Особливості організації облікового процесу в умовах функціонування автоматизованої системи обробки інформації

Вид материала

Документы

Содержание Склад робіт за умов використання персональних комп’ютерів

Подобный материал:

• Аналіз та аудит в умовах автоматизованої обробки інформації, 66.34kb.
• В. В., Завгородній В. П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю, 63kb.
• Управління навчальним процесом у вищому навчальному закладі, 19.79kb.
• План Носії облікової інформації Вимоги до змісту, структури І оформлення документів, 214.25kb.
• Архітектура обчислювальної системи. Класифікація комп'ютерів, 100.05kb.
• Поняття кредитної системи суть І структура кредитної системи, 165.62kb.
• Положення про відділ автоматизованої обробки інформації департаменту соціальної політики, 102.73kb.
• Варвинська районна державна адміністрація чернігівської області, 29.74kb.
• Богоявленська Ю. В. Держава як організація: інституціональна специфіка управління, 96.21kb.
• Методичні вказівки до проведення практичних занять та виконання самостійної роботи, 627.96kb.

СКЛАД РОБІТ ЗА УМОВ ВИКОРИСТАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ КОМП’ЮТЕРІВ

Технологічна група робіт	Технологічний процес	Виконання (з технічного боку)
1.  Підготовка, фіксація інформації. Передава­ння із структурних підрозділів для обробки до бухгалтерії	1.1. Підготовка, фіксація первинних даних на машинних носіях 1.2. Контроль первинної інформації та її корекція 1.3. Передавання первинних даних на АРМ бухгалтера дільниці обліку 1.4. Одержання інформації з АРМ і в разі потреби документування господарських операцій 1.5. Контроль і аналіз одержання первинної інформації 1.6. Корекція первинної інформації в запитному діалозі 1.7. Формування інформаційної бази АРМ бухгалтера	Мішане Те саме Автоматизоване Те саме » Мішане Автоматизоване
2. Систематиза­ція й узагальне­ння облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, а також контролю й аналізу здобутих результатів	2.1. Систематизація й узагальнення первинної облікової інформації на рахунках за видами ресурсів 2.2. Систематизація й узагальнення первинної інформації, що формується в суміжних дільницях обліку та підсистем АСУП 2.3. Формування й корекція нормативно-довідкової інформації 2.4. Формування й порівняння результатів у структурних підрозділах та за видами ресурсів 2.5. Контроль і аналіз результатів систематизації 2.6. Усунення помилок, виявлених за результатною інформацією 2.7. Формування інформації поточного і підсумкового обліку 2.8. Формування довідкової інформації 2.9. Використання облікової інформації 2.10. Формування залишків на рахунках обліку 2.11. Формування інформації для управління підприємством	Те саме » Мішане Автоматизоване Те саме Мішане Те саме » Мішане Автоматизоване Те саме
3. Формування інформації для подальшого ви­користання та координація й підтримання інформації в актуальному стані	3.1. Формування носія з поточного і підсумкового обліку для архівного зберігання 3.2. Коригування нормативно-довідкової інформації 3.3. Перевірка правильності і відповідності здобутої поточної та підсумкової інформації 3.4. Перевірка й аналіз збереження, ефективного використання матеріальних, трудових та фінансових ресурсів 3.5. Підготовка нових версій програмного забезпечення АРМБ структурних підрозділів та персоналу бухгалтерії	» Мішане Те саме » »

На двох наступних етапах з утвореної сукупності технологічних операцій формують технологічні ланцюжки, тобто набір відповідних технологічних операцій із зазначенням послідовності їх виконання. При цьому враховують таке:

 набір технологічних ланцюжків якісно неоднорідний;

 оптимальність технологічного забезпечення допускає мінімальну кількість технологій, що реалізують усі необхідні умови збору, документування й підготовки даних;

 усі технологічні ланцюжки мають бути зорієнтовані на один набір необхідних елементів технічного, інформа­ційного й організаційного забезпечення.

