Особливості організації облікового процесу в умовах функціонування автоматизованої системи обробки інформації
| Вид материала | Документы |
- Аналіз та аудит в умовах автоматизованої обробки інформації, 66.34kb.
- В. В., Завгородній В. П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю, 63kb.
- Управління навчальним процесом у вищому навчальному закладі, 19.79kb.
- План Носії облікової інформації Вимоги до змісту, структури І оформлення документів, 214.25kb.
- Архітектура обчислювальної системи. Класифікація комп'ютерів, 100.05kb.
- Поняття кредитної системи суть І структура кредитної системи, 165.62kb.
- Положення про відділ автоматизованої обробки інформації департаменту соціальної політики, 102.73kb.
- Варвинська районна державна адміністрація чернігівської області, 29.74kb.
- Богоявленська Ю. В. Держава як організація: інституціональна специфіка управління, 96.21kb.
- Методичні вказівки до проведення практичних занять та виконання самостійної роботи, 627.96kb.
Значне місце в інформаційній системі належить нормативно-довідковій інформації (НДІ). Нормативна інформація являє собою сукупність норм, кошторисів, нормативів, цін, розцінок, тарифів, процентних ставок та значень інших величин, обчислених до початку формування бухгалтерської інформації в процесі технічної підготовки виробництва, ціноутворення тощо. Специфіка інформації об’єктів обліку зумовлює потребу групування НДІ за цими об’єктами (НДІ для обліку основних засобів, обліку виробничих запасів тощо). Кожна з характеристик об’єкта також має свої характерні риси і повинна по змозі мати однакове подання. За призначенням НДІ використовується для ідентифікації одиниць інформації, інформаційно-пошукової мети, формування характеристик об’єктів обліку, забезпечення інформаційних взаємозв’язків, розрахунків. Залежно від призначення НДІ групується в різні інформаційні сукупності: за структурою побудови вона може бути подана у вигляді списку, таблиці або в лінійному вигляді; за сферою застосування розрізняють універсальну і спеціальну НДІ; за джерелами формування — первинну і похідну. Універсальна НДІ придатна для використання в кількох автоматизованих інформаційних системах. У вужчому розумінні (з погляду бухгалтерського обліку, контролю та аналізу) універсальна НДІ обслуговує функціонування всіх облікових завдань.
Універсальна НДІ може бути загальнодержавною і загальносистемною. Спеціальну НДІ використовують для вирішення конкретних завдань або певного комплексу завдань. До спеціальної НДІ відносять локальні класифікатори і словники, до первинної — дані облікового та нормативного характеру. Похідна НДІ формується на основі первинної НДІ внаслідок її перетворення. Первинну і похідну НДІ, яка використається без будь-якого попереднього доопрацювання, у межах бухгалтерського обліку називають базовою НДІ. Необхідно, щоб вся НДІ, яка формується іншими автоматизованими системами, для вирішення облікових завдань подавалася в готовому до використання вигляді, що не потребує її перетворення. Вона має бути базовою НДІ. Проте в інформаційній системі обліку, контролю та аналізу застосовується НДІ, яка формується лише для вирішення облікових, контрольних і аналітичних завдань. Одним із основних елементів інформаційної системи обліку, контролю та аналізу є довідник облікових номенклатур (план рахунків) і довідник типових господарських операцій (кореспонденція бухгалтерських рахунків).
Автоматизація контирування бухгалтерських записів — це процес, спрямований на встановлення відповідності опису первинних господарських операцій, які відображають зміни в об’єктах господарської діяльності підприємств, кореспонденціям балансових рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку.
Процес відображення кореспонденції бухгалтерських рахунків забезпечує відповідність описів первинних господарських операцій, що відображають зміни в об’єктах господарської діяльності підприємств, кореспонденціям балансових рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку. Для формування процесу автоматизації кореспонденції бухгалтерських проведень необхідно вжити таких заходів:
1) визначити перелік застосовуваних на підприємстві балансових рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку;
2) визначити кореспонденції балансових рахунків і виявити відповідний їм набір регламентованих операцій, установивши бухгалтерські проведення, які мають кілька дебетових і кредитових рахунків;
3) виявити операції, які потребують спеціальних констант для автоматизованих розрахунків. Так, для автоматизованого визначення суми ПДВ необхідно передбачити такі константи: дебет рахунка 51 — кредит рахунка 46 на суму реалізації без ПДВ 10 000 грн.; дебет рахунка 46 — кредит рахунка 68 на суму ПДВ 2000 грн. (10000
0,20 = 2000). Використання констант дає змогу діставати автоматизовану інформацію під час здійснення різних видів відрахувань і розрахунків;
4) розробити спеціальні процедури автоматизованих розрахунків за окремими операціями (наприклад, розрахунок амортизаційних відрахувань та ін.). Ці розрахунки здійснюються окремо і забезпечують точне і своєчасне формування інформації;
5) сформувати в діалоговому режимі аналітичний облік за всіма господарськими операціями і відбити його в бухгалтерських проведеннях;
6) сформувати довідник типових господарських операцій. Цей довідник має вигляд дерева, відгалуження якого описують певні господарські операції і мають бухгалтерські проведення. Складання в інформаційній системі довідника типових господарських операцій потребує поділу господарських операцій за ступенем впливу їх на баланс підприємства. Автоматизоване відображення бухгалтерських проведень здійснюється на основі господарської операції і ознак, які характеризують цю господарську операцію.
