А87 Дизайн выполнен в Студии Артемия Лебедева Архангельский Г. А

Вид материала

Документы

Содержание Отчет по проекту А! 1.30 Список «гибких» задач Презентация: провести Презентация: выяснить время-место

Подобный материал:

• Редактор Н. Нарциссова Архангельский Г. А87 Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия, 2645.03kb.
• Студии Артемия Лебедева Попов, А. В. П58 Маркетинговые игры. Развлекай и властвуй, 3568.33kb.
• Деятельность студии «Aurora» заключается в предоставлении услуг дизайна, а так, 94.52kb.
• «Морфология сказки и мифа», 49.99kb.
• Учебные программы дисциплин кафедры «дизайн» специальности 070601 «Дизайн» («Графический, 5211.63kb.
• Анна Рогачева, Ирина Гурьева1, 339.64kb.
• Телефоны: 0 795 33869 мобильный, 24.91kb.
• Программа преддипломной практики по специальности 070601. 00 «Дизайн» специализации, 127.6kb.
• Глеб Архангельский Обзор задач, его роль в принятии решений, 132.29kb.
• Программа дисциплины гсэ. Психология и педагогика для студентов специальности 070601, 5601.49kb.

Глава Шаг Рекомендации

1. Отдых	Потратив мини-	— Сделайте отдых в течение дня ритмичным
	мум «начальных	— Обеспечивайте максимальное переключение
	вложений вре-	— Используйте творческую лень
	мени», наладь-	— Повысьте эффективность сна
	те грамотный	— Применяйте микросон в течение рабочего дня
	отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время	— Выделяйте время на «переживание момента»
2. Моти-	Освойте мето-	— Используйте «якоря» для настройки на различные
вация	ды настройки	задачи и отдых
	на выполнение	— Применяйте «метод швейцарского сыра» при рас-
	сложных и не-	качке
	приятных задач,	— Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»
	для сокраще-	—Дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к
	ния времени	достижению «слона»
	работы над	— Поощряйте себя «промеж/точными радостями»
	ними	— Заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение — Попробуйте календарик-пинарик

3. Целе-	Сформулируйте
полага-	личные ценнос-
ние	ти и поставьте
	долгосрочные
	цели, для воп-
	лощения мечты
	в реальность

-Управляйте своей «персональной корпорацией» проактивно

• Расчистите штампы и нарисуйте «ваш день в будущем» -Определите ваши ценности с помощью мемуарника -Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии
  
• Ищите ваше призвание
  
• Выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни
  

• Сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам
  
• Наиболее близкие и понятные цели сделайте изме­римыми
  

7. Инфор- Внедрите тех- — Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой
мация ники фильтра- серьезной литературы

ции, хранения — Отфильтруйте информационный мусор, получаемый

и оперативного из СМИ

перемещения — Настройте автофильтрацию электронной почты

информации, — Используйте папки электронной почты как инструмент

позволяющие контроля по технике «День - Неделя»

держать ее под — «Выращивайте» порядок в документации методом

контролем без ограниченного хаоса

слишком де- — Заведите творческую картотеку для материализации

тального «рас- мыслей

кладывания по — Организуйте любое информационное пространство в

полочкам» соответствии со структурой внимания человека

— Выделите на рабочем столе сигнальную область, вхо­
дящий и исходящий накопители, контекстные лотки и
контрольные лотки по методу «День - Неделя»

8. Погло- Используй- — Проведите сплошной учет вашего времени в течение
тители те техники 2-3 недель

выявления — Сформируйте 2-3 количественных показателя эффек-

поглотителей, тивности и отслеживайте их в динамике

позволяющие — Планируйте наполнение транспортного времени и

задействовать времени командировок

«валяющиеся — Имейте сценарии реагирования на случай техничес-

под ногами» ре- ких форс-мажоров

зервы времени — Применяйте техники организации совещаний

— «Точите топор», используя для этого любые «отходы
времени»

9. «ТМ-ба-цилла»

Донесите «ТМ-бациллу» до окружаю­щих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время

- Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показы­
вайте их полезность для дела, а не комфортность для
вас

-Убеждайте подчиненных в действенности тайм-ме­неджмента вашим личным примером

• Принудительно внедряя ТМ-техники, делайте это небольшими шагами
  
• Применяйте небольшие «кнуты и пряники» немед­ленно
  

- Используйте пилотные проекты

- Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры,
развивая в них «проективный» подход к жизни


10.ТМ-манифест

Используйте невосполни­мое время вашей жизни в соответствии с осознанны­ми личными ценностями и приоритетами

• Помните, что время необратимо, это «материал, из которого сделана ваша жизнь»
  
• Поверьте: человек может все, если сильно этого захочет
  
• Вы - не «винтик». Даже небольшие действия изменя­ют мир к лучшему
  
• Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливай­тесь
  

- Помогите другим найти свои цели и ценности

- Изменить мир - возможно. Сделайте первый шаг
прямо сейчас

^{Приложение 2}

«Жестко-гибкий» алгоритм планирования дня

Планирование рабочего дня, разобранное в четвертой гла­ве, — тема, самая простая для понимания и самая сложная с точки зрения практического применения. Разберем алго­ритм планирования дня подробно, на «кейсе». Напомню этот алгоритм:

• В свободном пространстве (как правило, располо­женном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привя­занных к точному времени).
  
• Выделите красным 2—3 приоритетных задачи. Выпол­нение «гибких» задач начинайте именно с них.
  
• На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи — привязанные к точному времени.
  
• Для приоритетных задач, требующих достаточно боль­шого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.
  
• Время между «жесткими» встречами в ходе дня запол­няйте, начиная с выполнения «красных» задач.
  
• План дня будет выглядеть примерно следующим обра­зом:
  

09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Совещание

Презентация

Напомнить Иванову об N1 Подгот. к презентации! 2.00

Собрать данные по болванкам Отчет по проекту А! 1.30

Пообедать

Запросить с поставщиков инф.

На столе где-то лежит недоправленная программа - надо бы ее перекинуть в отдел поддержки клиентов. Но сначала закончить правки. Только где она именно? На столе, мягко скажем, не идеаль­ный порядок...

- Да? Да, да, буду через полчаса...

Ну вот. Еще и начальство вызывает на ковер. Что делать?

(Автор кейса - Мария Шарова, на момент написания - коорди­натор дистанционных тренинговых программ компании «Организа­ция Времени».)

Знакомая картина? Большое количество российских ме­неджеров и специалистов живут именно в таком хаосе за­дач. Любопытно: на тренингах участники часто говорят «ой как страшно, ой как похоже на реальный день, а можно ли задачи переносить с этого дня на следующие дни недели?» И в конце, после групповой работы над планом дня для этого менеджера, — «как, оказывается, все ненапряженно и исполнимо!»

Список «гибких» задач

Для начала сделаем результато-ориентированныи список всех задач, которые нужно решить в течение дня. При этом не нужно торопиться с размышлением, что нужно, что не нужно, что можно совместить (например, поставщиков при­гласить на обед). Сначала необходим просто полный внят­ный обзор предстоящих задач, а потом уже приоритезация и планирование.

1. Подписать документы
   
2. Решить проблему с поставками '
   
3. Проект А: дать старт
   
4. Головной офис: выяснить параметры отчета
   
5. Выставка: выяснить ситуацию
   
6. Посетить бассейн
   

7. Подготовить презентацию

8. Провести презентацию
   
9. Выяснить место презентации
   
10. Шеф: отчитаться
    
11. Программа: поправить, переслать
    
12. Раб. стол: навести порядок
    

13. Катерина: поставить фильтр на звонки
    
14. Пообедать
    
15. Составить план на завтра
    

Обратите внимание: некоторые дела в списке разбиты на несколько отдельных записей. Разбивать стоит задачи, компоненты которых имеют существенную разницу в пла­нировании. Например:

• Презентация: провести — «жесткая» задача, плани­руется на конкретное время.
  
• Презентация: подготовить — «бюджетируемая» задача, нужно выделить ресурс времени, но не нужна жесткая привязка к конкретному моменту выпол­нения.
  
• Презентация: выяснить время-место — уточняющая задача, занимающая 5 минут (или делегируемая секре­тарю), которую необходимо сделать утром сразу при планировании рабочего дня.
  

Если же компоненты задачи несущественно отличаются по способу планирования (поправили программу — сразу отдали Катерине на отсылку), то и разделять их не нужно.

