Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
Вид материала | Документы |
Составление и оформление архивных описей дел Экспертиза ценности документов Экспертная комиссия (Центральная экспертная комиссия) Порядок передачи дел в архив организации |
- План работ по совершенствованию делопроизводства, 136.55kb.
- Лекция 1 (Этапы работы с документами. Первичная обработка. Работа с входящей и исходящей, 81.49kb.
- Контрольная работа По дисциплине: Компьютерные и информационные технологии в доу, 174.98kb.
- Работы актуальна потому, что документооборотом называется движение документов в учреждении, 27.76kb.
- Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность, 691.51kb.
- Текстовые редакторы это программы для создания и редактирования текстовых документов, 263.8kb.
- Общественная организация Громадська організація, 56.65kb.
- Порядок выдачи полиса обязательного медицинского страхования, 51.88kb.
- «Корпоративная культура», 1287.55kb.
- Алгоритм получения налогового вычета за потраченные на образование средства, 69.41kb.
Составление и оформление архивных описей дел
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно:
- на дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу;
- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела , научные отчеты по темам и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. 3
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении 12 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
- даты дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
С более подробной информацией о порядке проведения экспертизы ценности документов можно ознакомиться в следующих документах:
- Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Глава 2;
- Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536. – Раздел 7.1;
- Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.
Экспертная комиссия
(Центральная экспертная комиссия)
В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления (ДОУ), должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2 (текст данного приказа Росархива полностью содержится в разделе "Нормативные документы по делопроизводству" сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА").
Порядок передачи дел в архив организации
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
- Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Глава 2;