Geum.ru

Ии в медицинских библиотеках труды научно-практической конференции г. Томск, 20-23 октября 2009 г. Томск Сибирский государственный медицинский университет 2009

Вид материалаДокументы

Содержание


Внедрение электронной книговыдачи
Научная медицинская библиотека Омской государственной медицинской академии, г. Омск
Подобный материал:
1   2   3   4

ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ КНИГОВЫДАЧИ

И КНИГООБЕСПЕЧЕННОСТИ: ОПЫТ НАУЧНОЙ МЕДИЦИНСКОЙ БИБЛИОТЕКИ ОМСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ МЕДИЦИНСКОЙ АКАДЕМИИ


Н.А. Лыюрова

Научная медицинская библиотека Омской государственной медицинской академии, г. Омск


Научная медицинская библиотека Омской государственной медицинской академии (НМБ ОмГМА), организованная в 1921 г. вместе с созданием вуза, выполняет функцию информационного обеспечения учебного процесса и научных исследований. Сегодня невозможно представить ее без компьютеров и современных информационных технологий. Стремясь оперативно и качественно предоставлять читателям информацию, библиотека вносит свой посильный вклад в образование медицинских кадров, содействует внедрению прогрессивных лечебных методов и новых лекарственных препаратов.

Библиотека обслуживает студентов, врачей-интернов, аспирантов, клинических ординаторов, профессорско-преподавательский состав вуза, работников практического здравоохранения.

Фонд библиотеки ОмГМА на 1 сентября 2009 г. составляет 608338 экз. книг и периодических изданий по медицине, естественно-научным, социально-гуманитарным дисциплинам, художественной литературе. Для читателей работают 5 абонементов, 3 читальных зала, библиотечные пункты на кафедрах.

В 2008 г. по единому читательскому билету обслужено 8086 читателей, всеми структурными подразделениями обслужено 18010 читателей, посетило библиотеку 384713 читателей. Книговыдача составила 600103 экземпляра.

В структуре библиотеки 5 отделов: отдел комплектования и научной обработки документов, отдел учебной литературы, отдел научной литературы, информационно-библиографический отдел, отдел автоматизации.

НМБ ОмГМА активно занимается методической работой, проводя мероприятия в рамках информационно-библиографической секции методического объединения вузовских библиотек Омска. Являясь членом Ассоциации ЭБНИТ, членом АРБИКОН и НЭИКОН, получает возможность использовать отечественные и иностранные электронные ресурсы удаленных библиотек на основе доступа через Интернет.

Библиотека участвует в различных программах и проектах, в том числе в 3-х проектах по корпоративной каталогизации:
  • Корпоративная библиотечная система Омского региона (организатор – ОГОНБ им. А.С. Пушкина, г. Омск).
  • Сводный каталог периодики и аналитики по медицине (организатор – НМБ СибГМУ, г. Томск).
  • Российская медицина. Статьи (организатор – ЦНМБ им. И.М. Сеченова, г. Москва).

С 1993 года осуществляется автоматизация библиотечно-библиографических процессов, внедряются новые информационные технологии. Для создания электронного каталога использовалась система ДИТ ИБИС, разработанная Центральной научной медицинской библиотекой. В 2001 г. библиотека вместе с вузовскими библиотеками методического объединения получила по гранту автоматизированную библиотечную систему ИРБИС, разработанную Ассоциацией ЭБНИТ (Международная Ассоциация пользователей и разработчиков электронных библиотек и новых информационных технологий).

Внедрение системы ИРБИС в практическую деятельность НМБ позволило автоматизировать процессы: комплектование фонда отечественной и зарубежной литературой, подписка на периодические издания, учет, регистрация, каталогизация поступлений в библиотеку, предметизация документов, штрих-кодирование поступлений и активной части фонда, формирование каталогов и картотек, создание полнотекстовой БД, регистрация читателей, оформление читательских билетов, выдача и возврат изданий, электронная доставка документов. Открыт удаленный доступ к электронному каталогу, функционирует электронный читальный зал с выходом в Интернет.

Важным этапом в модернизации процессов НМБ стало внедрение автоматизированной технологии выдачи литературы на основе штрих-кодирования документов и читательских билетов.

Для организации штрих-кодирования библиотекой были приобретены: принтер этикеток, этикетки, ручные лазерные сканеры штрих-кодов.

