19kb.
- План проведения тендера (обращаем внимание участников, что план ориентировочный, принимаются, 139.47kb.
- Со специализацией в области внешнеэкономической деятельности, 57.04kb.
- Правила проведения торгов в форме открытого конкурса общие положения, 847.22kb.
- Олдовой в соответствии с руководящими принципами, касающимися вступительной части докладов, 3938.97kb.
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
К Приказу №__
Порядок проведения тендеров Тендерным Комитетом
1. Основные понятия
В настоящем Порядке используются следующие основные понятия:
- Тендер – осуществление конкурентного отбора участников с целью определения победителя тендера (торгов) в соответствии с процедурой, установленной данным Порядком.
- Победитель тендера (торгов) – участник тендера, чье предложение наиболее полно отвечает требованиям заказчика с точки зрения цены, качества, условий поставки, оплаты и прочих требований Заказчика.
- Заказчик – предприятие, по поручению которого Тендерный Комитет осуществляет отбор поставщиков, подрядчиков на тендерной основе.
- Предмет тендера — право заключения договора на поставку товаров, выполнение работ (оказание услуг) по результатам отбора участников.
- Закрытый тендер — тендер, осуществляемый по принципу конкурса закрытых предложений на основании письменного ценового подтверждения участников тендера об условиях поставки (выполнения работ, услуг) без их очного присутствия.
- Запрос окончательных ценовых предложений – повторный тур закрытых торгов с предложениям участникам предоставить ценовые предложения.
- Открытый тендер (очные торги) – способ проведения тендера с очным присутствием участников для возможности изменения первоначально предоставленных ценовых предложений.
- Аукцион - форма проведения очных торгов, при котором участники имеют право озвучивать свою цену и повышать ее без ограничения количества туров.
- Редукцион - форма проведения очных торгов, при котором участники имеют право озвучивать свою цену и снижать ее без ограничения количества туров.
- Электронные торги – способ определения победителя тендера на основании проведения тендера посредством средств Интернета с очным участием или без него с возможностью изменения цен в режиме on-line.
- Торги с раскрытием тендерных предложений – разновидность проведения очных торгов без предварительного объявления стартовой цены, на которых участники предоставляют свои предложения в запечатанных конвертах.
- Торги с одним участником – заседание Тендерного Комитета с участием представителя одного участника, при условии, что от прочих участников получен отказ на участие в очных торгах.
- Тендерный Комитет - постоянно действующий коллегиальный орган при руководителе Бизнеса бюджетирования промышленных и коммерческих клиентов, обеспечивающий на договорной основе интересы Заказчика в части рационального расходования денежных средств путем организации и проведения тендеров для выбора поставщиков товаров и услуг. Решения Тендерного комитета носят рекомендательный характер.
- Исполнитель заявки - сотрудник, непосредственно организующий исполнение заявки согласно тендерных процедур.
- Потенциальный участник – юридическое лицо (участник рынка), зарегистрированный в установленном законом порядке, получивший приглашение к участию в тендере (претенденты, аккредитованные участники, прочие участники рынка, допущенные решением Тендерной Комиссии).
- Аккредитованный участник – участник рынка, прошедший процедуру аккредитации в Тендерном Комитете и заключивший договор на оказание услуг.
- Претендент – участник рынка, выявленный путем проведения дополнительного мониторинга рынка и внесенный в базу участников Тендерного Комитета для последующего прохождения процедуры аккредитации
- Участник тендера — юридическое лицо, изъявившее желание участвовать в тендере путем подачи предложения на участие в тендере, оформленного в соответствии с настоящим Порядком.
- Участники открытых торгов – поставщики (подрядчики), которые участвуют в очных торгах, через своих уполномоченных лиц, действующих на основании доверенностей установленного образца.
- Тендерная документация (тендерное предложение)— комплект документов, представленный участником, включающий всю необходимую информацию, которая требуется Тендерному Комитету для оценки приемлемости полученного коммерческого предложения. Оформляется в письменном виде, удостоверяется претендентом, представляется в порядке и способом, установленным настоящим Положением.
- Тендерная гарантия - обязательство банка, выданное по просьбе стороны, участвующей в тендере , в пользу стороны , по заказу которой организовывается тендер Тендерным Комитетом, выплатить последней определенную сумму при нарушении участником тендера (победителем торгов) условий торгов согласно условиям протокола торгов.
- Гарантия исполнения контрактных обязательств - обязательство банка, выданное по приказу продавца в пользу покупателя, выплатить последнему определенную сумму в случае неисполнения продавцом своих обязательств по договору поставки (выполнения работ, оказания услуг).
- Требования к участнику тендера - совокупность критериев для определения приемлемости тендерной документации.
- Аккредитация - финансовый и коммерческий анализ предприятий на основе предоставленных данных (финансовой и бухгалтерской отчетности, справки о кадровом потенциале и наличии производственной базы, опыте работы на иных предприятиях и пр.) для определения целесообразности доступа претендентов к участию в тендере.
2. Общие положения.
Тендерный Комитет организован для проведения процедуры закупки товаров, работ (услуг) на принципах коллегиальности в принятии решений.
Руководство работой Тендерного Комитета осуществляет Руководитель Тендерного Комитета, который организовывает его работу и несет ответственность за выполнение возложенных на комитет функций. Руководителем Тендерного Комитета ПриватБанка назначен Заместитель Председателя Правления банка.
В состав Тендерного Комитета входят -
- заместители Руководителя Тендерного Комитета
- сотрудники ПриватБанка, которые задействованы непосредственно в организации и проведении тендеров,
- Советник заместителя Председателя Правления банка — Руководителя Тендерного Комитета
- представители Заказчиков
Тендерным Комитетом могут быть также привлечены иные лица в качестве консультантов для коллегиального принятия решений.
К функциям Тендерного Комитета относятся -
- определение победителя тендера (торгов) для последующего информирования заказчика о результатах тендера
- допуск потенциальных участников к тендерам (торгам)
- аккредитация участников
- определение формы проведения конкурсного отбора
- прочие функции по усмотрению Руководителя Тендерного Комитета
Основными принципами деятельности Тендерного Комитета являются:
- максимальная экономия и эффективность при закупке товаров и услуг Заказчиками тендеров;
- добросовестная конкуренция среди участников тендеров;
- открытость и прозрачность тендерных процедур;
- объективная и беспристрастная оценка тендерных предложений.
Тендерный Комитет проводит тендеры по поручению Заказчиков (ряда промышленных и коммерческих предприятий в соответствии с заключенными договорами, а также подразделений банка)
Исключительным основанием для организации и проведения тендеров являются заявки от Заказчиков в соответствии с установленной формой .
Заявка в обязательном порядке должна содержать:
- наименование планируемых к приобретению товаров, работ, услуг с указанием их характеристик (ГОСТ, каталожных номеров, номеров чертежей и пр. информации, необходимой для идентификации товаров, работ, услуг на рынке;
- наименование желаемого поставщика/производителя товаров, работ, услуг;
- требуемые сроки и условия поставки товаров, выполнения работ, предоставления услуг;
- проектно-сметную документацию, ведомость дефектов согласно ГСНУ - в случае проведения тендера на выполнение работ, калькуляцию - в случае предоставления услуг;
- сведения о желании Заказчика требовать/не требовать оформления банковской гарантии исполнения обязательств по договору с победителем тендера, с указанием условий такой гарантии и перечня обязательств победителя тендера, подлежащих обеспечению такой гарантией;
- желаемый банк (полное наименование), для проведения взаиморасчетов с победителем тендера - поставщиком товаров, работ, услуг;
- сведения о желании Заказчика вносить/не вносить в договор, заключенный с победителем тендера положения о персональной ответственности;
- иные условия, оговоренные дополнительно.
Тендерный комитет оставляет за собой право:
- отказать в приеме заявки от Заказчика в случае, если информации в заявке недостаточно для организации тендера, либо заявка противоречит иным требованиям, установленным для Заказчиков;
- прекратить процедуру тендера и отказаться от рассмотрения заявок на основании требований (заявлений) Заказчика;
- затребовать дополнительную информацию, не вошедшую в тендерную документацию.
Способом организации конкурсного отбора могут быть:
- закрытый тендер;
- торги (очные, электронные);
-экспертизы предложения, исходя из результатов ранее проведенного тендера (без объявления повторного тендера);
- экспертизы проектно-сметной документации, предоставленной участником тендера,
- либо другими способами, установленными Тендерным Комитетом.
Полномочия и ответственность Тендерного Комитета заканчивается на стадии выдачи соответствующей рекомендаций Заказчику. Ответственность за выполнение условий договора несут непосредственно стороны, заключившие договор.
- Формирование состава потенциальных участников тендера.
Поиск потенциальных участников рынка исполнителем заявки осуществляется путем:
- адресной рассылки
- размещения информации на сайте банка в разделе «Тендерный Комитет» www.privatbank.ua
- размещения информации в открытых источниках (в том числе объявления в прессе, специализированные Интернет-сайты).
Исполнитель заявки, после получения заявки от Заказчика и подробного изучения предмета тендера, осуществляет рассылку имеющимся в базе Тендерного Комитета участникам, предварительно дополнив ее перечнем вновь найденных на открытом рынке участников, в том числе производителей и из уполномоченных представителей (с включением в базу рекомендованными в заявке Заказчика).
Перечень вновь найденных на открытом рынке и рекомендованных в заявке Заказчика участников формирует массив претендентов.
Сотрудник вносит информацию о таких претендентах в базу
| Наименование предприятия | |
| Форма собственности | |
| Код ОКПО | |
| Контактный телефон | |
| Адрес | |
| Электронный адрес | |
| Предлагаемый код для аккредитации (коды) | |
| Номенклатура поставок (работ, услуг) | |
| | |
Исполнитель заявки проводит работу с претендентом по приглашению его аккредитоваться.
