Программа дисциплины «Основы документирования управленческой деятельности» для специальности 080504. 65 «Государственное и муниципальное управление» подготовки специалиста (специализация 080504. 65-21 «Административное управление»)

Вид материала

Программа дисциплины

Содержание 1. АННОТАЦИЯ КУРСА 1.1. Цели и задачи курса 1.2. Методическая новизна курса 2. СОДЕРЖАНИЕ КУРСА 2.1. Научная и содержательная новизна курса 2.2. Учебный план 2.3. Основное содержание курса Модуль 2. Документирование государственной управленческой деятельности Тема 6. Формуляр документа и его составные части Тема 7. Основные требования к юридико-техническому оформлению проектов нормативных правовых актов. Семинарское занятие по теме «Разработка нормативного правового акта». Тема 8. Основные нормы официально-делового стиля. Модуль 3. Систематизация работы с документацией Тема 10. Подготовка дел к архивному хранению Список основной и дополнительной литературы по теме курса 3. Формы контроля 4. Учебно-методическое обеспечение дисциплины 4.1. Методические рекомендации преподавателю курса 4.2. Методические рекомендации студентам

Подобный материал:

• Программа дисциплины «Основы документирования управленческой деятельности»  для специальности, 417.79kb.
• Программа дисциплины «Процессы разграничения полномочий между органами публичной власти», 375.61kb.
• Программа дисциплины исследование социально-экономических и политических процессов, 215.8kb.
• Программа дисциплины «Медицинское страхование» Для специальности 080504. 65 «Государственное, 231.05kb.
• Программа дисциплины маркетинг и пространственная организация территорий для специальности, 190.31kb.
• Программа дисциплины Управление общественными отношениями для специальности 080504., 187kb.
• Программа дисциплины «Концепции современного естествознания. Экология» для специальности, 282.44kb.
• Программа дисциплины «Рынки медицинской техники и лекарственных средств» Для направления, 241.99kb.
• Программа дисциплины Бюджетная политика и бюджетный процесс для специальности 080504., 248.36kb.
• Программа дисциплины управление общественными отношениями, 160.32kb.

Правительство Российской Федерации

Государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования

«Государственный университет – Высшая школа экономики»

Факультет государственного и муниципального управления

ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ


«Основы документирования управленческой деятельности»

для специальности 080504.65 «Государственное и муниципальное управление» подготовки специалиста

(специализация 080504.65-21 «Административное управление»)


Автор: к.с.н. Дмитриева Наталья Евгеньевна (nedmitrieva@hse.ru).


Рекомендована секцией УМС Одобрена на заседании кафедры

Государственное и муниципальное управление Теории и практики государственного управления

Председатель Зав. кафедрой

______________проф. В.В. Киселева ________________ проф. А.В. Клименко

«___» _____________ 2010 г. «___»_____________ 2010 г.


Утверждена УС факультета

Государственного и муниципального управления

Ученый секретарь

________________Л.М. Симонова

«___» _____________2010 г.

Москва

2010

1. АННОТАЦИЯ КУРСА

1.1. Цели и задачи курса

Учебный курс «Основы документирования управленческой деятельности» разработан с целью познакомить студентов с теоретическими вопросами документационного обеспечения управления, выработать навыки использования современных технологий делопроизводства, сформировать убежденность в необходимости постоянного и системного обновления знаний в области документирования управленческой деятельности.

В процессе изучения курса студенты:

• получат общетеоретические знания о нормативно-правовой базе по вопросам документирования и организации работы с документами и нормативными актами;
  
• освоят специальные знания в области становления системы делопроизводства и организации современной системы документооборота;
  
• познакомятся с современными методами нормирования труда специалистов службы ДОУ, расчета её комплектования, организации помещений и рабочих мест для специалистов службы ДОУ;
  
• получат навыки составления, оформления и юридико-технической правки документов.
  

