Н. И. Лобачевского в. Н. Ясенев автоматизированные информационные системы в экономике учебно-методическое пособие

Вид материала

Учебно-методическое пособие

Содержание Глава 5 Автоматизированные информационные системы и технологии бухгалтерского учета и аудита 5.1 Технология применения персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учета

Подобный материал:

• Neural Network Wizard 7 учебно-методическое пособие, 702.9kb.
• Учебно-методический комплекс по дисциплине: Информационные системы в экономике для, 266.03kb.
• Н. И. Лобачевского факультет управления и предпринимательства м. Ю. Малкина история, 1006.22kb.
• Н. И. Лобачевского Д. В. Суходоев, А. С. Котихина История таможенного дела и таможенной, 1362.83kb.
• Конспект лекций по дисциплине «Информационные системы в экономике», 1286.5kb.
• Темы контрольных работ в форме рефератов по дисциплине «Информационные системы в экономике», 11.18kb.
• В. Н. Ясенев Программа курса, 64.87kb.
• Учебно-методический комплекс по дисциплине «Информационные системы в экономике» Вторая, 163.77kb.
• Учебно-методическое пособие Рекомендовано методической комиссией финансового факультета, 556.98kb.
• Учебно-методическое пособие "Широкополосные сигналы" составлено в соответствии с программой, 317.01kb.

Глава 5 Автоматизированные информационные системы и технологии бухгалтерского учета и аудита

5.1. Технология применения персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства.

5.2. Организация учета с использованием автоматизированной формы учета.

5.3. Системы автоматизации аудиторской деятельности.

5.4. Защита учетной информации.

5.1 Технология применения персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства

Переход России к рыночным отношениям выдвигает на первый план проблемы коренной перестройки учета. Если раньше учетная функция управления сводилась к прямому счетоводству и составлению отчетности, то в новых условиях бухгалтер – это центральная фигура управленческого персонала, он главный консультант директора фирмы, аналитик, финансист. Для выполнения новых функций и, прежде всего, создания учета как средства управления и регулирования использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций жизненно необходимо. Неоценимую помощь в этом оказывают системы автоматизированного учета, позволяющие сократить время обработки учетных данных, ликвидировать разрыв во времени между хозяйственными процессами, получением первичной учетной информации, ее обработкой и выдачей результатной учетной информации, предоставить учетным работникам компьютерный сервис при осуществлении их профессиональной деятельности и т.д.

Для создания учета как средства управления и регулирования жизненно необходимо использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации или купить готовый программный продукт. В любом варианте важно определить пути рационального использования компьютеров или сетей компьютеров для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков учета.

Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без компьютеризированного бухгалтерского учета. Именно с него как правило и начинается автоматизация управления. Бухгалтерский учет необходимо автоматизировать – это понимает любой бухгалтер. Предпосылками для этого являются:

• Наличие большого объема трудоемких и рутинных работ.
  
• Задачи бухгалтерского учета решаются по относительно несложным алгоритмам с преобладанием логических и арифметических операций.
  
• Бухгалтерский учет со времен Луки Пачоли существует как наука со строго определенными элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия.
  
• Бухгалтерский учет заключается в сплошном и непрерывном отражении хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия.
  
• Внешние пользователи, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме на машиночитаемых носителях. Приближение российского бухгалтерского учета к международным стандартам, принятый Государственной Думой закон об электронной цифровой подписи только усиливают эту тенденцию.
  
• В стране налажено обучение бухгалтеров на разных уровнях (техникумы, ВУЗы, институт профессиональных бухгалтеров и проч.), что создает необходимый кадровый потенциал для компьютеризации бухгалтерского учета.
  
• Наблюдается систематическое снижение стоимости персональных ЭВМ, что делает их применение достаточно эффективным в бухгалтерском учете. Если 20 лет назад необходимо было 100-200 окладов бухгалтера как эквивалент покупки одного компьютера, то в настоящее время достаточно 10-15 минимальных окладов.
  

На рынке существуют десятки тиражируемых бухгалтерских программ, доступных большинству юридических лиц. Только выбирай!

К бухгалтерским расчетам можно отнести решение задач по преобразованию исходных данных в результатные по относительно несложным алгоритмам вычислений. Результатами таких вычислений являются создание периодических отчетов в регламентном режиме и получении ответов на текущие запросы в запросном режиме (рис. 5.1).





Рис. 5.1 Основные компоненты информационной технологии обработки учетных данных


В этой группе расчетов находятся все информационные задачи бухгалтерского учета. Их особенностями, влияющими на технологию обработки данных, являются:

1. Каждой фирме предписано законодательством отражение в учете хозяйственных операций. Это необходимо для контроля, анализа принимаемых решений, т.е. создана информационная система бухгалтерского учета и существующая информационная технология.
   
2. Решение только хорошо структурированных задач, где четко определяются входные и выходные данные, относительно простые алгоритмы решения.
   
3. Выполнение основного объем работ в автоматизированном режиме с минимальным участием человека.
   
4. Наличие очень детальных данных, которые подлежат обобщению и систематизации.
   
5. Акцент на хронологию событий, т.е. их систематизация по мере совершения операций.
   

Учетная информация, возникающая в результате деятельности какого - либо объекта, подвергается различным операциям или процедурам. В состав основных информационных процедур входят: сбор и регистрация информации, передача ее, хранение, обработка и выдача. Для сбора фактической информации на предприятии производится фактический подсчет материальных объектов (деталей, товаров и др.), получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации, как правило, предшествует регистрации на материальном носителе (бумаге или диске). Первичные документы заполняются на бумаге, формируются непосредственно на персональных ЭВМ, сканируются, передаются по каналам связи и пр. Собранная и зарегистрированная в подразделениях предприятия информация передается разными способами: посредством курьера, доставкой с помощью транспортных средств, дистанционной передачей по каналам связи. Хранение учетной информации на носителях вызвано, в основном, накоплением сообщений до их обработки. Обработка экономических операций ведется на ЭВМ и включает выполнение ряда арифметических и логических операций. Результатная информация выдается на печать в виде машинограмм и (или) видеограмм для внешнего и внутреннего пользователя.

Группировка и обобщение документальных бухгалтерских данных осуществляется в учетных регистрах: карточках, книгах и т.п. В зависимости от видов и порядка их заполнения образуются формы бухгалтерского учета. Это процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров, их взаимосвязи и последовательность записей в них.

Особенности формы бухгалтерского учета зависят от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

На практике используются различные формы счетоводства: журнально-ордерная, мемориально-ордерная, журнал-главная (упрощенная форма), автоматизированная (она же таблично-автоматизированная, таблично-матричная, электронная и т.д.).

Не нарушая основные принципы ведения учета при журнально-ордерной форме счетоводства возможно получение на компьютерах привычных для бухгалтера регистров аналитического и синтетического учета с небольшими изменениями их внешней формы. В частности, вместо пронумерованных и прошнурованных книг печатаются отдельные пронумерованные листы, собираемые в конце месяца или года в книги, переставляются отдельные графы в ведомостях, совмещаются два регистра в одном печатном бланке и пр. Определенные изменения происходят и в технологии компьютерной обработки учетных данных – совокупности периодически повторяющихся взаимосвязанных человеко-машинных операций, начиная от создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением накопительных и группировочных регистров синтетического и бухгалтерского учета.

Характерными особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы счетоводства являются:

• Децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМах);
  
• Использование привычной для бухгалтера терминологии, сложившегося в бухгалтерии разделения труда, существовавшего до применения компьютеров аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам и т.п.); журналов-ордеров, листков-расшифровок, вспомогательных ведомостей по дебету счетов, накопительных и группировочных регистров;
  
• Сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущими журнально-ордерной форме счетоводства.
  

