Н. И. Лобачевского в. Н. Ясенев автоматизированные информационные системы в экономике учебно-методическое пособие

Вид материала

Учебно-методическое пособие

Содержание 5.2 Организация учета с использованиемавтоматизированной формы Таблица 5.1 Класс бухгалтерских систем Отчеты и обработки Бухгалтерские счета Операции и проводки Типовые операции Корректные проводки Журналы проводок и операций Виды расчетов Журналы расчетов Работа пользователя Стандартные отчеты Регламентированные отчеты Специализированные отчеты

Подобный материал:

• Neural Network Wizard 7 учебно-методическое пособие, 702.9kb.
• Учебно-методический комплекс по дисциплине: Информационные системы в экономике для, 266.03kb.
• Н. И. Лобачевского факультет управления и предпринимательства м. Ю. Малкина история, 1006.22kb.
• Н. И. Лобачевского Д. В. Суходоев, А. С. Котихина История таможенного дела и таможенной, 1362.83kb.
• Конспект лекций по дисциплине «Информационные системы в экономике», 1286.5kb.
• Темы контрольных работ в форме рефератов по дисциплине «Информационные системы в экономике», 11.18kb.
• В. Н. Ясенев Программа курса, 64.87kb.
• Учебно-методический комплекс по дисциплине «Информационные системы в экономике» Вторая, 163.77kb.
• Учебно-методическое пособие Рекомендовано методической комиссией финансового факультета, 556.98kb.
• Учебно-методическое пособие "Широкополосные сигналы" составлено в соответствии с программой, 317.01kb.

5.2 Организация учета с использованием
автоматизированной формы

В настоящее время не существует общепринятого названия автоматизированной формы бухгалтерского учета, в полной мере отражающего ее сущность. В литературе используются такие понятия, как компьютерная, таблично-автоматизированная, электронная, таблично-матричная формы бухгалтерского учета. Не давая подробную характеристику этим подходам, отметим, что они сохраняют основные элементы методологии бухгалтерского учета, в том числе принцип двойной записи, документация, оценка и инвентаризация и пр., но видоизменяют характер их проявления. В частности, систематизация данных в разрезе бухгалтерских счетов, а также переход от аналитического уровня обобщения учетных данных к синтетическому, производятся автоматически.

Сущность большинства автоматизированных форм учета заключается в последовательной реализации принципа переноса данных от ввода данных и формирования проводок до выдачи Главной книги и баланса.

Отличаясь в деталях, они имеют общие основные принципы:

• Одноразовый и минимальный ввод – многоразовый и максимальный вывод.
  
• Один журнал хронологической записи – множество регистров систематической записи.
  
• Полноценный учет по синтетическим счетам, субсчетам и аналитическим кодам.
  
• Отчетная информация в срок – рабочая по запросу.
  
• Автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.
  
• Наличие типовых проводок.
  
• Возможность автоматизированного формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.
  
• Организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.
  
• Связь оперативного и бухгалтерского учета, организация управленческого учета на предприятии.
  
• Обеспечение целостности базы данных.
  
• Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.
  
• Учет любых финансово-хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы.
  
• Возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов).
  
• Автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов-ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм.
  
• Создание, печать и хранение электронных копий первичных документов.
  
• Возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.
  

В принципе, необходим "идеальный" пакет в том смысле, что для начинающего бухгалтера он будет хорошей обучающей системой, для опытного профессионала – отличным инструментов при просчете вариантов, для аудитора – надежным средством быстрой проверки бухучета на предприятии. Но найти такой товар на рынке программных продуктов не так просто. Из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-то фирмой, но, в принципе, мало пригодные для специфических условий работы на конкретном предприятии. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразным является и покупка дорогостоящего мощного программного продукта для предприятия, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу. Оправданным может быть покупка программного продукта "на вырост", если на небольшом предприятии предстоит в будущем организация трудоемкого учета производственных запасов, детализированного учета затрат и калькулирование себестоимости, сложного учета туда и заработной платы.

Основой классификации функциональных пакетов автоматизированного бухгалтерского учета может служить их ориентация на размеры предприятия: малое (пакеты мини-бухгалтерии по схеме ПгиБ: Проводки – Главная книга – Баланс или интегрированный бухгалтерский учет), среднее и крупное (комплексный бухгалтерский учет с сетевой версией бухгалтерского учета, а также управленческие системы).

