Лекция 1 (Этапы работы с документами. Первичная обработка. Работа с входящей и исходящей документацией.)
| Вид материала | Лекция |
- «Информационное обеспечение профессиональной деятельности», 462.63kb.
- Теоретическое обоснование и разработка технологии защиты льноволокон от биодеструкции, 281.77kb.
- Химическая модификация пенькового и джутового волокон регулируемым удалением примесей, 269.25kb.
- Тема доклада, 466.55kb.
- Тема: обработка конструкционных материалов лекция 16 Обработка конструкционных материалов, 82.83kb.
- Окислительная деструкция целлюлозы в щелочной среде и разработка целлюлозосохраняющих, 366.8kb.
- Первичная обработка материалов нормативных наблюдений по механизированным монтажным, 13.93kb.
- Елена Петровна Занкович Делопроизводство конспект, 1784.98kb.
- НаучнЫе принципы создания и применения текстильных вспомогательных веществ на основе, 668.15kb.
- Методические укания по сбору и обработки информации о наблюдении, 244.69kb.
Лекция 1 (Этапы работы с документами. Первичная обработка. Работа с входящей и исходящей документацией.)
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работу с документацией можно поделить на несколько этапов:
- первичная обработка поступивших документов
- предварительное рассмотрение документов
- регистрация
- рассмотрение документов руководством
- направление на исполнение
- контроль исполнения
- подшивка документов в деле
- формирование дел
- передача дел в архив
Рассмотрим особенности работы с документацией на отдельных этапах.
^ ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем.
Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличия приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».Конверты, как правило, уничтожают , за исключением тех случаев , когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые не регистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.
^ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
РЕГИСТРАЦИЯ
Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:
- централизованная – при которой регистрацией всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом;
- децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;
- смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть – в структурных подразделениях.
Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
- входящие документы;
- исходящие документы4
- внутренние документы;
- коммерческие контракты;
- документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)
При регистрации каждой группы документов должны применяться унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренней документации и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с 1-го января каждого года по 31 декабря.
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа. Условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает: 01- индекс структурного подразделения, 05- номер дела по номенклатуре, 134- порядковый номер документа по журналу регистрации.
^ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДСТВОМ
После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями ожидаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции.
^ НАПРАВЛЕНИЕ НА ИСПОЛНЕНИЕ
Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.
Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю-референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).
^ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.
Текущий контроль – это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.
Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2 – 3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.
Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.
^ ПОДШИВКА ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛЕ
В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.
Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью оформления дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников. А также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по датам их подписания, поступления или исполнения. До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.
Схема работы с входящими документами | |
 | 1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются). 2. Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию. 3. Секретарь передает письмо руководителю. 3. Руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. 4. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа). 5. Секретарь (при необходимости) осуществоляет контроль за исполнением документа. 6. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату. |
Схема работы с исходящими документами | Этапы обработки исходящих документов |
 | 1. ^ Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления. 2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия. 3. После подписания руководителем документ регисрируется секретарем или в канцелярии. 4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию. 5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело. |
^ Этапы обработки внутренних документов | |
| Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки
|