Учетные данные в регистры журнально-ордерной формы попадают двумя путями. По массовым и трудоемким учетным операциям (по учету расчетов с рабочими и служащими, готовой продукции, учету движения материалов) вначале разрабатываются вспомогательные разработочные таблицы (накопительные и группировочные ведомости) по шифрам аналитического учета, а затем формируются из подсчитанных и взаимопроверенных файлов данных сводные массивы итоговых проводок. По первичным документам, не имеющим массового характера (учет кредитов, фондов, капиталов и т.д.), можно не разрабатывать вспомогательные регистры, а периодически формировать массив аналитических записей (проводок) по любому такому счету с добавлением записей из листков-расшифровок. На основе сформированных файлов на компьютере ведется сверка данных аналитического и синтетического учета, заполняются журналы-ордера по дебету счетов синтетического учета, Главная книга, баланс и другие отчетные таблицы (рис. 5.2).





Рис. 5.2 Принципиальная схема журнально-ордерной формы счетоводства с применением ПЭВМ


При децентрализации обработки учетных данных на персональных компьютерах бухгалтер, не обладая профессиональными знаниями в области компьютеризации и программирования, контролирует ход решения задачи и направляет его, несет персональную ответственность за качественное решение функциональных задач в полном объеме.

Наиболее рациональной формой общения бухгалтера с ПЭВМ является ведение диалога с помощью "меню", т.е. пакет программных средств предполагает перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные этапы технологического процесса, начиная от ввода первичных данных и заканчивая составлением различных форм отчетности. В случае каких-либо трудностей в работе можно воспользоваться справочной и инструктивной информацией. Персональная ЭВМ, выполняя бухгалтерские работы информационного характера, контролирует поступающую на обработку учетную информацию, выдает на дисплее "подсказки" в виде инструкций, пояснений по выполнению конкретных работ.

Создаются предпосылки для использования ресурсов ПЭВМ на всех этапах учетного процесса: при документировании, систематизации и обобщении информации, а также ее анализе и использовании. При использовании ПЭВМ появляется возможность выписки документов на компьютере. Файлы условно-постоянной информации (карточки со справочными данными о сотрудниках, нормативы, реквизиты клиентов и пр.) создаются однократно при внедрении проекта, периодически корректируются и совместно с переменной информацией, используемой однократно, формируют базу данных в памяти ПЭВМ.

При применении мемориально-ордерной или упрощенной ("Журнал-Главная") форм в условиях применения ПЭВМ предусматривается изготовление группировочных ведомостей, оборотных ведомостей по аналитическим счетам, Журнала регистрации хронологических записей, Главной книги, баланса и других необходимых регистров. Особенность мемориально-ордерной формы учета состоит в изготовлении мемориальных ордеров на группу однотипных документов с последующим заполнением печатных форм аналитического и синтетического учета, соответствующих в основном регистрам ручных форм счетоводства.

При применении упрощенной формы учета записи ведутся в регистре "Журнал-Главная", левая часть которого предназначена для хронологических записей, а правая – для записей операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов.

Большинство популярных в настоящее время программ автоматизации бухгалтерского учета, ориентированных на традиционные формы счетоводства, относятся к группе программных средств "Проводки – Главная книга – Баланс" (ПГиБ).