База участников Тендерного Комитета формируется и актуализируется администратором на основе пакетов документов, предоставленных в установленном порядке потенциальными участниками.
Для аккредитации участников анализируется деловая репутация, прозрачность бизнеса и т.д. В некоторых случаях, при необходимости, установленной Тендерным Комитетом, участники могут подвергаться углубленной проверке. Информация для проведения коммерческого анализа предоставляется в форме комплекта необходимых документов, заполненной анкеты участника установленного образца, а также других источников информации.
Участник считается аккредитованным с момента подписания договора на оказание информационно-консультационных услуг. Все взаимоотношения с аккредитованными участниками регулируются данным договором.
Процедура допуска участников к тендеру проводится с целью исключения тех организаций, чья финансовая либо иная обеспеченность ставит под сомнение возможность качественной и своевременной поставки товаров, оказания услуг.
К участию в тендере не допускаются лица:
- представившие ложные сведения о своей квалификации;
- не представившие документы согласно перечню настоящего Порядка (анкеты участника тендера);
- находящиеся в стадии ликвидации или реорганизации;
- по отношению к которым начата процедура банкротства;
- не располагающие возможностями для осуществления деятельности по поставке товаров, оказания услуг;
- представители которых не наделены полномочиями на участие в тендере;
Тендерный Комитет имеет право запрашивать у участников тендера из других официальных источников дополнительные сведения, подтверждения и документы, касающиеся их финансовой и экономической деятельности, а в случае необходимости подключать к проверке службу безопасности банка.
Тендерный Комитет осуществляет рассмотрение, оценку, сопоставление документов, предоставленных участниками, руководствуясь критериями настоящего Порядка.
Тендерный Комитет имеет право аккредитовать участника лишь по некоторым позициям из всего перечня деятельности, отмеченным в анкетных данных. О факте аккредитации участник информируется по электронной почте, указанной в анкетных данных направляемых для аккредитации документов, после подписания договора на оказание информационно-консультационных услуг. Все виды деятельности и номенклатура предлагаемой участниками продукции (поставок товаров, услуг, работ) представлены в Классификаторе Тендерного Комитета, размещенного на сайте ПриватБанка по ссылке www.privatbank.ua
- Анализ безопасности сотрудничества.
Помимо финансового и коммерческого анализа претендентов для аккредитации осуществляется и анализ безопасности сотрудничества, а именно:
- анализ благонадежности претендента и его должностных лиц
- анализ наличия конфликта интересов банка при взаимодействии с данным предприятием.
- Гарантии выполнения тендерных обязательств, обязательств по договору
Механизм банковской гарантии является средством обеспечения выполнения поставщиком, определенным победителем по результатам тендера, базовых условий тендера (тендерная гарантия) или договора (гарантия исполнения договора).
Применение банковских гарантий оговаривается в тендерной документации в зависимости от сложности тендера, по заданию заказчика и в иных случаях, определенных в рамках тендерных процедур.
К гарантийным случаям по тендерной гарантиям относятся следующие -
- отзыв или изменение победителем ценового предложения, зафиксированного в протоколе торгов
- отказ победителя от подписания Договора с заказчиком после объявления его победителем торгов или нарушение победителем сроков подписания договора
- непредоставление победителем необходимых гарантий относительно выполнения условий договора согласно результатов торгов, если это предусмотрено протоколом торгов
- отказ от иных условий, зафиксированных в протоколе торгов.
Гарантия исполнения контрактных обязательств покрывает исполнение следующих условий -
- поставка Товара в требуемые сроки
- поставка Товара оговоренного качества
- поставка Товара оговоренного количества
- поставка Товара по оговоренным ценам
- прочих условий, оговоренных сторонами предварительно в договоре поставки (выполнения работ, услуг).
Все условия и требования о работе с тендерными гарантиями и гарантиями исполнения контрактных обязательств, в случае если принято решение о выставлении данных условий, подробно оговариваются в тендерной документации.
- Конфиденциальность информации.
Исполнитель заявки не имеет права до завершения тендера разглашать информацию о рассмотрении, разъяснениях, оценке и сопоставлению тендерных предложений лицам, не входящим в состав Тендерного Комитета.
Заказчикам и исполнителям заявок запрещается осуществлять координацию деятельности участников, которая приведет или может привести к ограничению конкуренции или ущемлению интересов каких-либо участников тендера - поставщиков (подрядчиков). Одному или нескольким поставщикам (подрядчикам) не могут быть созданы преимущественные условия, в т.ч. путем доступа к конфиденциальной информации и материальной базе.
- Процедура проведения закрытого тендера на поставку товаров (выполнение работ, услуг)
Процедура проведения закрытого тендера на поставку товаров (выполнение работ, услуг) включает:
- рассылку участникам приглашений к участию в тендере;
- проведение экспертизы полученных коммерческих предложений;
- проведение переговоров по уточнению технических характеристик, сроков поставки, формы и условий оплаты, обслуживающего банка и т. д.
- составление экспертного заключения с вынесением предложений о возможном победителе тендера.
- Приглашение к участию в тендере
Приглашения к участию в закрытом тендере рассылаются исполнителями Заявки в электронном виде. Сообщение о проведении тендера должно содержать:
- предмет тендера;
- наименование Заказчика;
- желательные или требуемые сроки поставки товаров, оказания услуг;
- требования к участникам тендера;
- ведомости дефектов;
- пр. информацию.
Сообщение о проведении тендера может содержать предельные цены, по которым Заказчик имеет возможность осуществить закупку товаров (услуг). Такие предельные цены могут быть: как рекомендованы Заказчиком, так и получены расчетным путем, определенным исходя из результатов ранее проведенных тендеров, анализа проектно-сметной документации, тенденций рынка. Установление предельных цен относится к компетенции Руководителя Тендерного Комитета или его заместителей.
Одним из условий участия в тендера может быть установлено требование осмотра участником тендера объекта с выездом на место с целью уточнения всех необходимых технических вопросов у представителя Заказчика, о чем указывается в тендерной документации.
Тендерное предложение участников, как правило, должно содержать:
- коммерческое (ценовое) предложение на фирменном бланке;
- реквизиты предприятия (включая ОКПО);
- обслуживающий банк (наличие счета в ПриватБанке);
- условия поставки и оплаты;
- производитель предлагаемой к поставке продукции
- расчет договорной цены с НДС, локальную смету, ведомость ресурсов (для тендера на выполнение работ, услуг);
- срок действия тендерного предложения;
- гарантийный срок эксплуатации (при необходимости);
- прочие условия, указанные в приглашении к участию в тендере.
Приглашение на участие в тендере согласно установленной форме рассылается всем участникам одновременно.
5.2. Проведение экспертизы тендерных предложений
Для участия в закрытом тендере участник предоставляет заявление на участие в тендере (тендерное предложение), а также иные документы в соответствии с условиями тендерной документации :
- копии лицензий, сертификатов, разрешений, дилерских полномочий;
- баланс за последний отчетный период;
- копию справки из Управления статистики (о включении в единый реестр предприятий);
- копию свидетельства о регистрации плательщика НДС;
- нотариально заверенные копии Учредительного договора, Устава;
- документ, подтверждающий полномочия сотрудника на право взаимоотношений с Тендерным Комитетом;
- информация о производственной базе, кадровом потенциале, опыте работы на предприятиях Украины (отзывы заказчиков).
Предложения участков тендера принимаются, как правило, в электронном виде на электронный адрес (или Skype Name), указанный приглашении на участие в тендере. Тендерный Комитет не несет ответственности за получение ответных предложений, направленных в ином, кроме как электронном, виде. Предложения принимаются строго до срока, оговоренного в приглашении на участие в тендере. Решение о включении в состав участников тендера организаций, предоставивших свои предложения позже указанного срока, принимается не ниже заместителя Руководителя Тендерного Комитета. В отдельных случаях срок приема предложений от участников может быть продлен. О продлении сроков приема предложений уведомляются все участники без исключения.
При необходимости, исполнителем заявки может быть запрошена у участников тендера дополнительная, уточняющая информация посредством обмена в Skype или иным средством электронного документооборота.
Исполнители заявок при анализе предложений проверяют комплектность и соответствие документов, представленных участника тендера, требованиям законодательства и настоящего Положения.
5.3. Ведение переговоров с участниками.
Сотрудникам Тендерного Комитета, принимающим участие в организации и проведении тендеров, запрещается самостоятельно инициировать или осуществлять каким-либо способом изменение информации и сведений, содержащихся в документах и коммерческих предложениях участников тендера, а также вступать в сговор с лицами–представителями участников тендеров. Сотрудники имеют право проводить переговоры в части снижения цены, изменения формы, сроков оплаты и поставки только по согласованию с Руководителем Тендерного Комитета или его заместителями.
Все моменты касательно возможности замены оборудования, материалов (указанных в заявке Заказчика) на аналоги, изменений технических характеристик продукции и пр. в обязательном порядке согласовываются с уполномоченным представителем Заказчика
5.4. Процедура закрытого тендера
Критериями оценки тендерных предложений являются:
- статус поставщика (производитель, дилер, официальный представитель);
- цена, стоимость;
- форма оплаты (формы оплаты, исключающие предоплату);
- условия и сроки поставки товаров (выполнения работ, услуг);
- наличие счета в ПриватБанке;
- предоставление гарантий на продукцию;
- комплектность (комплексность) поставки;
- положительный опыт сотрудничества с Заказчиком (иными Заказчиками);
- иные критерии по решению Тендерного Комитета.
По итогам рассмотрения тендерных предложений определяется победитель тендера либо выносится решение о проведении открытых торгов.
Тендерный комитет не несет ответственности за несоблюдение Заказчиком (или Победителем тендера) условий, не оговоренных в ходе тендера.
Тендер может быть признан как несостоявшийся в случае, если по решению Тендерного Комитета отклонены поступившие предложения всех участников по причине:
- их несоответствия требованиям, изложенным в приглашении на участие в тендере;
- недостоверности предоставленных участником в предложении сведений;
- отказа участников тендера в предоставлении доказательств подтверждения правдивости предоставленных сведений.
Если в ходе проведения закрытого тендера отсутствует кворум участников (минимум два), Тендерным Комитетом может быть принято решение о проведении экспертизы единственного имеющегося предложения.
Экспертиза осуществляется путем:
- проведения анализа проектно-сметной документации;
- анализа калькуляции на изготовление продукции;
- сопоставления уровня цен с предложениями предыдущего тендера (торгов);
- сравнения с ценами на аналогичную продукцию;
- прочими методами.
Если в ходе проведения тендера и анализа полученных предложений выявлены близкие ценовые предложения, может быть осуществлена процедура повторного запроса окончательных ценовых предложений. Уведомление о повторном туре (с минимально выявленной на рынке ценой или без нее) направляется всем участникам предварительно проведенного закрытого тендера в электронном виде с четким указанием даты и времени приема предложений. При запросе окончательных ценовых предложений ответы принимаются на электронный адрес не ниже заместителя Руководителя Тендерного Комитета. Решение о процедуре проведения повторного ценового запроса принимается на уровне не ниже заместителя Руководителя Тендерного Комитета
6. Порядок подготовки и проведения очных торгов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг
Решение о проведении очных торгов принимается в случаях:
- наличия достаточно большого числа участников с близкими ценами;
- при суммах предполагаемой стоимости закупки товаров (услуг) свыше 50 тыс. грн.;
- других случаях по решению Тендерного Комитета.
Тендерным Комитетом принимается решение о форме проведения очных торгов:
- торги со стартовой цены, объявленной участникам заблаговременно
- торги с раскрытием тендерных предложений в присутствии участников, Заказчика и членов Тендерного Комитета.
- электронных торгов
В случае объявления торгов с указанием стартовой цены, стартовая цена определяется на основании предложений на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг, полученных от участников в закрытом виде (аналогично процедуре закрытых торгов) либо расчетным путем, определенным исходя из результатов ранее проведенных тендеров, анализа проектно-сметной документации, тенденций рынка.
Определение базовых условий проведения очных торгов (редукциона, аукциона), а именно: стартовая цена, минимальный шаг, количество туров – принимается на уровне не ниже Заместителя Руководителя Тендерного Комитета.
Базовые условия торгов определяются с учетом анализа состава и структуры предложенных цен на основании:
- предоставленных тендерных предложений участников;
- цен предыдущих торгов;
- методом мониторинга рынка и прочими методами.
При объявлении торгов с раскрытием тендерных предложения непосредственно на торгах, стартовая цена устанавливается непосредственно на очных торгах путем определения минимальной цены среди цен допущенных к торгам участников.
Электронные торги могут проводиться с объявлением стартовой цены (цен) или путем объявления стартовой цены (цен) на торгах, полученной как минимальная из раскрытых в присутствии участников и заказчиков предложений. Торги происходят посредством Интернета в 2 или в 3 тура с возможностью снижения цен on-line. В электронных торгах участники не имеют информации о ценах, предложенных иными участниками торгов.
Электронные торги могут быть проведены также с использованием средств Skype, с предварительным уведомлением об этом участников.
6.1. Приглашение участников к участию в очных торгах
Приглашение на торги направляется участникам, предварительно направившим предложения в ходе закрытого тендера (в случае, если предварительно проводился закрытый тендер).
Приглашение к участию в проведении очных торгов содержит следующие сведения :
- предмет очных торгов;
- наименование Заказчика;
- время и место проведения торгов;
- требования к участникам очных торгов, установленные Тендерным Комитетом;
- порядок, способ и срок подачи предложений;
- стартовая цена (если таковая объявляется);
- базовые условия, которые будут отражены в договоре с победителем тендера (условия оплаты; сроки и место выполнения работ, поставки товаров; вид, количество и качество поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг; гарантийные и сервисные обязательства и пр.)
- другие установленные Тендерным Комитетом для очных торгов условия.
Тендерный Комитет имеет право организовать проведение предварительного совещания с участниками предстоящих торгов и представителями Заказчика в целях уточнения состава заявки Заказчика. Перед проведением торгов участники вправе ознакомиться с предметом тендера по месту нахождения Заказчика. При проведении торгов на выполнение работ – данное условие является обязательным для участников.
