Минск, 11-12 ноября 2003 г

Вид материала

Документы

Содержание Основные вопросы взаимоотношенийгосударственных архивных учреждений Республики Беларусьс негосударственными структурами

Подобный материал:

• Вносится Губернатором Курской области Проект курская область закон, 9.94kb.
• Принят Государственной Думой 21 ноября 2003 года Одобрен Советом Федерации 26 ноября, 777.42kb.
• Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 11 ноября 2008, 19.55kb.
• Принят Государственной Думой 19 ноября 2003 года Одобрен Советом Федерации 26 ноября, 19.51kb.
• Основы государственного регулирования внешнеторговой деятельности в России: новый закон, 239.88kb.
• Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2003 г. N 715 Собрание закон, 103.39kb.
• Принят Государственной Думой 21 ноября 2003 года Одобрен Советом Федерации 26 ноября, 803.5kb.
• Принят Государственной Думой 21 ноября 2003 года Одобрен Советом Федерации 26 ноября, 591.5kb.
• Принят Государственной Думой 21 ноября 2003 года Одобрен Советом Федерации 26 ноября, 760.37kb.
• Правительства Российской Федерации от 29 ноября 2003 г. # 718 Собрание закон, 123.04kb.

Основные вопросы взаимоотношений
государственных архивных учреждений Республики Беларусь
с негосударственными структурами

Происходящие в Республике Беларусь процессы, связанные с пересмотром государственного устройства, провозглашением суверенитета республики, реорганизация органов управления, а также возникновение структур негосударственных форм собственности оказали существенное влияние на организацию документов Национального архивного фонда (НАФ).

В республике создано новое архивное законодательство, отражающее современные условия и перспективы на будущее. Основы правового статуса документов, в том числе и негосударственных органов, отражены прежде всего в Законе «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» от 6 октября 1994 г. (в редакции Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» от 6 января 1999 г.) (далее — Закон), Положении «О Национальном архивном фонде Республики Беларусь», утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373 (в редакции Положения «О Национальном архивном фонде Республики Беларусь», утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 4 октября 2002 г. № 513) (далее — Положение), и других актах законодательства республики.

В соответствии с законодательством республики наряду с государственной частью НАФ в его состав включается и негосударственная часть. Негосударственную часть Национального архивного фонда составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности предприятий, учреждений и организаций коллективной и смешанной форм собственности, в частной собственности юридических и физических лиц, общественных объединений с момента их регистрации в установленном Законом порядке.

Переход к регулируемым рыночным отношениям на базе предпринимательства и конкуренции с использованием всех форм собственности, функционирование общественно-политических структур вносят качественные изменения в организацию накопления документов Национального архивного фонда республики.

В связи с этим актуальной является проблема пересмотра списков организаций — источников формирования НАФ.

Вопросы, связанные с включением в списки источников формирования государственных архивов новых видов организаций, постоянно находятся в сфере внимания экспертных служб республики. Сложность организационной работы в новых условиях комплектования состоит в «отслеживании» вновь образуемых негосударственных структур. Наиболее эффективной формой этой работы является установление и налаживание деловых контактов с центрами регистрации соответствующих органов (местные органы власти, статистики, финансов, юстиции). По мере установления контактов с этими организациями нового типа, накопления информации об их деятельности они включаются отдельными разделами в списки источников формирования государственных архивов с указанием формы их собственности. Так, негосударственные организации, включаемые в списки источников формирования НАФ, классифицируются в соответствии с Гражданским кодексом Республики Беларусь 1998 г. по следующим видам: полные товарищества; коммандитные товарищества; акционерные общества; открытые акционерные общества; закрытые акционерные общества; общества с ограниченной ответственностью; общества с дополнительной ответственностью; унитарные предприятия; производственные кооперативы. Всего по республике включено в списки (№ 1 и 2) 4 270 негосударственных организаций.

Формирование НАФ республики документами общественных объединений, политических партий осуществляется в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об общественных организациях» от 4 октября 1994 г. (в редакции Закона Республики Беларусь «Об общественных объединениях» от 31 января 1995 г.), Законом Республики Беларусь «О политических партиях» от 5 октября 1994 г. Всего по республике включено в списки (№ 1 и 2) 6 848 общественных объединений.