1.2. Методическая новизна курса

Теоретическая часть курса позволяет на занятиях опираться на знания, умения и навыки, полученные студентами по базовым учебным дисциплинам и курсам по специальности "Государственное и муниципальное управление". На этом основании формы проведения занятий предполагают активное вовлечение студентов в учебный процесс в форме самостоятельного изучения дополнительного учебного материала, подготовки домашнего задания, экспертизы разработанных студентами проектов документов. Каждая тема семинарских занятий предполагает моделирование конкретной ситуации из делопроизводственной практики органов исполнительной власти на разных уровнях публичной власти.

В результате изучения курса студенты должны освоить понятийный аппарат и основные нормы федерального законодательства в области документирования управленческой деятельности, получить общие и специальные знания по вопросам, связанным с делопроизводством. Основной акцент всего лекционного и практического материала сделан на применении основных положений в практике деятельности органов публичной власти.

В процессе освоения данного курса студенты получат навыки:

• составления организационно-распорядительных документов разных видов;
  
• организации работы с документами в соответствии с национальными и государственными стандартами;
  
• разработки и редактирования нормативных правовых актов;
  
• заполнения форм первичной учетной документации по учету кадров и учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
  
• оформления реквизитов документов в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003, копий документов с приданием им юридической силы;
  
• правильного использования норм современной официально-деловой письменной речи.
  

2. СОДЕРЖАНИЕ КУРСА

2.1. Научная и содержательная новизна курса

Особенностью курса является сочетание в нем теоретических знаний в области документационного обеспечения управления и навыков эффективного делопроизводства, проверенных многолетней практикой. Все предлагаемые методики полностью соответствуют существующей нормативно-методической базе документационного обеспечения управления Российской Федерации.

2.2. Учебный план

№ п/п	Наименование темы	Всего часов	Лекции	Семинары и практические занятия	Самостоятельная работа
1.	Нормативно-правовая основа делопроизводства	12	4		8
2.	Организационные основы документационного обеспечения управления	8	2		6
3.	Локальные нормативные и организационно-распорядительные документы	8	2	2	4
4.	Становление современной системы документационного обеспечения управления	6	2		4
5.	Свойства и признаки документа. Унификация и стандартизация управленческих документов	12	2	2	8
6.	Оформление реквизитов документов	14	4	2	8
7.	Основные требования к юридико-техническому оформлению проектов нормативных правовых актов	10	2	4	4
8.	Основные нормы официально-делового стиля	10	2	2	6
9.	Документооборот: его развитие и нормативно-методическая регламентация. Организация работы с документами в органах государственной власти	6	2		4
10.	Подготовка дел к архивному хранению	6	2		4
11.	Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Работа с персональными данными	6		2	4
12.	Универсальные информационные технологии в документационном обеспечении управления	10	2	2	6
	ИТОГО	108	26	16	66

Базовый учебник: Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267 с.

2.3. Основное содержание курса

Модуль 1. Организационно-правовые основы делопроизводства.

Тема 1. Нормативно-правовая основа документирования управленческой деятельности.

Основные функции и задачи документирования управленческой деятельности. Классификация и унификация управленческих документов. Классификация документов по Общероссийскому классификатору управленческой документации.

Нормативно-правовую базу документирования. Основные требования к организации ДОУ, установленные в федеральном законодательстве. Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации», Закон Российской Федерации «О государственной тайне», Федеральные законы "Об обязательном экземпляре документов», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и др.

Нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию делопроизводства. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Типовые и примерные перечни документов, с указанием сроков их хранения.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы.


Основная литература по теме

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267 с.
   
2. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов".
   
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
   
4. Федеральный закон от 1 июля 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».
   
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных".
   
6. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299.
   

Тема 2. Организационные основы документирования управленческой деятельности.

Документационное обеспечение управления как обеспечивающая функция управления. Управленческая деятельность и делопроизводство. Роль документирования в реализации управленческих решений. Организация делопроизводства как процесс управления. Функции управления делопроизводством. Основные функции делопроизводства. Делопроизводство как система работы с документами.