Для визначення послідовності технологічних операцій керуються такими принципами:

 технологічна операція збору первинної інформації має бути першою в ланцюжку;

 відображену первинну інформацію слід зареєструвати на носії;

 кожному первинному носію відповідає певний шлях реєстра­ції первинної інформації;

 первинний носій має бути переданий до АРМ бухгалтера або персонального комп’ютера більшої потужності;

 потрібно контролювати правильність виконання всіх технологічних операцій; технологічні операції, виконувані за допомогою АРМ бухгалтера, доцільно контролювати до початку наступної операції технологічного ланцюжка;

 контролюючи готовність початкової інформації, потрібно враховувати виконання двох умов: 1) надходження до АРМ бухгалтера початкової інформації; 2) завершення підготовки всієї інформації, що надходить;

 необхідно забезпечити отримання інформації, яка дає змогу здійснювати управлінський контроль;

 технологічний ланцюжок має бути лінійним, тобто слід уникати повторного надходження інформації на одне АРМ.

Згідно з позначеннями в табл. 3.18 об’єднують роботу за групами.

У кожній групі мають об’єднуватися роботи, що їх виконуватиме персонал однакової кваліфікації. Такий поділ робіт на групи дає змогу реалізувати один з найважливіших принципів організації праці — принцип спеціалізації.

Можна визначити групи робіт (кожна з них відповідає певній групі працівників облікового процесу), які забезпечують:

1. обмін інформацією між структурними підрозділами (1.3; 1.4);
   
2. підготовку вхідної інформації до обробки (1.1; 1.2; 1.5; 1.6);
   
3. систематизацію, узагальнення й аналіз облікової інформації (2.1; 2.2; 2.4; 2.5; 2.6);
   
4. ведення нормативно-довідкової інформації (2.3; 3.2);
   
5. підготовку облікової, контрольної та аналітичної інформації до використання (2.7; 2.8; 2.9; 2.10; 2.11);
   
6. розвиток програмного та організаційного забезпечення інформаційної системи (3.5);
   
7. координацію та підтримку інформації в актуальному етапі (1.7; 3.1; 3.3; 3.4).
   

Приклад технології формування результатної інформації в умовах використання АРМ бухгалтера наведено на рисунку 4.5.





Рис. 4.5. Технологія формування результатної інформації
в умовах використання АРМ бухгалтера

Технологію, що її ілюструє рис. 4.6, можна унаочнити сукупністю схем, кожна з яких відображує технологію робіт, що відповідає групі облікового персоналу (тобто категоріям АРМ бухгалтера). Ці схеми визначають склад інформації, яка передається між АРМБ різних категорій і тому аналіз цих схем дозволяє оцінити ступінь взаємодії, за якого можуть функціонувати АРМБ під час виконання зазначеної групи робіт.

Схему поділу робіт за категоріями АРМ бухгалтера зображено на рис. 4.6.




Рис. 4.6. Схема поділу робіт за категоріями АРМ бухгалтера


За умов функціонування АРМ бухгалтера важливим елементом організації технології облікового процесу є визначення місць, де мають виконуватися завдання обліку. При цьому використовують інформаційну схему взаємозв’язків завдань з кожної дільниці обліку. Схему інформаційних зв’язків і послідовність виконання завдань обліку основних засобів подано на рис. 4.7.

До обліку основних засобів належить вирішення таких завдань на АРМ бухгалтера:

1.1. Облік основних засобів у натурально-вартісному вираженні за інвентарними об’єктами, матеріально відповідальними особами і структурними підрозділами.

1.2. Узагальнення операцій за рахунком 01 «Основні засоби» в аналітичному розрізі.

1.3. Розрахунок зносу (амортизації) основних засобів за структур­ними підрозділами, видами і галузями у розрізі дебетованих рахунків і об’єктів аналітичного їх обліку.




Рис. 4.7. Схема інформаційних зв’язків
і послідовності розв’язання завдань
обліку основних засобів

1.4. Узагальнення операцій за рахунком 86 «Амортизаційний фонд» в аналітичному розрізі.

1.5. Рух зносу основних засобів за групами та по підприємству в цілому.

1.6. Узагальнення операцій за рахунком 02 «Знос основних засобів» в аналітичному розрізі.

1.7. Пооб’єктний облік витрат на капітальний ремонт основних засобів.

1.8. Узагальнення операцій з капітального ремонту в аналітичному розрізі.

1.9. Облік нестач та лишку основних засобів, виявлених інвентаризацією.

Для виконання цих завдань використовують первинну П і розрахункову Р інформацію, зокрема:

X1 — про фактичну наявність основних засобів;

P1 — первинну з операцій руху основних засобів (акт приймання-передавання основних засобів, акт знищення і т. ін.);

З1 — про витрати на капітальний ремонт (з АРМ бухгалтера витрат на виробництво);

Т1 — про пробіг транспортних засобів;

В1 — про наявність основних засобів за даними бухгалтерського обліку;

01 — інвентаризаційний опис основних засобів.

Послідовність виконання завдань за умов використання АРМ бух­галтера така: 1.1—1.9—1.2—1.3—1.4—1.5—1.6—1.7—1.8.

Організація контролю за додержанням руху носіїв облікової інформації є однією з найважливіших дільниць у роботі головного бух­галтера, його заступників і старших бухгалтерів секторів (груп). Під час здавання документів до бухгалтерії або на машинолічильну установку у супровідних картках (ярликах) зазначають дату, а іноді й години надходження документів.

Особливістю контролю за додержанням графіків руху носіїв облікової інформації на етапі поточного обліку є те, що контроль доручають безпосередньо сектору, який отримує документи з іншого сектора.

На етапі підсумкового обліку контроль здійснюють за своєчасним передаванням зведених даних до сектора, який має скласти в остаточному вигляді той чи інший звітний документ.

У процесі організації руху носіїв облікової інформації важливо забезпечити збереження їх в обліково­му процесі. Особливо це стосується носіїв — первинних документів — на всіх операціях поточного обліку, коли їх передають від одного виконавця до іншого. Збереження документів у процесі руху досягають реєстрацією їх у спеціальних картках-реєстрах, супровід­них ярликах тощо. Щодо кожного первинного документа встановлюють порядок його руху від першої операції до передавання в архів. Особливо це важливо, коли йдеться про документи, які безпосередньо пов’язані з матеріальною відповідальністю (накладні, вимоги, рахунки тощо).

Мережа — це сукупність програмних, технічних та комунікаційних засобів, які забезпечують ефективний розподіл обчислювальних ресурсів.

Мережі мають такі характеристики:

• динамічність — дає змогу якнайшвидше дістати запитання користувача з мережі;
  
• автономність — забезпечує можливість незалежної роботи мереж різного рівня;
  
• відкритість — забезпечує можливість підімкнення до контура мережі будь-яких сучасних обчислювальних пристроїв;
  
• ресурси — визначають значущість та цінність мережі щодо надходження до інформаційних систем знань, даних, а також здатність технічних засобів оперативно їх подавати або обробляти;
  
• надійність — забезпечує безаварійний режим роботи обчислювальної техніки, оперативне оповіщення про аварійні ситуації, а також програмно-логічний контроль і тестування;
  
• інтерфейс — забезпечує набір сервісних функцій з обслуговування користувачів, а також надання необхідних інформаційних ресурсів;
  
• комунікація — дає змогу взаємодії обчислювальної техніки з користувачем по діючій конфігурації мережі.
  

Мережі поділяють на такі класи:

• локальні обчислювальні мережі (ЛОМ), які забезпечують постійну й оперативну взаємодію між окремими користувачами на невеликій території одного підприємства або структурного підрозділу;
  
• регіональні обчислювальні мережі (РОМ), які дозволяють використовувати інформаційні системи на невеликих відстанях. Мережа дозволяє обмін інформацією через абонентську мережу по телефонних каналах загального користування, а також через супутникову систему зв’язку;
  
• федеральна обчислювальна мережа (ФОМ) дає змогу передавати дані з комутацією каналів та надавати послуги з передавання даних у реальному масштабі часу широкому колу користувачів;
  
• глобальні обчислювальні мережі (ГОМ) надають доступ користувачам не лише до своєї інформаційної системи, а й дозволяють взаємодіяти з іншими системами різної професійної групи, які перебувають на великій відстані.
  

Вибір інформаційних мереж, використовуваних під час виконання завдань обліку, контролю та аналізу, передбачає:

• ознайомлення з предметною областю обліку, контролю та аналізу;
  
• вибір мережної операційної системи;
  
• вибір обчислювальної техніки;
  
• вибір комунікаційного обладнання.