Методичні рекомендації розроблено для загального практичного використання у роботі юридичних служб (юрисконсультів) підприємств, установ, організацій. Зміст

Вид материала

Методичні рекомендації

Содержание Роль планування 2. Форми і види планування Стратегічне планування 3. Планування роботи юридичної служби як окремого структурного підрозділу

Подобный материал:

• Методичні рекомендації "Оплата праці" Полтава 2008 Підготовлено для використання, 196.96kb.
• «Нормативно-правовий акт. Класифікація нормативно-правового акта», 181.13kb.
• Методичні рекомендації Головного управління юстиції у Рівненській області Зміст, 349.08kb.
• Міністрество юстиції україни миргородське міськрайонне управління юстиції, 155.97kb.
• Кременчуцьке міське управління юстиції матер І а л и заочногосем І нару планування, 422.75kb.
• «Правові підстави настання відповідальністі та відшкодування шкоди завданої працівником, 338.08kb.
• Методичні рекомендації щодо порядку забезпечення житлом працівників Державного комітету, 271.73kb.
• Заступник Голови Служби   О. Шейко     Додаток  методичні рекомендації, 1072.08kb.
• 1. Цим Положенням (стандартом) визначаються зміст І форма Звіту про власний капітал, 184.92kb.
• Вданій роботі подано методичні рекомендації, щодо використання методу проектів у курсі, 231.92kb.

Міністерство юстиції України

Полтавське міське управління юстиції


МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ


«ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ЮРИДИЧНОЇ СЛУЖБИ»





ПОЛТАВА

2010

Методичні рекомендації: «Планування роботи юридичної служби».- Полтава: Полтавське міське управління юстиції, 2010.- 15.


Методичні рекомендації розроблено для загального практичного використання у роботі юридичних служб (юрисконсультів) підприємств, установ, організацій.


ЗМІСТ

1. Планування як функція управління ……........ 4 - 7
   
2. Форми і види планування .............................. 8 - 11
   
3. Планування роботи юридичної служби як окремого структурного підрозділу …………...... 11 - 15
   

1. Планування як функція управління


Призначення планування як функції управління поля­гає в намаганні завчасно врахувати за можливістю всі внутрішні та зовнішні фактори, що забезпечують сприятливі умови для нормального функціону­вання і розвитку органів державної влади, підприємств, установ, організацій всіх форм власності (далі – організація).

Воно передбачає розробку комплексу за­ходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з ураху­ванням можливостей найефективнішого використання ресурсів кожним структурним підрозділом і організацією вцілому. Тому планування повинно забез­печити взаємозв'язок між окремими структурними підрозділами організації.

Щоб спільні зусилля співробітників організації були успішними, вони повинні знати, що від них очікується. Для цього необхідно:

• сформулювати цілі, до яких прагне організація;
  
• визначити шляхи досягнення встановлених цілей;
  
• на підставі цього поставити задачі перед підрозділами організації та конкретними виконавцями.
  

Планування — це початковий етап управління. Однак це є не єдиний акт, а процес, який триває до завершення комплексу операцій, що плану­ються. Планування містить у собі визначення:

- кінцевої та проміжної мети;

- завдань, вирішення яких необхідне для досягнення мети;

- засобів та способів їх вирішення;

- необхідних ресурсів, їх джерел і способу розподілу

Планування – процес визначення цілей організації та прийняття рішень щодо шляхів їх досягнення, який здійснюється з метою створення умов для послідовних і узгоджених дій структурних підрозділів організації, спрямування їх на ефективне виконання завдань та реалізацію покладених функцій.

Роль планування полягає у тому, що воно:

• забезпечує цілеспрямованість діяльності системи, організації, структурного підрозділу, виконавця, ритмічність та ефективність діяльності;
  
• сприяє ефективному використанню сил та засобів, взаємодії організацій, служб, структурних підрозділів та виконавців, створенню сприятливого психологічного клімату;
  
• дозволяє усунути негативний ефект невизначеності, зосередити увагу на головних завданнях, досягти економічного функціонування, полегшити контроль.
  

Принципи планування аналогічні загальним принципам управлінських рішень:

• наукова обґрунтованість;
  
• законність;
  
• несуперечливість;
  
• актуальність;
  
• реальність;
  
• конкретність;
  
• своєчасність;
  
• інформованість.
  