Организация делопроизводства как структуры, обеспечивающей потребности организации в документированной информации. Определение ответственности за организацию процесса делопроизводства в организации. Организация службы делопроизводства. Цели и задачи службы ДОУ. Функции службы ДОУ. Права и ответственность службы ДОУ. Расчет комплектования службы ДОУ персоналом требуемой квалификации и численности.

Организация нормирования работ по делопроизводству. Нормативно-методическая основа нормирования. Правила нормирования времени на выполнение документооборота. Комплектование и нормирование деятельности службы ДОУ.

Основные требования к размещению персонала ДОУ. Основные требования к служебным помещениям. Основные требования к размещению офисной мебели. Основные требования к рабочим местам. Основные требования к размещению специального оборудования.


Основная литература по теме

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267с.
   
2. Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы СанПиН 2.2.4.548-96, утвержденные постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 1 октября 1996 г. № 21.
   
3. Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы. Санитарные нормы и правила СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, утвержденные постановлением Минздрава России от 3 июня 2003 г. N 118.
   
4. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.
   
5. Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств", утвержденные постановлением Минтруда России от 23 июля 1998 г. № 28.
   
6. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях" утвержденные постановлением Минтруда России от 26 сентября 1995 г. № 56.
   
7. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23.
   

Дополнительная литература по теме

8. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1988. 424 с.
   

Тема 3. Локальные нормативные и организационно-распорядительные документы.

Особенности локальных нормативных актов. Принципы принятия локальных нормативных актов. Законодательные требования к разработке и принятию локальных нормативных актов. Систематизация локальных нормативных актов.

Особенности организационно-распорядительных документов.

Организационные документы. Основные требования к разработке положения об организации, инструкций (правил), должностного регламента (должностной инструкции).

Распорядительные документы. Правила подготовки и оформления отдельных распорядительных документов. Основные требования к разработке приказов, распоряжений, решений. Особенности оформления деятельности коллегиальных органов.

Справочно-информационные документы. Оформление протокольных документов, актов, докладных и служебных записок, справок и удостоверений.


Основная литература по теме

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267с.
   
2. Регламент Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, принятый постановлением Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 22 января 1998 г. № 2134-II ГД.
   
3. Регламент Совета Федерации Федерального собрания Российской Федерации, принятый постановлением Совета Федерации Федерального собрания Российской Федерации от 30 января 2002 г. № 33-СФ.
   
4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.
   

Дополнительная литература по теме

5. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. М.: Изд-во Эксмо, 2005.
   

Семинарское занятие по теме «Составление и оформление локальных актов».

Для организации работы на семинаре студентам раздаются образцы составления документов, на основе которых разрабатываются проекты:

положения о структурном подразделении,

краткого и полного протокола заседания коллегии (комиссии) о рассмотрении проекта положения о структурном подразделении,

докладной записки, справки.

Модуль 2. Документирование государственной управленческой деятельности

Тема 4. Становление современной системы документационного обеспечения управления.

Древнерусские канцелярские источники. Возникновение документа. Становление системы делопроизводства в России. Коллежское делопроизводство. Министерское делопроизводство.

Первые декреты Советской власти в области документационного обеспечения управления. Создание государственных учреждений по рационализации делопроизводства. Проектирование первой советской системы по организации документооборота.

Формирование государственной системы документации. Единая государственная система делопроизводства (1973 г.). Государственная система документационного обеспечения управления (1988 г.).

Современные национальные стандарты в области управления документооборотом. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007».


Основная литература по теме

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267с.
   
2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (приказ Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33).
   
3. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28.
   
4. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
   

Дополнительная литература по теме

5. История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. М., 1974.
   
6. Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). М.: Главархив СССР, 1983. 211 с.
   

Тема 5. Свойства и признаки документа. Унификация и стандартизация документов.

Взаимосвязь понятий «документ» и «информация». Определение документа в государственных стандартах. Многофункциональность документа. Понятие «электронный документ».

Оригинальность документа. Понятие оригинала, признаки оригинала. Черновики и беловики текстовых документов. Подлинность документа. Понятие “подлинник”. Подлинные и подложные документы.