Так как эти работы проводятся по единым правилам на предприятиях всех форм собственности и любых размеров, то и сами программы достаточно универсальны и логически завершены. Создаются они для реализации, прежде всего, функций синтетического и суммового аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. В основном, эти программы предназначены для малого бизнеса, для бухгалтерий с малой численностью без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Отличаются они, главным образом, "глубиной" ведения аналитического учета. Для ведения сводного учета на крупных предприятиях либо в небольших организациях с собственным производством разработчики программных продуктов ПГиБ предусматривают возможность ведения аналитического учета, в отдельных случаях доводя его до номенклатуры товарно-материальных ценностей. Для малого бизнеса с упрощенной формой учета полезны программы, которые в дополнение к синтетическому учету позволяют вести одно- иногда двухуровневый аналитический учет. Общим для этого уровня программных продуктов является ограниченность программ, специализированных для ведения учета по конкретному участку как с точки зрения функциональной полноты, так и с позиций регламентированных инструкциями правил отражения соответствующих операций и ведения документооборота. Действительно, решая задачи сводного учета, бухгалтер среднего и крупного предприятия не может удовлетвориться вводом, например, хозяйственной операции: "Начислена заработная плата в сумме…" За ней стоит множество трудоемких расчетов, которые нецелесообразно делать вручную при наличии компьютера.

Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учета

При внедрении на предприятии автоматизированной системы учета бухгалтер не должен играть стороннего наблюдателя. Он – лицо заинтересованное и должен если уж не руководить процессом установки системы, то, по крайней мере, активно участвовать в нем. От каждого бухгалтера, принимаемого на работу, требуется владение компьютерными программами. При автоматизации работы бухгалтерии основная доля ответственности возлагается на главного бухгалтера. При его желании и заинтересованности такое внедрение происходит быстро и безболезненно.

Проектирование системы автоматизации бухгалтерского учета – процесс создания и внедрения проекта автоматизированного решения учетных задач по новой технологии. Сюда включается детальная разработка отдельных и проектных решений, их анализ, апробация и внедрение.

Качественное проектирование и внедрение являются основной предпосылкой эффективного функционирования системы при постоянном совершенствовании ее обеспечивающих и функциональных составляющих. Цель всех этих работ состоит не только в компьютеризации информационных потоков, но и в совершенствовании самого учета и организации основной деятельности экономического объекта. Поэтому главный бухгалтер должен иметь преставление об имеющихся на рынке технических и программных средствах, тенденциях в их развитии, основных принципах проектирования. В бухгалтерии должен быть назначен сотрудник, ответственный за проектирование и внедрение системы, который собирает нужную информацию, подбирает технику и программные средства, ведет обучение персонала, руководит внедрение и анализом функционирования информационных систем.

Внедрение автоматизированной системы носит скорее эволюционный характер, т.е. ориентируется на существующую структуру бухгалтерии, при этом модернизируются элементы метода бухгалтерии (двойная запись, документация и пр.), так что затраты и степень риска минимальны. К тому же бухгалтер получает возможность систематически работать с нормативно-правовыми документами, хранящимися в базах знаний типа «Консультант +», «Гарант» и другие.

Переход к новой информационной технологии в учете может осуществляться по одному из трех вариантов:

• Выполнение этой работы собственными силами;
  
• Изготовление проектных решений силами специалистов из сторонней организации;
  
• Покупка готовых пакетов прикладных программ.
  

Первый путь достаточно сложен. Он предполагает решение нескольких проблем:

1. Бухгалтер должен приобрести квалификацию пользователя персонального компьютера.
   
2. Необходимо построить модель информационной системы и ее функционирования на экономическом объекте.
   
3. Реализовать построенную модель (или ее часть) средствами, доступными квалифицированному пользователю.
   

Достоинством такого подхода является приобретение пользователем некоторых навыков и выработка собственных критериев оценки соответствующих программ. Однако он трудоемок, а главное – не гарантирует качественную работу по созданному пользователем сценарию.

Разработка собственных инструментальных средств с привлечением консультантов в области компьютеризации экономических задач – дело также весьма трудоемкое и дорогостоящее, и только мощная компьютерная фирма с большим научным и практическим заделом может помочь в решении этой проблемы.

По экономическим соображениям предпочтение следует отдать использованию готовых пакетов программ, выбрав наиболее подходящий из них для условий конкретного объекта.

Из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-либо фирмой, но, в принципе, мало пригодные для специфических условий работы на конкретном объекте. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразным является покупка дорогостоящего мощного программного продукта для объекта, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу.

