Лекции зональных семинаров-совещаний глав местных администраций поселений и специально уполномоченных должностных лиц местного самоуправления поселений по вопросам совершения нотариальных действий
| Вид материала | Лекции |
- Верховного Совета Российской Федерации, 1993, n 10, ст. 357; Собрание закон, 444.62kb.
- Реализация отдельных полномочий в городских и cельских поселениях сборник методических, 4977.44kb.
- Инструкция о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций, 467.97kb.
- Верховного Совета Российской Федерации, 1993, №10, ст. 357; Собрание закон, 417.37kb.
- Местного самоуправления поселений, наделенных полномочиями по совершению нотариальных, 724.74kb.
- Порядок обжалования решений, действий (бездействия) органов местного самоуправления,, 23.34kb.
- Порядок обжалования решений, действий (бездействия) органов местного самоуправления,, 23kb.
- Порядок обжалования решений, действий (бездействия) органов местного самоуправления,, 24.48kb.
- Программа по курсу «нотариат» Для студентов, 147.59kb.
- Обзор нарушений, допущенных при совершении нотариальных действий, 87.95kb.
АЛФАВИТНАЯ КНИГА УЧЕТА ЗАВЕЩАНИЙ
_________________________________________________________________
(наименование местной администрации поселения)
Начата «____»______________________ года
Окончена «____»____________________ года
Срок хранения: Постоянно
на ______________ листах
Продолжение
| Фамилия, имя, отчество завещателя | Дата удостоверения завещания | Номер по реестру | Отметка об отмене завещания | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| | | | | А |
| | | | | Б |
| | | | | В |
| | | | | Г |
Обложка
НАИМЕНОВАНИЕ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ПОСЕЛЕНИЯ
КНИГА УЧЕТА ЦЕННОСТЕЙ ПРИ ПРИНЯТИИ МЕР
К ОХРАНЕ НАСЛЕДСТВЕННОГО ИМУЩЕСТВА
_________________________________________________________________
(наименование местной администрации поселения)
Начата «____»______________________ года
Окончена «____»____________________ года
Срок хранения: Постоянно
на ______________ листах
Продолжение
Левая сторона разворота
| № п\п | Дата поступления ценностей | ФИО умершего (чьи ценности изъяты) | Подробное описание ценностей |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
Правая сторона разворота
| Количество | Оценка | Дата сдачи ценностей и номер документа | Отметка о выдаче ценностей наследникам или передачи их уполномоченным органам |
| 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
Обложка
НАИМЕНОВАНИЕ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ПОСЕЛЕНИЯ
КНИГА УЧЕТА ПОРУЧЕНИЙ (ЗАЯВЛЕНИЙ) ПО ПРИНЯТИЮ МЕР К ОХРАНЕ НАСЛЕДСТВЕННОГО ИМУЩЕСТВА
_________________________________________________________________
(наименование местной администрации поселения)
Начата «____»______________________ года
Окончена «____»____________________ года
Срок хранения: Постоянно
на ______________ листах
Продолжение
Левая сторона разворота
| № п\п | Дата поступления поручения (заявления) | От кого поступило поручение (заявление) | ФИО умершего | Место нахождения наследственного имущества |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
Правая сторона разворота
| Дата принятия мер к охране наследственного имущества | Оценка наследственного имущества | Дата отправления сведений об исполнении поручения (заявления) | Примечание |
| 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
6. Составление номенклатуры и формирование дел (нарядов)
Номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной номенклатуры.
В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в администрации местного поселения в части совершения нотариальных действий, а также реестры, книги, журналы.
Номенклатура должна быть утверждена главой местной администрации поселения. Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года.
Если в течение года возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов).
Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве местной администрации поселения постоянно.
Все имеющиеся в администрации поселения документы, касающиеся совершения нотариальных действий после их исполнения группируются в дела (наряды).
Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (НАРЯДОВ)
| Индекс | Наименование наряда | Количество томов | Сроки хранения | Порядок формирования |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01. Общие вопросы | ||||
| 01-01 | Материалы проверок работы должностных лиц в сфере совершения нотариальных действий (справки, акты) | | Пост. Ст. 27а ТП | Переходящий |
| 01-02 | Документы обобщения нотариальной практики | | 15 лет ст. 229 ПМЮ | Переходящий |
| 01-03 | Годовые (квартальные) статотчеты и пояснительные записки к ним | | Пост. Ст. 293 б ТП | Переходящий |
| 01-04 | Резерв | | | |
| 02. Совершение нотариальных действий | ||||
| 02-01 | Доверенности на автомототранспортные средства | | 3 г. ст. 213 ПМЮ со дня истечения срока их действия | Формируется ежегодно |
| 02-02 | Прочие доверенности | | 3 г. ст. 213 ПМЮ со дня истечения срока их действия | Формируется ежегодно |
| 02-03 | Завещания | | 75 л. ст. 212 | Формируется ежегодно |
| 02-04 | Постановления об отказе, отложении или приостановлении совершения нотариальных действий | | 5 л. ст. 223 ПМЮ | Переходящий |
| 02-05 | Резерв | | | |
| 03. Делопроизводство | ||||
| 03-01 | Реестры для регистрации нотариальных действий а) реестры для регистрации копий б) доверенности для совершения нотариальных действий вне помещения конторы | | Пост. ст. 202 ПМЮ | Формируется ежегодно (переходящие) |
| 03-02 | Алфавитная книга учета завещаний | | 75 л. ст. 212 | Переходящая |
| 03-03 | Книга учета поручений (заявлений) о принятии мер к охране наследственного имущества | | Пост. ст. 202 ПМЮ | Переходящая |
| 03-04 | Книга учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества | | Пост. ст. 202 ПМЮ | Переходящая |
| 03-05 | Журнал учета вызовов должностного лица на дом | | 3 г. ст. 376 ТП | Переходящий |
| 03-06 | Резерв | | | |
| 04. Архив | ||||
| 04-01 | Паспорт архива, акты об уничтожении документов | | Пост. ст. 458 ПМЮ | Переходящий |
| 04-02 | Запросы и заявления граждан о выдаче документов из архива | | 3 г. ст. 130 ТП | Переходящий |
| 04-03 | Книга учета выдачи дел из архива | | 3 г. ст. 129 ТП | Переходящий |
| 04-04 | Номенклатура дел | | Пост. ст. 95 ТП | Переходящий |
| 04-05 | Копии актов приема-передачи документов между должностными лицами | | | Переходящий |
| 04-06 | Резерв | | | |
Экземпляры нотариально удостоверенных завещаний, договоров о передаче наследственного имущества на хранение, акты описи наследственного имущества, документы по принятию мер по управлению наследственным имуществом, в том числе экземпляры договоров доверительного управления, хранятся в соответствующих делах местной администрации поселения. По просьбе лиц, обратившихся за удостоверением доверенностей, в делах местной администрации поселения хранятся также предоставленные ими экземпляры нотариально удостоверенных доверенностей.
Документы, на основании которых совершены нотариальные действия, приобщаются к оставляемым в местной администрации поселения экземплярам завещаний, доверенностей, к актам описи имущества, а также к документам о принятии мер по управлению наследственным имуществом.
При невозможности оставления подлинных документов (например, доверенности, выданной с правом передоверия) в местной администрации поселения остаются копии этих документов. На копии документа должностное лицо местного самоуправления делает отметку: «С подлинным верно» и собственноручно подписывается.
Документы, удостоверяющие личность обратившихся за совершением нотариальных действий граждан, их представителей или представителей юридических лиц, свидетелей, лица, призванного подписать нотариально удостоверенный или свидетельствуемый документ за гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия, а также переводчика или сурдопереводчика, возвращаются представившим их лицам без оставления копий, но в реестре для регистрации нотариальных действий записываются наименование документа, его серия и номер, дата выдачи, а также наименование органа, выдавшего документ.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.
В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.
Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате и п.4 Инструкции.
По окончании года уполномоченным лицом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.
В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: «В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Управляющий делами (подпись), дата».
Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве администрации местного поселения. Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.
На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании.
Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.
Отбор документов для уничтожения оформляется актом.
При отборе документов для уничтожения следует учитывать сроки хранения документов. Более детальная примерная номенклатура дел будет разработана Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан и доведена до Вашего сведения дополнительно.