Копийность документа. Понятие “копия”. Копии, различаемые по способу их удостоверения. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий.

Понятие «унифицированная система документации». Разработка унифицированных систем документации. Характеристика унифицированных систем документации.

Государственные стандарты на унифицированные системы. Альбомы форм унифицированных документов. Порядок введения в действие унифицированных форм документов.

Унификация структуры текста. Элементы формализации. Унификация языковых средств. Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.


Основная литература по теме

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267с.
   
2. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
   
3. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ "Унификация текстов управленческих документов" (1998 г.).
   

Дополнительная литература по теме

4. Елагина Е.Б. Первичные документы. – М.: Статус-Кво 97, 2006. – 355 с.
   
5. Демушкин А.С. Как распознать подделки документа // Отечественные архивы. 2000. № 1. С.86-100.
   

Семинарское занятие по теме «Унификация и стандартизация документов»

Отработка навыка применения общероссийских классификаторов и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Задания:

оформить личную карточку государственного (муниципального) служащего;

заполнить утвержденную распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 г. № 667-р анкету для участия в конкурсе на замещение должности государственной (муниципальной) службы.


Тема 6. Формуляр документа и его составные части

Понятие “реквизит”. Постоянные и переменные реквизиты. Понятие “формуляр документа”. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом.

Бланк документа. Виды бланков. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов. Правила конструирования бланка. Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта Российской Федерации.

Автор документа. Порядок обозначения наименования организации – автора документа. Справочные данные об авторе, их состав, размещение на бланке. Авторы личных документов. Подпись, печать как признаки автора.

Вид документа, его развитие. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функций управления. Указание вида документа, его место и назначение в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида.

Обозначение адресата. Правила написания адресата и место указания адресата в формуляре документа. Отражение сферы действия документа в его адресате. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.

Дата документа. Значение датирования документа. Авторские даты (составление, подписание), даты, относящиеся к содержанию. Даты, характеризующие элементы формуляра. Даты обработки документов. Порядок оформления дат.

Состав удостоверения документов. Назначение подписания документов. Правила подписи документов различных категорий. Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись.

Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая печать. Законодательство об изготовлении и пользовании печатями. Порядок проставления печати на документах.

Утверждение документов. Способы утверждения. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа.

Согласование документа. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление, место в формуляре документа.

Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документа, место в формуляре документа. Особое назначение резолюции. Требование к ее содержанию и оформлению. Отметки о взятии документа на контроль, исполнении документа и др.


Основная и дополнительная литература по теме

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267с.
   
2. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
   
3. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: 2004.
   

Дополнительная литература по теме

4. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. М.: Изд-во Эксмо, 2005.
   

Семинарское занятие по теме «Оформление реквизитов документов».

Для организации работы на семинаре студентам раздаются выдержки из ГОСТа Р 6.30-2003, на основе которых студенты должны:

1) разместить все реквизиты (проставляется порядковый номер реквизита в соответствующей зоне) на чистом листе бумаги согласно требованиям ГОСТа Р 6.30-2003;

2) оформить служебное письмо на общем бланке с угловым расположением реквизитов:

одному должностному лицу,

нескольким должностным лицам,

в один и несколько адресов,

с приложениями и без приложений;

3) оформить утверждение и согласование документов.


Тема 7. Основные требования к юридико-техническому оформлению проектов нормативных правовых актов.

Структура проекта нормативного правового акта. Структурные единицы законопроекта и проекта подзаконного акта. Порядок вступления в силу нормативного правового акта. Оформление приложений к проектам нормативных правовых актов.

Правила употребления ссылок на нормативные правовые акты. Правила указания официальных источников опубликования. Внесение изменений в нормативные правовые акты. Признание нормативных правовых актов утратившими силу.


Основная литература по теме

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267с.
   
2. Краткий справочник по оформлению нормативных правовых актов в Администрации Президента Российской Федерации (по состоянию на июль 2001 г.)
   

Семинарское занятие по теме «Разработка нормативного правового акта».