Поиск рациональных путей проектирования ведется по следующим направлениям: использование типовых проектных решений совместно с пакетами прикладных программ (ППП) с последующей привязкой их к конкретным условиям внедрения и функционирования, разработка автоматизированных систем проектирования (АСП). В последнее время все большее число организаций предпочитают покупать готовые программные средства, пакеты и технологии при необходимости прибавляют к ним свое программное обеспечение.

При использовании тиражной бухгалтерской программы помощь бухгалтеру при ее внедрении необходима, иначе он может встать «в тупик», не зная, что делать с приобретенной программой.

Бухгалтер должен неплохо выполнить следующие работы:

1. Разработать рабочий план счетов с выделением субсчетов и аналитических счетов.
   
2. Нужно составить локальные классификаторы массивов справочной информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей, поставщиков и покупателей и т.д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов.
   
3. Следующим этапом после классификации идет кодирование или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатуры по определенным правилам, установленным системой кодирования. Примером кодового обозначения является идентификационный номер налогоплательщика, включающий десять знаков; первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый – номер государственной налоговой инспекции, остальные – номер налогоплательщика и контрольный разряд. В машине хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработки по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (товарно-материальные ценности, сотрудники, поставщики и покупатели и т.д.). Без правильной классификации и кодирования с массивами возможны повторный ввод и нарушение аналитического учета.
   
4. Необходимо проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учета, по каждому АРМу: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учетом автоматизированной обработки, и многие из них уже содержаться в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придется формировать и вводить дополнительно.
   

Проектирование форм документов, выписываемых вручную, сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В типовой форме документа содержатся заголовочная, содержательная и оформляющая части. В заголовочной части помещаются постоянные реквизиты, определяющие форму и отдельный экземпляр документа (наименование предприятия, название документа, его номер, код фирмы, код документа и пр.).

В содержательной части представлены справочно-группировочные и количественно-суммовые реквизиты. Здесь используется зональная, анкетная, табличная или комбинированная формы представления.

В оформляющей части формы документа приводятся даты составления документа и подписи лиц, удостоверяющих правомерность выполняемых хозяйственных операций. Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями.

Ввод информации с первичных документов на клавиатуре ПЭВМ ведется по макетам, отражаемым на экране дисплея. Они могут в точности повторять первичный документ, либо отражать различные документы, имеющие одинаковый состав реквизитов. По унифицированному макету переносится информация по отгрузке в такие документы, как приказ на отгрузку, накладная, счет-фактура и пр. В любом случае осуществляется визуальный и машинный контроль вводимой информации на полноту заполнения реквизитов, их соответствие допустимым величинам и пр. Бухгалтер может быстро и без проблем подготовить платежное поручение, счет, накладную и др. первичные документы, создавая базу данных для учета первичных документов и документооборота на предприятии.

5. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, предусмотрев возможность и ручного ввода любой корреспонденции.
   
6. Выходные документы (регистры и отчетные формы) формируются автоматически в результате систематизации и обобщения данных в ЭВМ. Чаще всего отчетные данные выводятся на бумагу, на дисплей, на машинные носители. На бумажные носители и дисплей данные выводятся в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм.
   

Наибольший удельный вес занимает выдача данных на бумажные носители в виде машинограмм. Вначале изучается возможность получения типовых машинограмм и их привязки к конкретным условиям конкретной организации.

Если разрабатывается индивидуальный проект, то проектируются все выходные документы с точки зрения их содержания и формы. Состав реквизитов формы должен отвечать ее назначению (§ 4.3). Проектирование формы сводки заключается в удобном расположении реквизитов на бланке.

Требуемые для небольшого предприятия классификаторы, документы, отчеты, как правило, уже имеются в хорошо отработанных бухгалтерских программах, и их настройка окажется минимальной. Но для более эффективной автоматизации бухгалтерского учета все перечисленные работы следует провести, что облегчит дальнейшее внесение изменений, а также комплексную автоматизацию по всем участкам.