Крім загальних принципів планування існують спеціальні вимоги до планування:

1. Наступність планів за діями, завданнями, засобами та строками їх реалізації. Загальний план роботи організації повинен містити цільові установки та заходи, що забезпечують реалізацію головних, вузлових завдань організації силами всіх підрозділів. На основі цього, завдання органу трансформуються у планах підрозділів залежно від специфіки організації або підрозділу, забезпечуючи, тим самим, конкретизацію форм і методів реалізації. Плани роботи підрозділів не повинні бути випискою з плану роботи організації, а являти собою поглиблення, деталізацію і конкретизацію управлінського рішення.
   
2. Планування повинно охоплювати як поточні, так і перспективні питання діяльності організації.
   
3. Напруженість планів забезпечується визначенням оптимального обсягу роботи організації, всебічного врахування наявних сил, засобів та часу. Для забезпечення напруженості планів значна роль належить процедурі розгляду та затвердження їх вищим керівництвом. Це зменшує можливість прийняття явно занижених планів.
   
4. Стабільність (постійність) планів забезпечується вжиттям спеціальних заходів (ресурсних, кадрових, фінансових тощо) для забезпечення стабільності роботи організації, уникнення внесення чисельних змін і доповнень та розробки додаткових планів, які можуть ускладнити цілеспрямовану роботу з виконання основного плану, розпорошити ресурси, не дати змогу зосередити їх на виконанні головної мети.
   
5. Гнучкість – у ряді випадків конкретні обставини вимагають змінити план або розподіл ресурсів. Гнучкість планів дещо зменшує небезпеку втрат, які можуть бути викликані несподіваними обставинами.
   

2. Форми і види планування


В залежності від змісту, мети і завдань виділяють різні форми класифікації форм плану­вання та видів планів:


І. Форми планування в залежності від тривалості планового періоду:


- перспективне планування (прогнозування), яке включає довгострокове та стратегічне;

- середньострокове планування;

- поточне планування.

Перспективне планування як інструмент централізованого управління. Таке планування охоплює період від 10-ти до 20-ти років (частіше 10-12 років). Воно передбачає розробку загальних принципів орієнтації організації на перспективу (концепцію розвитку); визначає стратегічний напрям і програму розвит­ку, зміст і послідовність здійснення найважливіших заходів, які забезпе­чують досягнення поставленої мети. В системі перспективного планування в залежності від методології і мети розрізняють довгострокове і стратегічне планування.

В системі довгострокового планування використовується метод екстраполяції, тобто використання результатів показників минулого періоду і на основі визначення оптимістичної мети поширення декількох завищених показників на майбутній період, розраховуючи на те, що май­бутнє буде краще, ніж минуле.

Стратегічне планування має на меті дати комплексне наукове об­грунтування проблем, з якими може зіткнутися організація в майбутньому, і на цій основі розробити показники розвитку на плановий період.

Середньострокові плани найчастіше охоплюють п'ятирічний строк. В цих планах формуються основні зав­дання на встановлений період. Середньострокові плани передбачають розробку в певній послідовності заходів, які спрямовані на досягнення мети, визначеної дов­гостроковою програмою розвитку.

Поточне планування здійснюється шляхом детальної розробки опера­тивних планів для організації в цілому та її окремих підрозділів. Основними ланками поточного плану є календарні плани (місячні, квартальні, піврічні). Це — детальна конкретизація мети і завдань, які поставлені перспективними та середньостроковими планами.

ІІ. За критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні та оперативні плани.


Стратегічні плани – це плани, які визначають головні цілі організації, стратегію придбання та використання ресурсів для досягнення цих цілей.

Оперативні плани – це плани, у яких стратегія деталізується у розрахованих на короткий термін рішеннях щодо того:

• що конкретно треба зробити,
  
• хто повинен це зробити,
  
• як це має бути зроблено.
  

ІІІ. За критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові й короткострокові.


Короткострокові плани – це плани, які складаються на період до 1 року. Вони, як правило, не мають змінюватися.


Довгострокові плани – це плани розраховані на перспективу 3-5 років. Ці плани мають враховувати зміни у зовнішньому середовищі організації та вчасно реагувати на них.


ІV. За ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.

Завдання – це плани, що мають чіткі, однозначні, конкретно визначені цілі. Їх не можна тлумачити двозначно.