Домашнее задание к семинару: найти текст административного регламента предоставления государственной услуги, предоставление которой могло бы быть организовано на базе МФЦ.

На семинаре студенты разрабатывают проект нормативного правового акта в целях организации предоставления государственной услуги на базе МФЦ по внесению изменений в:

федеральный закон,

постановление Правительства Российской Федерации,

приказ федерального органа исполнительной власти и административный регламент.


Тема 8. Основные нормы официально-делового стиля.

Основные требования официально-делового стиля. Основные лексические нормы официально-делового стиля. Основные орфографические нормы официально-делового стиля. Система употребления знаков препинания с учетом современной практики печати.


Основная литература по теме

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267с.
   
2. Розенталь Д.Э. Справочник по правописанию и литературной правке (любое издание).
   

Дополнительная литература по теме

3. Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. М., 1993.
   
4. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М.: Высшая школа, 1998. 192 с.
   
5. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.
   

Семинарское занятие по теме «Основные нормы официально-делового стиля»

Домашнее задание к семинару: повторить основные правила орфографии и пунктуации.

На семинаре с использованием раздаточного материала студенты отрабатывают основные нормы, встречающиеся при оформлении документов.

Модуль 3. Систематизация работы с документацией

Тема 9. Документооборот: его развитие и нормативно-методическая регламентация. Организация работы с документами в органах государственной власти

Определение понятия «документооборот». Общие принципы и методы. Основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах. Движение документов в аппарате управления, обусловленное их содержанием (формирование внутренних и внешних документопотоков). Распределение документов в организации в соответствии с функциями руководителей, подразделений и исполнителей. Предварительное рассмотрение документов.

Определение понятия “документооборот” Общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах. Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения. Учет количества документов.

Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документом. Экспедиционная обработка документов. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы, организацией контроля исполнения и последующей обработкой документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение.

Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения. Порядок обработки отправляемых документов. Правила организации движения внутренних документов. Направления совершенствования документооборота и пути его сокращения.

Формы контроля за исполнением документов. Виды контроля: контроль по существу вопроса, текущий контроль, итоговый контроль. Организация контроля в органах государственного и муниципального управления. Технология ведения контроля.

“Безбумажное” делопроизводство. Автоматизированные системы документооборота. Правила организации движения внутренних документов.


Основная литература по теме

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267с.
   
2. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ "Ведение делопроизводства в организации" (2004 г.).
   

Дополнительная литература по теме

3. Рогожин М.Ю.Справочник по делопроизводству. - Питер, 2007 г., 192 с.
   

Тема 10. Подготовка дел к архивному хранению

Понятие номенклатуры дел. Требования к составлению номенклатуры дел. Виды номенклатур дел, их особенности и назначение. Методика составления номенклатуры дел: изучение состава документов, разработка классификационной схемы; требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации.

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел. Сроки хранения документов

Понятие “формирование дел”, основные требования к проведению этой работы. Группировка исполнения документов в соответствии с номенклатурой дел. Принципы систематизации документов при формировании документов; расположение документов внутри дела по значимости содержания.

Принципы формирования дел в соответствии со сроками хранения дел согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Использование перечней для составления классификаторов и номенклатур дел. Методика разработки ведомственных перечней документов.

Требования к созданию документального фонда. Экспертиза ценности документов: отбор документов на постоянное и временное хранение, выделение к уничтожению документов. Установление или изменение сроков хранения. Критерии оценки документов. Экспертные комиссии. Унификация требований к делам, сдаваемым в архив. Основные требования к оформлению дел.

Унификация требований к делам, сдаваемым в архив. Основные требования к оформлению дел. Полное и частичное оформление дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и временного хранения.

Определение описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения.

Передача дел в ведомственный архив. Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство организации документов в делопроизводстве и в ведомственном архиве.


Основная литература по теме

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267с.

Дополнительная литература по теме

2. Рогожин М.Ю.Справочник по делопроизводству. - Питер, 2007 г., 192 с.


Тема 11. Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан Работа с персональными данными

Общественно-политическое и социальное значение обращений граждан. Законодательная регламентация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

Формирование нормативной базы, регламентирующей организацию работы с обращениями граждан в государственном аппарате.

Основные задачи делопроизводственной службы по организации работы с обращениями граждан, ее особенности. Операции по приему, регистрации, контролю исполнения, принятию решений по обращениям граждан. Сроки исполнения. Требования к содержанию ответных документов. Формирование и хранение предложений, заявлений, жалоб граждан. Обобщение, анализ и использование данных о работе с обращениями граждан в аппарате управления.

Организация приема граждан в государственных учреждениях. Формы и методы совершенствования работы с обращениями граждан в органах государственной власти и управления, в общественных организациях.


Основная литература по теме

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267с.
   
2. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
   
3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
   

Тема 12. Универсальные информационные технологии в документационном обеспечении управления

Цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности: в области работы с документами, в области контроля над исполнительской дисциплиной, в области организации доступа к информации.

Типология информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления. Необходимые условия для реализации современных информационных технологий в управлении.

Основные принципы автоматизации в сфере документационно-информационного обеспечения управления. Отличие автоматизированной системы от автоматической. Понятие открытой системы.

Стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности: выполнение отдельных видов работ с помощью универсальных информационных технологий и комплексное внедрение информационных технологий. Преимущества и недостатки этих стратегий.

Актуальность создания единых информационных систем в масштабах организации, отрасли, государства. Требования, предъявляемые к автоматизированной системе управления.

Типология универсальных информационных технологий по основным этапам процесса документационного обеспечения управления и типовым функциям организационного обеспечения управления.

Информационные технологии хранения информации и организации доступа к ней. Причины утраты документов и меры по предотвращению потерь данных.

Влияние внедрения вычислительной техники на образование документов. Документ в электронной форме. Проблема правового режима документа, созданного в электронной форме. Особенности согласования и подписания электронных документов.

Особенности создания и оформления документов на компьютере: использование баз данных, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Современное программное обеспечение.

Развитие системы передачи информации. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.


Основная литература по теме

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267с.
   

Дополнительная литература по теме

2. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство, 2007, N 3.
   
3. Ищейнов В.Я. Информационные системы персональных данных в государственных и муниципальных органах // Делопроизводство, 2007, N 2.
   
4. Филенко Е.Н. Проблемы использования электронной цифровой подписи // Делопроизводство, 2007, N 4.
   

Список основной и дополнительной литературы по теме курса

Основная литература

1. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267 с.
   
2. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов".
   
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
   
4. Федеральный закон от 1 июля 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».
   
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных".
   
6. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
   
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
   
8. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299.
   
9. Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы СанПиН 2.2.4.548-96, утвержденные постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 1 октября 1996 г. № 21.
   
10. Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы. Санитарные нормы и правила СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, утвержденные постановлением Минздрава России от 3 июня 2003 г. N 118.
    
11. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.
    
12. Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств", утвержденные постановлением Минтруда России от 23 июля 1998 г. № 28.
    
13. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях" утвержденные постановлением Минтруда России от 26 сентября 1995 г. № 56.
    
14. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23.
    
15. Регламент Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, принятый постановлением Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 22 января 1998 г. № 2134-II ГД.
    
16. Регламент Совета Федерации Федерального собрания Российской Федерации, принятый постановлением Совета Федерации Федерального собрания Российской Федерации от 30 января 2002 г. № 33-СФ.
    
17. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.
    
18. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (приказ Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33).
    
19. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28.
    
20. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
    
21. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
    
22. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ "Унификация текстов управленческих документов" (1998 г.).
    
23. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
    
24. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ "Унификация текстов управленческих документов" (1998 г.).
    

Дополнительная литература

1. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1998.
   
2. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство, 2007, N 3.
   
3. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. М.: Изд-во Эксмо, 2005.
   
4. Варадинов Н.В. Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел. СПб., 1857.
   
5. Делопроизводство: Учебник / Под общей ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2004. 544 с.
   
6. Замыцкова О.И. Делопроизводство: уч. пособие.- Ростов Н/Д: Феникс, 2001.
   
7. Зиновьева Н.Б. Документоведение. М.: ИПО Профиздат, 2001. 208 с.
   
8. Ищейнов В.Я. Информационные системы персональных данных в государственных и муниципальных органах // Делопроизводство, 2007, N 2.
   
9. Костомаров М.Н. Международные и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных. Учеб. пособие. М.: РГГУ, 2000.
   
10. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2000. 208 с.
    
11. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002. 288 с.
    
12. Ларьков Н.С. Документоведение. Учеб. пособие. Томск: ТГУ, 2005. 354 с.
    
13. Левин В.И. Носители информации в цифровом веке. М.: КомпьютерПресс, 2000. 256с.
    
14. Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство: правовые основы. М., 2009.
    
15. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. М., 2006.
    
16. Розенталь Д.Э. Справочник по правописанию и литературной правке (любое издание).
    
17. Спивак В.А. Делопроизводство.- СПб: Питер,2003.
    
18. Филенко Е.Н. Проблемы использования электронной цифровой подписи // Делопроизводство, 2007, N 4.
    

3. Формы контроля

Текущий контроль проводится в форме:

• коротких опросов в начале каждого занятия, которые направлены на выяснение степени освоения материалов предыдущих лекций и семинарских занятий;
  
• тестов по материалам источников, рекомендованных для самостоятельного изучения.
  

Промежуточный контроль осуществляется в виде оценки домашнего задания. При проверке домашнего задания учитывается полнота работы, качество анализа данных, степень раскрытия основных идей работы.

Домашнее задание на тему: «Становление норм документирования деятельности органов государственной власти».

Цель работы: проследить зарождение и развитие норм документирования управленческой деятельности на протяжении 300 лет.

Объем работы: 5 – 8 листов

Работы для изучения:

«Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданнейше поступать имеют»

«Общее учреждение министерств»;

«Руководство к наглядному изучению административного течения бумаг в России» М.Н. Катков (1856 г.);

Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.;

Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденный Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст;

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 г. N 28.

Итоговый контроль проводится в форме экзамена. Студентам предлагается письменно ответить на вопросы, освещенные на лекционных и семинарских занятиях, а также самостоятельно изученные по спискам предложенной литературы. Кроме этого, каждый студент выполняет индивидуальное задание по оформлению отдельных видов управленческих документов.


Контрольные вопросы для оценки качества освоения дисциплины

1. Управленческая деятельность и делопроизводство.
   
2. Значение документов для реализации управленческих решений.
   
3. Место ДОУ в системе государственного и муниципального управления.
   
4. Охарактеризовать нормативно-правовую основу делопроизводства.
   
5. Охарактеризовать современное государственное регулирование делопроизводства в России.
   
6. Правовой, управленческий, исторический аспекты в определении документа. Определение документа в государственных стандартах. Понятие “функция документа”. Постоянно действующие и оперативные функции.
   
7. Свойства и признаки документа. Оригинальность и копийность документа. Подлинность документа.
   
8. Понятие “система документации”. Признаки системы документации.
   
9. Отраслевые и ведомственные системы и их взаимосвязь.
   
10. Унифицированные системы документации, их разработка и классификация.
    
11. Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.
    
12. Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов.
    
13. Формуляр документа. Типовой и индивидуальный формуляр. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению.
    
14. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.
    
15. Бланк документа. Требования, предъявляемые ГОСТом к бланкам документов. Виды бланков.
    
16. Реквизит дата документа. Значение датирования документа. Даты, характеризующие элементы формуляра. Порядок оформления дат.
    
17. Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документа, место в формуляре документа.
    
18. Утверждение документов. Способы утверждения. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа.
    
19. Согласование документа. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление, место в формуляре документа.
    
20. Понятие “текст документа”. Сценарий подготовки документа. Порядок изложения текста документа. Элементы текста.
    
