Министрство образования и науки РФ гоу впо «алтайский государственный университет» факультет политических наук кафедра документоведения «цели и задачи создания усд. Структура усд» «особенности документов на машинных носителях» (реферат)

Вид материала

Реферат

Содержание 1. Понятие унификации. определение усд 2. Цели и задачи создания усд 3. Структура усд 4. Развитие понятия « документ на машинном носителе» 5. Особенности документов на машинных носителях Список использованных источников и литературы

Подобный материал:

• Федеральное агентство по образованию гоу впо «Алтайский государственный университет», 176.68kb.
• Федеральное агентство по образованию гоу впо «Алтайский государственный университет», 154.64kb.
• Особенности жанровой поэтики «народных рассказов» Л. Н. Толстого, 399.26kb.
• Особенности химического состава почвогрунтов и аккумулирующая способность растений, 417.29kb.
• Министерство образования и науки РФ гоу впо «Уральский государственный лесотехнический, 300.45kb.
• Ермолаева Александра Ионашевна особенности течения цереброваскулярных заболеваний при, 538.95kb.
• Экологическая политика России в условиях глобализации, 375.12kb.
• Управление стратегическим развитием региональной системы профессионального образования, 887.9kb.
• Политическая мотивация внешнеэкономической деятельности россии, 374.76kb.
• А. П. Чехов и н. С. Лесков: проблема преемственности, 364.39kb.

МИНИСТРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ГОУ ВПО «АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»


ФАКУЛЬТЕТ ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ


«ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СОЗДАНИЯ УСД. СТРУКТУРА УСД»

«ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ НА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЯХ»

(реферат)


Выполнила студентка

4 курса, группы 1473


Любовь Алексеевна Паршина

И.О.Ф.


______________________________________

(подпись)


Научный руководитель,

к.э.н., профессор

(учёная степень, звание)


Евгений Петрович Жданов

И.О.Ф.


______________________________________

(подпись)


Работа защищена


« » _______________ 2011 г.


Оценка ____________________


Барнаул 2011

СОДЕРЖАНИЕ


Введение 5

1. Понятие унификации. Определение УСД 9

2. Цели и задачи создания УСД 13

3. Структура УСД 19

4. Развитие понятия «документ на машинном носителе» 22

5. Особенности документов на машинных носителях 26

Заключение 27

Список использованных источников и литературы 29


ВВЕДЕНИЕ


Актуальность унификации документов, создания и эффективного использования унифицированных систем документации (УСД) в настоящее время велика. В условиях научно-технического прогресса произошло резкое увеличение объёмов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяет вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Как никогда ранее возросла потребность в автоматизации обработки документной информации. Однако, практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация.

В Правилах по стандартизации в Российской Федерации¹ названы основные задачи, которые должны выполнять УСД, а именно:

- создание условий для формирования единого информационного пространства на территории Российской Федерации;

- создание условий для унификации документации при осуществлении межотраслевого документооборота;

- обеспечение совместимости информационных систем и ресурсов;

- обеспечение межотраслевого обмена информационными ресурсами;

- гармонизация с международными стандартами.

Эти задачи находят отражение и в нынешней политике Российской Федерации,

взявшей курс на создание информационного общества. 6 мая 2008 года Правительством Российской Федерации была принята «Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года». Основой этого документа стала утверждённая Президентом Российской Федерации Стратегия развития информационного общества.

Основные направления реализации настоящей Стратегии:

- формирование единого информационного пространства;

- обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена; интеграция государственных информационных систем и ресурсов.²

В связи с этим возрастает роль документов на машинных носителях, электронных документов. Введение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в тоже время предъявляет определенные требования к организации рабочих мест документоведов и накладывает некоторые ограничения в силу своей специфики.

Специфика электронного документа заключается в том, что человек не может воспринять его в том физическом смысле, в каком он зафиксирован на материальном носителе. В отличие от «бумажного» документа электронные жестко не привязаны к определённому носителю, они могут быть зафиксированы на разных типах носителей. Они имеют свою физическую и логическую структуру, которая зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств. Запечатление и воспроизведение документа осуществляется с помощью соответствующих информационных технологий.

С.И.Семилетов называет следующие отличия электронного документа от традиционного:

1. Нет жесткой привязки документа к материальному носителю, что определяется

особенностями организации электронных документов и технологией фиксации их

содержательной информации.

2. Зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами в электронно-цифровой форме невозможно непосредственно и однозначно воспринимать органами чувств человека и, тем более, её собственноручно подписать или идентифицировать без соответствующих программно-аппаратных средств.³

До настоящего времени не выработано однозначного определения электронного документа. На законодательном уровне в Российской Федерации определение электронного документа было закреплено Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года № 1-ФЗ: «Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме».⁴ В юридической литературе отмечается, что это определение достаточно широкое и далеко не полностью раскрывает рассматриваемое понятие.

Задачи исследования:

1. Рассмотреть цели, задачи и методы унификации; цели и задачи создания УСД, их роль и место в системе управления.

2. Выяснить, из каких элементов состоит УСД. Рассмотреть структуру УСОРД.

3. Проанализировать процесс развития и формирования понятия «электронный документ».

4. Дать характеристику особенностям электронного документа.

5. Выявить проблемы использования электронного документа на современном этапе.


1. ПОНЯТИЕ УНИФИКАЦИИ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ УСД


В переводе с латинского «унификация» - это приведение чего-либо к единой форме, к единообразию. Энциклопедический словарь даёт такое определение: «унификация» - это рациональное сокращение числа объектов одинакового функционального назначения. Под унификацией документов понимается выбор рациональных схем построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Цель унификации документов – создание стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных. В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей.

Нормативная база для проведения унификации документов включает:

- Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- межгосударственные и государственные стандарты России на УСД;

- типовые методические указания по проведению отраслевой (ведомственной), республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления (АСУ);

- Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ) и УСД в Российской Федерации;

- общероссийские классификаторы ТЭСИ;

- ГОСТы, входящие в Государственную систему стандартизации России.

Принципы унификации документов:

- унификация от общего к частному (построение формуляра-образца документа, а на его основе – разработка конкретной формы документа);

- единообразие построения формы документа и правил оформления, обеспечиваемое путём максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

- комплексность унификации: должны предусматриваться требования к документу на всех стадиях его создания, обработки, исполнения, хранения;

- информативность, т.е. включение в документ только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;

- группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения;

- обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;

- стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение длительного периода времени;

- экономичность за счёт обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования ТЭСИ.

При проведении унификации применяют методы содержательной и формальной унификации. Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретной формы документа и их систем. Осуществляется на основе классификации документов по различным признакам.

Методы содержательной унификации:

- установление ограничительных номенклатур действующих форм документов;

- создание типовых форм;

- построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);

- унификация и стандартизация информационных элементов и используемых

показателей.

В масштабе Российской Федерации ограничительной номенклатурой является

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). В масштабе отрасли или конкретного предприятия – отраслевые (ведомственные) классификаторы управленческих документов и Табели документов.

Методы формальной унификации:

- унификация структуры документа;

- создание общих синтаксических правил построения документа;

- унификация методов контроля информации в документах;

- унификация типов носителей и форматов документа.

Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая степень их унификации, доведение её результатов до уровня обязательной правовой формы. Поэтому, унификация проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные виды документов или отдельные виды продукции (например, формат бумаги), так и на УСД.

В управлении, как и в других областях деятельности человека, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата выполняют разные функции. Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому аппарату управления, другие – могут выполняться каким-либо управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые в свою очередь соответствуют функциям управления и составляют системы документации. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по

признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления. Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Это системы документации по здравоохранению, образованию, нотариальные и др. Соотношение функциональных и отраслевых систем в деятельности организации зависит также от характера деятельности и компетенции организации.

Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.⁵

Непосредственные разработчики систем документации министерства и ведомства. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Общегосударственные унифицированные формы документов (УФД) разрабатываются с учётом их компьютерной обработки. О ни обязательны для применения во всех учреждениях, организациях независимо от подчинённости и форм собственности.

Таким образом, УСД – это приведённые к максимально возможному единообразию формы документов, объединённые в основные функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями независимо от уровня управления и формы собственности, применяющие как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

В Правилах по стандартизации в Российской Федерации дано следующее определение УСД: «УСД – созданная с использованием методов унификации документации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединённых в зависимости от сферы применения в общероссийские УСД, отраслевые УСД, УСД организаций».