7. Заполнение реестров для регистрации нотариальных действий
Все нотариальные действия, совершаемые должностными лицами местного самоуправления, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий, форма которого утверждена Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 г. № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».
Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых должностным лицом местного самоуправления документах и в удостоверительных надписях. Запись нотариального действия в реестре производится должностным лицом только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны им.
Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются, а поправки должны быть оговорены подписью должностного лица.
В графе 1 реестра указывается порядковый номер нотариального действия с начала года. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых должностным лицом документах и в удостоверительных надписях на документах.
Указываемая в графе 2 дата совершения нотариального действия должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в постановлении или в ином документе, оформленном должностным лицом.
В графе 3 указываются фамилии, имена, отчества и места жительства граждан, для которых совершается нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указываются фамилии, имена, отчества граждан, подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписаться, а также переводчиков.
Если нотариальное действие совершается для юридического лица, в данной графе следует указывать полное наименование юридического лица, документы, подтверждающие его правоспособность, и сведения о представителе.
Если для свидетельствования верности копии документа явился не тот гражданин, на имя которого выдан этот документ, а по его просьбе другой гражданин, то указывается фамилия, имя, отчество явившегося гражданина и место его жительства.
В графе 4 реестра указываются серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт или иной документ, предъявленный для установления личности явившегося для совершения нотариального действия, и год рождения в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий.
В графе 5 при свидетельствовании верности копии документа указывается количество копий, наименование документа, краткое его содержание, фамилия, имя и отчество гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан и дата его выдачи, а также на скольких страницах изложен документ. Например: «Три копии свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выд. Советским загсом г. Уфы 10.10.2007 года на 2 стр.», или «2 ксерокопии диплома Сидориной Нины Дмитриевны, выд. МВТУ 08.06.85 на 3 стр. каждая».
Таким образом, если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров. Если копия документа излагается на нескольких страницах, то указывается количество страниц. Однако если свидетельствуется одна копия на одной странице, количество копий и страниц не указывается.
При удостоверении завещаний в этой графе указывается только слово – «завещание». Таким же сокращенным порядком записываются и выданные постановления и учрежденные договора о доверительном управлении наследственным имуществом.
В графе 6 сумма взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) указывается раздельно за совершение нотариальных действий. Если государственная пошлина (тариф) довзыскивается или излишне взысканная пошлина возвращается, то в этой графе делается соответствующая отметка.
Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты государственной пошлины (тарифа), то в графе 6 указывается: «От уплаты госпошлины освобожден на основании (указывается основание освобождения от уплаты госпошлины или тарифа)». В этих случаях лица, получающие нотариально оформленные документы, указывают в графе 7 реестра, что документ получен ими бесплатно.
В случае выявления ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре об этом составляется акт за подписью должностного лица и приобщается к данному реестру. При подготовке статистического отчета должны быть учтены расхождения в нумерации.
Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Запись о количестве листов должна быть заверена подписью главы местной администрации поселения с оттиском печати местной администрации поселения.
Регистрация нотариального действия в реестре производится должностным лицом местного самоуправления чернилами (шариковой ручкой) черного, синего или фиолетового цвета и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ им подписаны. Запись карандашом и подчистки в реестре не допускаются. Внесенные исправления должны быть оговорены по правилам, изложенным в пункте 15 Инструкции.
Должностные лица местного самоуправления выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий по письменному заявлению лиц, от имени или по поручению которых были совершены эти действия, по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами, а также по требованию судебных приставов-исполнителей в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов.
Удостоверительная надпись о засвидетельствовании верности выписки из реестра совершается по форме, утвержденной Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 г. № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».
Обложка
НАИМЕНОВАНИЕ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ПОСЕЛЕНИЯ
РЕЕСТР №
для регистрации нотариальных действий
_________________________________________________________________
(наименование местной администрации поселения)
за _______________ год
Начат: «____»__________20____ г.
р. № ______________
Окончен: «___»_________20____ г.
