Правительства Чеченской Республики Утвердить прилагаемые: Инструкцию по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики далее инструкция

Blog

Вид материала

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6

Д Е Л О № _____

__________________________________________________________________

(заголовок дела по номенклатуре дел)

Начато	_____________________	году
Окончено	_____________________	году
На	_____________________	листах
Хранить	_____________________	лет

Исполнитель,

сформировавший дело_________________________________«___» __________г.

(подпись, инициалы, фамилия)

Наименование архива_________________________________________________

ДЕЛО (ТОМ) № __________________

ГОД __________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

Архив за ________г. ___________________________

(наименование подразделения)

ОПИСЬ

отдельных, комплексных дел и дел переписки постоянного срока

хранения, сданных на хранение в архив

№ п/п	Номер дела	Заголовок дела	Коли- чество листов в деле	Год, месяц		Примечание
				начала дела	окон- чания дела

Сдал ______________________________________ «____» _________________г.

(подпись, инициалы, фамилия)

Принял в архив_____________________________ «____» ________________г.

(подпись, инициалы, фамилия)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

Администрация Президента и Правительства Чеченской Республики

Гриф утверждения

ФОНД №______________

ОПИСЬ № _____________

дел постоянного хранения за ___________ год

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед.хранения,

(цифрами и прописью)

с №__________ по №________ , в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности Расшифровка

составителя описи Личная подпись подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива или лица,

ответственного за хранение Расшифровка

архивных документов Личная подпись подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО:

Протокол экспертной комиссии Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики

от ______________ № ________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

__________________________________________________________________ (наименование органа государственной власти Чеченской Республики)

__________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения органа государственной власти Чеченской Республики)

ДЕЛО № ________________

ОПИСЬ № _______________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(название описи)

Крайние даты ______________________________________________________

На ____________листах

Хранить постоянно

ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

Администрация Президента и Правительства Чеченской Республики

Гриф утверждения

ФОНД № _______________

ОПИСЬ № ______________

дел временного (свыше 10 лет) хранения за ___________ год

В данный раздел описи внесено ____________________________ед.хранения,

(цифрами и прописью)

с № __________ по № ________ , в том числе:

литерные номера:___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива или лица,

ответственного за хранение

архивных документов Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

Администрации Президента и

Правительства Чеченской Республики

от _____________ N_________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

Администрация Президента и Правительства Чеченской Республики

Гриф утверждения

ФОНД № _____________

ОПИСЬ № ____________

дел по личному составу за ___________ год

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед.хранения,

(цифрами и прописью)

с № __________ по № ________ , в том числе:

литерные номера: __________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

работника службы кадров Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива или лица,

ответственного за хранение

архивных документов Личная подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии исполнительного органа государственной власти Чеченской Республики

от _____________ № ________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 13

Правила оформления актов

Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги шрифтом размером № 14 и имеет следующие реквизиты:

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.

Гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДАЮ», которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

Слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются межстрочным интервалом 18 пт.

Наименование вида документа – АКТ. Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.

Номер печатается арабскими цифрами после слова «АКТ» на той же строке.

Заголовок акта отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен соответствовать тексту акта, например:

О выделении к уничтожению документов и дел,

не подлежащих дальнейшему хранению

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт.

Текст акта состоит из 2 частей – вводной и констатирующей.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составляющей акт.

Вводная часть текста акта начинается словом «Основание:», после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже, например:

Основание: приказ заместителя Председателя Правительства Чеченской Республики – Руководителя Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики от 27 мая 2005 года № 975 «О проведении инвентаризации организационной техники, установленной в структурных подразделениях Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики».

С новой строки от левой границы текстового поля документа печатается слово «Составлен» и ставится двоеточие. Далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии, например:

Составлен: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.

или

Составлен:

Председатель: Фамилия И.О.

Члены комиссии: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и суть работы, проделанной составителями акта, ее результаты.

В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены, например:

Акт составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр – департамент делопроизводства и электронного документооборота,

2-й экземпляр – департамент финансов.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт.

Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, например:

Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии: подпись И.О.Фамилия

подпись И.О.Фамилия

подпись И.О.Фамилия

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой «Замечания прилагаются».

Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Образцы актов прилагаются.

Образец

УТВЕРЖДАЮ

Директор департамента

(Руководитель Секретариата)

__________________________

подпись И.Фамилия

от «____» г.

А К Т №___

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих дальнейшему хранению

Основание: (название документа, его дата и номер).

Составлен: (инициалы и фамилии лиц, составивших акт).

Присутствовали: (инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта).

Руководствуясь перечнем документов, подлежащих хранению до одного года, отобрали к уничтожению не имеющие научно-практической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование подразделения Администрации Президента и Правительства)

№

п/п

Год

Заголовок и номер дела

Количество дел

Номер статьи по перечню

Примечание

_____________________________________________________________________________________________

ИТОГО за ________год в акт №______ внесено ______________________дел

(прописью)

___подписи лиц,__

___сотавивших___

___акт)__________

Документы сданы на переработку_____________________________________

(подпись лица, уничтожившего документы)

Образец

УТВЕРЖДАЮ

Директор департамента

(Руководитель Секретариата)

________________________

подпись И.Фамилия

от «____» г.

АКТ №___

о выделении к уничтожению документов с пометкой

«Для служебного пользования», не подлежащих

дальнейшему хранению

Основание: (название документа, его дата и номер).

Составлен: (инициалы и фамилия лиц, составивших акт).

Присутствовали: (инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта).

Руководствуясь перечнем документов с пометкой «Для служебного пользования», подлежащих хранению до одного года, отобрали к уничтожению не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование подразделения Администрации Президента и Правительства)

№

п/п

Наименование документа

Номер,

дата

Кол-во

экз.

№№ экз.

_______________________________________________________________________________

ИТОГО за ________год в акт №____ внесено __________________документов

(прописью)

___(подписи лиц,____

___составивших_____

___акт)_____________

Документы сданы на переработку_______________________________________

(подпись лица, уничтожившего документы)

Образец

УТВЕРЖДАЮ

Директор департамента

(Руководитель Секретариата)

________________________

подпись И.Фамилия

от «____» г.

АКТ №___

о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

Основание: (название документа, его дата и номер).

Составлен: (инициалы и фамилия лиц, составивших акт).

Присутствовали: (инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта).

В результате _____________________________установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые Администрацией Президента и Правительства Чеченской Республики всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета.

Опись №	Единица хранения№	Заголовок единицы хранения	Количество листов (время звучания, метраж)	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

Итого___________________________________________________ед.хранения

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими единицами хранения ____________________________________

(номера ед.хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности

руководителя архива или лица,

ответственного за хранение

архивных документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменение в учетные документы внесены.

Лицо, ответственное за учет

и хранение архивных документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ № 14

Департамент делопроизводства и

электронного документооборота

Администрации Президента и

Правительства Чеченской Республики

Прошу направить в _________________________________________________

(наименование министерства,

_____________________________________________________________________________

ведомства, организации)

указ, распоряжение Президента Чеченской Республики, постановление (распоряжение) Правительства Чеченской Республики от «___»__________________г. № ______________________в __________экз.

Исполнитель (должность) подпись И.Фамилия

Руководитель подразделения подпись И.Фамилия

«____» __________________г.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

УТВЕРЖДЕНО

Распоряжением Руководителя

Администрации

Президента и Правительства

Чеченской Республики

от №

Название раздела (структурного подразделения )

Номер

дела

Заголовок дела

Количество листов

Год, месяц

Примечание

начала дела

оконча-ния

дела