Орієнтири – це плани, що носять характер напрямку дій. Їх використання доцільне за умов невизначенності середовища, великої ймовірності непередбачуванних змін, які вимагають гнучкості управління. Вони визначають курс дій, але не прив’язують управління до жорстких конкретних цілей, тобто вони надають у певних межах свободу для маневру.


3. Планування роботи юридичної служби як окремого структурного підрозділу

Чіткості та раціональності в роботі юридичної служби, уникнення несистемності та випадковості проведених заходів, можна досягти тільки в разі правильного її планування. Форми планування, умови та порядок розробки планів діяльності юридичних служб місцевих органів виконавчої влади, територіальних (місцевих, регіональних) органів центральних органів виконавчої влади, урядових органів у системі міністерств (далі – орган виконавчої влади), державних господарських об'єднань, підприємств, установ та організацій (далі – підприємство) залежить від організації планування суб’єктом, структурним підрозділом якого є юридична служба.
Плани, як правило, складають на місяць, квартал і рік, що відповідає термінам планування діяльності органу виконавчої влади, підприємства. Це так звані поточні плани. 

Процес поточного планування повинен бути узгоджений у часі з перспективним планом.

 

Поточні, робочі плани складаються з метою забезпечення:


1) визначення   переліку   основних   заходів  щодо  виконання   завдань перспективного плану;

2)  розподілу робіт у часі;

3)  розподілу робіт серед виконавців;

4)  контролю за виконанням перспективного плану.


Перспективні плани складають на термін понад рік. Кожна галузь має певну специфіку правової роботи, тому не існує єдиних вимог до змісту плану роботи юридичних служб, але основні розділи плану мають відповідати основним завданням юридичної служби органу виконавчої влади, підприємства, визначених п.п. 10, 11 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 № 1040., крім поточної правової роботи – візування проектів наказів, розпоряджень, рішень, постанов, участь і виступ у судових засіданнях судів загальної юрисдикції, спеціалізованих судах, надання юридичних консультацій, яка не планується і виконується в разі потреби. До плану роботи необхідно включати питання звітності, яка надається вищестоящій організації чи іншим органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям.

При плануванні правової роботи необхідно враховувати її обсяг і характер, кількість юристів та їхню кваліфікацію. 

Розроблюючи плани роботи юридичної служби, необхідно також суворо дотримуватись таких вимог: безперервності планування; обрання основного напрямку в роботі, пов'язаного зі специфікою діяльності підприємства; комплексності, оперативності, реальності заходів; здійснення контролю за виконанням планових заходів, перевірки їх ефективності. 

Належне виконання планів роботи юридичною службою забезпечується складанням на їх основі особистих планів роботи кожного юрисконсульта, як правило, на місяць. 

Особисті плани затверджує керівник юридичної служби. 

Як правило, робота структурних підрозділів організації здійснюється за квартальними планами, які затверджуються керівником або його заступниками (відповідно до розподілу обов’язків).

Кожен план, незалежно від виду, обов’язково повинен мати реквізити – обов’язкову інформацію:

• найменування плану та відомості про назву організації (структурного підрозділу, особи), що його розробила та затвердила, час та місце дії плану;
  
• нумерація розділів та заходів;
  
• назва заходів, що плануються;
  
• термін виконання заходів;
  
• назви (прізвища) виконавців;
  
• відмітки про виконання;
  
• примітки.
  

Щодо заходів, які зазначаються у плані, то це мають бути конкретизовані та деталізовані завдання, а не дублювання основних завдань чи повноважень підрозділу (особи), що зазначені в положення про підрозділ чи в посадовій інструкції.

Терміни виконання повинні бути чіткі, із зазначенням конкретної дати виконання. Слід уникати неконкретних, декларативних формувань змісту, наприклад, «здійснювати контроль…».

В обов’язковому порядку у планах проставляються відмітки про виконання, де зазначається дата виконання та номер документу (де він зберігається), який свідчить про виконання того чи іншого пункту плану.


Важливим етапом планування є здійснення контрою за виконанням плану. Контроль за виконанням плану роботи може здійснюватись як:

• попередній – з метою усунення недоліків, що могли виникнути при розробці плану;
  
• поточний (оперативний) – з метою виявлення труднощів у реалізації плану, визначення та усунення недоробок, оцінки фактичного стану виконання на конкретну дату;
  
• заключний (наступний) для оцінки ступеня реалізації поставлених завдань.
  

Отже, здійснення планування роботи юридичної служби є одним із заходів забезпечення ефективної діяльності її працівників та організації в цілому.