р. № ______________
Срок хранения – постоянно
на _______ листах
Продолжение
Левая сторона разворота
| Номер нотариаль-ного действия | Дата совершения нотариального действия | Наименование и место жительства лиц, для которых совершено нотариальное действие, или их представителей | Документ, удостоверяющий личность явившегося для совершения нотариального действия |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
Правая сторона разворота
| Содержание нотариального действия | Взыскано государственной пошлины (по тарифу) или отметка об освобождении от госпошлины (тарифа) | Расписка в |
| 5 | 6 | 7 |
| | | |
| | | |
| | | |
8. Заполнение удостоверительных надписей
При удостоверении завещаний, доверенностей, свидетельствовании верности копий документов, выписок из них, свидетельствовании подлинности подписи на документах совершаются удостоверительные надписи в соответствии с формами, утвержденными Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 г. № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» за подписью должностного лица местного самоуправления с приложением оттиска печати местной администрации поселения. При этом в указанных удостоверительных надписях вместо слова "нотариус" (в соответствующем падеже) и наименования государственной нотариальной конторы или нотариального округа указывается полное наименование должности должностного лица местного самоуправления, включающее также наименование поселения.
Текст удостоверительной надписи может быть напечатан или ясно написан от руки. Подчистки в нем не допускаются. Приписки и иные исправления оговариваются по правилам, изложенным в пункте 15 Инструкции.
Для совершения удостоверительных надписей могут применяться штампы с текстом соответствующей надписи.
Удостоверительная надпись на документе располагается сразу после подписи лица (лиц) на этой же странице документа. Если удостоверительная надпись не умещается на этой странице, она может быть продолжена или изложена полностью на обороте документа либо на прикрепленном к документу листе бумаги. В этом случае листы, на которых изложен текст документа и удостоверительная надпись, прошиваются и пронумеровываются, а количество листов заверяется подписью должностного лица местного самоуправления с приложением оттиска печати местной администрации поселения в соответствии с пунктом 16 Инструкции.
Прикрепление листов бумаги для изложения удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копий документов не допускается.
Текст удостоверительной надписи может быть изготовлен с помощью каких-либо технических средств или ясно написан от руки. Могут быть использованы мастичные штампы. Подчистки не допускаются, незаполненные места должны быть прочеркнуты, приписки и иные исправления оговорены. Очень четко и разборчиво должны быть указаны фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование поселения. Могут быть использованы специально для этого изготовленные штампики.
Удостоверительная надпись излагается на лицевой стороне документа либо на обороте документа. Если удостоверительная надпись проставляется на лицевой стороне, обратная сторона документа против надписи прочеркивается. Если удостоверительная надпись излагается на оборотной стороне документа, в этом случае на лицевой стороне документа указывается часть наименования поселения, где расположена администрация поселения, а на оборотную переносится остальная часть наименования. Например: «Аска-» и далее на обороте документа – «рово».
Даты оформления в текстах доверенностей, завещаний, иных документов, а также даты удостоверения в удостоверительных надписях указываются полностью словами.
В случае, когда нотариальное действие совершено вне помещения местной администрации поселения, в удостоверительной надписи, также как и в реестре для регистрации нотариальных действий, указывается место совершения нотариального действия с указанием адреса. Например: «Завещание удостоверено на дому по адресу: с. Аскарово, ул. Полевая, д. 3, кв. 11».
Если нотариальное действие совершается в лечебном учреждении, указывается его название и адрес.
Если документ или гражданин, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты государственной пошлины (тарифа), в удостоверительной надписи указывается: «От уплаты государственной пошлины (тарифа) освобожден на основании (указывается основание освобождения)».
Обратившимся для совершения нотариального действия лицам, не знающим языка, на котором ведется делопроизводство, тексты оформляемых документов должны быть переведены должностным лицом или переводчиком. В этом случае документ оформляется на русском языке.
Удостоверительная надпись на документе, предназначенном для действия за границей, производится с помощью технических средств либо в исключительных случаях от руки, прочеркивать пробелы не следует.
Деревня (село, поселок, район, край, область, республика)
Дата (число, месяц, год) прописью
Я, (фамилия, имя, отчество), (полное наименование должности должностного лица местного самоуправления) (наименование поселения), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет.
Зарегистрировано в реестре за № ________.
Взыскано по тарифу: _____ рублей.
