Документов Архивного фонда области систематического перечня уникальных документов Архивного фонда Новгородской области (далее Государственный реестр области)
| Вид материала | Документы |
- Доклад о результатах и основных направлениях деятельности управления государственной, 486.31kb.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного, 1659.69kb.
- План научно-исследовательской работы организаций федерального архивного агентства, 200.83kb.
- И комсомольских организаций, копии ряда других документов, полученных из Центральных, 26.98kb.
- Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела в Московской области», 466.87kb.
- Комитет культуры, туризма и архивного дела новгородской области докла д о результатах, 1295.13kb.
- Правила, 1453.5kb.
- Конституция Российской Федерации; Федеральный закон, 305.33kb.
- «Город Чита», 266.46kb.
- Административный регламент, 711.43kb.
Утверждено
постановлением Администрации
области от 04.10.2005 № 361
П О Л О Ж Е Н И Е
о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда области
- Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда области – систематического перечня уникальных документов Архивного фонда Новгородской области (далее Государственный реестр области).
1.2. Положение разработано в соответствии с #M12291 982300153#S #M12291 982300147федеральными законами от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 15.04.1993 № 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей"#S, #M12291 982300363#S областным законом от 21.03.2005 № 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области", #M12291 982300202Регламентом государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 09.10.2001 № 75.
1.3. К уникальным документам Архивного фонда области относятся особо ценные документы Архивного фонда области, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.
1.4. Государственный реестр области создается с целью выявления, учета и обеспечения сохранности уникальных документов, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, в архивах организаций Новгородской области и частных лиц.
1.5. Ведение Государственного реестра области осуществляется архивным управлением области в целях централизованного учета уникальных документов Архивного фонда области, как памятников, имеющих исключительное значение для истории Новгородской области, а также в целях обеспечения контроля за их сохранностью и информирования пользователей.
1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр области осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в реестре области, в порядке, определенном настоящим Положением.
Документ Архивного фонда области, занесенный в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, также включается в Государственный реестр области.
- Выявление уникальных документов
2.1. Архивное управление области организует работу по выявлению уникальных документов Архивного фонда области, рекомендуемых для включения в Государственный реестр области.
2.2. Непосредственно работу по выявлению документов ведут государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные организации, в собственности, оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда области, а также собственники документов в рамках соглашений (договоров), заключаемых ими с архивными учреждениями области, либо по собственному желанию.
3.Экспертиза ценности уникальных документов
3.1. Отнесение архивных документов к уникальным документам Архивного фонда области производится #M12293 0 982300153 1265885411 81 1562202838 3428500032 1230395600 2697443001 2483551668 4294967262#S#M12293 1 982300153 1265885411 24260 3446677848 463378730 3464 1039014782 2122331076 3297342578#S #M12293 2 982000098 1265885411 82 1562202838 3428500032 1230395600 2534634825 2970495608 4294967262#M12293 3 982000098 1265885411 24262 3446677828 463378730 3464 1039014782 2122331076 3297342578#S на основании экспертизы их ценности.
3.2.#G0 Экспертиза ценности уникальных документов проводится с целью обоснования включения их в Государственный реестр области с учетом следующих критериев:
3.2.1. Подлинность документа - обязательна для всех документов, включаемых в Государственный реестр области. В порядке исключения могут рассматриваться копии на правах подлинников или копии документов, если известно место хранения подлинника.
3.2.2. Историко-культурная значимость документа - отражение в документах сведений об уникальном для данной местности историческом, культурном событии, явлении, человеке.
3.2.3. Древность документа - к уникальным относятся все документы Архивного фонда Новгородской области, созданные по 1727 год включительно, как подлинники, так и изготовленные тогда же копии, фрагменты сохранившихся подлинников и копий.
3.2.4. Публичность документов - документы, вносимые в Государственный реестр области, должны находиться на открытом хранении и не содержать каких-либо сведений, ограничивающих доступ.
3.2.5. Принадлежность к историческому событию - документы должны фиксировать социально-исторические явления, определяющие пути развития региона, международные соглашения и т.п. Документ должен непосредственно принадлежать этому событию, быть его неотъемлемой составной частью.
3.2.6. Принадлежность документа к определенной исторической личности - автографы, подлинные личные документы, относящиеся к личностям, занимавшим видное место в истории развития региона, независимо от национальности, вероисповедания, партийной и социальной принадлежности.