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СОЗДАНИЯ УСД


Главная цель создания УСД – установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

Кроме того, при создании УСД преследуются и следующие цели:

- сокращение количества применяемых в деятельности учреждений документов, типизация их формы;

- снижение трудовых, временных, материальных затрат;

- включение документов в единую для страны систему делопроизводства;

- оперативная работа с документами.

Актуальное направление научного исследования на современном этапе – использование современных информационных технологий в управлении документацией. Создание УСД позволяет сокращать затраты ручного труда и способствует:

- широкому использованию электронно-вычислительной техники (ЭВТ), так как УФД удобны для машинной обработки. Достигается это обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей;

- упорядочению информационных потоков.

Всё это позволяет повысить эффективность управления, так как достигается высокая оперативность в получении качественной информации, придаёт творческий характер управленческому труду, снижает количество ошибок в процессе принятия решений.

Глобальная задача, которая возлагается на УСД: создание условий для формирования единого информационного пространства на территории Российской Федерации.

УСД разрабатываются на основе:

- единообразия построения форм документов;

- регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

- исключения из документов дублируемых данных, для достижения однократности ввода информации в процесс принятия решения управленческих задач;

- сокращения количества традиционно включаемых данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

- единства применяемой терминологии и условных обозначений, для достижения сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

-определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов и создания единых моделей построения, ориентированных на компьютерную обработку;

- установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случае наличия специфических особенностей.

В настоящее время обязательны к применению следующие общероссийские УСД, включающие в себя комплексы документов, сгруппированных по задачам:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Имеет повсеместное применение, тесно связана как с функциональными, так и отраслевыми системами документации. Она представляет собой правовую основу для других систем.

2. Унифицированная система банковской документации.

3. Унифицированная система первичной учётной документации.

4. Унифицированная система финансовой учётной и отчётной документации бюджетных учреждений и организаций.

5. Унифицированная система отчётно-статистической документации.

6. Унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий.

7. Унифицированная система документации по труду.

8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда России.

9. Унифицированная система внешнеторговой документации.

УСД устанавливает Общероссийский классификатор управленческой документации, который является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает УСД и формы документов, разрешённых к применению в народном хозяйстве. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения УФД, входящих в УСД.

Для общероссийской УСД установлены следующие стадии разработки:

1 стадия – Организация разработки УСД.

Головная организация по разработке УСД проводит предварительное исследование вопроса. В ходе исследования изучаются:

- законодательные и нормативные документы, устанавливающие определённые нормы, которые должны найти отражение в формах документов в разрабатываемой УСД;

- отраслевые номенклатуры и перечни;

- формы документов, используемых в традиционных условиях для решения задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД;

- определяется комплекс подсистем и задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД.

Результаты исследования служат базой для подготовки технического задания на разработку УСД. Содержание технического задания должно соответствовать ГОСТ Р 1.2-2002 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». Оно должно включать следующие разделы: основание для разработки, срок разработки, цели и задачи разрабатываемой УСД, характеристика объекта классификации, структура УСД, перечень требований, предъявляемых к ней, взаимосвязь с другими системами документации и нормативно-техническими документами, источники информации для разработки УСД, этапы работ и сроки их выполнения.

На этой же стадии головная организация представляет во Всероссийский НИИ классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) для согласования перечень организаций обязательного согласования и организаций, которым будут направлены проекты УФД на отзыв. Техническое задание подписывается головной организацией, организациями-соисполнителями и согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ. Затем данный документ утверждается министерством, ответственным за разработку УСД и рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям.

2 стадия – Разработка первой редакции проекта УФД.

3 стадия - Разработка окончательной редакции проекта УФД.

4 стадия – Утверждение и регистрация УФД.

5 стадия – Тиражирование бланков форм документов.

6 стадия – Ведение общероссийской УСД.


3. СТРУКТУРА УСД


УСД состоят из совокупности взаимосвязанных УФД, обеспечивающих документированное представление данных в определённых видах деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс госстандартов, определяющих основные положения унифицированной системы и единую форму всех входящих в неё документов.

Ядром УСД являются унифицированные формы документов. Правила по стандартизации так определяют это понятие: «УФД – созданная с использованием методов унификации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде деятельности задачами и расположенных в определённом порядке на носителе информации».

Унифицированная форма документа может быть общероссийской, отраслевой и организации. Общероссийская форма входит в состав общероссийской УСД и обязательна для применения на всей территории Российской Федерации в определённом виде экономической деятельности. Отраслевая – входит в состав отраслевой УСД и не предназначена для межотраслевого применения. УФД организации входит в состав УСД организации и обязательна для применения только в данной организации или их группах, занимающихся аналогичными видами экономической деятельности. УФД являются объектами классификации в ОКУД. Код УФД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации и блока наименований объекта классификации.

В кодовом обозначении УФД отражены следующие признаки классификации:

- первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность соответствующей УСД;

- третий и четвёртый (подкласс форм) – общность содержания множества форм и направленность их использования;

- пятый, шестой и седьмой – регистрационный номер УФД внутри подкласса;

- восьмой – контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной УФД. Коды ОКУД подлежат простановке в УФД. Код формы документа подтверждает его право на существование и соответствие утверждённому эталону-образцу.

Унификация выдвигает следующие требования к документам:

- стандартная форма построения;

- приспособление к автоматизированной обработке;

- минимизация показателей;

- исключение дублирования;

- включение всех необходимых для целей управления показателей.

Все УСД включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости. Построение формуляра-образца осуществляется по ГОСТу 6.10.5-87 «Требования к построению формуляра-образца». Стандарт устанавливает требования к разработке унифицированных на основе формуляра-образца форм документов с учётом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов. Функциональное назначение УФД должно соответствовать классу ОКУД. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества, после унификации этих реквизитов и определения необходимых для их размещения площадей. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.

Формуляр-образец устанавливает:

- форматы бумаги;

- служебные поля;

- конструкционную сетку;

- расположение частей и зон;

- расположение реквизитов.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учётом особенностей взаимного расположения реквизитов. Описание может быть записано и на машинном носителе.

Унификация текста документа проводится по следующим направлениям:

- состав информации;

- структура текста;

- языковые средства представления информации.

Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа её назначения. При этом из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время информация и вносится ранее отсутствовавшая информация, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий (например, ИНН).

Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документа и их очерёдности. Используется в основном структура текста из двух частей: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы; вторая – существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. В.Ф.Янковая предлагает следующие виды унификации текста служебных документов:

1. Стандартизация языковых единиц, закрепление их в ГОСТах (делопроизводственные термины, отраслевые термины, наименования объектов, лексические сокращения).

2. Разработка единых форм представления текстов документов (тексты с постоянной информацией на бланке).

3. Формализация языковых средств (употребление искусственных языковых средств: коды, условные обозначения).

4. Рубрикация, т.е. членение текста на отдельные части и графическое отделение друг от друга.

В настоящее время сложились следующие способы представления постоянной информации в унифицированных текстах:

1. Трафарет – постоянная информация представлена в виде связного текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией.

2. Анкета – постоянная информация излагается в виде наименования признаков, характеризующих объект.

3. Таблица – содержит информацию, которая является характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

4. Связный типовой текст (типовой образец) – текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов (правила, уставы).

5. Соединение форм представления унифицированных текстов – сочетание связного текста с анкетой или таблицей.

Таким образом, в каждой УСД есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также разрабатываются УФД, применяемых в данной системе.

Каждая УСД содержит также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих форм.

Рассмотрим структуру УСД на примере унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Среди действующих систем она занимает особое место для реализации общей для всех органов управления функции – организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности. Основные положения этой унифицированной системы и единая форма всех входящих в неё документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003.

УСОРД – это УСД, устанавливающая требования к составу, содержанию,

построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач управления.

В УСОРД выделяют следующие группы документов:

1. Организационные – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К ним относятся: устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность, правила внутреннего распорядка.

2. Распорядительные – документы по организационным вопросам, вопросам планирования производства, строительства и материально-технического снабжения, сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы. Все они носят административный характер. К ним относятся: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение.

3. Информационно-справочные – совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. К ним относятся: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письмо, телеграмма, телефонограмма.

Таким образом, мы определили состав документов, входящих в УСОРД.