Наименование должности
должностного лица
местного самоуправления Печать Подпись Расшифровка подписи
Примечание: в тексте удостоверительной надписи о засвидетельствовании копии документа и копии с копии документа допускается указание даты цифрами, имени и отчества уполномоченного лица – инициалами.
Всего прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью __________ листов.
______ _______ __________
должность подпись расшифровка
подписи
Деревня (село, поселок, район, край, область, республика)
Дата (число, месяц, год) прописью
Я, (фамилия, имя, отчество), (полное наименование должности должностного лица местного самоуправления) (наименование поселения), свидетельствую верность настоящей копии с копии документа. В представленной копии подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет.
Зарегистрировано в реестре за № ________.
Взыскано по тарифу: _____ рублей.
Наименование должности
должностного лица
местного самоуправления Печать Подпись Расшифровка подписи
Завещание отмененным, измененным по делам местной администрации поселения не значится.
«_____»_________________20____г.
_________ _______ __________
должность подпись расшифровка подписи
Деревня (село, поселок, район, край, область, республика)
Дата (число, месяц, год) прописью
Я, (фамилия, имя, отчество), (полное наименование должности должностного лица местного самоуправления) (наименование поселения), свидетельствую подлинность подписи гр. (фамилия, имя, отчество подписавшего документ), которая сделана в моем присутствии. Личность подписавшего документ установлена.
Зарегистрировано в реестре за № ________.
Взыскано по тарифу: _____ рублей.
Наименование должности
должностного лица
местного самоуправления Печать Подпись Расшифровка подписи
село Буздяк Буздякский район Республика Башкортостан
________________________________________
Я, __________________________________________
нотариус Буздякской государственной нотариальной конторы Республики Башкортостан, свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет.
Зарегистрировано в реестре за № _________
Взыскано госпошлины (по тарифу) ____________
Нотариус
Копия
Копия с копии
Деревня (село, поселок, район, край, область, республика)
Дата (число, месяц, год) прописью
Настоящая доверенность удостоверена мной, (фамилия, имя, отчество), (полное наименование должности должностного лица местного самоуправления) (наименование поселения.
Доверенность подписана гр. (фамилия, имя, отчество подписавшего) в моем присутствии. Личность его установлена, дееспособность проверена.
Зарегистрировано в реестре за № ________.
Взыскано по тарифу: _____ рублей.
Наименование должности
должностного лица
местного самоуправления Печать Подпись Расшифровка подписи
Ксерокопия
яПодпись
Печать учреждения выдавшего документ.
9. Исправление ошибок, допущенных при совершении нотариальных действий
Должностные лица местного самоуправления не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.
Текст нотариально удостоверяемого документа должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами.
В отношении физических лиц в тексте нотариально удостоверяемого документа указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), дата и место рождения, гражданство, пол, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства.
В отношении юридического лица в тексте нотариально удостоверяемого документа указываются полное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер, дата государственной регистрации, наименование органа, осуществившего такую регистрацию, код причины постановки на учет, адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности).
Незаполненные до конца строки и другие свободные места на нотариально оформляемом документе прочеркиваются, за исключением документов, предназначенных для действия за границей.
Закон практически никак не регулирует порядок исправления дефектов нотариальных актов в рамках нотариального производства.
Ошибки, допущенные при совершении нотариальных действий, носят двоякий характер. Они могут быть исправимыми либо неисправимыми. Так, опечатка может быть исправлена. Однако ошибка, связанная с существенным дефектом содержания например, доверенности, влечет недействительность самой доверенности, например отсутствие даты ее выдачи. Такого рода ошибки не могут быть устранены и приводят к одному результату - признанию нотариального действия несовершенным. В этом смысле цена нотариальных ошибок может быть очень значительной. Например, ошибка в завещании, допущенная по вине должностного лица и обнаруженная только после смерти завещателя, практически неустранима.
Способы исправления ошибок: во-первых, путем внесения исправлений в текст нотариально удостоверенного документа самим должностным лицом; во-вторых, по соглашению сторон или по заявлению лица, в отношении которого было совершено нотариальное действие; в-третьих, по решению суда. При этом исправление ошибок возможно в еще не реализованных до конца нотариальных актах.
