Конституции Российской Федерации, в истории правового регулирования института обращений граждан наступил новый этап. Соответственно, новые конституционные нормы потребовали принятия специального федерального закон
| Вид материала | Закон |
- Конституции Российской Федерации положение о высшей юридической силе и прямом действии, 142.8kb.
- Конституция Российской Федерации, федеральные закон, 300.5kb.
- Конституции Российской Федерации. Соответственно в рамках первой главы будет рассмотрены, 262.75kb.
- Конституционные основы правового регулирования статуса мигрантов в российской федерации, 259.48kb.
- Конституции Российской Федерации, статьи 35 Федерального закон, 888.9kb.
- Конституцией Российской Федерации установлено, что земля и другие природные ресурсы, 52.03kb.
- Комментарий к конституции российской федерации, 3723.87kb.
- Конституции Российской Федерации, положениях закон, 123.18kb.
- Конституции Республики Таджикистан, состоит из закон, 196.47kb.
- Во исполнение Федерального закона от 02 мая 2006г. №59-фз «О порядке рассмотрения обращений, 87.88kb.
А. И. Трошин
Начальник отдела по работе
с обращениями граждан
администрации Костромской области
О работе и задачах отдела по работе с обращениями граждан администрации Костромской области и администраций муниципальных образований
Уважаемые коллеги!
Деятельность отдела по работе с обращениями граждан администрации области осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Уставом (Основным законом) Костромской области, законами Костромской области и иными правовыми актами Костромской области по четырем основным направлениям:
1) организация учета, своевременного и качественного рассмотрения письменных и устных обращений граждан;
2) организация личного приема граждан губернатором Костромской области, заместителями губернатора области;
3) взаимодействие с Общественной приемной губернатора Костромской области;
4) подготовка нормативных правовых актов и оказание информационно-методической помощи органам исполнительной власти Костромской области и органам местного самоуправления по вопросам работы с обращениями граждан.
Следует отметить, что на территории Костромской области создана и действует многоуровневая система рассмотрения письменных и устных обращений граждан. Поступившие по почтовой связи, а также по информационным системам общего пользования на сайт администрации области, обращения граждан анализируются, регистрируются отделом по работе с обращениями граждан администрации области и передаются губернатору области, заместителям губернатора области для направления на рассмотрение в соответствующие исполнительные органы государственной власти Костромской области, структурные подразделения администрации области, администрации муниципальных районов и городских округов. Обращения граждан, поступившие на официальный форум администрации области, в таком же порядке отрабатываются пресс-службой губернатора области. Обращения жителей, поступившие в органы местного самоуправления, регистрируются в администрациях муниципальных образований и передаются главам муниципальных образований для организации рассмотрения их в исполнительных органах местного самоуправления.
За 2008 год отделом по работе с обращениями граждан принято и обработано 5006 письменных и устных обращений граждан в администрацию области. На 4719 обращений получены ответы из исполнительных органов государственной власти области и органов местного самоуправления, по 981 обращению приняты необходимые меры (полностью или частично решены поставленные вопросы), по 3738 даны разъяснения по существу, 287 обращений находятся на рассмотрении.
Наибольшее количество обращений поступило из городских округов г.Кострома, г.Шарья, г.Буй, г.Галич, Костромского, Нерехтского, Макарьевского, Судиславского муниципальных районов.
С целью получения своевременных и результативных ответов на обращения граждан из исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления отделом ведется с ними ежедневная работа по телефону, а также направлено 87 письменных напоминаний об ускорении рассмотрения обращений, 337 некачественных ответов возвращены на доработку.
Специалисты отдела осуществляют ежедневные приемы граждан с обращениями и для записи на личный прием к губернатору области, заместителям губернатора области, во время которых разъясняют порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Костромской области, порядок приема граждан руководителями администрации области, а также дают консультации и советы по другим вопросам.