По каждому из названных видов документов разработан формуляр-образец, который определяет совокупность расположенных в определённой последовательности реквизитов, присущих данным документам. Формуляр-образец указывает место реквизита на документе, определяет размеры полей. Строится он на основе конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора, а по горизонтали – интервалы. Кроме того, указана структура документа. Тем самым формулируются требования к содержанию и построению документов, входящих в систему.

Кроме того, сформулированы требования к оформлению каждого реквизита документа. Всего ГОСТом предусматривается 30 реквизитов для организационно-распорядительной документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 формулирует требования к бланкам документов. Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Рассматривается две стандартных формы бланков: А 4 и А 5. Бланки каждого вида могут устанавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов. Согласно стандарта в организации могут быть созданы следующие типы бланков:

1. Общий бланк – бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма).

2. Бланк конкретного вида документа (кроме письма).

3. Бланк письма.

4. Должностной бланк или бланк должностного лица.

По каждому виду бланков стандартом сформулированы требования к оформлению.

В приложении к стандарту приведены схемы расположения реквизитов на документе, а также образцы бланков документов.


4. РАЗВИТИЕ ПОНЯТИЯ « ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ»


С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, использования и хранения. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях.

Нормативно-методическим документом, регулирующим использование документов на машинных носителях стал ГОСТ 6.10.4-84 « УСД. Придание юридической силы документам на машинных носителях и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Данный стандарт давал следующее определение таким документам: « К документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитных лентах и дисках, гибких магнитных дисках) и документы на бумажных магнитных носителях (перфокартах, перфолентах)».⁶ Стандарт также устанавливал обязательные требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинных носителях и машинограмме, а также порядок внесения изменений в эти документы.

В дальнейшем происходит развитие понятия «документ на машинном носителе». Так, в 1991 году была принята «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)», она даёт следующие определения: « Машиночитаемый документ – документ, пригодный для автоматизированного считывания содержащейся в нём информации, основными носителями которой являются: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты», «Машинограмма – документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке».⁷ Далее, в нормативно-методическом документе «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации» даётся такое определение: «Машинограмма – документ, созданный при помощи средств вычислительной техники и оформленный на основании единых правил, изложенных в настоящей инструкции, и может использоваться на равных основаниях с машинописными документами».⁸

Во второй половине 90-х годов в употребление вошёл термин «электронный документ», вокруг которого до сих пор ведутся дискуссии. В Государственном стандарте этот термин отсутствует. Вместо него в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» сохранён прежний термин: «Документ на машинном носителе – это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной».⁹

Определение электронного документа дано в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года № 1-ФЗ. Статья третья закона гласит: «Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме».¹⁰ Главной особенностью этого термина специалисты считают отсутствие жёсткой привязки к конкретному материальному носителю. Один и тот же документ может существовать на разных носителях. По мнению М.В.Ларина: «Это определение не связывает понятие «электронный документ» ни со специальными (например, компьютерными) носителями информации, ни со специальными средствами защиты информации и удостоверения автора (например, электронной цифровой подписью), а делает главный акцент на способе представления».¹¹ Анализируя различные подходы к пониманию исследуемого вопроса, М.В.Ларин выделяет три основных группы

определений: «электронный документ» - это машиночитаемый документ, документ на машинном носителе; «электронный документ» - это особый тип документа; «электронный документ» - это электронная форма документа.

М.Н.Костомаров считает, что наиболее точно сущность этого нового явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - это лишь временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера¹². То есть, к электронным документам следует относиться так же, как и к другим технотронным документам, учитывая специфику носителя информации в действующих инструкциях и правилах.

Н.Н.Ковалёва более удачным считает определение электронного документа С.И.Семилетовым: «Электронный документ – документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого именного файла (ов) или записи в файле (ах) базы данных, доступный для последующей обработки в информационных системах, использования, воспроизведения и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи».¹³

Таким образом, законодатель в вышеназванном законе обратил внимание лишь на форму представления информации данного класса документов, отличающего его от других документов. Определение термина «электронный документ» достаточно широкое, что даёт почву для его неоднозначного толкования. Это не позволяет единообразно толковать данный объект при решении задач правового регулирования и соответственно принять его для практического использования, как исчерпывающее определение. А ведь важнейшей функций документа – это функция быть доказательством в суде. Законодателю нужно было использовать методы унификации текста, а именно, метод единства терминологии и стандартизации языковых средств, о чём сказано в первой теме реферата.

5. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ НА МАШИННЫХ НОСИТЕЛЯХ


Специалисты считают, что именно технологическая специфика электронного документа вызывает полемику вокруг этого понятия, а также создаёт некоторые проблемы применения электронного документа на практике.

Особенности информационной цифровой технологии позволяют мгновенно и неоднократно копировать и передавать электронный документ по коммуникационным каналам связи; им может пользоваться одновременно неограниченное число пользователей. Причём материальный носитель, в отличие от бумажного, может использоваться многократно для записи разных документов.

В традиционном документе основным защитным элементом документа является его материальный носитель. В электронном документе, как объекте мобильном, материальный носитель выполняет только функцию хранения, а защитную функцию он уже не в состоянии выполнить.

Особенностью электронного документа является то, что один и тот же документ может находиться на разных носителях, поэтому к нему не применимы такие понятия, как оригинал и копия. Все идентичные по содержанию экземпляры электронного документа могут рассматриваться как оригиналы и отличаться друг от друга только датой создания. А в качестве его копии может рассматриваться только его копия на бумажном носителе.

Особенностью электронного документа можно считать взаимосвязь его компонентов и применения адекватных информационных технологий для их воспроизведения и прочтения. В отличие от бумажных, электронные документы находятся в прямой зависимости от изменчивости технологической среды, это необходимо учитывать при организации их архивного хранения.

Функционирование электронных документов без вывода их на бумагу для использования человеком возможно при условии придания им юридической силы, подтверждения подлинности. Реквизитом электронного документа, придающим ему юридическую силу, является электронная цифровая подпись. Этот реквизит обладает свойством двух реквизитов бумажного документа: «печать» и «подпись».

Определение этого понятия закреплено в законе «Об электронной цифровой подписи». Статья третья закона гласит: «электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».¹⁴ Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» создавался с целью обеспечения правовых условий использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП в электронных документах признаётся равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Сфера применения закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других, предусмотренных законодательством России случаях, но не распространяются на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Возможность применения закона к иным отношениям ставится в зависимость от наличия соответствующих норм в иных законодательных актах.

Создатели закона прямо указывают на то, что ЭЦП может создаваться только с использованием криптографической технологии. Действие закона не распространяются на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, в том числе и электронных (шифры, коды,пароли).

В законе определены условия признания равнозначности ЭЦП и собственноручной подписи, а именно:

1. сертификат ключа подписи не утратил силу на момент подписания электронного документа;

2. подтверждена подлинность электронной цифровой подписи;

3. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями,

указанными в сертификате ключа подписи;

4. электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическую силу при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

При соблюдении вышеназванных условий закон позволяет использовать электронную цифровую подпись для заверения документов с печатью при переводе их с бумажного носителя на электронный.

В законе впервые закреплён правовой институт удостоверяющих центров. Однако, как констатирует постановление Правительства Российской Федерации № 721 «О внесении изменений в Федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002-2010гг.)», в настоящее время отсутствует единая инфраструктура обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия на основе применения электронной цифровой подписи.¹⁵

Закон определяет общие моменты применения на практике выбранной технологии подписания электронных документов. Но практическое применение положений закона невозможно без создания соответствующей инфраструктуры удостоверяющих центров и уполномоченного федерального органа.

После принятия этого закона были приняты «Основные правила работы архивов организаций» и «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (2002 г.). Однако, рекомендации этих правил недостаточны для решения проблем, связанных с долговременным хранением электронных документов. В них отсутствую механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе. В настоящее время остро стоит проблема в обеспечении условий для считывания информации и воспроизведения электронных документов в долговременной перспективе. Связано это с тем, что быстро устаревает аппаратное и программное обеспечение. Приблизительный жизненный цикл таких технологий 10-15 лет. При длительном хранении воспроизведение электронных документов возможно при помощи:

1. Своевременного перевода (миграции) баз данных на современные

технологические платформы. Поэтому важно изначальное создание баз данных в наиболее распространённых форматах.

2. Инкапсуляции: включения электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов. Однако исследования в этой области носят зачаточный характер.