Первый способ исправления ошибок в нотариальном документе может применяться в момент совершения нотариального действия, когда вносятся исправления в уже подписанный документ, например в удостоверительную надпись, которая следует в тексте документа за подписями сторон. Внесение каких-либо исправлений в текст документа, подписанный лицами (лицом), в отношении которых совершается нотариальное действие, без их согласия недопустимо.
Второй способ исправления ошибок по заявлению лиц, в отношении которых совершается нотариальное действие, может производиться по заявлению сторон, в частности исправление описок, опечаток, искажающих смысл сделки, но не связанных с изменением нотариального документа по существу. Такие исправления должны быть совершены должностным лицом, удостоверившим документ, в присутствии ее участников и с их согласия. Исправления вносятся должностным лицом и заверяются его печатью и подписью.
Третий способ исправления ошибок нотариальных документов - судебный - возможен в том случае, если одна из сторон возражает против внесения исправлений в еще не исполненный до конца нотариальный акт. В данном случае спор будет разрешен судом в зависимости от установленной подведомственности дел.
Возможно ли исправление должностным лицом в документах ошибок и опечаток, ранее допущенных иным должностным лицом? На наш взгляд возможно, если это не существенная ошибка, а, например, опечатка, которую можно легко проверить.
Исправления в завещании, доверенности или документе, подлинность подписи на котором нотариально свидетельствуется, должны быть оговорены и подтверждены подписью лиц, подписавших документ, а также в конце удостоверительной надписи - подписью должностного лица местного самоуправления с приложением оттиска печати местной администрации поселения. При этом исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте. Например, если в тексте завещания исправлены слова "предметы обычной домашней обстановки и обихода" на слова "жилой дом", то исправление следует оговорить так: "Зачеркнутые слова "предметы обычной домашней обстановки и обихода" не читать, написанному "жилой дом" - верить.". Это исправление должно быть подписано завещателем (лицом, которое по просьбе завещателя подписало завещание) в присутствии должностного лица местного самоуправления, удостоверяющего завещание, и повторено в конце удостоверительной надписи перед подписью должностного лица местного самоуправления.
Исправления, сделанные в тексте, который не подписывается лицом, обратившимся за совершением нотариального действия (например, копия документа), в конце удостоверительной надписи оговариваются только должностным лицом местного самоуправления и подтверждаются его подписью с приложением оттиска печати местной администрации поселения.
Если документ, подлежащий нотариальному удостоверению, или документ, подлинность подписи на котором нотариально свидетельствуется, изложен неправильно или неграмотно, должностное лицо местного самоуправления предлагает обратившемуся за совершением нотариального действия лицу исправить его или составить новый.
10. Принятие к исполнению документов составленных за границей
Документы, составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие, принимаются нотариусом при условии их легализации органом Министерства иностранных дел Российской Федерации.
Без легализации такие документы для совершения нотариальных действий принимаются в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации.
Требования к документам, подтверждающим статус иностранных лиц, зависят от того, необходима для них легализация либо нет. Если соответствующим международным договором нашей страны не предусмотрена легализация, то документы принимаются на условиях, установленных данным договором, либо на условиях Гаагской конвенции 1961 г.
В настоящее время можно выделить четыре различных правовых режима, в рамках которых подтверждается юридическая сила иностранного документа:
- во-первых, предоставление иностранным документам национального правового режима, например принятие документов без каких-либо дополнительных требований при условии их надлежащего и заверенного перевода на русский язык;
- во-вторых, принятие документа без легализации путем проставления апостиля;
- в-третьих, придание документу юридической силы на условиях, предусмотренных международным договором РФ;
- в-четвертых, консульская легализация.
В частности, в государствах - участниках Минской конвенции (ст. 13) документы, исходящие от официальных органов, принимаются без легализации при условии их перевода на русский язык, заверенный в установленном порядке, чаще всего нотариусом.
В отношениях между странами - участницами Гаагской конвенции 1961 г. действует другой порядок. Данная Конвенция с целью подтверждения достоверности официальных документов, выданных на территории соответствующих государств - ее участниц, предусматривает достаточно простую юридическую процедуру - удостоверение подлинности подписи и статуса лица, подписавшего документ, а в необходимых случаях и подлинности печати или штампа, которым скреплен документ, путем проставления апостиля. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступает лицо, подписавшее документ, и подлинность печати и штампа, которыми он скреплен.