На личном приеме губернатором области и его заместителями принято 440 человек. Непосредственно в муниципальных образованиях в день проведения заседания Администрации области на приемах граждан по личным вопросам заместителями губернатора области принято 116 жителей области.
Отдел взаимодействует с созданной по инициативе губернатора Общественной приемной губернатора области, оказывая консультационную помощь по организации работы с обращениями граждан, принял участие в семинаре по работе с обращениями граждан с редакторами районных газет, организованном департаментом по информационной политике Костромской области. Отделом организовано рассмотрение 59 обращений поступивших из Общественной приемной губернатора области.
В соответствии с требованием губернатора области по усилению внимания к обращениям граждан в органы государственной власти и местного самоуправления области, реальному повышению качества рассмотрения обращений граждан в исполнительных органах государственной власти Костромской области, структурных подразделениях администрации области, а также необходимостью упорядочения работы с обращениями граждан отделом по работе с обращениями граждан разработаны следующие нормативные правовые документы:
1) положение об отделе по работе с обращениями граждан администрации Костромской области;
2) порядок работы с обращениями граждан в администрации Костромской области;
3) должностные регламенты государственных гражданских служащих отдела;
4) сборник рекомендаций по организации работы с обращениями граждан в органах местного самоуправления.
По предложению отдела в исполнительных органах государственной власти области, органах местного самоуправления муниципальных образований определены ответственные за организацию работы с обращениями граждан. С целью более квалифицированного рассмотрения обращений граждан и подготовки ответов на них проведены семинары с работниками исполнительных органов государственной власти области, управляющими делами администраций муниципальных образований, сотрудниками департамента социальной защиты населения, специалистами ведущими делопроизводство в администрациях муниципальных образований. Специалисты отдела принимают участие на курсах повышения квалификации государственных и муниципальных служащих при Учебно-деловом центре Костромского технологического университета.
Отделом ведутся 4 вида мониторингов обращений граждан:
1) ежедневный мониторинг качества ответов на обращения граждан;
2) еженедельный мониторинг обращений по характеру;
3) еженедельный мониторинг по срокам исполнения обращений в разрезе
исполнительных органов государственной власти области и муниципальных образований;
4) еженедельный мониторинг поступления обращений в разрезе муниципальных образований.
Анализ итогов работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации области в 2008 году свидетельствует о том, что исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения администрации области, органы местного самоуправления стали более внимательно, оперативно и качественно рассматривать обращения жителей области в администрацию Костромской области.
По результатам комплексного анализа рассмотренных обращений граждан в администрацию Костромской области в 2008 году был принят ряд нормативных правовых актов, направленных на социально-экономическое развитие региона и улучшение материально-бытовых условий жизни различных категорий граждан области.
Задачи отдела и администраций муниципальных образований:
1) организовать своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан в администрацию Костромской области, органы местного самоуправления муниципальных образований;
2) совместно со СМИ вести разъяснительную работу в газетах и по телевидению о полномочиях исполнительных и законодательных органов власти области, региональных органов федеральных органов власти, органов местного самоуправления по решению тех или иных конкретных проблем населения для того, чтобы граждане знали и обращались именно в те органы, в компетенцию которых входит решение их вопросов, уменьшая тем самым часть обращений, направляемых не по назначению;
3) упорядочить документацию по обращениям граждан, сделав ее однотипной для всех муниципальных образований;
4) организовать качественное проведение личных приемов граждан руководителями администрации области, администраций муниципальных образований;
5) обеспечить тесное взаимодействие с Общественной приемной губернатора области в городских округах и муниципальных районах области.
В. Н. Горелова
Заместитель начальника отдела
по работе с обращениями граждан
администрации Костромской области
Рекомендации
по организации работы с письменными и устными
обращениями граждан в органах местного самоуправления
Работа с обращениями граждан - это самостоятельный участок работы документационного обеспечения управления. В органах государственной власти и местного самоуправления для работы с обращениями создаются специальные подразделения - отделы (сектора), либо ими занимается специально выделенный работник или это является частью работы секретаря. Во всех случаях за работу с этой категорией документов должно отвечать специально выделенное лицо.
Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители и должностные лица государственных органов и органов местного самоуправления, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем.
При организации работы с обращениями в органах местного самоуправления, следует использовать указанные в Разделе I настоящего сборника нормативные правовые акты. Кроме того, в муниципальных образованиях могут приниматься муниципальные правовые акты, регламентирующие и устанавливающие наряду с общепринятыми нормами дополнительные гарантии прав граждан на обращение в органы местного самоуправления и к должностным лицам органов местного самоуправления.
Технология работы с обращениями граждан требует организации:
> приема граждан;
> приема и первичной обработки письменных обращений;
> регистрации обращений;
> направления обращений на рассмотрение;
> уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;
> уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;
> контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
> информационно-справочной работы по обращениям;
> извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;
> группировки в дела и текущего хранения обращений;
> анализа поступивших обращений.
В администрации Костромской области приём, регистрацию, централизованный учет и направление поступающих обращений граждан на визу губернатору области и его заместителей для дальнейшего их рассмотрения соответствующими исполнительной органами государственной власти и структурными подразделениями осуществляет отдел по работе с обращениями граждан администрации области.
Регистрация поступающих обращений осуществляется в автоматизированном режиме по программе
в базе данных «Обращения», посредством которой, по единой внутренней компьютерной сети, можно получить всю информацию о ходе рассмотрения обращений граждан. Учитывая, что в органах местного самоуправления отсутствуют электронные программы, применяется журнальная форма регистрации поступающих письменных и устных обращений граждан.
Организация работы с письменными обращениями
Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. Проверив правильность доставки, письма вскрываются, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется с документом до конца решения вопроса и подшивается в дело (в случае необходимости).
К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях, которые также приобщаются к обращению.
После первичной обработки обращения регистрируются. Регистрация этой категории документов является юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в соответствующем органе.
Все письменные обращения регистрируются в журнале регистрации письменных обращений граждан (см. Приложение № 1 к данным рекомендациям). Суть регистрации – запись в журнале или в электронном виде основных поисковых признаков документа и сведений о заявителе.
Записи в журнале ведутся четко и аккуратно. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скрепленной мастичной печатью и заверен должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства.
Письменное обращение, текст которого не поддается прочтению, либо лишено смысла не регистрируется и на него не дается ответ. При этом, если фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению об этом извещается заявитель (см. Приложение № 2 к рекомендациям). Кроме того, при регистрации проверяется повторность обращения. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения, истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом. На обращении и регистрационно-контрольной карточке в правом верхнем углу делается от руки или специальным штемпелем отметка «Повторно».
Если письмо подписано двумя и более заявителями, то регистрируется первый автор или автор, в адрес которого просят направить ответ.
При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из первых двух букв фамилии автора и порядкового номера по журналу (например, СМ -23, где СМ- Смирнов, 23- порядковый номер по журналу). При регистрации коллективного обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы «Кол». Нумерация обращений граждан при регистрации в журнале ведется в пределах календарного года.
В администрациях муниципальных районов, городских округов, а также поселениях с численностью населения более 3 тысяч человек, после регистрации обращений в журнале, следует также заводить регистрационно-контрольные карточки (далее - РКК) (см. стр. 60).
Зарегистрированный документ направляется руководителю органа местного самоуправления для принятия решения по исполнению. Поручение об исполнении обращения гражданина дается в форме резолюции. Поручение должно содержать: наименование структурного подразделения (организации и т.д.), фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и сроки исполнения, подпись руководителя и дату.
После принятия решения руководителем по исполнению, резолюция заносится в журнал регистрации и РКК, а обращение направляется на исполнение.
В случае если поступившее обращение не содержит вопросы, решение которых входит в компетенцию данного органа местного самоуправления, обращение направляется по принадлежности. О переадресации обращения уведомляется гражданин (см. Приложение № 3 к рекомендациям).
Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю. Сроки исполнения обращения определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов с соблюдением норм, установленных законодательством. Продление сроков рассмотрения обращения производится на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения направляется заявителю (см. Приложение № 4 к рекомендациям).
Контроль за своевременным разрешением рассматриваемых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям.
На всех РКК или на обращениях проставляется штамп «Контроль» или знак «К». Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль за исполнением ведется по РКК, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Все движение контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю отмечается в карточке с указанием не только фамилии исполнителя, но и даты передачи документа. Обращение снимается с контроля только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса, и после направления ответа заявителю, о чем делается отметка в журнале регистрации обращений и РКК. Решение о снятии с контроля принимает руководитель или должностное лицо, ответственное за работу с обращениями граждан.
Организация контроля за исполнением обращений граждан в администрации Костромской области осуществляется в автоматизированной программе. Количество документов, которое может быть проконтролировано с помощью программы, практически не ограничено. Быстрота вывода и вывода информации обеспечивает получение оперативных данных о ходе исполнения документов и истечении срока исполнения. По указанной системе обобщается и анализируется определенный период времени работы с обращениями отдельных исполнителей, органов государственной власти и структурных подразделений администрации области. Кроме того, с использованием данной системы всегда можно дать ответ на запрос гражданина о состоянии рассмотрения конкретного обращения, навести справку по любому реквизиту документа. Значительно удобнее вести информационно- справочную и аналитическую работу.
Отдел по работе с обращениями граждан администрации Костромской области систематически ведет мониторинг поступающих обращений граждан. Периодически составляются аналитические обзоры и справки, в которых отражаются вопросы по тематическому классификатору обращений граждан, их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. Кроме того, в справках отражается соблюдение сроков рассмотрения обращений. Такой анализ позволяет выявить причины, порождающие нарушение прав и законных интересов граждан, изучать общественное мнение и совершенствовать работу органов государственной власти и местного самоуправления по рассмотрению обращений граждан.
После исполнения письменного обращения в журнале регистрации и РКК делается отметка об исполнении и списании в «Дело», которое формируется по ходу рассмотрения обращения. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение, составляет в деле самостоятельную группу (см. стр. 67-68). Документы в «Деле» располагаются в хронологическом порядке.
Приложенные к обращению граждан подлинники документов, присланные гражданином, остаются в «Деле», если в письме не содержится просьба об их возврате заявителю.
Подлинники обращений граждан, направленные на рассмотрение из вышестоящих органов, возвращаются при наличии на них штампа «Подлежит возврату вместе с ответом» или специальной отметки в сопроводительном письме.
Обращения граждан хранятся в отделе или у должностного лица, ответственного за работу с обращениями граждан в течение срока, установленного номенклатурой дел в органе местного самоуправления, после чего представляются на заключение экспертной комиссии для составления акта на уничтожение. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить срок или установить постоянный срок хранения. Решение экспертной комиссии утверждает руководитель органа местного самоуправления.
Организация личного приема граждан
руководителями органов местного самоуправления
Руководители органов местного самоуправления обязаны проводить личный прием граждан в установленные и заблаговременно доведенные до сведения граждан через средства массовой информации и иные формы публичных объявлений дни и часы, не реже двух раз в месяц.
График личного приема граждан утверждается руководителем органа местного самоуправления.
Предварительная запись граждан на личный прием проводится в удобной для граждан форме, на основании устных или письменных обращений, либо по телефонной связи.
Прием граждан осуществляется в порядке очередности, установленном должностным лицом, ведущим прием, с учетом права граждан на первоочередность.
Во время личного приема каждый гражданин имеет право изложить свое обращение устно либо в письменной форме.
На приеме должностное лицо, ведущее прием, либо специалист, ответственный за работу с обращениями граждан записывает поручения, данные в ходе приема граждан.
Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов подведомственных ему структурных подразделений; создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых им решений по обращениям граждан; поручать рассмотрение обращения другим организациям, их должностным лицам в порядке подведомственности, кроме органов и должностных лиц, решения и действия (бездействия) которых обжалуются.