3.2.7. Художественные и оформительские особенности документа.
Документ может быть отнесен к категории уникальных как по одному, так и нескольким критериям одновременно.
3.3. Результаты экспертизы рассматриваются экспертно-методическими, экспертными комиссиями архивных органов и учреждений, соответствующими комиссиями других организаций и представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления области.
4. Описание уникальных документов
4.1. Описание уникальных документов, рекомендуемых к внесению в Государственный реестр области, производится на листах учета и описания уникального документа (приложение 1).
4.2. Описанию подлежит каждый документ, рекомендуемый к включению в Государственный реестр области.
5. Представление предложений о включении документов
в Государственный реестр области
5.1. В архивное управление области предложения о включении документа(ов) в Государственный реестр области представляют:
государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, юридические и физические лица, собственники уникальных документов.
5.2. Предложения представляются в виде заполненных в 2-х экземплярах листов учета и описания уникальных документов с приложением экспертных заключений. Экспертные заключения должны содержать обоснованные выводы о включении документов в Государственный реестр области.
Юридические лица – собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в архивное управление области в форме заявления. В этом случае архивное управление области проводит работу по подготовке предложений или поручает подготовку предложений соответствующему государственному архиву.
5.3. Предложения рассматривает ЭПК архивного управления области и принимает решение о включении в Государственный реестр области либо отклонении представленного документа в 3-месячный срок.
6. Включение документов в Государственный реестр области
6.1. Решение ЭПК о включении документа в Государственный реестр области передается специалисту управления, ведущему Реестр, который присваивает уникальному документу регистрационный номер по Реестру. Регистрационный номер проставляется на двух экземплярах листа учета и описания уникального документа.
6.3. Государственный реестр области ведется в виде картотеки. Архивное управление области включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда области".
6.4. Первые экземпляры листов учета и описания уникальных документов хранятся постоянно в архивном управлении области единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру области.
6.5. Вторые экземпляры листов учета и описания уникального документа передаются организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.
7. Внесение изменений в Государственный реестр области
7.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях, произошедших с уникальным документом
(смена собственника, проведение реставрации, организация экспонирования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре области.
7.2. Изменения вносятся на основании актов об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в архивное управление области собственниками или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.
7.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда области" акты формируются в дело и хранятся постоянно.
8. Пользование информацией Государственного реестра области
8.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда области, включенных в Государственный реестр области, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов, доступ к которой осуществляется с согласия собственников.
8.2. Архивное управление области обеспечивает исполнение соответствующих запросов физических и юридических лиц на основе базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда области".
Приложение 1
Методические рекомендации по определению и описанию документов,
подлежащих включению в Государственный реестр
уникальных документов Архивного фонда Новгородской области
Введение
Настоящие Рекомендации определяют методику определения наиболее ценных документов уникального характера, представляющих собой реликвии, утрата которых явилась бы невосполнимой потерей для новгородской и российской культуры, в целях организации их государственной регистрации и учета в Реестре уникальных документов Архивного фонда Новгородской области.
Рекомендации предназначены для использования в работе по выявлению уникальных документов в фондах архивов, музеях, библиотеках и иных организациях, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Новгородской области. Рекомендации могут использоваться также иными собственниками документов.
Рекомендации составлены в соответствии с "#M12293 0 982300625 2028685173 77 6 1601588711 2688632912 1656679524 3211861435 3297342578Методическими указаниями по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации#S" М., 2001 (Приложение 1 к #M12293 1 982300625 38946163 2361408120 2417268544 3154 23949 24254 2422330469 106Регламенту Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ)#S, утвержденному #M12291 982300625приказом Росархива N 75 от 09.10.2001#S..
1. Общие положения
1.1. Отнесение архивных документов к уникальным документам Архивного фонда Новгородской области производится в соответствии со ст. #M12293 0 982300153 1265885411 81 1562202838 3428500032 1230395600 2697443001 2483551668 42949672625#S, #M12293 1 982300153 1265885411 24260 3446677848 463378730 3464 1039014782 2122331076 329734257816#S Основ законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах, ст. #M12293 2 982000098 1265885411 82 1562202838 3428500032 1230395600 2534634825 2970495608 42949672625#S, #M12293 3 982000098 1265885411 24262 3446677828 463378730 3464 1039014782 2122331076 329734257817#S областного закона "Об Архивном фонде Новгородской области и архивах" на основании экспертизы ценности документов.