В мае 2005 г. советом библиотеки было принято решение об организации электронной книговыдачи на абонементе учебной литературы для студентов первого курса. Вынесенное директором библиотеки для обсуждения на Ученом совете вуза решение, было одобрено и утверждено.

Сотрудники отдела автоматизации на абонементе оборудовали автоматизированные рабочие места библиотекарей, на компьютерах установили модули системы ИРБИС: «Каталогизатор» и «Книговыдача». Для успешного функционирования АРМов совместно с методистом были разработаны алгоритмы технологических процессов:

- поиск в электронном каталоге;

- штрих-кодирование литературы;

- регистрации и поиска пользователей;

- работы с должниками;

- обслуживания читателей на абонементе.

Работа началась с подготовки фонда. Учебные издания составляют 40% от книжного фонда. Выдача учебной литературы студентам значительно отличается от обслуживания в других отделах. Студенты 1-3 курсов получают учебники 2 раза в год. Согласно контингенту и листам распределения для каждого студента формируется комплект, в который входят учебники для дисциплин, изучаемых за семестр, год, полтора и даже два. Поэтому необходимо было нанести штрих-коды на максимально большее количество учебников. О необходимости вернуть все издания для данной процедуры студенты информировались весной, перед началом массового приема книг. В течение лета сотрудники отдела учебной литературы подготовили комплекты к выдаче: в базу данных (БД) учебной литературы считали штрих-коды и приклеили их на учебники.

В конце августа деканаты предоставили списки студентов-первокурсников и фотографии. В БД читателей на каждого студента заполнялась учетная карточка, включающая персональные данные, сведения о семестре, факультете, группе, специальности, идентификатором стал штрих-код. В отделе автоматизации по утвержденному макету создали читательские билеты, распечатали на лазерном принтере, приклеили фотографии и заламинировали их.

Непосредственно перед выдачей в отделе провели обучение работе в режиме автоматизированной книговыдачи.

Электронная книговыдача проводилась по утвержденному графику. Так как учебным планом вуза не предусмотрены отдельные дни для получения учебников, график составлялся с учетом расписания основных занятий. На определенный час назначалась выдача для двух-трех групп. Перед выдачей библиотекари рассказывали студентам о правилах пользования абонементом учебной литературы, обязательность выполнения которых которые студенты подтверждали подписью в «Регистрационной карточке читателя».

Обслуживание студентов младших курсов осуществлялось в отдельном помещении на трех автоматизированных рабочих местах. Каждый сотрудник работу с модулем «Книговыдача» начинал с авторизации (вводил свою фамилию и пароль). Пользователи также разграничивались ini-файлами с индивидуальными настройками.

Главное меню содержит сгруппированные в блоки элементы для выполнения всех режимов работы АРМа, а Панель инструментов содержит компоненты (кнопки и ниспадающие меню) для быстрого доступа к часто применяемым элементам главного меню.

Для организации максимально эффективной технологии книговыдачи на основе штрих-кодов использовался «скоростной» режим «Выдача/возврат по штрих-кодам». Интерфейс состоит из двух рабочих областей - ВЫДАЧА и ВОЗВРАТ. С помощью настроек установили его связь с основным интерфейсом АРМа «Книговыдача», при которой после успешного завершения в скоростном интерфейсе каждой операции выдачи или возврата в основном интерфейсе в области ЧИТАТЕЛЬ появляются обновленные данные того читателя, для которого выполнена эта операция. Использование индивидуальных штрих-кодов для каждой книги и читателя исключает ошибки при идентификации личности читателя и взятой/возвращенной литературы. Простота и удобство интерфейса АРМа «Книговыдача» позволили сотрудникам быстро адаптироваться к работе в системе.

В течение следующего учебного года сотрудники отдела продолжали кодировать свой фонд и наполнять БД читателей, а отдел автоматизации изготовил читательские билеты для студентов 2-го курса.

С сентября 2006 г. НМБ в автоматизированном режиме начала обслуживание студентов 2-3 курсов, а в 2007 г. запустила книговыдачу по циклам для старших курсов.

Проделанная работа подтвердила ожидаемые результаты: теперь на выдачу одному студенту комплекта из 15-20 учебников тратилось около минуты, в несколько раз сократилось время ожидания и обслуживания читателей.

Работа в АРМе «Книговыдача» позволила сотрудникам осуществлять оперативное управление обслуживанием, регулярно, точно отслеживать сроки возврата, получать статистические сведения о посещаемости, количестве выдач, должниках и невозвращенной литературе.