В табл. 5.1 представлена примерная классификация систем по группам потребителей.

Таблица 5.1

Класс бухгалтерских систем

Класс систем	Группа потребителей	Основные характеристики	Фирмы-разработчики
Мини-бухгалтерия	Бухгалтерия численностью 1-3 человека Без специализации	Ввод и обработка бухгалтерских записей Печать первичных документов и отчетности	« «ИнфоСофт» «Инфин»
Универсальные системы (интегрированные бухгалтерии)	Численность бухгалтерии невелика Предусмотрены все основные разделы учета	Развитая аналитика Реализация основных компонентов натурального учета Учет труда и заработной платы	«1C» «Инфин» «ИнфоСофт» «Атлант-Информ» БЭСТ
Комплексные системы	Бухгалтерия численностью не менее 10 человек Разделение функций между сотрудниками	Комплекс программ Сетевая архитектура Достаточно полная реализация функций Адаптируемость	«Парус» «Новый Атлант» «Галактика» R-Style БЭСТ
Управленческие системы	Подразделения бухгалтерского и финансового учета Подразделения финансового менеджмента	Управленческий учет Планирование Настройка на клиента Открытость архитектуры Масштабируемость	«Новый Атлант» «Цефей» SAP Oracle CA

В основе программных модулей, реализующих "интегрированную бухгалтерию" (ИнтБ) лежит все та же база «Проводки – главная книга – баланс» (ПгиБ), но появляется надстройка в виде одного или нескольких модулей типа: учета материально-производственных запасов, учета заработной платы, учета ведения договоров. Вся ИнтБ ориентирована, как правило, на малый и средний бизнес и рассчитана для работы на одном АРМе.

В "Комплексном бухгалтерском учете" (КомплБ) вместо одного АРМа появляется несколько АРМов для сведения баланса, получения синтетических выходных форм и построения отчетности; обеспечивается возможность решения дополнительных функций анализа, сбыта с возможностью сетевого взаимодействия различных АРМ. По очевидным причинам такие пакеты сложнее и дороже, требуют дополнительного специального оборудования и операционных систем, а также оборудования бухгалтерского персонала.

На тех крупных предприятиях, где ограничена по своим возможностям сетевая версия бухгалтерского учета на ПЭВМ, могут применятся рабочие станции, мини-ЭВМ и большие ЭВМ. Несмотря на разнообразие предлагаемых программных продуктов для решения программ бухгалтерского учета, идеальных пакетов нет. Бухгалтеру следует ознакомиться с возможностями как можно большего количества различных программ и выбрать из них ту, которая наилучшим образом учитывает специфику учета на той фирме, где он работает. Помочь в решении этой проблемы может перечень требований, предъявляемых к программному продукту для компьютеризации бухгалтерского учета. Основные из них следующие:

• прохождение тестирования и соответствующей сертификации;
  
• наличие товарного вида и надежного сопровождения;
  
• право на получение консультаций (так называемая "горячая линия");
  
• модульный принцип построения системы, позволяющий выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;
  
• одновалютное и многовалютное исполнение;
  
• органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;
  
• необходимый уровень детализации аналитического учета;
  
• простота освоения и удобство системы в работе;
  
• цена и пр.
  

На сегодняшний день число компаний, занимающихся разработкой автоматизированных систем для бухгалтерии, приближается к 200 [13]: "1С" (серия программ "1С:Бухгалтерия"), "Айти" (семейство "БОСС"), "Атлант -Информ" (серия "АККОРД"), "Галактика-Парус" (серии программ "Галактика" и "Парус"), "ДИЦ" ("Турбо-Бухгалтер"), "Интеллект-Сервис" (серия "БЕСТ"), "Информатик" ("Инфо - Бухгалтер") и многие другие. Но несмотря на такое разнообразие, достаточно хорошо апробированных и известных из них - не более десятка. Самой же распространенной системой автоматизации бухгалтерского учета в России и странах СНГ является серия программ "1С:Бухгалтерия", позволяющая автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета.

Все современные бухгалтерские программы основаны на документообороте.

Как правило, современная программа компьютеризация бухгалтерского учета обеспечивает:

• Автоматизация всех участков бухгалтерского учета.
  
• Ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия.
  
• Полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, форм отчетности.
  
• Возможность автоматической печати первичных (выходных) документов.
  