Критерии отнесения к источникам формирования НАФ организаций и предприятий нового типа, общественных объединений, порядок приема их документов на государственное хранение определены в разработанных Белкомархивом Методических рекомендациях. В условиях приватизации и появления большого количества негосударственных организаций и предприятий сохранившаяся с прошлых времен система ведения списков источников комплектования государственных архивов уже не позволяет непосредственно и в полной мере обеспечить отражение в их архивных фондах всех важнейших сторон и этапов развития общества. Поэтому архивное законодательство предусматривает различные формы сотрудничества государственных архивов и негосударственных организаций, главным образом, посредством заключения договоров, в том числе и при передаче документов негосударственной части НАФ в государственные архивы. Так, Национальным архивом Республики Беларусь в 2000—2003 гг. заключено 32 договора. Это, в основном, коммерческие банки, негосударственные ВУЗы, страховое общество «Славнефтебанк», Международный арбитражный суд при Торгово-промышленной палате, Объединенная гражданская партия и др.

В соответствии со статьей 15 Закона допускается при согласии органов Государственной архивной службы передача документов негосударственных организаций в государственные архивы, но с обязательной компенсацией собственником государству расходов по их хранению.

Порядок и условия передачи документов негосударственной части НАФ на хранение в государственные архивы, а также размер компенсации государству в лице государственного архива расходов по хранению этих документов определяется утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 января 2000 г. № 125 Положением «О порядке участия организаций в возмещении издержек по хранению документов в государственных архивах». Основанием для заключения договора между государственным архивом и собственником архивных фондов и документов является заявление собственника.

Следует отметить, что государственный архив заключает договор с собственником документов негосударственной части НАФ не во всех случаях, а только при наличии свободных площадей в архиве, квалифицированных специалистов для проведения соответствующей научно-технической обработки документов и т. д.

Однако договорные отношения предполагают обоюдную заинтересованность и согласие контрагентов (государственного архива, с одной стороны, негосударственной организации — с другой) и не дают гарантии качественного пополнения фондов государственных архивов документами негосударственной части НАФ. Фактически единственным источником, обеспечивающим пополнение фондов государственных архивов документами негосударственной части НАФ, является передача им документов ликвидированных негосударственных организаций. В соответствии с законодательством Республики Беларусь документы ликвидированных негосударственных организаций, не имеющих правопреемников, переходят в собственность государства.

В то же время такой порядок, безусловно, не гарантирует и не позволяет прогнозировать государственным архивам пополнение своих фондов соответствующими документами. В этой ситуации государственные архивы заинтересованы в регулировании процессов управления документацией в негосударственных организациях.

Особенно ярко этот аспект взаимоотношений государственных архивов и негосударственных организаций нашел отражение в определении сроков хранения документов, образующихся в деятельности организаций нового типа. В 2001 г. Комитетом по архивам и делопроизводству был утвержден в качестве нормативного правового акта Перечень документов с указанием сроков хранения. Согласно этому Перечню для документов негосударственных организаций установлены те же сроки хранения, что и для государственных организаций, включаемых в списки источников формирования государственных архивов. Это означает, что на данном этапе абсолютно все негосударственные организации обязаны обеспечить постоянное хранение установленного Перечнем комплекса документов. Очевидно, что данная норма является временной и в долгосрочной перспективе работать не будет. Это обусловлено тем, что, с одной стороны, документы далеко не всех негосударственных организаций по своему качественному составу представляют и будут представлять интерес для государственных архивов, с другой — постоянное хранение все возрастающего комплекса документов негосударственных организаций будет невозможным с точки зрения финансовых и иных материальных затрат. Экспертиза ценности документов негосударственных организаций, для которых сегодня установлен постоянный срок хранения, будет неизбежной. Однако Государственная архивная служба оставляет за собой право в дальнейшем определять, какие документы негосударственных организаций будут храниться постоянно, а какие можно будет уничтожить безболезненно для качественного состава НАФ.

Говоря о взаимоотношениях Государственной архивной службы и организаций негосударственной части НАФ, следует сказать, что при этом решается один из важнейших вопросов, который касается защиты законных прав и интересов граждан, прежде всего их социальной защиты. Документы по личному составу (о трудовом стаже, размере заработной платы и др.) включаются в состав НАФ, законодательством установлен обязательный комплекс таких документов в организациях всех форм собственности. Контроль государственных архивов за состоянием делопроизводства и сохранностью документов по личному составу является одной из первоочередных задач их деятельности. Именно Государственной архивной службой было инициировано создание специальных районных и городских архивов для хранения в первую очередь таких документов. На сегодняшний день в Беларуси создано более 120 районных и городских архивов местных исполнительных и распорядительных органов. Государственные архивы республики оказывают необходимую методическую и практическую помощь в их деятельности.

В настоящее время, когда многочисленные организации меняют форму собственности в процессе приватизации, сохранность их документов вызывает серьезные опасения.

