Тема Анализ и учет использования времени в работе менеджера Биологический ритм работы менеджера

Вид материала

Документы

Содержание Правило 60/20/20 Метод «альпы» Первая стадия: составление заданий Вторая стадия: оценка длительности акций Третья стадия: резервирование времени про запас Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению

Подобный материал:

• Решение это выбор альтернативы, 31.58kb.
• Тема работы: «Условия и факторы результативной работы менеджера», 64.95kb.
• Жера, а именно организация труда менеджера, сравнение работы менеджеров в России, 74.66kb.
• Цель: получение должности экономиста, офис-менеджера, менеджера по работе с клиентами, 30.03kb.
• Икт компетенции менеджера по персоналу. Костенко Ю. Н. Ооо «Сервис – 5!», 72.2kb.
• Карьера менеджера, 5179.34kb.
• Ли Якокка Карьера менеджера, 102.96kb.
• Ли Якокка. Карьера менеджера, 5366.15kb.
• Ли Якокка. Карьера менеджера, 5366.78kb.
• Реферат. Объем не менее15- 20 листов. Тема Введение в основы менеджмента, 233.97kb.

ПРАВИЛО 60/20/20

В дальнейшем для удобства и детализации рассмотре­ния вопросов планирования введем термин «правило 80/20» вместо уже привычного «принципа 80/20». При­менение правила 80/20 при разработке краткосрочных и оперативных планов по некоторым причинам оказа­лось недостаточно эффективным. Например, при крат­косрочном планировании не учитываются непредви­денные обстоятельства, в частности, необходимость быстрого изменения приоритетности задач и многое другое. Для устранения этих недостатков был разрабо­тан более детальный подход, который получил назва­ние «правило 60/20/20».

Это правило распределяет время планирования в следующей пропорции:

• 60 % запланированного рабочего времени отво­дится для выполнения дел категории А и В;

• 20 % времени отводится для коллективной дея­тельности, выполнения дел, связанных с делеги­рованием полномочий, проверкой качества и своевременного окончания, завершения работ;

• 20 % приходятся на непредвиденные дела (звон­ки, сверхсрочные совещания и обсуждения, не­запланированный приход визитеров и т. д.).

Это правило, в силу его значимости, часто называют «основным правилом планирования.


МЕТОД «АЛЬПЫ»


Пять стадий метода «Альпы»


Предлагаемый Вашему вниманию метод относи­тельно прост, и после некоторых упражнений потре­буется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: началь­ные буквы символизируют предметные понятия.

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности акций;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепо­ручению;

5) контроль (учет несделанного).

Первая стадия: составление заданий

Запишите под соответствующими рубриками фор­муляра «План дня» все то, что Вы хотите или дол­жны сделать на следующий день:

задачи из списка дел или из недельного (месячно­го) плана;

невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

• в первом приближении распределять их по при­оритетности;
  
• подразделять их на затяжные и «краткие», непро­должительные;
  
• перепроверять задания, связанные с личным кон­тактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем ( с помощью телефона и т. п.).
  

Однако это только начало составления Вашего пла­на дня.

Реалистичный план дня должен быть всегда огра­ничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.

Вторая стадия: оценка длительности акций

Проставьте против каждого задания приблизитель­ное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Вы можете возразить в том смысле, что продолжи­тельность отдельных дел невозможно оценить доста­точно точно. Это верно. Однако после накопления из­вестного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятель­ности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оцен­ке рынка, оборота и расходов.

• Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распо­ряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.
  
• Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под оп­ределенную задачу Вы отвели определенное время.
  
• Попробуйте в течение 10 дней составлять письмен­ные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.
  

Третья стадия: резервирование времени про запас

При составлении плана дня придерживайтесь ос­новного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % долж­но быть оставлено в качестве резервного време­ни для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ва­ших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабо­чий день, при том что запланированное время дол­жно составить примерно 5 часов! Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанав­ливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычерк­нут, либо завершен за счет сверхурочных.


Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению

Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.

• Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
  
• Перепроверьте скалькулированную Вами потреб­ность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом ос­таваться на почве реальности.
  
• Рассмотрите каждую акцию с точки зрения воз­можности ее перепоручения и рационализации.
  

В окончательном варианте план дня в нашем при­мере выглядит следующим образом: