Информационное обеспечение управления
| Вид материала | Документы |
- Контрольная работа по дисциплине "Управление персоналом" Тема: "Информационное обеспечение, 262.15kb.
- Лекция: Информационное обеспечение ис: Информационное обеспечение ис. Внемашинное информационное, 314.22kb.
- А. М. Горького Л. Н. Мазур информационное обеспечение управления основные тенденции, 2938.14kb.
- Президенте Российской Федерации институт государственной службы и управления персоналом, 920.97kb.
- О мониторинге в сфере образования, 155.09kb.
- Східноукраїнський національний університет, 2589.71kb.
- Документационное обеспечение управления и архивоведение документационное обеспечение, 33.52kb.
- Информационное обеспечение процесса управления социально-экономическими системами мезоуровня:, 769.22kb.
- Экономический факультет рудн, 147.41kb.
- Математическое и информационное обеспечение мониторинга и управления движением судов, 217.22kb.
Информационное обеспечение управления.
В настоящее время классификационные схемы (классификаторы) строятся не только на основе соподчинения понятий (метод иерархии), но и на основе независимых принципов классификации (фасетный метод).
ГОСТ 6.0.1-87 «классификация» - это разделение множества объектов на подмножество по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Иерархический метод наиболее древнейший, при его использовании происходит последовательное разделение множества на подчиненные классификационные группировки. Получаемые на основе этого метода классификационные схемы имеют иерархическую структуру. В ней первоначальный объем классификационных объектов детализируется на каждой следующей ступени классификации. Классификаторы, построенные на основе иерархического метода, имеют неограниченную емкость (детализацию), которая зависит от глубины классификации (число ступеней) деления и оснований кода (число знаков в основании колов). Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач для решения, которых предназначен классификатор.
Недостатки иерархического метода классификации является жесткость классификационных схем, она обусловлена заранее установленным выбором признака классификации и их использование по ступеням классификатора. Это ведет к тому, что при изменение состава объектов классификации и характеристик с помощью классификационных задач, требуются коренные переработки всей классификационной схемы.
При разработки классификатора следует учитывать, что иерархический метод классификации более предпочтителен для объектов со стабильными соподчиненными признаками. Таким образом, классификатору иерархического строения, предъявляют определенные требования в соблюдении которых, повышает качество классификатора и удобство его использования.
Требования:
- непересекаемость классификационных группировок, расположенных на одной ступени классификатора (один элемент, входящий в состав одного элемента, не должен пересекаться с другими). Это значит, что классификационные группировки, расположенные на той же ступени, не должны включать аналогичного понятия.
- на каждой ступени классификатора для разделения вышестоящей группировки должен использоваться только один признак.
- логичность и последовательность в деление группировок на нижестоящие и полнота этого деления. В соответствии с эти требованием на верхних ступенях классификатора должны использоваться признаки, с которыми в дальнейшем будет обращено наибольшее количество запросов. Полнота деления означает, что сумма подмножества всегда должна давать делимое множество объектов и не должна оставаться часть объектов, не вошедших в состав классификационной группировки.
Достоинство иерархического метода классификации заключается в обеспечении ему широкого использования в различных классификационных схем.
В современных классификаторов ТЭСИ широко используется и второй метод классификации – фасетный.
Фасетный – параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. При этом методе не создаются жесткие классификационные схемы и конечные группировки.
Разработанная система таблиц по признаку объектов классификации (фасетный), при необходимости создаются классификационные группировки для решения конкретной задачи, осуществляется выборка необходимых признаков в определенной последовательности. Такой принцип построения делает классификатор гибким в его ведении, хорошо приспособленным в условиях большой динамичности, характера решаемых задач. При изучении характера задач или характеристик объекта, в классификаторе разрабатываются новые фасеты или дополняются новыми признаками (значениями признаков) в уже существующие фасеты без коренной перестройки структуры класса.
При разработке классификатора на основе фасетного метода также должны соблюдаться определенные правила, несоблюдение которых, затрудняет его использование.
Правила:
- принцип непересекаемости фасета (это признак не был включен в другие классификаторы). В соответствии с этим правилом состав признаков одного фасета не должен повторятся в других фасетах этого же класса;
- включение в состав классификатора только таких фасетов и признаков, которые необходимы для решения конкретных задач.