6.2. Рассмотрение ценовых предложений на торгах без очного присутствия участника (участников).
В случае, если к моменту проведения торгов (с объявлением стартовой цены или с раскрытием ценовых предложений на торгах) в адрес Тендерного Комитета будут направлены ценовые предложения участников, не явившихся на торги, Тендерный Комитет оставляет за собой право включения (акцепта) такого ценового предложения наравне с прочими участниками, очно присутствующими на торгах (в том числе с правом пересмотра стартовой цены).
Такие имеющиеся ценовые предложения, которые допускаются Тендерным Комитетом на торги, объявляются перед началом торгов в присутствии участников, заказчиков и лиц Тендерного Комитета с внесением в протокол торгов (протокол раскрытия тендерных предложений).
6.2. Процедура очных торгов
К очным торгам допускаются участники, выполнившие все предъявляемые требования, подтвердившие свое участие, а также согласие с условиями торгов и стартовыми ценами (в случае их установления). Все участники очных торгов проходят обязательную предварительную регистрацию (предоставление доверенностей на право участия в торгах, документов, удостоверяющих личность и пр.)
Участники, желающие принять участие в очных торгах, обязаны:
- в установленный срок (согласно предварительно направленного приглашения) подтвердить письменно свое согласие со стартовыми ценами (в случае их установления) и условиями участия в торгах;
- по письменному требованию предоставить документы, подтверждающие подлинность и качество предлагаемой к поставке продукции (паспорта, характеристики, ТУ, сертификаты качества и пр.);
- выполнить прочие требования, указанные в приглашении на участие в торгах
В случае если участник не информирует Тендерный Комитет в указанное в приглашении на торги время о своем согласии (либо отказе) участвовать в торгах, решение о допуске такого участника к торгам принимает руководитель торгов.
В день торгов, за 15 минут до их начала, проводится регистрация участников, которая включает в себя:
- проверку наличия у представителя доверенностей установленного образца;
- копии паспорта (в случае, если директор принимает участие самостоятельно);
- регистрацию в регламенте Ф.И.О. и должность участников.
Торги проводит Руководитель Тендерного Комитета (Заместитель Председателя Правления банка) либо его заместитель, назначенный предварительно.
Торги начинаются с оглашения условий торгов.
Перед торгами участники совместно с Заказчиком согласовывают и фиксируют в регламенте и протоколе все базовые, а также дополнительные условия и требования. Регламент торгов и протокол раскрытия предложений участникам не предоставляется.
Стартовая цена, шаг торгов и прочие условия вносятся в регламент открытых торгов и подписываются всеми без исключения участниками торгов, заказчиками. В случае несогласия участников участвовать в торгах на предложенных условиях и ценах, участник делает соответствующую отметку в регламенте. Такой участник покидает торги и не получает протокол с результатами торгов.
Руководитель торгов оглашает стартовую цену. В ходе торгов участники (поставщики и подрядчики) понижают цену (повышают цену в случае проведения аукционов). Победителем объявляется участник, предложивший последнюю минимальную цену (максимальную, при условии проведения аукциона). В случае равенства минимальных цен у нескольких участников может быть объявлен дополнительный тур (для электронных торгов).
Снижение цены ниже стартовой может производиться с учетом размера минимального шага (если такой минимальный шаг устанавливается).
По результатам проведения очных торгов составляется протокол, который подписывается всеми без исключения участниками. Утверждает протокол Руководитель торгов.
Копии подписанного протокола выдаются участникам торгов и представителю заказчика.
Подписанный протокол торгов является основанием для заключения договора между сторонами (победителем торгов и Заказчиком).
При наступлении в ходе проведения торгов обстоятельств, не предусмотренных данным положением, руководитель торгов имеет право аннулировать торги, либо принять иное решение в рамках тендерных процедур.
Если победитель очных торгов отказался от подписания договора на условиях, оговоренных в протоколе торгов, Руководитель торгов вправе инициировать решение об отстранении такого участника от дальнейшего сотрудничества с Тендерным Комитетом. Новый победитель определяется путем проведения повторных торгов, закрытого тендера либо другим способом по решению Тендерного Комитета.
Способ выбора поставщика по несостоявшимся торгам – в компетенции Руководителя Тендерного Комитета или его заместителя согласно тендерным процедурам.
При невыполнении Победителем тендера зафиксированных в протоколе торгов обязательств (касательно сроков поставки, цены и пр.), Тендерным Комитетом могут быть применены по отношению к нему следующие санкции:
- предварительное предупреждение;
- исключение из проводимых тендеров;
- иные меры в рамках тендерных процедур.
6.3. Проведение редукциона (аукциона)
Процедура подготовки всех сопутствующих документов (приглашение на редукцион/аукцион, регламент, протокол редукциона/аукциона) аналогична открытым торгам.
В ходе проведения редукциона:
- Зарегистрированный участник получает номер, под которым он дает предложения. Номер определяется после вскрытия выбранного им конверта. Число конвертов соответствует числу участников.
- Участники подписывают условия и порядок проведения редукциона - регламент редукциона
- Руководитель торгов объявляет стартовую цену и шаг снижения.
- Участники заявляют о намерении дать предложения путем поднятия транспаранта с полученным при регистрации номером.
- Руководитель торгов предоставляет возможность участникам огласить предложения в порядке поднятия ими транспарантов с номерами. В случае одновременного поднятия транспарантов, первым оглашает предложение участник под номером «1», вторым – участник под номером «2» и т.д.
6.4 Проведение торгов с раскрытием тендерных предложений.
При проведении торгов с раскрытием тендерных предложений участники, присутствующие на торгах предоставляют свои предложения согласно ранее объявленному предмету тендера в запечатанных конвертах.
Руководителем торгов распечатываются предложения, акцептовываются (в случае соответствия условиям тендера) и вносятся в протокол раскрытия тендерных предложений. Протокол раскрытия тендерных предложений подписывается всеми участниками, руководителем торгов и представителем СБ. Копия протокола раскрытия предложений участникам торгов не предоставляется.
Стартовая цена определяется как минимальная из раскрытых акцептованных предложений, шаг торгов устанавливается руководителем торгов. Стартовая цена, шаг торгов и прочие условия вносятся в регламент открытых торгов и подписываются всеми без исключения участниками торгов, заказчиками. В случае несогласия участников участвовать в торгах на предложенных условиях и ценах, участник делает соответствующую отметку в регламенте. Такой участник покидает торги и не получает протокол с результатами торгов.
Регламент торгов участникам не предоставляется.
В случае, если никто из присутствующих на торгах участников (за исключением одного участника, чья стартовая цена указана в регламенте торгов) не имеет возможности предложить цену ниже стартовой, участник, чья цена объявлена стартовой, обязан сделать как минимум один шаг в соответствии с регламентом торгов. В протоколе торгов фиксируется окончательная цена.
В отдельных случаях допускается проведение торгов с раскрытием предложений, несмотря на предварительно проведенный закрытый тендер. В таком случае участнику запрещается предоставлять на торги предложение, превышающее для редукциона и меньшее для аукциона, чем ранее направленному предложению в закрытом тендере. Такого участника руководитель торгов имеет право не допустить к торгам (если предмет и условия ранее проводимых закрытых торгов не меняются, а условия рынка существенно не изменились).
В случае, если на этапе обсуждения предмета торгов и особых условий возникла у участника обоснованная необходимость откорректировать свое ценовое предложения, таким участником торгов в присутствии руководителя торгов вскрывается предложение и фиксируются изменения. После внесения ценовых предложений в протокол раскрытия корректировать каким-либо образом свое предложение участнику запрещается. В таких случаях руководитель торгов оставляет за собой право удалить такого участника с торгов с последующим инициированием вопроса об отстранении такого участника от участия в тендерах в дальнейшем.
6.5 Торги с одним участником.
В случае, если свое очное присутствие на торгах подтвердил только один участник, руководителем торгов решение об определении победителя принимается путем:
- приглашения участника на торги в присутствии заказчика и членов Тендерного Комитета. В таком случае, оговариваются все условия тендера, требования, и участником выставляется окончательная цена. Все решения фиксируются в протоколе торгов. При этом, если иным участником направлено предложение с указанием окончательной, более низкой, цены, присутствующему на торгах участнику отдается приоритет в понижении цены и определении его в качестве победителя торгов. Окончательное решение об определении победителя таких торгов исключительно в компетенции руководителя торгов.
- запроса окончательных ценовых предложений, которые направляются одновременно всем участникам в электронном виде с четким указанием даты и времени приема предложений. При запросе окончательных ценовых предложений ответы принимаются на электронный адрес не ниже заместителя руководителя Тендерного Комитета.
7. Особенности проведения тендера на выполнение работ, услуг
Обязательным условием при подготовке коммерческого предложения участником тендера является осмотр объекта для уточнения всех необходимых технических вопросов.
При проведении тендеров на ремонт технологического оборудования Тендерный Комитет:
- Включает в условия проведения тендера возврат Заказчику узлов и деталей, заменяемых при ремонте (если иное не указано в заявке Заказчика), а также обязательный осмотр объекта ремонта претендентом до подачи коммерческого предложения в Тендерный Комитет
- При осмотрах производственной базы участников тендера может просить заказчика об участии его специалистов.
- Оговаривает при объявлении тендера гарантийные обязательства на выполняемые Подрядчиком работы, согласно заявке Заказчика.
- Учитывает другие рекомендации и требования Заказчика к подрядчику.
Для проведения эффективного тендера Заказчик :
- Предоставляет в составе заявки объемы работ (согласно проекта либо дефектного акта) .
- Включает в заявку все необходимые требования и особые условия к Подрядчику, а также указывает сроки выполнения работ и гарантийный срок.