В соответствии со статьей 16 Закона и Положением о НАФ в случае приватизации государственных предприятий архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности этих предприятий до приватизации, остаются в составе государственной части НАФ независимо от места их хранения. В целях регулирования вопросов дальнейшего хранения документов приватизируемых организаций Белкомархивом разработано и 25 июня 1999 г. утверждено Положение «О Порядке учета и хранения архивных документов при приватизации государственного имущества» и согласовано с Министерством по управлению государственным имуществом и приватизации.

В соответствии с данным Положением документы приватизируемой организации, образовавшиеся в ее деятельности с момента приватизации, включаются уже в негосударственную часть НАФ, т. е. эта организация становится их собственником. Предварительно, прежде чем принять решение о дальнейшем хранении документов приватизируемой организации, учреждения государственной архивной службы проводят обследование состояния сохранности документов на момент приватизации и готовят соответствующее заключение. Приватизируемые организации также могут передавать документы по личному составу на хранение в районные и городские архивы по личному составу, о которых речь шла выше. Эта передача осуществляется также на основании заключения соответствующего архива.

В соответствии со статьей 15 Закона допускается возможность передачи юридическим или физическим лицом права собственности на архивные документы негосударственной части НАФ. Например, негосударственная организация может продать, подарить или передать иным путем свои архивные документы другой негосударственной организации. Единственным ограничением передачи права собственности на архивные документы является запрет на передачу и вывоз архивных документов за пределы страны. В таких условиях вопрос сохранности этих документов НАФ становится чрезвычайно актуальным. Одной из практических мер, направленных на обеспечение сохранности архивных документов негосударственной части НАФ, явилось включение в Закон положения, обязывающего юридических и физических лиц, которые приобрели архивные фонды и архивные документы негосударственной части НАФ у другого собственника, подписать с государственным архивом охранное обязательство, в котором новый собственник обязуется обеспечить сохранность этих документов. В целях практической реализации этой нормы Закона постановлением Белкомархива от 17 марта 2000 г. № 11 утверждены «Правила выдачи архивных обязательств при передаче права собственности на архивные документы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь». Следует сказать о том, что подписание охранного обязательства не ограничивает право собственности нового владельца документов по их владению, пользованию и распоряжению.

Поскольку архивные учреждения республики традиционно заинтересованы в регулировании процессов создания документов и работы с ними, вопросам управления документацией уделяется большое внимание. В республике разработан целый комплекс документов, регулирующих важнейшие стороны работы с документами в организациях независимо от формы собственности. Это — стандарты, инструкции, правила и др. При этом регулируются практически все стадии жизненного цикла документа — от подготовки его проекта до передачи на государственное хранение. Разрабатываемые в этих целях Белкомархивом документы после проведения обязательной юридической экспертизы в Министерстве юстиции и регистрации в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь становятся обязательными для исполнения всеми организациями Беларуси, независимо от форм собственности.

Таким образом, через издание различных инструкций, положений, правил и других нормативных документов по вопросам управления документацией Государственная архивная служба республики получает действенный инструмент влияния на состав, сохранность документации в организациях различных организационно-правовых форм.

Государственной архивной службой республики не только устанавливаются единые принципы работы с документами в организациях, но и осуществляется контроль за их соблюдением. Особенностью этого процесса в Беларуси является то, что контроль Государственной архивной службы распространяется на деятельность негосударственных организаций, которые наравне с государственными обязаны соблюдать все установленные законодательством требования в области делопроизводства и архивного хранения документов. Этот контроль со стороны архивной службы, кроме чисто экономического интереса для государства, также позволяет государственным архивам существенно влиять на формирование НАФ, в том числе и его негосударственной части.

За нарушение требований законодательства по ведению делопроизводства и архивного хранения документов установлена административная ответственность, в соответствии с которой предусматриваются штрафные санкции за наиболее существенные нарушения в этой сфере. В соответствии с Административным кодексом Республики Беларусь штрафные санкции могут налагаться также за несоблюдение требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения. Контроль по этим вопросам возложен на Комитет по архивам и делопроизводству, в составе которого с 1999 г. действует Государственная инспекция архивов и делопроизводства. В штате каждого государственного архива имеются государственные инспекторы, в функции которых входит проведение проверок в организациях всех форм собственности и внесение представлений о наложении административных взысканий в государственную инспекцию. Деятельность государственной инспекции и государственных инспекторов регулируется Законом и специальным постановлением Правительства.

Таким образом, государственные архивы республики, разрабатывая законодательные нормы и используя контрольные функции, влияют на качественный состав отбираемых на государственное хранение документов, а также процессы управления документацией в организациях различных форм собственности.

Это позволяет обеспечить учреждениям государственной архивной службы активное участие в системе общественных отношений.

В. А. Сверчков,

ведущий научный сотрудник отдела личных фондов
Национального архива Республики Беларусь
(Беларусь)