По окончании приема должностное лицо заносит в карточку личного приема (см. страницу 68-69), решение по указанному устному обращению, доводит до сведения гражданина указанное решение. А в случае, когда необходима дополнительная проработка обращения, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по обращению. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале личного приема и карточке личного приема граждан.
Регистрация устных обращений граждан осуществляется в журнале регистрации устных обращений граждан (см. Приложение № 5 к рекомендациям).
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен мастичной печатью и заверен должностным лицом, ответственным за работу с обращениями граждан.
При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из букв ЛП, порядкового номера регистрации устного обращения по журналу. Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.
Зарегистрированные устные обращения граждан вместе с копией карточки личного приема в соответствии с резолюцией должностного лица, проводившего прием направляются исполнителям для рассмотрения.
Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных устных обращений не допускается.
Решение о постановке на контроль, а также об исполнении поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает должностное лицо, ведущее прием.
По просьбе заявителя, оставившего свои документы должностному лицу, ведущему прием, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям (см. Приложение № 6 к рекомендациям). Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются. Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, подлежат рассмотрению в установленном действующем законодательством порядке рассмотрения письменных обращений граждан.
Приложение № 1
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
В ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
| Регист рацион ный номер, дата регистрации | Ф.И.О. заявителя, адрес, телефон, место работы | Откуда поступило обращение | Краткое содержание обращения | Резолюция должностного лица, дата | Ответственный исполнитель, роспись за получение, дата получения | Результат рассмотрения исх. номер, дата направления ответа заявителю | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Указания по заполнению журнала:
В графу 1 журнала вносится регистрационный номер, который состоит из двух букв фамилии автора и порядкового номера по журналу, а в случае если обращение коллективное - начальные буквы «Кол», дата регистрации обращения.
В графу 3 журнала вносится запись, откуда поступило обращение: непосредственно от гражданина, из других организаций, расположенных на территории муниципального образования; из вышестоящих организаций: администрации Костромской области, администрации Президента РФ и т.д.
В графу 6 журнала вносится информация об исполнителе обращения в соответствии с резолюцией и ставится его роспись за получение обращения. Так же отмечается передача обращения гражданина на рассмотрение другому исполнителю.
В графу 7 журнала вносится информация о результатах рассмотрения обращения, перечисляются все документы, подготовленные исполнителем в ходе рассмотрения обращения: письма-запросы в другие организации, письма-ответы, переписка о продлении срока рассмотрения и т.д.
В графу 8 журнала вносится дополнительная информация, в том числе отметка о подшивке в дело или уничтожении.
Приложение № 2
_______________________
(Ф.И.О. заявителя)
_______________________
(адрес)
Уважаемый (ая) ___________________!
Доводим до Вашего сведения, что Ваше обращение, поступившее «____»___________20__г. в _______________________________(указать орган местного самоуправления МО) не поддается прочтению и в соответствии с п. 4 ст. 11 Федерального закона от 02.05.2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» рассмотрению не подлежит.
Приложение № 3
________________________
(Ф.И.О. заявителя)
________________________
(адрес)
Уважаемый (ая)_____________________!
Сообщаем, что Ваше обращение, поступившее в администрацию Костромской области, в соответствии с п. 3 ст. 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» направлено на рассмотрение в_____________________ (указать организацию и т.д., куда направляется на исполнение обращение)
Приложение № 4
_____________________
(Ф.И.О. заявителя)
_____________________
(адрес)
Уважаемый (ая) ___________________!
В соответствии с Вашим обращением в ____________ (указать орган местного самоуправления) направлен запрос в _______________ (указать наименование учреждения, организации и т.д.) о _________________________. (излагается суть запроса)
О результатах рассмотрения обращения Вы будете извещены дополнительно в срок до _________20__ г. (указывается срок, на который рассмотрение обращения продлено).
Приложение № 5