Обработки информации

Вид материала

Содержание

7. Офисные приложения windows пакет microsoft office
7.1 Текстовый редактор word
Для того, чтобы увидеть скрытые символы
Для установки значений красной строки
Рассмотрим более подробно таблицы.
Таблица может иметь обрамление
Для регулировки ширины столбца
Для выделения "маркером"
Вопросы и задания

Подобный материал:

1 ... 7 8 9 10 11 12 13 14 ... 18

7. ОФИСНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ WINDOWS

ПАКЕТ MICROSOFT OFFICE

Своеобразным стандартом для решения различных задач на ПК с ОС WINDOWS стал пакет программ от компании Майкрософт. В него входят текстовый процессор WORD, электронная таблица EXCEL, MS Outlook, средство для создания презентаций POWER POINT и некоторые другие программы.

Все приложения имеют стандартные инструменты и возможность "связывания" объектов из разных программ: так диаграмма может быть "вставлена" в текстовый документ, а электронная таблица построена на основе базы данных.

7.1 ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР WORD

После запуска редактора WORD, вы попадаете в окно программы, имеющее меню, панели инструментов (стандартная, форматирование, обрамление и т.д.) и окно документа с изображенным в масштабе листом бумаги.

Окно документа^⁶⁵ (а таких окон может быть несколько) для версий 6.0, 95, 97 отличается от окна программы отсутствием меню и панелей инструментов, хотя имеет кнопки для изменения размеров окна.

Как упоминалось ранее, принцип "Как вижу, так и будет" позволяет вам приближать к себе или отодвигать от своих глаз лист бумаги, на котором создается документ.

Эта операция доступна с помощью кнопки "масштаб", рядом с которой вы увидите число (100%), обозначающее текущее состояние и кнопку списка, позволяющую выбрать нужное значение.

А для установки "нестандартного" масштаба, например 115% нужно выделить текущее значение и с клавиатуры ввести нужное число, не забыв нажать .

На рисунке: Окно редактора WORD97 с «нестандартным» масштабом отображения листа.

Существуют также режимы отображения документа:

черновик (используйте для быстрой прорисовки экрана)
разметки страницы (видны линейки и край листа)
структура (позволяет просмотреть "состав" документа - заголовки, разделы и разрывы)
Web (электронный) документ (можете создавать и редактировать страницы^⁶⁶ для WWW).

Для того, чтобы увидеть скрытые символы, например нажатие , или пробел, будем использовать инструмент "¶" (похож на символ "Пи"). Наберите на клавиатуре любой текст и щелкните по этой кнопке. Теперь ранее скрытые^⁶⁷ для наших глаз символы видны. Для выключения режима щелкните по кнопке "¶" еще раз.

WORD позволяет также изменять внешний вид вашего документа. Используйте инструменты:

"размер" (число в пунктах [12])
"шрифт", например "Arial"
"начертание" (а это кнопки Ж-К-Ч и их комбинации)
"выравнивание" (по Левому краю, по Центру, по Правому краю или по Ширине"
цвет и положение на строке (нижний или верхний индекс) используйте правую кнопку - шрифт или команду меню формат - шрифт)
выделение текста (вспомните подчеркивание фломастером)

Вы можете изменять эти установки, как до ввода текста, так и после. В последнем случае потребуется выделить нужную часть документа. Как это делать:

если нужно выделить слово, щелкните на нем дважды
если строка – щелкните слева от строки
если абзац, щелкните дважды слева от абзаца
если нужно выделение по тексту, используйте левую кнопку мыши или клавиши Shift + стрелки курсора
а если потребовалось выделить весь текст, зайдите в меню - правка - выделить все.

Давайте вспомним, что такое абзац (кто подзабыл - загляните в раздел "Программное обеспечение" - "текстовый редактор").

Для установки значений красной строки, отступа от левого или правого края листа можно использовать элементы верхней линейки или команду меню - формат - абзац.

Кстати отступ текста от левого края листа (и от правого тоже) доступен и в визуальном режиме: установите указатель мышки на левом (правом) крае линейки и тащите влево (вправо) с помощью левой кнопки мыши. Для установки границ абзаца проделайте тоже самое с ограничителями линейки.

Аналогичную операцию можно использовать для регулировки верхнего и нижнего отступа^⁶⁸ от края листа.

Придать солидный внешний вид вашему документу позволит "вставка рисунков". Для решения этой задачи используем команду "вставка" - "рисунок". Внешний текст может огибать рисунок по контуру. Для пользователей Word 97 –2000 можно выбрать рисунок из встроенной галереи или из внешнего файла.

Кроме рисунков в редакторе имеется возможность вставки "надписей" - прямоугольных рамок, которые можно перемещать по экрану. Внутри надписи^⁶⁹ можно поместить текст и регулировать его ориентацию, что очень пригодится при создании различных документов.