• Использование справочников («Валюты, «Сотрудников», «Договоров» и пр.), предназначенных для ведения аналитического учета на счетах. А также ввода различной информации при выписке первичных документов на компьютере.
  
• Автоматический и ручной ввод бухгалтерских операций.
  
• Многоуровневый аналитический учет, по любому счету можно вести аналитический учет в необходимых разрезах.
  
• Использование журналов операций, проводок и документов дл удобства просмотра отдельных позиций, зафиксированных в этом журнале.
  
• Возможность получения правовой поддержки при установке на компьютере «1С:ГАРАНТ. Правовая поддержка».
  
• Возможность анализа счетов, субсчетов, позиций аналитического учета (субконто).
  
• Визуальные представления данных в виде графиков и гистограмм.
  
• Возможности ведения учета в различных денежных натуральных измерителях. В качестве денежных измерителей выступают национальная валюта и произвольный набор иностранных валют.
  
• Надежная защита учетной информации от несанкционированного доступа.
  
• Использование встроенного «языка программирования» для составления отчетов произвольной формы.
  
• Ведение учета для нескольких предприятий.
  

В технологическом процессе, выполняемом на ПЭВМ, можно выделить следующие этапы: подготовительный, документационный, систематизации и обобщения информации, а также ее использования.

Подготовительный этап связан с подготовкой информационной базы к работе, включая заполнение справочников и констант вводом входящих остатков, настройкой бухгалтерских счетов, проводок и типовых операций.

Бухгалтеру предстоит ввести константы (фамилии ответственных сотрудников, приводимые в формах документов, ставки налогов, размеры минимальной зарплаты и пр.), а также содержимое различных справочников («Контрагенты», «Валюта», «Сотрудники», «материалы» и пр.). Настройка бухгалтерских счетов включает открытие плана счетов, определение субсчетов и набора видов субконто. В режиме «Типовые операции» вводятся однотипные операции, а с выбором даты начала учета вводятся входящие остатки по счетам и объектам аналитики; далее они получаются автоматически.

Документационный этап связан с формированием первичных документов вручную или непосредственно на ПЭВМ. Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати, например, документов «Платежное поручение», «Доверенность», другая часть документов выполняет также автоматическое формирование проводок («Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Требование» и пр.). Часть регламентных документов, которые не содержат никаких данных, а выполняют роль «Бухгалтерской справки» исключительно для автоматического формирования проводок, в частности, по операциям, связанным с переоценкой валюты.

Для ввода документов используется макет для ввода документов.

Программа предоставит набор систематически обновляемых регламентированных отчетов, предназначенных для предоставления налоговым органам в различные фонды и пр. Технология работы с регламентированным отчетом практически ничем не отличается от работы с любым другим отчетом.

Пользователь, не имеющий навыков программирования, может вносить изменения в конфигурацию, применяя разнообразные конструкторы для формирования не предусмотренных системой специализированных отчетов.

Визуальный анализ счетов в форме различного вида диаграмм проводится при выпуске отчета "Диаграмма" (рис. 5.3).



Рис. 5.3 Диаграмма состояния отдельных бухгалтерских счетов.

После составления отчетов и закрытия отчетного периода обеспечивается автоматический переход к новому расчетному периоду. Для информационной безопасности рекомендуется периодически, например, ежедневно, перезаписывать информацию на дискеты, хранить ее вне помещений бухгалтерии.

Все известные программы являются системами автоматизации, т.е. позволяют осуществлять работу предприятия в согласованном режиме сразу на нескольких участках, либо последовательно на разных этапах хозяйственного цикла.

Рассмотрим особенности автоматизированной формы счетоводства на примере системы программ «1C:Предприятие».

Задачи автоматизации учета на современных предприятиях существенно различаются в зависимости от отрасли, специфики выпускаемой продукции или оказываемых услуг, размера предприятия, требуемого уровня автоматизации бизнес-процессов и многих других факторов [235].

Продукты, входящие в систему программ «1С:Предприятие, используют более 600000 организаций как в России, так и в других странах СНГ. В последнее время быстро растет число созданных на базе «1С:Предприятия» продуктов, предназначенных для автоматизации как различных учетных задач (бухгалтерия, склад, управление кадрами и проч.), так и других функций управления предприятием, в т.ч. планирования ресурсов, работы с клиентами, бюджетирования и проч.

В числе типовых классов учетных задач, на решение которых ориентированы продукты системы «1С:Предприятие»:

• бухгалтерский учет для хозрасчетных организаций и налоговый учет по общей системе налогообложения;
  
• автоматизация торгового и складского учета («торговля и склад»);
  
• расчет заработной платы и кадровый учет на предприятиях, в организациях и учреждениях любой формы собственности («зарплата и кадры»);
  
• расчет себестоимости продукции и анализ экономической эффективности производственной деятельности («производство и бухгалтерия»);
  
• упрощенная система налогообложения (бухгалтерский и налоговый учет по УСН для организаций);
  
• бухгалтерский учет для бюджетных организаций.
  
• ведение учета и составление отчетности индивидуальными предпринимателями;
  
• подготовка отчетности для предоставления в государственные органы (налогоплательщик);
  
• подготовка и хранение первичных документов (платежные документы).
  

Отраслевые решения для системы «1С:Предприятие» включают:

• Вооруженные силы.
  
• Автотранспорт.
  
• Здравоохранение.
  
• Образовательные организации.
  
• Сельское хозяйство.
  
• Общественное питание.
  
• Страхование.
  
• Некоммерческие организации.
  
• Производство.
  
• Туризм.
  
• Сфера услуг.
  
• Межотраслевые решения.
  
• Строительство.
  
• Жилищно-коммунальное хозяйство.
  
• Недвижимость и аренда.
  

«1С:Предприятие» является универсальной системой, состоящей из компонент «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» и «Расчет».

Компонента «Бухгалтерский учет» системы 1С:Предприятис мо­жет быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов.

«1С:Предприятие» может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Разнообразные и гибкие возможности системы 1С: Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Система «1С:Предприятие» может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:

• учет операций по банку и кассе;
  
• учет основных средств и нематериальных активов;
  
• учет материалов и МБП;
  
• учет товаров, услуг и производства продукции;
  
• учет валютных операций;
  
• учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредитора­ми, подотчетными лицами;
  
• учет расчетов по заработной плате;
  
• учет расчетов с бюджетом;
  
• другие разделы учета.
  

Система 1С:Предприятие обладает гибкими возможностями орга­низации учета:

• синтетический учет по многоуровневому плану счетов;
  
• учет по нескольким планам счетов;
  
• валютный учет и учет покрытия валют;
  
• многомерный аналитический учет;
  
• многоуровневый аналитический учет по каждому измерению;
  
• количественный учет;
  
• учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.
  

Ввод информации в 1С:Предприятии может быть организован с разной степенью автоматичности:

• режим ручного ввода операций;
  
• режим типовых операций;
  
• режим автоматического формирования операций по докумен­там.
  

Важным отличием бухгалтерских счетов от других типов данных является возможность создания самих счетов как в конфигурации, так и в самой информационной базе. Включение конкретных счетов в конфигурацию используется в том случае, если сама конфигурация создается с использованием этих счетов и их конкретных свойств, например, если в конфигурации определено автоматическое форми­рование документами проводок по этим счетам.

Компонента «Оперативный учет» системы 1С:Предприятие является универсальной системой для учета наличия и движения средств и может быть настроена на различные схемы учета складских запасов, взаиморасчетов, средств на расчетных счетах и в кассе, кредитов, консигнации и т. д.

Система 1С:Предприятие обеспечивает решение широкого круга разнообразных задач оперативного учета, например:

• учет складских запасов товаров и их движения;
  
• учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;
  
• резервирование товаров и контроль оплаты;
  
• учет денег на расчетных счетах и в кассе;
  
• учет товарных кредитов и контроль их погашения;
  
• автоматический расчет цен списания товаров;
  
• учет выданных на реализацию товаров, их возврата и оплаты.
  

Набор выполняемых системой «1С:Предприятие» функций определяется ее конфигурацией, содержащейся в комплекте поставки системы или созданной для конкретного предприятия.

Возможности системы позволяют организовать:

• учет но нескольким фирмам и нескольким складам;
  
• учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств – в различных валютах;
  
• получение самой разнообразной отчетной и аналитической информации о финансовых и товарных движениях.
  

Средства конфигурирования системы позволяют настроить се на самые различные виды торговой деятельности. Вы можете организовать произвольное количество справочников и документов необхо­димой структуры. Вы можете настроить произвольное количество регистров для учета средств в самых различных разрезах.

Компонента «Оперативный учет» ориентирована на работу в реальном времени. Она автоматически поддерживает в актуальном состоянии текущие остатки товарных и денежных средств. При вводе документов может выполняться контроль наличия товаров на складе или состояние взаиморасчетов клиента.

Система авторизации и контроля прав позволяет ограничить возможности использования различных функций для отдельных категорий пользователей.

Компонента «Оперативный учет» имеет широкие возможности для связи с другими программами. Конкретная конфигурация может поддерживать автоматическую загрузку справочников из внешних приложений, передачу отчетов в другие программы, в том числе формирование проводок для компоненты «Бухгалтерский учет».

Компонента «Расчет» системы «1С:Предприятие» ориентирована на проведение периодических расчетов и предназначена для решения широкого круга разнообразных задач, связанных с учетом самых разнообразных ресурсов и расчетом тех или иных параметров по ним. Это могут быть:

• учет перемещений сотрудников предприятия и расчет их заработной платы и разного рода компенсаций;
  
• учет номенклатуры производимой продукции и услуг и расчет их себестоимости;
  
• регистрация клиентов и расчет стоимости выполняемых для них заказов.
  

Средства конфигурирования системы позволяют организовать произвольное количество справочников и документов необходимой структуры. Вы можете настроить произвольное количество журналов расчета для выполнения расчетов по тем или иным объектам и хра­нения их результатов.

Система позволяет проводить расчеты с определенной периодичностью, от одного дня до года. Она, например, может быть настроена на расчет заработной платы как по месячному, так и по недельному циклу.

Компонента «Расчет» имеет широкие возможности для связи с другими программами. Конкретная конфигурация может поддерживать автоматическую загрузку справочников из внешних приложений, передачу отчетов в другие программы, в том числе формирование бухгалтерских проводок.

Информация, изложенная ниже, представляет собой краткое опи­сание тех понятий системы «1С:Предприятие», которыми оперирует пользователь в процессе эксплуатации системы.

Среди перечисленных ниже можно выделить базовые (общие) по­нятия системы «1С:Предприятие», а также понятия, относящиеся ис­ключительно к той или иной компоненте «1С:Предприятия».

Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представ­лять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: «Наименование предприятия», «Размер НДС», «ФИО главного бухгалтера» и т. д.

Справочники. Предназначены для хранения сведений о множест­ве однотипных объектов, которые используются при ведении анали­тического учета и для заполнения документов.

Обычно справочниками являются списки основных средств, ма­териалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие.

1С:Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми спра­вочниками и подчиненными справочниками.

Перечисления. Перечисления используются в системе для опи­сания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значе­ний.

Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, со­вместитель) и т. д.

Документы. Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1С:Предприятии могут использоваться документы. Как правило, на­бор документов в 1С:Предприятии совпадает с набором реальных пер­вичных документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, при­ходная и расходная накладная, кассовые ордера и т. д.

Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печат­ную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент.

Важным свойством документа является его возможность автома­тически формировать бухгалтерскую операцию. Такая операция бу­дет принадлежать документу. Операции, введенные вручную, тоже, фактически, являются документами специального вида, который так и называется – «Операция».

Журналы. Для просмотра документов в «1С:Предприятии» преду­смотрены журналы.

Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или всех документов сразу.

Отчеты и обработки. Отчеты применяются для получения раз­личной информации, содержащей итоги или детальную информа­цию, подобранную по определенным критериям. Отчеты использу­ются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т. д.), так и для фор­мирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды).

Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например, индексации цен в справочни­ках товаров.

Бухгалтерские счета. Бухгалтерские счета (далее «Счета») предназначены для хранения планов счетов бухгалтерского учета, то есть объектов синтетического учета средств предприятия. Суть дан­ных объектов вполне соответствует общепринятому пониманию бух­галтерских счетов. Свойства бухгалтерских счетов могут гибко на­страиваться в зависимости от принятой системы учета в конкретной стране и на конкретном типе предприятий.

«1С:Предприятие» может поддерживать одновременно несколько планов счетов. У каждого плана счетов может быть определена соб­ственная длина кода счета и количество уровней субсчетов, а также количество знаков в субсчете каждого уровня.

Операции и проводки. Отражение движений средств в бухгал­терском учете записывается в виде операций и проводок. Операция является полным отражением хозяйственной операции, произошед­ший на предприятии, в бухгалтерском учете. Она может содержать несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции. Например, операция поступления аванса будет содержать две проводки – зачисление средств на расчетный счет и начисление НДС по поступившему авансу.

Субконто. Термин субконто введен для обозначения набора зна­чений, используемых для ведения аналитического учета по бухгал­терским счетам. В качестве субконто обычно выступают объекты, по которым ведется аналитический учет на предприятии: основные средства, организации, товары и т. д. Вид субконто определяет сово­купность объектов конкретного тина, которые используются для ве­дения аналитического учета.

Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида – обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Основные средства» будет иметь тип «Справочник «Ос­новные средства». При этом два вида субконто могут иметь тип од­ного и того же справочника: например, виды субконто «МБП» и «Основные средства» могут ссылаться на один и тот же справочник «Материальные ценности».

Существующие виды субконто используются для настройки ана­литического учета по счетам бухгалтерского учета. При вводе прово­док для счетов, по которым ведется аналитический учет, вводятся значения субконто в соответствии с их типами.

Типовые операции. Механизм типовых операций предоставляет пользователю возможность автоматизировать ввод часто повторяю­щихся операций. Для этого пользователь вводит шаблон типовой операции, в котором задает «сценарий» проводок. При вводе опера­ции с использованием типовой операции, данные автоматически за­полняются на основании шаблона типовой операции. При необходи­мости запрашиваются недостающие значения операции (объекты аналитики, валюта, количество и другие) и рассчитываются суммы проводок по определенным в шаблоне формулам.

Корректные проводки. Механизм корректных проводок предна­значен для автоматического контроля вводимых операций. Пользо­ватель заполняет список корректных проводок в соответствии со своими представлениями о правильности ведения учета. Затем, в процессе ввода операций, если установлен соответствующий пара­метр, система проверяет проводки операции, используя список кор­ректных проводок.

Журналы проводок и операций. Для просмотра списка всех бухгалтерских операций используется журнал операций. В нем каж­дая операция отображается одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию (дату, номер, содержание, сумму).

Журнал проводок позволяет просмотреть существующие провод­ки операций в виде общего списка.

Регистры. Для анализа остатков и движений средств, компонента «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» использует регистры.

Регистры оперативного учета являются внутренним механизмом конфигурации «1С:Предприятия» и пользователь (менеджер, продавец) непосредственно с ними не работает. Регистры автоматически изменяются документами при их проведении, так как это предусмот­рено в конфигурации. Данные регистров используются системой при построении различных отчетов о наличии и движении средств.

Регистры в конфигурации используются для поддержки складских запасов, взаиморасчетов и т. д. Регистр представляет собой многомерную таблицу храпения остатков и оборотов по тем или иным ресурсам. Например, для складского запаса товаров может быть создан регистр «Товарный запас» с двумя измерениями «Товар» и «Склад» и одним ресурсом «Количество». В этом случае система будет поддерживать остатки товаров в разрезе складов.

Изменение остатков по регистрам может производиться только документами. Каждое такое изменение имеет определенное место на оси времени. Каждый документ может порождать неограниченное количество движений по регистрам любых видов.

Виды расчетов. Для описания формул расчетов, но которым выполняются те или иные вычисления, служит понятие видов расчета. На этапе конфигурирования можно описать неограниченное количество видов расчета. В отличие от справочников, журналов расчета и документов, за понятием вида расчета не лежит «реальных» данных – это не более чем алгоритм вычисления, оперирующий данными журналов расчета, документов и справочников.

Алгоритм вида расчета описывается с помощью встроенного языка. Типичными примерами видов расчета являются «начисление по окладу», «подоходный налог», «расчет амортизации» и пр.

Журналы расчетов. Для просмотра и редактирования результа­тов расчета, а также для хранения их предыстории в системе исполь­зуются журналы расчетов. Основным свойством журнала расчетов является его принадлежность тому или иному справочнику системы. Такой справочник называется справочником объектов расчета.

Например, это может быть журнал расчетов зарплаты, причем списком объектов расчета будет выступать справочник сотрудников; журнал расчета дивидендов, причем списком объектов расчета будет выступать справочник акционеров; журнал расчетов квартирной пла­ты, причем списком объектов расчета будет выступать справочник квартиросъемщиков, и пр.