- В случае некачественного выполнения подрядчиком работ заказчик информирует Тендерный Комитет с предоставлением копии двустороннего акта.
8. Информирование участников о ходе и результатах тендера
В случае изменения условий тендера, Тендерный Комитет извещает всех об этом всех участников тендера.
В случае если в ходе проработки заявки участниками выяснилось, что для предоставления коммерческого предложения необходимо больше времени, чем было указано в приглашении к участию, Тендерный Комитет имеет право продлить срок подготовки предложения с уведомлением об этом участников данного тендера без исключения.
Тендерный Комитет Организатор в десятидневный срок с момента подведения итогов закрытого тендера (если иное не оговорено дополнительно) в электронном виде извещает каждого участника тендера о его итогах. При этом победителю тендера направляется полная информация о ценах и условиях тендера. Всем остальным участникам – только информация о конкурентности (неконкурентности) их предложений.
В случае организации торгов, право доступа к результатам тендера и победителям торгов получают только участники торгов и победитель тендера (в случае, если таковой был определен без его очного участия на торгах согласно разделу 6.2).
Если на торгах принимается промежуточное решение, о результатах торгов информируются участники торгов в срок, оговоренный протоколом торгов.
9. Претензионная работа
Претенденты и участники тендера вправе обжаловать действия тендерного комитета, ущемляющие их права, путем направления официального запроса, в 10-дневный срок с момента уведомления участников об итогах тендера.
Претензионное обращение подается в письменном виде. Тендерный комитет не позднее 10 рабочих дней со дня получения претензионного обращения направляет ответ о результатах рассмотрения такого обращения.
По решению Руководителя Тендерного Комитета к проверке сути и обоснованности претензий, оценке действий персонала может быть привлечена служба безопасности, которая проводит служебное расследование в пределах предоставленных полномочий.
Претензионная работа между победителями тендера и Заказчиками регулируется требованиями заключенных двусторонних договоров.
10. Послетендерная работа
С целью проверки качества поставляемых товаров, выполнения работ и предоставления услуг поставщиками (подрядчиками), рекомендованными Тендерным комитетом, последний имеет право осуществить:
- комиссионную приемку совместно с представителями заказчика качества поставленной продукции, ее соответствия условиям проведенного тендера (в т.ч. в части оговоренного производителя, собственника, сроков изготовления, объема сопроводительной документации, гарантийным обязательствам и др.;
- проверку качества, сроков и объемов выполненных подрядчиком работ (услуг);
- проверку качества и соответствия применяемых при работах материалов, изделий и монтируемого оборудования;
- иные виды проверок в рамках тендерных процедур.
Проверки осуществляются, как правило, профильными специалистами Тендерного Комитета, сотрудниками по вопросам безопасности, с участием представителей заказчика. При необходимости, а также при настоянии конкурентов последние могут приглашаться в состав таких комиссий на этапе приемки.
Результаты таких проверок направляются заказчику.
11. Исключение из числа участников
Тендерный Комитет вправе отказаться от дальнейшей работы с участниками в случае допущения последними следующих нарушений:
- срыв поставок, повлекший за собой причинение экономического ущерба Заказчику;
- невыполнение при заключении договора обязательств, взятых на себя участником в ходе проведения тендера (касательно цены, условий оплаты, сроков поставки и пр.);
- предоставления в ходе проведения тендера заведомо ложных сведений (о полномочиях сотрудников, статусе поставщика или подрядчика и т. д.);
- выдвижение необоснованных требований к Тендерному Комитету, могущих дестабилизировать его работу;
- распространение заведомо ложных сведений о работе Тендерного Комитета и его сотрудниках;
- иные случаи, по решению Тендерного Комитета.
В таких случаях Тендерный комитет информирует участника тендера о своем решении в письменном виде. В случае первого нарушения участник предупреждается об исключении, а в случае повторного нарушения – исключается.
Основанием для принятия Тендерным Комитетом решения о целесообразности продолжения дальнейшей работы с таким участником тендера является анализ следующих представленных документов:
- письмо Заказчика продукции с указанием нарушений условий поставки (в части цены, качества, сроков поставки и т.д.);
- копии двусторонних актов приемки-передачи продукции;
- копии сертификатов на продукцию (в случае, если продукция подлежит обязательной сертификации);
- копии писем поставщиков об увеличении цены, невозможности поставки, или иных подобных писем с разъяснением сложившейся ситуации;
- копии служебных/пояснительных записок;
- другие возможные документы по требованию Тендерного Комитета.
Письмо о предупреждении/исключении из участников тендера, после утверждения, регистрируется в журнале исходящих писем и направляется участнику тендера.
По факту исключения вносятся изменения в электронную версию «Черного списка поставщиков» и производится обновление информации на электронной странице Тендерного комитета.
Дальнейшее участие такого участника может быть возобновлено только по решению Руководителя Тендерного Комитета.