21. Понятие “заголовок документа”. Назначение заголовка, его место в формуляре документа.
    
22. Приложения к тексту и порядок их оформления.
    
23. Обозначение адресата. Правила написания адресата и место указания адресата в формуляре документа. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.
    
24. Охарактеризовать особенности составления и оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов. Организационные документы. Положения, уставы, инструкции, правила и др. Требования к их составлению и оформлению.
    
25. Охарактеризовать особенности составления и оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов. Распорядительные документы. Постановления, решения, приказы, распоряжения, указания и др. Порядок их составления и оформления.
    
26. Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Документальное оформление управленческих решений коллегиальных и единоначальных органов управления.
    
27. Документ в электронной форме. Проблема правового режима документа, созданного в электронной форме. Особенности согласования и подписания электронных документов.
    
28. Особенности создания и оформления документов на компьютере: использование баз данных, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии.
    
29. Определение понятия “документооборот”. Объем документооборота учреждения. Структура и общая характеристика документопотоков.
    
30. Правила организации движения внутренних документов.
    
31. “Безбумажное” делопроизводство. Автоматизированные системы документооборота.
    
32. Регламентация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.
    
33. Современная нормативно-методическая база определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве. Правила формирования документов различных категорий в дела.
    
34. Понятие номенклатуры дел. Требования к составлению номенклатуры дел. Их регламентация в нормативно-методических материалах. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел.
    
35. Передача дел в ведомственный архив.
    
36. Языковые требования к оформлению документов. Редактирование текстов документов.
    

4. Учебно-методическое обеспечение дисциплины

4.1. Методические рекомендации преподавателю курса

В рамках изучения данного курса необходимо не только сформировать у студентов общетеоретические знания в области документационного обеспечения управления, но и выработать практические навыки использования современных технологий делопроизводства, анализа законодательства Российской Федерации по вопросам документирования управленческой деятельности. С этой целью при преподавании курса используется обучающий метод самостоятельной работы студентов в форме знакомства с дополнительной литературой, выполнением заданий для самостоятельной работы, а также промежуточный контроль степени освоения предмета перед началом лекционных занятий. Именно практикоориентированность курса определяет преобладание самостоятельной подготовки в общем объеме учебных часов по дисциплине.

Поэтому при изложении данного курса преподаватель может руководствоваться следующим.

1. При изложении теоретической части курса целесообразно опираться на знания, умения и навыки, полученные студентами по базовым учебным дисциплинам и курсам по специальности "Государственное и муниципальное управление" по теории организации и теории управления.

2. Решающим для успешного освоения курса является разбор студентами реальных управленческих ситуаций, поэтому каждая тема курса предполагает моделирование конкретной ситуации из практики деятельности органов исполнительной власти на разных уровнях публичной власти.

3. Преподаватель может дать возможность студенту представить самостоятельное индивидуальное задание как в письменной форме, так и в форме выступления по выбранному вопросу для дискуссии в начале и в ходе лекции.

4. Целесообразно с целью активного вовлечения студентов в дискуссии во время учебного процесса предлагать для самостоятельной разработки студентами проектов для обсуждения, перекрестной экспертизы разработанных студентами проектов документов, темы которых определены для семинарских занятий.

5. Рекомендуется более гибко подходить к компоновке обучающих материалов для занятий, периодически сопровождая подачу нового материала элементами работы в малых группах, заключающейся в прочтении специально заготовленных фрагментов научных и практических и нормативно-методических материалов.

4.2. Методические рекомендации студентам

При самостоятельном изучении обучающего материала, подготовке к итоговому контролю знаний студентам необходимо руководствоваться учебным планом курса.

Перечень литературы содержит достаточно большое количество материалов и источников для самостоятельного изучения. Кроме того, вполне актуальным и полезным для овладения основных тем курса будет знакомство студентов с некоторыми официальными Интернет-сайтами органов государственной власти и местного самоуправления.

АВТОР

Н.Е. Дмитриева