Для одного справочника может быть создано несколько журналов расчета, каждый из которых будет содержать данные определенной предметной области. Например, в том случае, если предприятие – акционерное общество закрытого типа, справочник сотрудников мо­жет выступать списком объектов расчета для журнала расчета зара­ботной платы и для журнала расчета дивидендов акционеров.

Календари. Для ведения рабочего графика предприятия или сто­ронних организаций, для учета рабочего времени сотрудников раз­ных категорий в системе «1С:Предприятие» служат календари. При конфигурировании можно' определить неограниченное число кален­дарей, описав правила их заполнения. Примерами календарей могут служить: календарь рабочего графика предприятия (где отмечены выходные и рабочие дни); календарь работы банка, через который осуществляются взаиморасчеты; календарь работы служащих; кален­дарь, в котором проставлена продолжительность рабочих дней для рабочих и т. д.

Функционирование системы «1С:Предприятие» делится на два раз­деленных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и не­посредственную работу пользователя по ведению учета или выпол­нению расчетов.

Таким образом, всю работу с системой можно разделить на два этапа, которые могут произвольно чередоваться:

• конфигурирование;
  
• непосредственная работа пользователя с информационной базой.
  

Кроме упомянутых режимов запуска «1С:Предприятия», существует режим запуска «Отладчик», предназначенный для отладки алгоритмов обработки данных, созданных в режиме конфигурирования.

Конфигурирование. На этапе конфигурирования системы 1С:Предприятие выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета.

При конфигурировании системы разработчик конфигурации или администратор системы может также создать наборы прав доступа к данным, соответствующие пользователям разного уровня. Количест­во и структура наборов прав определяется конкретной конфигураци­ей системы.

Для того чтобы интерфейс конкретной конфигурации системы полностью отражал настроенные структуры данных, в системе в рамках Конфигуратора предусмотрена возможность настройки об­щих интерфейсных компонент системы: меню, панелей инструмен­тов, комбинаций клавиш.

Кроме того, на этапе конфигурирования может быть создано не­сколько пользовательских интерфейсов для разных типов пользова­телей (менеджеров, бухгалтеров, кадровиков и т. д.), а также список пользователей создается для конкретной организации.

Работа пользователя. Работа пользователя с информацион­ной базой осуществляется при запуске системы в режиме «1С:Предприятие». При этом выполняется собственно функциони­рование системы в предметной области: осуществляется ввод доку­ментов и операций, заполнение справочников, формирование раз­личных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т. д.

Пользователю предоставляется возможность ввода и обработки информации описанной в конфигурации структуры с использовани­ем алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

В настоящем пособии содержится общее описание порядка работы пользователя при работе с системой 1С:Предприятие в раз­личных режимах: ведение справочников, ввод документов, операций, ведение расчетов, получение отчетов и другое. При этом указывает­ся, какие свойства системы и как могут меняться в зависимости от используемой конфигурации.

Пояснение особенностей работы с конкретными режимами (документами, операциями, справочниками, отчетами), которые зависят от конфигурации, могут содержаться в описании самой конфигурации. В этом случае их можно получить, обратившись к режиму пользовательского описания.

Перечислим основные особенности поведения системы 1С:Предприятие, которые определяются конкретной конфигурацией:

• набор констант;
  
• состав, структура и свойства справочников;
  
• формы просмотра списков справочников и ввода элементов справочников;
  
• состав и набор значений перечислений;
  
• формы ввода документов и операций;
  
• формы журналов документов, операций и проводок;
  
• набор планов счетов и их свойства;
  
• формы списков счетов и ввода счетов;
  
• бухгалтерские счета (только те, которые заданы в конфигура­ции, см. ниже)
  
• формы и алгоритмы отчетов и обработок;
  
• интерфейс пользователя (главное меню, набор панелей инструментов);
  
• права пользователя на доступ к различным объектам и режимам программы.
  

Как известно, бухгалтерский учет основывается на таких понятиях, как счета, субсчета, объекты аналитического учета. Основным понятием компоненты «Бухгалтерский учет» является счет. Счет обладает рядом свойств – он может быть валютным, содержать субсчета, иметь объекты аналитического учета и т. д. Все счета собраны в один или несколько планов счетов. В то же время, план счетов – это средство, позволяющее настраивать бухгалтерский учет на требова­ния конкретного предприятия.