В настоящее время единственным проверенным способом является миграция.

Ещё одна проблема хранения электронных документов – обеспечение их аутентичности. ЭЦП – реквизит электронного документа – недолговечный, рассчитанный на пять, максимум десять лет. Смена программной среды, устаревание алгоритмов криптозащиты делают процедуру ЭЦП невозможной или бесполезной. Наиболее приемлемым методом обеспечения аутентичности электронных документов при долговременном хранении называют применение эмуляторов или конверторов при их воспроизведении. Но такая практика пока мало изучена.

Необходимость переформатирования электронных документов при долговременном хранении приводит к тому, что, по существу, появляется другой документ с изменёнными реквизитами и контрольными характеристиками: датой последнего сохранения, объёмом, хэщ-кодом, ЭЦП. Получается, что подлинник электронного документа невозможно прочитать и использовать, а его аутентичная копия не будет иметь юридической силы. Отмеченная проблема на сегодняшний день самая сложная. В условиях нерешённости технологических проблем аутентичности электронных документов специалисты предлагают применять старый метод: удостоверение подлинности электронных документов при передаче их на внешних носителях в архив с помощью документа на бумаге. Однако это не является решением проблемы.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ


Не смотря на то, что в работе рассмотрены две казалось бы различные темы,

можно выделить несколько моментов, их объединяющих.

Так, если будут решены задачи, которые ставятся при создании и внедрении унифицированных систем документации, то это расширит возможности использования современных информационных технологий в управлении документацией. А сегодня уже очевидно, что наиболее конкурентоспособными являются те страны, в которых интенсивно используются информационно-коммуникационные технологии для развития экономики. Именно высокие технологии уже стали локомотивом социально-экономического развития многих стран мира.

Часто, в нашей стране, внедрение информационных систем приводит лишь к дублированию традиционного бумажного документооборота. Это можно объяснить и рассмотренными проблемами в практике применения электронных документов. Наблюдается неполнота и незавершённость правового регулирования в области использования электронной цифровой подписи. Существует правовой институт удостоверяющих центров, но отсутствует единая инфраструктура обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия на основе применения электронной цифровой подписи.

Всё это препятствует организации эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена; интеграции государственных информационных систем и ресурсов, а значит и созданию единого информационного пространства.


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ


Источники:


1. Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ.

2. Российская Федерация. Президент (2008 -; В.В.Путин). Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, 7 февраля 2008 г. № Пр-212.- Режим доступа: http: // ссылка скрыта consultant.ru.

3. О внесении изменений в Федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002-2010гг.)»: Постановление Правительства Российской Федерации от 10.09.2009г. № 721. - Режим доступа: ссылка скрыта.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. – М.: Главархив СССР, 1991. – 46 с.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Утверждена Росархивом 06.07.1992. – М.: Росархив, 1992. – 68 с.

6. ПР 50.1.019 – 2000. Правила по стандартизации. Утверждены приказом Ростехрегулирования от 14.12.2005 № 311 ст. – Режим доступа: http: // ссылка скрыта.

7. ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы документам на машинных носителях и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. – Режим доступа: ссылка скрыта.

8. ГОСТ 6.10.5-87. Требования к построению формуляра-образца. - Режим доступа: ссылка скрыта.

9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -

Режим доступа: ссылка скрыта.

10. ГОСТ Р 1.2-2002. Государственная система стандартизации РФ. Общие

требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. - Режим доступа: ссылка скрыта.

11. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Режим доступа: ссылка скрыта.


Литература:


1. Ковалёва, Н.Н. Информационное право России: учебное пособие / Н.Н.Ковалёва. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. - 360 с.

2. Костомаров, М.Н. «Многоликий Янус» - документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. 1998. № 1. С. 29.

3. Ларин, М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие / М.В.Ларин, О.И.Рысков. М.: ВНИИДАД, 2005. – 148 с.

4. Семилетов, С.И. Электронный документ как продукт технологического процесса документирования информации и объект правового регулирования / С.И.Семилетов // Государство и право. – 2003. - № 1. – С. 92 - 102.

5. Раздорожный, А.А. Документирование управленческой информации: учебное пособие / А.А.Раздорожный. – М.: ИНФРА – М, 2007. – 304 с.