Апостиль как специальный штамп проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа. Сами подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения. Заголовок апостиля обязательно должен содержать текст на французском языке. Апостиль в каждом государстве проставляется компетентным органом, который уполномочен на это в соответствующем государстве. В России таковыми являются органы юстиции. Органы юстиции не проставляют апостиль на подлинниках документов, оформляемых по линии органов внутренних дел, прокуратуры и государственных архивов, апостиль на которых проставляется учреждениями указанных ведомств. Аналогичные функции имеет Министерство образования РФ, его территориальные органы, архивные органы краев и областей, Росархив.
Гаагская конвенция 1961 г. распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства.
На целый ряд документов требования легализации, Гаагской конвенции 1961 г., прочие требования не распространяются. В частности, Гаагская конвенция 1961 г. (ст. 1) не распространяется на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами; административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.
Со странами, с которыми у Российской Федерации заключены двусторонние договоры о правовой помощи, документы принимаются в качестве доказательств на условиях, установленных двусторонними договорами, но этот порядок может быть либо мягче, либо жестче, чем по Гаагской конвенции 1961 г. В частности, такие договоры заключены с Грецией, Италией, Финляндией и целым рядом других государств.
В частности, в договорах о правовой помощи с рядом государств (Грецией, Италией, Китаем, Финляндией) отмена требования легализации документов распространяется только на документы, предоставляемые договаривающимися сторонами друг другу по дипломатическим каналам в рамках оказания правовой помощи.
Если же нет ни одной из указанных выше правовых предпосылок, то тогда документы принимаются в качестве доказательств при условии их консульской легализации. Консульская легализация заключается в установлении и засвидетельствовании подлинности подписей и печатей на документах и актах государства их происхождения и соответствия их законам государства пребывания, она подтверждает правомочность документов и актов в международном общении. Функции по консульской легализации выполняют: за границей - консульские учреждения РФ, а в России - Департамент консульской службы Министерства иностранных дел.
Легализационная надпись на иностранном документе совершается на русском языке, ей присваивается номер по реестру, проставляется дата, подпись консульского должностного лица должна быть расшифрована.
Таким образом, юридические процедуры придания доказательственной силы иностранным документам определяют допустимость письменных доказательств, возможность их исследования в процессе, но никак не могут определять качества содержащихся в них фактов с точки зрения относимости.
Образец
подшивки к удостоверяемому документу отдельного листа
с проставленным апостилем
Первая сторона
APOSTILE и АПОСТИЛЬ
(Convention de la Haye du 5 oktobre 1961 - Гаагская конвенция от 5 октября 1961 г.)
1. Российская Федерация
настоящий официальный документ
2. Подписан ___________________________________________
(фамилия)
3. Выступающим в качестве______________________________
(должность)
4. Скреплен печатью/штампом ____________________________
(официальное название учреждения)
УДОСТОВЕРЕНО
5. В городе_____________________________________________
6. _____________________________________________________
(дата цифрами)
7. _____________________________________________________
(фамилия, должность лица, название удостоверяющего органа)
8. За N_________________________________________________
9. Место печати_____________10. Подпись__________________
Вторая сторона
Печать Всего пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью _______ листов.
___________________Подпись лица,
проставляющего апостиль
11. Статистические отчеты
Вопрос о предоставлении статистических отчетов в уполномоченный орган на сегодняшний день не решен. Однако представляется необходимым вести статистический учет. И в связи с этим, просим Вас ежеквартально направлять статистический отчет по следующей форме:
| | ВЕДОМСТВЕННОЕ СТАТИСТИЧЕСКОЕ НАБЛЮДЕНИЕ | |
|---|---|---|
| | СВЕДЕНИЯ О НОТАРИАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ за _________________ 200__ года | |
| Наименование отчитывающейся организации | ||
| Почтовый адрес, номер телефона | ||
| ФИО должностного лица, совершающего нотариальные действия | ||
| Наименование получателя Министерство юстиции Республики Башкортостан | ||
| Почтовый адрес РБ, г.Уфа, ул. Цюрупы, д.38 |