С целью оптимизации процесса обслуживания третий год подряд книговыдача для всех студентов первого курса и 2-го курса лечебного факультета проводится в последние 3-4 дня августа.

В 2007 г. началась глобальная подготовка к электронной книговыдаче на абонементах научной и иностранной литературы, где кроме студентов обслуживаются интерны, ординаторы, аспиранты, профессорско-преподавательский состав и служащие вуза.

Чтобы не вести двойной учет (в ручном и автоматизированном режимах) необходимо было вернуть в библиотеку издания, годами копившиеся у преподавателей, нанести штрих-коды и выдать обратно. На основании решения ректората вышел Приказ о необходимости сотрудникам кафедр, аспирантам, ординаторам сдать на абонементы библиотечные издания.

Подавая пример всем остальным, ректор и проректоры в числе первых сдали книги. Большинство постоянных читателей без возражений принесли библиотечные издания. По запросу сотрудников на необходимую им литературу штрих-коды наносились в первую очередь и книги выдавались уже на следующий день.

В результате проведенных мероприятий все читатели абонементов научной и иностранной литературы были зарегистрированы в базе данных, электронный каталог пополнился описаниями изданий прошлых лет, книги были заштрихкодированы и учтены.

Конечно, были и недовольные сотрудники, не желавшие ни под каким предлогом расставаться со своими «сокровищами». Блокирование читателей-должников автоматически ограничивает доступ к книжному фонду до тех пор, пока они не вернут библиотечные книги. Новая автоматизированная технология обслуживания позволила ужесточить контроль за выданными и возвращенными читателем изданиями, повышая тем самым сохранность библиотечного фонда.

С сентября 2008 г. все читатели абонементов научной и иностранной литературы обслуживаются в автоматизированном режиме.

Параллельно с абонементами библиотекари читального зала научной литературы начали заполнять БД читателей и готовить свой фонд: штрих-кодировали ретроспективу журналов, диссертаций, авторефератов, изданий депозитария. В сентябре 2009 г. началась книговыдача.

Функционирование единой автоматизированной системы обслуживания требует четкости и слаженности действий сотрудников. Для выполнения однотипных операций разработаны единые алгоритмы. Проведение глобальных изменений в базах данных осуществляется после согласования со всеми подразделениями.

При внедрении электронной книговыдачи администраторами системы были учтены особенности обслуживания в каждом подразделении: настроены интерфейсы, определены и разграничены наборы используемых режимов, организованы справочники, разработаны новые и отредактированы встроенные статистические формы.

В настоящее время штрих-кодированием фонда научной литературы продолжают заниматься несколько сотрудников отдела. Готовы к выдаче фонды читального зала учебной литературы и абонемента художественной литературы, но из-за планируемого переезда в новое помещение открытие электронной книговыдачи пришлось отложить. Начали подготовку своего фонда сотрудники информационно-библиографического отдела.

Книговыдача, являющаяся частью библиотечного обслуживания, в вузах имеет свои, связанные с образовательным процессом, особенности. Они обусловлены прежде всего потребностью обеспечивать студентов учебной и учебно-методической литературой. Соответствие библиотечного фонда требованиям и нормативам обеспеченности учебного процесса – один из основных показателей при аттестации вуза. Книгообеспеченность учебного процесса определяется числом экземпляров книг, отобранных по разным критериям, в расчете на одного студента: по направлениям и специальностям, по циклам дисциплин, по конкретным дисциплинам, по видам и формам обучения, по уровню компонента, по видам учебной литературы и т.д. Определение коэффициента книгообеспеченности с учетом множественности критериев – трудоемкий процесс, требующий большого числа расчетов. В этих условиях для повышения качества и оперативности работы возрастает актуальность ведения электронной базы данных книгообеспеченности.

Научная медицинская библиотека Омской государственной медицинской академии в 2004 г. приступила к созданию электронной картотеки книгообеспеченности. В отделе учебной литературы сотрудниками отдела автоматизации было оборудовано автоматизированное рабочее место библиотекаря, установлена система ИРБИС, заведующей назначен библиотекарь, ответственный за ведение картотеки

Первоначально картотека создавалась на базе АРМа «Каталогизатор».

В АРМе «Каталогизатор» задача книгообеспеченности решается на основе интеграции сведений из баз данных (БД) «Электронный каталог», «Читатель», «VUZ-Учебные дисциплины».

База данных VUZ является связующей между БД каталога и БД студентов. Технология ведения базы данных ориентирована непосредственно на учебную дисциплину, причем учебная дисциплина с одним названием может читаться на разных факультетах, семестрах, для разных форм обучения и специальностей. Сведения о каждой дисциплине представлены в учебном плане специальностей вуза. Для оптимизации ввода данных сотрудники библиотеки создали единый список дисциплин с указанием всех изучающих ее контингентов.

Перед началом ввода в БД администратором системы были выполнены необходимые настройки и созданы вспомогательные справочники:

- справочник кафедр, в котором каждой кафедре был присвоен код с указанием принадлежности факультету;

- справочник факультетов;

- справочник специальностей.

Основным документом БД, в который вводятся первичные исходные данные, используемые в задаче книгообеспеченности, является документ «Дисциплина».

На каждую дисциплину создавалась индивидуальная запись, включающая полные сведения:

- наименование дисциплины;

- цикл;

- уровень компонента;

- читающая кафедра;

- данные о специальности, для которой читается дисциплина (на каждую специальность заполняется отдельное поле с указанием кода специальности, факультета, формы обучения, семестра.)

После заполнения БД VUZ можно было приступать к «связыванию» ее с БД читателей и электронным каталогом.

В БД «Читатель» сотрудники отдела учебной литературы с 2003 г. начали регистрацию студентов. В запись читателя-студента обязательно вводились данные: учебный год, семестр, номер группы, факультет, форма обучения и специальность. Несмотря на отсутствие в этот период электронной книговыдачи, БД поддерживалась в актуальном состоянии. В записях регулярно делались отметки о перерегистрации, отчислении/восстановлении студентов. При выполнении пакетного задания ПЕРЕВОД ВСЕХ СТУДЕНТОВ НА СЛЕДУЮЩИЙ СЕМЕСТР из БД VUZ в записях читателей сформировались сведения об изучаемых конкретным студентом дисциплинах.

Последней редактируемой БД стал «Электронный каталог». Электронный каталог в библиотеке был создан в 1993 г. и постепенно наполнялся не только за счет описания новых поступлений, но и путем ретроввода. Для организации картотеки книгообеспеченности использовалась та часть электронного каталога, которая представляет учебники, учебные пособия и методические материалы для студентов. К 2004 г. каталогизаторами в электронный каталог была внесена вся учебная литература.

Для формирования связей БД VUZ с электронным каталогом необходимо было в описания учебников ввести сведения об учебном назначении изданий. Эти данные были представлены в печатной картотеке КО, которая велась с 1973 г.. Дисциплины разделялись на 4 блока по циклам. Внутри блоков в алфавитном порядке названий дисциплин стояли карточки с описанием учебников и распределением контингентов.

В таком порядке и вводились данные для книгообеспеченности. В записи учебника на странице рабочего листа «КО» в поле ВУЗ (учебная литература) выбирались из словаря, сформированного в БД VUZ, необходимые связки (Дисциплина—Факультет—Форма обучения—Семестр). Таким образом, каждое издание было «прикреплено» к определенным дисциплинам и контингенту студентов, для которых оно предназначено.

Первая полученная выходная форма «Обеспеченность обучающихся учебной и учебно-методической литературой из фонда вуза» не представила реальной картины книгообеспеченности. По формуле, заложенной в автоматизированной системе, каждый учебник дисциплины делился на всех студентов, изучающих ее в текущем семестре, полученные коэффициенты суммировались и делились на количество названий учебной литературы для этого контингента по дисциплине. При малой экземплярности учебников коэффициент КО получался низким. В реальном же процессе, например, в пределах одной дисциплины могла быть литература с одинаковыми обучающими свойствами или дисциплина читалась не семестр, а трехнедельными циклами для 4-6 групп одновременно. И в первом, и во втором случаях каждый студент получал учебник по дисциплине.

Конечно, в стандартной формуле расчетов невозможно учесть все особенности учебного процесса вуза, да и в самой системе ИРБИС на тот момент не были разработаны необходимые функции и механизмы.

Это явилось одной из причин временной приостановки в работе с картотекой. Другой причиной явилась начавшаяся в этот период реорганизация учебного процесса: менялись учебные планы, открывались новые кафедры, перестраивались уже существующие, перераспределялись дисциплины и литература по ним.