1.2. Отнесение документов Архивного фонда Новгородской области к высшей категории ценности - уникальным документам производится по специальным критериям, не совпадающим с критериями отбора на постоянное хранение и в качестве особо ценных документов (ОЦД). При определении уникальных документов основной акцент делается не на ценности информации, содержащейся в документе, как таковой, не на принадлежности к фонду высокой категории, а на общекультурной значимости отдельного документа, его реликвийности, мемориальности, единственности в своем роде по содержанию и месту в истории области, страны, человечества, а также высокой материальной ценности.
Под уникальностью в указанном смысле понимается представляющее самостоятельное культурно-историческое значение и невоспроизводимое ни в какой копии и ни в каком-либо другом документе единство материального носителя документа, его содержания, авторства (автографичности), соотнесенное с конкретным историческим временем (явлением, процессом, объектом), обусловившим появление данного документа.
Под материальной ценностью уникального документа понимается его наивысшая возможная цена, выраженная в его максимальной страховой оценке.
1.3. Выявление уникальных документов рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с документов наиболее раннего периода, но образовавшихся не позже первой половины XX века. За более поздние годы выявление документов для включения в Реестр следует осуществлять по указанной в данных Рекомендациях методике, но лишь по отношению к самым бесспорным, не вызывающим каких-либо сомнений документальным ценностям и раритетам.
1.4. Объектом, включаемым в Реестр, может быть отдельный документ, единица хранения (дело), состоящая из уникальных документов.
? К категории уникальных относится все дело, если в нем обнаружен хотя бы один уникальный документ.
В исключительных случаях к категории уникальных могут быть отнесены комплекс документов, фонд или коллекция, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.
Включению в Реестр и подокументному (поединичному) учету в нем подлежат подлинные уникальные документы, которые единственные прямо и непосредственно, т.е. адекватно и единовременно отражают события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие общества, республики и государства, отражают жизнь и деятельность великих исторических личностей, которые в силу этого или в силу своей древности обладают бесспорным общенациональным историко-культурным значением и большой материальной ценностью.
Документ, занесенный в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ, автоматически включается в Реестр уникальных документов Архивного фонда Новгородской области.
.
1.5. Выявление уникальных документов для включения в Реестр производится наиболее квалифицированными сотрудниками и специалистами в области организации использования, обеспечения сохранности, экспертизы ценности и описания документов.
Выявление уникальных документов в фондах архивов проводится первоначально по описям на ОЦД, а затем с обязательным изучением самих документов.
Если архив считает, что отбор ОЦД был ранее произведен некачественно и не удовлетворяет современным требованиям, то выявление уникальных документов проводится независимо от ранее выявленных ОЦД.
2. Основные критерии определения уникальных документов
Выявление уникальных документов производится с учетом изложенных ниже критериев, применение которых не должно быть формальным, решение принимается только при наличии согласованного и обоснованного коллективного мнения специалистов и экспертов.
Первый критерий - древность документа - является самодостаточным и не требует применения каких-либо других критериев.
Четыре следующих критерия - подлинности, бесспорности культурно-исторической значимости, публичности, высокой материальной ценности должны применяться в совокупности ко всем остальным документам, не относящимся к древним, но относящимся хотя бы к одному из последующих четырех критериев - отношение документа к историческому событию, отношение документа к исторической личности, юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа, каждый из которых применяется лишь в совокупности с группой предыдущих четырех критериев.
Таким образом, для включения в Реестр документ, не отнесенный к древним, должен соответствовать минимум пяти критериям (см. Приложение 1).
2.1. Древность документа. В соответствии с этим критерием к уникальным относятся все документы, созданные по XVII в. включительно, как подлинники, так и изготовленные тогда же копии и фрагменты сохранившихся и несохранившихся подлинников.
Как исключение, в качестве древних могут рассматриваться выполненные в XVIII в. списки (копии) несохранившихся более древних (ранних) документов (грамот, договоров, картографических документов), но в целом для применения к документам XVIII в. данного критерия необходимы дополнительные обоснования и заключения специалистов.
Древность документов иностранного (например, восточного) происхождения следует определять с учетом заключений специалистов в соответствующих областях древней истории.