Отже, автоматизація бухгалтерських проведень в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу дає змогу:
забезпечити повну відповідність номенклатури об’єктів обліку необхідному рівню узагальнення інформації;
автоматизувати процес відображення господарських операцій на машинних носіях;
підвищити оперативність обліку;
зменшити трудомісткість алгоритму складання балансу та звітності;
автоматизувати процес розрахунків показників;
здійснювати введення інформації на місці її виникнення;
спрощувати схему документообігу на підприємстві;
безпомилково формувати бухгалтерські проведення;
раціоналізувати працю бухгалтерів.
Коди рахунків і субрахунків розробляються на основі діючого та робочого плану рахунків бухгалтерського обліку. Для всіх рахунків встановлюється спільна система кодів, за якої 1-й і 2-й знаки семицифрового коду рахунка означають номер синтетичного рахунка згідно з діючим планом рахунків, 3-й знак означає субрахунок або іншу згруповану ознаку аналітичного обліку, решта знаків призначені для деталізації позицій об’єктів аналітичного обліку. Так, для рахунків, де об’єкти аналітичного обліку групують за однією ознакою (наприклад, за табельним номером працівника), усі чотири знаки (з 4-го по 7-й) відводяться для цього показника. Якщо в аналітичному обліку необхідно відобразити два показники, то 4-й і 5-й знаки, як правило, використовуються для позначення показника 1-го порядку, а 6-й і 7-й — для розшифрування або деталізації за додатковою ознакою (аналітичний облік 2-го порядку). Коди мають максимально відображати показники, необхідні для складання періодичної і річної звітності, а також передбачати найбільші можливості використання аналітичних даних для прийняття управлінських рішень.
Кожний синтетичний рахунок характеризується таким набором ознак: тип рахунка (активний, пасивний; тип сальдо (дебетове, кредитове); статус рахунка (закритий, відкритий); аналітичний облік. Тип рахунка вказує на відношення рахунка до балансу. Активний рахунок вказує на належність до активної частини балансу, його сальдо завжди дебетове, тобто кредитове сальдо свідчить про наявність помилки. Пасивний рахунок вказує на належність до пасиву балансу, його сальдо завжди кредитове, а дебетове сальдо свідчить про наявність помилки. Статус рахунка характеризує його стан: рахунок може бути відкритим або закритим. Відкритий рахунок дає змогу виконувати будь-які операції. Закриті рахунки слугують лише для збору інформації за нижчими рівнями. Поряд зі зведеними (синтетичними) даними дуже важливо мати докладні (аналітичні) дані. Ці дані можна дістати з аналітичних рахунків.
Аналітичні і синтетичні рахунки бухгалтерського обліку взаємозв’язані, оскільки на аналітичних рахунках відображуються ті самі господарські факти — операції, що й на синтетичних, але з більш подрібненим економічним групуванням. Загальні підсумкові дані записів в аналітичних рахунках мають відповідати підсумковим даним записів у синтетичних рахунках. Аналітичні рахунки ведуться за тими синтетичними рахунками, де потрібно розкрити об’єкт обміну та зміст зазначених узагальнених сум.
Аналітичні рахунки за своїм складом в умовах автоматизованої обробки інформації поділяють на три порядки. Аналітичні рахунки 1-го порядку відкривають безпосередньо на синтетичних рахунках або на субрахунках. Вони ведуться лише на відкритих синтетичних рахунках або на субрахунках. З кожним відкритим синтетичним рахунком (субрахунком) може бути пов’язаний тільки один список аналітичних рахунків, причому цей список є унікальним. Аналітичні рахунки 2-го і 3-го порядків мають багатосторонню будову, причому кожна аналітична ознака має заздалегідь визначене призначення, правила та формат введення. Облік у розрізі аналітичних даних є внутрішньогосподарським (управлінським). Під час складання звіту інформація за аналітичними рахунками до системи фінансового обліку не передається, туди вносяться узагальнені дані в цілому по синтетичному рахунку або субрахунку.
Особливе місце в інформаційному забезпеченні посідає база знань. Системою бази знань, що використовується при розв’язуванні облікових, контрольних і аналітичних задач, називають інформаційну систему, яка ґрунтується на знаннях і забезпечує створення й використання бази знань. У базі знань з обліку, контролю та аналізу подаються загальнозначущі для цієї предметної галузі факти й закономірності, а також емпіричні правила, логічні та інтуїтивні міркування. Концептуальні моделі знань у галузі обліку, контролю та аналізу включають факти про спостереження; типові прояви і необхідні, достатні, супутні та інші ознаки; взаємозв’язки та відносини; стани, характерні множини, наслідки й процеси зміни стану; засоби розпізнання наявних економічних ситуацій з метою прогнозування на майбутні періоди; нормативні та директивні положення та відхилення від них.
Загальну укрупнену модель бази знань подано на рис. 4.2.
Рис. 4.2. Укрупнена модель бази знань
База знань складається з кількох блоків, призначених для подання й обробки знань різного типу. Блок база фактів призначений для дослідження й формалізації знань за окремими фактами, які мають конкретний характер. У блоці база правил залежно від використання моделей для формалізації знань формується правило висновку дослідженої інформації. У базі процедур формуються системи програмного забезпечення, за допомогою яких здійснюють розрахунки, перетворення та інші необхідні процедури. До бази знань про себе входять опис зазначених баз знань та правила стосунків між відповідним суб’єктом і базою даних бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. База закономірностей містить різні відомості щодо бухгалтерського обліку, контролю та аналізу, необхідних для формування управлінських рішень, а також знання, використовувані для встановлення правил діагнозу за процедурами, що досліджуються обліком, контролем і аналізом. Ця база може прислужитися для самоосвіти бухгалтерів, контролерів, аналітиків та інших працівників, котрі цікавляться питаннями обліку, контролю та аналізу. База мети містить сценарій, який дає змогу організувати процес отримання результату на основі входження до системи запитань. Блок база роз’яснень містить правила, нормативи та пояснення, з якими інформаційна система дійшла того чи іншого висновку щодо об’єкта обліку, контролю та аналізу. Монітор бази знань є керуючим органом і призначений для організації взаємодії між блоками бази знань, а також з інформаційною системою обліку, контролю та аналізу. Основним напрямком інтерфейсу взаємодії є забезпечення інформацією бухгалтера для виконання покладених на нього функцій, видача відомостей про виконання інформаційною системою потрібних функцій і підтримання динамічної взаємодії між інформаційною системою та бухгалтером.
4.4. ОРГАНІЗАЦІЯ ПЕРВИННОГО ОБЛІКУ В УМОВАХ
АВТОМАТИЗОВАНОЇ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ
Важливим методологічним принципом організації автоматизованої обробки інформації є машинне формування первинних даних з одночасним формуванням їх на машинному носії. Відомо, що бухгалтерський облік як функція управління включає в себе безперервне і взаємозв’язане спостереження (сприйняття, збирання), реєстрацію, нагромадження і зберігання первинних фактів господарської діяльності підприємства з метою подальшої їх систематизації та обґрунтування у вигляді облікових показників, що відображують кількісну оцінку та якісну характеристику конкретних економічних явищ (процесів).
Первинний облік — це початкова стадія облікового процесу. Вимоги, що висуваються до змісту та порядку реєстрації інформації в первинних документах, визначають вимоги до тих прийомів, якими реалізується функціональне призначення первинного обліку. Під час формування первинних документів в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу слід додержувати таких умов: відображення первинної інформації на машиночитаному носії; надання машиночитаному носію юридичної сили первинного документа; забезпечення можливості подальшого використання (обробки і зберігання) первинної інформації; забезпечення вірогідності первинної інформації та надійності роботи системи; використання сучасних засобів формування первинних даних.
Інформація, що формується у процесі первинного обліку господарських операцій підприємства, у бухгалтерському обліку систематизується й об’єднується за відповідними обліковими показниками. Необхідністю підготовки первинної облікової інформації для систематизації та узагальнення зумовлюються певні вимоги як до самої інформації, так і до процесу її збору та реєстрації. Конкретний зміст таких вимог залежить від застосовуваних відповідних засобів обробки інформації. Якість подальшої обробки інформації залежить здебільшого від того, чи вистачає даних для формування необхідної інформації (облікових показників) і чи доступна форма їх подання для сприйняття.
Як уже зазначалося, існують такі основні способи обробки облікової інформації: ручний без застосування обчислювальних машин; механізований із застосуванням клавішних обчислювальних машин з неавтоматизованим введенням даних; механізований із застосуванням електромеханічних обчислювальних машин з автоматизованим введенням даних; автоматизований із застосуванням електронних обчислювальних машин (персональних комп’ютерів) з автоматизованим введенням даних; комп’ютерний; автоматизоване документування.
У разі ручної та механізованої обробки облікової інформації дані сприймаються за безпосередньої участі людини. Тому первинна облікова інформація має бути підготовлена на людиночитаному носії, тобто зареєстрована в установленому порядку на паперових бланках у традиційних первинних документах. Завдяки цьому задовольняються вимоги до первинної інформації як щодо документування, так і стосовно її придатності для подальшої обробки. За таких способів обробки облікової інформації функції її первинного обліку та підготовки реалізуються як єдиний комплекс методів і засобів, а процес підготовки первинної інформації повністю збігається з процесом первинного обліку. Коли ж ідеться про організацію автоматизованого бухгалтерського обліку, розглянуті способи обробки облікової інформації непридатні.
Застосування механізованого способу обробки інформації зумовило модифікацію вимог до підготовки первинної інформації, форми подання та складу даних, які передаються на обробку. Передусім відповідні зміни зумовлені потребою підготовки первинної інформації, яка обробляється на машиночитаному носії — перфокартці — для автоматизованого введення, а також розширенням кола можливостей автоматизованої обробки, що дасть змогу автоматизувати процес отримання деяких характеристик господарських операцій і відповідно виключити їх зі складу первинної інформації. Проте найістотніші зміни зумовлює підготовка саме машиночитаного носія: розмежовуються функції первинного обліку та підготовки інформації. Спроби використати спільний носій (дуалькартки) для документування та обробки первинної інформації за допомогою перфораційної техніки не мали успіху через недосконалість технічної бази й організаційні труднощі. Тому для підготовки перфокарток знадобилися спеціальні технічні засоби, а також відповідний персонал. Отже, підготовка інформації відокремлена від системи первинного обліку і є самостійним етапом технологічного процесу механізованої обробки облікової інформації.
За умов механізованого бухгалтерського обліку технологічні ланцюжки, які забезпечують отримання різних носіїв, різняться за певними технологічними операціями, хоча й ідентичні за функціональним змістом. Зазначене розмежування двох функціонально ідентичних процесів є нераціональним і негативно позначається на ефективності впровадження розглянутих способів обробки інформації. Подальший розвиток засобів обробки інформації сприяв використанню комп’ютерів у процесі автоматизованої обробки облікової інформації. Проте організація збору та реєстрації первинної облікової інформації в принципі все ще лишається такою самою, як і в разі механізованої обробки інформації. Це пояснюється насамперед жорсткими вимогами до форми та умов документування первинної облікової інформації. Ці вимоги ускладнюють використання як виправдальних документів безпосередньо машиночитаних носіїв, гальмують упровадження нетрадиційних методів і способів документування інформації, а також створюють труднощі в роботі персоналу, який здійснює збір та реєстрацію первинної облікової інформації.
Тепер з огляду на застосування АРМБ удосконалення методів і способів документування та підготовки первинної інформації набуло особливої актуальності. Сучасні технічні та програмні засоби реєстрації, формування й передавання первинної інформації дозволяють задовольнити вимогу методології бухгалтерського обліку, забезпечити порядок документування облікової інформації, сприяють адаптації облікового персоналу до нових методів і засобів документування облікової інформації, підвищують вірогідність та оперативність отримуваної первинної інформації, знижують трудомісткість документування й підготовки первинної облікової інформації. Тому одним з найважливіших завдань автоматизації бухгалтерського обліку є конкретизація вимог методології з позиції використання нових методів і засобів документування та підготовки первинної інформації.
Вирізняють чотири напрямки організації процесів формування документів і підготовки первинної інформації.
Напрямок перший. Застосовуються методи та способи традиційного документування й підготовки, що не потребують зміни звичного порядку оформлення первинних документів, тобто можуть бути використані в рамках існуючого методологічного і організаційного забезпечення.
Первинні дані формуються набором з первинного документа, який надійшов до бухгалтерії чи певного структурного підрозділу.
Напрямок другий. Традиційний порядок документування й підготовки первинної інформації зазнає змін, насамперед щодо використання як первинного виправдального документа машиночитаного носія. У такому разі доводиться розширювати й змінювати нормативні документи, що регламентують порядок, методи і способи документування, а також процес подальшого використання первинної облікової інформації.
Напрямок третій охоплює способи, які дають змогу формувати первинну інформацію на основі стандартних штрихів, що подають якісні та кількісні характеристики об’єктів. Ці стандарти можна використовувати практично для всіх об’єктів обліку. Під час підраховування цих штрихів на місці використання цінностей формуються відповідні записи на машинних носіях.
Напрямок четвертий. Застосовуються способи автоматизованого формування сигналів про зміни стану виробництва. Основною характеристикою цієї системи первинного обліку є використання інформації, яка формується в гнучких автоматизованих комплексах (ГАК). Первинна облікова інформація формується автоматично розрахунком показників вимірювального приладу, який установлюють у певних точках технологічного ланцюжка процесу виробництва продукції.
До організації процесу документування первинної облікової інформації ставляться такі вимоги: повна реєстрація всієї зібраної первинної облікової інформації; документування всієї зареєстрованої первинної облікової інформації; належне оформлення носія, який надає йому сили юридичного виправдального документа; правильність і вірогідність зареєстрованої в документі первинної інформації; можливість перевірки в установленому порядку виконання зазначених щойно вимог. З погляду цих вимог дуже важливими є подальші характеристики процесу документування первинної облікової інформації — властивості носія, використовуваного як первинний документ, умови реєстрації первинної інформації в документі, умови формування та передавання первинного документа, склад його інформації. Первинним документом може бути носій, який забезпечує можливість фіксації первинної інформації в установленому місці її реєстрації способом, доступним і зручним обліковому персоналу. При цьому інформація зберігається в тому самому вигляді, в якому вона була зареєстрована впродовж установленого терміну без спеціальних засобів захисту й відновлення.
Умови реєстрації первинної інформації (даних) у документі мають забезпечувати персональну відповідальність облікових працівників за правомочність кожного первинного документа і вірогідність первинної інформації, що міститься в ньому. Цього можна досягти з допомогою методів і засобів авторизації документа, реєстрації в ньому спеціальної факсимільної інформації, повністю ідентифікувавши особу, котра вчинила, дозволила або зареєструвала подію, що відбулася в господарській діяльності підприємства. Крім того, буде обмежено доступ до засобів реєстрації і стане можливим виявляти кожний неправомочний документ, а також випадки несанкціонованого використання засобів реєстрації, запобігаючи реєстрації даних особами, не наділеними відповідними правами. Умови формування первинного документа мають забезпечувати отримання документа, інформація якого задовольняє вимоги подальшої обробки, зберігання, контролю та аналізу. Щоб реалізувати ці умови, розробляють регламент маршруту формування документів (сукупність місць реєстрації та послідовність їх проходження), який забезпечує порядок реєстрації первинної інформації в документі, склад інформації, яка реєструється в кожному пункті маршруту формування і забезпечує додержання вимог щодо змісту всіх документів, котрі підлягають реєстрації в цьому пункті, а також терміни формування, виконання яких гарантує своєчасне одержання первинних документів.
У комплексі автоматизованого документування та підготовки первинної інформації за допомогою програмного забезпечення досягається виконання заданої послідовності документування первинної облікової інформації, передавання інформації за маршрутом документування, забезпечення засобами контролю й збереження цілості документованої інформації, формування машиночитаних первинних документів, які передаються на обробку й зберігання, а також, у разі потреби — відображення інформації, яка документується в людиночитаній формі.
За допомогою програмних засобів на місці виникнення інформації в режимі запиту формується макет необхідного первинного документа з описом показників обліку, контролю та аналізу простою, зручною для бухгалтера інформаційною мовою. Дані вводяться на кожному робочому місці бухгалтера або особи, відповідальної за введення первинної інформації. Усі первинні облікові дані формуються в одному місці, автоматично доповнюються нормативно-довідковою інформацією та кореспонденцією рахунків, і на їх основі створюється первинний документ, який відображується чи передається для подальшої обробки й архівного зберігання. Технологію автоматизованого документування за допомогою комп’ютерної техніки унаочнює рис. 4.3.
Рис. 4.3. Технологія автоматизованого документування
Умови передавання первинного документа мають забезпечувати незмінність (збереження) інформації в процесі її проходження за маршрутом формування, а також фізичну цілість об’єкта передавання. Об’єктом передавання є окремий документ або сукупність документів, що передаються як одне ціле. Спосіб реалізації цих умов залежить від типу носія та об’єкта передавання.
Організація передавання має регламентувати терміни передавання, забезпечуючи своєчасність формування документа й підготовки інформації до обробки, а також порядок передавання документів. Це дає змогу встановити персональну відповідальність за документи на кожному пункті передавання, уточнити склад супровідної документації та однозначно ідентифікувати об’єкт передавання й установити його змістову цілість, визначити методи й засоби обмеження доступу, забезпечити фізичну цілість об’єкта передавання або виявити її порушення.
Цільовим призначенням автоматизованого документування є оформлення первинної облікової інформації у вигляді цілісного документа і підготовка такої інформації до автоматизованої обробки. Автоматизоване документування виконує людина з використанням технічних засобів у двох варіантах:
1) з одержанням двох носіїв інформації, один з яких — людиночитаний — являє собою первинний документ, а другий — машиночитаний — його копію;
2) з формуванням лише машиночитаного носія, що також є первинним документом.
Останній варіант автоматизованого документування є принципово новим, оскільки передбачає одержання документа безпосередньо на машиночитаному носії. У світлі існуючих тенденцій розвитку методів і засобів обробки інформації автоматизація документування може розглядатися як один із кроків у створенні та впровадженні інтелектуальних терміналів, а також як одне із завдань, виконуваних за допомогою системи інтелектуальних терміналів (АРМ бухгалтера).
Тепер для поєднання властивостей документа і машиночитаного носія використовуються графічні позначення (наприклад, магнітне чорнило) і стилізовані шрифти.
Порядок оформлення машиночитаних первинних документів повинен їх задовольняти, а також забезпечувати вірогідність і точність облікової інформації. Зокрема, оформлення машиночитаних первинних документів має підпорядковуватися таким умовам:
однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціоноване введення і реєстрацію відображених у документах господарських операцій;
запобігати можливості неправильного оформлення документів, наприклад обмеженням доступу до технічних засобів реєстрації інформації;
своєчасно, до відображення інформації документів у бухгалтерському обліку, виявляти незаконно здійснені і неправильно документовані господарські операції;
контролювати правильність інформації документа у процесі його створення, виправляти виявлені помилки;
у разі потреби відновлювати інформацію, відбиту в документах.
Машиночитаний первинний обліковий документ має містити відомості (найменування, номер і т. ін.), що дають змогу однозначно ідентифікувати його; умови (дату, місце тощо) його складання; зареєстровані в ньому господарські операції (їх зміст і основа, характеристики); осіб, відповідальних за складання документа, і зафіксовану в ньому інформацію. Найменування документа, умови його складання, зміст господарської операції та її основа в документі можуть бути зафіксовані у вигляді кодів. У такому разі потрібна довідкова інформація для розшифрування цих кодів. У машиночитаному документі допускається не фіксувати характеристики господарських операцій, що являють собою виробничу інформацію, яку можна дістати на підставі НДІ або розрахунками (наприклад, найменування об’єктів обліку і т. ін.). Підписи осіб, відповідальних за складання машиночитаних первинних документів та за інформацію, що міститься в них, можуть бути замінені спеціальним кодом (паролем) або іншими засобами авторизації, що дають змогу однозначно і вірогідно ідентифікувати конкретну особу. Належність (або засіб присвоєння) коду (паролю) конкретній особі має бути зареєстрована в установленому порядку.
Одним із важливих напрямків удосконалення первинного обліку є використання штрихового коду, який проставляють на матеріальних цінностях, товарах, готовій продукції.
Використання штрихового коду дає змогу побудувати нову автоматизовану систему формування первинних даних і відкриває новий підхід до вдосконалення методології первинного обліку на підприємствах.
Штрихове кодування є одним із типів автоматизованої ідентифікації, що ґрунтується на методі оптичного зчитування інформації.
Метою штрихового кодування інформації є відображення інформаційних властивостей товарів, які забезпечують реальну можливість відстежувати їх рух до споживача, чим забезпечується підвищення ефективності управління підприємством.
Штриховий код присвоюється одиницям обліку відповідно до нормативних документів національної нумерувальної організації або згідно з рекомендаціями Міжнародної організації Північної Америки, що відповідає за присвоєння коду. Існують групи товарів (матеріальних цінностей, готової продукції), на яких може проставлятися так званий внутрішній штриховий код, що є унікальним лише для певного середовища і використовується виключно в ньому. За допомогою штрихових кодів на місці відвантаження, продажу, відпуску матеріальних цінностей (готової продукції, товару) формуються первинні облікові дані без письмового оформлення первинної інформації. Це досягається визнанням штрихових кодів і автоматизованим формуванням на АРМ бухгалтера необхідної первинної інформації. Завдяки цьому організується безпаперове оформлення господарської операції з чітким формуванням інформації в інформаційній базі і з відображенням особи, відповідальної за первинну господарську операцію. Штрихові коди за допомогою спеціальних лічильних засобів перетворюються на необхідну первинну інформацію.
Для відокремлення штрихового коду від носіїв інформації використовують сканувальні пристрої різного роду: контактні олівці та сканери, лазерні сканери і мобільні термінали, які зчитують інформацію на відстані.
У результаті введення інформації до інформаційної бази з використанням нормативно-довідкової інформації визначається вартість матеріальних цінностей, готової продукції або товару, а також доповнюються сталі показники. У разі потреби форма введених даних може бути відображена на дисплеї або на друкувальному пристрої. Схему технологічного процесу реєстрації первинної інформації подано на рис. 4.4.
Рис. 4.4.
Лічильні прилади можуть застосовуватися як у місцях зберігання продукції (склади, комори, цехи, ділянки тощо), так і в місцях її реалізації та відпуску. Описана технологія дає змогу автоматизувати процес оформлення й уведення первинних даних і є найбільш прогресивною для впровадження її на кожному підприємстві України. Така технологія формування облікових даних може застосовуватися і під час інвентаризації товару, готової продукції та матеріальних цінностей.
4.5. ОРГАНІЗАЦІЯ ВИХІДНОЇ ІНФОРМАЦІЇ
Вихідна облікова інформація в умовах застосування АРМБ формується в реальному масштабі часу, тобто спостерігається зближення процесів формування, відображення і використання вихідної інформації. Вихідною інформацією бухгалтерського обліку є обліково-звітні показники, необхідні для контролю і аналізу виробничо-господарської діяльності підприємства, підготовки управлінських рішень та інформації, яка використовується з метою підтвердження вірогідності облікової інформації та аналізу. До вихідної облікової інформації також відносять інформацію, призначену для використання в подальших облікових циклах і для вирішення завдань на суміжних АРМ. За призначенням вихідні форми документів поділяють на основні і допоміжні.
Основні документи підпорядковані функціональній меті бухгалтерського обліку, контролю та аналізу і мають відповідати всім методологічним вимогам і правилам ведення реєстрів бухгалтерського обліку.
Допоміжні документи містять різноманітні разові і періодичні відомості, які використовуються лише з довідковою, інформаційною та аналітичною метою і не потрібні безпосередньо для здійснення конкретних управлінських рішень.
За змістом розрізняють такі документи: оборотна відомість; відомість руху коштів та їх джерел; інвентаризаційні відомості; групувально-аналітичні документи; відомість для управління підприємством і т. ін. Зміст вихідних документів має забезпечувати можливість перевірити правильність результатної інформації та її відповідність інформації первинних документів. Як правило, вихідна інформація використовується за запитом, і тому найбільш прийнятним способом її формування та відображення є фрагментарні документи і відеограми. Надання повним вихідним документам «безпаперового» вигляду і задоволення поточних потреб обліку фрагментарними документами та відеограмами дасть основу для визначення повного комплексу документів — людиночитаної копії облікових реєстрів, яка має однакову юридичну силу з оригіналом. Склад показників відеограм має бути узгоджений з інформацією повних вихідних документів (облікових реєстрів), переведених до «безпаперового» вигляду. Інформація відеограм може бути виведена у вигляді фрагментарного документа і навпаки. Вихідна інформація обліку, контролю та аналізу, що подається у вигляді вихідних документів на машиночитаному носії, має бути оформлена так, аби забезпечувалася юридична сила цих документів, а також відповідність вимогам архівного зберігання, документальних ревізій та аналізу нарівні з традиційними документами бухгалтерського обліку, контролю та аналізу на паперових бланках.
Специфіка бухгалтерського обліку визначає його як систему суцільного, безперервного, взаємозв’язаного об’єктивного відображення фактів господарської діяльності.
Це висуває певні вимоги до використовуваної таким обліком вихідної інформації, а саме:
вірогідність — безпомилкове формування облікової, контрольної і звітної інформації згідно з методологією бухгалтерського обліку та звітності;
своєчасність, системність, взаємозв’язок інформації обліку, контролю та аналізу синтетичного і аналітичного обліку, облікової і звітної інформації;
обґрунтованість — відповідність даним первинних документів, які відображають законно досконалі і правильно оформлені господарські операції;
повнота — одержання всієї облікової та звітної інформації, необхідної для здійснення функцій бухгалтерського обліку в управлінні господарською діяльністю підприємства, юридична повноцінність інформації, яка формується.
Вихідний документ має містити інформацію, яка дасть змогу однозначно ідентифікувати підприємство, де створено документ (назва, номер і т. ін.), структурний підрозділ підприємства, якого стосується складений документ (для документів, що створюються за структурними підрозділами підприємства), звітний період, за який сформовано відбиту в документі результатну інформацію (або дата звітного періоду, на яку сформовано цю інформацію), відбиті в документі облікові та звітні показники, обсяг інформації документа (кількість рядків і стандартних сторінок), дату створення документа, особу, яка склала документ і відповідає за правильність його виготовлення. Вихідний документ на машиночитаному носії, якщо він підтримує «безпаперовий» вигляд певних реєстрів, є оригіналом, а інформація, яка відображається за потребою в людиночитаній формі, є його копією. Вихідні документи (оригінали, дублікати та копії) на машиночитаному носії підлягають авторизації. Для авторизації використовується код посадової особи, що відповідає за формування вихідних документів на АРМБ.
На етапі відображення даних для забезпечення юридичної повноцінності вихідної інформації документи, що мають юридичну силу і подані на машинних носіях, мають бути перетворені до людиночитаної форми. Передавання користувачеві має відбутися згідно зі встановленим технологічним порядком та відповідними правилами, що стосуються внесення змін до створеного документа; тиражування вихідної інформації з додержанням вимог щодо створення дублікатів і копій документів засобами обчислювальної техніки; забезпечення можливості ідентифікувати структурні підрозділи та осіб, які відповідають за вірогідність передавання даних по каналах зв’язку; наявності на вихідних документах обов’язкових реквізитів; забезпечення цілості вихідної інформації протягом установленого терміну за нормативами архівного зберігання.
Зазначені вимоги до вихідної інформації бухгалтерського обліку та аналізу підлягають в основному кількісному оцінюванню та конкретизації залежно від виду інформації. На відміну від цих вимог вказівка на важливість забезпечення максимально можливої вигоди використання вихідної інформації обліковим персоналом має інформаційний (і до того ж неоднозначний) характер, яким визначаються лише загальні напрямки та принципи організації відображення вихідної інформації в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу.
За умов обробки інформації на основі АРМ бухгалтера з можливістю видачі «безпаперових» вихідних документів і організації роботи в режимі «запитання — відповідь» постає завдання одночасного застосування чотирьох збалансованих груп документів: 1) документів на машиночитаних носіях; 2) повних документів (облікових реєстрів); 3) фрагментарних документів на паперовому носії;
4) відеограм. Різні способи групування документів неоднаковою мірою забезпечують процес реалізації вхідних документів у «безпаперовому» вигляді та видачу вибіркової інформації у формі відеограми або фрагментарного документа.
Перший спосіб передбачає таку організацію вихідної інформації, яка забезпечувала б однозначне її перетворення на структуру, характерну для традиційного документа на паперовому носії. При цьому вихідна інформація має бути підготовлена в завершеному вигляді, що виключає необхідність будь-якого доопрацювання в разі перетворення до людиночитаної форми та використання за призначенням.
Другий спосіб полягає в тому, що процес формування вихідного документа потребує додаткової обчислювальної обробки інформації в інформаційній базі, компонування й редагування вихідної інформації.
Третій спосіб передбачає організацію вихідної інформації у вигляді спеціальних груп даних. Перетворення їх на людиночитаний документ потребує компонування та редагування показників (наприклад, упорядкування вихідних даних). Здебільшого цей спосіб використовується для формування підсумків.
Коли йдеться про «безпаперову» технологію, найдоцільнішим, на нашу думку, є третій спосіб організації вихідної інформації. Чи є сенс організовувати вихідні документи у «безпаперовому» вигляді, залежить від форми організації АРМ бухгалтера — для індивідуального чи колективного використання. Індивідуальна і колективна форми організації АРМ бухгалтера потребують різних підходів до відображення вихідної інформації. Система відображення на основі документів у «безпаперовому» вигляді застосовується, як правило, у разі індивідуальної форми організації АРМБ, коли інформація відображається за запитом у момент виконання операцій.
Система формування вихідної інформації має ґрунтуватися на таких загальних підходах:
автоматизація відображення вихідної інформації;
розмежування відповідальності за відображення вихідної інформації;
регламентація процесів відображення вихідної інформації зі здійсненням контролю за їх додержанням;
контроль вихідної інформації на всіх етапах відображення;
усунення надмірності та забезпечення відповідності вихідної інформації потребам облікового персоналу;
забезпечення вимоги юридичної повноцінності відображуваної інформації.
Автоматизація відображення вихідної інформації передбачає її автоматизовану обробку й перетворення з широким використанням програмно-апаратних засобів.
Розмежування відповідальності за відображення вихідної інформації на першому етапі відображення має забезпечуватися обов’язковим автоматичним документуванням процесів обробки й перетворення вихідних документів або їх фрагментів, на другому — належними формами документів та обов’язковою реєстрацією моменту передавання користувачеві.
Регламентація відображення передбачає технологічний процес автоматизованої обробки інформації та здійснення контролю за його додержанням. У рамках такого контролю необхідно вживати заходів щодо забезпечення збереження програмних засобів, зокрема обмеженням доступу до них. Контроль за виконанням умов установленого технологічного процесу також здійснюється обов’язковим автоматизованим його документуванням у протоколі виконуваних процедур. Для здійснення контролю вихідної інформації на етапі перетворення забезпечується її вірогідність і завдяки цьому — юридична повноцінність. Контроль здійснюється перевіркою готовності до перетворення вихідної інформації на машиночитаному носії, правильності цього перетворення, а також перевіркою даних на зазначеному носії.
Різні методи контролю вихідної інформації спрямовані на виявлення помилок, допущених під час виконання функціональних завдань. Загальний методичний принцип розробки методів контролю полягає в тому, що будь-який контроль має бути здійснений раніше за відображення вихідної інформації у процесі виконання функціональних завдань. Такий підхід дає змогу якомога раніше виявити, локалізувати й виправити помилки у вихідній інформації та забезпечити її подання в необхідний час за запитом користувача. Здебільшого використовуються стандартні види контролю, а саме:
контроль діапазону даних;
за списком діапазонів і значень;
з використанням довідників;
виконання логічних співвідношень;
відхилень від нормальних умов;
візуальний;
за станом і витрачанням коштів;
за результатами звертання до баз даних;
за правильністю формування первинних даних.
У процесі відображення вихідної інформації користувачеві надається можливість змінювати склад вихідних документів залежно від кола завдань, а також варіювати в певних межах зміст вихідних документів і способи їх оформлення. Потреба в таких діях може виникнути передусім у разі зміни нормативних актів або коли знадобиться дістати певну інформацію для управління виробничо-господарською діяльністю підприємства. Це досягається автоматизованим формуванням вихідної інформації з використанням програмного автоматизованого документування.
До складу діалогових систем відображення незалежно від предметної галузі, в якій вони використовуються, входять компоненти методологічного та лінгвістичного забезпечення (інструкції і методики ведення діалогу, мова діалогової взаємодії тощо), інформаційного забезпечення (інформація діалогових повідомлень, методики їх організації, дані спеціального призначення і т. ін.), програмного та технічного забезпечення.
Основним принципом відображення вихідної інформації на АРМ бухгалтера в діалоговому режимі є зв’язок АРМБ з бухгалтером у реальному масштабі часу. В разі затримки інформації більш як на 5 с на екран монітора має видаватися довідкова інформація про причину затримки відповіді. Відображення вихідної інформації на АРМ бухгалтера передбачає використання в діалоговому режимі специфічної моделі ведення облікового процесу конкретним користувачем (моделювання звичних для нього прийомів роботи з інформа-
цією, використання звичної облікової термінології тощо), одноманітність і сталість моделі облікового процесу, запобігання безпричинності реакції АРМБ (обов’язкове видавання довідкової інформації у разі збоїв і т. ін.), можливість адаптації та навчання користувача, простота управління процесом діалогу, розумне використання перевірки правильності директив, відеограм, автоматизоване формування управлінських рішень за результатною інформацією.
Для організації діалогових систем відображення вихідної бухгалтерської інформації необхідно вжити таких заходів: дослідити інформаційну систему обліку; визначити категорії користувачів інформації, мету, мову та структуру діалогу під час реалізації облікових, контрольних і аналітичних функцій, структуру технічних засобів, канали зв’язку та структуру програмного забезпечення; установити взаємозв’язки з інформаційною базою даних. Особливого значення у впровадженні діалогової системи відображення вихідної інформації набуває дослідження інформаційної системи обліку. При цьому уточнюється взаємозв’язок завдань і послідовність їх виконання, досліджуються питання організації інформаційної бази облікових даних, визначаються засоби захисту і подання даних, здійснюється структуризація бухгалтерського обліку, контролю та аналізу за рівнями управління. Уточненням типу користувачів діалогової системи вихідної інформації визначається функціональна галузь: вид діяльності, рівень управління, склад облікових даних, які слугують базою для прийняття рішень і виконання конкретних облікових, контрольних і аналітичних процедур, вид рішень, які приймаються, і процедур, що виконуються, ступінь інтенсивності взаємодії з інформаційною системою.
Автоматизована система відображення даних передбачає формування інформації за запитом бухгалтера в потрібній формі. З цією метою в інформаційній системі з використанням спеціального програмного забезпечення має бути задано форму документа чи окремі облікові дані з відображенням ідентифікаторів або точного найменування показника. На підставі цих даних формуються або розраховуються дані за допомогою відповідних алгоритмів.
4.6. ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ТЕХНОЛОГІЇ
ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ В УМОВАХ
ФУНКЦІОНУВАННЯ АРМ БУХГАЛТЕРА
Інформаційна технологія облікового процесу являє собою систему методів і способів збору, нагромадження, реєстрації, передавання, відображення, зберігання, пошуку, модифікації, аналізу, захисту, видачі необхідної інформації всім зацікавленим підрозділам на основі застосування апаратних та програмних засобів.
Інформаційні технології за способом обробки інформації поділяють на забезпечувальні та функціональні.
Забезпечувальні технології обробки інформації — це технології, які використовуються як інструментарій для розв’язування задач обліку, контролю та аналізу. Такі технології поділяють за класами завдань, на які вони зорієнтовані. Забезпечувальна частина інформаційної технології складається з технічного, інформаційного, технологічного, математичного, організаційного, правового, економічного та інших видів забезпечення.
Функціональна частина інформаційної технології — це модель системи управління об’єктом. Функціональна технологія являє собою синтез забезпечувальної та предметної технологій, здійснений за певними правилами.
Предметна технологія являє собою послідовність технологічних етапів, що мають на меті перетворення первинної інформації на результатну в будь-якій предметній галузі. Предметна технологія не залежить від використання засобів обчислювальної техніки та інформаційних технологій.
У бухгалтерському обліку використовують як окремі інформаційні технології, так і їх сукупності, об’єднані у взаємозв’язаний комплекс. Такий комплекс забезпечувальних і функціональних інформаційних технологій реалізується на основі АРМ бухгалтера.
Організацію облікового процесу за умов функціонування АРМ бухгалтера можна подати у вигляді схеми робочих місць, що відбиває їх взаємодію при здійсненні облікових функцій. До цієї схеми входять робочі місця бухгалтера, а також працівників, більш чи менш пов’язаних з організацією бухгалтерського обліку. До них слід віднести робочі місця з документування, реєстрації, оформлення документів тощо.
Згідно з місцем та організацією технології виконання завдання бухгалтерського обліку можна поділити на три групи:
1) підготовка інформації та її обробка в бухгалтерії;
2) систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, а також контроль і аналіз результатів систематизації та узагальнення;
3) формування інформації для подальшого використання та її координація.
Склад робіт у разі використання АРМ бухгалтера наведено в табл. 4.1.
На першому етапі виконання зазначених робіт слід враховувати технічні, економічні та організаційні характеристики підприємства щодо умов збирання первинної інформації; системи обліку; обсяг первинної інформації; територіальне розташування місць збирання й обробки первинної облікової інформації. Крім того, треба брати до уваги такі параметри АРМ бухгалтера, як технічне забезпечення, техніко-експлуатаційні характеристики АРМ, технологічні операції, що реалізуються аналогічними АРМ інших підсистем АСУП.
Таблиця 4.1