Примерная инструкция по делопроизводству в дошкольных образовательных учреждениях
| Вид материала | Инструкция |
- А. Ф. Киселев 6 мая 2002 года примерная инструкция, 1037.33kb.
- Информационно-методические материалы по результатам деятельности муниципальных экспериментальных, 71.61kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
- Цицерон Марк Туллий. 56 дошкольных образовательных учреждений приняли активное участие, 65.9kb.
- Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон, 2082.35kb.
- Мероприятия, 401.57kb.
- Инструкция по делопроизводству пермь 2005, 1143.55kb.
- Инструкция по делопроизводству Областного государственного бюджетного образовательного, 349.43kb.
- Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет: Утвердить прилагаемую Примерную, 961.54kb.
- Инструкция по делопроизводству I. Общие положения, 976.49kb.
8. Контроль исполнения документов
8.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование директора о состоянии исполнения документов.
8.2. Контролю подлежат все регистрируемые документы, требующие исполнения. Перечень документов, подлежащих регистрации, утверждается руководителем ДОУ.
При постановке на контроль в правом углу на верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».
8.3. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК). При журнальной регистрации заводятся контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе «Срок исполнения» проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.
8.4. Поступающая в ДОУ документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя ДОУ. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок не более, чем 1 месяц; жалобы, заявления в течение месяца; телеграммы не более чем в двухнедельный срок, запросы депутатов – не более чем в 3-дневный срок.
8.5. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в РКК или журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.
Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.
Документ снимается с контроля после его исполнения.
9. Составление номенклатуры дел
9.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ДОУ, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом ДОУ, штатным расписанием, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, зарегистрированным Минюстом России 08 сентября 2010 г. (регистрационный № 18380) (далее – Перечень), номенклатурой дел за предыдущие годы, Примерной номенклатурой дел дошкольного образовательного учреждения.
9.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ДОУ.
9.4. Заголовок дела в номенклатуре дел должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и др.), например: Документы о проведении научно-практической конференции по инновационной методике обучения воспитанников (планы, списки, доклады)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с предприятиями района по вопросам оказания шефской помощи
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка о награждении работников, присвоении почетного звания «Заслуженный работник образования Чувашской Республики»
В заголовках дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с районным отделом образования по вопросам проведения аттестации работников МДОУ
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: Планы работ воспитателей на 2010 год. Годовые отчеты по учебно-воспитательной работе за 2009 год
Если дело будет состоять из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки дела каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязанностью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
9.5. Если в течение года в ДОУ возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.6. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).
10. Формирование и оформление дел
10.1. Формирование дел группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
10.2. При формировании дел необходимо строго соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телеграммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
По объему дело не должно превышать 250 листов. Если объем дела превышает 250 листов, то формируются тома, части.
При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
10.3. Расположение документов внутри дел производится сверху вниз (с января по декабрь календарного года) в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
10.4. Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
10.5. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.
10.6. Протоколы заседаний педагогического и методического советов, заседаний комиссий располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09 31.08) года.
10.7. Планы и отчеты группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.
10.8. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
заявление о приеме на работу;
направление или представление;
анкета;
листок по учету кадров;
автобиография;
документы об образовании (копии);
аттестационный лист;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).
В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.
10.9. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело с перепиской помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
10.10. Дела ДОУ подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ: оформление обложки, подшивку, нумерацию листов и составление заверительной надписи.
10.11. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
10.12. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указывают:
наименование ДОУ (фондообразователя);
номер (индекс) дела;
заголовок дела, дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела (Приложение № 19).
10.13. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование ДОУ указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; номер дела проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел ДОУ; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел ДОУ, согласованной с экспертной комиссией (далее – ЭК) ДОУ; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из томов (частей), являются крайние даты документа, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящие из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела (Приложение № 20). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.д.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит «Срок хранения документов» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне.
На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно».
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
10.14. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.п.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение № 21).
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
10.15. Документы, составляющие дело, прошиваются в четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
11. Организация оперативного хранения документов
11.1. С момента заведения и до передачи в архив ДОУ дела хранятся по месту их формирования.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив ДОУ.
11.2. Выдача дел сотрудникам ДОУ осуществляется под расписку. На данное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому было выдано, дата его возвращения, предусматривается графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам ДОУ на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Изъятие документа из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя ДОУ с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
12. Экспертиза ценности документов
12.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Чувашской Республики.
12.2. Экспертиза ценности документов в ДОУ на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и определения правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив ДОУ.
12.3. Экспертизу ценности документов в ДОУ осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
12.4. ЭК назначается приказом руководителя ДОУ. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают одного из сотрудников ДОУ.
ЭК на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел ДОУ, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
12.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня и номенклатуры дел ДОУ путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК ДОУ.
12.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
12.7. Опись дела архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией (Приложение № 22).
12.8. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи на дела постоянного срока хранения составляются в 4-х экземплярах, на дела по личному составу, в том числе на личные дела уволенных работников, – в 2-х экземплярах.
12.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированные в отдельный том приложения к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером. Порядок нумерации дел в описи валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличии копий и т.п.
12.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
12.11. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК ДОУ одновременно. Согласованные ЭК ДОУ акты утверждаются руководителем ДОУ. После этого ДОУ имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
12.12. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на все дела ДОУ (Приложение № 23).
13. Подготовка и передача документов в архив
13.1. В архив ДОУ передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
13.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив ДОУ не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
13.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив ДОУ не подлежат.
13.4. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив ДОУ, в присутствии лица, передающего дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив ДОУ передаются регистрационные картотеки на документы, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
| | Приложение № 1 к п. 3.2.3. |
| Герб Янтиковского района |
Отдел образования и молодежной политики
администрации Янтиковского района Чувашской Республики
Муниципальное дошкольное образовательное учреждение «Можарский детский сад»
________________ № ______________
с. Можарки