УДК - универсальная десятичная система классификации, включающая несколько методов. Закономерны связи между классами объектов с целью определения места объекта в системе, которая указывает на его свойство, с этой точки зрения классификатор является важнейшим средством хранения и поиска информации. Классификатор имеет всеобщий характер вследствие той роли, которую он может играть как инструмент научного познания: прогнозирования и управления.
Подлинно-научный классификатор отражает систему законов, присущему отраженному в нм объекту действительности. Такая классификация содействует развитию науки, научного познания и одновременное выполнение объективного отражения и фиксации результатов этого познания. Классификация находит широкое практическое применение во всех областях человеческой деятельности.
Названные возможности классификатора обусловлены его использование и в такой сфере деятельности как управление, а т.к. с помощью зарождения аппарата управления и до настоящего времени функционирование невозможно без четко налаженной работы с документами, таким образом, классификация документов и разработка специальных схем это важная проблема.
Разработка классификатора. Этапы.
Разработку любого общероссийского классификатора ТЭСИ, в том числе и ОКУД в соответствии с правилами по стандартизации от 1994г. включает выполнение 5-ти задач:
- организация разработки ОК
- разработка первой редакции К
- разработка окончательной редакции и предоставление его для принятия
- принятие и государственная регистрация
- издание
Вносить изменения в технологический процесс разработки классификатора можно только с согласия Госстандарт РФ.
Технология разработки классификатора других категорий (международные, общероссийские, отраслевые, предприятия) может включать меньшего количества стадий за счет возмещения и упрощения, отдельных видом работ.
Все большая интеграция России, Европы и мирового экономического и информационного пространства делает еще больше актуальным вопрос обеспечения информационного совместимости информационной системы России с международными информационными системами. Это требует предоставления, в соответствии с общероссийским классификатором ТЕСИ, с аналогичными международными классификаторами.
Кодирование представляет собой процесс перевода информации из одной системы знаков в другую, т.е. перевод записи на естественные языки в запись с помощью кодов.
Методам кодирования предъявляются следующие требования:
- код должен содержать необходимую информацию об объекте и осуществляться идентификация должна в пределах заданного множества объектов
- метод кодирования должен предусматривать использование в качестве в качестве алфавитов кода десятичные цифры
- обеспечивать по возможности минимальную длину кода и достойный резерв незанятых позиция для кодирования новых объектов
- быть максимально ориентированным на машинную обработку информации.
Методы кодирования могут носить самостоятельный характер: регистрационные методы кодирования ли быть основанными на предварительной классификации объекта (это классификационные методы кодирования).
Цель кодирования.
Представление информации в компактной форме приспосабливает ее к лучшей обработки средствами ЭВМ. С помощью кодирования упрощается и ускоряется запись данных первичного документа и последующая обработка на машинных носителях. Методы кодирования ТЭСИ тесно взаимосвязаны с метода классификации, т.е. каждому методу классификации соответствует один или несколько методов кодирования. В процессе кодирования объектов классификаторов и их группировкам по определенным правилам присваиваются цифровые, буквенные или букыенно0цифрвые коды. Код характеризуется алфавитом (это знаки, используемые для его образования), основание кода – число знаков в алфавите кода и длина кода.
Порядковый метод кодирования.
Каждый их объектов множества кодируется с помощью текущего номера по порядку. Это обеспечивает долговечность классификатора при незначительной избыточности кода; обладает простотой, использует наиболее короткие коды (классификатор валют) и лучше обеспечивает однозначность определений каждого объекта классификации; также обеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющихся в процессе ведения классификатора.
Метод: каждому новому объекту присваивается следующий по порядку номер.
Недостатки метода:
- отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта;
- сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками;
- не обеспечивает возможности размещения вновь появившихся объектов классификации в необходимом месте. Это объясним тем, что резервные коды расположены в конце ряда.
Вывод: по этим причинам порядковый метод кодирования отдельно редко применяется при создании классификатора ТЭСИ, чаще совместно с другими.
Серийно-порядковый метод кодирования.
При таком методе кодирования кодами служат числа натурального ряда с закрепленной отдельной серией этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии, кроме кодов имеющих имеющихся объектов классификации, как и при порядковом методе кодирования, предусмотрено определенной количество кодов для резервов. Резерв кодов располагается в середине или в конце серии, и это является преимуществом данного метода по сравнению с порядковым методом.
Этот метод целесообразного применять для объектов имеющих два соподчиненных признака. Данный метод кодирования обладает всеми преимуществами и недостатками. Порядкового метода кодирования чаще всего используется для идентификации объектов в сочетании с классификационным методом (классификатор должностей и служащих).
Сложные методы классификации.
Классификационные методы кодирования предполагают предварительное разделение исходного множества объектов на классификационные группировки в соответствии с выбранными признаками классификации.
Виды:
- последовательный
- параллельный
Последовательный – при нем код классификационной группировки или объекта классификации образуется с использование кодов последовательного расположения соподчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации.
В этом случае нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов коду вышестоящей группировки (углубление, прибавление еще одного знака).
Последовательный метод кодирования и его преимущества:
- логичность построения кода
- большая емкость
- возможность получения итогов по высшим разрядам кода
Недостатки последовательного метода кодирования:
- негибкость
- ограниченные возможности идентификации объектов
- трудности в использовании, это связано с зависимостью значений последующих разрядов кодов от предыдущих, применять этот код нельзя, группировать объекты по различным сочетаниям, имеющихся признаков, также сложно вносить новые признаки и производить изменения в коде без коренной перестройки классификатора.
Вывод: применение последовательного метода кодирования целесообразно в тех случаях, когда набор признаков классификатора и его последовательность стабильны в течение длительного времени.
Параллельный метод – классификационные группировки или объекты классификации образуются с использованием кодов независимых группировок, получаемых при фасетном методе кодировании. При этом методе кодирования признаки объекта независимы друг от друга. Для этого метода кодирования возможны два варианта записи кодов:
- каждый фасет и признак внутри фасета имеют свои коды, которые включены в состав кода объекта (т.е. нумеруются объект и признак). Такой способ записи удобно применять тогда, когда объекты характеризуются неодинаковым набором признаков и различным их числом (Классификатор информации по кадрам). Для формирования кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки.
- для определения групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, т.е. устанавливается фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать значение кода объекта для поиска его в разрядах.
Достоинства параллельного метода кодирования:
- гибкость структуры кода, обусловленная блочностью его построения.
- Позволяет использовать при решении конкретных задач технико-экономического и социального характера коды только тех признаков объектов, которые необходимы, это дает возможность работать с каждым отдельным случаем, а также с кодом небольшой длинны.
- Можно осуществлять группировку объектов по любому сочетанию признаков.
- Приспособлен для машинной обработки информации по конкретной кодовой комбинации
- Из большого число признаков можно образовывать большое число кодовых комбинаций. Набор признаков при необходимости можно дополнять. Это свойство важно особенно для технико-экономических задач, состав которых меняется со временем.
Недостатки параллельного метода кодирования:
Целесообразно использовать для однородных объектов, т.к. в противном случае реальной становиться лишь незначительная часть сочетаний признаков и емкость классификатор будет использоваться не полностью.
Перечисленные классификационные методы кодирования характеризуется тем, что даже при глубокой классификации объектов код несет информации по классификационным группировкам, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а в отличие от них регистрационные методы хорошо выполняют функции идентификации объекта, но несут информации об их свойствах, поэтому методы применяются в сочетании.
Категории классификаторов ТЭСИ: статус, структура, функции.
Классификатор ТЭСИ является нормативным документом, представляющим собой свод наименований и кодов классификационной группировки и (или) объектов классификации.
Уровни классификатора (категории)
- Международный
- Стран СНГ (межгосударственный)
- Отраслевой
- Предприятия и др.
Общероссийский классификатор принимается Госстандарт РФ и обязателен для применения в определенных сферах деятельности, установленных по согласованию с министерством или ведомством.
Общероссийский классификатор разрабатывается в тех случаях, когда они обеспечивают сопоставимость данных в различных отраслях и уровнях хозяйственной деятельности; когда обеспечивает гармонизацию с международными классификаторами; также они информационно связанны с действующими общероссийскими классификаторами; используются в общероссийских унифицированных формах документов.
Общероссийский классификатор ТЭСИ относится к нормативному документу и по статусу соответствует государственным стандартам РФ.
Порядок разработки должен соответствовать требований правил ПР 50.733 -93 порядок разработки общероссийский классификаторов ОК ТЭСИ.
Отраслевой – это классификатор, принятый министерством, ведомством и обязателен в применении всеми предприятиями данного ведомства, государственными корпорациями и объединениями на которые возложены осуществления научно-технической функции.