2.2. Подлинность документа - обязательный критерий для всех документов при отнесении их к категории уникальных, исключая древние (см. п.2.1.). В порядке исключения могут быть рассмотрены в качестве возможных для включения в Реестр с учетом других критериев отдельные наиболее ценные копии более ранних документов, сделанные в XVIII в. (см. п.2.1.). Но, как правило, соответствие носителя текста документа времени и автора - обязательно.
2.3. Бесспорность культурно-исторической значимости документа. Этот критерий обусловлен требованием выделения из АФ Новгородской области лишь тех документов, общенациональная ценность которых общепризнана, т.е. бесспорна.
Настоящий критерий определяет значение документа в качестве культурной ценности как таковой и не имеет в виду его научно-информационную или источниковую ценность с точки зрения сегодняшней исторической конъюнктуры, интересов исследовательских школ, возможностей использования и т.д. При оценке документа с точки зрения данного критерия особенно важно согласованное мнение всех экспертов. В некоторых случаях для оценки документа потребуется дополнительная экспертиза, заключение специалистов в той или иной узкой отрасли науки, культуры и т.д.
Этот критерий применяется не только к широко известным (пусть лишь в среде специалистов) документам. Документ мог быть неизвестен ранее, но коль скоро он выявлен, интерес общества к нему должен быть бесспорным и постоянным.
Опубликованность документа не является препятствием для включения первоисточника в Реестр (так может быть …)
В рамках критерия бесспорности культурно-исторической значимости может использоваться понятие "первый" (…т.д.), а также учитываться влияние документа на последующий ход общественной, государственной, национальной, религиозной жизни (например, …).
2.4. Публичность документа
Для включения уникального документа в Реестр он должен быть публичным, открытым. В соответствии с этим критерием в Реестр не могут включаться засекреченные документы (содержащие государственную тайну), с ограниченным доступом (ДО), для служебного пользования (ДСП) и документы, которые по каким-либо другим существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывшего владельца, документы по личному составу, содержащие сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), доступ к которым ограничен в соответствии с Основами законодательства РФ об АФ РФ и архивах (#M12293 0 982300153 1265885411 24568 2043200109 2771914523 3297342578 2858396943 49560517 4191076244ст. 20#S) и областным законом "Об Архивном фонде Новгородской области и архивах" (#M12293 1 982000098 1265885411 24571 2043200109 2771914523 3297342578 2858396943 49560517 4191076244ст. 22#S) на 75 лет).
Следует учитывать, что и среди данной категории документов могут быть реликвии, представляющие собой национальное и культурно-историческое достояние. Поэтому при проведении работы по выявлению уникальных документов необходимо провести их соответствующее изучение. В случае выявления уникальных документов перед включением вРеестр они должны быть рассекречены в соответствующем порядке, грифы ограничения доступа сняты, содержание документов должно стать доступным для использования.
Снятие ограничений на доступ к документам личного происхождения и по личному составу производится с письменного согласия самого гражданина, бывшего владельца или его наследников.
2.5. Высокая материальная ценность документа
Этот критерий обусловлен тремя предыдущими и также является общеобязательным для всех документов, включаемых в Реестр. Он выражается в максимальной страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены. Страховая оценка определяется на основе формализованной шкалы в соответствии с методическими рекомендациями ВНИИДАД #M12291 982300728"Принципы денежной оценки документов АФ РФ и их страхование". М., 1993#S и #M12293 0 982300625 2028685173 78 6 1601588711 2032942015 1656679524 3211861435 3297342578"Методикой определения материальной ценности документов". М., 2001#S (приложение 2 к Регламенту Государственного реестра уникальных документов АФ РФ, утвержденному #M12291 982300625приказом Росархива N 75 от 09.10.2001#S).
По этому критерию к уникальным документам АФ Новгородской области могут быть отнесены лишь те, которые будут оценены не ниже, чем в 50 тыс. долларов США или 30 тыс. английских фунтов стерлингов, исходя из цен западно-европейских аукционов. Предварительная оценка проводится владельцем или держателем документа, окончательное решение принимается экспертами.
Следует учесть, что определенная на основе формализованной шкалы страховая оценка уникального документа не является неизменной и может быть впоследствии уточнена при решении какого-либо другого конкретного вопроса, например, при страховании документа для экспонирования на выставке.