После аттестации в 2008 г. первым шагом к возобновлению работы по созданию картотеки стало приобретение модуля «Книгообеспеченность». Его внедрение и изменения, произошедшие в учебном процессе, потребовали проведения корректировки БД VUZ, ЭЛЕКТРОННЫЙ КАТАЛОГ и ЧИТАТЕЛЬ. Новые решения и функциональные возможности системы значительно облегчили работу по восстановлению и редактированию картотеки.

Сотрудниками отдела учебной литературы были проработаны учебные планы специальностей, выявлены изменения и внесены в БД VUZ.

Наибольшего изменения потребовали записи электронного каталога. Необходимо было выполнить перераспределение учебной литературы. Сотрудниками отдела учебной литературы были созданы «Листы распределения» на каждую дисциплину, включающие информацию о наименованиях и экземплярности учебных изданий.

Распределением учебной литературы по дисциплине занимаются заведующие кафедрами. Им раздавались «Листы распределения», в которых они для каждого учебного издания указали его назначение (основная или дополнительная) и количество экземпляров, распределяемых для конкретного факультета, семестра.

Согласно подписанным «Листам распределения» вносились новые сведения о назначении учебных изданий. Использование встроенного в модуль «Книгообеспеченность» механизма «переноса», позволяющего переносить данные из одной группы записей в другие записи, значительно ускорило процесс связывания БД.

Дальнейшие корректировки проводились с учетом особенностей учебного процесса вуза. Для дисциплин, имеющих разные учебники с одинаковыми обучающими свойствами, использовалась технология учебников-аналогов. Суть этой технологии заключается в выделении базового учебника для дисциплины и прикреплении к нему остальных в качестве аналогов. При формировании таблицы книгообеспеченности (в интерфейсе АРМа) записи-аналоги выводятся и участвуют в подсчете экземпляров также как и записи основные. Но при формировании значений строки «Среднее по книге» используется количество только базовых учебников. Благодаря такой схеме возрастает точность расчетов коэффициентов.

В связи с пристальным вниманием к заочному отделению, открытому на фармацевтическом факультете академии, постоянным запросам о его обеспеченности, советом библиотеки было принято решение о выделении фонда для этого контингента. В соответствии с «Листами распределения» в записях учебников выделялись экземпляры для заочников. При использовании технологии выделенного фонда появилась возможность получать данные по книгообеспеченности заочной формы обучения.

Наиболее трудоемким и сложным оказался процесс редактирования записей учебной литературы для дисциплин, изучаемых циклами. В АРМе «Каталогизатор» представлена возможность указывать коэффициент многократного использования экземпляров в течение семестра. Редактор картотеки по расписаниям цикловых занятий рассчитала коэффициенты для каждой дисциплины и проставила их в экземплярах учебников.

После внесения всех изменений, для автоматического формирования новых связей между записями БД, редактором использовались встроенные пакетные задания.

Использование технологий учебников-аналогов, выделенного фонда и коэффициента многократного использования, позволили получить максимально точные сведения о книгообеспеченности учебного процесса.

Востребованными стали и такие возможности системы как отображение коэффициентов книгообеспеченности для отдельного учебника или любой подборки учебников; отображение данных для текущего семестра, а также данных из архива.

Наличие разнообразных выходных форм помогает сотрудникам предоставлять необходимую отчетную документацию ректорату и кафедрам о состоянии книгообеспеченности учебных дисциплин. А выходная форма «обеспеченность обучающихся учебной и учебно-методической литературой», отражающая обеспеченность студентов, степень новизны фонда, качество содержания литературы, соответствует требованиям Министерства образования РФ, что позволяет использовать ее для аттестации вуза.

При комплектовании фонда сотрудники библиотеки и учебного управления, исходя из данных картотеки, определяют дисциплины, книгообеспеченность которых учебной литературой не соответствует требованиям и нормативам Министерства образования. Это позволяет планировать приоритеты комплектования на текущий и последующий годы, контролировать рациональность использования денежных средств. Данные картотеки могут также помочь сотрудникам библиотеки при формировании комплектов литературы для выдачи.

Таким образом, автоматизированная картотека книгообеспеченности является инструментом управления формированием библиотечного фонда, может служить основным справочным аппаратом для четкой организации обеспечения читателей вузовской библиотеки учебной литературой.