Разрабатываются в тех случаях, когда они включают информацию унифицированных отраслевых форм документов, отсутствуют в общероссийских классификаторах; представляют собой выборки из общероссийских классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими объектами.
Классификатор предприятия – это классификатор, принятый предприятием или объединенным предприятием и применим только этим хозяйствующим объектом. Разрабатывается в тех случаях, когда они включают информацию, содержащуюся в унифицированных формах предприятия (если это нужно дополнить в общероссийский или отраслевые классификаторы); также, для перекодирования объектов, дополнения.
Не во всех случаях есть 3-х блочная система, он может быть и 2-х блочный, на пример, классификатор стран мира, профессий должностей и служащих.
В структуре классификатора могут быть выделены и др. виды блоков, а также раздел. Выбор структуры построения классификатора определяется характером объектов классификации и также задачами, для решения которых предназначен классификатор.
Функции классификатора.
Классификаторы ТЭСИ в ИОУ выполняет следующие функции:
- Быть самостоятельными массивами справочной информации по основным объектам экономики России.
- Система идентификации для обозначения различных объектов (физических, юридических лиц).
- Быть стандартным языком формализованного описания и поиска ТЭСИ, отражающейся на различных уровнях управления.
- Служить основой для построений структур различного рода информационных систем, а также баз (банков) данных.
- Быть средством унификации управленческих документов и технико-экономической и социальной информации.
- Служить инструментом стандартизации ИОУ.
Классификаторы ТЭСИ в аппарате управления могут использоваться как самостоятельные оперативные массивы информации, поскольку они содержат большой объем фактической информации о различным объектах и процессах. На основе классификатор создаются не только различные базы данных и банки данных, но и всевозможные регистры, реестры и номенклатуры. Условием успешного применения классификатор в качестве оперативных массивов информации и их автоматизированное ведение позволяет оперативно получать любую справку и своевременно вносить изменения и дополнения дл. обеспечения достоверности информации.
Структура и задачи единой системы классификации и кодирования (ЕСКК) ТЭСИ РФ.
ЭСКК ТЭСИ РФ представляет собой совокупность общероссийских классификаторов ТЭСИ, средств ведения и нормативно-методические документы по их разработке, ведению и применению.
Объектами классификации и кодирования ЭСКК ТЭСИ РФ является ТЭС объекты, их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности.
Основные задачи ЭСКК ТЭСИ РФ:
- классификация и кодирование ТЭСИ;
- упорядочение и унификация ТЭСИ;
- обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых для описания объекта;
- создания условий для автоматизации процессов обработки информации, включаю создания автоматизированных банков данных;
- создания распределенного банка ОК;
- обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения ОК и общероссийских форм документов;
- создание комплекса взаимосвязанных общероссийских классификаторов и общероссийских форм документов и обеспечения их ведения;
- использование в отечественной практике международного и национального опыта работы;
- гармонизация общероссийских классификаторов и международными, также стандарты по классификации и кодированию объектов с учетом отечественного опыта;
- развитие практики прямого применения международных классификаторов, а также стандартов по классификации и кодирование объектов ТЭСИ;
- упорядочение минимизация информационных документопотоков.
Реализация государственной программы по разделу ЕСКК была намечена на 1993-1995гг. В этот период предусматривалась разработка основополагающих нормативно-методических документов по ЕСКК, пересмотр общесоюзных классификаторов и предания им статуса общероссийского, разработка новых общероссийских классификаторов.
Утвержденный Госстандарт РФ от декабря 1995г. общероссийского классификатора информации об общероссийских классификаторах (ОКОК) была закреплена общая классификация классификаторов. В соответствии с этим классификатором все ОРК были разбиты на 8 групп в зависимости от вида информации на который она разработана:
- социальная (ОРК информации о населении, по здравоохранению);
- информация по описанию экономических процессов;
- информацию продукции, видах ЭД и оказываемых услуг;
- информация о природных и трудовых ресурсах (ОРК должностей и профессий рабочих, ОРК природных ресурсов);
- информация о финансово-кредитной сфере (ОРК валют);
- информация о стандартах и технологических процессах;
- прочие виды ТЭСИ.
Классификатор для делопроизводства это формализованный справочник, к таким относятся: номенклатура, табель форм документов (виды документов, движение документов и работа с ними); альбом унифицированных форм документов (на определенные виды деятельности, по видам).