В список я добавил не указанные напрямую в кейсе задачи «Поручить Катерине отгородить от звонков» — не пропус­кать ко мне и записывать не приоритетные, потом можно

в удобное время, в том числе по дороге на презентацию, самому позвонить. А также «Пообедать» и «Составить план на завтра» — именно «самоочевидные» вещи чаще всего пропускаются и забываются, поэтому их особенно важно планировать.

Приоритезация

В главе 4, в разделе «Приоритезация», мы выделяли два типа приоритетных задач: неотложные (жизненно важные) и «уточняющие/делегируемые». Разметим соответствующим образом наш список задач:

1	Подписать документы	НЕОТЛ.
2	Решить проблему с поставками	НЕОТЛ.
3	Проект А: дать старт	Уточн., Дл.
4	Головной офис: выяснить параметры отчета	Уточн.
5	Выставка: выяснить ситуацию	Уточн., Дл.
6	Посетить бассейн
7	Подготовить презентацию	НЕОТЛ.
8	Провести презентацию	НЕОТЛ.
9	Выяснить место презентации	Уточн., Дл.
10	Шеф: отчитаться	НЕОТЛ.
11	Программа: поправить, переслать
12	Раб. стол: навести порядок
13	Катерина: поставить фильтр на звонки	Дл.
14	Пообедать

15 Составить план на завтра

Подписать документы — вряд ли потребует много време­ни, при этом сильно влияет на процессы взаимодействия с клиентами — записываем в неотложное.

Решить проблему с поставками — по всей видимости, воз­никла «дыра» в ключевом бизнес-процессе, действительно требующая немедленного разбирательства.

Неотложная ли проблема «ключевой поставщик»? В разных компа­ниях на этот вопрос отвечают по-разному. На одном открытом семи­наре поспорили владелец сети автозаправок («поставщик у нас царь и бог, задержал бензин - бизнес умирает») и директор фарма­цевтической компании («поставщикам мы деньги платим, а не они нам»). Естественно, в разных сферах деятельности приоритетность похожих задач может быть совершенно различной.

Показателен случай на тренинге в РАО «ЕЭС». «Поставщика мы пригласили к себе - поставщики вокруг нас бегают, а не мы вокруг них». Я спросил: «В кейсе ведь ясно написано: нужно ехать, разби­раться лично. Значит, для менеджера из кейса эта задержка поста­вок - реальная проблема. А вы при работе над кейсом, получается, исходили не из объективной реальности, данной нам в условиях кейса, а из своих собственных привычек, шаблонов и стереотипов. Вот вам и причина всех наших неумений лучше организовать вре­мя - фильтры восприятия, не дающие отойти от старых привычных схем». Участники, что называется, «прониклись».

Подготовить презентацию — неотложная задача (предпо­ложим для определенности, что презентация действительно важна, необходима и не допускает перенесения на другой день). Выяснить место проведения — уточняющая, которую необхо­димо выполнить утром (влияет на планирование дня).

Проект А — что именно неясно Васину и Иванову и по­чему они претендуют на час моего времени? Никогда не торопитесь соглашаться на встречу, если можно решить воп­рос проще. Это явно уточняющая/делегируемая задача — по­просить Катерину собрать с них в письменном виде список вопросов по проекту (и не просто вопросов, а с вариантами ответов) и дальше уже решать, нужно ли совещание, или достаточно телефонного разговора. Точно такая же ситуа­ция по выставке — нужно уточнить картину, а потом уже думать, как стимулировать исполнителей.

Головной офис — поскольку отчет ежемесячный, вряд ли прояснить его параметры займет много времени, — отмеча­ем как уточняющую задачу (возможно, делегированную — «Катерина, попробуй узнать у Виктории, какова генеральная линия партии насчет отчета»). Еще при ответе шефу «буду

через полчаса» желательно было уточнить, хотя бы пример­но, сколько времени займет разговор и о чем пойдет речь. Если это сделать забыли или не удалось — можно позвонить секретарю шефа и попытаться прояснить картину или по­просить сделать это Катерину.

Используя в разметке списка задач «признак неотложно­сти», будьте экономны. Государственным наградам и словам «Совершенно секретно» или «Сверхсрочно, вне всякой оче­реди» свойственно девальвироваться от чрезмерного упо­требления. Награждайте признаком неотложности максимум 20—30% задач.