Система «1С:Предприятие» позволяет вести бухгалтерский учет не­скольких предприятий в одной информационной базе. Для этого ис­пользуется разделитель учета. Под разделителем учета понимается некоторое значение, например «Фирма», которое заносится в каж­дую проводку и позволяет получать все бухгалтерские итоги по каж­дому такому значению отдельно. Это позволяет, фактически, полу­чить несколько независимых балансов. Разделение учета определяется на этапе конфигурирования системы.

Система «1С:Предприятие» предоставляет мощные средства для ра­боты с первичными документами. В качестве первичных документов, поддерживаемых системой, могут выступать, например, платежные поручения, счета на оплату, различные накладные, доверенности и любые другие документы.

При работе с документами система предоставляет широкий набор возможностей, обеспечивающих удобный ввод, просмотр, поиск и печать документов.

Функции работы с документами и ведения бухгалтерского учета в 1С:Предприятии могут использоваться как отдельно, так и взаимо­связано. Совместное использование этих функций определяется воз­можностью автоматического формирования бухгалтерских операций документами.

Для получения бухгалтерских итогов, а также другой сводной или детальной информации в «1С:Прсдприятии» используются отчеты. Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при ис­пользовании системы, целиком определяется в конфигурации. Ис­пользуемые на практике отчеты можно условно разделить на не­сколько типов.

Стандартные отчеты. Обычно они входят в состав типовой конфигурации. Стандартные отчеты предназначены для использования практически в любых организациях и для любых разделов учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандарт­ным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие. Такие от­четы используются очень широко непосредственно при ведении бух­галтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне сче­тов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Регламентированные отчеты. Это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Состав и содер­жание этих отчетов определяются различными государственными органами. Разумеется, их состав зависит от страны, в которой ис­пользуется программа. Данные отчеты разрабатываются обычно фирмой «1С» для России и ее региональными партнерами – для других стран. Кроме того, отдельные регламентированные отчеты могут создаваться другими организациями и самими пользователями программы, например, это может касаться специфических отрасле­вых или местных отчетных форм.

Специализированные отчеты. Создаются, обычно, в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации и решают более узкие задачи. Специализированные отчеты обычно ориентиро­ваны на конкретный раздел учета и специфическую настройку сче­тов и аналитики в данной конфигурации. Они создаются при необ­ходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.

Выпуск новой версии 8.0 платформы «1С:Предприятие» отражает современные тенденции развития рынка массовых систем автоматизации управления и учета – расширение спектра решаемых задач, увеличение среднего масштаба решений, новые технические условия, в которых функционируют системы автоматизации. Новая версия «1С:Предприятия» вобрала в себя все лучшее из прежней версии и предоставила принципиально новые возможности для пользователей и разработчиков.

Система программ «1С:Предприятие 8.0» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе. Система «1С:Предприятие 8.0» предназначена для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.

Подводя итоги можно отметить следующие тенденции в развитии бухгалтерских информационных систем [10]:

1. Формирование в России рынка бухгалтерских систем в основном завершилось. Можно констатировать, что данный сегмент рынка развивается динамично и опережающими темпами по сравнению с другими сегментами рынка ПО, прокладывая дорогу компьютерному бизнесу в нашей стране.
   
2. Высокий уровень конкуренции ведет к постоянному совершенствованию программных и аппаратных решений. Наметилась тенденция к разработке комплексных систем, предусматривающих помимо традиционного внешне ориентированного бухгалтерского учета включение развитых подсистем оперативно-хозяйственного и управленческого учета. Высокая конкуренция среди разработчиков определяется также присутствием на российском рынке мировых лидеров комплексных управленческих решений.
   
3. Появляется потребность в создании рынка бухгалтерских программ для домашнего использования. Этот сегмент рынка должен быть сформирован достаточно быстро и преимущественно в отечественном исполнении.
   
4. Следует подчеркнуть, что для бизнесмена сегодня имеется весь спектр информационных услуг в области бухгалтерии. Вопрос в том, как ими воспользоваться. Здесь на помощь могут прийти специалисты-консультанты, консалтинговые группы и фирмы, которые в достаточной мере представлены в России.
   
5. Развитие и использование средств телекоммуникации, локальных и глобальных вычислительных и телекоммуникационных сетей во многом определяют специфику развития всего спектра бухгалтерских систем в направлении новых информационных технологий с защитой учетной информации от несанкционированного доступа и других информационных угроз.