Кстати надпись, как и основной текст, имеет фон (а по умолчанию он белый) и рамку (видимая или нет). Для настройки режимов обрамления и заливки используйте команду: формат - обрамление и заливка.

Ну и конечно, какой современный документ обойдется без таблиц, графиков (диаграмм) и специальных объектов (например, видео клипа в "говорящем письме").

Рассмотрим более подробно таблицы.

Таблица удобна, если нужно определенный текст разместить с выравниванием по разным краям и еще в несколько колонок.

Разбивка страницы на колонки обычно применяется, если нужно задействовать целый лист, а ведь текст в несколько столбиков может занимать и только его часть.

2. С помощью таблицы вы всегда сможете составить различные списки с возможностью сортировки и оформить сложные бланки. Оговоримся сразу, что существует возможность вставки и "специальной" таблицы - Microsoft EXCEL, для этого есть значок в панели инструментов с буквой "Х".

Таблица может иметь обрамление - видимые рамки линий составляющих строки и столбцы. Чтобы сделать таблицу "видимой", выделите ее ячейки и примените инструмент "обрамление".

Как же вставлять таблицу в документ? Есть три способа:

с помощью команды меню - таблица – добавить таблицу
с помощью инструмента "вставка таблицы".
А можно нарисовать будущую таблицу (меню – таблица – нарисовать таблицу).

Для выделения строк таблицы щелкните слева от нужной строки, а для выделения столбца - поставьте указатель мышки к верхнему краю столбца ( при этом курсор изменится) и снова используйте левую кнопку мыши^⁷⁰.

Для регулировки ширины столбца станьте на границе (линии между двумя столбцами) и тяните влево или вправо. Конечно, вы можете использовать уже упоминавшиеся выше инструменты для изменения внешнего вида ячеек вашей таблицы.

Вернемся снова к тексту документа. Возможности редактора вполне устроят и новичка и "крутого" профессионала, ведь все необходимое находится прямо на экране (кнопки инструментов) или рядом, в пунктах меню.

И тем и другим часто требуются специальные символы - товарный знак или значок телефона. Когда и перед вами станет эта проблема, обратитесь к команде вставка - символ.

Вспомним методы редактирования "бумажного" документа. Вы пишите, зачеркиваете слова, ставите закладки и выделяете некоторые слова маркером. А бывает и так, что приходится писать длинный перечень чего-нибудь и следить за правильными номерами. Такие возможности предусмотрены и в описываемом редакторе (а также встречаются и во многих других).

Для выделения "маркером" возьмите инструмент "выделение цветом" и пометьте нужный фрагмент текста.

Для установки закладок применяйте команду: меню - вставка - закладка - добавить (нужно ввести имя закладки), но не забывайте, что сначала необходимо установить курсор в нужную позицию.

Если ставить закладки и выделение "маркером" кому-то нужно, так это вам, чтобы потом легко найти в документе непонятное слово или вернуться к закладке. Используем команду меню - правка - найти или правка - закладка - перейти.

При работе с текстом, почти каждый из вас столкнется с проблемой создания и ввода различных списков: предметов рюкзака для путешествия в горы или учеников вашей группы в алфавитном порядке.

Списки, кстати сказать, бывают нумерованные (перечисляемые), например как этот:

Европа
Азия
Америка
Африка

Маркированные, перечисляют данные через тире, или какой либо значок (ромбик и т.п.), который называют маркером. Например:

Таблица
Столбец
Строка
Ячейка

На панели инструментов есть одноименные кнопки, а в пункте меню формат список и более точные настройки.

А теперь поговорим о применении шаблонов - специальных заготовок, в нашем случае это могут быть готовые образцы документов или формы, заполнив которые можно быстро создать факс, письмо и т.д.

Многие инструменты отличаются от команд меню, тем, что имеют "установку по умолчанию". Так, например инструмент "создать" делает пустой лист бумаги, а команда файл - создать вызывает на экран окно диалога.

Поищите в таком окне готовые шаблоны и выберите нужный, а если подходящего нет, создайте документ с "нуля" и сохраните с расширением "шаблон документа". Путь к этой команде: файл - сохранить как.... - в поле тип файла выбираем "шаблон документа".

Надеюсь, что Вы откроете для себя много и других возможностей редактора WORD: решайте реальные задачи, пользуйтесь справкой и читайте литературу по программному обеспечению. Пройдет немного времени, и может именно вы напишете новую книгу по работе с этим редактором.

Ну и последнее, в этой главе не описываются настройки программы (для изменения установок обращайтесь к пункту меню "сервис" или справочной системе), а также команды открытия и сохранения документов (файлов).

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ: