Правительства Чеченской Республики Утвердить прилагаемые: Инструкцию по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики далее инструкция
| Вид материала | Инструкция |
- Ш. Ю. Саралиев министр Чеченской Республики по внешним связям, национальной политике,, 163kb.
- Правительства Чеченской Республики, за 2011 год г. Грозный 2011 Данный отчет, 61.36kb.
- В ред. Постановлений Правительства РФ от 03., 288.7kb.
- Принят Народным Собранием Парламента Чеченской Республики 9 ноября 2006 года Настоящий, 617.6kb.
- Программа "Социально-экономическое развитие Чеченской Республики на 2008 2011 годы", 1236.48kb.
- Календарный план основных мероприятий, проводимых органами исполнительной власти Чеченской, 698.46kb.
- Правительства Республики Бурятия 42 51 Оценка поступления доходов в республиканский, 1187.03kb.
- Абдулкаримов О. А., министр, 13.01kb.
- Председателя Правительства Чеченской Республики министра сельского хозяйства, 241.2kb.
- Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет: Утвердить прилагаемую Примерную, 961.54kb.
4.9. Оперативное использование архивных документов.
4.9.1. Сотрудники Администрации в целях исполнения своих должностных обязанностей могут допускаться к работе с архивными делами и документами, находящимися на архивном хранении в секторе архива департамента делопроизводства.
4.9.2. Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам подразделений для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения под расписку в учетной карточке выдачи документов.
Архивные дела подразделений Администрации предоставляются сотрудникам подразделений, из которых переданы документы на архивное хранение.
4.9.3. Сотрудникам других подразделений Администрации архивные дела предоставляются с согласия руководителя (его заместителя) подразделения, из которого переданы дела и документы в архив, а в случае ликвидации этого подразделения - с разрешения Руководителя Администрации или его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей), либо директора департамента делопроизводства.
Сотрудники Администрации несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.
Изъятие документов из дел, передача сотрудниками подразделений архивных документов или их копий сотрудникам других организаций запрещается.
4.9.4. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
Подлинники актов Президента и Правительства Чеченской Республики, протоколов заседаний Правительства, протоколов заседаний координационных и совещательных органов Правительства, соглашений с органами государственной власти субъектов Российской Федерации и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются.
4.9.5. Выдача копий архивных документов из сектора архива структурным подразделениям осуществляется с разрешения директора департамента делопроизводства в соответствии с письменной заявкой (приложение № 14).
4.9.6. Если копии находящихся на хранении актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов, необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан, то они предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам.
4.9.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя Администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
4.10. Ревизия состояния архивных дел.
4.10.1. Ежегодно в секторе архива проводится ревизия дел в целях обеспечения сохранности документов. Не реже одного раза в год ЭК проводится выборочная проверка наличия и состояния дел в секторе архива.
4.10.2. При утрате дел в делопроизводстве структурных подразделениях Администрации составляется акт согласно приложению №14. Указанный акт утверждается Руководителем Администрации и составляется в четырех экземплярах.
4.10.3. Персональная ответственность за сохранность документов в секторе архива возлагается на заведующего сектором архива.
4.11. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации исполнительных органов.
4.11.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов структурных подразделений исполнительных органов при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации исполнительных органов.
4.11.2. Передача документов ликвидируемых структурных подразделений осуществляется ликвидационной комиссией. В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель департамента делопроизводства.
4.11.3. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации:
документы постоянного срока хранения и документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на хранение в сектор архива Администрации с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленных ликвидационной комиссией;
документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации структурного подразделения, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.
4.11.4. Перед передачей документов структурных подразделений, в случае ликвидации или реорганизации Администрации, проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении структурного подразделения и в секторе архива.
Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемое структурное подразделение или орган организуют устранение указанных нарушений.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________________________________________________________
(наименование подразделения)
на _________ год
| Индекс подраз-деления | Индекс вопроса | Заголовок дела | Срок хранения | Примечания |
| | | | | |
Директор департамента ... И.Фамилия
или
Руководитель Секретариата… И.Фамилия
«____» г.
СОГЛАСОВАНО
Заведующий сектором
архива департамента делопроизводства
и электронного документооборота
Администрации Президента и Правительства
Чеченской Республики
«____» г. И.Фамилия
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Председателя Правительства
Чеченской Республики – Руководитель
Администрации Президента и Правительства
Чеченской Республики
Подпись И.О.Фамилия
«____» г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики
на __________год
| Наименование раздела | ||||
| Индекс подраз- деления | Индекс вопроса | Заголовок дела | Срок хранения | Примечания |
Директор департамента делопроизводства
и электронного документооборота
Администрации Президента и Правительства
Чеченской Республики И.Фамилия
ОДОБРЕНО
Протокол заседания Экспертной архивной комиссии
от «____» г. №____
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных в ________году в структурном подразделении Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики
| По срокам хранения | Всего | В том числе | ||
| | | переходящих | с отметкой «ЭК» | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| Постоянного | | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | | |
| Временного (до 10 лет включительно) | | | | |
| Итого: | | | | |
| Наименование должности лица, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Администрации | Личная подпись Расшифровка подписи | |||
Дата
Итоговые сведения переданы в сектор архива _______________________________
______________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения, отвечающего за хранение архивных документов)
Наименование должности лица,
передавшего сведения Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
ПРИЛОЖЕНИЕ № 4
Архив за ________г. ___________________________
(наименование подразделения)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
дела переписки № _________________________ том № __________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________
| Кем внесено | Дата документа | № документа | № раздела и содержание вопроса | количество листов раздела | Примечание |
| | | | | | |
Сдал ____________________________________ «____» ___________________г.
(подпись, инициалы, фамилия)
Принял в архив___________________________ «____» ___________________г.
(подпись, фамилия, инициалы)
ПРИЛОЖЕНИЕ № 5
ЖУРНАЛ
регистрации дел (реестр)
| Дата заве-дения дела | Номер дела | Заголовок дела | Дата, номер акта Президента или Правительства ЧР | Сдано в архив | ||||
| индекс подраз-деления | индекс вопроса | порядко-вый номер дела | номер тома | коли-чество листов | подпись сотруд- ника архива и дата | |||
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
ПРИЛОЖЕНИЕ № 6
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________
В деле подшито и пронумеровано _______________________________листов
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________
__________________________________________________________________
+ листов внутренней описи___________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
| | |
Наименование должности лица,
составившего лист-заверитель
дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
ПРИЛОЖЕНИЕ № 7
_________________________________________________________________
(наименование органа государственной власти Чеченской Республики)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)